Giáo trình Nguyên lý kế toán - CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ pot

CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊMục tiêu: được phương pháp lập và ghi chứng từ, số lượng các biểu mẫu chứng từ đã được Nhà nước quy định toán của kế toán trong kiểm kê 4.1.. Do đó,

CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ

Mục tiêu:

được phương pháp lập và ghi chứng từ, số lượng các biểu mẫu chứng từ đã được Nhà nước quy định

toán

của kế toán trong kiểm kê

4.1 Chứng từ kế toán

4.1.1 Khái niệm chứng từ kế toán

Theo Luật kế toán 03/2003/QH11, Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn

cứ ghi sổ kế toán

Lập chứng từ là phương pháp của kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa điểm phát sinh nghiệp

vụ bằng giấy tờ hoặc vật mang tin theo qui định của pháp luật

Ví dụ:

Lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của qui trình kế toán Do đó, chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ, chứng nhận tính chất pháp lý của nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán

4.1.2 Phân loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán có nhiều loại và tùy theo tiêu thức phân loại mà được phân thành các nhóm khác nhau:

4.1.2.1 Căn cứ hình thức biểu hiện

+ Chứng từ bằng giấy: Chứng từ bằng giấy được coi là chứng từ kế toán khi có các

nội dung quy định của pháp luật về kế toán và được thể hiện giấy tờ theo những mẫu biểu quy định bắt buộc hoặc hướng dẫn

Ví dụ:

+ Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đầy đủ

các nội dung qui định tại điều 17 của Luật kế toán (phải có các nội dung: tên và số hiệu của chứng từ kế toán, ngày tháng năm lập chứng từ kế toán, tên địa chỉ của đơn

vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán, tên địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán…) và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán

Ví dụ:

hàng Hồng Kông Thượng Hải (HSBC),…

4.1.2.2 Căn cứ theo nội dung kinh tế: Chứng từ kế toán bao gồm 5 loại

+ Chứng từ về lao động tiền lương

Ví dụ: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Bảng

thanh toán lương, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương,…

+ Chứng từ về hàng tồn kho

Ví dụ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng, biên bản kiểm kê vật tư,

công cụ, sản phẩm, hàng hóa

+ Chứng từ về bán hàng

Ví dụ: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi, thẻ quầy hàng

+ Chứng từ về tiền tệ

Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ, bảng kê chi tiền,…

+ Chứng từ về tài sản cố định

Ví dụ: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên

bản kiểm kê tài sản cố định, Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định,…

4.1.2.3 Căn cứ theo tính chất pháp lý: Chứng từ kế toán bao gồm chứng từ bắt

buộc và chứng từ hướng dẫn

+ Chứng từ bắt buộc: Những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp

nhân hoặc có yêu cầu chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Đối với loại chứng

từ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về qui cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ảnh, mục đích

và phương pháp lập Các chứng từ này được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế (Ví dụ: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi…)

+ Chứng từ hướng dẫn: Những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị Nhà

nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ

sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp (ví dụ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bảng thanh lý tài sản cố định, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương…)

4.1.2.4 Căn cứ vào công dụng của chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán bao gồm

chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ

+ Chứng từ gốc: Những chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát

sinh Chứng từ gốc gồm 2 loại:

- Chứng từ mệnh lệnh: Là chứng từ dùng để truyền đạt các lệnh sản xuất kinh

doanh hoặc công tác nhất định như lệnh chi tiền, lệnh xuất kho… Chứng từ mệnh lệnh không trực tiếp để ghi sổ kế toán

- Chứng từ chấp hành: Là chứng từ ghi nhận các lệnh sản xuất kinh doanh hoặc

công tác nhất định đã được thực hiện như phiếu thu, phiếu chi… Chứng từ chấp hành được dùng làm căn cứ ghi sổ

+ Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ để tập hợp số liệu của các chứng từ gốc cùng loại,

cùng nghiệp vụ trên cơ sở đó ghi chép vào sổ kế toán Chứng từ ghi sổ không có giá trị pháp lý như chứng từ gốc

Mẫu chứng từ ghi sổ như sau:

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số …………

Ngày …… tháng …… năm ………

STT Trích yếu Ghi nợ Tài khoản Ghi có Ghi nợ Số tiền Ghi có

Kèm theo …… Chứng từ gốc

DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (Ban hành theo quy t đ nh s 15/2006/Q -BTC ngày 20/3/2006 c a B tr ng B Tài ết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài ịnh số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài ố 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Đ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài ủa Bộ trưởng Bộ Tài ộ trưởng Bộ Tài ưởng Bộ Tài ộ trưởng Bộ Tài chính)

BB (*) HD (*)

A- CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH NÀY

I- Lao động tiền lương

6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL x

10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL x

12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL x II- Hàng tồn kho

3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm,

hàng hoá

5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng 05-VT x

Kế toán trưởng

Ký, họ tên

Người lập

Ký, họ tên

7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT x

III- Bán hàng

IV- Tiền tệ

9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim

khí quý, đá quý)

V- Tài sản cố định

3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ x

B- CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC

2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản x

5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL x

7 Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính 05 TTC-LL x

8 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá

đơn

9

(*) HD: Mẫu hướng dẫn

4.1.3 Nội dung chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán vừa là căn cứ pháp lý, vừa là phương tiện ghi nhận thông tin Luật kế toán 03/2003/QH11 quy định: chứng từ kế toán nào cũng phải có đầy đủ nội dung qui định như sau:

tổng số tiền kế toán phải ghi bằng chữ

toán

4.1.4 Các quy định về lập, xử lý, luân chuyển, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ

4.1.4.1 Tổ chức lập chứng từ kế toán

Kế toán trưởng doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm tổ chức việc lập chứng

từ kế toán ở tất cả các bộ phận của đơn vị và qui định thời gian luân chuyển trên cơ

sở chế độ về chứng từ kế toán do Bộ tài chính qui định

Chứng từ gốc do đơn vị lập hay nhận từ bên ngoài đều phải chuyển đến phòng

kế toán của đơn vị

Điều 19, mục 1, chương 2, luật kế toán qui định:

1 Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị

kế toán đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính

2 Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, rõ ràng, kịp thời, chính xác theo nội dung qui định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa qui định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ nội dung qui định

3 Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải bằng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo, chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai

vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai

4 Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán lập gửi cho các

tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán

5 Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

6 Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo qui định của luật kế toán Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo qui định

4.1.4.2 Trình tự xử lý, luân chuyển chứng từ kế toán

Khi nhận được chứng từ kế toán nhân viên kế toán phải xử lý theo trình tự sau:

+ Kiểm tra chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được kiểm tra theo những nội dung sau:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ

- Kiểm tra việc chấp hành quy chế kiểm soát nội bộ

Nếu phát hiện có sự sai sót và gian lận phải báo cáo cho người có trách nhiệm trước khi ghi sổ

+ Hoàn chỉnh chứng từ kế toán để ghi sổ

- Sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ

- Các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh sẽ được dùng làm căn cứ

để ghi vào sổ kế toán

+ Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được lập ở nhiều bộ phận trong đơn vị do đó nó phải được tổ chức luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan và trong nội bộ phòng kế toán

để kiểm tra và ghi sổ kế toán

4.1.4.3 Lưu trữ – bảo quản và tiêu hủy chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu của Nhà nước

Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

- Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

- Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

Chỉ cơ quan Nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp, đồng thời lập biên bản nêu rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ

kế toán bị tạm giữ hoặc tịch thu và ký tên đóng dấu

Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản nêu rõ lý

do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên đóng dấu

4.2 Kiểm kê

4.2.1 Khái niệm

Theo điều 39, Luật kế toán 03/2003/QH11, Kiểm kê tài sản là việc cân, đong,

đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán Từ

đó phát hiện ra sự chênh lệch giữa chúng và có biện pháp giải quyết phù hợp, đảm bảo số liệu trên sổ kế toán và thực tế cuối kỳ phải phản ánh chính xác

Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau đây:

 Chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê Doanh nghiệp

4.2.2 Phân loại kiểm kê

4.2.2.1 Căn cứ vào phạm vi và đối tượng kiểm kê

+ Kiểm kê từng phần: Là tiến hành kiểm kê trong phạm vi của một hoặc một số loại

tài sản nào đó

Ví dụ: Kiểm kê qũy tiền mặt, kiểm kê hàng hóa, kiểm kê tài sản cố định,…

+ Kiểm kê toàn bộ: Là tiến hành kiểm kê đối với tất cả các loại tài sản, vật tư, tiền

vốn của Doanh nghiệp

4.2.2.1 Căn cứ vào thời gian kiểm kê

Có thể kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê bất thường (đột xuất)

+ Kiểm kê định kỳ: Là việc tiến hành kiểm kê vào cuối kỳ báo cáo Kỳ kiểm kê phụ

thuộc vào đặc điểm hoạt động và từng đối tượng kiểm kê:

Ví dụ:

- Tiền mặt có thể kiểm kê hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng

- Nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa thì có thể kiểm kê mỗi tháng hoặc sáu tháng, hoặc năm

- Tài sản cố định thường kiểm kê hàng năm

+ Kiểm kê bất thường: Là việc tổ chức kiểm kê vào bất kỳ lúc nào khi cần thiết.

Kiểm kê bất thường thường được thực hiện trong những trường hợp sau: khi có thay đổi người quản lý tài sản; khi có phát sinh hư hao hay tổn thất bất thường; khi có kiểm tra, thanh tra của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc cơ quan cấp trên có thẩm quyền…

4.2.3 Phương pháp kiểm kê

Kiểm kê là công tác quan trọng có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận và cũng là một công việc phức tạp, khối lượng nhiều, thời gian khẩn trương; cho nên cần phải được tổ chức, chỉ đạo một cách chặt chẽ

Khi tiến hành kiểm kê phải thành lập Ban kiểm kê do Giám đốc doanh nghiệp

dẫn nghiệp vụ kiểm kê Trước khi kiểm kê phải hoàn thành việc ghi sổ kế toán đến thời điểm kiểm kê, như vậy mới có tác dụng đối chiếu với số liệu thực tế khi kiểm kê

Tùy theo đối tượng kiểm kê mà lựa chọn phương pháp cho thích hợp:

4.2.3.1 Kiểm kê tiền mặt, các chứng khoán có giá trị như tiền và các chứng khoán (cổ phiếu, trái phiếu)

Khi kiểm kê trực tiếp những đối tượng này, chúng ta tiến hành đếm trực tiếp từng loại và đối chiếu với sổ quỹ, kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản theo mẫu sau:

Đơn vị:

Địa chỉ:

BẢNG KIỂM KÊ QUỸ

Vào gi …… ngày ……… tháng ……… n m ………ờ …… ngày ……… tháng ……… năm ……… ăm ………

I Số dư theo quỹ

II Số kiểm kê thực tế

1 - Loại

2 - Loại

3 - Loại

4 - …

III Chênh lệch

Lý do:

 Thừa

Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:

4.2.3.2 Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán

Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán bằng phương pháp đối chiếu số dư của từng tài khoản giữa số kế toán của Doanh nghiệp với số của Ngân hàng hoặc đơn vị có quan hệ thanh toán

Nếu khoản nào có chênh lệch thì cần đối chiếu lại từng chứng từ để tìm nguyên nhân và lập chứng từ đính chính Bảng kiểm kê phải đối chiếu từng khoản, lập báo cáo kiểm kê, nêu rõ tên tài khoản kiểm kê, số dư từng khoản đối chiếu với đơn vị

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

Thủ quỹ

(Ký, họ tên)

liên quan, số chênh lệch (nếu có), nguyên nhân chênh lệch và người chịu trách nhiệm

4.2.3.3 Kiểm kê hiện vật

Phương pháp kiểm kê hiện vật là việc cân, đong, đo, đếm tại chỗ đối với những đối tượng kiểm kê có hình thái vật chất Trước khi kiểm kê cần sắp xếp hiện vật theo thứ tự, ngăn nắp, dễ thấy và chuẩn bị những dụng cụ đo lường thích hợp

Khi kiểm kê phải có sự tham gia của người quản lý hiện vật Kiểm kê phải tiến hành đồng thời ở các địa điểm kiểm kê và theo một trình tự hợp lý để tránh bỏ sót hoặc trùng lắp Khi kiểm kê phải phân loại chất lượng đối tượng kiểm kê

+ Kiểm kê hàng tồn kho:

* Thực hiện các thủ tục quan sát kiểm kê hàng tồn kho, bao gồm:

- Kiểm tra các hướng dẫn về hàng tồn kho

- Thực hiện kiểm kê toàn bộ hoặc chọn mẫu hàng trong kho

- Xác định hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời

- So sánh kết quả kiểm kê vật chất với sổ chi tiết, điều tra nguyên nhân của các sai sót

* Xem xét chất lượng hàng tồn kho:

- Xem xét hàng mới nhập, hay nhập đã lâu

- Xem xét các loại hàng tồn kho vào thời điểm cuối năm về tuổi thọ, về các đặc điểm lý hóa, dễ hư hỏng của từng chủng loại

- Xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho xem có đảm bảo, phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật hay không?

+ Kiểm kê tài sản cố định:

Cuối năm kế toán yêu cầu Ban Giám đốc cho phép kiểm kê toàn bộ tài sản cố định hiện có tại doanh nghiệp:

- Thực hiện kiểm kê toàn bộ tài sản cố định hiện có tại doanh nghiệp

- Dán nhãn tài sản cố định sau khi kiểm kê

- So sánh kết quả kiểm kê vật chất với sổ chi tiết, điều tra nguyên nhân của các sai sót

4.2.4 Vai trò của kế toán trong kiểm kê