Quản trị thời gian là một chủ đề không mới nhưng vẫn luôn được nhắc lại đối với những nhà quản trị bận rộn. Để học cách sử dụng thời gian hiệu quả, cần hiểu bản thân thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong cuộc sống, nắm rõ những mục tiêu cơ bản trong công việc, tổ chức tốt công việc, phát triển những mối quan hệ trong công việc thông qua giao tiếp và kiểm soát thời gian bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và biết sử dụng những khoảng thời gian trống xuất hiện ngoài dự báo. Nói chung, người biết quản trị thời gian là người biết phân loại đúng công việc mình cần làm vào từng nhóm, nhóm nào dành thời gian nhiều nhất và nhóm nào có thể rút ngắn thời gian. Họ biết từ chối những lời đề nghị không hữu ích làm tốn thời gian, tập trung vào làm việc để sau đó có những phút giây nghỉ ngơi, thư giãn thoải mái. Để có cơ sở phân loại, trước tiên cần liệt kê công việc cần làm. Một trong những công cụ thông dụng để phân loại thời gian là ma trận quản trị thời gian. Bốn nhóm công việc trong ma trận thời gian Ma trận quản trị thời gian chia công việc ra thành bốn nhóm, dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc đó. Quan trọng là việc thời gian đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu, sau khi hoàn thành sẽ giúp tiến gần hơn với mục tiêu đã định. Việc khẩn cấp yêu cầu sự chú ý và triển khai đúng thời gian thường liên quan đến người khác. Sau đây là mô tả bốn nhóm công việc này. Để học cách sử dụng thời gian hiệu quả, cần hiểu bản thân thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong cuộc sống, nắm rõ những mục tiêu cơ bản trong công việc, tổ chức tốt công việc, phát triển những mối quan hệ trong công việc thông qua giao tiếp và kiểm soát thời gian bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và biết sử dụng những khoảng thời gian trống xuất hiện ngoài dự báo. Đầu tiên là nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp. Đây là nhóm công việc bắt buộc phải tiến hành ngay và thường gây khủng hoảng nhiều nhất. Có thể là những công việc đến hạn và đoán trước được thời gian xảy ra như nợ đến hạn trả, lễ kỷ niệm của công ty, những công việc tồn đọng do lười hay quên như lịch nộp báo cáo công việc, soạn nội dung bài nói chuyện trước công ty. Cũng có thể là những công việc xảy đến đột ngột, không đoán trước được thời điểm xảy ra, như giải quyết một tai nạn lao động, giải quyết xung đột với khách hàng, hay tổ chức một cuộc họp khẩn về một vấn đề quan trọng. Kế đến là nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, thường liên quan đến sức khỏe, gia đình, sự nghiệp, bạn bè... Chẳng hạn, việc tập thể dục để duy trì sự sức khỏe, việc học ngoại ngữ hay học thêm những kỹ năng quản trị, việc xây dựng các mối quan hệ. Nhóm này không yêu cầu làm ngay, nhưng phải làm hết. Cần tạo thói quen kiên nhẫn, vượt qua những lúc thiếu động lực và dành nhiều thời gian. Cũng cần lên kế hoạch chị tiết cho việc triển khai nhóm công việc này. Tiếp theo là nhóm công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp. Đặc trưng của nhóm công việc này là mặc dù chúng cần được làm ngay nhưng chẳng có tác động đáng kể đến mục tiêu đã định. Đó có thể là những cuộc họp vô bổ, những báo cáo không cần thiết, những email hay tin nhắn không quan trọng... Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, hay có thể uỷ quyền cho người khác hoặc phân công cho thư ký thực hiện. Trong thực tế, nhiều người dễ vướng vào cái bẫy nghiện tính khẩn cấp, có xu hướng liên kết những việc khẩn cấp với tính quan trọng và tốn nhiều thời gian để giải quyết nhóm công việc này. Cuối cùng là nhóm không quan trọng và không khẩn cấp, vì chúng không mang lại lợi ích nào đáng kể. Đó có thể là nhậu nhẹt quá chén, giải trí quá mức, ngồi lê đôi mách hay buôn chuyện, chia sẻ tin vịt... Để tránh lãng phí thời gian, bản thân nhà quản trị không những học cách nói không với nhóm công việc này mà còn cần xây dựng thói quen xóa bỏ chúng ra khỏi nhân viên của mình trong giờ làm việc. Tóm lại, việc áp dụng ma trận quản trị thời gian sẽ giúp xác định được điều gì quan trọng nhất mà nhà quản trị cần phải làm và tối ưu hóa việc sử dụng quỹ thời gian hạn hẹp.
QUẢN TRỊ HỌC CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ SOM - UEH PHẠM VĂN NAM phamvannam709@yahoo.com Nội dung Khái niệm tổ chức Quản trị Nhà quản trị Khoa học & nghệ thuật quản trị Tổ chức Khái niệm tổ chức Tổ chức tập hợp có hệ thống người nhằm thực mục tiêu định đặc tính chung Có mục đích tồn (cụ thể hố thành mục tiêu) Có nhiều người (>=2) Có cấu xác định (thể tính kỷ luật chuẩn mực) Vấn đề thuật ngữ : động từ & danh từ Công việc ngày tác động đến tổ chức Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Tổ chức 1.1 Khái niệm tổ chức Tài Vốn tri thức = Tài * Sự tận tâm Công nghệ Điều khiển học, cách mạng CN lần … Đạo đức Đạo đức nghề nghiệp, đạo đức quản trị, đạo đức xã hội Nghề nghiệp Kỹ (thành thạo), kết nối (tạo mạng lưới), Tự thân (tinh thần khởi nghiệp), an hiểu công nghệ, sáng tạo đổi Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management 31-Jul-17 5:00:59 AM Các yếu tố tổ chức 1.1.2 Tổ chức Một tổ chức cần có yếu tố Mục tiêu & kế hoạch Loại hình (cách thức) tổ chức Phương pháp hoạt động Con người Phương tiện vật chất Thời gian hoạt động Cơ chế vận hành (quyền lực …) Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM 1.3 Các giai đoạn phát triển tổ Tổ chức chức giai đoạn phát triển tổ chức Hình thành Phát triển Ổn định & phát triển Tính chất lập lại qui trình giai đoạn hình thành trình độ tổ chức Điều làm tổ chức tồn phát triển ? Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Quản trị 2.1 Khái niệm quản trị Quản trị tồn môi trường tổ chức (tập thể) người Trong môi trường tập thể, hoạt động lao động người phân cơng & chun mơn hố Quản trị hoạt động cần thiết có nhiều người kết hợp với tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu chung Sự đa dạng khái niệm quản trị Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Quản trị Một định nghĩa thông dụng Quản trị phương thức nhằm đạt mục tiêu với hiệu hiệu suất cao thông qua nỗ lực hoạt động người Tại cần quản trị? Quản trị hướng tổ chức đạt mục tiêu với hiệu cao với tương quan chi phí thấp mơi trường biến động Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Quản trị Đối tượng quản trị mối quan hệ người trình thực mục tiêu chung Do : Quản trị tiến trình làm việc với người thông qua người nhằm đạt mục tiêu tổ chức môi trường ln thay đổi Trọng tâm cuả q trình sử dụng hiệu nguồn lực có giới hạn Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Quản trị 10 VÀO Phạm Văn Nam/SOM-UEH BIẾN ĐỔI RA Management PHẠM VĂN NAM - UEH MỤC TIÊU 31-Jul-17 5:00:59 AM Nhà Quản trị Quản Trị Viên Cấp Cao: Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc … Xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động phát triển tổ chức Quản Trị Viên Cấp Trung: Trưởng phòng, Quản đốc, Cửa hàng trưởng … Đưa định chiến thuật để thực kế hoạch sách tổ chức Quản Trị Viên Cấp Cơ Sở: Tổ trưởng, Nhóm trưởng, Trưởng ca… Hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển công nhân công việc hàng ngày Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Nhà Quản trị 21 Mơ hình đảo ngược quản trị ?? Quản trị cổ điển : thang bậc – lệnh – thúc đẩy Quảnt rị đại : Tầng nấc – hỗ trợ - phục vụ Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management 31-Jul-17 5:00:59 AM Nhà Quản trị 22 Kỹ tư Kỹ nhân Kỹ kỹ thuật Nhà quản trị cấp thấp Phạm Văn Nam/SOM-UEH Nhà quản trị cấp Management PHẠM VĂN NAM - UEH Nhà quản trị cao cấp 31-Jul-17 5:00:59 AM Nhà Quản trị 23 Kỹ tư (nhận thức) : khả phân tích thơng tin, nhận diện vấn đề, tìm chất tượng, đề giải pháp hợp lý Kỹ nhân : nghệ thuật phát hiện, thu phục sử dụng người Kỹ kỹ thuật : mức độ am hiểu nghề nghiệp nắm bắt kỹ cần thiết công việc TRÍ (đầu) – TÂM (tim) – TÀI (tay) Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Nhà Quản trị 24 Tư : Tầm nhìn chiến lược, tư có hệ thống, Khả khái quát hoá mối quan hệ vật - tượng qua giúp cho việc nhận dạng vấn đề đưa giải pháp Nhân :Hiểu biết nhu cầu, động cơ, thái độ, hành vi người Biết tạo động lực làm việc cho nhân viên Khả thiết lập quan hệ hợp tác có hiệu quả, có nghệ thuật giao tiếp tốt, Quan tâm chia sẻ đến người khác Kỹ thuật : Nắm bắt thực hành công việc chuyên môn liên quan đến phạm vi phụ trách Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Nhà Quản trị 25 Theo quan điểm Henry Mintzberg (1973) tất nhà quản trị phải đảm nhận 10 vai trị, nhóm vai trị Quan hệ với người (tương quan nhân sự) Thông tin Quyết định Mức thể vai trò cấp có giống khơng? Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Nhà Quản trị 26 Vai trò ngƣời đại diện Vai trò ngƣời lãnh đạo Quan hệ với ngƣời Vai trò ngƣời liên lạc Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Nhà Quản trị 27 Vai trị thơng tin Thu thập thơng tin Phổ biến thông tin Cung cấp thông tin Tiếp nhận xử lý thông tin để định Phổ biến thông tin cho người tổ chức Thay mặt tổ chức để phát ngôn bên Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Nhà Quản trị 28 Nhà KD Giải xáo trộn Phân phối tài nguyên Phạm Văn Nam/SOM-UEH Ngƣời đàm phán Management PHẠM VĂN NAM - UEH Vai trò định 31-Jul-17 5:00:59 AM 3.5 Các Nhà Quảncông trị việc nhà quản trị 29 Nhà quản trị cấp bậc phải tiến hành công việc : Hoạch định Tổ chức Điều khiển Kiểm soát Sự khác biệt nhà quản trị thực chức phạm vi tính chất cơng việc liên quan đến chức tỷ lệ thời gian dành cho cơng việc Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Nhà Quản trị 30 15% 18% 24% 33% 28% 36% Phạm Văn Nam/SOM-UEH 51% 36% 10% 13% Management PHẠM VĂN NAM - UEH 22% 14% 31-Jul-17 5:00:59 AM Khoa học nghệ thuật Quản trị 31 Là điều kiện cần cho tồn phát triển tổ chức (rộng toàn xã hội) Vậy điều kiện ĐỦ gì? Kiến thức quản trị khơng cần thiết cho người thực hoạt động quản trị, mà cần thiết cho tất người Vì sao? Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Khoa học nghệ thuật Quản trị 32 Quản trị tồn loại hình tổ chức xã hội, qui mô đặc điểm hoạt động tổ chức Khi thực hành quản trị nhà quản trị thực chức quản trị tương tự Quản trị tồn khách quan hình thái kinh tế - xã hội Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM Khoa học nghệ thuật Quản trị 33 Quản trị vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật Thực hành quản trị địi hỏi tính nghệ thuật : GIẢI QUYẾT CÁC TÌNH HUỐNG Cơ sở việc thực hành quản trị khoa học : tảng lý thuyết tạo TƯ DUY HỆ THỐNG & NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ Tính khoa học nghệ thuật thể qua công thức 5W + 1H Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM VẤN ĐỀ THẢO LUẬN 34 QUẢN TRỊ TRONG MỘT DOANH NGHIỆP VỚI QUẢN TRỊ TRONG MỘT TỔ CHỨC XÃ HỘI GIỐNG VÀ KHÁC NHAU RA SAO? Phạm Văn Nam/SOM-UEH Management PHẠM VĂN NAM - UEH 31-Jul-17 5:00:59 AM ... 31- Jul -17 5:00:59 AM Quản trị 12 Có nhiều cách phân loại Quản trị xã hội & Quản trị kinh doanh Quản trị tổ chức lợi nhuận & Quản trị tổ chức phi lợi nhuận Quản trị lĩnh vực hoạt động : quản. .. UEH 31- Jul -17 5:00:59 AM Nhà Quản trị 30 15 % 18 % 24% 33% 28% 36% Phạm Văn Nam/SOM-UEH 51% 36% 10 % 13 % Management PHẠM VĂN NAM - UEH 22% 14 % 31- Jul -17 5:00:59 AM Khoa học nghệ thuật Quản trị 31 Là... UEH 31- Jul -17 5:00:59 AM Quản trị 2 .1 Khái niệm quản trị Quản trị tồn môi trường tổ chức (tập thể) người Trong môi trường tập thể, hoạt động lao động người phân cơng & chun mơn hố Quản trị