báo cáo quản lý cửa hàng điện thoại di động bằng vbnet

Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như: quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo c

Đề tài:

“Báo cáo quản lý cửa hàng điện thoại

di động bằng VBnet”

Lời nói đầu

Điện thoại di động trong khoảng thời gian gần đây đang được sử dụng rất rộng rãi Vì vậy, hàng loạt các Cửa hàng mua bán và trao đổi điện thoại di động đã mọc

ra và ngày càng tăng lên nhanh chóng

Hiện nay, công việc quản lý cửa hàng của các cửa hàng này thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như:

- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài

- Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ

- Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn

- Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo

- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót

- Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được

Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý cửa hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc của đơn vị Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống

Hiện nay, sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối

ưu hoá, giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh

Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý cửa hàng để tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thực hiện trên máy tính Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như: quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ…

Cuối cùng đạt được mục tiêu là xây dựng một phần mềm quản lý cửa hàng điện thoại di động hiện đại, dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp

vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh của cửa hàng

Chương 1 Khảo sát hiện trạng cửa hàng

1.1 Giới thiệu về cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương

Cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương chuyên cung cấp các sản phẩm điện thoại di động

Thị trường chủ yếu của cửa hàng là trong thành phố

Các sản phẩm của cửa hàng được nhập từ nhà sản xuất nội địa và ở nước ngoài

Được thành lập từ năm 2005

Tổng số nhân viên trong cửa hàng là 10 người

Địa chỉ : Số nhà 23 tổ 17- Phương Đồng Quang- TP Thái Nguyên

Điện thoại : 0280 3852 500

1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận của cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

* Chủ cửa hàng:

+ Quản lý và phân phối hoạt động của cửa hàng

+ Quản lý và điều hành hoạt động của nhân viên

Chủ cửa hàng

Bộ phận tài chính

Bộ phận kho

Bộ phận bán hàng

Bộ phận

kỹ thuật

Cửa hàng không có phương thức bán thiếu nhưng khách hàng phải đăng ký ở

Bộ phận bán hàng các thông tin về minh để dễ liên lạc và quản lý như: tên khách hàng, địa chỉ liên lạc, số điện thoại,… và mỗi khách hàng được quản lý bằng mã số riêng

Khách hàng có thể tự chọn những điện thoại bằng cách tự chọn từ quầy thông qua tờ bảng giá Mỗi loại hàng hoá được gián tem có in tên của cửa hàng Khi khách hàng mua hàng, Bộ phận bán hàng sẽ trao đổi thông tin cùng khách hàng, chịu trách nhiệm hướng dẫn, làm đơn đăng ký mua hàng (trong trường hợp khách mua) Sau khi tiếp nhận yêu cầu trên Bộ phận bán hàng sẽ làm hoá đơn và thanh toán tiền

Trong trường hợp nhiều công ty, cửa hàng,… có yêu cầu đặt hàng qua điện thoại thì cửa hàng nhanh chóng làm phiếu đăng ký mua hàng, phiếu giao hàng cho từng loại hàng và giao hàng theo yêu cầu

Các công việc vụ thể cho bộ phận bán hàng:

+ Theo dõi được hàng hoá trong kho

+ Nhân viên bán hàng cần phải nhập những thông tin cần thiết của từng mặt hàng với mã số riêng của từng loại

+ Nhập thông tin khách hàng với mã số riêng biệt

+ Lưu phiếu bảo hành cho hàng hoá

Xem xét thông tin tính năng điện thoại của các đơn vị, cá nhân hay các hãng nổi tiếng, và nắm rõ từng đặc tính cụ thể, những sai sót của từng loại linh kiện, thiết bị

Bảo hành, sửa chữa theo yêu cầu phiếu đăng ký sửa chữa theo từng thứ tự ưu tiên Trong trường hợp có thay thế linh kiện thì nhân viên có nhiệm vụ liên lạc với khách hàng để báo giá nếu may đã hết hạn bảo hành hoặc máy không mua của cửa hàng

Ghi nhận thông tin các lần bảo hành

Giao hành đúng thời hạn, thời gian yêu cầu

Mỗi mặt hàng sửa chữa đều có mã số riêng và có kèm mã nhân viên kỹ thuật

Nguồn hàng được lấy từ các nhà phân phối,…

Các mặt hàng kinh doanh đều phải có một loại mã số riêng để phân biệt với hàng hoá khác Các mặt hàng đều phải đầy đủ thông tin như: tên hàng, các chi tiết hàng, giá cả, thông tin nhà sản xuất,…

Các quy định về mã số hàng hoá của cửa hàng thường được lữu trữ nội bộ do Chủ cửa hàng đặt ra

+ Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp:

Hàng ngày nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng hoá trong kho và đề xuất lên Chủ

có trách nhiệm xem xét các đề xuất về những mặt hàng yêu cầu và quyết đinh loại hàng, số lượng hàng cần đặt và phương thức đặt hàng với nhà cung cấp

+ Quá trình nhập hàng vao kho:

Quá trình nhập hàng vào kho có những loại sau:

- Mua từ bên ngoài

- Hàng bị trả lại

- Nhập hàng do nhà cung cấp giao lại vì hàng không đạt yêu cầu

Sau khi nhận yêu cầu đặt hàng từ cửa hàng, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho cửa hàng có kèm theo hoá đơn hay bảng kê chi tiết các loại hàng hoá Thủ kho sẽ kiểm tra lô hàng của từng nhà cung cấp và trong trường hợp hàng giao không đúng yêu cầu đặt hàng hay kém chất lượng,… Thì thủ kho sẽ trả lại nhà cung cấp và yêu cầu giao lại những mặt hàng bị trả lại và thủ kho phải ghi lại những hàng hoá đó

Kế tiếp thủ kho sẽ kiểm tra chứng từ giao hàng để gán giá trị thành tiền cho từng loại sản phẩm Những loại hàng này sẽ được cung cấp một mã số và được cập nhật ngay vào giá bán

Thủ kho nhập chứng từ giao hàng vào máy tính để làm phiếu nhập và in một phiếu nhập để lưu trữ trong hồ sơ

+ Quá trình xuất hàng:

Quá trình xuất hàng có những hình thức sau:

- Xuất hàng theo hoá đơn bán hàng

- Xuất hàng theo phiếu giao hàng

- Trả lại cho nhà cung cấp trong trường hợp hàng không đạt yêu cầu, kém chất lượng, bán chậm,… kem theo các giấy tờ có liên quan

- Xuất hàng để thanh lý vì quá hạn hay hư hỏng nặng

+ Định giá:

Việc định giá cho một mặt hàng tuỳ vào sự quyết định của bộ phận kho, giá không đúng với giá khung khi nhập hàng mà cộng thêm các chi phí phát sinh khác

Công thức cụ thể:

- Giá nhập = giá mua + chi phí khác (thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển,…)

- Giá vốn = giá nhập + chi phí khác (bao bì, quảng cáo,….)

- Giá bán = giá thị trường

- Lãi lỗ = giá bán – giá vốn

- Số lượng tồn kho cuối kỳ = tồn kho đầu ky + số lượng nhập – số lượng xuất

* Bộ phận tài chính:

+ Theo dõi công nợ đối với khách hàng Là bộ phận trực tiếp nhập số tiền theo hóa đơn bán hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

+ Lập bảng thanh toán thu – chi hàng tháng cho công ty

+ Báo cáo tình hình tài chính lên Chủ cửa hàng

1.2.3 Mục tiêu - yêu cầu cho hệ thống mới

Điểm bất cập ở đây chính là ở chỗ, các phòng ban này hoạt động và làm việc không thật sự hợp lý Các công đoạn trong khâu bán hàng, nhận hàng còn trồng chéo lên nhau Nhiệm vụ của các phòng ban không đúng với lý thuyết, cơ cấu của một hệ thống bán hàng chuyên nghiệp Ví dụ về cái bất hợp lý trong hoạt động:

+ Bộ phận kho ở đây kiêm luôn cả giao dịch với nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng rồi nhập hàng Điều đó làm giảm đi tính chuyên nghiệp trong khâu nhập hàng, gây ra khó khăn cho việc kiểm tra hàng về từ đó ảnh hưởng đến chất lượng bán ra cho khách

+ Bộ phận bán hàng chỉ có chức năng duy nhất là bán hàng, giao dịch, tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm mà công ty mình đang có Phòng bán hàng không thể trực tiếp quyết định việc nhập một sản phẩm mới vào công ty Việc này cần phải

có một bộ phận khác, thu thập tin tức thị thường để đưa ra quyết định chính xác nhất

+ Quản lý còn làm việc thủ công trên giấy bút nên việc tổng hợp và so sánh tốn nhiều thời gian và không thật sự chính xác

Có thể nói, với sự tổ chức trong bộ máy vận hàng hoạt động của cửa hàng còn nhiều điều bất hợp lý và có thể còn không đem lại hiệu quả công việc, doanh thu tối

đa cho cửa hàng

Trong đó ta còn thấy, việc áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết khâu quản lý bán hàng của cửa hàng là điều hoàn toàn cần thiết Bởi khi đưa

kỹ thuật hiện đại vào khâu quản lý sẽ làm giảm sức lao động, giảm số lượng sổ sách tránh được những sai sót không đáng có

* Mục tiêu của hệ thống mới

Hệ thống quản lý cửa hàng có nhiệm vụ, chức năng nghiệp vụ về bán hàng

Nó hỗ trợ người dùng trong việc quản lý các đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, lượng

nâng cao khả năng hoạt động cho cửa hàng, thúc đẩy quá trình buôn bán một cách chính xác và hiệu quả, tạo dựng uy tín Từ đó thu hút khách hàng, để đạt được hiệu quả cuối cùng đó là đem lại doanh thu tối đa cho cửa hàng

* Yêu cầu của hệ thống

Thực hiện tốt các chức năng của hệ thống hiện hành

Đảm bảo tuân thủ đúng quy cách của hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp

Tốc độ xử lý thông tin nhanh đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời hỗ trợ cho nhà quản lý

Theo dõi chi tiết hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn một cách chính xác nhất Quản lý công nợ của khách hàng, quản lý thu chi của công ty một cách nhanh chóng và chính xác

Đưa ra những giải pháp hợp lý đối với hoạt động bán hàng để thu được lợi nhuận tối đa cho cửa hàng

Một số yêu cầu khác của hệ thống đó là :

Hệ thống phải có giao diện thân thiện, quen thuộc, dễ dàng cho người sử dụng

Hệ thống phải có chế độ sao lưu và phục hồi nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu cho cửa hàng

Hệ thống phải có chế độ bảo mật tốt, chỉ làm việc đối với người có quyền sử dụng hệ thống

Hệ thống phải được cài đặt trên các máy hiện tại của công ty

* Xây dựng chương trình quản lý cửa hàng, áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý:

Phần cơ sở dữ liệu: xây dựng bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Sever

Phần lập trình: sử dụng công cụ Microsoft Visual Studio

Hệ thống được cài đặt và phát triển dựa trên nền hệ điều hành Windows XP

Hệ thống xây dựng xong có thể đi vào vận hành tại tất cả các máy tính trong cửa hàng Tất cả các máy tính trong hệ thống phải nối mạng LAN với nhau để trao đổi dữ liệu một cách tốt nhất Hệ thống với giao diện thân thiện sẽ giúp các nhân viên sử dụng được nhanh chóng mang lại hiệu quả công việc tốt nhất

Có thể nói rằng, việc xây dựng, phân tích và thiết kế hệ thống hoàn toàn đáp ứng được các yêu cầu chức năng, công tác nghiệp vụ của công ty, là cơ sở để xây dựng các ứng dụng sau này

Chương 2 Phân tích hệ thống

2.1 Phân tích hệ thống về mặt chức năng

2.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng BFD

Cập nhật thông tin nhà cung cấp

QUẢN LÝ CỬA HÀNG ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG

Lập đơn đặt hàng

Lập phiếu nhập kho

Lập phiếu xuất kho

Lập báo cáo thống kê

Lập phiếu

xuất hàng

Bảo hành

Nhận phiếu bảo hành

Lập báo cáo Lập phiếu xuất linh kiện

Quản lý bán hàng: do bộ phận bán hàng và bộ phận kỹ thuật đảm nhiệm Quản

lý tất cả các sản phẩm bán ra và các thông tin về khách hàng, đồng thời đảm nhiệm việc vận chuyển, bàn giao sản phẩm đến tận tay khách hàng và bảo trì sửa chữa sản phẩm khi khách hàng có yêu cầu

- Nhận đơn đặt hàng: Khi tiếp nhận yêu cầu về sản phẩm từ phía khách hàng, kiểm tra thấy đủ điều kiện cung cấp sản phẩm cho khách hàng Bộ phận bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng

- Lập hóa đơn bán hàng: Sau khi đã thương lượng với khách hàng xong Đơn đặt hàng đã có, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng để thanh toán với khách hàng

- Lập phiếu xuất hàng: Sau khi xác định trong kho có sản phẩm khách hàng cần Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất hàng gửi xuống kho để lấy sản phẩm bàn giao cho khách hàng

- Lập phiếu bảo hành: Sau khi lấy hàng từ trong kho hàng thì nhân viên bán hàng lập phiếu bảo hành để đảm bảo quyền lợi của khách hàng

- Cập nhật thông tin khách hàng: lấy thông tin khách hàng, lưu vào kho dữ liệu, chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận tài chính

- Lập báo cáo bán hàng: Báo cáo về tình hình bán hàng trong tháng sẽ được gửi cho Chủ cửa hàng

Quản lý tài chính: do bộ phận tài chính đảm nhiệm Với chức năng Thu – chi, quản lý công nợ đối với khách hàng Đây là phần quan trọng nhất quyết định đến sự vận hàng của cả cửa hàng

- Nhận hóa đơn thanh toán: sau khi hàng được chuyển đến tay khách hàng Khách hàng sẽ thanh toán hóa đơn bán hàng hoặc nợ lại theo các điều khoản đã ghi trong hợp đồng Bộ phận bán hàng sẽ gửi trả lại và báo cáo với bộ phận tài chính về

hóa đơn thanh toán của khách hàng Từ đó bộ phận tài chính sẽ quản lý công nợ đối với khách hàng thông qua hóa đơn thanh toán

- Quản lý thu – chi: là nhiệm vụ đặc trưng của bộ phận tài chính Nó có chức năng quan trọng để đảm bảo hoạt động của công ty

- Lập báo cáo tài chính : Cuối tháng bộ phận tài chính sẽ phải lập những báo cáo về tình hình thu – chi của cửa hàng gửi cho Chủ cửa hàng

Quản lý kho hàng: do bộ phận kho hàng đảm nhiệm Với chức năng lưu trữ hàng hóa, theo dõi nhập – xuất – tồn, lưu chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng thông qua quy trình bán hàng

- Lập đơn đặt hàng: Sau khi có các thông tin đầy đủ từ nhà cung cấp sản phẩm Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hàng lập đơn đặt hàng để mua sản phẩm

- Lập phiếu nhập kho: sau khi bộ phận bán hàng đã thương lượng và thống nhất với khách hàng Bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu xuất hàng gửi tới kho hàng, yêu cầu xuất hàng cho khách đúng chủng loại, số lượng Sau đó kho hàng sẽ xuất hàng

và lập phiếu xuất kho

- Lập phiếu xuất kho: khi có hàng mới về, bộ phận nhập hàng sẽ chuyển hàng đến kho hàng của cửa hàng Sau khi tiếp nhận đủ về số lượng hàng, chủng loại hàng,

bộ phận kho hàng sẽ lập phiếu nhập kho để chứng nhận rằng đã nhận đủ lượng hàng vào kho

- Cập nhật thông tin nhà cung cấp: lấy thông tin khách hàng, lưu vào kho dữ liệu, chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận tài chính

- Lập báo cáo thống kê: là việc không thể thiếu, để báo cáo tình hình hàng trong kho đến Chủ cửa hàng Qua đó thông tin cho bộ phận bán hàng về lượng hàng

có trong kho để trao đổi buôn bán với khách hàng Cuối tháng bộ phận kho sẽ phải lập những báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn của cửa hàng gửi cho Chủ cửa hàng

2.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý

Lưu trữ

Hoá đơn bán hàng

Xuất hàng theo yêu cầu

Phiếu bảo hành

Kiểm tra thông tin hàng hoá

Lập hoá đơn bán hàng

Đúng Sai

Tiếp nhận hàng và hoá đơn

Khách hàng Bộ phận bán hàng Bộ phận kế toán Bộ phận kho

Đúng Sai

b

a Đúng

Hoá đơn bán hàng

Lập phiếu đăng

ký mua hàng

Phiếu giao hàng Lưu

trữ

Xuất hàng theo yêu cầu

Tiếp nhận hàng

Phiếu bảo hành

Kiểm tra thông tin hàng

Lập hoá đơn bán hàng

Thu tiền

Lưu trữ

Phiếu đăng ký

Lập phiếu giao hàng Hết

Bộ phận kho Chủ cửa hàng Nhà cung cấp Bộ phận kế toán

Đề xuất

mua hàng

Ghi nhận yêu cầu và quyết định mua các loại hàng cần Lập phiếu yêu cầu báo giá

Phiếu yêu cầu báo giá

Tiếp nhận yêu cầu và gửi lại bảng báo giá

Bảng báo giá

Thương lượng

Lập đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng Lưu

trữ

Tiếp nhận và xử lý

Hoá đơn

Giao hàng theo đơn đặt hàng

Lập hoá đơn

Nhận hoá đơn

Khách hàng Bộ phận kế toán Bộ phận kỹ thuật Bộ phận kho

Nhận hàng

và tiến hành trả lại cho khách

Kiểm tra thời gian bảo hành và mức độ hư hỏng

Lưu trữ

Tiếp nhận hàng Nhận

2.1.3.1 Biểu đồ DFD mức khung cảnh

Hệ thống quản lý cửa hàng ĐTDĐ Khách hàng

Chủ cửa hàng

Nhà cung cấp

Hàng + phiếu giao hàng

Giao dịch + đơn đặt hàng Thông tin trả lời

Thông tin khách hàng Nhu cầu mua hàng

Đơn đặt hàng

Hàng, hoá đơn bán hàng,

phiếu bảo hành

Yêu cầu báo cáo

Bản báo cáo

1

Quản lý bán hàng

3

Quản lý kho

2

Quản lý tài chính

Nhập – xuất – tồn

Mã hàng,

số tiền

Yêu cầu báo cáo

Bản báo cáo

Yêu cầu báo cáo

Bản báo cáo Yêu cầu mua hàng Chấp nhận mua hàng

Nhà cung cấp

Thương lượng

Thông tin nhà cung cấp, thông tin

về hàng, báo giá, hoá đơn

Khách hàng

Thông tin khách hàng

Hoá đơn thanh toán

Mã hàng, thông tin khách

Phiếu bảo hành

4

Bảo hành Chủ cửa hàng

Yêu cầu báo cáo Bản báo cáo

Mã hàng, mã khách Yêu cầu Khách hàng

bảo hành

Hoàn thành giao lại hàng

Phiếu xuất linh kiện Linh kiện bảo hành

Hoá đơn mua hàng Bảo hành

+ Chức năng quản lý bán hàng:

Khách hàng

Hoá đơn bán hàng 1.1

Nhận đơn đặt hàng

1.2

Lập hoá đơn bán

1.6

Lập báo cáo bán hàng

1.4

Lập phiếu bảo hành

Nhu cầu đặt hàng Hoá đơn

Yêu cầu đã kiểm tra

Khách hàng

Phiếu bảo hành

Quản lý kho

Thông tin về hàng cần xuất

+ Chức năng quản lý kho:

2.1

Nhận hoá đơn

2.2

Quản lý thu - chi

2.3

Lập báo cáo tài chính

Hoá đơn chi

Hoá đơn bán

Hoá đơn mua

Yêu cầu báo cáo

Bản báo cáo

3.1

Lập đơn đặt hàng

3.4

Cập nhật thông tin nhà cung cấp

3.5

Thống kê báo cáo

3.2

Lập phiếu nhập

3.3

Lập phiếu xuất Nhà cung cấp

Phiếu xuất linh kiện

Linh kiện bảo hành

Phiếu xuất hàng Xuất hàng

cho khách

Yêu cầu báo cáo

Bản báo cáo

Sô lượng hàng trong kho thông tin nhà cung cấp

Loại hàng, số lượng đã nhập

Loại hàng, số lượng

đã xuất

thông tin nhà cung cấp