báo cáo quản lý cửa hàng điện thoại di động bằng vbnet

1 Đề tài: “Báo cáo quản lý cửa hàng điện thoại di động bằng VBnet” 2 Lời nói đầu Điện thoại di động trong khoảng thời gian gần đây đang được sử dụng rất rộng rãi. Vì vậy, hàng loạt các Cửa hàng mua bán và trao đổi điện thoại di động đã mọc ra và ngày càng tăng lên nhanh chóng. Hiện nay, công việc quản lý cửa hàng của các cửa hàng này thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như: - Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài. - Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. - Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. - Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. - Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót. - Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được. Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý cửa hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. Hiện nay, sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hoá, giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh. 3 Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý cửa hàng để tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như: quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ… Cuối cùng đạt được mục tiêu là xây dựng một phần mềm quản lý cửa hàng điện thoại di động hiện đại, dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh của cửa hàng. 4 Chương 1. Khảo sát hiện trạng cửa hàng. 1.1. Giới thiệu về cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương Cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương chuyên cung cấp các sản phẩm điện thoại di động. Thị trường chủ yếu của cửa hàng là trong thành phố. Các sản phẩm của cửa hàng được nhập từ nhà sản xuất nội địa và ở nước ngoài. Được thành lập từ năm 2005. Tổng số nhân viên trong cửa hàng là 10 người. Địa chỉ : Số nhà 23 tổ 17- Phương Đồng Quang- TP. Thái Nguyên Điện thoại : 0280 3852 500 1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận của cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương. 1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức. 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận * Chủ cửa hàng: + Quản lý và phân phối hoạt động của cửa hàng. + Quản lý và điều hành hoạt động của nhân viên. Chủ cửa hàng Bộ phận tài chính Bộ phận kho Bộ phận bán hàng Bộ phận k ỹ thuật 5 + Phân loại khách hàng. + Quyết định giá chính thức cho từng loại mặt hàng. Tuy nhiên, giá được chia theo từng loại tuỳ vào loại khách hàng. + Nhận báo cáo từ các bộ phận khác. + Theo dõi biến động giá cả và đưa ra bảng giá thích hợp cho từng loại hàng. * Bộ phận bán hàng: Cửa hàng không có phương thức bán thiếu nhưng khách hàng phải đăng ký ở Bộ phận bán hàng các thông tin về minh để dễ liên lạc và quản lý như: tên khách hàng, địa chỉ liên lạc, số điện thoại,… và mỗi khách hàng được quản lý bằng mã số riêng. Khách hàng có thể tự chọn những điện thoại bằng cách tự chọn từ quầy thông qua tờ bảng giá. Mỗi loại hàng hoá được gián tem có in tên của cửa hàng. Khi khách hàng mua hàng, Bộ phận bán hàng sẽ trao đổi thông tin cùng khách hàng, chịu trách nhiệm hướng dẫn, làm đơn đăng ký mua hàng (trong trường hợp khách mua). Sau khi tiếp nhận yêu cầu trên Bộ phận bán hàng sẽ làm hoá đơn và thanh toán tiền. Trong trường hợp nhiều công ty, cửa hàng,… có yêu cầu đặt hàng qua điện thoại thì cửa hàng nhanh chóng làm phiếu đăng ký mua hàng, phiếu giao hàng cho từng loại hàng và giao hàng theo yêu cầu. Các công việc vụ thể cho bộ phận bán hàng: + Theo dõi được hàng hoá trong kho. + Nhân viên bán hàng cần phải nhập những thông tin cần thiết của từng mặt hàng với mã số riêng của từng loại. + Nhập thông tin khách hàng với mã số riêng biệt. + Lưu phiếu bảo hành cho hàng hoá. * Bộ phận kỹ thuật: 6 Xem xét thông tin tính năng điện thoại của các đơn vị, cá nhân hay các hãng nổi tiếng, và nắm rõ từng đặc tính cụ thể, những sai sót của từng loại linh kiện, thiết bị. Bảo hành, sửa chữa theo yêu cầu phiếu đăng ký sửa chữa theo từng thứ tự ưu tiên. Trong trường hợp có thay thế linh kiện thì nhân viên có nhiệm vụ liên lạc với khách hàng để báo giá nếu may đã hết hạn bảo hành hoặc máy không mua của cửa hàng. Ghi nhận thông tin các lần bảo hành. Giao hành đúng thời hạn, thời gian yêu cầu. Mỗi mặt hàng sửa chữa đều có mã số riêng và có kèm mã nhân viên kỹ thuật. * Bộ phận kho: Chức năng chính của bộ phận kho là nhập hàng, xuất hàng cho bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật và theo dõi số lượng hàng tồn kho. Nhân viên phải thường xuyên kiểm tra để biết được số lượng hàng hoá bị hư hỏng, sắp hết sau đó đề xuất Chủ cửa hàng. + Quản lý hàng hoá: Nguồn hàng được lấy từ các nhà phân phối,… Các mặt hàng kinh doanh đều phải có một loại mã số riêng để phân biệt với hàng hoá khác. Các mặt hàng đều phải đầy đủ thông tin như: tên hàng, các chi tiết hàng, giá cả, thông tin nhà sản xuất,… Các quy định về mã số hàng hoá của cửa hàng thường được lữu trữ nội bộ do Chủ cửa hàng đặt ra. + Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp: Hàng ngày nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng hoá trong kho và đề xuất lên Chủ cửa hàng về những mặt hàng cần nhập. Trong quá trình đặt hàng thi Chủ cửa hàng sẽ 7 có trách nhiệm xem xét các đề xuất về những mặt hàng yêu cầu và quyết đinh loại hàng, số lượng hàng cần đặt và phương thức đặt hàng với nhà cung cấp. + Quá trình nhập hàng vao kho: Quá trình nhập hàng vào kho có những loại sau: - Mua từ bên ngoài - Hàng bị trả lại - Nhập hàng do nhà cung cấp giao lại vì hàng không đạt yêu cầu. Sau khi nhận yêu cầu đặt hàng từ cửa hàng, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho cửa hàng có kèm theo hoá đơn hay bảng kê chi tiết các loại hàng hoá. Thủ kho sẽ kiểm tra lô hàng của từng nhà cung cấp và trong trường hợp hàng giao không đúng yêu cầu đặt hàng hay kém chất lượng,…. Thì thủ kho sẽ trả lại nhà cung cấp và yêu cầu giao lại những mặt hàng bị trả lại và thủ kho phải ghi lại những hàng hoá đó. Kế tiếp thủ kho sẽ kiểm tra chứng từ giao hàng để gán giá trị thành tiền cho từng loại sản phẩm. Những loại hàng này sẽ được cung cấp một mã số và được cập nhật ngay vào giá bán. Thủ kho nhập chứng từ giao hàng vào máy tính để làm phiếu nhập và in một phiếu nhập để lưu trữ trong hồ sơ. + Quá trình xuất hàng: Quá trình xuất hàng có những hình thức sau: - Xuất hàng theo hoá đơn bán hàng. - Xuất hàng theo phiếu giao hàng. - Trả lại cho nhà cung cấp trong trường hợp hàng không đạt yêu cầu, kém chất lượng, bán chậm,… kem theo các giấy tờ có liên quan. - Xuất hàng để thanh lý vì quá hạn hay hư hỏng nặng. 8 + Định giá: Việc định giá cho một mặt hàng tuỳ vào sự quyết định của bộ phận kho, giá không đúng với giá khung khi nhập hàng mà cộng thêm các chi phí phát sinh khác. Công thức cụ thể: - Giá nhập = giá mua + chi phí khác (thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển,…). - Giá vốn = giá nhập + chi phí khác (bao bì, quảng cáo,….). - Giá bán = giá thị trường. - Lãi lỗ = giá bán – giá vốn. - Số lượng tồn kho cuối kỳ = tồn kho đầu ky + số lượng nhập – số lượng xuất. * Bộ phận tài chính: + Theo dõi công nợ đối với khách hàng. Là bộ phận trực tiếp nhập số tiền theo hóa đơn bán hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. + Lập bảng thanh toán thu – chi hàng tháng cho công ty. + Báo cáo tình hình tài chính lên Chủ cửa hàng. 1.2.3. Mục tiêu - yêu cầu cho hệ thống mới. * Đánh giá về hệ thống hiện hành. Cửa hàng đã đưa ra bộ máy tổ chức rất gọn, vừa đủ cho hoạt động của 1 doanh nghiệp nhỏ: + Chủ cửa hàng + Bộ phận kỹ thuật. + Bộ phận bán hàng. + Bộ phận kho. + Bộ phận tài chính. 9 Điểm bất cập ở đây chính là ở chỗ, các phòng ban này hoạt động và làm việc không thật sự hợp lý. Các công đoạn trong khâu bán hàng, nhận hàng còn trồng chéo lên nhau. Nhiệm vụ của các phòng ban không đúng với lý thuyết, cơ cấu của một hệ thống bán hàng chuyên nghiệp. Ví dụ về cái bất hợp lý trong hoạt động: + Bộ phận kho ở đây kiêm luôn cả giao dịch với nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng rồi nhập hàng. Điều đó làm giảm đi tính chuyên nghiệp trong khâu nhập hàng, gây ra khó khăn cho việc kiểm tra hàng về từ đó ảnh hưởng đến chất lượng bán ra cho khách. + Bộ phận bán hàng chỉ có chức năng duy nhất là bán hàng, giao dịch, tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm mà công ty mình đang có. Phòng bán hàng không thể trực tiếp quyết định việc nhập một sản phẩm mới vào công ty. Việc này cần phải có một bộ phận khác, thu thập tin tức thị thường để đưa ra quyết định chính xác nhất. + Quản lý còn làm việc thủ công trên giấy bút nên việc tổng hợp và so sánh tốn nhiều thời gian và không thật sự chính xác. Có thể nói, với sự tổ chức trong bộ máy vận hàng hoạt động của cửa hàng còn nhiều điều bất hợp lý và có thể còn không đem lại hiệu quả công việc, doanh thu tối đa cho cửa hàng. Trong đó ta còn thấy, việc áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết khâu quản lý bán hàng của cửa hàng là điều hoàn toàn cần thiết. Bởi khi đưa kỹ thuật hiện đại vào khâu quản lý sẽ làm giảm sức lao động, giảm số lượng sổ sách tránh được những sai sót không đáng có. * Mục tiêu của hệ thống mới. Hệ thống quản lý cửa hàng có nhiệm vụ, chức năng nghiệp vụ về bán hàng. Nó hỗ trợ người dùng trong việc quản lý các đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, lượng hàng nhập, lượng hàng xuất, quản lý công nợ đối với khách hàng. Nó góp phần làm 10 nâng cao khả năng hoạt động cho cửa hàng, thúc đẩy quá trình buôn bán một cách chính xác và hiệu quả, tạo dựng uy tín. Từ đó thu hút khách hàng, để đạt được hiệu quả cuối cùng đó là đem lại doanh thu tối đa cho cửa hàng. * Yêu cầu của hệ thống. Thực hiện tốt các chức năng của hệ thống hiện hành. Đảm bảo tuân thủ đúng quy cách của hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Tốc độ xử lý thông tin nhanh đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời hỗ trợ cho nhà quản lý. Theo dõi chi tiết hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn một cách chính xác nhất. Quản lý công nợ của khách hàng, quản lý thu chi của công ty một cách nhanh chóng và chính xác. Đưa ra những giải pháp hợp lý đối với hoạt động bán hàng để thu được lợi nhuận tối đa cho cửa hàng. Một số yêu cầu khác của hệ thống đó là : Hệ thống phải có giao diện thân thiện, quen thuộc, dễ dàng cho người sử dụng. Hệ thống phải có chế độ sao lưu và phục hồi nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu cho cửa hàng. Hệ thống phải có chế độ bảo mật tốt, chỉ làm việc đối với người có quyền sử dụng hệ thống. Hệ thống phải được cài đặt trên các máy hiện tại của công ty. * Xây dựng chương trình quản lý cửa hàng, áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý: [...]... bán hàng: Khách hàng Hố đơn Nhu cầu đặt hàng 1.2 Lập hố đơn bán 1.5 Cập nhật thơng tin khách hàng u cầu đã kiểm tra 1.1 Nhận đơn đặt hàng Hố đơn bán hàng Thơng tin về hàng cần xuất Khách hàng u cầu 1.3 Lập phiếu xuất hàng 1.4 Lập phiếu bảo hành Quản lý kho Phiếu xuất hàng Phiếu bảo hành 1.6 Lập báo cáo bán hàng u cầu báo cáo Bản báo cáo + Chức năng quản lý tài chính: 21 Chủ cửa hàng Quản lý bán hàng Quản. .. cầu báo cáo Chủ cửa hàng Hồn thành giao lại hàng Bản báo cáo Mã hàng, mã khách Khách hàng u cầu bảo hành Khách hàng Phiếu bảo hành Thơng tin khách hàng Nhà cung cấp Tư vấn Khách hàng Nhập – xuất – tồn Thương lượng Đơn đặt hàng hố đơn bán, phiếu bảo hành Thơng tin về hàng 1 Quản lý bán hàng Phiếu xuất hàng Bản báo cáo u cầu u cầu báo cáo Hố đơn bán hàng Mã hàng, số tiền Thanh tốn hố đơn Chủ cửa hàng. .. cấp chức năng BFD QUẢN LÝ CỬA HÀNG ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG Quản lý bán hàng Quản lý tài chính Quản lý kho Bảo hành Nhận đơn đặt hàng Nhận hố đơn Lập đơn đặt hàng Nhận phiếu bảo hành Lập hố đơn bán Quản lý thu- chi Lập phiếu nhập kho Lập phiếu xuất linh kiện Lập phiếu xuất hàng Lập báo cáo tài chính Lập phiếu xuất kho Lập báo cáo Cập nhật thơng tin nhà cung cấp Lập phiếu bảo hành Lập báo cáo thống kê Cập... cầu báo cáo Thơng tin nhà cung cấp, thơng tin về hàng, báo giá, hố đơn 3 Quản lý kho Bản báo cáo Xuất hàng cho khách u cầu mua hàng Bản báo cáo Chấp nhận mua hàng Mã hàng, thơng tin khách Hố đơn mua hàng 2 Quản lý tài chính Nhà cung cấp Thanh tốn hố đơn Thơng tin khách hàng Hố đơn thanh tốn Khách hàng Nhà cung cấp Hố đơn thanh tốn 2.1.3.3 Biểu đồ DFD mức dưới đỉnh 20 Khách hàng + Chức năng quản lý bán... chữa Lưu trữ Tiếp nhận hàng 2.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu DFD 18 Nhận hàng và tiến hành trả lại cho khách 2.1.3.1 Biểu đồ DFD mức khung cảnh Khách hàng Thơng tin khách hàng Hàng + phiếu giao hàng Nhà cung cấp Nhu cầu mua hàng Đơn đặt hàng Hệ thống quản lý cửa hàng ĐTDĐ Hàng, hố đơn bán hàng, phiếu bảo hành Thơng tin trả lời Giao dịch + đơn đặt hàng u cầu báo cáo Bản báo cáo Chủ cửa hàng 2.1.3.2 Biểu đồ... hàng Quản lý kho Hố đơn bán Hố đơn mua 2.1 Nhận hố đơn Khách hàng Mã hàng, số tiền Nhà cung cấp Mã khách hàng Mã nhà cung cấp 2.2 Quản lý thu - chi Hố đơn thu Hố đơn thanh tốn Hố đơn chi 2.3 Lập báo cáo tài chính Khách hàng Nhà cung cấp u cầu báo cáo Bản báo cáo Chủ cửa hàng + Chức năng quản lý kho: 22 Nhu cầu mua hàng Nhà cung cấp 3.1 Lập đơn đặt hàng Số lượng hàng theo đơn đặt Số lượng hàng Nhập... thanh tốn hố đơn từ khách hàng, gửi hố đơn bán hàng cho khách hàng Máy : + Quản lý thu – chi: dựa vào hố đơn bán hàng, dữ liệu từ bảng Cơng nợ khách hàng, cho đến hố đơn mua hàng Máy tính sẽ thực hiện việc tính tốn, thống kê + Lập báo cáo tài chính: in báo cáo gửi Chủ cửa hàng - Quản lý kho hàng: Người : + Lập phiếu xuất kho: tiếp nhận u cầu xuất hàng từ bộ phận bán hàng Xuất hàng, phiếu bảo hành 32... sẽ quản lý cơng nợ đối với khách hàng thơng qua hóa đơn thanh tốn - Quản lý thu – chi: là nhiệm vụ đặc trưng của bộ phận tài chính Nó có chức năng quan trọng để đảm bảo hoạt động của cơng ty - Lập báo cáo tài chính : Cuối tháng bộ phận tài chính sẽ phải lập những báo cáo về tình hình thu – chi của cửa hàng gửi cho Chủ cửa hàng Quản lý kho hàng: do bộ phận kho hàng đảm nhiệm Với chức năng lưu trữ hàng. .. Xuất hàng cho khách Khách hàng Bảo hành Phiếu xuất hàng Nhà cung cấp Quản lý bán hàng thơng tin nhà cung cấp 3.4 Cập nhật thơng tin nhà cung cấp Phiếu xuất kho Loại hàng, số lượng đã xuất Nhập – xuất - tồn Sơ lượng hàng trong kho Nhà cung cấp thơng tin nhà cung cấp 3.5 Thống kê báo cáo Loại hàng, số lượng đã nhập Bản báo cáo u cầu báo cáo + Chức năng bảo hành: 23 Chủ cửa hàng Phiếu bảo hành Khách hàng. .. tài chính - Lập báo cáo thống kê: là việc khơng thể thiếu, để báo cáo tình hình hàng trong kho đến Chủ cửa hàng Qua đó thơng tin cho bộ phận bán hàng về lượng hàng có trong kho để trao đổi bn bán với khách hàng Cuối tháng bộ phận kho sẽ phải lập những báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn của cửa hàng gửi cho Chủ cửa hàng 14 2.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý 2.1.2.1 Phân hệ bán hàng - Lưu đồ hồ . 1 Đề tài: Báo cáo quản lý cửa hàng điện thoại di động bằng VBnet 2 Lời nói đầu Điện thoại di động trong khoảng thời gian gần. thông tin nhà cung cấp QU ẢN LÝ CỬA H ÀNG ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG Quản lý bán hàng Quản lý tài chính Quản lý kho Nhận đơn đặt hàng Lập hoá đơn bán Lập