Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng điện thoại di động

Trang 1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN:

CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG

LỚP: 08CĐ-TP2 SINH VIÊN THỰC HIỆN:

26/09/2010

Trang 2

Sinh viên thực hiện: Nhóm 2- Lớp 08CDTP2 Trang 2

26/9/2010 26/9/2010

2 Quy trình bán

hàng

Nắm rỏ về nguyên tắc bán hàng

27/9/2010 27/9/2010

3 Quy trình bảo

hành

Cách thức bảo hành, các trường hợp nào không được bảo hành

28/9/2010 28/9/2010

4 Quy trình tìm

kiếm

Hiểu rỏ về cách tìm kiếm mặt hàng cũng như thông tin của khách

29/9/2010 29/9/2010

Người thực hiện: Nguyễn Huy Linh

Người Được Hỏi: Lê Ngọc

 Dữ liệu thu thập là quy

trình bảo hành điện thoại cho

Trang 3

phẩm khi nhận được yêu cầu của

 Câu hỏi 2: Các trường hợp

không được bảo hành của cửa

hàng là gì?

Chủ đề 2:

 Câu hỏi 1: Khi nhận một

sản phẩm đúng theo quy định bảo

hành thì bộ phận của anh sẽ làm

gì?

sản phẩm không được bảo hành thì

cách thức của cửa hàng cũng như

Trang 4

trình quản lý bán hàng tại cửa

hàng điện thoại di động

Người được hỏi: Lê Ngọc

Trung

14h20’, Ngày 28/09/2010 Người hỏi: Nguyễn Huy Linh

 Câu hỏi 2: Các trường hợp

không được bảo hành cửa của

hàng là gì?

Chủ đề 2:

sản phẩm đúng theo quy định bảo

hành thì bộ phận của anh sẽ làm

gì?

sản phẩm không được bảo hành thì

cách thức của cửa hàng cũng như

bộ phận bảo hành sẽ làm gì?

Trả lời:

 Các tiêu chí để được của hàng chúng tôi bảo hành rất đơn giản: Các sản phẩm có xuất xứ là tại các của hàng của chúng tôi Khi khách hàng mua một sản phẩm thì đều được cấp một giấy bảo hành kèm theo sản phẩm do cửa hàng chúng tôi cung cấp với ngày mua và thời gian bảo hành ghi trên giấy Do vậy muốn được bảo hành thì sản phẩm phải còn giấy bảo hành và thời gian bảo hành còn Sản phẩm bị lỗi do kĩ thuật, và một số trường hợp khác được ghi rõ trên sản phẩm

 Sản phẩm đã hết bảo hành, hư hỏng do khách hàng gây ra… Ngoài ra các sản phẩm hết thời hạn bảo hành nhưng mua tại các cửa hàng chủa chúng tôi cũng sẽ được sửa chữa và được tính phí

Trả lời:

 Chúng tôi sẽ yêu cầu khách hàng điền một

số thông tin của khách hàng vào mẫu do cửa hàng cung cấp Sau đó nhân viên kĩ thuật sẽ kiểm tra sản phẩm yêu cầu bảo hành và ghi các chi tiết cần sửa chữa Toàn bộ các thông tin trên sẽ được lưu vào

sổ bảo hành của bộ phận chúng tôi

 Chúng tôi sẽ nói rõ cho khách hàng biết chúng tôi nhận những sản phẩm do cửa hàng chúng tôi bán và sẽ tính chi phí sửa chữa cho khách hàng Nếu khách hàng đồng ý có thề viết vào mẫu yêu cầu theo mẫu của chúng tôi

 Chúng tôi chia làm 2 trường hợp:

+ Trường hợp còn bảo hành: Khách hàng sẽ giao cho nhân viên của chúng tôi giấy yêu cầu bảo hành mà trước đó cửa hàng chúng tôi yêu cầu khách hàng ghi và đó là bản sao Sau dó nhân viên

sẽ kiểm tra có đúng giấy tò không và sẽ giao trả sản phẩm đã được bảo hành và không tinh chi phi sữa chữa

Trang 5

 Câu hỏi 3: Khi sản phẩm đã

Các câu hỏi đữa ra rất đơn giản, với các vấn đề đặt ra là những công việc hàng ngày mà bộ phận gặp nên cũng dễ trã lời

Người thực hiện: Nguyễn Quốc Dân Lâu

Người Được Hỏi: nguyễn

Tổng hợp các thông tin thu

Ước Lượng Thời Gian:

 1 phút

 2 phút

 10 phút

Trang 6

Câu 1:xin chị cho biết quá trình

đặt hàng diễn ra như thế nào? Và ỡ

đâu?

Trả lời: quá trình đặt hàng của khách thường diễn ra tại cửa hàng, ngoài ra cũng có đơn đặt hàng qua điện thoại

Câu 2: vậy thời gian trung bình

cho một đơn đặt hàng là bao lâu?

Trả lời: khoảng 10 phút với đơn đặt qua điện thoại, và 30 phút với đơn đặt tại chổ

Chủ đề 2:

Câu 1:nếu tôi là khách hàng lâu

quen thì việc đặt hàng của tôi sẻ

Trả lời: bạn phải đến bộ phận bán hàng để hủy

bỏ yêu cầu, hoặc gọi điện thoại cũng đươc

nên việc trả lời có ve xuông sẻ

Người thực hiện: Nguyễn Văn Lạc

Người Được Hỏi: trần quốc tấn Người Phỏng Vấn: Nguyễn văn lạc

Trang 7

Đối Tượng:

 Trưởng kho

 Dữ liệu thu thập là quá

trình nhập kho và xuất kho

 Người được hỏi là nhân viên thủ kho

Địa Chỉ: 245/7A-Quang

Trung-P10-Gò Vấp

Thời Gian Hẹn: 14h20’, Ngày 29/09/2010

Thời Điểm Bắt Đầu: 14h30’

Trang 8

Chủ đề 2:

Câu 1:trong quá trình nhập thì

các anh cần những giấy tờ liên

quan nào?

Trả lời:à thì: phiếu xuất kho, biên lai thu tiền

Câu 2: sau khi đã hoàn tất các

nên việc trả lời có vẻ xuông sẻ

Người được hỏi: Lê Văn

Cường

Người phỏng vấn: La quốc thái

Địa chỉ: 245/7A-Quang

Trung-P10-Gò Vấp

Thời gian hẹn: 8h ngày 29/9/2010 Thời điểm bắt đầu: 8h20’

Thời điểm kết thúc: 9h Đối tượng:

- Đối tượng được hỏi là nhân

viên trong cửa hàng

- Dữ liệu cần thu thập là

công việc nhập hàng và bán hàng

diễn ra như thế nào gồm các khâu

nào

Các yêu cầu đòi hỏi:

Người được hỏi là nhân viên làm việc trong cửa hàng gồm có nhân viên làm việc ở vị trí nhập hàng bán hàng biết rõ về công việc mình đang làm

Trang 9

Câu hỏi 1 : Trả lời

Chủ đề 2 :

Câu 1: Hoạt động bán hàng

diễn ra như thế nào?

Trả lời: Cửa hàng sẽ lập ra bảng báo giá cho các thiết bị Khi khách hàng có yêu cầu muốn mua hàng thì sẽ xem thông tin bảng báo giá và viết đơn đặt hàng

Câu 2: Khi lập bảng báo giá thì Trả lời: Có Khi lập bảng báo giá thì cửa

Trang 10

cửa hàng có tham khảo giá trên thị

trường không?

hàng sẽ căn cứ vào phiếu nhập hàng từ nhà cung cấp để biết giá nhập hàng về sau đó tham khảo thêm giá trên thị trường để lập bảng báo giá phù hợp

Câu 3: Nếu khách hàng muốn

đặt một số lượng lớn sản phẩm,

nhưng trong một thời gian ngắn

liệu phía công ty có đáp ứng

được?

Trả lời: Còn tùy Nếu lượng hàng trong kho còn đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng

Câu 4: Anh có thường dùng

máy tính để lưu trữ dữ liệu không?

Và anh lưu những gì?

Trả lời: Có Tôi thường hay đánh lại những

số liệu đã nhập hay xuất

Câu 5: Khi lượng hàng trong

kho không còn trước thời gian

nhập kho thì phía công ty có nhập

trước không hay đợi đến hạn mới

nhập?

Trả lời: Có Chúng tôi phải thực hiện nhập hàng ngay nếu trong kho chỉ còn sản phẩm <10 sản phẩm

Đánh giá chung:

-Câu hỏi ngắn để dễ trả lời

-Người phỏng vấn hơi bận, hay chưa sát với chuyên ngành

-Câu trả lời còn chưa đầy đủ.Cần có thời gian để thực hiện tiếp cuộc phỏng vấn

Trang 11

II.Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu

1.1 Môi trường hoạt động của một trung tâm mua bán điện thoại di động thông thường

Hiện nay, việc mọi người sử dụng các thiết bị di động không còn quá xa lạ khi mà các công nghệ và dịch vụ di động phát triển từng ngày Do vậy, các trung tâm mua bán điện thoại di động cũng được khai trương ở mọi nơi Các trung tâm này có thị trường rất lớn

và các nhà sản xuất điện thoại liên tục đưa ra các sản phẩm hấp dẫn khách hàng

Một trung tâm mua bán điện thoại đi động thường cung cấp các loại máy điện thoại đi dộng và dịch vụ di động đi kèm do nhiều nhà sản xuất, và nhà cung cấp dịch vụ khác nhau Các sản phẩm của trung tâm này được nhập từ các nhà sản xuất và nhà cung cấp dịch vụ Các sản phẩm được trưng bày và lưu trữ trong kho hàng sau đó cung cấp tới các đối tượng khách hàng khác nhau từ những khách hàng lẻ cho tới những đối tác làm ăn thường xuyên

Đề tài được xem xét ở đây là “xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa

hàng điện thoại di động”

1.2 Các hoạt động và nguyên tắc quản lý

Trong quá trình khảo sat thực tế tại cửa hàng điện thoại di động chúng tôi đã thu thập được các thông tin Việc quản lý kinh doanh được dựa trên các nguyên tắc chung từ việc nhập hàng, xuất hàng, thanh toán, thống kê, tạo các báo cáo tổng kết theo định kỳ Sau đây là các nguyên tắc quản lý:

Nhập hàng: Khi có nhu cầu nhập một số hàng hóa mới, nhân viên kinh doanh cần lập

một đơn hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên mặt hàng cần nhập và các thông tin về mặt hàng như nhà sản xuất, số lượng, giá nhập Sau khi hàng được nhập về kiểm tra các thông tin của mặt hàng và cần lưu trữ các thông tin về mặt hàng đã nhập vào kho dữ liệu Đơn hàng nhập cũng được lưu trữ để thuận tiện cho việc thanh toán

Bán hàng: Khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách thì nhân viên kinh doanh

Nhân viên bán hàng có trách nhiệm kiểm tra xem mặt hàng có còn trong kho hay không rồi mới chấp nhận đơn hàng của khách, rồi thêm mới hoặc cập nhật các thông tin của khách hàng vào cơ sở dữ liệu để tiện liên lạc làm ăn, đồng thời cần lập một đơn hàng xuất gồm mã đơn hàng xuất, tên khách hàng, địa chỉ, tên mặt hàng bán, số lượng, giá bán.cuối cùng đơn hàng được lưu vào kho dữ liệu

Xuất hàng: khi khách hàng đã thực hiện giao dịch với cửa hàng, khách hàng yêu cầu

được nhận sản phẩm, nhân viên thủ kho sẻ đối chiếu đơn hàng xuất, kiểm tra số lượng, và tiến hành trao sản phẩm cho khách, mọi hoạt động xuất hàng điều được lưu trữ trong sổ xuất hàng

Trang 12

Thanh toán: Các nhân viên kế toán dựa trên các đơn hàng được lưu trữ trong cơ sở

dữ liệu gồm cả đơn hàng nhập và đơn hàng xuất Thanh toán đơn hàng nhập được thực hiện với nhà sản xuất trong đó sẽ tính toán và đưa ra các số liệu cần thanh toán đối với nhà thanh toán như số lượng hàng, đơn giá, số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ nhà sản xuất Việc thanh toán đơn hàng xuất được thực hiện tương tự với khách hàng nhưng việc thanh toán tiền sẽ khác ở chỗ khách hàng lẻ thì không được nợ, còn các khách hàng là đối tác làm ăn thường xuyên thì có thể nợ

Thống kê: Theo thời gian định kỳ, việc kinh doanh cần thống kê lại các số liệu về

hàng hóa cũng như các hóa đơn nhập xuất, sau đó đưa ra những con số cụ thể như số lượng hàng tồn kho, số dư nợ với nhà sản xuất, số dư nợ của khách hàng quen, dựa trên

các số liệu thống kê được đưa ra tình hình kinh doanh trong thời gian đó Dựa trên các số

liệu thống kê, và tình hình kinh doanh trong một khoảng thời gian định kỳ để lập các báo cáo về tình trạng kinh doanh cho người quản lý

Bảo hành: Khi khách hàng có nhu cầu bảo hành về thiết bị của mình đã mua ở cửa

hàng, cửa hàng sẻ đồng ý yêu cầu, và sẻ ghi biên lai nhận bảo hành, đồng thời trao cho khách hàng sản phẩm sử dụng thay thế trong thời gian bảo hành Bộ phận bảo hành có trách nhiệm kiểm tra sửa chữa, và gửi lại thiết bị cho khách đồng thời có kèm theo phiếu thanh toán (nếu đã hết bảo hành) các thông tin bảo hành sẻ được lưu lại trong sổ bảo hành

Tìm kếm: chức năng tìm kiếm cho phép tìm kiếm mặt hàng và tìm kiếm khách hàng

Khi tìm kiếm mặt hàng có thể tìm kiếm theo tên mặt hàng, tên nhà sản xuất hoặc đặc điểm của mặt hàng Khi tìm kiếm khách có thể tìm kiếm theo tên khách hàng, địa chỉ

khách hàng, hoặc đơn hàng

1.3 Các chứng từ giao dịch và mô tả quá trình lưu chuyển chức từ đó

Khi có các giao dịch kinh doanh thì để có các chứng từ kèm theo:

Trang 14

1.3.2 Đơn hàng yêu cầu(BM02)

Khách hàng khi có yêu cầu mua hàng sẽ điền đầy đủ các thông tin vào đơn này Bộ phận bán hàng dựa vào thông tin ở đơn hàng này lập đơn hàng xuất và phiếu xuất kho

BM02:

ĐƠN HÀNG YÊU CẦU

(khách hàng điền đầy đủ thông tin)

Trang 15

3.3.3Phiếu nhập kho(BM04)

Khi nhà sản xuất đã bàn giao hàng thì bộ phận sẽ làm phiếu nhập kho để nhập các mặt hàng vừa nhận vào kho hàng

BM04:

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày lập:………

Số phiếu:………

Tên nhà sản xuất:………

Mã nhà sản xuất:………

Diễn giải:……… ………

STT Mã hàng Số lượng Tên kho Diễn giải 1 Cộng: Đại diện bộ phận kho: ………

Trang 16

3.3.4Phiếu xuất kho(BM05)

Khi bộ phận bán hàng đã nhận đơn yêu cầu của khách thì bộ phận này sẽ lập phiếu xuất kho yêu cầu bộ phận kho xuất hàng cho khách

BM05:

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày lập:………

Số phiếu nhập:………

Tên khách hàng: ………

Mã khách hàng:………

Địa chỉ:………

Diễn giải:………

STT Mã hàng Tên hàng ĐV tính Tên kho Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng:………

Số tiền bằng chữ:………

Tên người nhận Tên người giao ……… ………

3.3.5.Hóa đơn bán hàng(BM07)

Khách hàng sẽ nhận hàng và đến thanh toán với bộ phận bán hàng, tại đây khách hàng

sẽ nhận được hóa đơn bán hàng

Trang 17

BM07:

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Liên 2:(Giao khách hàng) Ngày… Tháng….năm…

Trang 18

1.2 Đơn đăt hàng: khi cửa hàng đã đồng ý thì lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp

1.3 Kiểm tra hàng: khi nhà cung cấp mang hàng đến thì phải kiểm tra xem có đúng như cửa hàng đã đặt hay không

1.4 Lập phiếu nhập: chức năng này được thực hiện khi cửa hàng đã kiểm tra xong hàng

1.5 Nhập kho: chức năng này được thực hiện khi đã lập phiếu nhập, hàng sẻ được đưa vào kho và được ghi chép vào sổ nhập kho

1.6 Thanh toán: cửa hàng sẻ căn cứ vào phiếu nhập mà thang toán cho nhà cung cấp 2.bán hàng:

2.1 Lập báo giá: cửa hàng sẻ lập bảng báo giá có trong cửa hàng để phục vụ cho

3.2 Đối chiếu số lượng: kiểm tra số lượng hàng trong kho và trên đơn hàng

3.3 Xuất hàng: thực hiện giao hàng cho khách

3.4 Ghi vào sổ xuất: mọi chi tiết về quá trình giao hàng điều được ghi vào sổ

4.thanh toán:

4.1 Kiểm tra hóa đơn: chức năng này thực hiện khi đã thực hiện giao hàng

4.2 Lập phiếu thu tiền:thực hiện khi đã kiểm tra hóa đơn

4.3 Ghi vào sổ: mọi thông tin về việc thanh toán sẻ được ghi vào sổ

5.Thống kê

5.1 Lập thống kê: chức năng này thực hiện theo một chu kỳ

5.2 Lập báo cáo: khi đã thống kê thì sẻ lập báo cáo

Trang 19

6.4 Ghi sổ bảo hành:ghi thông tin khách hàng, hàng đã bảo hành vào sổ bảo hành 7.tìm kiếm:

7.1 Tìm kiếm mặt hàng:chức năng thực hiện khi muốn xem sản phẩm

7.2 Tìm kiếm khách hàng: chức năng này thực hiện khi có đơn đặt hàng

4 Sơ đồ phân rã chức năng

In báo cáo

Hóa đơn nhập hàng

Hóa đơn xuất hàng

Quản lý Thống kê

Điện Thoại Điện Thoại

Xuất-nhập-Tồn Nhập kho

Xuất kho

Tồn kho

Tìm kiếm các thông Bảo hành

Trang 20

6 Mô hình ER-Mô hình vật lý

a.Mô hình ER

b Mô hình vật lý

Trang 21

T enNV

Di aChi NgayVaoLam ChucVu

Phi euNhap SoPhieuNhap

M aNV

M aNCC NgayLap

<pi> Characters (6) Characters (6) Characters (6)

NhaSanXuat MaNhaSX

T enNhaSX

Di aChi Sdt

<pi>

DienT hoai MaDT

T enDT SoLuong

T hongT in

T hoi GianBH MaNhaSX

ChiT i etPhi euNhap MaDT

SoPhieuNhap SoLuong Gia

<pi >

BaoHanh SoPhi euBH MaKH MaNV MaDT NgayNhan NgayT ra GhiChu

<pi> Characters (6) Characters (6) Characters (6) Characters (6) Date & T ime Date & T ime Characters (256)

7 Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ

NhaCC(MaNCC, TenNhaCC, DiaChi, Sdt)

PhieuNhap(SoPhieuNhap, NgayLap, #MaNCC, #MaNV)

ChiTietPhieuNhap(#SoPhieuNhap, #MaDT, SoLuong, Gia)

DienThoai(MaDT, #MaNhaSX, TenDT, SoLuong, ThoiGianBH, ThongTin)

NhaSanXuat(MaNhaSX, TenNhaSX, DiaChi, Sdt)

HoaDon(SoHD, NgayLap, #MaKH, #MaNV)

ChiTietHoaDon( #SoHD, #MaDT, SoLuong, DonGia)

BaoHanh(SoPhieuBH, #MaKH, #MaNV, #MaDT, NgayNhan, NgayTra, GhiChu)

NhanVien(MaNV, TenNV, DiaChi, ChucVu, NgayVaoLam)

KhachHang(MaKH, TenKH, DiaChi, Sdt)

Định dạng
Số trang	37
Dung lượng	854,46 KB