Báo cáo: quản lý cửa hàng điện thoại pdf

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC……… KHOA…………… BÁO CÁO TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ CỬA HÀNG ĐIỆN THOẠI MỤC LỤC MỤC LỤC 2 Lời nói đầu ************************ Ngày nay máy tính trở thành một phương tiện quan trọng được ứng dụng trong mọi lĩnh vực, một trong những ứng dụng đó là quản lý. Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu dùng để tạo và xử lý dữ liệu, cho phép quản lý dữ liệu một cách có tổ chức thống nhất, liên kết các dữ liệu rời rạc thành một hệ thống hoàn chỉnh, thay thế cho việc quản lý dữ liệu bằng cách thủ công. Access là một môn học hay, ứng dụng cao mà chúng em được các thầy, các cô trong khoa Công nghệ thông tin_Đại học ################## giảng dạy. Vì những lý do đó,em đã chọn Đề tài xây dựng phần mềm ”Quản lý cửa hàng điện thoại ” làm Đề tài thực tập tốt nghiệp với mục đích ứng dụng những kiến thức đã được học vào thực tế. Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do kiến thức của em còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi sai sót trong quá trình làm. Vì vậy, em rất mong có được sự đóng góp ý kiến của các thầy, các cô để chương trình của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Công nghệ thông tin_ĐH##################### đã tận tình dạy bảo và truyền đạt cho em những kiến thức quý báu, đặc biệt là thầy giáo ##################### đã trực tiếp hướng dẫn , chỉ bảo và giúp đỡ em trong thời gian thực tập. Hà Nội, ngày ### tháng ### năm 2009 Sinh viên thực tập ############### Báo cáo tốt nghiệp ************ Chương I. Khảo sát , đánh giá hệ thống hiện tại Bài toán quản lý cửa hàng điện thoại I.Giới thiệu công tác quản lý cửa hàng điện thoại ######### Trong các thành tựu khoa học hiện nay, sự ra đời của chiếc máy điện thoại (đặc biệt là máy điện thoại di động ) đã mang đến rất nhiều tiện ích cho con người với tiện ích quan trọng nhất là giúp mọi người có thể giao tiếp với nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng . Ngoài tính năng quan trọng nhất là giúp con người giao tiếp , ngày càng có them nhiều tính năng ưu việt khác như : truy cập Internet , gửi và tra cứu mail trên điện thoại , định vị toàn cầu…… với những tính năng đó chiếc điện thoại trở thành vật dụng mà hầu như người nào cũng có . Do vậy , ngành công nghiệp sản xuất và kinh doanh điện thoại tại Việt Nam đang phát triển rất nhanh cùng với sự xuất hiện của rất nhiều cửa hàng kinh doanh điện thoại và các phụ kiện điện thoại . Nhưng các cửa hàng điện thoại hầu như vẫn chưa có một hệ thống quản lý hiện đại chuyên nghiệp phù hợp. Cửa hàng điện thoại ######### chuyên nhập các sản phẩm điện thoại và các phụ kiện điện thoại từ các nguồn hàng khác nhau để bán sỉ và lẻ. Hàng hóa của cửa hàng rất đa dạng và có giá cả khác nhau theo từng lần mua , bán hàng . Đinh kỳ hàng tháng cửa hàng sẽ định ra một bảng giá chuẩn làm cơ sở để nhập hàng và bán hàng , nhưng giá cả thực tế với mỗi hóa đơn có thể khác nhau. Khách hàng của cửa hàng có thể là các cá nhân , công ty , tổ chức khác nhau , đồng thời mỗi khách hàng vừa có thể là nhà cung cấp ( người bán ) và vừa có thể là đại lý tiêu thụ ( người mua ). Khi mua hàng cửa hàng có thể nợ tiền hàng , thanh toán một phần hoặc toàn bộ tiền hàng .Tương tự khi xuất hàng hóa cho người mua, khách hàng cũng có thể nợ tiền hàng , thanh toán một phần hoặc toàn bộ tiền hàng. Khi nhập hàng, các chi tiết được lưu trong chứng từ gốc , khi xuất hàng , chi tiết được lưu trong chưng từ xuất. Ngoài ra khi nhận tiền thanh toán ( khi không mua hàng ) , người ta dùng phiếu thu và khi thanh toán tiền cho người bán , người ta dùng phiếu chi. Nếu là khách lẻ thì số tiền thanh toán phải bằng tổng tiền hóa đơn ( không được nợ). Hàng xuất thông thường theo giá chuẩn ( qui định trước ) xong cũng có thể chênh lệch ( nhỏ hoặc lớn hơn giá chuẩn ). Định kỳ cán bộ quản lý có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo như: - Báo cáo xuất tổng hợp. - Báo cáo nhập tổng hợp. - Báo cáo nhập , xuất từng mặt hàng. Ngoài ra , khi có yêu cầu của lãnh đạo ( chủ cửa hàng ) cần rút ra các thông tin để theo dõi tình hình kinh doanh như: -Báo cáo chi tiết một khách hàng nào đó. ……………………… Hầu như việc quản lý ở các cửa hàng điện thoại diễn ra thủ công như sau : Mỗi lần nhập hàng (điện thoại và các linh kiện điện thoại ) về , chủ cửa hàng ( quản lý cửa hàng ) thông qua nhân viên quản lý lưu các thông tin nhập hàng vào Sổ cái , sau đó chuyển vào máy tính để lưu trữ . Sau khi đã lưu các thông tin về số hàng mới nhập , hàng sẽ được đem ra bán . Khi có nguời mua , cửa hàng thuốc xẽ lập hóa đơn rồi nhập vào Sổ cái và máy tính để lưu trữ . Cuối mỗi kỳ , chủ cửa hàng sẽ lấy thông tin từ Sổ cái tính toán xem số hàng còn dư , tiền lãi… Như vậy, việc quản lý diễn ra hết sức thủ công, khó có thể quản lý được số hàng còn tại cửa hàng , ngay việc lựa chọn khách hàng cung cấp sản phẩm rẻ hơn thực hiện cũng khó khăn , phải tìm mất thời gian trong Sổ cái và trong hệ thống cũ, máy tính mới được sử dụng làm phương tiện trình bày, lưu trữ và in ấn còn hầu hết công việc được giải quyết thủ công, thiếu chính xác và không an toàn dữ liệu. Hơn nữa, hệ thống chưa đáp ứng được việc lưu trữ, xử lý và tìm kiếm thông tin một cách chính xác, nhanh chóng, an toàn và hiệu quả. II . Yêu cầu đối với một hệ thống quản lý cửa hàng thuốc mới. -Mô phỏng quá trình quản lý của một cửa hàng điện thoại và các linh kiện điện thoại. -Thống nhất lưu trữ và quản lý các thông tin về sản phẩm , khách hàng cung cấp sản phẩm và khách hàng mua sản phẩm. Các dữ liệu lưu trữ trong hệ thống và các thông tin đưa ra từ hệ thống phải rất chính xác. -Thông tin được cập nhật, lưu trữ trong hệ thống phải đầy đủ và chính xác. -Thông tin đưa ra phải rõ ràng và trình bày đẹp. Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý cửa hàng điện thoại Phân tích hệ thống là phương pháp nhằm lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể để đưa máy tính vào phục vụ trong quản lý là công việc đầu tiên và quan trọng nhất trong việc xây dựng chương trình. Do vậy, việc phân tích phải hết sức thận trọng, chuẩn xác. Qua phân tích sẽ cho ta thấy được sự lưu chuyển của các luồng dữ liệu, các công việc cần thực hiện. Hiệu quả của hệ thống quản lý phụ thuộc rất nhiều vào quá trình phân tích hệ thống. Trong quá trình phân tích, sơ đồ luồng dữ liệu cho ta thấy được yêu cầu của người sử dụng, mô hình về hệ thống. Luồng thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ chức năng này sang một quá trình hoặc sang một chức năng khác trong hệ thống. Điều quan trọng là phải có sẵn những thông tin vào và cho ra là những thông tin “Gỡ” sau khi thực hiện một quá trình lưu trữ và xử lý. I.Yêu cầu và nguyên tắc về hệ thống chương trình : Căn cứ vào yêu cầu thực tế, mục tiêu chính của hệ thống chương trình quản lý cửa hàng điện thoại là xử lý thông tin, tổng hợp, thống kê các báo cáo , tìm kiếm các thông tin cần thiết do đó yêu cầu cần đặt ra là : + Hệ thống phải thân thiện với người dùng ( nghĩa là hệ thống phải dễ sử dụng, có tính khả thi ). + Cung cấp tổng hợp thông tin đầy đủ, chính xác đáp ứng theo yêu cầu quản lý. + Tiết kiệm được thời gian, công sức, quản lý gọn nhẹ, thay thế các công việc thủ công, sổ sách cồng kềnh. + Từng bước tự động hoá về tổng hợp và báo cáo. II . Phân tích chi tiết bài toán: INPUT OUTPUT Bài toán quản lý cửa hàng điện thoại thực chất là sơ đồ trên. Trong đó INPUT là các thông tin vào, OUTPUT là các thông tin ra còn PROCESING là chức năng xử lý. 1.Thông tin vào của hệ thống là: - Danh mục hàng ( danh sách hàng ). - Danh mục khách hàng. - Phiếu thu chi. - Hóa đơn nhập. - Hóa đơn xuất. Trong đó : a.Những thông tin không đổi: - Thông tin về danh sách hàng. - Thông tin về khách hàng. b.Những thông tin biến đổi: PROCESING - Số hàng mỗi đợt. - Giá hàng nhập mỗi lần nhập. - Giá hàng mỗi lần bán ra. 2.Thông tin ra của hệ thống là: - Hồ sơ của hàng ( như : mã hàng , tên hàng , đơn vị tính , giá……) - Các biểu mẫu thống kê. + Báo cáo tổng hợp ( dùng để đối chiếu , theo dõi các kỳ hay các ngày). + Danh sách các loại sản phẩm hay khách hàng . Ngoài ra còn có các thông tin tìm kiếm , hỏi đáp: đây là thông tin đầu ra trả lời các câu hỏi tìm kiếm về một đối tượng hay một nhóm nào đó. III . Phân tích và thiết kế hệ thống: 1.Biểu đồ phân cấp chức năng: Qua phân tích các thông tin vào , ra và mục tiêu của hệ thống. Em xây dựng được biểu đồ phân cấp chức năng như sau : Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý cửa hàng điện thoại Cập nhật Tìm kiếm Báo cáo Nhập danh mục hàng Nhập khách hàng Nhập hóa đơn nhập Nhập hóa đơn xuất Phiếu thu chi Tìm hàng nhập theo tên Tìm hàng xuất theo tên Tìm khách hàng nhập theo tên Báo cáo nhập tổng hợp Tìm khách hàng xuất theo tên Báo cáo xuất tổng hợp Báo cáo nhập theo ngày Báo cáo xuất theo ngày 2.Nhiệm vụ cơ bản của một số chức năng: 2.1.Chức năng cập nhật: a.Cập nhật hàng : Mỗi loại hàng có một số thông tin cần cập nhât như: Mã hàng , Tên hàng , Đơn vị tính. b.Cập nhật khách hàng: Những thông tin về khách hàng như: Mã khách hàng , Tên khách hàng , Địa chỉ , Số điện thoại , Mã số thuế c.Cập nhật hóa đơn nhập , hóa đơn xuất: Bao gồm : Số hóa đơn , Ngày , Mã khách hàng , Số tiền thành toán. d.Cập nhật hóa đơn xuất: Bao gồm : Số hóa đơn , Ngày phát sinh , Mã khách hàng , Số tiền thành toán. e.Cập nhật chi tiết hóa đơn nhập : Bao gồm : Id , Số hóa đơn , Mã hàng , Số lượng , Giá nhập. g.Cập nhật chi tiết hóa đơn xuất: Bao gồm : Id , Số hóa đơn , Mã hàng , Số lượng , Giá xuất. 2.2.Chức năng tìm kiếm: Đây là chức năng chủ yếu để khai thác các dữ liệu đã được cập nhật. Chức năng này để trả lời các câu hỏi do người dùng đưa ra như thông tin về nhà sản xuất . Có rất nhiều câu hỏi đặt ra nhưng quy chung lại có thể phân làm hai loại: - Câu hỏi yêu cầu cung cấp thông tin về một đối tượng nào đó. [...]... trong hệ thống Quản lý cửa hàng máy tính Nó có nhiệm vụ đưa ra các thông báo cho khách hàng và tổng hợp báo cáo cho Chủ cửa hàng Kết quả của chức năng xử lý cũng là đầu vào của chức năng tổng hợp báo cáo , chẳng hạn như đưa ra phiếu báo cáo tổng hợp nhập hàng , báo cáo tổng hợp xuất hàng , báo cáo chi tiết một khách hàng nhập hoăc xuất hàng , báo cáo nhập hàng theo ngày , báo cáo xuất hàng theo ngày... thứ nhất có câu hỏi như sau: + Cung cấp thông tin tổng hợp về một mặt hàng , khách hàng Loại thứ hai có một số câu hỏi như sau: + Cung cấp thông tin tổng hợp về nhập hàng , xuất hàng 2.3.Chức năng tổng hợp báo cáo: Đưa ra các báo cáo sau: - Báo cáo tổng hợp về nhập hàng - Báo cáo tổng hợp về xuất hàng - Báo cáo nhập theo ngày - Báo cáo xuất theo ngày 3.Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu: Phần này nhiêm... trả lời lêi Tên khách hàng Tìm khách hàng nhập theo tên (2.1) Tìm hàng nhập theo tên (2.1) Danh mục khách hàng Tên khách hàng Tên hàng Chi tiết hóa đơn nhập Chi tiết hóa đơn xuất lêi lêi Chủ cửa hàng Thông tin trả lời Khách hàng Thông tin trả lời Thông tin trả lời Thông tin yêu cầu Danh mục hàng Thông tin yêu cầu Tìm khách hàng xuất theo tên (2.1) Thông tin yêu cầu Tên hàng Tìm hàng xuất theo tên (2.1)... khách hàng nhập theo tên , tìm thông tin của một khách hàng xuất theo tên , tìm hàng nhập theo tên , tìm hàng xuất theo tên Chức năng 3:Tổng hợp báo cáo Khách hàng Chi tiết hóa đơn xuất Hóa đơn xuất Hóa đơn nhập Báo cáo Chi tiết hóa đơn nhập Danh mục hàng Danh mục khách hàng Chủ cửa hàng Biểu đồ này được phân rã từ chức năng thống kê , gồm có chức năng đưa ra bảng báo cáo tổng hợp nhập và xuất hàng. .. cầu Khách hàng Thông tin trả lời cÇu Chủ cửa hàng Thông tin yêu cầu Thông tin yêu cầu Thông tin khách hàng Thông tin trả lời Tìm kiếm thông tin (1.2) Cập nhât thông tin (1.1) Tìm hàng theo tên Tìm khách hàng theo tên Hóa đơn nhập Hóa đơn xuất Danh mục hàng Danh mục khách hàng Báo cáo thống kê (1.3) Thông tin yêu cầu Thông tin yêu cầu Chủ cửa hàng Thông tin trả lời Thông tin trả lời Khách hàng Chức... đỉnh Một biểu đồ luồng dữ liệu được cấu tạo bởi các thành phần sau: + Chức năng xử lý : Ký hiệu + Luồng dữ liệu : Ký hiệu + Kho dữ liệu : Ký hiệu + Tác nhân ngoài: Ký hiệu 3.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Khách hàng Các thông tin sản phẩm Thông tin khách hàng Quản lý cửa hàng điện thoại Báo cáo Các yêu cầu Chủ cửa hàng 3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu đỉnh: Từ biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh trên... như : - Danh mục hàng - Danh mục khách hàng - Hóa đơn nhập - Hóa đơn xuất - Phiếu thu chi Chức năng 2 : Tìm kiếm thông tin Là chức năng quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống Quản lý cửa hàng máy tính , gồm các chức năng sau : -Tìm kiếm khách hàng nhập theo tên -Tìm kiếm khách hàng xuất theo tên -Tìm kiếm hàng nhập theo tên -Tìm kiếm hàng xuất theo tên Chức năng 3 : Tổng hợp báo cáo Là chức... Thông tin khách hàng Khách hàng Cập nhật phiếu thu chi (1.1) Cập nhật thông tin khách hàng (1.2) Cập nhật hàng (1.1) Danh mục khách hàng Hóa đơn nhập Thông tin yêu cầu Thông tin yêu cầu Thông tin yêu cầu Cập nhật hóa đơn nhập (1.3) Hóa đơn xuất Cập nhật hóa đơn xuất (1.4) Thông tin yêu cầu Chủ cửa hàng Chức năng 2 : Tìm kiếm thông tin Danh mục hàng Thông tin yêu cầu Khách hàng Chủ cửa hàng Thông tin... những thông tin về cần biết là hàng ( các mặt hàng mà cửa hàng kinh doanh ) , thông tin về các khách hàng ( đặc biệt là các khách hàng cung cấp sản phẩm ) … Khi đó các bảng (Table) cần thiết sẽ là : Danh mục hàng , Danh mục khách hàng , Hóa đơn nhập , Hóa đơn xuất … Bước 3: Xác định các trường (Field) cần thiết để chứa dữ liệu trong các bảng đã xác định.VD: trong Danh mục hàng ( dmhang ) các trường là... này được phân rã từ chức năng thống kê , gồm có chức năng đưa ra bảng báo cáo tổng hợp nhập và xuất hàng tổng hợp , báo cáo nhập và xuất theo ngày , và chịu sự tác động của hai tác nhân ngoài là khách hàng và chủ cửa hàng , và lầy dữ liệu từ kho dữ liệu : Danh mục khách hàng , Danh mục hàng , Hóa đơn xuất , Hóa đơn nhập , Chi tiết hóa đơn nhập , chi tiết hóa đơn xuất IV.Quan hệ thực thể liên kết hdxuat . nhiều cửa hàng kinh doanh điện thoại và các phụ kiện điện thoại . Nhưng các cửa hàng điện thoại hầu như vẫn chưa có một hệ thống quản lý hiện đại chuyên nghiệp phù hợp. Cửa hàng điện thoại. thành 3 chức năng cơ bản sau: Quản lý cửa hàng điện thoại Khách hàng Chủ cửa hàng Thông tin khách hàng Các thông tin sản phẩm Các yêu cầu Báo cáo Khách hàng Chủ cửa hàng Cập nhât thông tin. doanh như: -Báo cáo chi tiết một khách hàng nào đó. ……………………… Hầu như việc quản lý ở các cửa hàng điện thoại diễn ra thủ công như sau : Mỗi lần nhập hàng (điện thoại và các linh kiện điện thoại )