Chương 3. Thiết kế hệ thống
3.2. Phân định nhiệm vụ người và máy
Đây là cơng việc đầu tiên trong quá trình thiết kế, và nĩ sử dụng sơ đồ dịng dữ liệu làm đầu vào. Cơng cụ được sử dụng trong tiến trình này cĩ dạng biểu đồ luồng dữ liệu, và cĩ tên là sơ đồ dịng dữ liệu “hệ thống”.
Đối với chức năng: nĩ xét xem chức năng nào được làm bằng máy tính và chức năng nào được làm bởi con người. Một chức năng cĩ thể thực hiện hồn tồn bằng máy tính hay thủ cơng, hoặc nĩ cĩ thể làm một phần bằng máy tính, một phần là thủ cơng.
Đối với các kho dữ liệu: nĩ phân định xem dữ liệu được lưu trữ ở đâu, dưới dạng nào.
+ Các tệp thủ cơng: sổ sách, giấy tờ, bảng biểu, các hồ sơ văn phịng...
+ Các tệp bằng máy tính: đĩ là các file dữ liệu hay cơ sở dữ liệu được lưu trong ổ cứng của máy tính.
Tuỳ theo từng cách làm việc, theo sự phân cơng cơng việc, theo hệ thống nhân viên của cơng ty đĩ, mà chúng ta đưa ra sự phân cơng cho phù hợp với từng hệ thống cụ thể.
Trong hệ thống quản lý cửa hàng Điên thoại di động Minh Lương. Chúng ta cũng cần phân định nhiệm vụ giữa người và máy. Chúng ta xét từng chức năng cụ thể của hệ thống như sau :
- Quản lý bán hàng:
Dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu đã cĩ
Phân định cơng việc giữa người và máy như sau : Người :
+ Nhận đơn đặt hàng: Nhận đơn đặt hàng của khách, hay từ yêu cầu của khách hàng để lập đơn đặt hàng. Cơng cụ sử dụng cĩ thể là 1 đơn đặt hàng mẫu sẵn cĩ trong Word, Excel để lập. Khơng liên quan đến chương trình quản lý bán hàng mà chúng ta đang xây dựng về mặt dữ liệu. Các đơn đặt hàng được lưu lại tới hết hợp đồng bán hàng.
+ Cập nhật thơng tin khách hàng: ghi lại thơng tin khách hàng một cách nhanh nhất, sau đĩ mới đưa vào máy tính.
Máy :
+ Lập hố đơn bán hàng: Sau khi cập nhật đơn đặt hàng, thơng tin khách hàng đã đưa vào dữ liệu hệ thống. Tiến hàng lập hố đơn bán hàng dựa theo đơn đặt hàng cĩ sẵn.
+ Lập phiếu xuất hàng: dựa theo hố đơn đã được lập.
+ Lập phiếu bảo hành: dựa theo hố đơn bán hàng đã được lập.
+ Lập báo cáo bán hàng: dựa theo hố đơn đã được lập để tổng hợp, tính tốn số lượng hàng đã bán được, in báo cáo gửi chủ cửa hàng.
- Quản lý tài chính:
Dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu, phân định nhiệm vụ người và máy như sau : Người :
+ Nhận hố đơn thanh tốn: nhận tiền thanh tốn hố đơn từ khách hàng, gửi hố đơn bán hàng cho khách hàng.
Máy :
+ Quản lý thu – chi: dựa vào hố đơn bán hàng, dữ liệu từ bảng Cơng nợ khách hàng, cho đến hố đơn mua hàng. Máy tính sẽ thực hiện việc tính tốn,
thống kê.
+ Lập báo cáo tài chính: in báo cáo gửi Chủ cửa hàng.
- Quản lý kho hàng:
Người :
+ Lập phiếu xuất kho: tiếp nhận yêu cầu xuất hàng từ bộ phận bán hàng. Xuất hàng, phiếu bảo hành.
+ Lập phiếu nhập kho: khi hàng về thì nhận hàng, xác nhận đã nhận hàng về số lượng, chủng loại, ...
+ Cập nhật thơng tin nhà cung cấp: ghi lại thơng tin nhà cung cấp một cách nhanh nhất, sau đĩ mới đưa vào máy tính.
Máy :
+ Lập phiếu xuất kho: in phiếu xuất kho theo hố đơn bán hàng, đưa ra thơng tin về số lượng, chủng loại hàng xuất.
+ Lập phiếu nhập kho: cập nhật danh mục hàng hố, cập nhật số lượng, giá bán của từng loại mặt hàng.
+ Lập báo cáo thống kê : máy tính sẽ tổng hợp lượng hàng xuất ra, lượng hàng nhập vào, từ đĩ báo cáo thống kê gửi đến bộ phận bán hàng, bộ phận nhập hàng, Chủ cửa hàng, ...
- Bảo hành:
Người :
+ Nhận phiếu bảo hành : nhận phiếu bảo hành từ khách hàng, kiểm tra thời hạn bảo hành trên phiếu bảo hành.
Máy :
+ Lập phiếu xuất linh kiện : in phiếu xuất linh kiện dựa vào mức độ hư hỏng của điện thoại.
+ Lập báo cáo : in báo cáo về tinh hình bảo hành điện thoại cho khách hàng.