Đây là công việc đầu tiên trong quá trình thiết kế, và nó sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu làm đầu vào. Công cụ được sử dụng trong tiến trình này có dạng biểu đồ luồng dữ liệu, và có tên là sơđồ dòng dữ liệu “hệ thống”.
Đối với chức năng: nó xét xem chức năng nào được làm bằng máy tính và chức năng nào được làm bởi con người. Một chức năng có thể thực hiện hoàn toàn bằng máy tính hay thủ công, hoặc nó có thể làm một phần bằng máy tính, một phần là thủ công.
Đối với các kho dữ liệu: nó phân định xem dữ liệu được lưu trữ ở đâu, dưới dạng nào.
+ Các tệp thủ công: sổ sách, giấy tờ, bảng biểu, các hồ sơ văn phòng...
+ Các tệp bằng máy tính: đó là các file dữ liệu hay cơ sở dữ liệu được lưu trong ổ cứng của máy tính.
Tuỳ theo từng cách làm việc, theo sự phân công công việc, theo hệ thống nhân viên của công ty đó, mà chúng ta đưa ra sự phân công cho phù hợp với từng hệ thống cụ thể.
Trong hệ thống quản lý cửa hàng Điên thoại di động Minh Lương. Chúng ta cũng cần phân định nhiệm vụ giữa người và máy. Chúng ta xét từng chức năng cụ thể của hệ thống như sau :
- Quản lý bán hàng:
Dựa vào biểuđồ luồng dữ liệuđã có
Phân định công việc giữa người và máy như sau : Người :
+ Nhận đơn đặt hàng: Nhận đơn đặt hàng của khách, hay từ yêu cầu của khách hàng để lập đơn đặt hàng. Công cụ sử dụng có thể là 1 đơn đặt hàng mẫu sẵn có trong Word, Excel để lập. Không liên quan đến chương trình quản lý bán hàng mà chúng ta đang xây dựng về mặt dữ liệu. Các đơn đặt hàng được lưu lại tới hết hợp đồng bán hàng.
+ Cập nhật thông tin khách hàng: ghi lại thông tin khách hàng một cách nhanh nhất, sau đó mớiđưa vào máy tính.
Máy :
+ Lập hoá đơn bán hàng: Sau khi cập nhật đơn đặt hàng, thông tin khách hàng đã đưa vào dữ liệu hệ thống. Tiến hàng lập hoá đơn bán hàng dựa theo đơn đặt hàng có sẵn.
+ Lập phiếu xuất hàng: dựa theo hoá đơnđã được lập.
+ Lập phiếu bảo hành: dựa theo hoá đơn bán hàng đã được lập.
+ Lập báo cáo bán hàng: dựa theo hoá đơn đã được lập để tổng hợp, tính toán số lượng hàng đã bán được, in báo cáo gửi chủ cửa hàng.
- Quản lý tài chính:
Dựa vào biểuđồ luồng dữ liệu, phân định nhiệm vụ người và máy như sau : Người :
+ Nhận hoá đơn thanh toán: nhận tiền thanh toán hoá đơn từ khách hàng, gửi hoá đơn bán hàng cho khách hàng.
Máy :
+ Quản lý thu – chi: dựa vào hoá đơn bán hàng, dữ liệu từ bảng Công nợ khách hàng, cho đến hoá đơn mua hàng. Máy tính sẽ thực hiện việc tính toán,
thống kê.
+ Lập báo cáo tài chính: in báo cáo gửi Chủ cửa hàng. - Quản lý kho hàng:
Người :
+ Lập phiếu xuất kho: tiếp nhận yêu cầu xuất hàng từ bộ phận bán hàng. Xuất hàng, phiếu bảo hành.
+ Lập phiếu nhập kho: khi hàng về thì nhận hàng, xác nhận đã nhận hàng về số lượng, chủng loại, ...
+ Cập nhật thông tin nhà cung cấp: ghi lại thông tin nhà cung cấp một cách nhanh nhất, sau đó mớiđưa vào máy tính.
Máy :
+ Lập phiếu xuất kho: in phiếu xuất kho theo hoá đơn bán hàng, đưa ra thông tin về số lượng, chủng loại hàng xuất.
+ Lập phiếu nhập kho: cập nhật danh mục hàng hoá, cập nhật số lượng, giá bán của từng loại mặt hàng.
+ Lập báo cáo thống kê : máy tính sẽ tổng hợp lượng hàng xuất ra, lượng hàng nhập vào, từ đó báo cáo thống kê gửi đến bộ phận bán hàng, bộ phận nhập hàng, Chủ cửa hàng, ...
- Bảo hành: Người :
+ Nhận phiếu bảo hành : nhận phiếu bảo hành từ khách hàng, kiểm tra thời hạn bảo hành trên phiếu bảo hành.
Máy :
+ Lập phiếu xuất linh kiện : in phiếu xuất linh kiện dựa vào mức độ hư hỏng của điện thoại.
+ Lập báo cáo : in báo cáo về tinh hình bảo hành điện thoại cho khách hàng.