Hoạt động nhập khẩu của công ty Hanximex

Hoạt động nhập khẩu của công ty Hanximex

Lời mở đầu

Nhập khẩu là hoạt động quan trọng trong nền kinh tế của một quốc gia Nó tác động trực tiếp đến hoạt động sản xuất Nhập khẩu để cung cấp những gì ta cha có, cha sản xuất đợc những sản phẩm mà việc sản xuất không có lợi.Có thế chúng ta mới có thể đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, chuyển dịch cơ cấu nền kinh tế theo chiều hớng công nghiệp hoá hiện đại hoá, đa đất nớc tham gia vào quá trình hội nhập,quá trình toàn cầu hoá đang diễn ra hết sức mau chóng trên toàn thế giới Hoạt đông nhập khẩu đã

thu hút nhiều doanh nghiệp, công ty trong và ngoài nớc tham gia trên mọi lĩnh vực, thị trờng Vì vậy việc xây dựng một quy trình nhập khẩu khoa học phù hợp và làm sao để nó hoạt đông có hiệu quả luôn là vấn đề đặt ra cho mỗi công ty,doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay.

I).Giới thiệu chung về công ty.

1.Quá trình hình thành và phát triển :

Vào giữa những năm 80, nền kinh tế quan liêu bao cấp đòi hỏi phải đợc phát triển và mở rộng để đáp ứng, thoả mãn những nhu cầu thiết yếu đang gia tăng của ngời dân Trớc tình hình nh vậy, cùng với sự ra đời của nhiều Công ty dịch vụ khác, Công ty Dịch vụ Hai Bà Trng đã đợc thành lập dựa trên QĐ số 4071/QĐ - UB ngày 19/5/1984 của Nhà nớc Đến ngày 1/5/1985, Công ty dịch vụ Hai Bà Trng chính thức đi vào hoạt động, đợc đặt trụ sở tại 53 Lạc Trung - Hà Nội, kinh doanh các mặt hàng nh: Đồ dùng gia đình, nông sản thực phẩm và điện tử điện lạnh Từ 1985 đến 1987: Công ty hoạt động dựa trên sự cung ứng hàng hoá, vốn của Nhà nớc Quá trình hoạt động kinh doanh dựa trên chỉ tiêu, Pháp lệnh của Nhà nớc Việc hạch toán kinh doanh chỉ là điều xa vời, cha đợc thực hiện Từ 1987 đến 1992: Nền kinh tế quan liêu bao cấp, bế quan toả cảng đã bộc lộ rõ nhng mặt trái của nó, đình trệ sự phát triển đòi hỏi sự thay thế của nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc để phù hợp với xu thế của thời đại Việc hoạt động dựa trên sự bao tiêu toàn bộ đầu vào của Nhà nớc không còn đợc thực hiện ở Công ty nữa Công ty phải tự chủ trong hoạt động kinh doanh của mình dựa trên nguồn vốn ban đầu đợc cấp Hoạt động chính của Công ty thời gian này là mua hàng sản xuất trong nớc và bán ra ngoài thị tr-ờng các sản phẩm điện tử, điện lạnh, đồ dùng gia đình Sự chuyển đổi đột ngột nh vậy khiến Công ty gặp nhiều khó khăn Công ty không những phải tìm nguồn hàng, thị trờng phù hợp mà còn phải cạnh tranh với các tổ chức kinh tế khác cùng loại hình hoạt động Công ty là một đơn vị kinh doanh thơng nghiệp hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản và sử dụng con dấu riêng, chịu sự quản lý toàn diện của UBND quận Hai Bà Trng và hớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của Sở Thơng nghiệp thành phố Hà Nội Chức năng nhiệm vụ chủ yếu

là các dịch vụ phục vụ đời sống nhân dân nh cắt uốn tóc, may đo, giặt là quần áo Với tổ chức bộ máy gồm có :

-Chủ nhiệm và hai phó chủ nhiệm.

-Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ quản lý, các cửa hàng, ởng sản xuất, chế biến

Cùng với sự đổi mới của đất nớc, sau hơn 17 năm hoạt động với sự phấn đấu nỗ lực, công ty đã từng bớc mở rộng qui mô và nghành nghề kinh doanh Điều đó đợc thể hiện qua các bớc hình thành của công ty cụ thể nh sau :

-Đại lý vé máy bay.

-Đại lý hàng hoá cho các đơn vị kinh tế trong nớc.-Dịch vụ du lịch, khách sạn.

-Sản xuất, chế biến gia công hàng xuất khẩu và bao bì đóng gói.

* Theo quyết định số 2687/QĐ-UB ngày 4/11/1992 của UBND thành phố Hà Nội, công ty dịch vụ kinh doanh XNK quận Hai Bà Trng đổi tên thành Công ty sản xuất kinh doanh hàng XNK Hai Bà Tr-ng với nhiệm vụ bổ sung nh sau :

-Tổ chức sản xuất, thu mua, gia công hàng xuất khẩu.

-Thực hiện hoạt động liên doanh, liên kết trong hoạt động kinh doanh của các đơn vị kinh tế trong nớc và nớc ngoài.

*Theo nghị định số 388/HĐ-BT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trởng về việc thành lập và tổ chức lại các doang nghiệp Nhà Nớc và theo quyết định số 316/QĐ-UB ngày 19/1/1993, quyết định số 540/QĐ-UB ngày 1/4/1994 của UBND thành phố Hà nội, Công ty chính thức mang tên Công ty XNK Hai Bà Trng.

Để phù hợp với qui mô và nhiệm vụ đợc giao, công ty đã đợc UBND quận Hai Bà Trng giao lại cho UBND thành phố Hà nội do Sở

Thơng mại thành phố trực tiếp quản lý với tên gọi mới là công ty thơng mại XNK Hà Nội theo quyết định số 2894/QĐ-UB ngày 23/5/2001.

Trụ sở tại : 124 Phố Huế - Hà Nội

Tên giao dịch quốc tế: Hanoi commercial and import export company

Tên viết tắt : Hancimex

Từ một công ty chỉ kinh doanh nội địa và các dịch vụ nhỏ khi mới thành lập, đến nay với sự nỗ lực của mình, công ty đã phát triển thành một công ty thơng mại XNK tổng hợp.

Với phơng châm kinh doanh ‘‘duy trì, ổn định và phát triển kinh doanh nội địa, đẩy mạnh kinh doanh XNK, mở rộng thị trờng nớc ngoài, phát triển quan hệ với nhiều nớc trên thế giới.’’ Hiện nay công ty đã có quan hệ kinh doanh XNK với trên 30 nớc trên thế giới.

Từ đó ngành nghề kinh doanh của công ty đợc mở rộng nh sau:

-Sản xuất, thu mua hàng thêu ren, may mặc thủ công mỹ nghệ xuất khẩu.

-Sản xuất chế biến, kinh doanh XNK lơng thực thực phẩm, dợc liệu, nông, lâm thuỷ hải sản và các mặt hàng khác.

-Kinh doanh hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng, hàng tiêu dùng, vật liệu xây dựng và trang trí nội thất.

-Kinh doanh XNK máy móc, thiết bị, vật t, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, phơng tiện vận tải.

-Kinh doanh XNK làm đại lý ký gửi và XNK ô tô, phụ tùng ô tô.-Kinh doanh khách sạn, du lịch và dịch vụ.

Tuy là một doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh trong rất nhiều lĩnh vực nhng số vốn kinh doanh của công ty đợc cấp rất ít.

Hiện nay tổng số vốn kinh doanh của công ty là :4.158.280.000 VNĐ.

Trong đó bao gồm :

Số vốn cố định : 1.356.220.000 VNĐ.Số vốn lu động : 2.217.295.000 VNĐ.Số vốn khác : 584.435.000 VNĐ.

Số vốn trên là quá nhỏ so với qui mô kinh doanh của công ty Hiện nay, hoạt động kinh doanh của Công ty chủ yếu bằng vốn vay nên Công ty chỉ tập trung kinh doanh vào một số mặt hàng chủ yếu ở các lĩnh vực sau:

Công ty Xuất Nhập khẩu Hai Bà Trng chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá và kinh doanh lu chuyển hàng trong nớc Tuy nhiên, hai năm gần đây việc xuất khẩu hàng ở Công ty không thực hiện nữa do kim ngạch xuất khẩu thấp, doanh thu từ hàng xuất khẩu chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng doanh thu (chỉ khoảng 20%) Vì vậy, Công ty giờ đây chủ yếu thực hiện hai công việc:

-Nhập khẩu hàng nớc ngoài bán trong nớc -Kinh doanh lu chuyển hàng nội địa

Công ty kinh doanh đa dạng hoá các mặt hàng trên cơ sở nghiên cứu thị trờng Việc bán hàng cũng đợc thực hiện đa phơng thức: bán buôn, bán lẻ, gửi hàng đi bán Các phơng thức bán hàng cũng thực hiện đa dạng trên nguyên tắc thận trọng và phù hợp với khả năng thanh toán của khách hàng với mục tiêu chính là đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.

Hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu đợc thực hiện dựa trên nguồn vốn vay nên hiện nay công ty chỉ chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực sau :

* Hoạt động XNK :

-XK : Công ty chủ yếu XK các hàng nông sản nh : lạc, gạo, chè sang một số nớc Châu á nh : Đài Loan, Singapo

-NK : Chủ yếu là hoá chất, điện lạnh, điện dân dụng, hàng trang trí nội thất, nguyên vật liệu từ các nớc nh : Đức, ấn Độ, Trung quốc, Nhật, Hàn quốc

*Hoạt động kinh doanh nội địa :

Chủ yếu là kinh doanh các mặt hàng : điện dân dụng, quần áo may sẵn, hàng tiêu dùng Các loại hoạt động nayd diễn ra tại các cửa hàng của công ty.

Ngoài ra, công ty còn làm đại lý bán vé máy bay cho hãng hàng không Pacific Airline Địa diểm tại công ty-142 Phố Huế.

Hình thức nhập khẩu của Công ty bao gồm nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác nhng hình thức nhập khẩu trực tiếp chiếm đa số Ph-ơng thức bán hàng thờng là bán buôn trực tiếp qua kho.

Phơng thức nhập khẩu của Công ty chủ yếu là nhập theo giá CIF, địa điểm giao hàng thờng ở hai cảng lớn là Cảng Hải Phòng, Cảng thành phố Hồ Chí Minh Ngoài ra, phơng thức giao hàng có thể là đờng sắt hoặc đờng không.

2.Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty :

Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo chế độ một thủ trởng do giám đốc đứng đầu quản lý, điều hành trực tiếp toàn diện từ các phòng ban đến các cửa hàng Từng phòng ban sẽ xây dựng kế hoạch trình lên giám đốc trong buổi họp giao ban, kế hoạch đợc triển khai từ trên xuống.

*Chức năng và nhiệm vụ của công các phòng ban nh sau :

-Ban giám đốc : Gồm 01 giám đốc và phó giám đốc.

+Giám đốc: là ngời chỉ đạo chung, có thẩm quyền cao nhất, có

nhiệm vụ quản lý toàn diện trên cơ sở chấp hành đúng đắn chủ trơng, chính sách, chế độ của Nhà nớc.

+Phó giám đốc: hai phó giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo các

phòng ban do mình quản lý, giúp giám đốc nắm vững tình hình hoạt động

Phó giám đốcPhó giám đốc

Phòng tài vụ

Phòng kinh doanh

tổng hợp

phòng kinh doanh

Phòng XNK1

Phòng tổ chức hành chínhHệ

thống các cửa hàngPhòng

kế hoạch thị trư

ờngPhòng

giao nhận và V/CPhòng

Giám đốc

của Công ty để có kế hoạch và quyết định sau cùng, giải quyết các công việc đợc phân công.

- Phòng tài vụ (phòng kế toán): tổ chức hạch toán toàn bộ hoạt

động xuất nhập khẩu, kinh doanh, giải quyết các vấn đề tài chính, thanh toán, quyết toán bán hàng, thu tiền, tiền lơng, tiền thởng, nghĩa vụ đối với Nhà nớc và các vấn đề liên quan đến tài chính Đồng thời tham mu cho giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính.

- Phòng xuất nhập khẩu 1 và phòng xuất nhập khẩu 2: với chức

năng tìm hiểu thị trờng, bạn hàng nớc ngoài để từ đó ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu dựa trên những kế hoạch đã đề ra, giải quyết các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu.

- Phòng kinh doanh tổng hợp và phòng kinh doanh 3: có nhiệm

vụ nghiên cứu, tìm hiểu thị trờng trong nớc để có chiến lợc kinh doanh trớc mắt và lâu dài, tham mu cho ban giám đốc về kế hoạch tiêu thụ, ký kết các hợp đồng với bạn hàng trong nớc, theo dõi hoạt động của các cửa hàng.

- Phòng giao nhận và vận chuyển: thực hiện việc vận chuyển

hàng nhập khẩu từ cảng về kho của Công ty.

- Các cửa hàng: là mạng lới tiêu thụ hàng trong nớc và ngoài nớc

của Công ty, thực hiện việc bán buôn và bán lẻ, là đơn vị hạch toán phụ thuộc Các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh đều gửi về Công ty làm công tác hạch toán.

- Phòng tổ chức hành chính : Tham mu giúp đỡ cho giám đốc

công tác :

+Đối nội, đối ngoại, lu trữ hồ sơ giấy tờ, thủ tục, công văn +Tổ chức nhân sự, quản lý sắp xếp, đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên.

+Quản lý tiền lơng, tiền thởng và các chế độ chính sách nh : bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

+Một số công việc hành chính khác nh công việc bảo vệ, tạp vụ,vệ sinh

*.Phơng pháp quản lý của công ty :

Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ, phơng pháp quản lý đơn giản, áp dụng phơng pháp quản lý trực tiếp do giám đốc lãnh đạo, quẩn lý điều hành trực tiếp toàn diện từ các phòng ban đến các cửa hàng Hoạt động kinh doanh của công ty đợc thực hiện thông qua các phòng kinh doanh và cửa hàng Các phòng kinh doanh, cửa hàng chịu trách triệm đối với từng lĩnh vực kinh doanh riêng trớc giám đốc Ngoài ra tại mỗi phòng kinh doanh, trách nhiệm kinh doanh của từng mặt hàng sẽ đợc giao cho từng ngời trong trong phòng và những ngời này sẽ chịu trách nhiệm với trởng phòng về mặt hàng kinh doanh đã đợc giao cho.

Quản lý là yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh Để quản lý có hiệu quả thì đòi hỏi phải tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với đội ngũ cán bộ có trình độ, có năng lực Do nhận thức đúng đắn tầm quan trọng đó từ khi thành lập đến nay công ty đã từng bớc củng cố tổ chức các phòng ban, cửa hàng, tuyển chọn những nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên cũ của công ty cho phù hợp với công việc kinh doanh và phục vụ cho kế hoạch phát triển lâu dài của công ty.

3.Tình hình lao động của công ty.

Bảng 1 Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty một số năm gần đây

Chỉ tiêu 1998199920001999/19982000/1999

Tổng số CBCNV

LĐ gián tiếp

LĐ KD TT/tổng CBCNV

76,92% 80,28% 82,89%

LĐ KD GT/tổng CBCNV

23,08% 19,72% 17,11%

LĐ ĐH+ TC/tổng CBCNV

24,62% 40,85% 44,74%

(Nguồn : phòng TCHC của công ty Hancimex)

Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình lao động của công ty qua một số năm nh sau :

-Tổng số CBCNV của công ty đã tăng trung bình 8% một năm.

-Tỷ lệ số lao động nam và lao động nữ ở công ty có số chênh lệch lớn Tuy nhiên trong một số năm gần đây tỷ lệ số lao động nam đang có chiều hớng tăng lên.Tỷ lệ nam có chiều hơng tăng lên để phù hợp với công vệc hiên trờng của nghiệp vụ xuất nhập khẩu :làm tại kho, làm thủ tục hải quan ,nhận hàng tại cảng

-Số CBCNV có trình độ đại học và trung cấp của công ty còn ít nhng do công ty quan tâm nhiều đến khâu tuyển chọn nên tỷ lệ này ngày càng tăng rõ rệt Có nh vậy mới đáp ng đợc yêu cầu ngày càng khắt khe, với mức độ khó của công việc

-Lao động kinh doanh trực tiếp ở công ty là chủ yếu và tỷ lệ này có xu hớng tăng lên.

*Tình hình thu nhập của CBCNV trong công ty.

Tuy nớc ta đã chuyển sang kinh tế vận động theo cơ chế thị ờng nhng nhìn chung các doanh nghiệp Nhà Nớc vẫn còn phần nào bị ảnh hởnh của chế độ kế hoạch hoá tập trung, bao cấp Cụ thể là tác phong làm việc của CBCNV trong doanh nghiệp nhà nớc vẫn cha linh hoạt Nhng với công ty thơng mại XNK Hà Nội thì đào tạo đợc các đặc điểm khác biệt so với các doamh nghiệp nhà nớc cùng loại, có thể nói công ty đã tạo đợc động cơ trong công việc với CBCNV để họ tập trung cao sức lực, trí lực cửa mình vào công việc Một trong những nguyên nhân tạo động cơ lao động đó là công ty đã có một chế độ đãi ngộ rất hợp lý với CBCNV Tuy là một doanh nghiệp Nhà nớc nhng do hạch toán kinh doanh độc lập nên công ty có chế độ trả lơng hết sức linh hoạt, ngoài một khoản lơng cố định hay còn gọi là lơng cấp bậc hoặc l-

tr-ơng đã ký kết trong hợp đồng theo chế độ Nhà nớc qui định, CBCNV hàng tháng sẽ đợc nhận một khoản tiền thởng tuỳ theo mức lợi nhuận mà ngời đó có đóng góp cho công ty Hay nói cách khác, do phơng pháp quản lý kinh doanh của công ty là mỗi ngời trong phòng ban sẽ phải chịu trách nhiệm đối việc kinh doanh của một hay một số mặt hàng dợc giao Phơng pháp trả lơng nay đã tạo ra động cơ làm việc với CBCNV trong công ty và phơng pháp này cũng tạo ra một mức thu nhập khá cao cho CBCNV trong công ty Tuy mức lơng cố định bình quân không cao (550.000 đồng/ngời/tháng) nhng với mức tiền thởng hàng tháng thì mức thu nhập hàng tháng của từng ngời trong công ty là khá cao (mức thu nhập bình quân là 1.300.000 đồng/ngời/tháng) với mức thu nhập này có thể giúp cho CBCNV yên tâm công tác Nhng với phơng pháp này sẽ khiến mức thu nhập của CBCNV dao động và tuỳ thuộc vào hoạt động kinh doanh của công ty

4 Tình hình kinh doanh của công ty :

4.1 Kết quả kinh doanh một số năm gần đây:

Những năm đầu thực hiện việc chuyển đổi cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trờng, công tác kinh doanh của Công ty gặp không ít khó khăn: khó khăn về cơ sở vật chất, khó khăn về nguồn vốn, công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ và cơ chế quản lý, kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

Những năm gần đây lại là những năm đầy khó khăn thử thách đối với các đơn vị kinh doanh: thị trờng diễn biến phức tạp, cạnh tranh khốc liệt, Nhà nớc liên tục có những thay đổi trong cơ chế chính sách Với nguồn vốn phục vụ kinh doanh quá ít, Công ty hoạt động chủ yếu bằng các nguồn vốn vay ngắn hạn của ngân hàng với lãi suất cao do đó lợi nhuận thu về còn quá ít và bỏ lỡ nhiều cơ hội trong kinh doanh vì không chủ động đợc nguồn vốn.