QUẢN TRỊ NGHIỆP VỤ KHO VÀ BAO BÌ

Hỗ trợ ôn tập Chương 6: [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] QUẢN TRỊ NGHIỆP VỤ KHO VÀ BÌ 6.1- Quản trị nghiệp vụ kho hàng hoá 6.1.1- Mục tiêu nguyên tắc cuả quản trị nghiệp vụ kho hàng hố a- Vị trí nội dung quản trị nghiệp vụ kho hàng hoá Trong hệ thống nghiệp vụ logistics, nghiệp vụ kho hoạt động logistics tiếp nối hỗ trợ cho trình cung ứng đặc biệt trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng Do đó, nghiệp vụ kho chịu ảnh hưởng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bán hàng, quản trị dự trữ quản trị mua hàng Nghiệp vụ kho hàng hoá hệ thống mặt cơng tác thực hàng hố trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho q trình vận động mua, bán hàng hố qua kho với chi phí thấp Quản trị nghiệp vụ kho có vai trị to lớn hệ thống logistics kinh doanh thương mại: - Nghiệp vụ kho đảm bảo hàng hố sẵn sàng cho q trình bán hàng, trình logistics trực tiếp Cơ cấu, số lượng chất lượng lô hàng cung ứng cho khách hàng kết trình nghiệp vụ kho; thời gian cung ứng hàng hoá chịu ảnh hưởng lớn trình nghiệp vụ kho, đặc biệt chịu ảnh hưởng công tác chuẩn bị hàng công đoạn phát hàng kho Và vậy, trình độ dịch vụ khách hàng chịu ảnh hưởng lớn nghiệp vụ kho - Nghiệp vụ kho tạo điều kiện thuận lợi để thực định quản trị mua dự trữ hàng hoá; nghiệp vụ kho đáp ứng điều kiện sở vật chất - kỹ thuật để bảo quản qui mô cấu dự trữ hàng hố tối ưu, kiểm tra cung cấp thơng tin tình hình biến động dự trữ hàng hố để quản trị có hiệu dự trữ hàng hố kho; nghiệp vụ kho trực tiếp kiểm tra số lượng chất lượng hàng hố q trình mua hàng, ngăn chặn hàng hố khơng đảm bảo chất lượng lọt vào kênh logistics, đồng thời nâng cao hiệu lực trình mua hàng - Quá trình nghiệp vụ kho sử dụng phương pháp công nghệ tiên tiến hợp lý, mặt, nâng cao chất lượng dịch vụ q trình, mặt khác, giảm chi phí nghiệp vụ kho giảm chi phí tồn q trình logistics Quản trị nghiệp vụ kho bao gồm nội dung sau: 1- Thiết kế trình nghiệp vụ kho; 2- Qui hoạch mặt nghiệp vụ kho; 3- Quản trị thiết bị nghiệp vụ kho; 4- Tổ chức lao động nghiệp vụ kho; Trong nội dung đầu quan trọng định nội dung nội dung sau b- Mục tiêu nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng hoá Xuất phát từ vị trí vai trị quản trị nghiệp vụ kho nêu trên, quản trị nghiệp vụ kho tập trung vào mục tiêu sau: - Thứ nhất, mục tiêu đáp ứng nhanh yêu cầu q trình mua bán hàng hố qua kho Mục tiêu gắn liền với chức hỗ trợ nghiệp vụ kho hàng hố Hỗ trợ ơn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] - Thứ hai, mục tiêu hợp lý hoá việc phân bố dự trữ hàng hoá kho Mục tiêu liên quan đến quản trị dự trữ hàng hoá sử dụng hợp lý diện tích dung tích kho - Thứ ba, mục tiêu chất lượng hàng hoá bảo quản Mục tiêu liên quan đến việc quản trị chất lượng hàng hoá kinh doanh thương mại tập trung chủ yếu kho hàng hoá Các tiêu đánh giá việc thực mục tiêu bao gồm: Số lần vi phạm hợp đồng cung cấp hàng hố cho khách hàng; tỷ lệ lơ hàng bị trả lại; thời gian trung bình chuẩn bị lơ hàng để phát cho khách hàng; tốc độ chu chuyển hàng hố kho; hệ số sử dụng diện tích dung tích kho; tỷ lệ hao hụt hàng hố kho; giá thành nghiệp vụ kho, Các nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng hoá: - Nguyên tắc hiệu quả: đạt mục tiêu với chi phí thấp - Nguyên tắc tiến kỹ thuật - Nguyên tắc hệ thống - Nguyên tắc giảm hao hụt 6.1.2- Quá trình nghiệp vụ kho hàng hố Tuỳ thuộc vào loại hàng hố dự trữ bảo quản, loại hình kho điêù kiện khác mà trình nghiệp vụ kho khác Tuy nhiên trình bao gồm giai đoạn: tiếp nhận hàng, bảo quản hàng, phát hàng Sơ đồ tổng quát trình nghiệp vụ kho thể hình 6.1 a- Nghiệp vụ tiếp nhận hàng a.1- Các yêu cầu tiếp nhận hàng kho Tiếp nhận hàng hệ thống mặt công tác kiểm tra tình trạng số lượng chất lượng hàng hoá thực nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất bên giao nhận, vận chuyển hàng hoá việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lý hàng hoá theo văn pháp lý qui định Tiếp nhận hàng hố cơng đoạn nghiệp vụ trung gian trình nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ vận chuyển, nghiệp vụ kho Do đó, tiếp nhận hàng hoá thể mối quan hệ kinh tế - pháp lý đơn vị kinh tế: nguồn hàng, đơn vị vận chuyển, doanh nghiệp thương mại Chính vậy, tiếp nhận hàng phải đảm bảo yêu cầu sau: - Phải xác định trách nhiệm vật chất cụ thể đơn vị cung ứng người nhận hàng Đây xác định rõ trách nhiệm vật chất việc thực hiên cam kết kinh tế - pháp lý người bán (nguồn hàng) người mua (doanh nghiệp thương mại ), đơn vị vận chuyển hàng hoá ký kết hợp đồng mua-bán hợp đồng vận chuyển hàng hoá - Phải kiểm tra việc thực kế hoạch nhập hàng doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hợp đồng mua bán vận chuyển bên Thông qua tiếp nhận hàng hố, tập hợp thơng tin mua hàng vận chuyển hàng hố, đó, phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng kho cách chi tiết cụ thể [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Hỗ trợ ơn tập Kế hoạch nhập chuẩn bị nhập hàng Kiểm tra điều kiện giao hàng Từ chối tiếp nhận Kiểm tra bao bì, số lượng hàng theo đơn vị bao bì 1.1 Lập biên Xử lý Kiểm tra số lượng theo đơn vị hàng hoá, cấu chủng loại, kiểm tra chất lượng cảm quan 1.2 Quyết định tiếp nhận 1.1a Kiểm tra, đánh giá chất lượng 1.1b Làm chứng từ nhập hàng Xác định vị trí phân bố hàng hoá Kiểm tra lần cuối số lượng hàng hố Chất xếp hàng hố vào vị trí bảo quản Chăm sóc, giữ gìn hàng hố Quản lý nhiệt độ, độ ẩm Xây dựng kế hoạch phát hàng Vệ sinh sát trùng kho Phòng chống cháy, bão lũ, phòng gian Chuẩn bị phát hàng Giao hàng Giám sát chất lượng hàng Ghi chú: 1- Hàng có bao bì 2- Hàng khơng bao bì 1.1- Giao nhận theo số lượng, chất lượng hàng hoá cụ thể 1.2- Giao nhận nguyên đai kiện 1.1a- Hàng phải qua kiểm tra đánh giá chất lượng chi tiết 1.1b- Hàng kiểm tra số tiêu cảm quan bên ngồi Hỗ trợ ơn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Hình 6.1: Sơ đồ tổng quát trình nghiệp vụ kho - Phải đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng xác Yêu cầu nhằm tiết kiệm thời gian hàng hố dừng lại cơng đoạn tiếp nhận, giải phóng nhanh phương tiện vận tải, nhanh chóng đưa hàng hố vào nơi bảo quản Tính kịp thời nhanh chóng khơng làm ảnh hưởng đến tính xác việc kiểm tra số lượng chất lượng hàng hố a.2- Nội dung tiếp nhận hàng Cơng đoạn tiếp nhận hàng kho bao gồm: tiếp nhận số lượng, tiếp nhận chất lượng, làm chứng từ nhập hàng  Tiếp nhận số lượng tiến hành kiểm tra số lượng hàng hoá thực nhập xác định trách nhiệm vật chất bên việc giao nhận hàng hoá mặt lượng Chế độ, kỹ thuật tiếp nhận, phương pháp, thời hạn, thủ tục tiếp nhận khác tuỳ thuộc vào vị trí tiếp nhận, phương tiện vận tải, đặc điểm bao bì, tính chất hàng hố qui định trong văn pháp lý Tiếp nhận hàng hố bao gồm bước: - Tiếp nhận sơ bộ: Tiếp nhận theo đơn vị bao bì hàng hoá phương pháp đếm số lượng đơn vị bao bì chứa lượng hàng hố tiêu chuẩn để xác định tổng lượng hàng hoá Tiếp nhận sơ nhằm giải phóng nhanh phương tiện vận tải chờ bốc dỡ Tiếp nhận sơ trường hợp hàng hố đựng bao bì tiêu chuẩn ngun vẹn, khơng bị dập vỡ, khơng có dấu hiệu an tồn Kết thúc tiếp nhận sơ bộ, trách nhiệm vật chất hàng hoá chưa chuyển giao cho bên nhận - Tiếp nhận chi tiết: áp dụng trường hợp hàng hoá qua tiếp nhận sơ bộ, hàng hố khơng có bao bì, bao bì khơng an tồn Tiếp nhận chi tiết theo đơn vị hàng hoá phương pháp đơn vị đo lường hợp pháp nhà nước Tiếp nhận chi tiết tiến hành mẫu đại diện, thường từ 15 -20% qyi mô lô hàng Sau tiếp nhận chi tiết, trách nhiệm vật chất mặt lượng hàng hoá chuyển giao cho bên nhận hàng Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào cam kết bên mà hàng hoá cần qua bước tiếp nhận sơ nguyên đai kiện chuyển vào kho mà không cần qua bước tiếp nhận chi tiết Trong trình tiếp nhận, phát hàng hoá thừa thiếu, phải lập biên để qui trách nhiệm vật chất  Tiếp nhận chất lượng hàng hố Bao gồm mặt cơng tác nhằm kiểm tra tình trạng chất lượng hàng hố thực nhập xác định trách nhiệm vật chất bên giao nhận tình trạng khơng đảm bảo chất lượng hàng hoá nhập kho “Chất lượng hàng hoá khả hàng hoá thực chức mình; chất lượng hàng hố bao gồm độ bền, độ tin cậy, độ xác, dễ vận hành sửa chữa, đặc tính giá trị khác” Các đặc tính chất lượng hàng hố đo lường tiêu Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] khác nhau, chủ yếu tiêu lý, hoá, sinh, tiêu cảm quan Tiếp nhận chất lượng hàng hoá phải vào văn có tính pháp lý, như: hợp đồng, văn tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá, chế độ qui định tiếp nhận hàng hoá; đồng thời phải vào chứng từ kèm hoá đơn, giấy đảm bảo chất lượng, Tiếp nhận chất lượng hàng hoá phải tiến hành theo bước sau: - Thứ nhất, phải lấy mẫu kiểm tra chất lượng: Việc kiểm tra chất lượng tiến hành tồn lơ hàng được, phải lấy mẫu để kiểm tra Mẫu kiểm tra phải lấy theo phương pháp khoa học theo qui định thoả thuận bên Mẫu kiểm tra phải đánh dấu niêm phong có gắn nhãn hiệu kèm chữ ký người tham gia tiếp nhận, đồng thời phải lập biên lấy mẫu Mẫu lựa chọn để kiểm tra phải bảo quản cẩn thận tiếp nhận xong khơng có tranh chấp bên - Thứ hai, phải xác định phương pháp kiểm tra đánh giá chất lượng Tuỳ thuộc vào đặc điểm hàng hoá, qui định thoả thuận bên mà sử dụng phương pháp kiểm tra thích hợp Có phương pháp kiểm tra chủ yếu: phương pháp cảm quan phương pháp phân tích thí nghiệm Phương pháp cảm quan phương pháp sử dụng giác quan người để kiểm tra chất lượng Các tiêu cảm quan thường là: màu sắc, mùi vị, âm độ cứng, Phương pháp có ưu điểm là: đơn giản, nhanh chóng, rẻ tiền, thiết bị dụng cụ không phức tạp, số trường hợp, phải dùng tiêu cảm quan đánh giá chất lượng tổng hợp cách xác loại hàng kích thích, Nhược điểm phương pháp thiếu xác, thiếu khách quan, phụ thuộc vào trình độ cảm quan yếu tố tâm sinh lý người kiểm tra Phương pháp phân tích thí nghiệm phương pháp sử dụng thiết bị phân tích phịng thí nghiệm để xác định tiêu chất lượng lý, hoá, sinh, Yêu cầu quan trọng phương pháp phải có thiết bị có độ xác cao Ưu điểm phân phối kiểm tra xác khách quan chất lượng hàng hoá Nhược điểm phương pháp địi hỏi phải có thiết bị phức tạp, thời gian để phân tích lâu Ngày nay, phát triển khoa học kỹ thuật, thiết bị phân tích trở nên tinh vi, đảm bảo kiểm tra nhanh mà đảm bảo độ xác cao Đối với phương pháp kiểm tra cảm quan, phải sử dụng phương pháp cho điểm để đánh giá chất lượng; cịn phương pháp phân tích thí nghiệm, việc đánh giá dựa sở kết phân tích định lượng Thời gian tiếp nhận chất lượng hàng hố khơng vượt q giới hạn qui định Thời gian tiếp nhận tuỳ thuộc vào tính chất hàng hố, khoảng cách nơi giao nơi nhận, điều kiện giao thông vận tải, phương thức giao nhận, - Trong trình kiểm tra đánh giá, phát thấy chất lượng hàng hố khơng đảm bảo tiêu chuẩn cam kết, bao bì hàng hố khơng qui cách, phải lập biên tình trạng chất lượng có mặt bên giao hàng quan giám định chất lượng hàng hoá Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Hàng hố khơng đảm bảo chất lượng phải xử lý theo qui định pháp luật thoả thuận bên Nguyên tắc xử lý là: pháp lý, thoả thuận, giảm chi phí cho bên  Làm chứng từ nhận hàng Làm chứng từ nhận hàng bao gồm công tác nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng Sau kiểm tra số lượng chất lượng hàng hố, lơ hàng đảm bảo người nhận hàng (thủ kho) ký vào hoá đơn giao hàng kết thúc việc nhận hàng Trường hợp hàng hố khơng đảm bảo số lượng chất lượng khơng có chứng từ kèm phải tiến hành lập biên tuỳ theo tình hình cụ thể để xử lý Sau tiếp nhận, phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng vào kho Mỗi lơ hàng nhập kho phải ghi sổ theo dõi tình hình nhập hàng, đồng thời phải ghi chép số liệu hàng nhập vào thẻ kho để nắm tình hình nhập xuất tồn kho b- Nghiệp vụ bảo quản hàng hoá kho b.1- Yêu cầu nghiệp vụ bảo quản Bảo quản hàng hoá hệ thống mặt cơng tác nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn số lượng chất lượng hàng hoá trình dự trữ, tận dụng đến mức cao diện tích dung tích kho, nâng cao suất thiết bị lao động kho Trong toàn trình nghiệp vụ kho, bảo quản hàng hố cơng đoạn nghiệp vụ phức tạp nhất, định chất lượng công tác kho, thực tốt chức kho hàng hố; cơng đọan nghiệp vụ có ảnh hưởng rõ rệt đến chất lượng công đoạn nghiệp vụ tiếp nhận phát hàng, thực mục tiêu trình nghiệp vụ kho Cơng đoạn nghiệp vụ bảo quản hàng hố kho phải thực yêu cầu sau: - Phải giữ gìn tốt số lượng chất lượng hàng hố bảo quản kho, phấn đấu giảm đến mức thấp hao hụt hàng hoá kho; - Tận dụng diện tích dung tích kho, nâng cao suất loại thiết bị lao động kho; - Tạo điều kiện để thực tốt trình nghiệp vụ kho Q trình bảo quản hàng hố kho bao gồm mạt công tác bản: Phân bố chất xếp hàng hố kho; Chăm sóc giữ gìn hàng hố bảo quản kho; Quản trị định mức hao hụt hàng hoá kho b.2- Phân bố chất xếp hàng hoá kho Phân bố chất xếp hàng hoá kho qui hoạch vị trí hàng hố bảo quản, phương pháp để hàng hố nơi qui định thích hợp với đặc điểm, tính chất hàng hố, kho, bao bì thiết bị kho Phân bố chất xếp hàng hoá hợp lý kho đảm bảo thuận tiện cho việc bảo quản hàng hoá, tiếp nhận phát hàng, đồng thời tận dụng tốt diện tích dung tích kho hàng hố Hỗ trợ ơn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Nguyên tắc phân bố chất xếp hàng hoá: Phải theo khu vực theo loại hàng, tránh ảnh hưởng có hại lẫn loại hàng hố mơi trường bảo quản bố trí lân cận hàng hố có liên quan với tiêu dùng; đảm bảo trật tự vệ sinh- dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm kê hàng hoá; đảm bảo mỹ quan cho kho hàng hố Có nghĩa hàng hố giống điều kiện kỹ thuật bảo quản bảo quản khu vực kho; nhiên, nhiều loại hàng hố đặc tính thương phẩm mà ảnh hưởng có hại lẫn có điều kiện bảo quản, cần phải để cách ly chè, thuốc lá, Do hàng hố có liên quan tiêu dùng thường phát lô hàng, để thuận tiện cho phát hàng, cần bố trí gần Yêu cầu chung phân bố chất xếp: Đảm bảo thuận tiện cho việc tiến hành nghiệp vụ kho; đảm bảo an tồn cho người, hàng hố phương tiện; bảo đảm tiết kiệm sức lao động, giảm chi phí, khơng ngừng nâng cao suất lao động, tận dụng sức chứa kho, công suất thiết bị Những để tiến hành phân bố chất xếp: Tính chất, đặc điểm hàng hố, kho thiết bị; phương pháp điều kiện kỹ thuật bảo quản hàng hố; điều kiện khí hậu khu vực kho; tiêu chuẩn định mức kinh tế - kỹ thuật người, hàng hoá thiết bị Nội dung phân bố chất xếp hàng hoá kho: 1/ Phân loại hàng hoá bảo quản theo đặc trưng kinh tế kỹ thuật: Những đặc trưng kinh tế hàng hoá bảo quản bao gồm: qui mô lưu chuyển dự trữ hàng hố, tốc độ chu chuyển hàng hố, tính liên quan tiêu dùng hàng hố Những hàng hố có tốc độ chu chuyển nhanh, cường độ xuất nhập cao phân bố vị trí thuận tiện cho di chuyển xếp dỡ; hàng hố có liên quan tiêu dùng bố trí lân cận nhau, Những đặc trưng kỹ thuật hàng hố: tính chất đặc điểm thương phẩm hàng hoá 2/ Xác định phương pháp chất xếp hàng hoá kho: Phương pháp chất xếp cách thức để hàng vị trí bảo quản hàng hố Mỗi loại hàng hố khác với tính chất bao bì khác áp dụng phương pháp chất xếp khác Mỗi loại phương pháp chất xếp có ưu nhược điểm định, có tải trọng chất xếp đơn vị diện tích khác Có phương pháp chất xếp phổ biến: - Phương pháp đổ đống: Thường áp dụng hàng hoá dạng hạt rời khơng có bao bì Ưu điểm phương pháp là: Sử dụng triệt để diện tích dung tích nhà kho, đỡ tốn chi phí bao bì q trình bảo quản hàng hố kho Nhược điểm: Cần phải có thiết bị ngăn phức tạp, khó khăn cho q trình di chuyển hàng hố kho, đặc biệt kho chưa giới hố; khó kiểm tra, phát hàng hoá bị hư hỏng, chất lượng Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] - Phương pháp xếp giàn, giá, bục, tủ: Thường áp dụng để chất xếp hàng hố mở bao, hàng lẻ, hàng xuất cịn thừa,hoặc hàng cần bảo quản giá tủ chuyên dùng Ưu điểm phương pháp này: Có chiều cao chất xếp lớn, đảm bảo tính xác q trình cơng nghệ kho, thuận tiện cho giới hố kho Nhược điểm: Giá trị thiết bị chứa đựng cao, hệ số sử dụng diện tích dung tích khơng lớn, phải có thiết bị xếp dỡ phức tạp, chiều cao chất xếp lớn - Phương pháp xếp hàng thành chồng: Thường sử dụng hàng hoá bảo quản nguyên bao, nguyên kiện Ưu điểm: Đảm bảo tính trật tự chồng hàng, sử dụng tốt diện tích, dung tích nhà kho bao bì đảm bảo; thuận tiện cho công tác xuất nhập, kiểm kê, kiểm tra bảo quản hàng hố Nhược điểm: Khơng thật sử dụng triệt để dung tích nhà kho, an tồn cho người hàng hoá Phương pháp xếp thành chồng áp dụng phổ biến nước ta Tuỳ thuộc vào đặc điểm hàng hố, mà có loại hình chất xếp thành chồng: chồng hình vng, hình chữ nhật hình chóp Xếp chồng hình chóp áp dụng cho loại hàng đóng bao muối, đường, gạo đỗ, ;xếp theo hình chữ nhật hình vng áp dụng bao bì chắn Xếp chồng hình chữ nhật có kiểu: 1- Xếp thẳng thành chồng; 2- Xếp cách ván thành chồng; 3- Xếp đứng thành chồng; 4- Xếp chéo thành chồng (kiểu chữ thập); 5- Xếp ngược thành chồng; 6- Xếp miệng giếng thành chồng Dựa vào phương pháp chất xếp đặc điểm hàng hoá, xác định tiêu chuẩn chất xếp đơn vị diện tích bảo quản 3/ Tính tốn diện tích bảo quản: Trên sở qui mơ hàng hoá nhập kho tiêu chuẩn chứa hàng đơn vị diện tích, xác định diện tích cần thiết để bảo quản hàng hố 4/ Xác định vị trí phân bố hàng hố: Vị trí phân bố hàng hoá bảo quản thường xác định tuỳ thuộc vào hệ thống qui hoạch diện tích bảo quản Trong kho, có hệ thống qui hoạch: qui hoạch động qui hoạch cố định - Hệ thống qui hoạch động (định vị động): cho phép định vị hàng hoá bảo quản kho thay đổi theo thời gian nhập lơ hàng với mục đích sử dụng hiệu dung tích kho - Hệ thống qui hoạch cố định: Mỗi loại hàng hoá định vị lâu khu vực lựa chọn Lợi hệ thống xác định vị trí bảo quản hàng hoá để đưa hàng vào lấy hàng Tuy nhiên, hệ thống sử dụng không hiệu diện tích dung tích bảo quản hàng hố kho 5/ Tiến hành chất xếp hàng hoá vào vị trí bảo quản - đánh dấu ghi ký, mã hiệu hàng hố lên sơ đồ qui hoạch diện tích bảo quản hàng hoá Tiến hành chất xếp hàng hoá vào vị trí bảo quản theo phương pháp dự tính Di chuyển chất xếp hàng hố loại lao động nặng nhọc, cần phải giới hoá Đồng Hỗ trợ ơn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] thời để xác định nhanh chóng vị trí bảo quản hàng hoá, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ phát hàng, cần phải đánh dấu vị trí phân bố hàng hoá sơ đồ qui hoạch Trong trường hợp tự động hố q trình cơng nghệ kho, cần phải mã hố khu vực bảo quản b.3- Chăm sóc, giữ gìn hàng hố bảo quản kho Hàng hố thời gian bảo quản kho, ảnh hưởng yếu tố bên ngồi bị suy giảm số lượng chất lượng Để tạo nên điều kiện thích hợp bảo quản hàng hố, phát hàng hố bị giảm sút chất lượng, đề phịng hàng hố mát, phải sử dụng hệ thống mặt công tác: Quản lý nhiệt độ, độ ẩm; vệ sinh, sát trùng kho; phòng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo mật; kiểm tra giám sát chất lượng hàng hoá  Quản lý nhiệt độ, độ ẩm hàng hoá kho Nhiệt độ độ ẩm yếu tố điều kiện bảo quản hàng hoá Do tính chất thương phẩm mà loại hàng hố có khác việc chống lại tác động mơi trường, đó, địi hỏi phải bảo quản nhiệt độ độ ẩm định Quản lý nhiệt độ, độ ẩm kho hệ thống biện pháp khác nhằm tạo trì nhiệt độ độ ẩm thích hợp với u cầu bảo quản hàng hố Nội dung quản lý nhiệt độ, độ ẩm kho bao gồm công tác bản: Xây dựng chế độ nhiệt độ độ ẩm thích hợp cho loại hàng hoá khác nhau; kiểm tra tạo lập, trì nhiệt độ độ ẩm theo yêu cầu Các biện pháp tạo trì nhiệt độ, độ ẩm kho bao gồm: Thơng gió; dùng chất hút ẩm; sấy, bịt kín a/ Thơng gió Thơng gió q trình làm thay đổi khơng khí kho để cải thiện điều kiện bảo quản: điều hồ nhiệt độ, độ ẩm thích hợp với u cầu bảo quản hàng hố, loại trừ khí có hại kho ngồi (CO2, NO2, NH3, ) Có phương pháp thơng gió: thơng gió tự nhiên nhân tạo Thơng gió tự nhiên q trình làm thay đổi khơng khí kho dựa vào điều kiện tự nhiên Để thơng gió tự nhiên, phải nắm vững thời thơng gió phương pháp mở cửa kho Thời thơng gió phải đảm bảo điều kiện sau: Điều kiện 1: Ngồi trời khơng mưa, khơng có sương mù, sấm sét, khơng có gió mạnh từ cấp trở lên Điều kiện 2: Nhiệt độ kho không thấp 10oC cao 32oC Điều kiện 3: Độ ẩm tuyệt đối ngaòi kho phải thấp độ ẩm tuyệt đối kho Điều kiện 4: Nhiệt độ thấp môi trường (trong ngồi kho) khơng thấp q 10C so với nhiệt độ điểm sương môi trường có nhiệt độ cao Như vậy, điều kiện thời tiết khơng đảm bảo điều kiện khơng phải thời thơng gió Bảng 6.1 cho ta ví dụ thời thơng gió Ở nước ta, thời thơng gió thường tháng nóng khơ ráo, cịn tháng nhiều mưa độ ẩm cao (tháng 3,4,8,9) có thời thơng gió Trong ngày, theo kinh nghiệm 10 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Hỗ trợ ơn tập mở cửa kho thơng gió vào lúc 8- h 17- 18 h hàng ngày, mùa hè Để thơng gió tốt, phải biết cách mở cửa thơng gió tính tốn diện tích cửa thơng gió Diện tích cửa thơng gió tính theo cơng thức sau: F  L g.p  ex  3600 Bảng 6.1: F- Diện tích cửa hút gió  - Hệ số luồng gió thơng vào áp dụng cho cửa hai bên tường kho (=0,68) g- Gia tốc trọng trường (g = 9,81Kg/m2 ) L- Khối lượng không khí cần đưa vào kho  ex - Khối lượng riêng khơng khí ngồi kho p- Hiệu số áp lực khơng khí ngồi kho Bảng xác định thời thơng gió a/ Trường hợp nhiệt độ khơng đổi, độ ẩm tương đối khác Điều kiện Nhiệt độ (0C) Độ ẩm tương đối (%) Độ ẩm tuyệt đối (g/cm3) Điểm sương (0C) Trong kho 30 65 20 22,5 22 65 12,83 15 22 70 16,64 16 22 75 14,49 17 Có thể 22 80 15,54 18,2 22 85 16,32 19 Không 22 95 18,33 21 lợi 22 100 19,43 22 Tốt Ngoài kho a/ Trường hợp nhiệt độ thay đổi, độ ẩm tương đối khác Điều kiện Trong kho Khơng lợi Tốt Ngồi kho Tổ chức thông Nhiệt độ (0C) 30 22 22 22 22 22 22 23 23 23 24 24 Độ ẩm tương đối (%) 65 Độ ẩm tuyệt đối (g/cm3) 20 Điểm sương (0C) 22,5 65 75 80 65 75 80 65 75 12,83 14.49 15,54 13,64 15,43 16,46 14,16 18,34 15 17 18,2 16 18 19,2 16,7 19 Hỗ trợ ơn tập 12 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Nhằm ngăn cách môi trường bảo quản với môi trường bên ngoài, tạo nên điều kiện bảo quản phù hợp vơí u cầu tính chất hàng hố Phương pháp giữ độ ẩm khơng khí an tồn số hàng dễ hút ẩm chè, thuốc lá, hàng khô, ,giữ chất lượng số hàng vị giác hương phẩm, tránh ảnh hưởng có hại số hàng có mùi vị lạ Có nhiều cách bịt kín: chum, vại, thùng, Với số lượng lớn áp dụng số phương pháp sau: - Bịt kín tồn kho: lơ hàng lớn nhập xuất - Bịt kín ô gian, đống hàng: lượng hàng hoá nhỏ, hàng đống gói lẻ u cầu hàng hố đưa vào bảo quản bịt kín phải có thuỷ phần an toàn  Vệ sinh, sát trùng kho Là hệ thống biên pháp để tiêu diệt sinh vật, vi sinh vật loại trừ tạp chất ảnh hưởng có hại hàng hố kho Những để làm vệ sinh, sát trung kho: - Căn vào tính chất, đặc điểm hàng hố bao bì - Căn vào tập tính sinh hoạt loại sinh vật vi sinh vật - Căn vào vị trí tình trạng kiến trú nhà kho, điều kiện thiết bị bảo quản làm vệ sinh sát trùng Nội dung công tác vệ sinh sát trùng kho: 1/ Đảm bảo điều kiện vệ sinh, phòng ngừa trùng bọ phát sinh - Điều kiện vệ sinh kho tàng: Phải thường xun làm tốt cơng tác vệ sinh ngồi kho Trong kho không tạo nên điều kiện cho sinh vật làm tổ Trước nhập hàng, phải sát trung kho Phải đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm kho thích hợp với hàng hố - Điều kiện hàng hoá: Hàng hoá phải sẽ, đảm bảo tiêu chuẩn bảo quản, đặc biệt đảm bảo thuỷ phần an tồn, khơng bị nhiễm trùng; cách ly hàng hố nhiễm không nhiễm trùng, hàng tốt hàng bị giảm chất lượng - Điều kiện bao bì thiết bị: Bao bì thiết bị phải ln ln sẽ, không bị nhiễm trùng - Điều kiện người: Người làm công tác kho phải đảm bảo luôn 2/ Xây dựng tổ chức thực chế độ kiểm tra vệ sinh, chế độ vệ sinh sát trùng kho, hàng hoá thiết bị 3/ Sử dụng hiệu phương pháp diệt trùng: - Phương pháp lý học, học: Dùng nhiệt độ cao ánh sáng mặt trời, sấy, dùng ánh sáng hấp dẫn côn trùng để tập trung tiêu diệt, dùng tia cực tím, sóng điện từ, ;Dùng bẫy đánh bắt, - Phương pháp sinh thái học: Thay đổi môi trường sống trùng bọ cách thay đổi hàng hoá bảo quản kho nhằm hạn chế tốc độ sinh trưởng tiêu diệt chúng - Phương pháp hoá học: Đây phương pháp phổ biến tiêu diệt triệt để loại sinh vật vi sinh vật phạm vi rộng Hỗ trợ ôn tập 13 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC]  Phịng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo mật Cháy tượng thường dễ xảy sơ suất sản xuất, sinh hoạt như: hút thuốc không nơi qui định, mang xách vật có lửa khơng thận trọng, hệ thống dây điện, thiết bị điện, lị sấy, ống khói khơng đảm bảo an tồn, so thiết điện, thiết bị sản xuất, động đốt khơng có vật bảo hiểm, sấm sét, chí cịn sản phẩm tự bốc cháy Cháy làm tổn thất nghiêm trọng tài sản doanh nghiệp xã hội, phịng chống cháy cơng tác cần phải quan tâm đặc biệt Ở kho sử dụng biện pháp phòng chống chaý sau: - Biện pháp tổ chức - Biện pháp sử dụng thiết bị - Biện pháp kỹ thuật - Biện pháp có tính chế độ - Các biện pháp chạy hoả - Những biện pháp phòng ngừa, chữa cháy - Những biện pháp phòng hoả tĩnh điện - Những biện pháp thiết kế xây dựng Những biện pháp bảo mật phòng gian: - Phải xây dựng nội qui phòng gian bảo mật kiểm tra, đôn đốc nhân viên kho thực tốt chế độ nội qui - Tổ chức lực lượng bảo vệ kho tàng, hàng hoá Thường xuyên tuần tra, canh gác, xây dựng phương án bảo vệ kho hàng hoá - Xây dựng trang bị cơng trình, thiết bị bảo vệ: nhà kho phải có khố chắn, có điện bảo vệ ban đêm, có hàng rào xung quanh kho, - Giáo dục nêu cao tinh thần cảnh giác phòng chống trộm cắp cho cán nhân kho  Giám sát kiểm tra hàng hoá, kho tàng Giám sát kiểm tra mặt cơng tác có mối quan hệ mật thiết với Giám sát là hoạt động có tính chất thường xun nhằm theo dõi trình nghiệp vụ kho, tình trạng kho, hàng hoá, thiết bị, phát kịp thời tượng bất thường để có biện pháp xử lý Kiểm tra tập hợp thao tác cụ thể nhằm xác định cụ thể tình trạng kho, hàng hố, thiết bị, tình hình thực chế độ, nội qui, qui trình, qui phạm kỹ thuật, thời điểm định để có biện pháp xử lý kịp thời Phải qui định chế độ kiểm tra thường kỳ, lúc cần thiết kiểm tra đột xuất; theo dõi thấy tượng khác thường phải tổ chức kiểm tra để phát nguyên nhân, từ có biện pháp xử lý b.4- Quản trị định mức hao hụt hàng hoá Quản trị định mức hao hụt hàng hoá việc sử dụng biện pháp tổ chức kỹ thuật nhằm giảm đến mức thấp hao hụt tự nhiên loại trừ hao hụt chủ quan gây Hỗ trợ ôn tập 14 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Như vậy, nội dung quản trị định mức hao hụt bao gồm: - Xây dựng định mức - Xét duyệt, ban hành tổ chức thực định mức - Kiểm tra giám sát việc thực định mức, điều chỉnh định mức  Xây dựng định mức hao hụt hàng hoá Định mức hao hụt hàng hoá việc xác định lượng tiêu hao vật chất cần thiết hợp lý, phù hợp với điều kiện kinh tế, kỹ thuật xã hội bảo quản hàng hoá kho Hao hụt kho nguyên nhân sau: - Do ảnh hưởng nhân tố tự nhiên thân hàng hố Tức tính chất thương phẩm hàng hoá mối quan hệ tương tác với yếu tố mơi trường bên ngồi: Do q trình sinh hố, sinh lý hàng hố; Do tính chất hố lý sinh hàng hố, Với mơi trường bên ngồi khác nhau, cường độ q trình khác Nhiệm vụ cơng tác kho tạo điều kiện môi trường nhằm hạn chế đến mức tối đa trình tự nhiên Loại hao hụt nguyên nhân gọi hao hụt tự nhiên - Hao hụt tất yếu thực thao tác nghiệp vụ kỹ thuật kho Trong trình thực thao tác nghiệp vụ kho di chuyển, xếp dỡ, biến đổi hàng hố, xẩy hao hụt khơng thể tránh khỏi Tuy nhiên hạn chế hao hụt cách cải tiến phương pháp nghiệp vụ, hoàn thiện thiết bị kỹ thuật kho Loại hao hụt gọi hao hụt tất yếu nghiệp vụ Hao hụt tự nhiên tất yếu thuộc hao hụt định mức, định mức cho loại hao hụt - Hao hụt lỗi nhân viên kho khơng thực chế độ, qui trình, qui phạm bảo quản hàng hoá kho mà để xẩy hao hụt Đây hao hụt chủ quan gây nên, cán kho phải chịu trách nhiệm vật chất - Hao hụt tai hoạ thiên nhiên không khắc phục Những hao hụt ngun nhân sau khơng có tính khách quan, khơng lường trước được, nên thuộc phạm vi định mức, mà hao hụt vượt định mức Những để xây dựng định mức hao hụt: - Căn vào tính chất, đặc điểm hàng hố: Mỗi loại hàng hố có đặc điểm tính chất tự nhiên khác nhau, điều kiện kỹ thuật bảo quản định, có hao hụt khác Vì thế, xây dựng định mức hao hụt phải phân biệt theo loại hàng - Căn vào điều kiện kỹ thuật bảo quản, vận chuyển hàng hố - Căn vào trình độ kỹ thuật cán nhân viên kho Các phương pháp tính định mức hao hụt: Có phương pháp tính định mức hao hụt: phương pháp thống kê - kinh nghiệm, phương pháp tính tốn kinh tế - kỹ thuật - Phương pháp thống kê - kinh nghiệm: phương pháp tính định mức dựa tập hợp thống kê tỷ lệ hao hụt hàng hoá thời gian qua, kết hợp với kinh nghiệm người làm cơng tác định mức 15 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Hỗ trợ ơn tập Phương pháp có ưu điểm đơn giản, nhanh chóng, tốn chi phí điều kiện cơng tác kho thường xuyên biến động, phương pháp tương đối hợp lý Nhược điểm phương pháp là: không loại trừ nguyên nhân chủ quan gây nên hao hụt - Phương pháp tính tốn kinh tế - kỹ thuật: phương pháp tính định mức dựa sở thiết lập điều kiện kinh tế - kỹ thuật hợp lý bảo quản hàng hoá, loại trừ nguyên nhân chủ quan gây nên hao hụt Phương pháp có ưu điểm đảm bảo độ xác cao, loại trừ nguyên nhân chủ quan, đồng thời khuyến khích người làm cơng tác bảo quản tìm cách để giảm hao hụt Nhược điểm chủ yếu phương pháp thời gian khảo sát lâu, chi phí tốn kém, trường hợp điều kiện bảo quản khơng ổn định, số định mức có độ tin cậy không cao Định mức hao hụt phải số trung bình tiên tiến có tác dụng quản trị hao hụt  Xét duyệt, ban hành tổ chức thực định mức Sau xây dựng định mức, cấp có thẩm quyền phải tiến hành xét duyệt ban hành định mức kịp thời, khơng định mức sau thời gian trở nên lạc hậu Tổ chức thực định mức bao gồm nội dung sau: - Phải tổ chức nghiên cứu hướng dẫn việc thực định mức cách tỉ mỉ cẩn thận cho người - Phải tạo điều kiện bảo quản hàng hoá hợp lý, động viên người bảo quản hàng hố theo qui trình, qui phạm ban hành, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật để giảm hao hụt hàng hoá đến mức thấp - Phải thực nghiêm chỉnh chế độ khen thưởng trách nhiệm vật chất việc thực định mức Để đánh giá việc thực định mức, phải so sánh mức hao hụt thực tế mức hao hụt phép tính theo định mức: Ht = D c - Dk ; Hđ = (M + Dc).k n1 k   ki  i 1 t n k n Tn Ht- Hao hụt thực tế thời kỳ định Dc- Tồn kho cuối kỳ theo sổ sách Dk- Tồn kho cuối tế Hđ- Hao hụt tính theo định mức M- Mức lưu chuyển hàng hoá kỳ báo cáo Dc- Tồn kho cuối kỳ theo sổ sách k- Tỷ lệ hao hụt định mức có tính đến thời gian bảo quản trung bình ki- Tỷ kệ hao hụt định mức thời gian bảo quản i kn- tỷ lệ hao hụt định mức thời gian bảo quản cuối tn- Thời lượng bảo quản hàng hoá nằm thời gian bảo quản cuối Tn- Thời gian bảo quản cuối có tỷ lệ hao hụt kn Hỗ trợ ơn tập 16 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Nếu Ht  Hđ thực tốt định mức khen thưởng; Nếu Ht > Hđ không thực định mức phải xác định nguyên nhân xử lý kịp thời, xác định trách nhiệm vật chất hàng hoá hao hụt vượt định mức  Kiểm tra, theodõi việc thựchiện định mức, điều chỉnh định mức Để tăng cường tính khoa học, tính thực tiễn tính hành định mức ban hành, cấp xây dựng xét duyệt, ban hành định mức tổ chức thực định mức phải kiểm tra, theo dõi việc thực định mức Nội dung công tác bao gồm: - Kiểm tra việc chấp hành qui định điều kiện kỹ thuật bảo quản hàng hố, qui trình, qui phạm cơng tác kho -Kiểm tra việc thực chế độ khen thưởng trách nhiệm vật chất công tác tổ chức thực định mức - Trong trình kiểm tra, theo dõi, phát điểm bất hợp lý định mức thực tế cần phải điều chỉnh Định mức cao thấp ảnh hưởng xấu đến kết công tác kho c- Nghiệp vụ phát hàng kho c.1- Vị trí u cầu Phát hàng cơng đoạn nghiệp vụ cuối thể chất lượng toàn q trình nghiệp vụ kho hàng hố Những mục tiêu nghiệp vụ kho thực công đoạn nghiệp vụ Nghiệp vụ phát hàng cấu thành nên trình nghiệp vụ vận chuyển, đặc biệt phận cấu thành trình logistics trực tiếp (logistics bán hàng ) doanh nghiệp thương mại bán bn Chính vậy, nghiệp vụ phát hàng phải thực yêu cầu sau: - Xác định rõ trách nhiệm vật chất cụ thể phận công tác kế hoạch, chuẩn bị giao hàng; - Phải đảm bảo phát hàng kịp thời, nhanh chóng xác cho khách hàng theo hợp đồng lệnh xuất kho - Phải đảm bảo giảm chi phí cho tồn q trình phát hàng Công đoạn nghiệp vụ phát hàng bao gồm công tác chủ yếu: xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phát hàng; chuẩn bị phát hàng; tiến hành giao hàng c.2- Nội dung nghiệp vụ phát hàng  Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phát hàng Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phát hàng q trình dự tính tiêu giải pháp nghiệp vụ kỹ thuật nhằm thực tốt việc phát hàng đồng thời sử dụng tốt lực lượng lao động thiết bị kỹ thuật kho Như kế hoạch nghiệp vụ phát hàng dự tính nội dung, thời hạn hạn chuẩn bị tổng hợp lô hàng theo đơn đặt hàng, thời gian cung cấp phương tiện vận tải tiến hành vận chuyển hàng hoá; kế hoạch nghiệp vụ dự tính lực lượng lao động cần thiết để thực thao tác nghiệp vụ Kế hoạch nghiệp vụ đảm bảo phát hàng cho khách hàng Hỗ trợ ôn tập 17 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] cách nhanh chóng, cân đối, xác, đồng thời sử dụng triệt để lao động kho thiết bị Yêu cầu kế hoạch nghiệp vụ là: mặt phải đảm bảo cung cấp hàng hoá cho khách hàng cách cân đối, mặt khác, phải theo hợp đồng, lệnh xuất kho Căn để lập kế hoạch nghiệp vụ phát hàng là: hợp đồng, đơn đặt hàng mua bán vận chuyển hàng hố, tình hình bán bn hàng hố từ kho Nội dung kế hoạch nghiệp vụ bao gồm: - Các tiêu nghiệp vụ: Số lượng, cấu lô hàng giao, thời hạn giao hàng cho đối tượng khách hàng khác nhau; đặc trưng lô hàng giao - Các giải pháp nghiệp vụ: thời hạn nội dung chuẩn bị tổng hợp lô hàng; phương án vận chuyển bố trí lực lượng lao động thiết bị xếp dỡ giao hàng  Chuẩn bị phát hàng Bao gồm chuẩn bị hàng hoá, chuẩn bị lao động phương tiện, đặc biệt chuẩn bị hàng hoá Chuẩn bị hàng hố q trình biến đổi hình thức hàng hố tổng hợp lơ hàng theo địa khách hàng Việc biến đổi hàng hố cần thiết, hàng hoá nhập kho theo yêu cầu kho doanh nghiệp thương mại ghi hợp đồng mua bán, cịn hàng hố giao từ kho theo yêu cầu khách hàng Quá trình chuẩn bị hàng để phát bao gồm: Chọn lấy hàng khỏi nơi bảo quản Biến đổi mặt hàng theo yêu cầu Tổng hợp lô hàng theo địa khách hàng Có phương pháp tổng hợp lơ hàng: phương pháp phân tán tập trung - Phương pháp phân tán: Thực tồn q trình chuẩn bị hàng phân tán theo đơn hàng Phương pháp thường áp dụng kho hàng có qui mơ nhỏ, lơ hàng nhỏ, tần số xuất nhập hàng hố khơng cao - Phương pháp tập trung: thực tồn trình chuẩn bị hàng cách tập trung, chun mơn hố theo giai đoạn q trình, cho nhiều đơn đặt hàng lúc Phương pháp thường áp dụng kho qui mô lớn, cường độ xuất nhập lớn, phải chuẩn bị hàng hoá để phát cách tập trung để tăng suất, giảm chi phí  Giao hàng Bao gồm thao tác nghiệp vụ để chuyển giao hàng hoá cho đối tượng nhận hàng Có hình thức giao hàng: giao hàng từ kho doanh nghiệp thương mại, giao hàng sở logistics khách hàng Trường hợp giao hàng kho doanh nghiệp gồm thao tác sau: Kiểm tra chứng từ, hoá đơn toán lệnh xuất kho; kiểm tra người nhận hàng; kiểm tra hàng hoá phương tiện vận tải; chất xếp hàng hoá lên phương tiện vận tải; làm chứng từ giao hàng; làm giấy phép vận chuyển Hỗ trợ ơn tập 18 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Để kiểm tra, theo dõi tình hình giao hàng bán bn hàng hố từ kho, biến động dự trữ, phải mở sổ theo dõi hàng xuất, đồng thời xuất lô hàng, phải ghi chép cẩn thận vào thẻ kho để kiểm tra biến động dự trữ hàng hoá nhằm bổ sung kịp thời 6.2- Quản trị nghiệp vụ bao bì hàng hố 6.2.1- Chức yêu cầu bao bì hàng hố a- Khái niệm chức bao bì Bao bì phương tiện theo hàng để bảo quản, bảo vệ, vận chuyển giới thiệu hàng hoá từ sản xuất đến tiêu thụ hàng hoá Như vậy, bao bì hàng hố cần thiết yếu tố khách quan sau: - Do tính chất hàng hố Hàng hố q trình vận động hệ thống phân phối, tính chất tự nhiên, dươí ảnh hưởng mơi trường bên ngồi làm suy giảm chất lượng hao hụt số lượng Để thường xuyên ngăn cản tác động này, cần phải có phương tiện thường xuyên gắn liền với hàng hố, bao bì - Do phải đảm bảo thuận tiện cho trình vận động hàng hố Bao bì có vai trị đơn vị hàng hoá lớn đảm bảo thuận tiện cho viẹc giao nhận mặt số lượng, thuận tiện cho xếp dỡ hàng hoá vận chuyển dự trữ, bảo quản hàng hoá - Do yêu cầu đảm bảo thuận tiện cho bán hàng Bán hàng có nghĩa chuyển giao quyền sở hữu hàng hố bên, địi hỏi phải xác định nhanh số lượng, đó, bao bì có vai trị đơn vị lớn định lượng hàng hố Ngồi bán lẻ, bao bì chứa đựng lượng hàng hoá phù hợp với yêu cầu mua tiêu dùng hàng hoá khách hàng; đồng thời, bao bì cịn giúp áp dụng phương pháp bán hàng, phương pháp bán hàng tự phục vụ Từ khái niệm trên, thấy rằng, bao bì hàng hố có chức sau: - Chức hậu cần: Bao bì gắn liền với tồn q trình hậu cần hệ thống kênh phân phối hệ thống hậu cần doanh nghiệp Bao bì hỗ trợ cho trình mua, bán, vận chuyển dự trữ, bảo quản hàng hố - Chức marketing: Bao bì thúc đẩy trình bán hàng, đảm bảo truyền tin marketing cho khách hàng hàng hoá doanh nghiệp b- u cầu bao bì hàng hố Để thực chức mình, bao bì hàng hoá phải đảm bảo yêu cầu sau:  Phải đảm bảo giữ gìn hàng hố Đây u cầu bao bì, đặc biệt bao bì ngồi (bao bì cơng nghiệp) Chính vậy, bao bì phải phù hợp với đặc điểm tính chất hàng hố, điều kiện q trình vận động hàng hố (vận chuyển dự trữ, bảo quản) Hỗ trợ ôn tập 19 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC]  Phải qui cách hạ giá cước vận chuyển Bao bì phải với qui định văn pháp lý: tiêu chuẩn, hợp đồng Khối lượng bao bì phải nhỏ, kích thước phải phù hợp với kích thước phương tiện vận tải, phải đảm bảo thuận tiện cho việc xếp dỡ hàng hoá  thuận tiện cho mua bán, đẹp, đảm bảo truyền tin marketing Bao bì, đặc biệt bao bì (bao bì tiêu dùng) phải thực đầy đủ chức marketing Do đó, thiết kế chọn bao bì, cần phải nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng bao bì, bao gói: nhu cầu cung cấp thơng tin, nhu cầu sử dụng hàng hố bao bì, nhu cầu thẩm mỹ  Giá thành sản xuất bao bì phải giảm Giá thành sản xuất giảm, tạo điều kiện để giảm giá hàng hố bán Muốn vậy, cần cải tiến cơng nghệ sản xuất sử dụng bao bì: vật liệu chế tạo, phương pháp công nghệ, thiết bị sản xuất, vv 6.2.2- Những thiết kế lựa chọn bao bì Khi thiết kế để sản xuất lựa chọn bao bì để đưa vào sử dụng hệ thống kênh hậu cần, phải vào yếu tố sau: a- Căn vào đặc điểm tính chất hàng hố Căn vào yếu tố để thiết kế lựa chọn bao bì với vật liệu, hình dáng, kích thước thích hợp, đáp ứng yêu cầu bao bì b- Căn vào điều kiện vận chuyển hàng hoá Những điều kiện vận chuyển hàng hoá bao gồm: Khoảng cách, đường, phương tiện vận chuyển, điều kiện thiết bị xếp dỡ hàng hoá Những điều kiện nhằm thiết kế chọn bao bì vật liệu, kích thước, trọng tải, nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá vận chuyển, mặt khác tiết kiệm chi phí hao hụt c- Căn vào điều kiện dự trữ bảo quản hàng hoá Những điều kiện là: tình trạng kiến trúc xây dựng kho, thiết bị phương pháp công nghệ kho d- Căn vào phương pháp bán hàng Các phương pháp bán hàng khác địi hỏi bao bì, bao gói thích hợp (bao bì trong), thuận tiện cho q trình bán hàng mua hàng khách hàng Bao bì dùng phương pháp bán hàng tự phục vụ cần phải thiết kế thích hợp với q trình mua hàng khách hàng e- Căn vào nhu cầu sử dụng bao bì khách hàng Những yêu cầu truyền tin marketing khách hàng, thói quen tập qn tiêu dùng bao bì Hỗ trợ ơn tập 20 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] f- Căn vào điều kiện có tính pháp lý Các văn tiêu chuẩn hóa bao bì, hợp đồng mua bán hàng hoá g- Căn vào khả tài doanh nghiệp Khả tài doanh nghiệp định việc sử dụng bao bì với vật liệu chế tạo đắt hay rẻ 6.2.3- Phân loại tiêu chuẩn hố bao bì a- Phân loại bao bì Bao gồm tiêu thức phân loại sau:  Theo tác dụng bao bì Thực theo chức bao bì, bao gồm loại: Bao bì ngồi (bao bì cơng nghiệp, bao bì vận tải, bao bì bán bn) Chức loại bao bì hậu cần, bao gồm mâm tải, thùng tải loại bao kiện; bao bì (bao bì tiêu dùng, bao bì bán lẻ) với chức chủ yếu marketing, bao gồm loại bao gói trực tiếp với hàng hoá  Theo số lần sử dụng Bao gồm loại: - Bao bì dùng lần: sử dụng cho lần để bao gói hàng hố, chủ yếu bao bì tiêu dùng - Bao bì dùng lại: sử dụng lại Tùy thuộc vào điều kiện trình phân phối mà số lần sử dụng từ trở lên, bao gồm chủ yếu loại bao kiện số bao bì (chai lọ, ) - Bao bì dùng nhiều lần: số lần thời gian sử dụng định trước; tài sản bên giao hàng, thường loại mâm tải (pallet) thùng tải (container)  Theo độ cứng Bao gồm bao bì cứng, mềm, nửa mềm - Bao bì cứng: chịu tác động học cao trình vận động, bao gồm loại thùng kiện hàng (bao bì vận tải) - Bao bì nửa cứng: chịu tác động hạn chế lực bên ngồi q trình vận động, thường loại bao bì bìa, tơng - Bao bì mềm: dễ biến đổi hình dạng sử dụng loại bao tải, túi chất dẻo,  Theo kết cấu Bao gồm bao bì nguyên dạng, bao bì tháo lắp, bao bì gấp xếp, bao bì thiết bị Bao bì tháo lắp gấp xếp có tác dụng việc vận chuyển khơng có hàng, tận dụng công suất phương tiện vận tải  Theo nguyên liệu chế tạo Bao gồm bao bì: gỗ, kim loại, gốm thủy tinh, tông giấy, nhựa chất dẻo, cao su, bao bì vải, Mỗi loại có yêu cầu riêng tiêu chuẩn vật liệu 21 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Hỗ trợ ơn tập b- Tiêu chuẩn hóa bao bì Tiêu chuẩn hóa bao bì q trình xây dựng thống áp dụng tiêu chuẩn bao bì sản xuất, phân phối tiêu dùng hàng hố Tiêu chuẩn hóa bao bì lĩnh vực tiêu chuẩn hóa khác, có ý nghĩa to lớn kinh tế quốc dân Tiêu chuẩn hóa đảm bảo sản xuất sử dụng bao bì tiết kiệm hiệu Các cấp tiêu chuẩn bao bì: tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn Nhà nước, tiêu chuẩn quốc tế Cấp tiêu chuẩn thấp có nhiều tiêu chuẩn, tiêu chuẩn chi tiết Tuy nhiên, tiêu chuẩn cấp thấp phải đảm bảo thống với cấp tiêu chuẩn cấp cao Các loại tiêu chuẩn bao bì gồm: vật liệu chế tạo, độ bền, kích thước, hình dạng, kết cấu, cách ghi nhãn hiệu hàng hoá dấu hiệu, màu sắc, Trong loại tiêu chuẩn này, tiêu chuẩn kích thước đặc biệt ý liên quan đến việc sử dụng phương tiện vận tải, xếp dỡ hàng hoá, phương pháp bảo quản hàng hoá kho, Tiêu chuẩn hóa kích thước bao bì phù hợp với kích thước phương tiện vận tải gọi thống hóa kích thước bao bì Thống hóa kích thước bao bì q trình xây dựng thống áp dụng tiêu chuẩn hệ thống kích thước bao bì phù hợp với phù hợp với kích thước phương tiện vận tải phương tiện bảo quản xếp dỡ hàng hoá dựa Môdun (Module) đơn vị Module đơn vị kích thước thùng tải (Container) tiêu chuẩn mâm tải (Pallet) tiêu chuẩn (1200 m.m  800 m.m) Kích thước Module tiêu chuẩn để xác định kích thước loại bao bì bên trong, thùng chứa hàng phương tiện vận tải, cấu phương tiện xếp dỡ, diện tích nhà kho, Bao bì thống kích thước chiều dài chiều rộng, chiều sâu xác định theo công thức sau:  A Mk  N A: Kích thước bên bao bì thống M: Kích thước Module đơn vị [thùng tải mâm tải đơn vị (800  1200)] N: Số nguyên (ước số chiều dài, chiều rộng, chiều sâu) K: Hệ số, tính khe hở bao kiện chứa Module đơn vị, thường 0,95 c- Mâm tải hóa hịm tải hóa tổ chức vận động hàng hóa Để giới hóa tồn q trình vận động hàng hóa, bao gồm vận chuyển, xếp dỡ, bảo quản hàng hóa sở hậu cần, ngồi việc phải có phương tiện giới hóa, phương tiện vận tải, nhà kho, phương tiện xếp dỡ, cịn cần phải có phương tiện bao bì, bao gói giới hóa Những phương tiện bao bì, bao gói thuận tiện cho giới hóa thống tồn q trình vận động hàng hóa hệ thống thùng tải mâm tải Như vậy, mâm tải thùng tải có ý nghĩa to lớn hệ thống hậu cần Nhờ áp dụng mâm tải thùng tải mà đảm bảo thống áp dụng giới hóa kênh hậu cần, nâng Hỗ trợ ơn tập 22 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] cao trình độ dịch vụ giảm chi phí phân phối vận động hàng hóa kinh doanh thương mại Tất nhiên, để áp dụng có hiệu mâm tải thùng tải, yếu tố trình vận động phải giới hóa đồng bộ: phương tiện vận tải, phương tiện xếp dỡ, thiết bị cơng trình sở hậu cần c.1- Mâm tải hóa Mâm tải hóa q trình sử dụng bao bì bao gói kiêm thiết bị vận chuyển thống kích cỡ theo tiêu chuẩn qui định phân phối vận động hàng hóa Mâm tải có cấu tạo thường gỗ độ bền cao ghép định hình với thành gỗ theo kết cấu qui định Kích thước mâm tải thường 1200  1600 (m.m), 1200  800 (m.m) Kích thước tùy thuộc vào loại phương tiện vận tải: - Vận tải đường biển: Mâm tải có kích thước 1600  1200  180 (m.m); trọng lượng bì 1,5 T, tạong lượng riêng mâm tải 70 – 80 kg - Vận tải đường sắt: Kích thước mâm tải 1200  800  150 (m.m) trọng lượng riêng mâm tải 23-25 kg coi hợp lý Theo tiêu chuẩn ISO kích thước mâm tải quốc tế 1200  1600, 1200  1800; tải trọng tối đa 2T Hàng hóa ghép thành kiện chặt chẽ mâm tải, sau cần cẩu xếp vào khoang tàu toa xe lửa để vận chuyển Do đặc điểm có mặt để xếp hàng hóa nên việc ghép kiện hàng mâm tải gia cố để kiện hàng ổn định, chắn đặc biệt quan trọng Khi xếp hàng lên mâm tải, cần sử dụng hết trọng tải mâm tải, giảm đến mức thấp khoảng trống bao hàng Cự ly nhô kiện hàng hóa ngồi mâm tải khơng q 150 m.m chiều cao tối đa kiện hàng ghép 1,6 m Phương pháp ghép kiện mâm tải khác tùy thuộc vào kích thước hình dạng bao hàng, tính chất hàng hóa, loại phương tiện vận tải cungf nghiệp vụ xếp dỡ Khi ghép mâm tải, vấn đề đặt phải tính tốn số bao hàng lớp hàng tối ưu, có nghĩa có hệ số sử dụng trọng tải tối đa kích thước khơng vượt q dung sai qui định (50 m.m) Ta có: L Qmax  qn N p qm ; Qn = N.qm + qn N Qn  q n qm ; N  N p L  Qmax  qn qm Suy ra: hay: L Ở đây: Np: Số bao xếp lớp mâm tải L: Số lớp bao xếp mâm tải Qn  q n ; N Np  N L Hỗ trợ ơn tập 23 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] N: Tổng số bao xếp mâm tải qm: Khối lượng bao bao hàng (kg) qn: Khối lượng thân mâm tải (kg) Qn: Khối lượng kiện hàng mâm tải (kg) Qn  Qmax (Qmax: Tải trọng tối đa mâm tải) Np số bao xếp lớp mâm tải Ở kết hơp với phương pháp xếp, ta xác định diện tích bề mặt lớp Nếu diện tích chất xếp vượt diện tích cho phép, ta phải điều chỉnh phương pháp xếp giảm Qn để đạt mục đích Trong năm gần đây, ngành vận tải biển xuất loại mâm tải lớn có kích thước 6,1  2,44 (m) 12,2  2,4 (m) Các mâm tải sau dỡ hàng chuyển trả cới cung ứng theo hành trình ngược c.2- Thùng tải hóa Cùng với q trình mâm tải hóa q trình thùng tải hóa (Conteiner) Thùng tải loại bao gói quay vịng nhiều lần, thuộc loại bao bì vận chuyển có kích thước lớn Đây loại bao bì kiêm thiết bị vận chuyển có đặc trưng xác định, bền chắc, sử dụng nhiều lần, có kết cấu chuyên dụng bảo đảm vận chuyển nhiều loại phương tiện vận tải mà khơng phải đóng gói lại, chuyển tải nhanh từ phương tiện vận tải sang phương tiện vận tải khác có dung tích từ 1m3 trở lên Vận chuyển thùng tải đem lại hiệu cao: - Hàng vận chuyển thùng tải giảm chi phí lao động từ 8-10 lần Thời gian xếp dỡ sử dụng thùng tải giảm từ 5-7 lần, mâm tải gảim từ 3-4 lần so với xếp dỡ bao kiện riêng lẻ; - Vận chuyển thùng tải cho phép bảo quản tốt chất lượng, số lượng hàng hóa Hàng hóa vận chuyển thùng tải số hàng vận chuyển mâm tải bảo quản kho Giao nhận thùng tải mâm tải theo đơn vị thùng tải mâm tải, gảim thời gian giao nhận Cùng khối lượng hàng hóa nhau, sử dụng thùng tải tiết kiệm vật liệu sản xuất nhiều chứa đựng bao bì thơng thường Thùng tải có nhiều loại: loại cố định, loại khơng cố định, loại cứng, loại mềm, loại gỗ khung kim loại, loại kim loại, chất dẻo,…Có thể phân loại thùng tải chuyên dùng thùng tải dùng chung Loại dùng chung sử dụng rộng rãi Theo tiêu chuẩn ISO, thùng tải có kích thước sau: R: 2,44m  C: 2,59m  D: 3,05m R: 6,10m  C: 9,15m  D: 12,2m Dung tích thùng tải khoảng – 60 m3, trọng tải – 30T, hệ số bao bì khoảng 0,25 – 0,35 Hệ số chất xếp hàng hóa vào thùng tải 80% coi xếp đầy hàng Kết cấu thùng tải có thêm phụ kiện cần thiết để tiện cho xếp dỡ hàng hóa Hỗ trợ ôn tập 24 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Vận chuyển thùng tải có nhiều ưu điểm, có hạn chế định vốn đầu tư lớn, tải trọng thùng tải lớn làm tăng hệ số bao bì, nhiều trường hợp, phải tốn nhiều chi phí vận chuyển thùng tải hồn trả Thùng tải áp dụng nhiều vận chuyển quốc tế 6.2.4- Quá trình trình luân chuyển bao bì a- Tiếp nhận bao bì Là hệ thống mặt cơng tác nhằm kiểm tra đánh giá tình trạng số lượng chất lượng bao bì thực nhập với hàng hoá Yêu cầu tiếp nhận bao bì: xác định trách nhiệm vật chất bên việc chuyển giao bao bì vào văn pháp lý Trong trường hợp sử dụng bao bì để đóng gói hàng hố, việc tiếp nhận bao bì tiến hành riêng tiếp nhận loại hàng hố, cịn trường hợp bao bì gắn liền với hàng hố việc tiếp nhận bao bì nằm nội dung tiếp nhận hàng hoá kho hay cửa hàng Tiếp nhận bao bì bao gồm: tiếp nhận số lượng tiếp nhận chất lượng Căn để tiếp nhận văn pháp qui bao bì (tiêu chuẩn hóa bao bì, qui định tiếp nhận hàng hố, bao bì, ), vào cam kết hợp đồng kinh tế đơn đặt hàng Trong trường hợp bao bì khơng đảm bảo số lượng chất lượng, phải lập biên nhằm qui trách nhiệm vật chất rõ ràng b- Mở bảo quản bao bì Bao gồm mặt cơng tác để tháo dỡ hàng hố khỏi bao bì giữ gìn số lượng chất lượng bao bì trình mở bảo quản bao bì Yêu cầu: đảm bảo giữ gìn tốt bao bì trình tháo dỡ hàng hoá bảo quản, tận dụng diện tích thể tích khu vực bảo quản Nguyên tắc mở bao bì: theo qui trình, kỹ thuật dụng cụ Do loại bao bì cần xây dựng qui trình, qui phạm mở bao bì thích hợp Nội dung bảo quản bao bì: - Vệ sinh phân loại bao bì theo quyền sở hữu mức độ chất lượng để thuận tiện cho việc xử lý bao bì bảo quản bao bì; - Phân bố chất xếp bao bì đảm bảo tận dụng diện tích dung tích nơi bảo quản, thuận tiện cho việc chăm sóc, giữ gìn bao bì; - Đảm bảo điều kiện giữ gìn tốt bao bì: tránh mưa nắng, chống tượng sử dụng bao bì khơng mục đích c- Hồn trả tiêu thụ bao bì qua sử dụng Bao gồm mặt cơng tác nhằm hồn trả bao bì sử dụng nhiều lần cho chủ sở hữu tiêu thụ bao bì theo hình thức xác định Sử dụng lại bao bì tận dụng vật liệu bao bì qua sử dụng có ý nghĩa lớn kinh tế thân doanh nghiệp: Hỗ trợ ôn tập 25 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] + Với kinh tế: Tiết kiệm nguồn tài nguyên, lao động chi phí để chế tạo bao bì + Với doanh nghiệp: Đối với doanh nghiệp sản xuất, giảm chi phí vật liệu lao động sản xuất bao bì, tiết kiệm chi phí sản xuất bao bì hàng hố + Với doanh nghiệp thương mại: Tăng thu nhập cho doanh nghiệp, u cầu: Hồn trả bao bì cho chủ sở hữu theo chế độ cam kết bên, tận thu tiêu thụ bao bì qua sử dụng với chi phí thấp + Hồn trả: Những bao bì dùng nhiều lần, tài sản bên chủ hàng bên cho thuê mướn bao bì (container) phải tiến hành hồn trả lại theo cam kết pháp lý + Tiêu thụ: Bán loại bao bì vật liệu bao bì qua sử dụng cho đơn vị sản xuất hàng hoá sản xuất bao bì để sử dụng lại dùng làm vật liệu chế tạo bao bì Nội dung: - Xây dựng kế hoạch hoàn trả tiêu thụ bao bì: xác định số lượng, thời gian thời hạn hoàn trả cho chủ sở hữu; xác định khách hàng nhu cầu tiêu thụ bao bì qua sử dụng, nhận đơn đặt hàng ký hợp đồng tiêu thụ bao bì - Chuẩn bị bao bì hồn trả cung ứng: thu thập bao bì từ sở kinh doanh doanh nghiệp từ dân chúng; phân loại, vệ sinh, đóng gói bao bì gọn gàng nhằm tận dụng dung tích phương tiện vận tải - Giao bao bì cho đối tượng nhận: vận chuyển, giao nhận bao bì Cần ý chất xếp để tận dụng trọng tải dung tích phương tiện vận tải, xây dựng hành trình giao bao bì hợp lý nhằm giảm cự ly vận chuyển bình quân, tăng tốc độ giao bao bì, giảm chi phí 6.2.5- Những biện pháp giảm chi phí bao bì a- Những ngun nhân tạo phí bao bì Đối với doanh nghiệp thương mại, đặc biệt doanh nghiệp thương mại bán bn, phải sử dụng bao bì cho nhiều hoạt động hậu cần: bao gói bao gói lại hàng hố, đóng kiện hàng hố bao bì vận tải thuận tiện cho vận chuyển, Cịn doanh nghiệp thương mại bán lẻ, phải sử dụng bao bì để bao gói lẻ hàng hố, đặc biệt siêu thị bán hàng theo phương pháp tự phục vụ Vì vậy, quản trị nghiệp vụ bao bì mặt nhằm thỏa mãn yêu cầu sử dụng bao bì doanh nghiệp, mặt khác, tiết kiệm chi phí bao bì thực tốt nhiệm vụ hậu cần ke thương mại Cần phải nắm vững ngun nhân gây phí bao bì để từ có giải pháp hợp lý Những ngun nhân chi phí bao bì bao gồm: a.1- Ngun nhân khách quan - Do tính chất tự nhiên bao bì: tính chất lý, hóa, sinh hóa, bao bì mối quan hệ với nhân tố mơi trường làm cho bao bì giảm độ bền, hư hỏng, tác động môi trường, bao bì bị mục nát (bao bì gỗ), lão hóa (bao bì chất dẻo), han rỉ (bao bì kim loại) - Do trình sử dụng bao bì: chứa đựng hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, (sử dụng) nên tiêu hao giá trị sử dụng, tất nhiên làm suy giảm số lượng chất lượng bao bì Hỗ trợ ơn tập a.2- 26 [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Nguyên nhân chủ quan - Do nhận thức chưa đắn bao bì cán nhân viên doanh nghiệp thương mại: coi bao bì khơng phải tài sản doanh nghiệp, nguồn thu nhập doanh nghiệp; chưa nhận thức rằng, tiết kiệm bao bì có lợi ích lớn cho kinh tế quốc dân; - Do cán nhân viên không chấp hành qui định cơng tác bao bì, chủ yếu thực trình nghiệp vụ bao bì: tiếp nhận, mở bảo quản bao bì, hồn trả bao bì b- Những biện pháp giảm chi phí bao bì b.1- Biện pháp giảm chi phí chủ quan - Giáo dục cho cán nhân viên doanh nghiệp thương mại nhận thức ý nghĩa kinh tế quốc dân bao bì, tầm quan trọng bao bì việc tăng thu nhập doanh nghiệp: coi bao bì qua sử dụng mặt hàng kinh doanh doanh nghiệp - Xây dựng qui định, chế độ cơng tác bao bì; chế độ khen thưởng trách nhiệm vật chất việc không làm tốt qui định cơng tác bao bì - Tổ chức phận chuyên trách quản trị nghiệp vụ bao bì doanh nghiệp thương mại, đặc biệt doanh nghiệp thương mại bán buôn b.2- Biện pháp giảm chi phí khách quan - Hồn thiện điều kiện thực nghiệp vụ bao bì, đặc biệt nghiệp vụ bảo quản hoàn trả, tiêu thụ bao bì