quản trị học TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT

TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT Đo lường kết thực Xây dựng tiêu chuẩn Chọn Đo lường phương thực pháp đo lường việc thực Quan sát cá nhân Báo cáo thống kê Báo cáo trực tiếp Báo cáo viết tay/đánh máy Đo lường kết thực Chọn phương TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT pháp đo lường việc thực Quan sát cá nhân Ưu điểm: có thơng tin trực tiếp rõ ràng (không bị chọn lọc qua người khác) hoạt động cơng việc thực tế Nó cho phép theo dõi theo diện rộng hoạt động dù lớn hay nhỏ quan sát Hạn chế: • Nó phụ thuộc vào thiên lệch cá nhân • tốn thời gian • Tiến trình phải chịu phản đối TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT Đo lường kết thực Chọn phương pháp đo lường việc thực • • Báo cáo thống kê Ưu điểm • Nó không giới hạn thông tin từ máy tính, mà cịn bao gồm đồ thị, biểu đồ, • số hình thức mà nhà quản trị sử dụng để đánh giá thành tích Những liệu số dễ hình dung hiệu Nhược điểm Những liệu số cung cấp thơng tin hoạt động Những báo cáo thống kê vài lĩnh vực đo lường số lượng mà bỏ qua nhân tố quan trọng khác, thường nhân ĐoChọn lường kết thực phương pháp đo lường việc thực TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT Báo cáo trực tiếp Người ta lấy thông tin từ báo cáo trực tiếp (báo cáo miệng) qua buổi hội nghị, họp, đối thoại trực tiếp, hay qua điện thoại Ưu điểm hạn chế phương pháp việc đo lường kết tương tự phương pháp theo dõi cá nhân Mặc dù thông tin bị chọn lọc phương pháp nhanh, cho phép có phản hồi, giúp nhận thấy cách diễn đạt ngôn ngữ, giọng nói thân từ ngữ dùng để diễn đạt ý Trước đây, trở ngại lớn báo cáo trực tiếp việc soạn thảo văn để dùng làm tài liệu tham khảo sau Tuy nhiên công nghệ thông tin làm cho báo cáo trực tiếp ghi âm lại Đo Chọn lường kết thực phương Báo cáo viết pháp đo lường việc thực TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT tay/đánh máy Cũng báo cáo thống kê, báo cáo viết tay/bằng văn chậm lại mang tính thức báo cáo trực tiếp báo cáo lại Tính thức làm cho báo cáo trở nên đầy đủ súc tích báo cáo trực tiếp Hơn nữa, văn viết tay dễ lưu trữ dễ tìm Đo lường kết thực Kết luận TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT Với ưu điểm nhược điểm bốn phương pháp đo lường nêu trên, nỗ lực kiểm sốt tồn diện nhà quản trị nên áp dụng bốn phương pháp TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT So sánh kết thực với tiêu Bước so sánh giúp xác định mức độ chênh lệch kết thực tế tiêu chuẩn Việc xác định khoảng sai lệch chấp nhận cần thiết Những sai lệch vượt mức cho phép đáng kể cần có quan tâm nhà quản trị TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT So sánh kết thực với tiêu TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT Tiến hành hoạt động quản trị Nhà quản trị lựa chọn ba hành động • khơng làm gì, • hiệu chỉnh kết thực tế, • xem xét lại tiêu chuẩn TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT Tiến hành hoạt động quản trị Q trình điều chỉnh phải tuân thủ nguyên tắc sau:  Chỉ điều chỉnh thật cần thiết  Điều chỉnh mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu  Phải tính tới hậu sau điều chỉnh  Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ  Tùy điều kiện mà kết hợp phương pháp điều chỉnh cho hợp lý TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT Tiến hành hoạt động quản trị TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT • • Tiến hành hoạt động quản trị Điều chỉnh hoạt động thực tế Nếu nguyên nhân chênh lệch kết công việc chưa thỏa mãn, nhà quản trị cần có điều chỉnh Nhà quản trị đưa định hiệu chỉnh hoạt động thực tế phải đưa định khác:  Biện pháp điều chỉnh tức thời giải vấn đề nhằm đưa hoạt động quỹ đạo bình thường  Biện pháp điều chỉnh xem xét hoạt động thực tế chênh lệch sao, từ Tiến hành hoạt động quản trị Điều chỉnh lại tiêu chuẩn TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT Sự sai lệch kết tiêu chuẩn khơng phù hợp với thực tế, có nghĩa mục tiêu đặt cao hay thấp Điều làm động làm việc nhân viên vốn đo tiêu chuẩn CÁC LOẠI KIỂM SOÁT Kiểm sốt phịng ngừa/lường trước CÁC LOẠI KIỂM SỐT • Điểm quan trọng kiểu kiểm soát đưa hoạt động quản trị trước vấn đề xảy Kiểu kiểm soát mong muốn cho phép nhà quản trị ngăn chặn vấn đề khắc phục sau tổn thất xảy sản phẩm chất lượng, khách hàng, giảm doanh thu… Tuy nhiên kiểu kiểm sốt địi hỏi thơng tin xác, nhiều thời gian khó thu thập • Các hoạt động kiểm sốt phịng ngừa bao gồm việc ban hành cac quy định nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục tuyển mộ tuyển chọn nhân sự, chương trình huấn luyện phát triển nguồn nhân lực Các hoạt động có tác dụng định hướng giới hạn tất hành vi Kiểm soát chỗ/đồng thời/đạt - khơng đạt/q trình CÁC LOẠI KIỂM SỐT • Kiểm soát chỗ áp dụng hoạt động tiến hành Khi hoạt động kiểm soát thực công việc tiến hành, nhà quản trị khắc phục vấn đề trước chúng trở nên tốn • Các thiết bị kỹ thuật (máy vi tính, máy móc điều khiển vi tính…) lên chương trình để kiểm sốt liên tục • Dạng kiểm sốt có hiệu nhà quản trị có thơng tin xác, kịp thời thay đổi môi trường hoạt động Kiểm sốt phản hồi CÁC LOẠI KIỂM SỐT • Hình thức phổ biến kiểm soát dựa thơng tin phản hồi Việc kiểm sốt thực sau hoạt động kết thúc • Hạn chế chủ yếu hình thức kiểm sốt trước nhà quản trị có thơng tin vấn đề xảy dẫn đến lãng phí thiệt hại Kiểm sốt phản hồi • Ưu điểm so với việc kiểm soát đồng thời: CÁC LOẠI KIỂM SOÁT  cung cấp cho nhà quản trị đầy đủ thông tin nỗ lực việc lập kế hoạch họ có hiệu  thúc đẩy động làm việc nhân viên  áp dụng để làm sở tiến hành khen thưởng khuyến khích cán bộ, công nhân Hiệu chỉnh Kịp thời Tính kinh tế Chiến lược Linh hoạt Ngoại lệ Hệ thống kiểm soát hiệu Đa tiêu chí CÁC TIÊU CHUẨN CỦA HỆ THỐN G KIỂM SỐT HIỆU Chính xác Dễ hiểu Hợp lý ... cho phép đáng kể cần có quan tâm nhà quản trị TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT So sánh kết thực với tiêu TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT Tiến hành hoạt động quản trị Nhà quản trị lựa chọn ba hành động • khơng làm... mà kết hợp phương pháp điều chỉnh cho hợp lý TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT Tiến hành hoạt động quản trị TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT • • Tiến hành hoạt động quản trị Điều chỉnh hoạt động thực tế Nếu nguyên nhân... CÁC LOẠI KIỂM SỐT Kiểm sốt phịng ngừa/lường trước CÁC LOẠI KIỂM SỐT • Điểm quan trọng kiểu kiểm soát đưa hoạt động quản trị trước vấn đề xảy Kiểu kiểm sốt mong muốn cho phép nhà quản trị ngăn