Chương 7 QUẢN TRI TỒN KHO Nghiên cứu tình huống Quản trị kho hàng của công ty Amazon1 Amazon là một trong những công ty thương mại điện từ lớn nhất thể giới và là nhà bán lẻ lớn nhất nước Mỹ Được thàn.
Chương QUẢN TRI TỒN KHO Nghiên cứu tình huống: Quản trị kho hàng công ty Amazon1 Amazon công ty thương mại điện từ lớn thể giới nhà bán lẻ lớn nước Mỹ Được thành lập vào năm 1994 Amazon đạt thành cơng vượt bậc có vị trí hàng đầu nhờ hệ thống kho hàng vô đại Năm 2017, Amazon có 110 kho hàng quy mơ lớn tồn giới, có tới 64 kho rải khắp Hoa Kỳ Hoàn thiện hàng triệu đơn hàng đặt khắp giới với hỗ trợ 100.000 nhân viên 45.000 robot Kho hàng lớn Amazon đặt Phoenix, bang Arizona với diện tích khống 111.500 m2, đủ để chứa 28 sân bóng đá Nhân viên phải di chuyển khoảng 11-24 km bên kho hàng ngày Hàng hóa kho Amazon khơng phân theo chùng loại Thay vào đó, sản phẩm giống xếp khắp nơi kho, giúp nhân viên di chuyển nhiều để lẩy thứ cần Kho hàng Amazon tin học hố cao, chúng địi hỏi nhiều dòng mã hoả để vận hành, từ lúc tín hiệu máy tính gửi cho biết sản phẩm lấy xuống khỏi giá trình tự đóng gói, chờ đợi, bốc dỡ lên xe Mọi thứ theo dõi sát người quản lý nơi Tại kho Amazon Campbellsive, Kentucky, băng chuyền chuyển 426 đơn hàng giây Quỵ trình xử li kho hàng Amazon áp dụng theo mô hình chiến lược CFN (Customer Fulfillment Networking) nhờ nâng suất kho tăng lên 40%, chi phí vận hành năm giảm xuống từ 20% doanh thu chưa đầy 10% doanh thu Câu hòi: Tại Amazon khơng áp dụng kỹ thuật phân tích ABC quản trị hàng tồn kho? Theo anh/chị, chức kho hàng Amazon gì? Các doanh nghiệp Việt Nam học từ quàn ỉý hệ thống kho hàng cùa Amazon? 'Nguồn: Trang web Amazon Chương giới thiệu thực chất hàng tồn kho, mơ hình quản trị tồn kho Mục tiêu chương giúp người học: - Hiểu chức kỹ thuật phân tích ABC quản trị hàng tồn kho; Giải thích chi phí liên quan đến hàng tồn kho; Hiểu mô hỉnh tồn kho; Tinh chi phi mơ hình tồn kho; Vận dụng mơ hình tồn kho vào thực tế 7.1 Những vẩn đề liên quan đến quản trị tồn kho 7.1.1 Tồn kho mục đích tồn kho Tồn kho tổng hợp tất nguồn lực nhàn rỗi chờ để đưa vào sừ dụng tương lai Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm chưa tiêu thụ Quàn trị tồn kho quản trị trình đảm bảo mức tồn kho tối ưu nguồn lực đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, thỏa mãn yêu cầu khách hàng giảm tối đa chi phí tồn kho cho doanh nghiệp Quản trị tồn kho công việc phức tạp ln có hai mặt trái ngược Một mặt doanh nghiệp cần tăng lượng tồn kho để đàm bảo q trình sản xuất liên tục, khơng bị gián đoạn đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng Mặt khác, lượng tồn kho tăng kéo theo chi phí liên quan đến tồn kho chi phỉ lưu kho, quản lý tăng theo Vì vậy, doanh nghiệp tìm cách xác định điểm cân mức độ đầu tư cho lượng tồn kho lợi ích thu từ việc thoả mãn nhu cầu sản xuất nhu cầu khách hàng với chi phí thấp Để quản lý hệ thống tồn kho hiệu quả, cần giảm thiểu chi phí thơng qua lựa chọn phưong pháp kiểm sốt tồn kho tính tốn thông sổ hệ thống tồn kho quy mô đặt hàng tổi ưu, quy mô lô sản xuất tối ưu, điểm đặt hàng lại (điểm tái đặt hàng - Reorder point) Tất câ doanh nghiệp giữ mức tồn kho với với mục đích sau đây: - Duy trì độc lập điều hành; - Đáp ứng biến thiên nhu cầu sản phẩm; - Chủ động trong sản xuất kinh doanh; - Chủ động nguồn nguyên vật liệu trình sàn xuất kinh doanh; - Tận dụng yếu tố kinh tế đặt hàng số lượng lớn, yếu tố giá 7.1.2 Chức tồn kho Tồn kho cổ nhiều chức quan trọng, chức góp phần thúc đẩy hoạt động sản xuất điều hành doanh nghiệp linh hoạt hon Các chức tồn kho gồm: (ỉ)Chức liên kết Khi cung cầu loại hàng tồn trữ cân đổi thời kỳ việc trì lượng hàng tồn trừ sẵn cỏ cần thiết nhằm đảm bảo trình sản xuất, kinh doanh tiến hành liên tục mà không bị gián đoạn Đây chức bàn tồn kho nhằm đảm bảo gắn bó, liên kết chặt chẽ khâu, giai đoạn cùa trình sản xuất Trong lĩnh vực sản xuất, sản phẩm phải trải qua trình chế biến từ khâu nguyên vật liệu đầu vào, sản phẩm hoàn thành đầu Tồn kho có chức liên kết trình sản xuất cung ứng, đảm bảo liên kết chặt chẽ khâu, giai đoạn chu kỳ sản xuất tồn kho nguyên vật liệu, sàn phẩm dở dang, bán thành phẩm thành phẩm đầu Trong lĩnh vực thương mại, hàng tồn kho có chức liên kết nhà bán buôn, bán lẻ chu kỳ kinh doanh; đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng thời điểm Trong hoạt động dịch vụ, sản phẩm đầu vồ hình nên khơng thể tồn kho Tồn kho chì xuất yếu tố đầu vào chủ yếu công cụ, dụng cụ, phương tiện vật chất kỹ thuật nhàm cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng (2)Chức ngăn ngừa tác động cùa ỉạm phát Tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm lượng chi phí đáng kể nguyên vật liệu hay hàng hóa tăng giá tác động lạm phát Trong ịtrường hợp này, tồn kho hoạt động đầu tu tốt cần phải tính tốn kỹ lưỡng chi phí tồn kho rủi ro xảy (3)Chức khấu trừ theo sổ tượng Nhiều nhà cung ứng hàng hóa nguyên vật liệu, thiết bị sẵn sàng chiết khấu cho đơn hàng có khối lượng lớn, làm giảm giá mua hàng hóa, nguyên vật liệu; ngược lại làm tăng chi phí tồn kho Nhà quản trị điều hành càn phải xác định lượng hàng tối ưu để hưởng dược mức chiết khấu, đồng thời chi phí tồn trữ tăng khơng đáng ke Việc quản lý, kiểm sốt tốt tồn kho có ý nghĩa vơ quan trọng, góp phần đảm bào cho q trình sản xuất diễn liên tục cỏ hiệu 7.1.3 Kỹ thuật phân tích ABC quản tri tồn kho Kỹ thuật phân tích ABC đề xuất dựa vào nguyên tắc Pareto (Pareto nhà kinh té người Ý vào kỷ thứ 19) Ông ta phát quy luật số quan trọng áp dụng vào quản trị hàng tồn trừ Theo kỹ thuật này, vào mối quan hệ số lượng giá trị hàng tồn trữ hàng năm, toàn hàng tồn kho doanh nghiệp phân thành nhóm: - Nhóm A gồm loại hàng tồn trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm khoảng 70% - 80% tổng giá trị hàng tồn kho, mặt số lượng chủng loại chi chiếm khoảng 15% tổng số hàng tồn trữ - Nhóm B gồm loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm mức trung bình, chiếm khoảng 15% - 25% tổng giá trị hàng tồn trữ, số lượng chủng loại chiếm khoảng 30% tổng số hàng tồn trữ - Nhóm c gồm loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm nhỏ, chì chiếm khoảng 5% tổng giá trị hàng tồn kho, số lượng chủng loại chiếm khoảng 55% tổng số hảng tồn trữ Kỹ thuật phân tích ABC biểu diễn qua đồ thị sau: % Giá trị Hình 7.1 Kỹ thuật phân tích hàng tồn kho ABC Kỹ thuật phân tích ABC quản trị hàng tồn trữ có tác dụng sau: - Thường xun kiểm tra kiểm sốt hàng đặc biệt kiểm soát chặt chẽ mặt hàng thuộc nhóm A Việc thiết lập báo cáo xác nhóm A phải thực thường xuyên nhằm đảm bảo khả an toàn sản xuất - Nguồn vốn dùng mua hàng nhóm A cần phải nhiều so với nhóm c, cần có ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A - Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ nhân viên quản trị kho tăng lên không ngừng, họ thường xuyên thực chu kỳ kiểm tra, kiểm sốt nhóm hàng Ví dụ 1: Tại kho hàng cơng ty z có 10 mã hiệu hàng hóa từ A101 đến AI 10 Các số liệu nhu cầu hàng năm, giá đơn vị hàng (ngàn đồng), tỷ lệ % loại hàng tồn kho cho bảng Biết năm công ty làm việc 300 ngày chu kỳ kiểm tra, kiểm sốt hàng hóa sau: Hàng nhóm A tháng lần; Hàng nhóm B quý lần; Hàng nhóm c sáu tháng Ị lần Yêu cầu: Hãy phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC xác định sổ loại hàng tồn kho phải kiểm soát ngày Giải Mã loại ■ hàng tồn kho A101 A102 A103 A104 A105 A106 A107 A108 AI 09 A110 Cộng Sử dụng hàng năin (đơn vị) 1.000 500 1.550 350 1.000 600 100 2.000 1.200 250 8.550 Giá mua đơn vị • hàng 90 154 17 42,86 12,5 14,17 8,5 0,6 0,42 0,6 Phần tính tốn Tổng giá trị mặt hàng 90.000 77.000 ■ 26.350 15.001 12.500 8.250 850 1.200 504 150 232.057 % so với tổng giá trị hàng 38,78 33,18 11,35 3,67 5,39 3,67 0,37 0,52 0,22 0,06 % so với tông sô loại hàng 18% 34% 48% Kết số loại hàng tồn kho phải kiểm tra mồi ngày sau: Lưọug hàng Số ngày Nhóm Số lượng Chu kỳ kiểm tra phẳi kiểm tra làm việc hàng (đơn vị) tháng ngày A 1.500 300/12 Mỗi tháng (25 ngày) 1.500/25 = 60 B 2.900 = 25 ngày Mỗi quý (75 ngày) 2.900/75 = 39 c 4.150 tháng (150 ngày) 4.150/150 = 28 Cộng 127 loại/ngày Thực nghiêm túc việc kiểm toán hàng tồn kho theo chu kỳ sê mang lại nhiều lợi ích như: Giảm thời gian gián đoạn trinh sản xuất kinh doanh; Giảm bớt việc phải điều chỉnh hàng tồn kho hàng năm; Nhanh chóng phát sai sót nguyên nhân gây để điều chỉnh kịp thời; Tạo điều kiện xây dựng báo cáo xác hàng tồn trữ thời điểm 7.1.4 Chi phí quản trị tồn kho Trong quàn trị tồn kho, để tối thiểu hóa chi phí tồn kho thực tốt dịch vụ khách hàng, cần phải xem xét khoản chi phí ỉiên quan đến tồn kho gồm: (ỉ)Chi phí mua hàng (Cp- Purchasing Cost): chi phí tinh từ khối lượng hàng đon hàng giá mua cùa đơn vi hàng hóa Thơng thường chi phí mua hàng khơng ảnh hường nhiều đến việc lựa chọn mơ hình tồn kho, ngoại trừ mơ hình khấu trừ theo số lượng (2)Chì phỉ đặt hàng (Cs - Setup Costs): tồn chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng Bao gồm: phí tìm nguồn hàng, thực quy trình đặt hàng chi phí giao dịch, ký kểt hợp đồng, thơng báo qua lại, chi phí chuẩn bị thực việc chuyển hàng hoá đến kho doanh nghiệp (3)Chi phí ỉưu kho (Cft ~ Holding Costs): chi phí phát sinh liên quan đến việc lưu giữ hàng kho, bao gồm: - Chi phí nhà kho gồm: thuê đất, thuê kho, xây dựng kho; khấu hao nhà kho; bào hiểm nhà kho - Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện gồm: chi phí khấu hao thiết bị, dụng cụ tiền thuê dụng cụ, chi phí lượng vận hành thiết bị - Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý kho hàng, gồm tiền lương trả cho nhân viên quản lý kho nhân viên điều hành kho S: - Chi phí đầu tư vào hàng tồn kho gồm: thuế đánh vào hàng tồn kho VAT, tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu; chi phí vay vốn; chi phí bảo hiểm hàng tồn kho, - Chi phí thiệt hại hàng tồn kho hao hụt, mất, hư hỏng, bị lỗi thời 7.2 Các mơ hình quẳn trị tồn kho Để quàn trị tốt hàng tồn kho doanh nghiệp, nhà quản trị điều hành cần giải đáp câu hòi: - Lượng hàng đon hàng chi phí nhỏ nhất; - Khi tiến hành đặt hàng Nghiên cứu mơ hình sau giúp trả lời câu hịi 7.2.1 Mơ hình lượng đặt hàng kỉnh tế (EOQ) Mơ hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ - Economic Order Quantity) kỹ thuật kiểm soát hàng tồn trữ phổ biến, dễ áp dụng Ford W.Harris đề xuất vào nãm 1915, nhiều doanh nghiệp áp dụng Mục tiêu mơ hình ROQ tìm mức đặt hàng tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí lưu kho chi phí đặt hàng Mơ hình EOQ xây dựng dựa giả định: - Nhu cầu cà năm biết trước không đổi - Khoảng thời gian kể từ đặt hàng nhận hàng phải biết trước thời gian khơng thay đổi - Lượng hàng đơn hàng giao chuyên hàng, thời điểm định trước - Không hường giá chiết khấu theo sổ lượng Điều cho phép loại chi phí mua hàng khỏi tổng chi phí lưu kho - Khơng có thiếu hụt xảy đơn hàng thực thời gian - Chỉ xét chi phí đặt hàng chi phí tồn trữ biến đổi Giả định cho rằng, số lượng hàng đơn đặt hàng nhiều có lần đặt hàng chi phí đặt hàng năm Đồng thời lượng hàng tồn kho tăng lên hiển nhiên chi phí lưu kho tăng tương ứng Với giả thiết nhu cầu cố định nhu cầu giảm dần sử dụng thể độ dốc D Mức tồn kho tối đa Q* sử dụng hểt đến mức tồn kho Tồn kho trung bình Q*/2 Nếu gọi: TC: tổng chi phí tền kho hàng (Total Cost); Q: số lượng hàng ỉ đon hàng (Quantity); D: nhu cầu năm hàng hóa (Demand); S: chi phí đặt hàng đơn hàng (Setup); H: chi phí lưu kho đơn vị hàng tồn kho năm (Holding) Có thể mơ tà mổi quan hệ chi phí đặt hàng chi phí lưu kho qua đồ thị: Hình 7.3 Mơ hình đặt hàng hỉệu Qua mơ hình đồ thị cho thấy: Chi phí tồn kho tuyến tính với số ỉượng hàng tồn kho Nếu đặt hàng lần với số lượng nhiều chi phí lưu kho tăng Ngược lại, đặt lần số lượng nhiều số lần đặt hàng giảm chì phí đặt hàng thấp (chi phí đặt hàng tỷ lệ nghịch với số lượng hàng đặt) Chi phí lưu kho (Ch) = Lượng tồn kho trung bình X Chi phí lưu kho đơn vị/năm Chi phí đặt hàng (Cs) = sổ lần đặt hàng X Chi phí cho lần đặt hàng Tổng chi phí tồn kho: TC = cs + Ch Hay: TC = ệ.s + ệ.H Q2 Để có tổng chi phí tồn kho thấp nhất, : TC = => ~.s - ậ.H = => Q2 = ^77^ Q2 Q* = 2.D.S H H Điểm đặt hàng lại: ROP = X10 = 400 250 7.2.2 Mồ hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ) Là mơ hình POQ (Production Order Quantity) thường áp dụng lượng hàng đưa đến liên tục sản phẩm vừa tiến hành sản xuất vừa tiến hành sử dụng bán cách đồng thời Trong trường hợp này, càn quan tâm đến mức sản xuất, cung ứng hàng ngày cùa nhà sản xuất nhà cung ứng Trong mô hình POQ giả thiết giống mơ hình EOQ, điểm khác biệt điều kiện giao hàng Hàng đưa đến làm nhiều lần nhu cầu sử dụng hàng ngày phải nhò mức cung ứng để tránh tượng thiếu hụt Nếu gọi: p : Mức sản xuất mức cung ứng hàng ngày; d: Nhu cầu sử dụng hàng ngày, điều kiện d < p; T: Khoáng cách lần đặt hàng; t: Thời gian sản xuất thời gian cung ứng đù sổ lượng hàng ngày cùa đơn đặt hàng Hình 7.5 Mơ hình lượng đặt hàng sản xuất Từ đồ thị trên, xác định mức tồn kho tối đa: Tổng số hàng sản = xuất (cung ửng) thời gian t Mửc tồn kho tối đa Tổng số hàng sử dụng thời gian t Hay: Qmax = (pxt)-(đxt) Sàn lượng đon hàng (Q) tính tích lượng cung ứng (p) với thời gian cung ứng (t) Q - p X t => t = — Q p Thay t vào cơng thức, tính mức tồn kho tổi đa: Qmax (px ) (dX ) -> Qmax — Qx (1 pp p ) Chi phí lưu kho tính sau: c Q-*+ ° h= h xH " ậx(l - —)xH 2p Để có tổng chi phí tồn trữ thấp Ch ~ Cs Hay: $xS = ậx(l )xH Tổng chi phí tồn trữ mơ hình POQ: TC= -^xS + ặx(l Q p; Ví dụ 3: Một doanh nghiệp hàng năm cần 64.800 đơn vị hàng a, giá mua đơn vị hàng a 189.000 đồng Chi phí lưu kho đơn vị bong năm 8% giá mua Chi phí bình qn đơn đặt hàng 1.050.000 đồng/năm, năm doanh nghiệp làm việc 50 tuần tuần làm việc ngày, số sản phẩm bán tuần 972 đơn vị sản phẩm Yêu cầu- Xác định lượng đặt hàng tổi ưu tính chi phí dự trữ hàng năm Giải Theo ra: D = 64.800 đơn vị/năm d = 972/6 = 162 đơn vị/ngảy s = 1.050.000 đồng/đơn hàng H - 189.000 đồng/đơn vị X 8% - 15.120 đồng/đơn vị/năm p = 64.800/300 =216bộ/ngày Số ngày làm việc năm: 50 tuần X ngày = 300 ngày Lượng sản xuất tối ưu là: Q = - 12x64.800x 1.050^00 =600 V I pj I l Jafl-i J 15.120x1- l£ì 216 / Chi phí đặt hàng: s c = » XS = 64 •80()x 1.050.000 = 11.340.000 đồng Q 6.000 Chi phí lưu kho: Ch = - -\H k p; = -^Wl - ịỆ|ìx 15.120= 11.340.000 đồng I 2167 Tổng chi phí tồn kho: TC = Cs + Ch 11.340.000 + 11.340.000 = 22.680.000 đồng 7.23 Mơ hình lượng đặt hàng để lại noi cung ứng (BOQ) Mơ hình EOQ POQ áp dụng điều kiện khơng có thiếu hụt hàng tồn kho Trong thực tế có nhiều doanh nghiệp chù động thục việc thiếu hụt cho trì thêm đơn vị hàng tồn kho, khoản chi phí tồn trữ phát sinh cao Chẳng hạn, cơng ty xây dựng, chi phí tồn kho vật tư xi măng, thép, gạch xây thường mức cao Mơ hình BOQ (Back Order Quantity) dựa vào giả thiết thiếu hụt có chủ định trước, doanh thu khơng bị sụt giảm thiếu hụt Các giả thiết khác giống mơ hình EOQ POQ Mục đích mơ hình BOQ tìm lượng đặt hàng tối ưu cho tổng chi phí gồm chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho chi phí cho lượng hàng để lại nơị cung ứng nhỏ Nếu gọi: Q* lượng đặt hàng kinh tế tối ưu biến sổ Q*, D, s, H giống mô hình trước Ch: Chi phí tồn trữ cho đơn vị hàng để lại nơi cung ứng hàng năm ọ;: Lượng hàng để nơi cung ứng tối ưu Q2: Lượng hàng mang tổi ưu Mơ hình BOQ có dạng: Hình 7.6 Mơ hình lượng hàng đê lại noi cung ứng ti: khoảng thời gian từ lúc nhận hàng tồn kho xuống đến _ Q*-Q; d ta: khoảng thời gian thiếu hàng tồn kho (có nhu cầu khơng có tồn kho để đáp ứng) Thời gian chu kỳ tồn kho là: Mức tơn kho bình qn: (Q’-Qi) x t, T2 = (CT-O;) x (Q’-Qị) x _d d Q* 2.Q* = (Q*-Qi)2 Mức dự trữ thiếu bình quân: Q; X t2 _ Q; T d Q‘ X Q; Y d Q,2 2.Q‘ Tổng chi phí tồn kho mơ hình BOQ gồm loại chi phí: Chi phí đặt hàng: Cs = —r X s Chi phí lưu kho: Ch= ——“— X H F h 2Q Chi phí cho lượng hàng đề lại nơi cung ứng sau: Mức đặt hàng tru: -f , Lượng hàng đê lại nơi cung ứng ưu: H ' năm sử dụng 850.000 xi Ví dụ 4: Một cơng ty xây dựng, 'mỗi Q>Q‘x