tiểu luận hóa đơn thương mại

Thanh toán quốc tế GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha SVTH: Nhóm 3 _ Lp TN09DB2 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO ĐẶC BIỆT  Bài tiểu luận môn Đề tài: GVHD: TH.S NGUYỄN PHƯỚC KINH KHA SVTH : NHÓM 3 - LỚP: TN09DB2 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 3/2012 Thanh toán quốc tế GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha SVTH: Nhóm 3 _ Lp TN09DB2 2  LỜI NÓI ĐẦU  Giữa một xã hội hiện đại với nền kinh tế ngày càng phát triển, khi mà các công ty, doanh nghiệp xuất hiện mỗi lúc một nhiều thì “hoạt động thương mại” lại càng trở nên phổ biến. Hóa đơn nói chung hay “hóa đơn thương mại” nói riêng là một trong những chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ giao hàng của hoạt động sản xuất kinh doanh. “Hóa đơn thương mại” được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa, dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể. Nếu không có hóa đơn thương mại thì sẽ gặp nhiều khó khăn, tranh chấp trong việc chuyển giao hàng cũng như chuyển nhận hàng giữa bên mua và bên bán. Vì vậy, việc nghiên cứu và tìm hiểu những thông tin liên quan đến hóa đơn thương mại là thật sự cần thiết và bổ ích, đặc biệt là trong thanh toán quốc tế.  Thanh toán quốc tế GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha SVTH: Nhóm 3 _ Lp TN09DB2 3 Mục lục I. Khái niệm 4 II. Chức năng của hóa đơn thương mại: 4 III. Nội dung hóa đơn thương mại: 5 IV. Các yêu cầu cần được thỏa mãn và những lỗi cần lưu ý khi lập Hóa đơn thương mại 8 1. Các yêu cầu theo UCP 600 8 2. Kiểm tra hóa đơn thương mại trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ 9 3. Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại. 11 V. Các loại hóa đơn: 12 1. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): 12 2. Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): 15 3. Hóa đơn chính thức (Final Invoice): 17 4. Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): 18 5. Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice): 21 6. Hóa đơn trung lập (Neutral Invoice): 22 7. Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice): 23 8. Hóa đơn hải quan (Custom’s Invoice): 24 Thanh toán quốc tế GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha SVTH: Nhóm 3 _ Lp TN09DB2 4 I. Khái niệm Hóa đơn thương mại là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa. Hóa đơn thương mại do người bán, nhà xuất khẩu phát hành xuất trình cho người mua để chứng minh thật sự việc cung cấp hàng hóa hay dịch vụ sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Hóa đơn thương mại còn là yêu cầu của người bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng theo những điều kiện cụ thể ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải… Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế.v.v II. Chức năng của hóa đơn thương mại:  Trong thanh toán, hóa đơn đóng vai trò trung tâm của bộ chứng từ. Trường hợp bộ chứng từ có hối phiếu kèm theo, thông qua hóa đơn, người trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội dung của hối phiếu. Nếu số tiền ghi trên hối phiếu không đúng với hóa đơn thì hóa đơn có tác dụng thay thế hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền.  Trong khai báo hải quan, hóa đơn thể hiện giá trị hàng hoá và là bằng chứng cho sự mua bán, và là cơ sở tiến hành kiểm tra và tính tiền thuế.  Trong nghiệp vụ tín dụng, hoá đơn với chữ ký chấp nhận trả tiền của người mua có thể làm vai trò của một chứng từ bảo đảm cho việc vay mượn.  Hoá đơn cung cấp những chi tiết về hàng hoá, cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu hàng hoá với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng.  Trong một số trường hợp nhất định, bản sao của hoá đơn được sử dụng như là một thư thông báo kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bị nhập hàng và chuẩn bị trả tiền. Thanh toán quốc tế GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha SVTH: Nhóm 3 _ Lp TN09DB2 5 III. Nội dung hóa đơn thương mại: Một hóa đơn thương mại bao gồm những nội dung chi tiết căn bản giống như một hóa đơn bán hàng (dịch vụ) trong nước như:  Số hóa đơn  Ngày lập hóa đơn  Họ tên và địa chỉ người bán hàng  Họ tên và địa chỉ của người mua và người thanh toán (nếu không là một)  Điều kiện giao hàng (theo địa điểm)  Điều kiện thanh toán  Số lượng, đơn giá và trị giá của từng mặt hàng theo từng đơn đặt hàng (nếu có)  Tổng số tiền phải thanh toán. Phần tổng số tiền có thể phải kèm theo phần ghi trị giá bằng chữ. Tuy nhiên, trong thương mại quốc tế do người bán và người mua trong đa số trường hợp không gặp nhau trực tiếp để thực hiện việc thanh toán nên một hóa đơn thương mại quốc tế có một số điểm khác hẳn với các hóa đơn bán hàng (dịch vụ) trong nước. Cụ thể như sau:  Nếu không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn thì ngôn ngữ thông thường được sử dụng là tiếng Anh, trong khi các hóa đơn bán hàng hay cung cấp dịch vụ trong nước đa phần bao giờ cũng lập bằng ngôn ngữ bản địa.  Các hóa đơn thương mại quốc tế được lập với loại hình tiền tệ là đồng tiền được thỏa thuận trong các hợp đồng mua bán với các điều kiện giao hàng và thanh toán phù hợp với các quy định trong các hợp đồng mua bán này và phù hợp với luật hay tập quán quốc tế trong thương mại . Thanh toán quốc tế GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha SVTH: Nhóm 3 _ Lp TN09DB2 6 Nội dung chi tiết của 1 hóa đơn thương mại Thanh toán quốc tế GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha SVTH: Nhóm 3 _ Lp TN09DB2 7 Chú thích: 1) SHIPPER/ EXPORTER (Nhà xuất khẩu): Tên và địa chỉ của đối tác chính chịu trách nhiệm xuất khẩu những hàng hoá được liệt kê. 2) CONSIGNEE (Người nhận hàng) : Tên và địa chỉ của cá nhân hoặc công ty mà hàng hoá được gửi đến cuối cùng 3) INTERMEDIATE CONSIGNEE (Trung gian): Tên và địa chỉ của người chịu trách nhiệm phân phối hàng hoá đến cho người nhận cuối cùng. 4) FORWARDING AGENT (Đại lý chuyển giao/hãng vận chuyển quá cảnh): Tên và địa chỉ của người được ủy quyền hợp pháp, hoạt động với vai trò là đại lý của nhà xuất khẩu. 5) COMMERCIAL INVOICE NO. (Mã số hoá đơn định bởi nhà xuất khẩu) 6) CUSTOMER PURCHASE ORDER NO. (Mã số đơn đặt hàng của khách hàng) 7) B/L, AWB NO. (Mã số vận đơn hàng hải hay hàng không ) 8) COUNTRY OF ORIGIN (Xuất xứ của hàng hoá được vận chuyển) 9) DATE OF EXPORT (Ngày xuất khẩu thực tế) 10) TERMS OF PAYMENT (điều kiện thanh toán): Mô tả những điều khoản, phương thức thanh toán, loại tiền tệ được thoả thuận giữa người mua và người bán theo hoá đơn chiếu lệ, đơn đặt hàng của khách hàng, hay tín dụng thư 11) EXPORT REFERENCES: Dùng để trình bày những thông tin cần thiết khác, ví dụ như các mã số, yêu cầu đặc biệt về việc vận chuyển hàng…) 12) AIR/OCEAN PORT OF EMBARKATION : Cảng hàng không, hay hàng hải nơi bốc hàng, đưa hàng lên tàu 13) EXPORTING CARRIER/ROUTE - (Hãng vận tải): Hãng vận tải do nhà xuất khẩu chọn để vận chuyển hàng hoá. 14) PACKAGES: Mã số trên kiện, thùng cactông hay container theo mỗi dòng mô tả. 15) QUANTITY (Số lượng): Tổng số đơn vị hàng hóa theo mỗi dòng mô tả. Thanh toán quốc tế GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha SVTH: Nhóm 3 _ Lp TN09DB2 8 16) NET WEIGHT (Khối lượng tịnh): Tổng khối lựơng tịnh theo mỗi dòng mô tả - GROSS WEIGHT (Khối lượng gộp) Tổng khối lượng gộp (bao gồm cả khối lượng bao bì) theo mỗi dòng mô tả. 17) DESCRIPTION OF MERCHANDISE (Mô tả hàng hoá): Mô tả đầy đủ về hàng hoá được vận chuyển, loại bao bì (thùng cacton, hộp, kiện…), trọng lượng gộp mỗi container, số lượng và đơn vị tính của hàng hoá . 18) UNIT PRICE (Đơn giá)/TOTAL VALUE (Tổng giá trị): Giá của mỗi đơn vị hàng hoá/ tổng giá trị hàng hoá theo mỗi dòng mô tả. 19) PACKAGE MARKS (Ký mã hiệu): Ký hiệu hay mã số để nhận biết trên container. 20) MISC. CHARGES (Chi phí hỗn hợp): Tất cả các loại phí mà khách hàng phải trả như: phí vận chuyển, bảo hiểm, phí đóng gói xuất khẩu, phí vận chuyển trên bộ. 21) CERTIFICATIONS (Chứng nhận): Tất cả những chứng nhận và cam kết liên quan đến bất cứ thông tin nào trong hoá đơn mà nhà xuất khẩu yêu cầu. 22) INVOICE CURRENCY: Loại tiền tệ mà giá trị của hoá đơn được tính theo đó 23) DATE (Ngày tháng): Ngày tháng lập hoá đơn. Ngoài mẫu trên người ta cũng có thể lập những hoá đơn thương mại với nhiều cách thức khác nhau do không có một biểu mẫu tiêu chuẩn quy định cho chung cho hóa đơn thương mại. Nhưng nội dung của một hóa đơn thương mại cơ bản vẫn đầy đủ những thông tin cần thiết như trên. IV. Các yêu cầu cần được thỏa mãn và những lỗi cần lưu ý khi lập Hóa đơn thương mại 1. Các yêu cầu theo UCP 600 Theo điều 18 UCP 600 một hóa đơn thương mại cần phải:  Người lập hóa đơn thương mại phải là người bán ( nếu sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền,…), thể hiện là người hưởng thụ ghi trên L/C nếu như sử dụng phương thức tín dụng chứng từ.  Được lập cho người mua hoặc là người mở thư tín dụng. Thanh toán quốc tế GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha SVTH: Nhóm 3 _ Lp TN09DB2 9  Hóa đơn ghi đúng tên người bán, người mua ghi trong hợp đồng hoặc trong L/C.  Hóa đơn thương mại không cần phải ký, nếu hóa đơn có chữ ký thì phải được quy định rõ trong L/C.  Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong hóa đơn thương mại phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại.  Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những chú ý khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn.  Các chi tiết của hóa đơn không mâu thuẫn với các chứng từ khác. 2. Kiểm tra hóa đơn thương mại trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ  Kiểm tra số bản hóa đơn có đúng với yêu cầu của L/C hay không. Số bản này thường không cố định mà tùy theo yêu cầu của nhà nhập khẩu nhằm mục đích đáp ứng được những yêu cầu cần thiết.  Kiểm tra người lập hóa đơn có phải là người thụ hưởng được quy định trong L/C hay không, kiểm tra các yếu tố liên quan như tên công ty, địa chỉ , số điện thoại, số fax… Việc ghi tên , địa chỉ người lập hóa đơn bắt buộc phải theo đúng trong L/C, kể cả khi nội dung tham chiếu này bị ghi sai, trong hóa đơn thương mại và các chứng từ khác người lập cũng phải ghi “sai” như trong L/C. Nếu người lập ghi đúng với thực tế thì có thể bị xem là bất hợp lệ.  Kiểm tra tên, địa chỉ người mua bằng cách đối chiếu với mục Applicant của thư tín dụng xem có phù hợp không, trường hợp L/C chuyển nhượng thì tên người mua được thể hiện trên hóa đơn phải là người thụ hưởng thứ nhất chứ không phải người mở tín dụng.  Kiểm tra việc mô tả hàng hóa phải chính xác từng chữ một và đầy đủnhư trong L/C yêu cầu. Nếu trong hóa đơn thể hiện sai biệt về lỗi chính tả cũng có thể là nguyên nhân để ngân hàng nước ngoài trì hoãn việc thanh toán dù điều này không liên quan, ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa. Thanh toán quốc tế GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha SVTH: Nhóm 3 _ Lp TN09DB2 10  Kiểm tra đơn giá hàng hóa trong hóa đơn thương mại và L/C có giống nhau không. Trường hợp L/C ghi đơn giá cho mỗi “kg” mà hóa đơn thương mại ghi “tấn”thì cũng được chấp nhận, miễn là không làm thay đổi đơn giá thật của hàng hóa.  Kiểm tra số lượng, trọng lượng hàng hóa: Truớc tiên xem L/C có cho phép giao hàng từng phần hay không?  Nếu không thì tổng trị giá hóa đơn phải khớp với L/C hay nằm trong dung sai ( phạm vi cho phép sai số) cho phép của L/C.  Nếu có thì tổng trị giá của hóa đơn có thể nhỏ hơn của L/C nếu nhà nhập khẩu chỉ giao hàng . Dựa vào ngày giao hàng trên vận đơn, nếu ngày này trùng hay sau ngày hết hạn giao hàng thì đây là lần giao cuối cùng. Thanh toán viên phải cộng trị giá lần giao này với tất cả những lần trứơc. Tổng trị giá này phải nằm trong phạm vi của L/C với dung sai theo quy định.  Khi kiểm tra đơn giá Ngân hàng, cần lưu ý cả điều kiện giao hàng (FOB, CIF,…) Cần kiểm tra xem những điều kiện này có đúng theo yêu cầu của L/C không ?  Kiểm tra số tiền trên hóa đơn  Số tiền ghi bằng số : ghi theo kiểu Anh. Nếu giao hàng 1 lúc, nhiều chủng lọai khác nhau thì trị giá từng loại hàng cũng như tổng trị giá phải đuợc tính đúng.  Số tiền bằng chữ : phải khớp với số tiền bằng số và đúng chính tả. Đơn vị tiền trên hóa đơn phải giống trên Hối phiếu và L/C.  Kiểm tra những dữ kiện khác: Trên hóa đơn có thể đựơc thể hiện thêm cảng bốc dỡ, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải … Nếu có những thông tin này thì phải đồng nhất với thông tin trên vận đơn hay những chứng từ liên quan  Kiểm tra các yêu cầu khác của L/C đối với hóa đơn: Hóa đơn phải đựơc kí đối chứng. Nghĩa là yêu cầu đại diện bên mua kiểm tra hàng hóa và kí tên hóa đơn. Nếu L/C quy định thì hóa đơn phải đựơc kí tên dù trong UCP không yêu cầu. Nó đựơc thể hiện trên L/C như sau “SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN 3 FOLDS” hay “MANUALLY SIGN INVOICE IN TRIPLICATE” [...]... hàng và lập hóa đơn thương mại hoặc thậm chí ngay từ khi thảo luận hợp đồng, người xuất khẩu phải kiểm tra với người nhập khẩu hoặc luật sư hoặc đại lý giao nhận hàng hóa ( tốt nhất là với người nhập khẩu) về những thông tin cần phải ghi trong hóa đơn thương mại Cẩn thận hơn nữa, người xuất khẩu nên gửi bản thảo hóa đơn thương mại cho người nhập khẩu để kiểm tra và thông qua trước khi lập hóa đơn chính... …: Người lập hóa đơn  3 Provisional Invoice : Tiêu đề hóa đơn tạm thời Date : Ngày lập hóa đơn Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Là hóa đơn xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng và là cơ sở thanh toán dứt khoát tiền hàng SVTH: Nhóm 3 _ L p TN09DB2 17 Thanh toán quốc tế 4 GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường... hàng hóa trên hóa đơn khác biệt với mô tả hàng hóa trong L/C, sự khác biệt này chỉ có thể chấp nhận nếu mô tả hàng hóa trên hóa đơn đảm bảo đầy đủ như nội dung trên L/C và có thể chi tiết hơn Từ đó, đơn vị xuất khẩu nên ghi lại “nguyên xi”nội dung mô tả hàng hóa của L/C vào hóa đơn ,trừ đơn giá và điều kiện giao hàng sẽ được ghi vào mục thích hợp khác  Số lượng, trọng lượng hàng hóa và tổng trị giá hóa. .. tế 5 GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice): Là hóa đơn có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hóa Nhiều khi hóa đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hóa đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ SVTH: Nhóm 3 _ L p TN09DB2 21 Thanh toán quốc tế 6 GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha Hóa đơn trung lập (Neutral Invoice): Trong... dịch mua bán này, không thể không nhắc đến hóa đơn thương mại Có thể khẳng định lại lần nữa, hóa đơn thương mại đóng vai trò trung tâm trong việc thanh toán tiền, hàng giữa bên bán và bên mua Hiểu rõ và nắm vững vai trò, tác dụng, nội dung chi tiết, những quy định của hóa đơn thương mại , giúp chúng ta thuận tiện hơn trong việc trao đổi, mua bán hàng hóa, tránh những hiểu lầm, tranh chấp đáng tiếc... thực tế không muốn đứng tên trên hoá đơn, do đó họ sử dụng hóa đơn trung lập, tức là loại hóa đơn do một người khác ký phát chứ không phải là người bán hàng thực tế SVTH: Nhóm 3 _ L p TN09DB2 22 Thanh toán quốc tế 7 GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice): Là hóa đơn xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán Hóa đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho... khẩu nên gửi bản thảo hóa đơn thương mại cho người nhập khẩu để kiểm tra và thông qua trước khi lập hóa đơn chính thức V Các loại hóa đơn: 1 Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại Mục đích của nó là nhằm: SVTH: Nhóm 3 _ L p TN09DB2 12 Thanh toán quốc tế GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha  Làm chứng từ để khai...Thanh toán quốc tế 3 GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại  Người bán cho rằng hoa hồng, tiền bản quyền và các loại phí khác không phải chịu thuế nên không ghi vào trong hóa đơn  Người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán lại cho người nhập khẩu và chỉ ghi trên hóa đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho người nhập khẩu  Trị... Ngoài ra đối với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ việc lập hóa đơn thương mại còn mắc phải các lỗi sau:  Sai sót tên và địa chỉ người thụ hưởng ( người lập hóa đơn) , người mở L/C (người mua hàng) so với L/C Lỗi này thường rất xảy ra , nhất là khi L/C ghi tên và địa chỉ người thụ hưởng không đúng với thực tế  Người lập hóa đơn khác với người đựơc quy định trong L/C SVTH: Nhóm 3 _ L p TN09DB2... chủng loại, Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được chi tiết hoá theo từng chủng loại hàng hoá căn cứ vào sự thỏa thuận quy định trong hợp đồng hay trong L/C SVTH: Nhóm 3 _ L p TN09DB2 18 Thanh toán quốc tế SVTH: Nhóm 3 _ L p TN09DB2 GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha 19 GVHD: ThS Nguyễn Phước Kinh Kha Thanh toán quốc tế Chi tiết hóa đơn chi tiết:  Invoice number: Số hóa đơn  Date: Ngày lập hóa đơn  Salesperson: . năng của hóa đơn thương mại: 4 III. Nội dung hóa đơn thương mại: 5 IV. Các yêu cầu cần được thỏa mãn và những lỗi cần lưu ý khi lập Hóa đơn thương mại 8. dung hóa đơn thương mại: Một hóa đơn thương mại bao gồm những nội dung chi tiết căn bản giống như một hóa đơn bán hàng (dịch vụ) trong nước như:  Số hóa