Microsoft word là một phần mềm soạn thảo văn bản chuyên nghiệp được dùng ở tất cả các lĩnh vực. Tài liệu soạn thảo văn bản đơn giản giúp người học học soạn thảo văn bản dễ dàng và hiệu quả. Dễ sử dụng: Các thao tác được tác giả mô tả ngắn gọn ít thao tác. Trình bày khoa học: Tài liệu được trình bày rất khoa học từ đơn giản đến phức tạp. Tài liệu không có bài tập đính kèm.
SOẠN THẢO VĂN BẢN CHỦ ĐỀ 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN Khởi động thoát khỏi word 1.1 Khởi động word Cách 1: Nháy đúp vào biểu tượng Word 2010 hình Cách 2: Nháy nút Cửa sổ / Word 2016 1.2 Màn hình làm việc word Sau khởi động Word 2016, xuất hình làm việc Word hình Thanh bảng chọn Thanh tiêu đề Các lệnh Vùng soạn thảo Thanh cuộn Thanh thước Thanh trạng thái Thanh trạng thái 1.3 Thoát khỏi word Cách 1: Nháy chuột vào File / Close Cách 2: Nháy chuột vào nút Close góc bên phải hình Các thao tác với tệp văn 2.1 Mở văn Cách 1: Nháy File / New / Blank Document Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N Cách 3: Nháy biểu tượng 2.2 Mở văn có Cách 1: Nháy File / Open / Chọn tệp cần mở Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O Cách 3: Nháy biểu tượng hộp thoại Open TIẾNG TRUNG HANA Xuất bảng chọn hình đây, ta chọn Browse, xuất NGUYỄN VĂN THƯỚC – 0389 026168 SOẠN THẢO VĂN BẢN Chọn đường dẫn chứa tệp tin cần mở Lưu ý: Tệp văn có phần mở rộng *.docx (Word 2007 trở lên) *.doc (Word 2003 trở trước) 2.3 Lưu văn * Lưu lần đầu Cách 1: Nháy File / Save Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Cách 3: Nháy biểu tượng Xuất bảng chọn hình đây, ta chọn Browse Xuất hộp thoại Save as hình sau: Chọn nơi cầ lưu trữ Nhập tin cần lưu Nhấn nút Save để lưu * Lưu lần tiếp theo: Thực lệnh không xuất bảng chọn hộp thoại Save as 2.4 Lưu văn với tên khác Cách 1: Nháy File / Save as TIẾNG TRUNG HANA NGUYỄN VĂN THƯỚC – 0389 026168 SOẠN THẢO VĂN BẢN Cách 2: Nhấn phím F12 bàn phím Xuất hộp thoại Save as, ta thực thao tác mục 2.3 Các thao tác biên tập văn 3.1 Cách gõ tiếng Việt có dấu * Phần mềm gõ tiếng Việt có dấu Unikey - Nháy đúp chuột vào biểu tượng Unikey, xuất cửa sổ Unikey thiết lập hình đây, nhấn nút Đóng * Kiểm tra khay hệ thống xem có biểu tượng 3.2 Cách gõ tiếng Việt có dấu theo kiểu Telex Ta gõ Được dấu gõ tiếng Việt có dấu Ta gõ Được chữ s Sắc aa â f Huyền aw ă r Hỏi dd đ x Ngã ee ê j Nặng oo ô uw w [ gõ nhanh chữ ow ] gõ nhanh chữ w - Dấu trăng chữ ă, - Dấu móc chữ ư, - Chữ w đơn lẻ tự động chuyển thành chữ z Xố dấu đặt Ví dụ: toansz = toan Ví dụ: tieengs Vieetj = tiếng Việt dduwowngf = đường Trong trường hợp bạn gõ sai dấu mà chưa di chuyển khỏi từ gõ gõ đè dấu Ví dụ: toanfs = tốn, toansz = toan Bạn nên gõ phím dấu cuối từ để UniKey đặt dấu vào vị trí tả tiếng Viêt Ví dụ: để gõ chữ “hồng“, thay gõ hofang hay hoafng, gõ hoangf Khi bạn phải gõ từ tiếng Anh văn tiếng Việt, nhiều chữ tiếng Anh “w”, “s” bị hiểu dấu tiếng Việt Để tránh tình trạng bạn cần gõ lặp kí tự bị hiểu nhầm thêm lần nữa, Unikey khơi phục lại kí tự bạn cần 3.3 Di chuyển trỏ văn Sử dụng chuột - Nháy chuột vào vị trí cần di chuyển trỏ văn đến, trỏ chuyển đến vị trí bạn vừa nháy Sử dụng phím TIẾNG TRUNG HANA NGUYỄN VĂN THƯỚC – 0389 026168 SOẠN THẢO VĂN BẢN - Nhấn phím mũi tên sang trái : Di chuyển trỏ văn sang trái kí tự - Nhấn phím mũi tên sang phải: Di chuyển trỏ văn sang phải kí tự - Nhấn phím mũi tên lên : Di chuyển trỏ văn lên dịng - Nhấn phím mũi tên xuống : Di chuyển trỏ văn xuống dòng - Nhấn phím Home: Đưa trỏ văn đầu dịng - Nhấn phím End: Đưa trỏ văn xuống cuối dịng - Nhấn phím Page Up (Pgup): Đưa trỏ lên trang hình - Nhấn phím Page Down (Pgdn): Đưa trỏ xuống trang hình - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Home: Đưa trỏ văn đầu văn - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + End: Đưa trỏ văn cuối văn - Nhấn phím Enter: Đưa trỏ văn xuống dòng đầu dòng ( kết thúc đoạn văn bản) 3.4 Lựa chọn văn (Bôi đen văn bản) 3.4.1 Chọn toàn văn Home / Select / Select All nhấn tổ hợp phím Ctrl + A 3.4.2 Chọn phần văn Dùng chuột Cách 1: Đưa trỏ chuột lên đầu đoạn văn cần chọn nhấn giữ kéo chuột đến cuối đoạn văn chọn thả chuột Cách 2: Đưa trỏ sang mép biên trái văn trỏ biến thành hình mũi tên hướng phía văn nhấn, giữ kéo chuột đến cuối đoạn Sử dụng phím - Chọn đoạn: Đưa trỏ văn đến đầu đoạn văn Sau nhấn giữ phím Shift nhấn phím mũi tên để chọn - Shift + Home: Chọn văn từ đầu dịng đến vị trí trỏ văn - Shift + End: Chọn đoạn văn từ vị trí trỏ văn đến cuối dịng Kết hợp phím chuột Bước 1: Nháy chuột vào đầu đoạn văn Bước 2: Nhấn giữ phím Shift, nháy chuột đến vị trí cuối đoạn văn cần chọn 3.5 Sao chép đoạn văn Bước 1: Chọn đoạn văn cần chép Bước 2: Nháy Home / nhấn Copy nhấn tổ hợp phím Ctrl + C Bước 3: Di chuyển trỏ văn đến vị trí cần chép đến Bước 4: Nháy Home / Nhấn Paste nhấn tổ hợp phím Ctrl + V 3.6 Di chuyển đoạn văn Bước 1: Chọn đoạn văn cần di chuyển Bước 2: Nháy Home / nhấn Cut nhấn tổ hợp phím Ctrl + X Bước 3: Di chuyển trỏ văn đến vị trí di chuyển đến Bước 4: Nháy Home / Nhấn Paste nhấn tổ hợp phím Ctrl + V 3.7 Xóa văn - Xóa kí tự: + Nhấn phím Backspace (): Xóa kí tự bên trái trỏ văn + Nhấn phím Delete (Del): Xóa kí tự bên phải trỏ văn - Xóa đoạn văn bản: Bước 1: Bôi đen đoạn văn Bước 2: Nhấn phím Delete(Del) nhấn Backspace 3.8 Phục hồi lại văn (Undo Redo) TIẾNG TRUNG HANA NGUYỄN VĂN THƯỚC – 0389 026168 SOẠN THẢO VĂN BẢN Nháy biểu tượng Undo góc bên phải trái hinh nhấn biểu tượng Reundo nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z Ctrl + Y Định dạng văn 4.1 Định dạng Font (Phông) chữ Bước 1: Chọn đoạn văn cần định dạng Bước 2: Nhấn vào bảng chọn Home, chọn kiểu định dạng khung Font hình sau: Chọn cỡ chữ Chọn Font chữ Bật tắt chữ đậm Bật tắt chữ nghiêng Bật tắt chữ gạch chân Chọn màu chữ Ý nghĩa biểu tượng: Chọn Font chữ (Có loại Font chữ TCVN3 – Bắt đầu chữ Vn; Font chữ VNI bắt đầu chữ VNI- cuối Font Unicode không quy định chữ bắt đầu) Văn thường dùng Font Unicode, cần thiết kế bảng biểu đặc biệt dùng loại Font TCNV3 VNI Font Unicode mặc định Times New Roman Chọn màu chữ + Chọn cỡ chữ (Cỡ chữ mặc định 14) + + X2: Tạo số (số số dưới) + Đánh dấu đoạn văn + X : Tạo số (Số số trên) + Mở hộp thoại Font nhấn tổ hợp phím Ctrl + D + : Tăng giảm cỡ chữ 4.2 Định dạng đoạn văn Bước Chọn đoạn văn cần định dạng Bước 2: Nhấn Home, nhấn biểu tượng khung Paragraph hình đây: Ý nghĩa nút lệnh: TIẾNG TRUNG HANA chọn kiểu định dạng danh sách ( kí hiệu, số thứ tự) Tăng thụt đoạn văn chọn NGUYỄN VĂN THƯỚC – 0389 026168 SOẠN THẢO VĂN BẢN Căn lề trái nhấn tổ hợp phím Ctrl + L Căn văn nhấn tổ hợp phím Ctrl + E Căn phải văn nhấn tổ hợp phím Ctrl + R Căn hai bên nhấn tổ hợp phím Ctrl + J Đặt khoảng cách dịng đoạn Tơ màu Kẻ đường viền cho văn 4.3 Thụt đầu dòng cho đoạn văn Bước 1: Chọn đoạn văn cần định dạng Bước 2: Nhấn biểu tượng góc bên phải khung Paragraph để mở hộp thoại Paragrahp hình sau: Bước 3: Chọn First line ô Special (mặc định (none)) nhập thông số o By Bước Nhấn OK * Sử dụng thước: Ta nhấn giữ kéo trượt thước để định dạng 4.4 Định dạng trang văn Bước 1: Nhấn bảng chọn Layout, chọn Page Setup Bước 2: Nhấn chọn biểu tượng khung Page Setup nhấn nút phải khung Page Setup để mở hộp thoại Page Setup góc bên * Ý nghĩa nút lệnh: Chọn kiểu lề trang Chọn hướng giấy ( trang dọc, trang ngang) TIẾNG TRUNG HANA NGUYỄN VĂN THƯỚC – 0389 026168 SOẠN THẢO VĂN BẢN Chọn cỡ giấy hay khổ giấy ( Chọn khổ A4) * Hộp thoại Page Setup + Thẻ Margin: Các thông số cần đặt sau: Top: Lề (Đặt 2cm) Bottom: Lề (đặt 2cm) Left: Lề trái (Đặt 3-3,5cm) Right: Lề phải (đặt 1,5 2cm) Khung Orientation chọn hương giấy: Portrait: Hướng giấy dọc Landscape: Hướng giấy ngang Sau nhấn OK + Thẻ Paper: Chọn khổ giấy ô Paper Size: Chọn khổ A4 Sau thực lựa chọn xong ta nhấn nút OK để định dạng trang Chèn đối tượng vào văn 5.1 Chèn hình, tranh ảnh vào văn a Chèn hình vào văn Nháy Insert / Shapes / Chọn hình muốn vẽ / Đưa trỏ chuột lên hình soạn thảo trỏ biến thành dấu cộng (+) ta nhấn giữ kéo chuột để vẽ hình b Chèn ảnh vào văn Nháy Insert / Picture / Chỉ đường dẫn đến nơi đặt ảnh máy tính chọn ảnh nhấn nút Open c Thay đổi kích thước, di chuyển, gộp, xóa tranh, ảnh * Thay đổi kích thước B1: Nháy chuột vào tranh ảnh cần thay đổi kích thước, xung quanh tranh ảnh có đường viền chứa nút hình trịn hình vng B2: Ta đưa trỏ lên nút hình trịn hình vng trỏ biến thành mũi tên hai chiều, ta nhấn giữ kéo chuột để thay đổi kích thước * Di chuyển hình, tranh ảnh Đưa trỏ lên hình tranh ảnh, trỏ biến thành mũi tên bốn chiều nhấn giữ kéo chuột để di chuyển * Nhóm hình vẽ (Chỉ làm việc với hình vẽ) B1: Chọn hình vẽ cần nhóm (Nhấn giữ phím Shift nháy chuột lên hình cần chọn) B2: Nháy chuột phải lên vùng vừa chọn, chọn Group chọn tiếp Group + Hủy nhóm: Nháy chuột phải lên vùng vừa chọn, chọn Group chọn tiếp ReGroup * Xóa hình, tranh ảnh B1: Chọn hình, tranh ảnh cần xóa B2: Nhấn phím Del(Delete) Nháy phải chuột lên hình vừa chọn, chọn Delete 5.2 Chèn cơng thức tốn học: Insert / Equation / Chọn kiểu cơng thức 5.3 Chèn kí tự đặc biệt: Insert / Symbol / Chọn kí tự cần chèn nhấn Insert 5.4 Chia cột đoạn văn B1: Bôi đen hay lựa chọn đoạn văn B2: Nháy thẻ Layout / Columns / Chọn One Two Three, … More Column 5.5 Chèn (tạo chữ nghệ thuật): Nhấn thẻ Insert / Wordart / Gõ nội dung chữ cần tạo 5.6 Chèn bảng vào văn a Tạo bảng TIẾNG TRUNG HANA NGUYỄN VĂN THƯỚC – 0389 026168 SOẠN THẢO VĂN BẢN Insert / Table / Đưa contrỏ chuột lên trống di chuyển, xuất bảng gồm cột hàng b Các thao tác * Chọn ô, cột, hàng - Chọn ô: Đưa trỏ đến mép biên bên trái cần chọn trỏ biến thành mũi tên màu đến nháy chuột - Chọn nhiều ô: Đưa trỏ đến ô đầu nhấn, giữ kéo chuột đến ô cuối thả chuột - Chọn cột: Đưa trỏ lên mép biên bên cột cần chọn, trỏ biến thành mũi tên màu đen quay xuống ta nháy chuột - Chọn nhiều cột: Đưa trỏ lên mép biên bên cột cần chọn, trỏ biến thành mũi tên màu đen quay xuống nhấn giữ kéo chuột đến cột cuối thả chuột - Chọn hàng: Đưa trỏ sang mép biên bên trái hàng cần chọn, trỏ biến thành mũi tên màu trắng quay sang phải ta nháy chuột - Chọn nhiều hàng: Đưa trỏ sang mép biên bên trái hàng cần chọn, trỏ biến thành mũi tên màu trắng quay sang phải nhấn giữ kéo chuột đến hàng cuối, thả chuột * Thay đổi độ rộng cột, chiều cao hàng + Thay đổi độ rộng cột: Đưa trỏ sang đường biên bên phải cột cần thay đổi trỏ biến thành mũi tên hai chiều ta nhấn giữ kéo chuột sang trái sang phải để thay đổi độ rộng cột, thả chuột + Thay đổi chiều cao hàng: Đưa trỏ xuống đường biên bên hàng cần thay đổi trỏ biến thành mũi tên hai chiều ta nhấn giữ kéo chuột lên xuống để thay đổi chiều cao hàng, thả chuột * Thêm cột Bước 1: Chọn cột cần thêm (Thêm cột, bơi đen số cột cần thêm) Bước 2: Nháy phải chuột vào vùng vừa chọn, chọn Insert Tiếp tục chọn mục sau + Insert Columns to the Left: Thêm cột vào bên trái cột chọn + Insert Columns to the Right: Thêm cột vào bên phải cột chọn * Thêm hàng Bước 1: Chọn hàng cần thêm (Thêm hàng, bơi đen số hàng cần thêm) Bước 2: Nháy phải chuột vào vùng vừa chọn, chọn Insert / chọn: + Insert Rows Above: Thêm hàng vào lên hàng chọn + Insert Rows Below: Thêm hàng xuống bên hàng chọn * Xóa hàng, cột Chọn hàng, cột cần xóa nháy phải chuột vào vùng vừa lựa chọn, xuất bảng chọn, ta chọn Delete / nháy Delete Rows (nếu xóa hàng) Delete Columns (Xóa cột) *Gộp ô (Merge cells) B1: Chọn ô cần gộp B2: Nháy phải chuột vào vùng vừa chọn, chọn Merge Cells Nháy Layouts / Merge Cells * Tách ô (Split Cells) TIẾNG TRUNG HANA NGUYỄN VĂN THƯỚC – 0389 026168 SOẠN THẢO VĂN BẢN B1: Nháy chuột phải vào ô cần tách, chọn Split cell xuất hộp thoại hình sau: + Number of columns: Tách ô thành cột + Number of Rows: Tách ô thành hàng B2: Nhấn OK để hoàn thành 5.7 Đánh số trang: Insert / Page number / Chọn kiểu đánh số trang 5.8 Tạo tiêu đề đầu trang: Insert / Header / Nhập tiêu đề đầu 5.9 Tạo tiêu để cuối trang: Insert / Footer / Nhập tiêu đề cuối (Chân trang) Trộn thư - Mail Merge Mở tài liệu Word có tạo tài liệu Bước 1: Nhấn menu Mailings (Thư), chọn Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) chọn Letter từ trình đơn thả xuống Bước 2: Nháy chuột vào Select Recipients chọn Use Existing List (Chọn tệp chứa danh sách thông tin cần trộn vào thư mẫu (Giấy mời, giấy thông báo,…)) Bước 3: Nháy EditRecipient List để chỉnh sửa thông tin danh sách Bước 4: Đặt trỏ văn vào vị trí cần chèn thơng tin nháy chọn mục Insert Merge Field chọn thông tin cần chèn vào vị trí vừa chọn Bước 5: Nháy nút Preview Results để bật tắt chế độ xem thử kết vừa chèn Bước 6: Nháy nút Finish & Merge để in thư: + Edit Individual Documents ….: In word để sửa chữa thông tin + Print Documents: In văn hộp thoại xuất Quyết định xem bạn có muốn in tất thư, tài liệu (hồ sơ), nhóm chọn, sau nhấn OK In văn Nhấn File / Print nhấn tổ hợp phím Ctrl +P + Nút Print: Nhấn nút để in + Copies: Sao chép thành + Printer: Chọn máy in để in + Settings: Thiết lập thông số trước in + Print All Pages: In tất trang + Pages: In trang Ví dụ 1: 1-3 có nghĩa in trang 1,2,3 Ví dụ 2: 1-3,4,6,7 có nghĩa in trang 1,2,3,4,6,7 +Collated: In theo thứ tự Nháy vào mục Page Setup để thay đổi thiết đặt TIẾNG TRUNG HANA NGUYỄN VĂN THƯỚC – 0389 026168 SOẠN THẢO VĂN BẢN 10 CÁC PHÍM TẮT THƯỜNG DÙNG KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN - Việc sử dụng thành thạo phím tắt làm tăng tốc độ soạn thảo văn Phím tắt Ý nghĩa Ctrl + N Mở văn Ctrl + O Mở văn có sẵn Ctrl + S Lưu văn F12 Lưu văn với tên khác Ctrl + C Sao chép văn Ctrl + X Di chuyển văn Dán văn vừa chép di chuyển Ctrl +X Ctrl +V Ctrl + V Ctrl + A Chọn toàn văn Ctrl + D Mở hộp thoại Font Ctrl + B Định dạng chữ đậm Ctrl +I Định dạng chữ nghiêng Ctrl + U Định dạng chữ gạch chân Ctrl + Shift + = Tạo số X2 Ctrl += Tạo số X2 Ctrl + L Căn trái văn Ctrl + E Căn văn Ctrl + R Căn phải văn Ctrl +J Căn văn Ctrl +1 Cách dòng đơn Ctrl+2 Cách dòng đơi Ctrl +5 Cách dịng 1.5 lines Ctrl +shift+W Tạo gạch chân từ Ctrl + P In văn Ctrl + W Đóng word Ctrl + F4 Đóng văn Alt Truy xuất nhanh đến Menu Alt + F4 Đóng word Shift+ Các phím mũi tên Chọn văn Shift+Home Shift+ End Chọn văn TIẾNG TRUNG HANA NGUYỄN VĂN THƯỚC – 0389 026168 ... NGUYỄN VĂN THƯỚC – 0389 026168 SOẠN THẢO VĂN BẢN 10 CÁC PHÍM TẮT THƯỜNG DÙNG KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN - Việc sử dụng thành thạo phím tắt làm tăng tốc độ soạn thảo văn Phím tắt Ý nghĩa Ctrl + N Mở văn. .. chữ cần tạo 5.6 Chèn bảng vào văn a Tạo bảng TIẾNG TRUNG HANA NGUYỄN VĂN THƯỚC – 0389 026168 SOẠN THẢO VĂN BẢN Insert / Table / Đưa contrỏ chuột lên ô trống di chuyển, xuất bảng gồm cột hàng b... phím Ctrl + End: Đưa trỏ văn cuối văn - Nhấn phím Enter: Đưa trỏ văn xuống dòng đầu dòng ( kết thúc đoạn văn bản) 3.4 Lựa chọn văn (Bôi đen văn bản) 3.4.1 Chọn toàn văn Home / Select / Select