Luận văn: NGHIỆP VỤ NHẬN XĂNG DẦU Ở CỬA HÀNG SỐ 4 THUỘC CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI potx

Chính vì thế em được đến cửa hàng xăng dầu số 4 Đại Từ –Thái Nguyên, để thực tập về nghiệp vụ nhận hàng.. Cho đến nay cửa hàng đã đi vào hoạt động, được 10 năm.Trong những năm đầu hoạt đ

Luận văn

NGHIỆP VỤ NHẬN XĂNG DẦU Ở CỬA HÀNG SỐ 4 THUỘC CÔNG TY XĂNG

DẦU BẮC THÁI

LỜI NÓI ĐẦU

Xăng dầu là một ngành hàng, mặt hàng thiết yếu trong đời sống kinh tế xã hội của mỗi quốc gia Xăng dầu đóng vai trò hết sức quan trọng với nhiều ngành khác nhau như giao thông vận tải, công nghiệp, nông nghiệp, ngư nghiệp… Hiện nay đất nước ta đang trong quá trình công nghiệp hoá, hội nhập kinh tế với thế giới Nên nhu cầu ngày càng trở nên bức thiết Theo ước tính mỗi năm Việt Nam, tiêu thụ hết khoảng 2 tỷ lít xăng dầu Điều đó đặt ra cho ngành xăng dầu, những thời cơ và thách thức Đòi hỏi những người quản lý kĩ thuật xăng dầu, phải không ngừng nâng cao trình độ quản lý, kiến thức về kĩ thuật xăng dầu

Là một học sinh vừa được trang bị, những kiến thức lý thuyết về mặt hàng xăng dầu Nên rất cần được đi thực tế, để củng cố những kiến thức đã học và tích luỹ thêm kiến thức thực tế Chính vì thế em được đến cửa hàng xăng dầu số 4 Đại Từ –Thái Nguyên, để thực tập về nghiệp vụ nhận hàng Trước khi đến thực tập em đã được, sự hướng dẫn của giáo viên bộ môn Đến cửa hàng, được sự chỉ bảo tận tình của cán bộ cửa hàng Đã giúp em có được những kiến thức đầy đủ hơn về mặt hàng xăng dầu (lý thuyết và thực hành) Cụ thể kiến thức về nhập hàng, đã được em thu nhận và thể hiện qua bản báo cáo này

PHẦN THỨ NHẤT : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CỬA HÀNG

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CỬA HÀNG XĂNG DẦU SỐ 4

Từ khi đất nước ta tiến hánh đổi mới nền kinh tế, từ quan liêu bao cấp sang nền kinh tề thị trường, có sự quản lí của nhà nước Đất nước ta đã, có những biến đổi sâu sắc Đặc biệt vào đầu những năm 90 Cùng với sự phát triển đất nước, là hàng loạt những nhu cầu được nảy sinh.Trong đó nhu cầu về xăng dầu, là vô cùng bức thiết Để thực hiện chính sách của Đảng và nhà nước, xoá đói giảm nghèo, phát triển kinh tế ở vùng sâu vùng xa ,vùng căn cứ cách mạng Nắm bắt được yêu cầu trên, công ty xăng dầu Bắc Thái đã quyết định thành lập, cửa hàng xăng dấu số 4 Thuộc địa phận xã Hùng Sơn huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Bắc Thái) Nằm trên quốc lộ 13A nối liền các tỉnh Tuyên Quang - Hà Giang - Yên Bái với tỉnh Thái Nguyên

Cho đến nay cửa hàng đã đi vào hoạt động, được 10 năm.Trong những năm đầu hoạt động, với những trang thiết bị thiếu thốn và lạc khậu.Cho đến nay cửa hàng đã có, những cơ sở vật chất khang trang và hiện đại.Bên cạnh đó phải kể đến sự trưởng thành, của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cửa hàng Họ đã cùng nhau khắc phục, những khó khăn trước mắt Để cùng với cửa đi lên, đáp ứng nhu cầu xăng dầu, với mục đích phát triển sản xuất, của đồng bào các dân tộc huyện Đại Từ Trong tương lai, cơ sở vật chất của cửa hàng sẽ không ngừng đổi mới

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CỬA HÀNG SỐ 4

1 Khái niệm cửa hàng

Cửa hàng là một đơn vị hoặc một bộ phận đơn vị kinh tế, cơ sở của ngành thương mại trực tiếp bán hàng phục vụ khách hàng

2 Chức năng của cửa hàng (bán hàng)

* Chức năng nghiệp vụ

Cửa hàng trực tiếp thực hiện, các nghiệp vụ kinh doanh thương mại mua, bán,vận chuyển và bảo quản

Tổ chức nghiên cứu nhu cầu của khách hàng Xây dựng mặt hàng kinh doanh,phương án kinh doanh Để cung cấp lượng hàng hoá hợp lí,đúng yêu cầu Nhằm có những biện pháp kinh doanh có hiêu quả

Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng,tuyên truyền quảng cáo về mặt hàng kinh doanh

Bán hàng phục vụ khách hàng, nâng cao chất lượng phục vụ

Tăng cường lượng bán hàng ra, thực hiện văn minh thương mại

Nghĩa vụ thoả mãn nhu cầu của khách hàng,nâng cao hiệu quả kinh doanh

Quản lý kế hoạch ,cửa hàng phải xây dựng các chỉ tiêu nhận, dự trữ bán hàng theo định hướng của cấp trên và tổ chức thực hiện các chỉ tiêu đó bằng các biện pháp kinh tế Quản lí cơ sở vật chất kĩ thuật

Cơ sở kĩ thuật của cửa hàng là: hệ thống trang thiết bị, kho tàng, phương tiện dụng cụ phục vụ các mục đích kinh doanh của cửa hàng

Quản lí cơ sở vật chất của cửa hàng nghĩa là sử dụng có hiệu quả, bảo quản tốt Nhưng có hư hỏng mất mát, phái sử lý kịp thời Đồng thời tăng cường hiện đại hoá cơ sở vật chất

Quản lý hàng hoá

Quản lý về số lượng, chất lượng hàng nhập, hàng xuất, tồn chứa nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh Quản lý được lượng hao hụt hàng hoá

Quản lý lao động

Cửa hàng xác định đúng đắn số lượng, cơ cấu lao động Đồng thời phân công bố trí hợp lí.Thực hiện lao động có định mức và các biện pháp tăng năng suất lao động, bôi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, khen thưởng thi đua theo chế

2.2 Chức năng phục vụ

Để đảm bảo các khâu bán hàng có hiệu quả và kinh doanh có hiệu quả tốt hơn cần nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.Vì vậy chức năng phục vụ của cửa hàng được thể hiện :

Phục vụ khách hàng, các nghiệp vụ kinh doanh ,thường xuyên kiểm tra sửa chữa ngay Phục vụ người lao động ở cửa hàng như điều kiện sinh hoạt, môi trường làm việc

3 Nhiệm vụ của cửa hàng

Thoả mãn nhu cầu của khách hàng Cửa hàng hình thành là để bán hàng, phụcvụ khách hàng

Có thực hiện được nhiệm vụ này thì mục tiêu của doanh nghiệp thương mại mới được thực hiện

Thoả mãn nhu cầu toàn diện của khách hàng nhu cầu về hàng hoá ,số lượng, chất lượng, màu sắc, kiểu dáng, giá cả

Thoả mãn nhu cầu dịch vụ bổ sung

Cửa hàng xăng dầu số 4 đã luôn thực hiện nhiệm vụ này Thái độ phục vụ khách hàng luôn niềm nở chu đáo, trả lời những câu hỏi của khách với thái độ lịch sự văn minh Bên cạnh đó cán bộ công nhân viên thường xuyên được bồi dưỡng nâng cao về chuyên môn nghiệp vụ Dịch vụ bổ sung của cửa hàng được

trang bị khá đầy đủ, hàng hoá được trưng bày trong tủ kính với nhiều mẫu mã khác nhau, gây được sự chú ý kích thích người tiêu dùng

Chi phí của cửa hàng là các khoản chi phí phát sinh phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh, trong một thời gian nhất định được tính bằng tiền bao gồm : + Chi phí nhận hàng

+ Chi phí bảo quản dự trữ

+ Củng cố tăng cường hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, nâng cao trình

độ của người lao động Đi đôi với việc sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất hiện

có của cửa hàng

Cửa hàng luôn trang bị phương tiện dụng cụ hiện đại để đáp ứng yêu cầu đổi mới, nâng cao nâng suất lao động Đồng thời sắp xếp phù hợp số lao động trong cửa hàng, nhằm tạo ra những ngày làm việc của công nhân có hiệu quả Thực hiện văn minh thương mại Góp phần ổn định thị trường xăng dầu, hướng dẫn cho khách trong việc sử dụng xăng dầu Xã hội ngày càng phát triển thì yêu của người tiều dùng ngày càng cao Vì vậy việc thực hiện văn minh thương mại là không thể thiếu đối với mỗi cửa hàng Xăng dầu là một mặt hàng liên quan đến, nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau Do vậy việc ổn định thị trường xăng dầu, là rất quan trọng trong nền kinh tế quốc dân

Một ví dụ điển hình trên thị trường xăng dầu những thángđầu năm.Đã xảy

ra hiện tượng khan hiếm xăng dầu giả tạo.Do việc việc dò gỉ thông tin về việc lên giá xăng dầu.Làm cho một số cửa hàng đóng cửa chờ tăng giá Nhưng cửa hàng xăng dầu số 4 đã ý thức được việc thực hiện văn minh thương mại ,nên vẫn phục vụ khách hàng một cách bình thường ,không có hiện tượng chèn ép khách hàng

Chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật ,chính sách chế độ bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội, quy định an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và vệ sinh môi trường Do chất đặc điểm riêng của xăng dầu mặt hàng nguy hiểm về cháy

nổ, dễ bay hơi, độc hại Cho nên toàn ngành xăng dằu và cửa hàng xăng dầu số 4 luôn luôn đề cao công tác phòng cháy chữa cháy Bằng các trang thiết bị đầy đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy,nâng cao ý thức cảnh giác của cán bộ công nhân viên trong cửa hàng

4 Cơ cấu tổ chức bộ máy của cửa hàng

Cửa hàng xăng dầu số 4 thuộc công ty xăng dầu Bắc thái gồm có 7 người trong đó có 1 cửa hàng trưởng ,1nhân viên bán hàng kiêm kế toán Tức còn 6 người bán hàng trực tiếp Mỗi ca bán hàng có thời gian từ 6h sáng hôm trước đến 6h sáng hôm sau Gồm 2 nhân viên một ca,có một nhân viên làm ca trưởng Cửa hàng bắt đầu mở cửa từ 5h sáng đến 22h đêm (có trực đêm)

Cửa hàng trưởng

Trình độ của người lao trong cửa hàng xăng dầu số 4

+ 1 trình đọ đại học

+ 1 trình độ cao đẳng

+ 2 trình độ trung cấp

+ 3 trình độ sơ cấp

Tất cả đều được đào tao thêo đúng chuyên ngành

III CƠ SỞ VẬT CHẤT TRANG THIẾT BỊ CỦA CỬA HÀNG

Cửa hàng xăng dầu số 4 được xây dựng trên diện tích 300m2 được chia làm

4 khu vực cụ thể :

1 Khu vực 1: Khu vực nhà bơm gồm 3 cột bơm đơn ,mái che được kiên cố

hoá, hiện đại

+ 1 cột bơm xằng Mogas 92

+ 1 cột bơm xăng Mogas 90

+ 1 cột bơm dầu Diesel oil

Các cột bơm đều của hãng TATSUNO của Nhật Bản sản xuất Tại đây còn đặt các biển cấm lửa ,bảng giá được niêm yết và một số loại bình chuẩn như: + Bình chuẩn 5 lít 1 cái

+ 1 bể chứa xăng Mogas 92

+ 1 bể chứa xăng Mogas 90

+ 1 bể chứa dầu Diesel oil

3 Khu vực 3: khu vực quầy bán hàng ,nơi bày bán các sản phẩm dầu động

cơ,bếp gas,kế bên là một nhà kho chứa các phi dầu BP,một số thiết bị phụ trợ của cửa hàng

4 Khu vực 4 : Khu vực sinh hoạt củacán bộ côn nhân viên của cửa hàng

Gồm phòng làm việc của cửa hàng trưởng (văn phòng) nhà bếp ,phòng nghỉ Ngoài ra còn hệ thống tường bao, phương tiện chiếu sáng ,quảng cáo

IV ĐẶC ĐIỂM MẶT HÀNG KINH DOANH – NGUỒN HÀNG - KHÁCH HÀNG CỦA CỬA HÀNG

1 Đặc điểm mặt hàng kinh doanh

Cửa hàng xăng dầu số 4 thuộc công ty xăng dầu Bắc Thái kinh doanh những mặt hàng :

Dầu sáng – dầu nhờn động cơ-gas(bếp gas)

Trong đó mặt hàng dầu sáng gồm:xăng Mogas 92,Mogas90,dầu Diesel(DO).Đặc điểm cụ thể như sau :

Xăng Mogas 92 có màu xanh lá cây ,có tri số ôtan (RON) RON=92 nghĩa xăng Mogas 92 là loại xăng có tính chống kích nổ ,tương ứng với hỗn hợp nhiên liệu chứa 92%VOL IZO ôtan và 8%VOL heptan trong cung điều kiện thử nghiệm Tương tự xăng Mogas 90 có RON=90 có màu đỏ DO là loại nhiên liệu dùng cho động cơ có tỷ số nén lớn

Dầu động cơ : Vistra:4T; 0,7 lít: 0,8lít-BP hộp, phi

Gas:bình 12kg, 48kg, bếp gas,các phụ kiện

* Đặc điểm

Xăng dầu là chất lỏng dễ bay hơi, bắt cháy ở nhiệt độ rất thấp ( 390 ) Hơi xăng nặng hơn không khí nên có thể đọng lại ở chỗ trũng, bui, chỗ khuất gây nguy hiểm về cháy nổ

Xăng dầu có tốc độ cháy nhanh chóng lan, khi cháy tạo ra nguồn nhiệt rất lớn ( t0max = 1200 kacl/kg )

Xăng dầu nhẹ hơn nước, nổi lên trên mặt nước, do vậy có thể cháy lan việc chữa cháy rất khó khăn

Xăng dầu là chất lỏng độc hại gây độc hại tới sức khoẻ con người qua con đường hô hấp, tiếp xúc …

Xăng dầu có khả năng tĩnh đIửn và tự bốc cháy do vậy bảo quản, vận chuyển rất thận trọng, tránh hiện tượng tích đIửn

2 Đặc điểm nguồn hàng

xăng dầu là nguồn hàng nhập khẩu, tổng công ty xăng dầu viêtm nam nhạp khẩu

về các kho trung tâm cho các công ty, các công ty dự kiến nhập hàng về kho của mình

Cửa hàng xăng dầu số 4 thuộc công ty xăng dầu Bắc TháI được nhập từ công ty xăng dầu Đức Giang thuộc công ty xăng dầu B12 khu vực I Hà Nội vì vậy nguồn hàng của cả hàng rất ổn định tạo ra những việc thuận lợi cho việc nhập hàng bán hàng, khả năng đáp ứng nhu cầu được đầy đủ và nhanh chóng, dự chữ và mua bán hợp lý Giá cả nhập, bán được quy định theo giá của công ty

1 Công tác an toàn lao động

Theo như quy định của ngành xăng dầu và cửa hàng xăng dầu số 4 thì mỗi nhân viên bán hàng phải mặc đúng y phục quy định có đeo phù hiệu của công ty cấp

Mỗi nhân viên phải làm theo quy định của công ty

Công ty hoặc cả hàng trưởng

Cửa hàng phải có phòng nghỉ cho nhân viên và phòng nghỉ cho nhân viên

và phòng trực đêm

2 Công tác phòng cháy chữa cháy

Do tính chất mặt hàng kinh doanh rất phức tạp nguy hiểm khi cháy gây ra hậu quả lớn do vậy để nâng cao tính hiệu quả an toàn trong kinh doanh của cửa hàng xăng dầ số 4 luôn quán triệt đến từng nhân viên trong công tác phòng cháy chữa cháy, kiểm tra nghiêm ngật các nguồn nhiệt, trang bị đầy đủ dụng cụ, phương tiện phòng cháy chữa cháy và kiến thức phòng cháy chữa cháy cho mỗi nhân viên, cửa hàng thực hiện đầy đủ các nội quy phòng cháy chữa cháy theo biển cấm ở gần cột bơm xăng dầu, được đặt hợp lý, đúng chỗ

Các dụng cụ phương tiện phòng cháy chữa cháy gồm :

3 Vệ sinh môi trường

Cửa hàng đã trang bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh như : thùng rác, hệ thống cấp thoát nước, chổi quét, xẻng hót, đồng thời nhân viên bán hàng trong cửa hàng luôn có ý thức tạo môi trường làm việc sạch sẽ gọn gàng

VI CÔNG TÁC TUYÊN TRUYỀN QUẢNG CÁO

Công tác quảng cáo theo luật thương mại ban hành ngày 23/05/1997 thì quảng cáo là hành vi thương mại có thưởng nhằm giới thiệu hàng hóa dịch vụ để xúc tiến bán hàng

Chính vì thế cửa hàng xăng dầu cũng có nhu cầu cần quảng cáo với việc quảng cao rất đa dạng, phong phú, nhưng với cửa hàng xăng dầu cần tuân theo một số các quy định nhất định như biển biểu tượng chữ

P ( PETROLIMEX ) Được rọi phản quang màu xanh trên nền màu trắng đặt phía trước, được treo cao để khác hàng có thể nhìn thấy từ xa Ngoài ra còn các biển đề tên cửa hàng xằn dầu số 4 Đại Từ thuộc công ty xăng dầu Bắc Thái Địa chỉ : xã Hùng Sơn – Huyên Đại Từ – Tỉnh TháI Nguyên

Các bảng gia được niêm yiết rõ ràng và biển cấm lửa, cấm hút thuốc lá, tắt máy biển nội quy cửa hàng, hòm thư góp ý khách hàng Cửa hàng cong có hệ thống tủ kính trắng dùng để trưng bày các sản phẩm dầu nhờn, các loại bếp gas

và phụ kiện kèm theo Bên cạnh đó trong những ngày khuyến mại, có treo các băng rôn giới thiệu, các tặng phẩm khách hàng có thể nhận được Nhằm thu hút khách đó là những hình thức chiêu khách Song cửa hàng vẫn lấy chữ tín khách hàng là quan trọng nhất

PHẦN THỨ HAI : NGHIỆP VỤ NHẬN XĂNG DẦU Ở CỬA HÀNG SỐ 4

THUỘC CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI

I KHÁI NIỆM – VỊ TRÍ – TÁC DỤNG CỦA NGHIỆP VỤ NHẬN HÀNG

1 Khái niệm nhận hàng

Nhận hàng là việc tập trung hàng háo từ các nguồn khác nhau thông qua việc xác đinh số lượng, chất lượng lô hàng nhập và thực hiện các nguyên tắc quy định về giao nhận xăng dầu

2 Vị trí

Nhận hàng là nghiệp vụ mở đầu của quy trình nghiệp vụ kho và là nghiệp

vụ quan trọng trong quá trình nghiệp vụ kinh doanh thương mại

II YÊU CẦU CỦA NGHIỆP VỤ NHẬN HÀNG

1 Nhận đúng số lượng, chất lượng của mặt hàng ghi trong hoá đơn, nhận

đúng nguyên tắc thủ tục quy định, đúng quy trình nghiệp vụ

Muốn vậy người nhận hàng phảI nắm đúng nguyên tắc nhận hàng quy trình nhận đối với từng loại, phảI nắm được tính chất đặc đIúm từng mặt hàng, từng loại phương tiện vận chuyển thành thạo chuyên môn, nghiệp vụ, chấp hành đúng nguyên tắc, đúng quy trình

2 Nhận nhanh, gọn, an toàn làm tốt công tác chuẩn bị nhận, người nhận hàng phải thành thạo chuyên môn nghiệp vụ

3 Phân rõ trách nhiệm các bên có liên quan đến số lượng, chất lượng hàng lo hàng nhận

Hàng thừa thiếu kém phẩm chất phát hiện khi kiểm tra thì người giao phải chịu trách nhiệm

Hàng trên phương tiện đủ, đảm bảo chất lượng khi vào kho thiếu hoặc kém phẩm chất nếu không tìm được nguyên nhân do người giao thì người nhận phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số lượng, chất lượng hàng hoá trong kho

III NGUYÊN TẮC NHẬN XĂNG DẦU

1 Tất cả hàng hoá khi nhận phải có đầy đủ hoá đơn giấy tờ cần thiết, giấy tờ phải hợp lệ

1.1 Đầy đủ giấy tờ cần thiết tuỳ theo loại hàng , nguồn nhập, phương tiện vận chuyển và các giấy tờ cần thiết đi kềm theo hàng hoá khác nhau

- Nếu nhận hàng xăng dầu vận chuyển bằng ô tô stec thì giấy tờ kềm theo gồm :

+ Hoá đơn bên bán (bên giao)

+ Lệnh vận chuyển

+ Barem dung tích phương tiện (giấy chứng nhận kiểm định)

+ Đơn hoá nghiệm (kết quả thí nghiệm)

- Nếu nhận dầu mỡ nhờn giấy tờ đi kèm gồm có :

+ Hoá đơn bên bán ( bên giao)

+ Lệnh vận chuyển

+ Đơn hóa nghiệm ( chứng chỉ phẩm chất)

- Nếu nhận giao thì bộ chứng từ gồm :

+ Hoá đơn bên bán ( bên giao ) : Hoá đơn vỏ bình, hoá đơn giao

+ Lệnh vận chuyển

+ Biên bản giao nhận

1.2 Các giấy tờ hợp lệ nghĩa giấy tờ phải đảm bảo các yếu tố sau :

Đúng mẫu, đúng biên quy định

Ghi chép đầy đủ theo quy định, rõ dàng, không tẩy xoá

Có giá trị pháp lí

Riêng hoá đơn phải có giá trị thanh toán

1.3 Nếu hàng nhận không đủ giấy tờ hoặc không hợp lệ thì người nhận có quyền từ chối nhận hàng

2 Tất cả hàng hoá khi nhận đều phải được kiểm tra, xác định chính xác

số lượng, chất lượng hàng

2.1 Kiểm tra chất lượng

Chất lượng hàng hoá là tổng hợp các tính chất đặc trưng kỹ thuật tạo nên giá trị sử dụng của hàng hoá làm cho hàng hóa có những thuộc tính nhất định, có khả năng thoả mãn nhu cầu sử dụng trong điều kiện nhất định

Chất lượng xăng dầu là các chỉ tiêu kỹ thuật tạo nên giá trị sử dụng của xăng dầu làm cho xăng dầu có khả năng thoả mãn nhu cầu sử dụng nhất định

2.2 kiểm tra số lượng

Số lượng hàng hoá là chỉ tiêu phản ánh trọng lượng , số lượng lô hàng nhận

+ Phản ánh trọng lượng đối với gas, mỡ

+ Phản ánh thể tích đối với xăng dầu

+ Phản ánh số lượng đối với bình gar, bếp gas, phụ kiện