Nâng cao hiệu quả Quản lý vật tư ở Công ty vật tư Nông sản

Đứng trước ngưỡng cửa của thế kỷ 21, theo xu hướng toàn cầu hoá nền kinh tế. Nền kinh tế nước ta đã đặt ra nhiều yêu cầu cấp bách phải đổi mới hệ thống quản lý kinh tế. Cùng với quá trìn

Lời mở đầu

Đ ứng trớc ngỡng cửa của thế kỷ 21, theo xu hớng toàn cầu hoá nền kinh tế Nền kinh tế nớc ta đã đặt ra nhiều yêu cầu cấp bách phải đổi mới hệ thống quản lý kinh tế Cùng với quá trình đổi mới đó, vấn đề mới dặt ra cho các doanh nghiệp là phải hoàn thiện bộ máy quản lý tổ chức ngay từ những yếu tố đầu vào đầu tiên Do đó, vấn đề cung ng dự trữ vật t đợc rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Thực tế, ở nớc ta trong hoàn cảnh chuyển đổi nền kinh tế theo cơ chế thị trờng Các quan hệ kinh tế chủ yếu là quan hệ hàng hoá- tiền tệ vận hành theo các quy luật của nền kinh tế Với bối cảnh mới đó, hoà nhịp với sự nghiệp Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nớc các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện mình, đổi mới , nâng cao hiệu quả kinh doanh nh: nâng cao cơ sỏ hạ tầng, đổi mới công nghệvà chất lợng Nhng vợt lên tất cả, Doanh nghiệp không thể làm đợc bất cứ điều gì néu không ổn định đợc các yếu tố đầu vào vật t kỹ thuật Cũng nhờ hoàn thiện công tác này, Doanh nghiệp mới ổn định đợc sản xuất kinh doanh, tiết kiệm, giảm đợc chi phí sản xuất kinh doanh Tất cả những điều kiện đó tạo tiền đề cho một doanh nghiệp phát triển bền và vững chắc.

Hơn nữa, cạnh tranh là một yếu tố tạo động lực mạnh mẽ cho quá trình phát triển kinh tế Cạnh tranh buộc các doanh nghiệp phải giảm thiểu chi phí nếu muốn tối đa hoá lợi nhuận của mình Trớc sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp và các thanh phần kinh tế tự, thì công viêc kinh doanh của các doanh nghiệp phải mang lại hiệu quả kinh tế xã hội nhất định Có nghĩa là doanh số bán ra phải lớn hơn và bù đắp đợc những chi phí mua vào, nhng vẫn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc Trong giai đoạn hiện nay, vấn đề cạnh tranh về chất lợng, số lợng dờng nh rất khó khăn và không thực sự mang lại hiệu quả nhiều lắm Doanh nghiệp chỉ còn cách duy nhất, đó là phấn đấu giảm thiểu chi phí, hạ giá thành sản phẩm: qua trang thiết bị vật t kỹ thuật - yếu tố cốt lõi của vấn đề Đó là yếu tố ban đầu ảnh hởng xuyên suốt tới quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghịêp Điều đó tởng chừng nh mơ hồ và đơn giản, nhng không phải doanh nghiệp nào cũng biết tận dụng nó

Hiểu rõ vai trò và tác dụng của công tác hậu cần vật t đến lợi ích hoạt động sản xuất kinh doanh Với cơng vị là một sinh viên Quản trị, tôi mong muốn tìm hiểu và nghiên cứu một vài mặt cũng nh một số khía cạnh của công tác tổ chức kế hoạch hậu cần vạt t tại Công ty vật t Nông sản- Qua chuyên đề : "Nâng cao

hiệu quả Quản lý vật t ở Công ty vật t Nông sản``

Phần thứ nhất

Quản lý vật t và hiệu quả của quản lý vật t trong nền kinh tế thị trờngI- Cơ sở lý luận về quản lý vật t ở doanh nghiệp:

1.1- Khái niệm – phân loại vật t

Vật t kỹ thuật là sản phẩm của lao động đợc dùng để sản

Có thể một sản phẩm của Doanh nghiệp này lại là loại nguyên liệu của Doanh nghiệp khác Vì mỗi vật có những thuộc tính khác nhau và chính nh thực hiệnế nó sẵn sàng có thể dùng cho nhiều việc, cho nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm sản phẩm tiêu dùng hay dùng làm vật t kỹ thuật Bởi vậy, trong mọi trờng hợp cần phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là vật t kỹ thuật hay là sản phẩm tiêu dùng đích thực.4

1.2- Phân loại vật t kỹ thuật• Theo công dụng:

Là những loại vật t đợc phân loại theo công dụng và tính chất của nó trong quy trình sử dụng:

-Nhóm1 gồm: nguyên, nhiên vật liệu, bán thành phẩm-Nhóm2 gồm: thiết bị máy móc công cụ , dụng cụ…• Theo sự di chuyển giá trị vào thành phẩm

-Nhóm 1: nhóm vật t chuyển một lần vào giá trị sản phẩm-Nhóm 2 : nhóm vật t chuyển từng phần váo sản phẩm • Phân theo tầm quan trọng của vật t

Chia theo vật t chính và vật t phụ (Đợc xác định theo giá trị của vật tvà cơ cấu cấu thành sản phẩm của nó )

-Vật t quan trọng (các loại vật t có độ khan hiếm cao, hoặc it có trên thị trờng )

-Vật t cần thiết (nhóm vật t ít quan trọng hơn nhng không thể thiếu )

-Vật t ít quan trọng hơn (vật t sẵn có trên thị trờng, kế hoạchông cần phảI dự trữ nhiều)

• Phân chia theo A-B-C

A=Loại vật t chủ yếu tiêu dùng hàng ngày ở công ty chiếm khoảng 60-70%giá trị và kế hoạchối lợng, nhng chỉ chiếm 10-15%danh mục mặt hàng.

B=Loại vật t chiếm 20% giá trị và số lợng cũng nh danh mục mặt hàng Nhóm này ít quan trọng hơn, đợc liệt kê vào nhóm quản lý của Doanh nghiệp nhng không chặt chẽ nh loại A

C= Nhóm vật t còn lại: nhóm này không quan trọng nhng để đảm bảo tính đồng bộ và kịp thời thì loại này cũng phải quản lý

-Loại2: Nhóm vật t khan hiếm

-Loại3: Nhóm vật t không khan hiếm ( có sẵn trên thị ờng )

tr-Doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến loại vật t có độ khan hiếm cao, với mức dự trữ cao hn bình thựờng để đảm bảo độ an toàn ở Doanh nghiệp, tránh rủi ro

• Theo tính chất sử dụng

-Nhóm vật t thông dụng: Nhóm vật t này đợc sử dụng nhiều ở các Doanh nghiệp mang tính phổ biến

-Nhóm vật t chuyên dùng: là vật t dùng cho một số ít các ngành không phổ biến trong nền kinh tế Loại này, Doanh nghiệp phải xác định nguồn hàng ổn định và có mức dự trữ thoả đáng ổn

• Theo sự phân cấp quản lý:

-Nhóm vật t đợc quản lý tập chung: Thị trờng loại vật t này do nhà nớc cấp phát, quản lý theo kế hoạch và chỉ tiêu.

-Nhóm vật t quản lý không tập chung: loại vật t đợc mua bán tự do và có sẵn trên thị trờng

1.3-Tổ chức bộ máy quản trị vật t ở Doanh nghiệp :

1.3.1- Sự cần thiết phải tổ chức bộ máy quản trị vật t ở doanh nghiệp :Tổ chức bộ máy quản trị vật t ở doanh nghiệp đợc hình thành một cách khách quan dựa trên chức năng quản trị của tổ chức về vật t nó quyết định một phần hiệu quả của công tác quản trị

Nếu nh bộ máy quản trị vật t đợc hình thành một cách hợp lý sẽ có tác dụng to lớn đến hiệu quả công tác quản trị vật t ở doanh nghiệp.Vì vậy, cần thiết phải nghiên cứu, tổ chức bộ máy quản trị vật t:Đáp ứng đợc yêu cầu hoạt động của Doanh nghiệp

Xác định đợc hiẹu quả hoạt động của tổ chức là một việc làm cần thiết, thờng xuyên của quá trình tổ chức bộ máy Vì qua việc nghiên cứu này ta có thực hiện để đánh gía đợc tính hiệu quả và hợp lý của bộ máy qua từng thời kỳ Từ đó có những kiến nghị kiện toàn bộ máy tổ chức.

Ngoài ra phải không ngừng tinh giản bộ máy quản lý , nâng cao sức mạnh của tổ chức, nghiên cứu ,xây dựng những mô hình tiên tiến về tổ chức bộ máy quản trị ở Doanh nghiệp

Sơ đồ nguyên tắc tổ chức phòng vật t theo nguyên tắc chức năng

Phó giám đốc kinh doanh

+Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận này nh sau:

-Tổ kế hoạch thống kê: làm nhiệm vụ xác định nhu cầu và nguồn vật t cho Doanh nghiệp

Lên phơng án mua sắm vật t Lập đơn hàng vật t kỹ thuật

Lập phiếu lĩnh vật t theo hạn mức

-Tổ kế hoạch chuyên theo dõi kiểm tra và sử dụng vật t thiết bị.

Thống kê tình hình xuất – nhập cung ứng vật t Lập kế hoạch vật t mới.

-Bộ phận nghiên cứu thị trờng

Trởng phòng kinh doanh

Tổ tiêu thụ sản phẩm

Tổ kế hoạch(hậu cần vật t)

nguyên

liệunhiên liệuliệu Vật hoá chất

v.v Kho số

Kho số

Kho số

vậnchuyển

Nghiệp vụ chủ yếu; nghiên cứu thị trờng các yếu tố sản xuất để có thể trả lời đợc những câu hỏi: Giá cả, chất lợng, số l-ợng, nguồn cung ứng

-Bộ phận tiếp liệu: làm nghiệp vụ mua sắm vật t, áp tải vật t hàng hoá, theo dõi giao nhận vật t đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, chính xác theo đúng hợp đồng mua hàng.

Đội vận chuyển: Đối với các công ty lớn chuyên chở, có đội xe riêng của công ty Tuỳ theo quy mô, yêu cầu mà cần đến những số lợng và đội xe khác nhau Công tác này, nó góp phần chủ động trong việc vận chuyển vật t trang thiết bị , thuận tiện linh hoạt mọi lúc, mọi nơi

mặt hàng

Theo nguyên tắc này, tổ chức bộ máy quản trị vật t đợc thành lập theo nhiều bộ phận Mỗi bộ phận phụ trách một nhóm mặt hàng vật t chủ yếu của Doanh nghiệp.

Theo hình thức này có thể tổ chức bộ máy nh sau

Sơ đồ tổ chức phòng vật t theo nguyên tăc mặt hàng:

Phó giám đốc kinh doanh

Mô hình tổ chức theo nguyên tắc mặt hàng thờng đợc áp dụng đối các doanh nghiệp co quy mô sản xuất kinh doanh lớn Một bộ phận quản trị kinh doanh không thể quán xuyến dợc tât cả những mặt hàng cho nên tổ chức theo nguyên tắc phân quyền chịu trách nhiệm riêng dối với từng mặt hàng.

Đặc điểm mô hình tổ chức này; có thêm một cấp trung gian phụ trách một nhóm các mặt hàng vật t Tuỳ theo chủng loại vật t ở doanh nghiệp, ngời ta có thể chia theo các nhóm khác nhau dựa trên một vài tiêu thức quản lý nào đó.

Từng ban trong bộ may quản trị vật t đều đợc cấu thành bởi ba bộ phận nhỏ hơn: Kế hoạch, tiếp liệu và các kho theo nguyên tắc thống nhất từng mặt hàng

II - Sự cần thiết thiết của việc đảm bảo vật t kỹ thuật trong doanh nghiệp

Quá trính sản xuất là quá trình con ngời sử dụng t liệu lao động để tác động ào đối tợng lao động làm thay đổi hình đợcáng, kích thớc tính chất lý hoá của đối tợng lao động để tạo ra nhữg sản phẩm chất lợng ngày càng cao Hoạt động này khi mua các yếu tố đầu vào, không trực tiếp với bán ra nên đòi hỏi phải có một kế hoạch hậu cần ỏn định Sản xuất kinh doanh là hoạt động

Ban hoá chất vật liệu

Ban máy móc

Tổ kế hoạch thống

tiếp liệuhoá chất

vật liệu

kho tàng hoá chất

vật liệu

nghiên cứu

kế hoạch

tiếp nhận

vận chuyển

vật t

quản lý kho tàng

bến bãi

nhằm mục đích kiếm lời đợcựa trên các phơng pháp, thủ pháp khác nhau sao cho lợi ích thu về lớn hơn và đủ bù đắp những chi phí thu mua bỏ ra.

Do đặc điểm của sản xuất và các quy luật của nền kinh tế thị trờng nó tác động tới từng doanh nghiệp cho nên Doanh nghiệp phải biết chủ động trong từng tình huống Đối với vật t kỹ thuật cũng vậy, nó cũng cần thiết khách quan, có tác dụng đảm bảo sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp cho nên các doanh nghiệp phải chủ động nó.

Căn cứ vào nhu cầu kế hoạch, có thể ra quyết định mua sắm vật t nh thế nào,tức là cung ứng theo nhu cầu tạo thành mối quan hệ gắn chặt với nhau ở doanh nghiệp sản xuất, thì khối lợng sản xuất và cơ vấu sản phẩm quyết định khối lợng chủng loại vật t, nó cũng quyết định thời gian, địa điểm cung ứng vật t ở doanh nghiệp thơng mại, cung theo cầu- theo đơn hàng và theo mục tiêu kế hoạch của từng thời kỳ.

Do đó quản trị vật t - và đảm bảo sản xuất có một ảnh hởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.Đảm bảo vật t kỹ thuật đầy đủ, kịp thời, chính xác nó là điều kiện có tính chất tiền đề tạo sự liên tục của qúa trình sản xuất kinh doanh và tạo mối quan hệ khăng khít với khách hàng.

Đảm bảo vật t kỹ thuật tốt là điều kiện nâng cao chất lợng kinh doanh, chất lợng sản phẩm, tạo uy tín và nâng con sức cạnh tranh của Doanh nghiệp trong công tác tiên thụ của mình.

Có đợc kế hoạch vật t kỹ thụât , giúp cho việc nâng cao trình độ khoa học kỹ thuạt của sản xuất, han chế thừa thiếu gây ứ đọng vật t kỹ thuật.

Từ việc xác định đợc kế hoạch định kỳ, nó đòn bẩy để tiết kiệm và tăng năng xuất lao động, góp phần cải thiện việc sử dụng máy mócthiết bị kỹ thuật Vì thế, công tác vật t là công tác then chốt khởi sự cho mọi sự thành công hay thất bạị của Doanh nghiệp, do đó bất cứ Doanh nghiệp nào cũng phải quản lý sát sao chúng.\

III- Nhu cầu và các biện pháp xác định nhu cầu vật t kỹ thuật:

3.1 - Khái niệm.

Nhu cầu là một khái niệm cơ bản và tiềm ẩn trong marketing, nhu cầu nói chung đợc hiểu là cảm giác thiếu hụt một cái gì đó mà con ngời cảm nhận đợc Nhu cầu nói chung rất đạng và phức tạp từ nhu cầu ăn, ở, mặc, đến nhu cầu tri thức, văn hoá,

con ngời

Nhng nếu xét về lĩnh vực vật t sản xuất kinh doanh thì nhu cầu đợc cụ thể hơn Nó là một phạm trù kinh tế quan trọng, phản ánh mối liên hẹ phụ thuộc của các đơn vị sản xuất kinh doanh về các điều kiện tái sản xuất xã hội Nhu cầu mang tính chát khách quan cũng giống nh những điều kiện và tính quy luật của tái sản xuất xã hội Tính khách quan của nhu cầu thể hiện ở chỗ: lợng nhu cầu hoàn toà không phụ thuộc vào việc xác định hoặc không xác định giá trị của nó.

Nhu cầu vật t là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị maý móc để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh nhất định mà doanh nghiệp khả năng thanh toán

Trong điều kiện sản xuất hàng hoá, nhu cầu vật t luôn luôn biểu hiện dới dạng cầu Cầu là một phạm trù kinh tế phức tạp có mối liên hệ trực tiếp tới các quy luật và các phạm trù của sản xuất và lu thông hàng hoá và là một yếu tố của thị trờng vật t Cũng nh cầu và nhu cầu nói chung, cầu và nhu cầu vật t có đôi chỗ khác nhau cần phân biệt:

Trớc hết nếu nh nhu cầu vật t liên hệ trực tiếp đợc đến sản xuất thì cầu vật t lại liên hệ đến sản xuất thông qua nhu cầu vật t, qua khả năng thanh toán, qua giá cả, cung hàng hoá và khả năng tín dụng

Thứ hai, cầu vật t đợc xác định bởi nhu cầu vật t có khả năng thanh toán cho nên nhu cầu vật t rộng lớn hơn cầu vật t, không có nhu cầu vật t thì không có cầu vật t, và cầu vật t không phải là toàn bộ nhu cầu.

3.2- Những đặc trng cơ bản của nhu cầu vật t

Cũng nh quá trình đảm bảo vật t cho sản xuất, nhu cầu vật t kỹ thuật mang tính khách quan phản ánh yêu cầu của sản xuất

về một loại vật t nào đó Vì vậy, nhu cầu vật t có những đặc trng sau đây:

-Nhu cầu vật t liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp

-Nhu cầu vật t đợc hình thành trong quá trình sản xuất vật chất hoặc nhu cầu kinh doanh

-Nhu cầu vật t mang tính xã hội bởi vì nguyên vật liệu của Doanh nghiệp này lại là kết quả sản xuất của doanh nghiệp khác, chỉ khi nó đợc tiêu dùng cuối cùng

.Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật t.Tính bổ xung cho nhau của nhu cầu vật t

.Tính khách quan của nhu cầu vật t - là sự cần thiết tất yếu cho nhu cầu sản xuất Muốn sản xuất phải có vật t, đó là nhu cầu cụ thể đợc vật hoá bằng sức lao động của con ngời

.Tính đa dạng nhiều vẻ của vật t: khi nhu cầu sản xuất hàng hoá ngày càng phát triển thì chủng loại vật t hàng hoá cũng ngày càng đa dạng

3.3- Kết cấu nhu cầu và các phơng pháp xác định nhu cầuĐối với các doanh nghiệp, nhu cầu vật t đợc biểu hiện toàn bộ trong kỳ kế hoạch, theo từng tháng, quý, kể cả dự trữ Kết cấu nhu cầu vật t đợc thể hiện bằng mối quan hệ giữa mỗiloại nhu cầu đối với toàn bộ loại nhu cầu vật t ở doanh nghiệp Nhu cầu vật t ở doanh nghiệp đợc phản ánh ở sơ đồ sau :

Sơ đồ kết cấu nhu cầu vật t doanh nghiệp :

cơ bảncho

dự trữphân

xưởng 2

phân xưởng

sửa chữa

cho dự trữ

sản

xuất

hợp đồng

sửa chữa

khấu haomáy

3- Các nhân tố ảnh hởng đến nhu cầu vật t kỹ thuật ở Doanh nghiệp

Nhu cầu vật t nhu cầu đợc hình thành dới tác động của nhiều nhân tố khác nhau Những nhân tố này có thể phân theo các nhóm sau :

Một là tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong sản xuất Nhân tố tổng hợp này phản ánh tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và vật t nh chế tạo những máy móc thiết bị có tính kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu quả nguồn vật t

phân xởng 1

Hai là quy mô sản xuất ở các ngành, các Doanh nghiệp Nhân tố này ảnh hởng trực tiếp tới khối lợng vật t tiêu dùng và do đó ảnh hởng tới khối lợng nhu cầu vật t Quy mô sản xuất càng lớn thì khối lợng tiêu dùng vật t ngày càng nhiều và do đó nhu cầu vật t ngày càng tăng Theo đà phát triển kinh tế, quy mô sản xuất ngày càng gia tăng và đIều đó đòi hỏi nhu cầu vật t ngày càng lớn trong nền kinh tế

Ba là cơ cấu khối lợng sản phẩm sản xuất Cơ cấu khối lợng sản phẩm sản xuất thay đổi theo nhu cầu thị trờng và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt thay đỏi theo trình độ sử dụng vật t tiêu dùng và cảI tiến chất lợng sản phẩm từ vật t tiêu dùng ĐIều này ảnh hởng tới cơ cấu của vật t tiêu dùng và do đó tác động tới cơ cấu của nhu cầu vật t

Bốn là quy mô thị trờng vật t Quy mô thị trờng biểu hiện số lợng Doanh nghiệp tiêu dùng vật t và quy cach chủng loạI vật t mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng trên thị trờng : quy mô của thị trờng càng lớn thì nhu cầu vật t càng nhiều.

Năm là nguồn cung vật t- hàng hoá trên thị trờng : cung vật t thể hịên khả năng vật t có trên thị trờng và khả năng đáp ứng nhu cầu vật t của các đơn vị tiêu dùng Cung vật t có tác động đến cầu vật t thông qua giá cảvà do đó đến toàn bộ nhu cầu

Ngoài những nhân tố trên đây còn có nhiều các nhân tố khác ảnh hởng đến nhu cầu vật t nh :

Các nhân tố xã hội phản ánh mục tiêu cảI thiện điều kiện lao động trong các ngành sản xuất, ảnh hởng của những nhân tố này đợc xác định bằng những chỉ tiêu nh trình độ cơ giới hoá, tự động hoá sản xuất và cảI thiện điều kiện lao động.

Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tGiá cả vật t hàng hoá và chi phí sản xuất kinh doanh

Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật t đợc thực hiện theo từng nhóm và cho từng loại vật t, cũng nh cho từng loại nhu cầu có tính đến các giai đoạn khác nhau của công tác kế hoạch hoá Qúa trình này có ý nghĩa quan trọng cho công tác lập kế hoạch dự báo nhu cầu thị trờng

IV- Nội dung công tác hậu cần vật t

4.1- Trình tự kế hoạch hậu cần vật t

Trong nền kinh tế thị trờng, nội dung chủ yéu của công tác hạu cần vật t kỹ thuật bao gồm từ khâu nghiên cứu thị trờng, xác định nhu cầu vật t của doanh nghiệ, xác định nguồn vật t, lập kế hoạch mua sắm vật t, d trữ bảo quản và cấp phát vật t, đến việc quản lý sử dụng và quyết toán vật t

Nội dung của công tác hậu cần vật t kỹ thuật có thể biểu diễn qua sơ đồ sau :

Trình tự công tác hậu cần vật t kỹ thuật doanh nghiệp

Trong đó kế hoạch mua sắm vật t là khâu then chốt nhất và bao gồm các bớc nh sau :

4.2 - Nghiên cứu nội dung và trình tự kế hoạch mua sắm vật t

+ Nội dung

nghiên cứu và lập kế hoạch mua sắm vật t

tiếp nhận và bảo quản vật t về chất lợng và số lợng

Tổ chức mua sắm vật t

Tổ chức chuyển đa vật t về doanh nghiệp

Tổ chức cấp phát vật t ở nội bộ doanh nghiệp

Kế hoạch mua sắm vật t của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống các bảng biểu tổng hợp nhu cầu vật t và một hệ thống các biéu cân đối vật t Nhiệm vụ chủ yếu của nó là đảm bảo vật t một cách tốt nhất và ổn định nhất cho sản xuất kinh doanh Muốn vậy công tác vật t phải xác định cho đợc lợng vật t cần thiết phải có là bao nhiêu? và ở đâu? khi naò, đầy đủ về chất lợng, số lợng và thời gian

Bên cạnh việc xác định lợng vật t cần mua kế hoạch mua sắm vật t còn phải xác định rõ những nguồn vật t để thoả mãn những nhu cầu đó Bởi vậy, kế hoạch mua sắm vật t thờng phản ánh hai nội dung cơ bản sau:

Một là: Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật t của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch nh nhu cầu vật t cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, hay cho hợp đồng A hay khách hàng B và còn là dự trữ là bao nhiêu.

Hai là: Phản ánh các nguồn vật t để thoả mãn các nhu cầu nói trwn bao gồm:nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên nội bộ doanh nghiệp hay nguồn mua bổ xung bên ngoài…

+ Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật t nh sau:

Trớc hết lập kế hoạch mua sắm vật t là công việcphải làm để có đợc kế hoạch Đối với các doanh nghiệp, việc lạp kế hoạch mua sắm vật t chủ yếu do phòng kinh doanh lập, nhng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điều hành Doanh nghiệp

-Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lợng và nội dung của kế hoạch vật t ở giai đoạn này, cán bộ thơng mại doanh nghiệp phải thực hiẹn các công việc sau: nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trờng các yếu tố sản xuất; chuẩn bị cho tài liệu về phơng án sản xuất – kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xởng, tổ đội sản xuất ở doanh nghiệp

-Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, để có đợc kế hoạch mua sắm vật t chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật t cho sản xuất Đây là căn cứ quan trọng để xác định lợng nhu cầu vật t cần mua về cho doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trờng, với cơ chế tự trang trải, và có lợi nhuận để tồn tại và

phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa rất to lớn.

-Giai đoạn xác định số lợng vật t nhu cầuự trữ đầu kỳ và cuối kỳ của Doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp hiện nay, việc xác định này thờng nhu cầu dựa vào định mức từ trớc hay ớc tính lợng vật t nhập xuất trong kỳ

-Giai đoạn kết thúc cả việc lập kế hoạch mua sắm vật t là xác định số lợng vật t hàng hoá càn phải mua về doanh nghiệp: Nhu cầu này của Doanh nghiệp thờng đợc xác định thông qua các chỉ tiêu cân đối lợng vật t trong kỳ kế hoạch: Nghĩa là:

Trong đó :

∑

V- Tổ chức công tác đảm bảo vật t trong nội bộ doanh nghiệp

5.1 - Cấp phát vật t

Vấn đề hạch toán nội bộ chuyển giao quyền sử dụng vật t không mang tính nội bộ Cấp phát vật t cho các phân xởng là công việc rất quan trọng của phòng quản trị vật t ở doanh nghiệp Nó giúp cho việc sử dụng vật t có hiệu quả thể hiẹn ở một só ý nghĩa sau:

PN

Công tác hậu cần vật t vai trò chức năng đảm bảo vật t, không tính đến các yếu tố thơng mại, kinh tế mà hiệu quả của của nó còn gắn với hiệu quả sản xuất kinh doanh

+Nhiệm vụ của cấp phát vật t

Đảm bảo cấp phát đồng bộ đúng về mặt hàng, số lợng, quy cách phẩm chất Đây là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất trong công tác quản trị vật t

Để thực hiện đơc nhiệm vụ này, bộ phận quản trị vật t phải tiến hành tạo nguồn, bố trí cấp phát trên cơ sở yêu cầu của các phân xởng.

Chuẩn bị vật t trớc khi đa vào sản xuất đảm bảo giao vật t dới dạng thuận lợi nhất ccho sản xuất

Giải phóng cho các đơn vị tới mức tối đa các công việc liên quan đến hậu cần vật t Mục tiêu giảm chi phí cho công việc chuẩn bị, thực hiẹn chuyên môn hoá cho công việc chuẩn bị.

Kiểm tra việc giao vật t và tình hình sử dụng vật t ở các đơn vị, qua đó rút ra kinh nghiệp quản lý cấp phát tốt hơn

-Để thực hiện việc cấp phát vật t đợc tốt, phòng vật t phải làm các công việc sau:

.Lập hạn mức cấp phát vật t trong nội bộ doanh nghiệp theo

tháng, quý Dựa trên cơ sở khối lợng công việc phải hoàn thành và định mức sử dụng vật t Ngời ta xác định lợng vật t cần thiết tối thiểu đợc cung cấp trong kỳ kế hoạch

.Lập chứng từ cấp phát vật t là chứng từ liên quan đến việc

xuất kho (phiếu lĩnh vật t, lệnh xuất kho )

.Công việc quan trọng là: chuẩn bị vật t để cấp phát, đúng

đầy đủ về chủng loại chất lợng, số lợng

.Tổ chức giao vật t cho các đơn vị tiêu dùng trong nọi bọ

doanh nghiệp

.Kiểm tra, giám sát việc thự chiện và sử dụng vật t

5.2 –Xác định mức, hạn mức tiêu dùng vật t kỹ thuật:

Để quản lý hoạt động mua sắm cáp phát và sử dụng vật t, ngời ta thờng sửdụng công cụ quan trọng đó là mức tiêu dùng vật t kỹ thuật cho sản xuất

để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một khối ợng công việc, dịch vụ trong một điều kiện kỹ thuật nhất định, trong từng doanh nghiệp cụ thể

l-Khái niệm mức này hoàn toàn khác với mức trong nền kinh tế tập chung bao cấp

Trong nền kinh tế kế hoạc hoá thì, mức tiêu dùng vật t ờng đợc áp dụng cho một ngành, địa phơng hay một quốc gia, đồng thời nó là cơ sở để xây dựng ké hoạch, phát triẻn sản xuất Đồng thời nó là cơ sở để quản lý nhà nớc, hạch toán kinh tế.

th-Ngày nay,trong nền kinh tế thị trờng thì mức tiêu dùng vật t kỹ thuật không đợc áp dụng một cách thống nhất chung cho toàn bộ nền kinh té hy một ngành mà chỉ áp dụng cho từng doan nghiệp cụ thể, với từng trờng hợp cụ thể.

-Mức tiêu dùng vạt t kỹ thuật có vai trò rất quan trọng trong viẹc tổ chức cà quản lý sản xuất ở các doanh nghiệp Nó là công cụ để điều hành các hoạt động sản xuất của nhà quản trị, đồng thời nó là cơ sở giúp cho việc hạch toán đầy đủ cho doanh nghiệp Mức tiêu dùng vật t thẻ hiẹn ở mọt số đặc điểm sau:

Nó là cơ sở đẻ xác định nhu cầu vật t cho doanh nghiệp

Là chỉ tiêu đánh giá trình dộ sử dụng kỹ thuật trong sản xuất, trình độ lành nghềcủa công nhân và trinh độ tổ chứcquản lý sản xuất của các nhà quản trị

Là những giải pháp về kinh tế kỹ thuật của nhà quản trị nhằm tính toán xác định mọt mức tiêu dùng hợp lý trong diều kiẹn lao động bình thờng , năng xuất lao động bình thờng.

Nh vậy, nói đến công tác định mức là những hoạt động của các nhà quản trị dựa trên cơ sở khoa học, những thí nghiệm,

những giải pháp tối u vè sản xuất Nhằm xác định một lợng vật t tối u cho sản xuất.

-Biện pháp xác đinh mức tiêu dùng vật t:

-Có thể dùng định mức tiêu dùng vật t kỹ thuật trớc: Nó nhanh gọn dễ dàng ít tốn kém nhng không phản ánh mức tiên tiến và có thể gây lãng phí vật t

-Biện pháp phân tích nghĩa là dựa trên cơ sở hao phi thực tế (phần nào hợp lý, phần nào không hợp lý) để đa ra các định mc mới Nó mang tính thực tế: nghiên cứu tính tối u hoá khi tiêu dùng vật t để tiết kiệm vật t

-Phơng pháp so sánh: Cho phép ta sử dụng những mức tơng tự ở các doanh nghiệp khác áp dụng làm mức tiêu dùng vật t ở doanh nghiệp.

sơ đồ sau:

Cơ cấu xác định mức có thể biểu diễn qua sơ đồ sau:

căn cứ định mức củakế hoạch hoá và quản lý

thơng mại

5.2.3.Lập hạn mức câp phát vật t nội bộ doanh nghiệp

Hạn mức cấp phát vật t là lợng vật t tối đa theo quy định ợc cấp phát cho từng phân xởng nhằm hoàn thành một khối lợng công việc hoắc sản phẩm đợc giao.

đ-mứcsử dụng

thiếtbị máy

mócmức

tiêu dùng NVL

mức dựtrữ cho

tiêu thụcăn cứ tiêu dùng và sử

dụng vật tư kỹ thuật

căn cứ điều tiếtquá trình kinh doanhvà quản lý thương mại

mức dự trữ sản

mức điều tiết thư

ơng mại đầu vào

mức tiêudùngNVLchính

mức tiêudùng

vật liệuohụ

mức tiêudùng

phụ phẩm

mức tiêudùng

mức tiêudùngvật tưchuyển

giácả vật

tưhàng

kế hoạch

khác

Yêu cầu của hạn mức:

-Hạn mức cấp phát vật t phải chính xác và phải đợc tính toán dựa trên cơ ở khoa học

-Hạn mức cấp phát vật t phỉ đợc quy định trong một thời gian nhất định, thờng là tháng, quý hay là cho việc hoàn thành một kế hoạchối lơng công việc nào đó

-Hạn mức cấp phát vật t phải rõ ràng cụ thể và quy định rõ mục đích sử dụng vật t

Căn cứ để lập hạn mức cấp phát vật t vào kế hoạch sản xuất sản phẩm theo quý hoặc theo tháng hay căn cứ vào mức tiêu dùng vật t kỹ thuật, lợng vật t dự trữ ở các đơn vị tiêu dùng vật t kỹthuạt

Công thức quy định hạn mức:H=Nt p + Nc d + D – Ođk

Trong đó:

Ođ ầu k ỳ = Ot t + C - (Pt p + Ps c + Pt c h + Ppp )C : Lợng vật t đợc cung ứng trong kỳ

nh dự trữ quá mức sẽ phát sinh nhứng chi phí không cần thiết do tình trạng vật t ứ đọng quá mức và phải sử dụng một lợng vốn lớn không đợc luân chuyển, đồng thời cũng có những phát sinh trong quá trình bảo quản gây mất thời cơ kinh doanh Chính vì vậy, xác định lợng vật t cần thiết hợp lý nhằm tránh tình trạng thiéu hoặc thừa vật t cho sản xuất nhằn nâng cao hiệu qủa hoạt động sản xuất kinh doanh

Định mức dự trữ vật t cho sản xuất là công tác xác định ợng vật t tối thiểu cần thiết phải có theo kế hoạch ở doanh nghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc tiến hành liên tục, đều đặn và có hiệu quả.

l-+ Các quy tắc xác định định mức dự trữ vật t:

Việc xác định đại lợng dự trữ vật t tối thiểu cần thiết có nghĩa là đại lợng đó phải đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc diễn ra một cách thờng xuyên, liên tục với bất kỳ điều kiện xảy ra nào.

Xác định lợng dự trữ trên cơ sở tính toán đầy đủ các nhân tố ảnh hởng tong kỳ kế hoạch Điều này thực tế rát khó tính toán trớc những biến động trong kỳ tiếp theo, nhất là dài hạn thì rất khó

Xây dựng định mức dự trữ phải dợc tiến hành từ cụ thể đén tổng hợp, từ chi tiết đến khái quát Mức dự trữ chung dựa trên cơ sở xác định cơ cấu dự trữ quan trọng và chi tiết

Xác định mức dự trữ tối đa và điạ lợng dự trữ tối thiểu cũng nh mức dự trữ bảo hiểm

5.3- Tổ chức theo dõi tình hình sử dụng vật t và lập kế hoạch cung ứng vật t :

Khi đã lập kế hoạch hậu cần vật t, chuyển giao vật t trong nội bộ doanh nghiệp với các mức và định mức Nhà quản trị vần phải kiẻm tra, theo dõi tình hình sử dụng vật t để có thể đa ra những hiệu chỉnh khi cần thiết vềg mức và định mức Lập các kế hoạch về nhu cầuự trữ và hậu cần vật t cho kỳ kế hoạch

Xây dựng mức dự trữ vật t hợp lý là một hoạt động cần thiết của Doanh nghiệp Tuy đã dựa trên cơ sở tính toán khoa học nhng trớc những sự biến động của nhiều nhân tố tác động đến công tác

hậu cần và việc dự trữ của Doanh nghiệp làm cho lợng vật t dự trữ thực tế khác với kế hoạch, thậm chí còn làm

thay đổi cả mức và ảnh hởng nhiều đến hạn mức tiêu dùng vật t kỹ thuật Do vậy, buộc các Doanh nghiệp phải có các biện pháp theo dõi và điều chỉnh kịp thời lợng vật t dự trữ nhằm đảm bảo các mức nhu cầuự trữ hợp lý.

Một số biện pháp nhằm điều chỉnh lợng vật t dự trữ hợp lý:Nếu thiếu vật t cho sản xuất sẽ dẫn đến dự trữ vật t thiếu Nếu nguồn vật t không đảm bảo – phải có các giải pháp quan hệ chặt chẽ với khách hàng tạo uy tín với bạn hàng, hợp tác chặt chẽ để tạo nguồn vật t ổn định.Mặt khác, kịp thời quan hệ với các nguồn hàng khác để bổ xung kịp thời, nâng cao nghiệp vụ marketing quan hệ, khai thác tìm hiểu những nguồn hàng tiềm năng mới.

Phát huy tiềm lực nội bộ: tiết kiệm vật t gia cong chế biến, tái sử dụng những phế liệu… để bù đắp những thiéu hụt Riêngđối với việc mở rộng sản xuất, cần phải sử dụng vật t cao hơn so với kế hoạch phải nhanh hóng mở rộng nguồn hàng để bù đắp cho những thiếu hụt đó Trớc mắt, thoả thuận việc giao hàng sớm hơn thời hạn đó kết hợp với động viên tiềm lực nội bộ.

- Đối với vật t thừa: Nghiên cứu ngay kế hoạch ,điều chỉnh ở kế hoạch tháng hoặc kế hoạch quý

- Giải pháp tổ chức tiêu thụ vật t thừa:

- Nếu vật t vẫn còn có thể cần đến hoặc sẽ dùng cho sản xuất thì có thể nhu dãn hoặc trì hoãn tiến độ nhập hàng- Nếu do nguyên nhân từ sản xuất hay sử dụng thừa quá

mức,dân đến thừa vật t ứ đọng sản xuất tiêu thụ thì phải tăng cờng biện pháp marketing tìm thị trờng tiêu thụ để giữ vững đợc tốc độ sản xuất tiêu thụ mặt hàng Những biện pháp tiên tiến hơn cả vẫn là giảm tiến độ giao hàng, áp lực hàng về kho

5.3.2-Theo dõi và đảm bảo cơ cấu, chủng loại và số lợng mặt hàng:

Mục đích việc theo dõi: nhằm thực hiện kế hoạch và đơn hàng một cách tốt nhất để từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch để thích nghi với điều kiện thực tế hơn.

-Theo dõi tình thực hiện kế hoạch đơn hàng có một số nội dung sau;

Tình hình thực hiện đảm bảo vật t về mặt hàng: xem mặt

hàng đó có khớp với nhu cầu của doanh nghiệp hay không, đúng với cơ cấu chủng loại hay không

loại cần nhập trong từng thời kỳ phù hợp với từngđon hàng và sản phẩm

Tình hình đảm bảo vật t về mặt chất lợng có đáp ng đúng với nhu cầu doanh nghiệp, nhu cầu đơn hàng hay không Vấn đề kiểm tra chất lợng rất khó khăn và tốn kém nên it đợc các doanh nghiệp quan tâm Việc theo dõi chất lợng hàng hoá để phát hiện ra sản phẩm sai quy định, nó cũng là cơ sở đểta khiếu lại khi cần thiết

.Tình hình đảm bảo vật t về mặt thời gian và tiến độ địa

điểm: đảm bảo vật t theo kế hoạch có quy định rất chặt chẽ về thời gian tiến độ có ảnh hởng rất lớn đến kế hoạch tiêu thụ và sản xuất ở doanh nghiệp Mặt khác, địa điểm, thời gian khi sai lệch cũng kéo theo nhiều chi phí cho doanh nghiệp Cho nên phải phân công giám sát chặt chẽ ván đề này.

.Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch nhu cầuự trữ tồn

kho: Dự trữ là một khói lợng vật t cần thiết nhu cầuữ lại phục vụ cho một kỳ tơnglai đề phòng những yếu tố bất ngờ xảy ra Dự trữ quá mức sẽ là tồn kho và đơng nhiên sẽ đem lại chi phí cho doanh nghiệp Do tình hình sản xuất tiêu thụ và đơn hàng thay đổi nên yêu cầu về dự trữ vật t phải đợc thay đổi thờng xuyên, luôn xem xét giảm lợng dự trữ tồn kho không cần thiết, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của Doanh nghiệp \./

Phần II

Thực trạng hoạt động của công ty

 



Vật t nông sản

I- Đặc điểm và cơ cấu tổ chức của công ty vật t Nông Sản

1.1-Lịch sử hình thành và phát triển công ty

Công ty vật t Nông Sản có tiền thân là công ty vật t nông nghiệp thuộ Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển nông thôn, ra đời theo quyết định số 20-NN-TCCB/QĐ (ngày 8 tháng 1năm1993) của Bộ trởng bộ Nông Nghiệp và Cong Nghiệp thực phẩm

1111NN-Quyết định nêu rõ ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là thơng nghiệp buôn bán lẻ hàng hoá t liệu sản xuất và t liệu tiêu dùng Từ những năm 1990, thực hiện chủ chơng đổi mới chuyển sang cơ chế thị trờng, công ty đã gặp nhiều khó khăn Nhng nhờ đổi mới t duy kinh tế, sắp xếp lại lực lợng, năng động trong chủ động điều hành, bám sát thị trờng, từng bớc đầu t chiều sâu, áp dụng công nghệ tiên tiến, đậc biệt là tập chung nâng cao chất lợng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh nên công ty đã đứng vững và đã tạo đợc những bớc phát triển mới

Hoàn thành việc xuất khẩu 150 nghìn tấn phân bón các loại sang Trung Quốc ,Thái Lan và một số nớc Đông Âu.

Mở thêm nhiều chi nhánh và đại lý mới ở Băc giang, Hải phòng và Hà Nội…

Thực hiện đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về sản phẩm dịch vụ nông nghiệp trên thị trờng, công ty đã kinh doanh đa nhu cầuạng các mặt hàng vật t kỹ thuật nông nghiệp phân bón, phân lân, thuốc trừ sâu… Đặc biệt, doanhnghiệp đã hoàn thiện phân xởng sản xuất bao bì và dụng cụ nông nghiệp, ngày càng nâng cao chất lợng dịch vụ và cung ứng đối với thị trờng

Nhờ không ngừng đầu t, nâng cao trang thiết bị, nâng cao chất lợng sản phẩm, đổi mới cơ chế quản lý hành chính, giá thành sản phẩm hợo lý, chất lợng cao Công ty luôn đợc khách hàng trong và ngoài nớc tín nhiệm Điều đó đã tạo điều kiện cho công ty mở rộng thị trờng và cạnh tranh tốt hơn

Từ năm 1996, thực hiện chủ chơng Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá của đảng, và nhà nớc, doanh nghiệp đã sắp xếp và kiện toàn lại bộ máy và đã đợc xếp loai doanh nghiệp nhà nớc loại-I.

Quá trình hình thành và phát triển của công ty đã lập đợc nhiều thành tích trên các mặt sản xuất cũng nh phục vụ nền nông nghiệp nớc nhà, góp phần an ninh lơng thực và hoàn thành nghiã vụ đối với nhà nớc, chăm lo đời sống cán bộ công hân viên Công ty đă đợc tặng 5 huân chơng các loại, trong đó có 3 huân chơng hạng nhất.

Nhờ định hớng và sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo đảng và nhà nớc,Công ty đã đề ra nhiều biện pháp thu hút khách hàng, mở rông thị trờng, Doanh thu hàng năm tăng 12% - là Doanh nghiệp đứng đầu trong ngành vật t nong nghiệp nớc nhà.

Để quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty, mỗi Doanh nghiệp đều phải tổ chức bộ máy quản lý của mình Tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp, cũng nh điều kiện và đặc điểm sản xuất của mình mà doanh nghiệp thành lập nên bộ máy quản lý thích hợp.

Công ty vật t nông sản là một Doanh nghiệp nhỏ, nên bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo hình thức phân cấp chức năng hoàn chỉnh

Thực hiện đờng lối đổi mới của đảngvà nhà nớc đề ra, chuyển từ cơ chế quản lý tập chung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết của nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa, thực hiện mục tiêu Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá của nhà nớc Trong những năm qua, bộ máy tổ chức và quản lý của Doanh nghiệp đã đợc hiệu chỉnh nhiều lần cho phù hợp với yêu cầu mới đặt ra Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên là 250 ngời trong đó số lao động trực tiếp sản xuất là 186 ngời số lao động gián tiếp là64 ngời.

Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm 9 phòng ban kỹ thuật nghiệp vụ và 6 phân xởng và chi nhánh cùng với đội vận tải Cơ cấu tổ chức theo sơ đồ sau:

- Ban giám đốc : Gồm một Giám đốc và hai phó Giám đốc phụ trách điều hành, Trong đó Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm điều hành, ra quyết định cuối cùng, và chịu trách nhiệm toàn bộ với Công ty

- Phó giám đóc kinh doanh : chịu trách nhiệm về công

việc kinh doanh và sử dụng nguồn lao động

- Phó giam đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, xây dựng và phân phối công việc cho các phơng tiện vận tải

+ Các phòng ban chức năng

- Tại Công ty vật t nông sản, các phòng ban đợc tổ chức gọn nhẹ, tinh giản theo yêu cầu của doanh nghiệp, bao gồm 7 phòng ban với các chức năng quản lý cụ thể sau :

Phòng kinh doanh

Là phòng nghiệp vụ tham mu, giúp Giám đóc về sản xuất

lý trực tiếp của phó Giám đốc kinh doanh

Phòng này có nhiệm vụ lên kế hoạch cung ứng, theo đơn hàng, định mức nhu cầu vật t vật liệu hàng tháng

Phòng tổ chức hành chính

Là phòng nghiệp vụ, tham mu giúp phó Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ lao động tiền lơng trong hoạt động kinh doanh Quản lý khai thác và sử dụng lao động của công ty theo kế hoạch phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của công ty.

.Phòng kế toán hành chính

Phòng này có chức năng quản lý hoạt động tài chính và vật t, cũng nh hạch toán kế toán trong toàn công ty theo đúng quy định kế toán hiện hành Kiểm soát quản lý các thủ tục thanh toán, đề xuất giúp công ty thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch về tài chính, vốn và lợi nhuận

.Phòng vật t

Là phòng nghiệp vụ quản lý cấp phát nguyên vật liệu vật t cho toàn công ty Phòng này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc kỹ thuật: quản lý tồn kho, xuất nhập, và tiếp liệu Lập các kế hoạch - lên các phơng án kinh doanh sao cho phù hợp với mục tiêu của Công ty, lập dự toán công trình, lập các dự án đầu tngắn hạn, dài hạn , thống kê tình hình hoạt động của Công ty

Làm công tác nhập xuất vật t cho các đơn vị, phân tích công tác kinh doanh tham mu cho giám đốc.

Chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác kế hoạch của công ty và lập các mô hình về quy mô sản xuất, kế hoạch tác nghiệp, giao khoán cho các đơn vị trực thuộc.

Phòng hành chính hoạch định Marketing

Phòng này chuyên về các công việc hành chính thị trờng, và tiêu thụ sản phẩm Phân tích và vạch ra kế hoạch c kinh doanh cho từng thời kỳ.

Hiện nay, Công ty có 6 chi nhánh và văn phòng tại các tỉnh phía bắc: Chi nhánh Bắc Giang, Xởng bao bì Ngọc Hồi, Trạm Văn Điển, Trạm Ngọc hồi, và 2 cửa hàng Phơng Liệt và Cầu Giấy.Là các đơn vị trực thuộc Công ty đợc thành lập theo yêu cầu quản lý điều hành để phục vụ sản xuất tại những nơi đầu mối kinh tế, xa trụ sở chính của Công ty phụ vụ tối da nhất nhu cầu của kế hoạchách hàng.

Ngoài ra, Công ty còn có đọi xe chuyên chở riêng phục vụ vận chuyển và dịch vụ vận tải Đội xe có 24 xe tất cả hoạt động d -ới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc hoặc ngời đợc giám đốc uỷ quyền Việc thành lập đội xe do yêu cầu cần thiết của công ty và nó đã thực sự phát huy đợc tác dụng và đầy đủ tính năng u việt của nó: linh hoạt, chủ động, tiết kiệm nhiều chi phí và mang lại nguồn doanh lợi đáng kể cho công ty.

1.3 - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp

Để điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp mmột cách có hiệu quả cao nhất các nhà quản lý phải nắm bắt đợc những thông tin kinh tễ của thị trờng và ở doanh nghiệp Vì vậy, việc tổ chức công tác kế tyóan hợp lý và khoa học phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một yêu cầu quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp Tại công ty vật t nông sản bộ phận tài vụ mà đứng

đâù là kế toán trởng do giám đôc công ty trực tiếp phụ trách Sau đây là một vài thông tin chính về bộ máy kế toán doanh nghiệp ở công ty vật t nông sản

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp

Do có ít nhân viên nên trong thực tế mỗi kế toán viên phải chịu trách nhiệm một số mảng công việc sau:

- Kế toán lơng ngoài việc làm lơng còn theo dõi bảo hiểm xã hội, theo dõi thanh toán với ngời bán

- Kế toán vật t chịu trách nhiệm theo dõi vật t và giá thành, tài sản cố định , các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng

-Kế toán thanh toán: theo dõi tiền mặt , tiền ngân hàng , các loại quỹ-Thủ quỹ kiêm cả kế toán tổng hợp

+ Trong những năm qua , công ty đã áp dụng chế độ kế toán nh sau: -Niên độ kế toán theo năm, tháng, quý

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong doanh nghiệp : đồng Việt Nam

- Phơng pháp nguyên tắc chuyển đổi các loại tiền khác: theo tỷ giá chuyển đổi của Ngân hàng

-Hình thức số kế toán áp dụng: Nhật ký - chứng từ

Kế toán trởng

Nguyên tắc đánh giá TSCĐ:theo nguyên giá

Phơng pháp khấu hao áp dụng: Theo quyết định số 1062 TC/QĐ/CSTC ngày 14 tháng 4 năm 1996 của Bộ Taì Chính

Dới sự chỉ đạo của giám đốc, hoật đông theo chế độ kế toán hiện hành Trong những năm vừa qua, phòng tài vụ đã phát huy đợc tác dụng của mình, hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty.

II- Thực trạng quản lý vật t ở Công ty vật t nông sản:

2.1- Sơ bộ báo cáo kết quả hoạt đông kinh doanh của công ty vật t nông sản qua các năm 1999,2000,2001và dự báo xu hớng phát triển công ty năm 2002.

+ Kết quả hoạt dộng sản xuất kinh doanh năm 1999 , 2000, 2001

Tổng doanh thuO1357.831.254.250.513.167.228.886 537.435.202.644Doanh thu thuầnO2357.831.254.250.513.167.228.886 537.435.202.644Giá vốn hàng bánO334.465.052.519.478.821.102.013 509.431.406.778

Chi phí bán hàngO510.754.003.604.26.535.298.759.28.169.415.329.Chi phí quản lý DNO67.248.120.681.6.623.645.284.6.268.525.411.Lợi tức từ hoạt động kinh doanhO7-635.922.554.1.187.182.830.-6.434.144.874.

Chi phí hoạt động tài chínhO9-1.908.476.712.-3.816.605.083.469.472.063.lợi nhuận hoạt động tài chính10-1.908.476.712.-3.816.605.083.-469.472.063.thu nhập bất thờng112.621.712.173.3.413.207.500.11.666.937.642.

Lọi nhuận bất thờng132.653.429.344.3.161.909.355.11.666.937.642.

Đơn vị: đồng

Biểu đồ so sánh lãi thuần các năm 1999,2000,2001

Bảng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp năm 2000,2001

Đơn vị: đồng

năm1999 2000 2001

Chỉ tiêu

Chênh lệchTỷ suất so với doanh thu( %)

nămNăm 2000năm 2001Tiền%20002001Tổng doanh thu ( đồng)513167228886 537435202644242679737584.73 100.00100.00Doanh thu thuần513167228886 537435202644242679737584.73 100.00100.00Giá vốn hàng bán478821102013 509431406778306103047656.39 93.3194.79Lãi gộp 3434612687328003795866-632331007-18.476.695.21Chi phí bán hàng265352987592816941532916341165706.165.175.24Chi phí quản lý DN66236452846268525411-355119873-5.361.291.17Lợi tức từ hoạt động kinh doanh1187182830-6434144874-7621327704 -641.970.23-1.20

Ký hiệu

-Lãi thuần các năm

nghiệp còn phải chịu nhiều các chi phí khác có liên quan đén vật t và tồn kho Do đó kết quả kinh doanh năm 2001 giảm hẳn so với năm 2000 và thậm chí còn không thể thu hòi vốn và có lãi Nhmg trong kỳ do đa dạng hoá các loại hình kinh doanhcác mặt hàng và các sản phẩm khác nhau nhất là mở rộng kin doanh bao bì và gạo xuất khẩu nên đã bù đắp đợc những chi phí cho doanh nghiệp đặc biệt là tổng lợng thu nhập bất thờng ngoài kinh doanh và thu kỳ trớc 11.666.937.642 đồng đã làm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghịêp

có lãi 538.672.117 đồng Nghiên cứu các tác nhân gây ra việc giảm lợi tức từ hoạt động kinh doanh ta thấy ở đây giá vốn chiếm tới hơn 90% trong tổng doanh thu và chi phí bán hàng ở mức là ttừ 5% - 6% Tổng doanh thu Điều đó có nghĩa là giá vốn hàng bán đã có tác động cùng với giá bán không đủ bù đắp những chi phí và vốn.

Nghiên cứu các tác nhân gây ảnh hởng đến tình hình tăng giảm chỉ tiêu doanh lợi ta có kết luận rút ra làm kinh nghiệm cho kỳ kế hoạch Đó là việc nâng cao, hoặc ít nhất cũng là ổn định giá bán để đủ bù đắp vốn kinh doanh bỏ ra và những chi phí khác liên quan đến tiêu thụ sản phẩm Trớc hết đó là việc lập kế hoach hậu cần tháng và quý để đảm bảo mức cun ứng vật t một cách hợp lý nhất không làm hạ giá thành sản phẩm Có nh thế mới có rhể nâng cao đợc doanh lợi của doanh nghiệp trong kỳ.

Tình hình nhập vật t vào doanh nghiệp ảnh hởng trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch vật t và đến việc đảm bảo vật t cho sản xuất Phân tích tình hình nhập vật t là phân tích tình hình thực hiện hợp đồng mua bán giữa các đơn vị kinh doanh và các đơn vị tiêu dung theo số lợng, chất lợng, theo quy cách mặt hàng, theo khả năng đồng bộ, theo mức độ nhịp nhàng và đều đặn theo từng đơn vị kinh doanh

2.2.1-Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật t về mặt số lợng

Chỉ tiêu về mặt số lợng là chỉ tiêu cơ bản nhất nói nên quá trình nhập vật t vào doanh nghiệp Chỉ tiêu này phản ánh số lợng của một loại vật t nào đó nhập trong kỳ kế hoạch từ tất cả các nguồn.

Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật t bắy đầu từ việc xác định mức độ hoàn thành kế hoạch của từng loại vật t theo số lợng và ảnh hởng của từng nhân tố đối với việc hoàn thành kế hoạch đó.

Mức hoàn thành kế hoạch đợc xác định bằng thơng sốgiữa khối lợng thc tế nhập vào của mỗi loại vật t trong kỳ báo cáo so với kế hoạch đã lập ra.

Nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch hậu cần vật t về số lợng là các khách hàng không hoàn thành kế hoạch giao hàng hoặc hàng đã chuyển đi nhng đang còn trên đờng đi Để xác định ảnh hởng của từng nguyên nhân đối với việc thực hiện kế hoạch hậu cần vật t cụ thể trong quý 4 của Công ty vật t nông sản nh bảng sau:

kế hoạch hoàn thành(%)KH giao

hàng trên

đờng Tổng số

Số hàng nhập

từ những

lần trớc

ở đây, Tình hình giao hàng nhìn chung hoàn thành về mặt số lợng, mức độ hoàn thành kế hoạch là 173,6% nhng về thực tế giao chỉ đạt tỷ lệ 93.62 % so với mức giao hàng và hàng đã nhận đợc do đó không đảm bảo tình hình cung ứng vật t doanh nghịêp Do đó có tình trạng vật t ứ đọng lại và giao khi không cần thiết dẫn đến tình trạng tồn kho Trong kế hoạch dự báo nhu cầu và đơn hàng,đảm bảo đày đủ trong quá trìh kinh doanh nhng do một số mặt hàng nh urea, kali, DAP vợt quá đơn hàng cùng với việc tiếp nhận vật t kỳ trớc dẫn đến khối lợng tồn kho tăng lên và đã vợt quá chỉ tiêu 13,6% và vợt quá chỉ tiêu tiếp nhận là 93,6% lợng vật t kế hoạch Tuy đó là lợng vật t thừa nhngvề mặt hàng NPK lại chỉ thực hiện có 73% kế hoạch tức là còn thiếu một lợng bằng 2000 tấn tơng đơng với 26.66% kế hoạch giao hàng

Đó là một hạn chế trong việc quản lý quá trìh cung ứng vật t trong doanh nghiệp Điều đó gây cho doanh nghiệp một khoản chi phí khá lớn cho những vật t thiếu và chi phí bảo quản vật t trong doanh nghiệp Hơn nữa là cả một lợng vốn lớn trong kỳ không đợc huy động vào quá trình sản xuất kinh doanh

Tóm lại, các chỉ tiêu ảnh hởng đến kế hoạch hoàn thành số lợng đơn hàng có 2 nhân tố chính là chỉ tiêu số lợng hàng giao và số lợng hàng nhập Cả 2 chỉ tiêu này đều đợc đảm bảo thì mới đảm bảo toàn diện đợc kế hoạch nhập hàng Nếu một trong hai chỉ tiêu này mà không hoàn thành thì không thể xem việc thực hiện đơn hàng là hoàn thành đợc.

ở Công ty vật t nông sản, việc thực hiện đơn hàng không đúng về mặt số lợng cả 3 mặt hàng, các chỉ tiêu không đợc hoàn thành toàn diện.Từ đó, lợng vật t tồn kho không ổn định và thờng cao hơn dự kiến: biểu hiện trong bảng sau:

2.2.2- Phân tích kế hoạch nhập vật t về mặt chất lợng:

Nhu cầu tiêu dùng vật t cho sản xuất không chỉ đòi hỏi phải đủ về số lợng mà còn đòi hỏi đúng về chất lợng vì chất lợng vật t tốt, xấu sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm, chất lợng tiêu dùng đến giá thành của sản phẩm và khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trờng… Vì vậy, khi nhập vật t phải đối chiếu với các tiêu chuẩn kỹ thuật do doanh nghiệp đã đề ra hay tiêu chuẩn của nhà nứơc hay với các hợp đồng đã ký để nhận

Ta dùng chỉ số chất lợng mua sắm vật t để quản lý vật t nhập về mặt chất lợng Chỉ số chất lợng vật t mua sắm là chỉ số giữa giá bán buôn bình quân của vật t thực tế mua so với giá bán buôn bình quân mua theo nhu cầu dự kiến kế hoạch áp dụng chỉ tiêu đó để phân tích tính chất lợng của việc nhập vật t trong doanh nghiệp theo bảng sau:

+ Tính chỉ số chất lợng

Chỉ só chất lợng vật t mua sắm là chỉ số giữa giá bán buôn bibhf quân của thực tế vật t mua so với giá bán buôn bình quân mua theo dự kiến kế hoạch

Icl- =

∑∑ 00/∑∑ 01/11

Trong đó

Q1= Sản lợng thực tế mua trong kỳG1= Giá thực tế mua trong kỳQ0= Lợng kế hoạch dự kiến muaG0= Giá bán buôn dự kiểntong kỳ

TínhIcl =

= 1,0069 hay = 100,69 % Nh vậy kế hoạch mua sắm theo chất lợng vợt mức 0,69 %

+ Tính hệ số loại

tên vật t

đơn vị

giá nhập

kế hoạch muathực hiện

ureatấn1848538.796 110000 203339267538.8215,135.74397,686,756,209.00KCLtấn2053286.423500010266432113.792,525.42189,981,188,645.00SAtấn1080002.7110118800297.05054,000,135.00

NPKtấn2096217.69550011529197295.05,500.0011,529,197,295.00DAPtấn2842554.03 1500042638310454.617,257.0049,053,954,901.00

Tổng - 135610 267892007699.1330,468.16648,305,097,185.00

Nguồn: Trích Báo cáo mua hàng năm 2001

Hệ số loại là tỷ số giữa tổng giắ trị các loại vật t kỹ thuật mua sắm với tổng giắ trị các loại vật t kỹ thuật mua tính theo giá loại vật t kỹ thuật có chất lợng cao nhất.

Hệ số loại mua sắm kế hoạch

ở đây, hệ số mua sắm thực tế có tăng hơn so với kỳ kế hoạch nhng tăng hơn có 0,14 % không đáng kể Kỳ sau, để có hiệu quả hơn trong việc mua sắm thiết bị vật t, doanh nghiệp càn chú ý tới cơ cấu vật t nhập theo những mức giá khác nhau đảm bảo lợng vật t tối u nhât cho doanh nghiệp

2.2.3- Phân tích tính đồng bộ khi nhập vật t hàng hoá

Để sản xuất ra một sản phẩm cần nhiều loại vật liệu, cũng nh doanh nghiệp kinh doanh không chỉ kinh doanh một loại mặt hàngmà yêu cầu có nhiều loại hàng hoá theo các chủng loại và tỷ lệ nhất định Hơn nữa loại vật liệu này không tể thay thế co loại vật liệu khác Ta nói vật t đợc tieeu dùng đồng bộ, và nếu thực hiện đơn hàng thì cũng thực hiện đồng bộ các loại hàng hoá Để minh hoạ cho tính dồng bộ trong việc dáp ứng vật t , ta minh hoạ trrong bảng sau:

Bảng phân tích vật t về mặt đồng bộ

Qua bảng trên ta thấy số lợng vật t nhập vào,đạt 244,7% kế hoạch lý do cho sự vợt mc này là tất cả các chỉ tiêuđều hoàn thành vợt mức kế hoạch đặt ra do đó ở doanh nghiệp ta không tính đến mức độ đồng bộ mà ta tính ra các nguyên nhân gây rá sự ứ đọng quá nhiều vật t nh thế này Lợng vật t thừa do nhập các lần không đông bộ có lần nhập nhiều có lần nhập ít dẫn đến lợng vật t bị ứ đọng dồn lại qua các kỳ Cuối năm lợng vật t tồn đọng không sử dụng đúng mục đích là 84258 tấn Điều đó dẫn đến l-ợng tồn kho quá so với mức cho phép và gây ra nhiều tốn kém cho doanh nghiệp Nguyên nhân của tình hình trên là nhập vật t vào doanh nghiệp không đảm bảo đợc tính dồng bộ Đây là một trong những nguyên nhân chính gây ra tình trạng tồn đọng vật t ở doanh nghiệp và ứ đọng vốn sản xuất kinh doanh

2.2.4- Phân tích về mặt kịp thời

Điều kiện quan trọng để cho doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện sản xuất kinh doanh và thực hiện đơn hàng mọt cách đầy đủ và nhịp nhàng là phải đảm bảo nhập vật t một cách kịp thời và đầy đủ trong một thời gian dài Rõ ràng nếu doanh

nghiệp nhận đợc đơn đặt hàng mà lúc đó mới đi đặt mua thì không kịp cho việc thực hiện đơn hàng của mình.Do đó doanh nghiệp