Kỹ năng giải quyết xung đột trong văn phòng

MỤC LỤC PHẦN MỘT PHẦN MỞ ĐẦU 4 PHẦN HAI NỘI DUNG CHI TIẾT 5 CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ XUNG ĐỘT TRONG VĂN PHÒNG 5 1 1 Khái niệm xung đột 5 1 2 Phân loại xung đột 5 1 2 1 Phân loại xung đột theo nguyên nhân.

MỤC LỤC PHẦN MỘT: PHẦN MỞ ĐẦU .4 PHẦN HAI: NỘI DUNG CHI TIẾT CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ XUNG ĐỘT TRONG VĂN PHÒNG .5 1.1 Khái niệm xung đột .5 1.2 Phân loại xung đột .5 1.2.1 Phân loại xung đột theo nguyên nhân vấn đề 1.2.2 Phân loại xung đột theo hình thức thể .6 1.2.3 Phân loại xung đột theo tính chất xung đột 1.2.4 Phân loại xung đột theo mức độ xung đột 1.2.5 Phân loại xung đột theo chủ thể xung đột .8 1.3 Nguyên nhân dẫn đến xung đột 10 1.4 Tác động xung đột 10 1.4.1 Tác động tích cực 10 1.4.2 Tác động tiêu cực 11 1.5 Tầm quan trọng kỹ giải xung đột 12 CHƯƠNG 2: CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG VĂN PHỊNG .13 2.1 Tìm nguồn gốc xung đột 13 2.2 Biết lắng nghe .13 2.3 Đưa nhiều lựa chọn 14 2.4 Gác cá nhân sang bên .15 2.5 Động viên, gắn kết tập thể 17 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ TÌNH HUỐNG XUNG ĐỘT XẢY RA TRONG VĂN PHỊNG20 3.1 Tình xung đột gữa thành viên văn phòng: 20 3.2 Tình xung đột phận văn phòng 21 KẾT LUẬN 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 PHẦN MỘT: PHẦN MỞ ĐẦU GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI THUYẾT TRÌNH Như biết, xung đột xảy đâu chẳng hạn giao tiếp, gia đình, môi trường học tập,…và tất nhiên xung đột văn phịng khơng phải điều ngoại lệ Mỗi người đến từ miền đất khác nhau, độ tuổi, tư tưởng với nhu cầu hồn tồn khơng giống nhau, họ phải gặp hàng ngày, làm việc văn phòng hẳn dẫn đến xung đột Đồng thời, họ trở nên khơng hài lịng với cơng việc, cách nói chuyện, dẫn đến việc có khoảng cách mối quan hệ, ảnh hưởng tới công việc, tới tổ chức họ Tuy nhiên, biết giải xung đột cách khoa học, biết tiết chế tình hợp lý mâu thuẩn xung đột trở thành động lực mang tính đột phá, giúp mối quan hệ văn phòng trở nên gắn kết với đem lại lợi ích cho quan hết MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ TÀI Về mục đích, biết xung đột gì, loại xung đột, nguyên nhân dẫn đến xung đột, tác động tiêu cực tích cực xung đột, tầm quan trọng kỹ giải xung đột cách thức để giải chúng Về nhiệm vụ, phần khái quát cần làm rõ khái niệm xung đột, phân loại xung đột, vai trò tầm quan trọng kỹ giải xung đột văn phịng Ở phần nội dung từ tình cụ thể mà nhóm đưa cách thức giải xung đột ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI Trong nhiều trường hợp, xung đột không xử lý, khơng phải người ta khơng nhận tồn chúng mà người ta xử lý Chính vậy, nhóm em muốn thông qua đề tài để tạo hội cho nhóm em bạn khác nhận thức đắn xử lý xung đột theo hướng có lợi cho văn phịng, cho tổ chức có phương pháp giải xung đột bất ngờ xảy tương lai PHẦN HAI: NỘI DUNG CHI TIẾT CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ XUNG ĐỘT TRONG VĂN PHỊNG 1.1 Khái niệm xung đột Theo giáo trình Kỹ lãnh đạo, quản lý khoa Chính trị học Học viện báo chí – Tun truyền thì: Xung đột tình trạng mục tiêu, cảm xúc, quan điểm hành động bên (cá nhân nhóm) can thiệp cản trở bên (cá nhân nhóm), làm cho hoạt động họ (một cá nhân hai bên) hiệu quả, chí làm bên khó chung sống làm việc với 1.2 Phân loại xung đột 1.2.1 Phân loại xung đột theo nguyên nhân vấn đề Theo Amy Gallo, biên tập viên tạp chí HBR đồng thời tác giả sách xung đột nơi cơng sở, có kiểu xung đột mà bạn cần nhận diện để giải chúng Bà phân loại xung đột theo nguyên nhân vấn đề sau: Mối quan hệ, nhiệm vụ, quy trình tình trạng  Xung đột mối quan hệ (hay cảm xúc cá nhân): bạn bất đồng ý kiến với người thành kiến cá nhân với họ, vấn đề cảm tính khơng liên quan đến cơng việc, ví dụ hát xì to văn phịng, bạn ghen tỵ với thành tích cô ấy,…  Xung đột nhiệm vụ: bất đồng việc cần phải hoàn thành, hay mục tiêu dự án Điều thường xảy phận hay phịng ban có chức cơng việc khác Ví dụ xem xét hợp đồng, mục tiêu Sales chốt nhanh hợp đồng với khách hàng mục tiêu Legal bảo vệ công ty nên cần nhiều thời gian để xem xét chi tiết hợp đồng  Xung đột quy trình cơng việc: bất đồng việc làm để hoàn thành dự án Quay lại ví dụ hợp đồng, theo Legal, hợp đồng phải chặt chẽ chi tiết điều khoản để tránh rủi ro Sales ưu tiên mối quan hệ với khách hàng chi tiết hợp đồng  Xung đột tình trạng: bất đồng ý kiến việc người chịu trách nhiệm chính, người có quyền định dự án Ví dụ dự án có tham gia người phận Sales người phận Marketing Thay có phân chia nhiệm vụ trước đó, người tự cho người chịu trách nhiệm xảy trường hợp nhường nhau, khơng đứng chịu trách nhiệm dự án 1.2.2 Phân loại xung đột theo hình thức thể  Xung đột công khai: xung đột thể rõ quan điểm, mâu thuẫn, tranh chấp chủ thể với sống hàng ngày Đây loại xung đột phổ biến người lựa chọn phương pháp giải xung đột để giải Dù lựa chọn hình thức giải xung đột kết cuối người muốn hướng tới xung đột công khai triệt tiêu hoàn toàn thực tế  Xung đột ngầm: loại xung đột bên hành động, hành vi, cử lợi ích vật chất “trong lịng” lại khơng đồng ý với quan điểm, lối sống, lợi ích vật chất nhau, dẫn tới xung đột mâu thuẫn với Loại xung đột này, không đưa tới tranh chấp thực tế mức độ xung đột mạnh xung đột cơng khai 1.2.3 Phân loại xung đột theo tính chất xung đột  Xung đột nội dung: loại xung đột đưa vấn đề bên có quan điểm trái ngược Xung đột thường xảy dạng xác định hay sai việc giải xung đột bắt buộc bắt buộc phải thể khẳng định hay phủ định  Xung đột định loại xung đột đưa định vấn đề Phần định phát sinh xung đột như: đồng ý chưa đồng ý nội dung định Đây hình thức xung đột thể văn Việc giải xung đột quy định quy phạm cụ thể pháp luật phải tuân theo quy trình, thủ tục định  Xung đột vật chất: loại xung đột mặt giá trị, lợi ích đơn bên Loại xung đột định dạng dạng tranh chấp cụ thể xã hội: Như tranh chấp quyền sử dụng đất, tranh chấp quyền sở hữu tài sản… Và loại tranh chấp pháp luật quy định cụ thể tranh chấp giải tranh chấp ngành, lĩnh vực 1.2.4 Phân loại xung đột theo mức độ xung đột  Xung đột vai trò: loại xung đột xác định giá trị ảnh hưởng cá nhân, nhóm hay tổ chức phạm vi định Loại xung đột thường xác định với tên gọi “uy tín” Xung đột xảy uy tín cá nhân, nhóm tổ chức bị hạ thấp hành vi, sức ảnh hưởng cá nhân, nhóm tổ chức khác  Xung đột ý kiến đánh giá: loại xung đột quan điểm đưa để đánh giá định vấn đề cụ thể Loại xung đột thường xuất phát từ quan điểm hệ tư tưởng khác bên xung đột Hệ tư tưởng thường hình thành từ tri thức, thói quen trường phái mà xây dựng lên hệ tư tưởng mà cá nhân theo Để giải triệt để loại xung đột này, cần có nhà trung gian đứng phân tích, dung hịa luồng quan điểm bên xung đột  Xung đột mong đợi: loại xung đột thể suy nghĩ, ý chí bên vật, tượng có liên quan thời gian tới (trong tương lai) Thực ra, loại xung đột tơ vẽ, đánh giá chủ quan phát triển, hình thành giá trị, lợi ích nhu cầu bên xung đột 1.2.5 Phân loại xung đột theo chủ thể xung đột  Xung đột cá nhân: loại xung đột xuất phát thân cá nhân cá nhân với cá nhân mặt nhu cầu, giá trị lợi ích Xung đột thường xuất phát từ mối quan hệ cá nhân với quan hệ gia đình, quan hệ cơng việc, quan hệ bạn bè, xã hội… Trong mối quan hệ này, cá nhân có hội để so sánh bên với thấy điều kiện, hồn cảnh lại bên cháu, lại hưởng người em ruột…  Xung đột nhóm: xung đột xuất phát nhiều cá nhân với nhiều cá nhân khác mặt nhu cầu, giá trị lợi ích xuất phát từ tiêu chí, mục đích chung mà nhóm người đặt Để giải vấn đề xung đột nhóm cần xác định lợi ích, mục tiêu mà nhóm đặt ra, sau cân nhu cầu, lợi ích, mục tiêu cá nhân với nhóm, nhóm với để nhận dạng xung đột giải xung đột  Xung đột tổ chức: loại xung đột mà cá nhân tổ chức thấy quyền, lợi ích xung đột với cá nhân khác tổ chức xung đột với tổ chức loại xung đột hai tổ chức với hệ thống khác hệ thống Với loại xung đột thường xuất phát từ quan điểm cá nhân, quan điểm nhóm mục tiêu cụ thể tổ chức xuất phát từ nhu cầu, quyền lợi cá nhân tổ chức với họ so sánh với thứ mà thân họ mang lại cho tổ chức gia nhập Nhận dạng loại xung đột giúp bạn sử dụng phương pháp giải xung đột Khi lựa chọn, bạn nghĩ hướng giải tốt vấn đề bạn gặp phải Bạn giải xung đột theo năng, kinh nghiệm học cách thay đổi phương pháp giải cần thiết trang bị kiến thức xung đột 1.3 Nguyên nhân dẫn đến xung đột Nguyên nhân dẫn đến xunng đến từ đâu chẳng hạn xung đột theo nguyên nhân vấn đề, xung đột theo hình thức thể hiện, xung đột theo tính chất, theo chủ thể xung đột,… Ngồi việc xung đột nguyên nhân sau: Sự hỗ trợ phận hậu cần: Từ việc cung cấp văn phịng phẩm khơng kịp thời đến việc máy móc văn phịng, máy tính trục trặc Nhu cầu liên quan đến nhân viên: Gánh nặng chi phí doanh nghiệp khiến chủ doanh nghiệp buộc nhân viên phải xử lý khối lượng công việc lớn hơn, căng thẳng Trong môi trường vậy, bất đồng nhỏ mồi lửa để bùng lên xung đột Khen thưởng đãi ngộ: Đây gốc rễ nhiều xung đột nhân viên thường so sánh lương thưởng họ với Đối đầu cạnh tranh nhân viên: Việc trao quyền cho cấp việc tốt, để quyền điều hành công việc người trao quyền bị chồng lấn lên dễ dẫn đến xung đột Xung đột tính cách: Nhân viên đến từ nhiều địa phương khác nhau, có trình độ văn hóa, phong tục, tập quán khác nên làm việc chung xảy xung đột 1.4 Tác động xung đột 1.4.1 Tác động tích cực Xung đột có khả thúc đẩy phát triển khả tổ chức Xung đột mức độ cho phép động lực mang tính đột phá:  Hiệu làm việc nhóm tăng lên;  Qua xung đột, nhà quản trị nhận tiềm nhu cầu nhân viên, từ cải thiện chất lượng định;  Khuyến khích sáng tạo đổi mới;  Tăng cường hiểu biết Phương pháp nhanh giải xung đột thảo luận, để cá nhân nói suy nghĩ mình, cố gắng hiểu họ cách khách quan cho họ biết họ hồn tồn đạt mục tiêu mục tiêu tổ chức mà không cần xảy xung đột với người khác tổ chức thành tích ln nhận biết đánh giá;  Tăng cường liên kết Một xung đột giải hiệu quả, họ thấu hiểu tình cảm, sở thích, hoàn cảnh, điều tạo cho họ niềm tin vào khả làm việc nhóm hướng đến mục tiêu tổ chức;  Năng cao kiến thức: Xung đột đẩy cá nhân phải nổ lực để nhanh chóng vượt qua “đối thủ” họ, giúp họ hiểu vấn đề thật quan trọng họ, hướng đến họ đến thành công tạo kết tốt cho tổ chức 1.4.2 Tác động tiêu cực  Mức độ xung đột cao tạo kiểm sốt văn phịng  Năng suất giảm thù hằn gia tăng người Năng lượng lẽ dành cho công việc lại dành cho xung đột mâu thuẫn  Sự giận có xu hướng tập trung lên cá nhân thay tranh cãi giải     Gia tăng bất mãn Nhiều định khơng thích hợp đưa Xung đột có nghĩa cãi cọ, tranh luận đánh Xung đột hiểu khác biệt có tính thù địch bất mãn hai nhiều bên  Xung đột coi bất bình thường, thiếu xây dựng, làm hỏng mối quan hệ, phá vỡ cân  Một nhóm ln có mâu thuẫn mà khơng có cách giải xung đột, làm cho thành viên cảm thấy không an toàn thù địch lẫn Như vậy, dù xung đột tích cực hay xung đột tiêu cực, cần phải có giải pháp riêng cụ thể Nếu xung đột tích cực, ta cần quản lý xung đột để đảm bảo xung đột hướng, phát huy tính tích cực xung đột Nếu xung đột tiêu cực, cần có giải pháp quản lý phù hợp để hạn chế ảnh hưởng xấu đến tổ chức 1.5 Tầm quan trọng kỹ giải xung đột Trong sống, xung đột mâu thuẫn khơng giải kịp thời, dẫn tới nhiều nguy hại từ nhẹ đến nghiêm trọng, chí hủy hoại thành chung tập thể Trước hết, xung đột gây hậu xấu tổ chức Với mức độ cao, giận có xu hướng tập trung lên cá nhân thay bàn luận để giải từ gây đoàn kết tổ chức Năng lượng lẽ dành cho công việc lại dành cho xung đột, gây ảnh hưởng đến suất, chất lượng kết đầu cơng việc Chính cần đến kỹ quản lý xung đột Như vậy, giải xung đột cho ổn thỏa công việc mà nhà quản lý cần tâm để thúc đẩy tổ chức làm việc tốt Nếu giải tốt, xung đột đem lại điểm tích cực, như: Nâng cao hiểu biết tôn trọng lẫn thành viên nhóm; Nâng cao khả phối hợp nhóm thơng qua việc thảo luận, thương thảo giải mâu thuẫn; Nâng cao hiểu biết thành viên mục tiêu mình, biết đâu 10 mục tiêu quan trọng Ngoài ra, giải xung đột tốt văn phịng cịn đem lại lợi ích như: - Làm tăng hiệu nhóm, tăng hiểu biết, gắn kết mối quan hệ thành viên - Cải tiến chất lượng định - Khuyến khích sáng tạo đổi mới, phát triển cá nhân - Thúc đẩy luồng thông tin, tạo môi trường tự đánh giá thay đổi CHƯƠNG 2: CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG VĂN PHỊNG 2.1 Tìm nguồn gốc xung đột Hầu hết nguồn gốc xảy mâu thuẫn, xung đột bất đồng quan điểm, cảm thấy vi phạm lợi ích, ganh đua, đố kị, xúc phạm danh dự, khác biệt niềm tin- suy nghĩ Các cặp mâu thuẫn xung đột thường thấy văn phịng mà ta kể đến nhân viên với nhân viên, nhân viên với cấp trên, nhân viên cũ với nhân viên mới, phận với phận khác, nội bên Nguồn gốc xảy mâu thuẫn xuất phát từ việc xuất phát điểm khác nhau, thua khác mối quan hệ định Mục tiêu người không giống hai không thống với nhau, tương đồng vốn có đơi tồn cá nhân mục tiêu riêng họ Ví dụ, Hai người bàn chiến lược công ty X, người cho ý kiến mở rộng thị trường, thu hút đầu tư người thứ hai lại cho khơng nên mở rộng thêm q tốn khơng cần thiết Để tìm giải pháp giải tranh chấp phù hợp, điều bạn cần làm xác định rõ nguyên nhân Bởi vì, bạn giải tốt vấn đề hiểu rõ chất Điều cần thiết, ngược lại, bạn giải từ đâu Nguyên nhân bất đồng ý kiến họp quyền lợi nhân viên, cấp 11 quan, tổ chức chưa xác định rõ Sau biết mấu chốt mâu thuẫn nằm đâu, bạn cần tìm người gây xung đột 2.2 Biết lắng nghe Lắng nghe tích cực giúp nhân viên hay đồng nghiệp bạn phân tán xung đột Mặc dù bạn ln ln khơng đồng ý với ý kiến người khác, điều quan trọng phải mở cửa cho kinh nghiệm quan điểm đồng nghiệp, cách tốt để chứng minh điều thơng qua lắng nghe tích cực Nếu bạn nhà quản trị văn phòng, cố gắng lắng nghe tâm tư, nguyện vọng người để tối ưu giải vấn đề theo hướng nhân văn hợp lý Xung đột hai bên làm cho người phịng thủ, người cảm thấy mối quan tâm họ lắng nghe tích cực thực nghiêm túc, hội có hịa giải cao Trong trường hợp bạn tìm nguyên nhân hay người gây cãi vã tập thể khơng nên vội vàng đưa kết luận mà lắng nghe ý kiến từ họ Có thể đằng sau hành động họ lý bất khả kháng Bạn nên bắt đầu tìm cách giải xung đột sau hiểu mong muốn bên, từ giải tỏa hiểu lầm để thành viên xích lại gần Một nhà quản trị văn phòng nên nhớ phải trì trạng thái trung lập khách quan để đảm bảo công giải xung đột Các bên nghĩ mong muốn người khác ủng hộ Sự thiên vị làm bên cịn lại nghĩ bạn người khơng cơng mâu thuẫn tiếp diễn Và, hai bên cảm thấy quan điểm hay lập trường họ hiểu rõ, hịa giải trở nên dễ dàng Nó khuyến khích người lao động nói chuyện thường xun 12 cởi mở xung đột từ từ mang đến mơi trường làm việc minh bạch thông thường 2.3 Đưa nhiều lựa chọn Nguồn gốc xung đột bên khơng quan điểm với Vì cách giải phù hợp bạn nên suy nghĩ cẩn thận đưa nhiều lựa chọn Không nên áp đặt theo khuôn khổ, đưa giải pháp buộc bên nghe theo Thay vào đó, nhà quản trị văn phòng, bạn người thảo luận để đưa phương án lựa chọn khác nhau, từ đó, thống cuối mang lại hiệu Việc giúp bạn không đưa bên vào bị ép buộc, tránh làm cho tình trạng xung đột lên cao Mâu thuẫn xảy phía Vì thế, giải phía có tiếng nói chung, địi hỏi người quản trị văn phịng phải tìm giải pháp làm hài lịng bên Việc đặt câu hỏi trả lời thẳng thắn xây dựng nên sở để đưa giải pháp giải mâu thuẫn người Việc đưa giải pháp việc quan trọng Nếu bên không đồng ý với giải pháp đưa vấn đề không giải Khi này, kỹ đàm phán, thuyết phục lại đóng vai trị quan trọng Mâu thuẫn gỡ bỏ nếu giải pháp đưa đáp ứng lợi ích đơi bên Nếu giải pháp hai bên đưa khó thỏa hiệp bạn người xem xét, tự đặt câu hỏi, phân tích tổng hợp để đưa nhiều phương pháp giải cho bên lựa chọn Nhưng tránh đưa nhiều, người có xu hướng khơng chọn gì, có nhiều lựa chọn Khơng muốn xảy mâu thuẫn Tuy nhiên, xảy ra, bạn cần phải có kỹ giải mâu thuẫn tốt giải chúng cách nhanh gọn, tránh gây hậu xấu đến kết công việc mối quan hệ tập thể 2.4 Gác cá nhân sang bên Con người từ đời tồn Tự điển Thesaurus định nghĩa (hay ngã kiến - egoismism/the selfness) tự nhận thức người tư 13 cách, nhân phẩm giá trị mình, đặc biệt để phân biệt với giới bên ngồi cá nhân khác Cái người phát triển theo thời gian trình sống người Khi cịn nhỏ người ta bị yếu tố xã hội tác động vào nhận thức mình, nói cách khác, phát triển tương đối độc lập Một em bé bị tổn thương hay bị chạm tự người lớn bị phê bình hay khiển trách Trẻ em thường quên mau “để bụng” chuyện buồn phiền Trong người lớn tức giận lâu phản ứng nặng nề bị chạm tự Cái tơi cá tính, chất vốn có người Khi người đụng chạm đến tơi dậy dội thể hành động ánh mắt Con người từ đời tồn người phát triển theo thời gian Có điều quan trọng tơi cao coi trọng giá trị thân giá trị người khác Bởi bước vào xung đột lúc tơi thân bộc lộ rõ khó kiểm sốt Cái tơi cá nhân người xung đột lớn không muốn nhường nhịn Nếu xung đột vịn chặt vào tơi cá nhân chắn khơng có tiếng nói chung đây, xung đột lên 14 đến đỉnh điểm Hãy suy nghĩ theo hướng người để việc kết thúc hịa bình Kể bạn phải giải mâu thuẫn nhân viên hay nhân viên bạn với cấp bạn ghi nhớ quy tắc xem điều giúp cho người quản trị văn phịng giải xung đột cách dễ dàng Và có đơi khi, việc phân định xem sai không quan trọng giữ hịa khí chung 2.5 Động viên, gắn kết tập thể Trong môi trường làm việc, trông chờ vào việc tập thể lúc phải có gắn kết, đồng lịng với mà khơng có xung đột Những bất đồng quan điểm hay xung đôt điều tất yếu, không tránh khỏi công việc sống Nhưng điều quan trọng sau xung đột này, cần biết cách vực dậy tinh thần gắn kết người với Đừng nên nhắc lại tranh cãi mà đối phương người chưa cách không tinh tế Điều khiến họ có cảm giác tạo khoảng cách với bạn Thay vào làm cho người hiểu mặt tốt xung đột giúp xây dựng tinh thần tập thể, điểm hạn chế cần khắc phục thử thách thấu hiểu cá nhân tập thể, từ giúp tập thể có gắn kết với Đồng thời đừng quên động viên người phấn đấu Có việc giải sn sẽ, nhanh chóng Như để giải xung đột động viên gắn kết tập thể với điều khơng thể thiếu Có thể hiểu sau: Ở mặt động viên, bên phải tạo hay tìm lại hăng hái, nhiệt tình, phấn khởi, trách nhiệm trình xung đột, qua giúp cho cơng việc hay mối quan hệ giải cách có hiệu Động viên bao gồm động viên vật chất lẫn động viên mặt tinh thần Về mặt thể chất: Hứa với người tặng người quà người vượt qua vấn đề 15 Về mặt tinh thần: Khuyên nhũ người, cho lời khuyên, đưa hướng giải giúp giải hòa mâu thuẩn (xung đột) Còn mặt gắn kết, bên phải biết gắn kết, hàn gắn, liên kết người lại với thành thể thống Cùng làm việc, giải vấn đề từ đạt dược hiệu cao công việc, chấm dứt xung đột, phát triển Tránh việc chia rẽ nội gây hiềm khích dẫn tới hậu xấu Ví dụ việc gắn kết người văn phòng: Hãy nhắc nhở nhân viên hay đồng nghiệp rằng: “Mọi dự án thành cơng ln địi hỏi tinh thần đồn kết, nỗ lực tất thành viên thành viên” Điều giúp gắn kết người lại với nhau, giúp người hiểu tầm quan trọng làm việc nhóm, tinh thần đồng đội, hợp tác phát triển Đây kỹ giải xung đột hiệu mà nghĩ tới Hiệu nhân lên có lời khen ngợi, khuyến khích, động viên  Một số cách để động viên, gắn kết người văn phòng 16 - Ăn mừng kết tốt: Kết tốt điều mà người trông chờ hy vọng Họ dành tất tâm huyết, trí tuệ sức lực vào cơng việc Vì tiếp thêm cho họ lượng lời khen ngợi bữa tiệc nhỏ ăn mừng công lao họ - Chụp hình tập thể: Những hình minh chứng xác cho gắn kết người với Một hình đăng lên Facebook, nhận nút Like, Comment khen ngợi thực khiến họ hạnh phúc cảm thấy thực gắn bó với nơi góp phần tăng gắn kết nhân viên với tổ chức - Những ngày chủ đề công ty: Tổ chức ngày theo chủ đề, theo ngày kỉ niệm để người thư giãn tạo bầu khơng khí ấm áp nơi công sở Quốc tế phụ nữ, Hưởng ứng tuần lễ mơi trường,…Những kiện mang tính chất gắn kết nhân nơi làm việc - Tổ chức buổi định hướng thú vị cho nhân viên mới: Đối với nhân viên mới, buổi định hướng trị chơi thú vị làm quen với hệ thống quy trình cho nhân viên - Olympics nơi công sở: Đây hoạt động nâng cao thể lực cho nhân viên, giúp họ hiểu sức khỏe có ý nghĩa lớn lao sống cơng việc Đặc biệt, qua chương trình, mong muốn tạo khối gắn kết lớn doanh nghiệp - Khen ngợi nhiều hơn: Việc khen ngợi khơng tạo cho họ niềm vui mà đòn bẩy tinh thần giúp họ làm việc tốt Vì thế, dành cho nhân viên lời khen ngợi chân thành để tiếp thêm động lực cho họ - Tặng quà: Hãy linh hoạt việc tặng quà nhân viên bạn Một voucher đồ uống cà phê Cộng chẳng hạn, nhỏ bé, đủ làm nhân viên cảm thấy quan tâm, gắn bó - Nghỉ có lương: Hãy tự tạo đợt nghỉ có lương năm từ 1-2 lần nhân viên Tuy khơng nhiều đủ để họ cảm thấy hài lòng ưu đãi từ nơi làm việc 17 - Tạo dự án thú vị: Thay phát triển dự án quen thuộc, bạn thử phát triển điều mẻ đằng kích thích tư nhân viên, đằng khác gắn kết nhiều quan điểm lại với - Mở rộng không gian làm việc: Hãy setup không gian làm việc nhất, đơn giản thay đổi vị trí người, để họ khơng có cảm giác nhàm chán, tù túng không gian làm việc - Cho phép nhân viên giải tỏa áp lực: Áp lực nơi công sở điều khó tránh, vậy, nhân viên giải stress giải lao nhảy cách mà biên tập viên đài truyền hình VTV áp dụng chẳng hạn Việc động viên, gắn kết người có vai trị định hướng nhân sự, phát triển văn hóa doanh nghiệp, xây dựng gắn kết nhân viên doanh nghiệp công việc diễn hay tháng mà chiến dịch địi hỏi nỗ lực ban lãnh đạo nhân viên làm việc cơng ty Khó khăn thành cơng, tổ chức có đội ngũ nhân viên trung thành, sẵn sàng cống hiến dốc lòng doanh nghiệp hướng tới tương lai CHƯƠNG 3: MỘT SỐ TÌNH HUỐNG XUNG ĐỘT XẢY RA TRONG VĂN PHỊNG 3.1 Tình xung đột gữa thành viên văn phòng: Tại quan, tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam nay, tình trạng ma cũ bắt nạ ma khơng cịn điều q xa lạ Để chào đón nhân viên chân ướt chân vào công ty, nhân viên cũ có nhiều trị tinh qi Điều đáng nói bắt nạt họ diễn cách ngấm ngầm không lộ liễu Nếu vấn đề kéo dài dẫn đến tình trạng xung đột thành viên văn phịng Chính điều khiến cho nhân viên căng thẳng, bị áp lực môi trường làm việc không thoải mái Có thể lấy ví dụ cụ thể tình trạng ma cũ bắt nạt ma mới: + Sai vặt: Nhân viên cũ sai nhân viên làm cơng việc linh tinh như: rót nước, pha trà, photo thảo…., điều làm ảnh hưởng đến thời 18 gian làm việc nhân viên mới, nhân viên biết giữ ấm ức, chịu đựng mà khơng dám lên tiếng dù vào cơng ty + Ghẻ lạnh: Người nhân viên nhận từ đồng nghiệp xung quanh thờ ơ, lạnh nhạt, cảm giác bị cô lập, khiến họ cảm thấy người dư thừa cơng ty Có câu hỏi thắc mắc không dám mở lời + Chơi xấu sau lưng: nhân viên cũ chơi xấu sau lưng nhân viên lúc Nhưng bên ngồi họ tỏ thái độ thân thiện, hịa đồng với bạn Khi bạn biết điều đó, khơng giữ trạng thái cảm xúc bình tĩnh đơi lúc gây xung đột, mâu thuẫn  Phương hướng giải - Khi xuất tình trạng cần nghiêm túc xử lý, địi hỏi người quản trị văn phịng khơng bao che cho nhân viên cũ rõ thái độ thiên vị với nhân viên mới, không để nhân viên cảm thấy bị thờ ơ, cô lập với tập thể Cần đưa qui định làm việc công ty đề nghị nhân viên phải chấp hành - Cách quản lý nhân viên người quản trị văn phòng phải để tạo khơng khí thân thiện văn phịng làm việc, không cạnh canh, hợp tác, giúp đỡ lẫn phát triển, từ tạo hiệu làm việc tốt tập thể Để thực việc này, người quản trị văn phòng cần tổ chức chuyến chơi ngắn vào dịp nghỉ hay hoạt động vui chơi cuối tuần để nhân viên cảm thấy giảm áp lực gắn kết người lại với - Ngồi việc tạo khơng khí thân thiện, cạnh tranh cơng văn phòng, người quản lý cần đánh giá nhân viên cách cơng 3.2 Tình xung đột phận văn phịng  Tình Mâu thuẫn phận bán hàng với phận Marketing công ty: Mâu thuẫn trách nhiệm suất hai bên Marketing phận bán hàng Bộ phận Marketing thường sử dụng lượng ngân sách lớn để làm quảng cáo 19 họ không cần phải cam kết cụ thể kết bán hàng mà phịng đưa lại công ty Mỗi không bán hàng dù có quảng cáo chiến dịch truyền thơng, khuyến địa bàn lý thường đưa phòng Marketing phận bán hàng cách “chốt đơn” Trong phận bán hàng bảo phịng Marketing với ý tưởng không thực tế, không cụ thể không phù hợp với địa bàn Mâu thuẫn phận bán hàng với phận kế tốn cơng ty: Một việc kế tốn với phận bán hàng kiểm sốt thúc thu hồi cơng nợ Được phép hỏi công nợ khiến phận kế toán trở nên chủ động việc yêu cầu phận bán hàng phải báo cáo Mặc định phận cố gắng tránh thất tài nguồn lực công ty phận phải linh hoạt để mang tiền bày tỏ cách không ý tứ dễ nảy sinh mâu thuẫn trực tiếp hai phòng ban  Phương hướng giải Mâu thuẫn giải cách triệt để Thay vào đó, tìm cách hạn chế mâu thuẫn đào tạo để phận phối hợp cách ăn ý - Đào tạo nội bộ: Các phận cần đào tạo để hiểu quy trình làm việc nhiệm vụ Thay việc chờ đợi mơi trường khơng có mâu thuẫn nhóm chủ động tạo mơi trường có thấu hiểu, hợp tác để thích nghi Vì hai bên hiểu cách làm việc phận kia, họ cảm thấy lấp khoảng trống khác biệt thúc đẩy đạt mục tiêu doanh số chung - Cho bên tham gia vào công việc nhau: Hãy để nhân đội với để hiểu tiếng nói nhu cầu thị trường Như vậy, bên thỏa thuận để có tiếng nói chung theo để đạt số kinh doanh mong đợi cho cơng ty - Gộp nhóm vào làm đội: Tại suy nghĩ phận khác cần phải tách rời? Chẳng có lý mà phịng khơng thể gộp làm họ theo đuổi mục tiêu doanh số chung Việc gộp phòng lại với giảm gần hồn tồn mâu thuẫn Bởi đó, thành viên có xu hướng hỗ trợ bao bọc, góp ý giải vấn đề cho thay ngó sang phịng bên thấy có khơng hợp lý trích đổ lỗi 20 KẾT LUẬN Qua trình tìm hiểu, nghiên cứu phân tích kỹ giải xung đột quản trị văn phịng nhóm, chúng em rút số vấn đề sau: Có thể nói, giải xung đột kỹ cần thiết quan trọng việc, lĩnh vực sống nói chung văn phịng nói riêng Dù biết là kỹ quan trọng khơng phải thành thục thực tốt kỹ Bởi người có quan điểm, cách hành xử khác Nên việc xung đột điều tất yếu sảy Và sảy xung đột muốn giữ ý kiến riêng đúng, khơng nhượng ai… điều gây ảnh hưởng xấu đến sau không dừng lại ảnh hưởng đến nhóm mà cịn ảnh hưởng đến tổ chức, cơng ty Để tránh điều sảy ta cần biết nguồn gốc xung đột Từ đưa hướng giải động viên gắn kết người lại với như: Đưa nhiều lựa chọn để giải vấn đề hay nghe nhiều nói… Kỹ giải xung đột cịn coi dao hai lưỡi mặt mang lại Về mặt tích cực mang lại phát triển cho tổ chức khơng nhóm, cơng ty hay tổ chức phát triển mà thiếu xung đột Nhưng đồng thời không giải xung đột tốt gây ảnh hưởng nghiêm trọng công việc mối quan hệ Do kỹ giải xung đột cần vận dụng cách linh hoạt, xác trường hợp cụ thể, tránh dẫn đến mặt tiêu cực Đặc biệt kỹ giải xung đột thứ hai mà phục Mấu chốt phải biết bỏ qua tôi, tập lắng nghe người xung quanh đưa giải pháp khắc phục thích hợp cho trường hợp cụ thể 21 22 ... với để nhận dạng xung đột giải xung đột  Xung đột tổ chức: loại xung đột mà cá nhân tổ chức thấy quyền, lợi ích xung đột với cá nhân khác tổ chức xung đột với tổ chức loại xung đột hai tổ chức... rõ khái niệm xung đột, phân loại xung đột, vai trò tầm quan trọng kỹ giải xung đột văn phòng Ở phần nội dung từ tình cụ thể mà nhóm đưa cách thức giải xung đột ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI Trong nhiều... 1.2.3 Phân loại xung đột theo tính chất xung đột  Xung đột nội dung: loại xung đột đưa vấn đề bên có quan điểm trái ngược Xung đột thường xảy dạng xác định hay sai việc giải xung đột bắt buộc bắt