Làm quen với môi trường làm việc Word 2016, các thanh công cụ từ cơ bản đến nâng cao, nút tắt, mẹo Word. giúp người dùng thành thạo các kỹ năng trong tin học văn phòng. Tab Home chính là Tab được mở mặc định trên thanh Ribbon trong Microsoft Word 2013. Cụ thể trong Tab Home có những nhóm lệnh như sau: Font: Các lệnh dùng để căn chỉnh định dạng chữ: kích thước, kiểu chữ, màu chữ … Paragraph: Các lệnh dùng cho đoạn văn bản, như lùi dòng trái, phải, khoảng cách đoạn… Style (cái này cực kỳ quan trọng)
CHƯƠNG Làm quen với môi trường làm việc Word 2016 Giới thiệu Ribbon 1.1 Tab Home Tab Home Tab mở mặc định Ribbon Microsoft Word 2013 Cụ thể Tab Home có nhóm lệnh sau: Font: Các lệnh dùng để chỉnh định dạng chữ: kích thước, kiểu chữ, màu chữ … Paragraph: Các lệnh dùng cho đoạn văn bản, lùi dòng trái, phải, khoảng cách đoạn… Style (cái quan trọng) 1.2 Tab Insert Tab insert nằm cạnh bên tab Home, cài đặt mặc định Ribbon Đây tab chứa lệnh liên quan đến chèn đối tượng văn bản, bao gồm: Pages: Các lệnh chèn trang vào văn có Tables: Các lệnh liên quan đến vẽ bảng, tạo bảng văn Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa Links: Lệnh chèn liên kết, đường link Header & Footer: Tiêu đề văn Text: Lệnh liên quan đến việc chèn đối tượng Text TextBox, WordArt, … Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn biểu tượng có sẵn sưu tập vào văn thời Design: Lệnh liên quan đến mẫu văn trình bày theo bố cục 1.3 Tab Page Layout Tab Page Layout tab chứa lệnh liên quan đến cách xếp bố cục văn Cụ thể bao gồm lệnh sau: Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng để in trang lề, in ngang hay dọc, cột, kích thước giấy in… (tab quan tâm phần này) Paragraph: Các lệnh dùng cho đoạn văn bản, lùi dòng trái, phải, khoảng cách đoạn… Arrange: Lệnh xếp đối tượng văn 1.4 Tab References Tab References Tab mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến số thủ thuật đặc biệt cho văn đánh mục lục tự động, tạo nghi cho văn bản, … 1.5 Tab View Phần ý đến Show: Ruler: Hiển thị thước kẻ Gridlines: Hiển thị Grid Navigation Pane: Hiển thị phần mục lục văn theo mức heading (Cái quan trọng viết báo cáo dài) 2 Ruler Có thước dọc ngang, thước có đánh số khác nhau, để bạn dựa vào chỉnh cho chuẩn xác nhiều người sử dụng trình soạn thảo văn Nhưng chủ yếu dùng để quan sát 2.1 Đặt đơn vị cho thước Bước 1: Chọn File -> Options Bước 2: Chọn Advanced, kéo xuống phần Display, thay đổi đơn vị hình (Đơn vị thường dùng VN Centimeters Một số phím tắt thơng dụng Word 3.1 Phím chức Ctrl + N: Tạo trang soạn thảo Ctrl + O: Mở trang soạn thảo có Ctrl + S: Lưu lại văn trang soạn thảo Ctrl + C: Sao chép kí tự, dịng, đoạn văn chọn Ctrl + X: Cắt kí tự, dòng, đoạn văn chọn Ctrl + V: Dán kí tự, dịng, đoạn văn chọn Ctrl + F: Tìm kiếm từ, cụm từ có văn Ctrl + H: Mở cơng cụ tìm kiếm, thay từ, cụm từ có văn Ctrl + P: Mở hộp thoại In văn Ctrl + G: Mở cửa sổ trang số Ctrl + K: Tạo liên kết Ctrl + Z: Bỏ qua thao tác vừa thực Ctrl + Y: Phục hồi trạng thái trước sử dụng lệnh Ctrl + Z Ctrl + W / Ctrl + F4/ Alt +F4: Đóng trang soạn thảo 3.2 Phím di chuyển Các phím lên xuống hàng, sang trái, phải kí tự End, Home: Trở đầu cuối dòng đặt trỏ Ctrl + Home: Về đầu dòng văn Ctrl + End: cuối dòng văn Tab: Cách/ di chuyển sang cột khác/ tạo hàng cột cuối table Ctrl + Q: Lùi đoạn văn sát lề (chỉ dùng sau sử dụng tab) Enter: Xuống dòng Ngắt đoạn Ctrl + Enter: Ngắt trang sang trang ESC: Đóng cửa số chức Ctrl + ESC phím Windows: Khởi động menu start Alt + Tab: Chuyển cửa sổ làm việc Starrt + D: Chuyển hình desktop Start + E: Mở cửa sổ My computer 3.3 Phím định dạng Ctrl + B: Định dạng in đậm Ctrl + I: Định dạng in nghiêng Ctrl + U: Định dạng gạch chân liền từ Ctrl + Shift + D: Định dạng gạch chân kép liền từ Ctrl + Shift + W: Định dạng gach chân từ Ctrl + D/ Ctrl + Shift + F/ Ctrl + Shift + P: Mở hộp thoại định dạng văn bản.(F: thay đổi font chữ, P thay đổi cỡ chữ Ctrl + E: Định dạng văn Ctrl + J: Định dạng lề văn Ctrl + L: Định dạng trái văn Ctrl + R: Định dạng phải văn CHƯƠNG Các thao tác ban đầu Word Các thao tác Word - New, Save, Open, Close, Exit Định dạng khổ giấy đặt lề cho văn 2.1 Định dạng khổ giấy Chọn Layout > Page Setup > Kích vào mũi tên chỗ Margins > Custom Margins… click vào mũi tên chỗ Page Setup Cửa sổ Page Setup ra, thẻ Margins ta định dạng lề cho văn Trong thẻ Paper, ta định dạng kích thước trang giấy Columns : Cho phép bạn chia cột cho văn bản, bên cạnh kiểu cột mặc định bạn tự chỉnh tạo cột cách click vào “More columns” thiết lập thông số theo ý bạn muốn Trong cửa sổ Columns Chú ý phần Apply to: Selected text: Chỉ chia cột phần văn chọn Whole document: Chia cột cho toàn văn 2.2 Sao chép, cắt dán văn Giả sử ta cần copy cut đoạn văn từ Web sang: Bước 1: Chọn phần văn muốn copy, Ctrl + C Bước 2: Chọn vị trí muốn dán đoạn văn bản, Ctrl + V Click vào mũi tên chỗ Ctrl đoạn văn vừa chép, chọn biểu tượng Keep Text Only (T) hình vẽ Như định dạng đoạn văn vừa chép giống định dạng văn soạn thảo Sao chép định dạng: Đôi ta muốn định dạng đoạn văn giống Ta chép định dạng cách đưa trỏ chuột đến đoạn văn muốn chép định dạng Rồi chọn vào biểu tượng Format Painter cơng cụ, đưa trỏ chuột đến đoạn văn 10 Phần Formatting ta định dạng kiểu chữ, font chữ … Chọn vào Format 22 Ở ta định dạng Font … hay Paragraph cho văn Lưu ý loại Style ta cần định dạng cho yêu cầu, chẳng hạn Heading chữ đậm cỡ 16, Heading khác chữ đậm cỡ 13-14… Phần thiết lập tương tự Việc dùng Style giúp văn thống mặt bố cục gọn nhẹ thao tác, dễ xuất nhiều sai sót nên cần phải luyện tập nhiều 23 1.2 Tạo Style 24 Cuối nhấn OK 1.3 Copy style từ file có sẵn Nhiều khi, ta tốn công để thiết lập nhiều style cho văn bản, ta muốn văn có style thay phải thiết lập lại Khi đó, ta làm sau: 25 26 Sau đó, tìm đến file chứa style thiết lập trước 27 Đánh số tự động Phần đánh số tự động gắn trực tiếp với phần style Heading, nên cẩn thận luyện tập nhiều Đầu tiên, ta cần tạo danh sách phù hợp với loại heading Trong phần Paragraph > Mũi tên nhỏ bên cạnh Numbering > Define New Numberformat … 28 Em cần phải tạo thêm danh sách sau; Khi em chọn numbering cho đề mục nhỏ (1.1,1.1.1….) em cần quan tâm đến List 29 Tuy nhiên, thông thường ta gõ đề mục chuẩn ấn space Em cần kiểm tra lại xem đề mục tạo chưa Lưu ý em cần chọn Style Heading trước, thêm Numbering (Chương Heading 1, 1.1 Heading 2, 1.1.1 Heading 3) Nhưng sử dụng xuất vấn đề Numbering đánh số tự động chưa Khi em cần chọn phần numbering đó, chuột phải 30 Tích hình điền số cho Phần đánh số hay lỗi, nên cần đặc biệt ý làm.! 31 Header, Footer, Page Number Insert > Header/Footer/Page Number > Chọn vị trí Đánh số trang cho phần khác nhau: https://quantrimang.com/cach-danh-so-trang-word-ket-hop-i-ii-iii-va-1-2-3-160490 Mục lục tự động, danh mục hình ảnh, bảng biểu: 4.1 Mục lục tự động Bước Chọn trang muốn chèn mục lục Bước Chọn tab References > Table of Contents > Chọn kiểu mục lục Bước Update table: Khi ta chỉnh sửa tiêu đề, thêm bớt thay đổi số trang ta cập nhật lại mục lục cách chọn vào phần mục lục vừa tạo chọn Update table Có lựa chọn: Cập nhật tồn cập nhận số trang Cần ý update Đơi có vị trí mục lục hiển thị k đúng, ta nên chỉnh tay cách sử dụng TAB (Phần tự tìm hiểu dùng TAB ntn – đơn giản!) 4.2 Danh mục bảng biểu, hình ảnh Bước Insert caption vào bảng, hình ảnh Chọn đối tượng > Right Click > Insert Caption 32 Bước Trong lần chèn caption, chọn new lable > gõ tên (Hình / Bảng) > OK Bước Trong Label chọn nhãn Bước Position chọn Below selected item Hình, Above … bảng Bước Chọn Numbering … Chọn hình Chú ý: Khi thay thế, xóa, di chuyển vị trí ảnh bảng cần ý đến Caption Bước Trong tab References > Insert Table of Figures Trong Caption label chọn Hình (cho danh mục hình ảnh) Bảng ( cho danh mục bảng biểu) 33 No table of figures entries found Bước Chọn Modify… > Modify … để thiết lập lại style cho chữ phần danh mục 34 Hoặc chọn Option … để chọn Style có sẵn (Ưu tiên dùng cách đầu) CHƯƠNG Một số tiêu chuẩn cho văn Word Dưới số tiêu chuẩn trình bày văn nói chung, cịn văn pháp luật có tiêu chuẩn riêng, nhìn chung dựa vào Soạn thảo văn - Khổ giấy A4, Căn lề -2 – – (cm) – tùy loại văn yêu cầu - Phông chữ: Times New Romans - Cỡ chữ: 12,13,14 Tiêu đề: 16 - Về đặt dấu: Các dấu câu “,” “.” “:” theo sát ký tự cuối cách ký tự khoảng trắng Các dấu ngoặc “” (): Ngoặc mở theo trước ký tự đầu, dấu đóng theo sau ký tự cuối - Các công thức toán học phải sử dụng phần mềm MathType Equation theo tiêu chuẩn - Mật độ chữ bình thường giãn dòng 1,5 lines Multiline theo quy định nơi - Khoảng cách đoạn thường 12 pt 35 Tiểu mục - Các tiểu mục đồ án trình bày đánh thành số nhóm, nhiều gồm bốn chữ số với số thứ số chương (ví dụ 4.1.2.1 tiểu mục 1, nhóm tiểu mục 2, mục chương 4) Bảng biểu, hình vẽ - Việc đánh số bảng biểu, hình vẽ, phương trình phải gắn với số chương (ví dụ hình 3.4 nghĩa hình thứ chương 3) - Đồ thị bảng biểu lấy từ nguồn khác phải trích dẫn đầy đủ Đầu đề bảng biểu ghi phía bảng, đầu đề hình vẽ ghi phía hình Danh mục tài liệu tham khảo Tham khảo đây: https://journal.hiu.vn/vi/cach-trich-dan-tai-lieu/cach-trich-dan-tai-lieu-tham-khao 36 ... cụ thể tự tìm hiểu thêm 19 CHƯƠNG Các thao tác nâng cao Styles Trước bắt đầu thực gõ văn bản, ta định dạng style mà sử dụng Thông thường style sử dụng là: Normal: styles cho phần văn thông thường... đoạn văn cần chỉnh sửa font chữ Bước Click vào mũi tên nhỏ chỗ Font công cụ Cửa sổ Font Trong tab Font: 12 CHƯƠNG Chèn bảng đối tượng đặc biệt Chèn bảng vào word 1.1 Chèn bảng Word Bước Chọn Insert... phần Style mặc định Word Do đó, ta cần modify lại style sử dụng theo yêu cầu Lưu ý rằng, ta modify style ta không cần quan tâm đến Font hay Paragraph bên nữa, mà ta muốn sửa định dạng cho phần