đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại khách sạn park view

Nhóm thực hiện: Nhóm 5Báo cáo thực tập nhóm ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW Giảng viên hướng dẫn : Cô Nguyễn Trà Ngân... CHƯƠNG

Nhóm thực hiện: Nhóm 5

Báo cáo thực tập nhóm

ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI

BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN

TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW

Giảng viên hướng dẫn : Cô Nguyễn Trà Ngân

NỘI DUNG

2 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU LOẠI HÌNH KINH DOANH KHÁCH SẠN

3 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW

4 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW

5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

MỞ ĐẦU

SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU LOẠI HÌNH KINH DOANH

KHÁCH SẠN

GIỚI THIỆU LOẠI HÌNH KINH DOANH KHÁCH SẠN

Các giai đoạn phục vụ khách lưu trú

Mở tài khoản của khách

Cập nhật các khoản chi tiêu

và ứng thêm của khách Kiểm tra chi tiêu quá giới

hạn của khách

Thanh toán

CÁC GIAI ĐOẠN NHIỆM VỤ CỦA LỄ TÂN KHÁCH SẠN

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN

HÀNG THU TIỀN TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW

Địa chỉ liên hệ: 11 Ngô Quyền, Thành phố Huế

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Bảo trì

Tiền sảnh

Lễ tân

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Các quy định liên quan đến chu trình bán hàng – thu

tiền

Môi trường kiểm soát

Hệ thống kế toán

Ứng dụng công nghệ thông tin vào kiểm soát nội bộ

Các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HTKSNB TẠI KHÁCH SẠN

Các quy định liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền

• Chấp nhận giá dưới mức hòa vốn

3 Phương thức thanh toán

• Khách tự thanh toán bằng tiền mặt

• Khách tự thanh toán bằng thẻ

• Khách được công ty thanh toán

• Khách được công ty thanh toán bằng Voucher

Môi trường kiểm soát

 Quan điểm, phong cách điều hành của ban

Hệ thống kế toán

Kế toán kho

Kế toán NH

Kế toán công nợ

Thủ kho

Kế Toán Tổng Hợp

Kế Toán Trưởng

Kế toán chi phí

Kế toán

doanh

thu

Thủ Quỷ

Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Ứng dụng CNTT vào kiểm soát nội bộ

Phần mềm quản lý khách sạn: Smile

Đặc điểm:

•Công cụ tìm kiếm hiệu quả, chính xác

•Sơ đồ phòng trực quan, dễ sử dụng

•Linh hoạt, không phụ thuộc vào sự thay đổi

•Phân tích đa chiều

•Đa tệ, đa ngôn ngữ

•Khả năng tổng hợp và tích hợp cao

Các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền

Quy trình phục vụ khách

Nhận yêu cầu đặt buồng

Nhân viên đặt buồng ghi nhận đầy đủ thông tin:

•Tên khách (tên đoàn khách), tên người đăng ký.

•Địa chỉ, số điện thoại, số fax (kể cả mã vùng) của khách.

•Địa chỉ, số điện thoại hoặc số fax của người đặt buồng.

•Số khách cùng đi trong đoàn.

•Ngày giờ đến và số đêm lưu trú.

•Số lượng buồng và loại buồng.

•Giá buồng và hình thức thanh toán.

•Loại đặt buồng (đảm bảo hoặc không đảm bảo)

•Các yêu cầu đặt biệt của khách (nếu có).

Tổng số buồng của khách sạn Trừ đi

– Số buồng không thể đón khách – Số buồng đang có khách ở

– Số buồng đã được đặt trước

Xác định khả năng đáp ứng

Yêu cầu: Dựa vào công thức tính số buồng có thể bán

Thỏa thuận và thuyết phục khách

Yêu cầu:

•Nắm vững giá buồng và chính sách giá đối với từng loại khách

•Gợi ý khách lựa chọn phương án khác nếu không thể đáp ứng

yêu cầu của khách

•Từ chối đối với những khách có tên trong sổ đen

Khẳng định và lưu thông tin đặt buồng

Yêu cầu:

•Thông tin về việc đặt buồng được cập nhật và lưu giữ đầy đủ theo thứ

tự ngày đến và danh sách khách được xếp theo vần anphabê

•Khách lẻ đăng ký phòng qua lễ tân hoặc khách đoàn đăng ký qua phòng Sales thì hai bộ phận này đều phải cập nhật thông tin đặt buồng của khách lên hệ thống phần mềm Smile để các bộ phận cùng theo dõi

•Khách sạn yêu cầu khách khẳng định lại việc đặt buồng trước ngày khách đến đối với khách đoàn là 15 ngày và khách lẻ là 3 ngày

Cập nhật thông tin thay đổi và tổng hợp tình hình đặt buồng

Cập nhật thông tin thay đổi:

•Lưu lại thông tin sửa đôỉ

•Xem xét khả năng đáp ứng

•Gợi ý phương án thay thế

Tổng hợp tình hình đặt buồng

•Bộ phận Sales chuẩn bị danh sách khách dự định đến và đi trong ngày

•Nhân viên lễ tân chuẩn bị hồ sơ đăng ký cho khách và lập phiếu nhận đặt buồng

•Định kỳ bộ phận sales làm dự báo tổng hợp về tình hình đặt buồng và lưu trú của khách nhằm giúp các bộ phận liên quan chủ động lập kế hoạch và tổ chức đón tiếp khách

Xét duyệt bán chịu

Đối với khách lẻ:

Khách sẽ không phải đặt tiền cọc, mọi chi phí dịch vụ sẽ thanh toán 1 lần khi khách

check out (Có một số dịch vụ khách hàng có thể trả tiền ngay nếu muốn)

Đối với khách đoàn:

Khách trong đoàn sẽ không phải thanh toán với khách sạn về những dịch vụ mà hãng lữ hành đã đăng ký với khách sạn

Tùy từng hãng lữ hành, khách sạn yêu cầu 2 bên thanh toán công nợ vào một ngày xác định đã thỏa thuận trong hợp đồng Trong trường hợp đặc biệt đối với những hãng lữ hành nhỏ, mới hợp tác thì tùy theo từng hãng lữ hành khách sạn, sẽ yêu cầu đặt cọc trước một tỷ lệ phần trăm nhất định

Thủ tục đăng kí cho khách

Yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân, nếu không

có sẽ tuyệt đối không nhận khách

Yêu cầu khách ký vào Phiếu đăng kí để xác nhận việc khách có ở khách sạn

Cập nhật vào phần mềm Smile

Xác định phương thức thanh toán

1 Thanh toán bằng tiền mặt

Yêu cầu Khách thanh toán trước tiền buồng ngay khi đăng kí

Nếu khách thanh toán bằng ngoại tệ, thu ngân kiểm tra, sau đó ghi lại số serial tiền,

số tiền, tỷ giá quy đổi từng ngày vào sổ của mình

3 Được công ty thanh toán

Làm thủ tục cần thiết như: thư khẳng định, tiền tạm ứng và thông báo các dịch vụ

khách phải tự thanh toán

4 Thanh toán bằng Voucher

kiểm tra xem khách sạn chấp nhận thanh toán bằng voucher với các công ty du lịch,

đại lý lữ hành nào Khi nhận voucher phải xem tên khách hàng, giá buồng, và các

dịch vụ ghi tên voucher để cung cấp đúng các dịch vụ

Hoàn tất hồ sơ và cập nhật thông tin

• Hoàn tất hồ sơ khách và chuyển giao cho thu ngân:

• Hoàn tất các thủ tục đăng kí tạm trú cho khách:

• Nhập các thông tin, dữ liệu về khách vào hệ thống

thông tin của khách sạn để lưu giữ và theo dõi tình trạng buồng.

• Thông tin về khách mới đến lưu trú cho các bộ phận

liên quan để phân phối phục vụ khách.

Phục vụ khách

• Giao, nhận chìa khóa buồng khách

• Cung cấp thông tin cho khách

• Bảo quản tư trang quý và hành lý của khách

Kiểm toán đêm

Nhiệm vụ:

•Kiểm tra lại sự khớp đúng các thông tin của từng phòng hằng ngày

•Kiểm tra giá phòng, các thông tin khác liên quan, ghi nhận

doanh thu và xử lý sai sót nếu có

•Sau khi kiểm tra xong Kiểm toán đêm dùng lệnh Do Cut Off

(Lệnh đóng ngày) để máy tự tính tiền phòng theo giá đã quy

định trên máy

•Sau khi thực hiện xong lệnh đóng ngày, Kiểm toán đêm sẽ thực hiện in các báo cáo cần thiết

Thanh toán cho khách lẻ

Quy trình thanh toán cho khách lẻ

Thanh toán cho khách đoàn do trung tâm giới thiệu đến

Quy trình thanh toán cho khách đoàn do trung tâm lữ hành giới thiệu đến

Thanh toán cho khách đoàn không do trung tâm giới thiệu đến

Quy trình thanh toán cho khách đoàn không do trung tâm giới thiệu đến

Tiền và bảng kê thu

Kiểm tra

Kiểm tra, lập phiếu thu 2 liên yêu cầu thủ quỹ kí xác nhận

Lưu liên 1 phiếu thu

Thủ quỹ lưu liên

2 phiếu thu

CHƯƠNG 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN

CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU

TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI KHÁCH

SẠN

Những kết quả đạt được

• ĐỐI VỚI MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT

• ĐỐI VỚI HỆ THỐNG KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ

THÔNG TIN

• ĐỐI VỚI THỦ TỤC KIỂM SOÁT

Những vấn đề còn tồn tại

• ĐỐI VỚI MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT

• ĐỐI VỚI HỆ THỐNG KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ

THÔNG TIN

• ĐỐI VỚI THỦ TỤC KIỂM SOÁT

Một số biện pháp cải thiện

• ĐỐI VỚI MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT

• ĐỐI VỚI HỆ THỐNG KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ

THÔNG TIN

• ĐỐI VỚI THỦ TỤC KIỂM SOÁT

KIẾN NGHỊ

• ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN

• HOÀN THIỆN QUY TRÌNH

• CHÍNH SÁCH TRUYỀN THÔNG

KẾT LUẬN !