Ký và điểm chỉ theo quy định của Luật Công chứng Kiến nghị hoàn thiện pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦ.
HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN CC2 KỸ NĂNG CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG Chuyên đề: KÝ VÀ ĐIỂM CHỈ THEO QUY ĐỊNH CỦA LUẬT CÔNG CHỨNG - KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ HỒ SƠ CƠNG CHỨNG Lời nói đầu: Ký điểm theo quy định Luật Công chứng - Kiến nghị hoàn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ cơng chứng Có thể nói, xét điều kiện có hiệu lực giao dịch dân điều kiện chủ thể xem điều kiện quan trọng quy định Bộ Luật dân 2015 yếu tố thể lực hành vi dân ý chí tự nguyện chủ thể tham gia giao dịch dân chữ ký dấu điểm chủ thể hợp đồng Việc ký tên, điểm vào hợp đồng thể lực hành vi dân tự nguyện chủ thể ký kết hợp đồng Hơn thế, chữ ký dấu điểm yếu tố mang tính đặc thù riêng biệt người dùng để phân biệt người với người khác số hình thức nhận dạng người hoạt động công chứng hay trưng cầu giám định chữ ký, giám định dấu điểm Một mặt khác, hoạt động công chứng yêu cầu tính xác hình thức lẫn nội dung cao theo trình tự, thủ tục quy định chặt chẽ Luật Công chứng 2014 Nghề cơng chứng khơng địi hỏi xác quy định pháp luật mà địi hỏi xác tuyệt đối mặt chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch, lẽ đó, Luật Cơng chứng 2014 có quy định rõ ràng việc ký tên điểm hợp đồng hoạt động công chứng Tuy nhiên, bên cạnh quy định pháp luật hành việc ký tên, điểm hoạt động cơng chứng thực tế hoạt động cơng chứng cịn tồn số điểm bất cập luật chưa có quy định rõ ràng Mặt khác, việc lưu trữ hồ sơ công chứng bước quan trọng nằm quy trình cơng chứng theo luật cơng chứng, việc lưu trữ đảm bảo việc Cơng chứng viên tra cứu lại thông tin chủ thể cơng chứng trước điển chữ ký, dấu điểm để tránh trường hợp giả mạo người yêu cầu công chứng Tuy nhiên, việc lưu trữ hồ sơ theo phương pháp truyền thống (lưu hồ sơ giấy) dẫn đến nhiều bất cập thực tiễn cần tra cứu lại hồ sơ cũ trường hợp số lượng hồ sơ công chứng nhiều, hư hao, thất lạc chí trường hợp bất khả kháng khác Đó lý mà học viên chọn đề tài “Ký điểm theo quy định Luật Cơng chứng – Kiến nghị hồn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ công chứng” để nghiên cứu viết báo cáo để làm thi kết thúc Học phần Công chứng - Kỹ chung cơng chứng - Mục đích nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu quy định pháp luật việc ký tên, điểm hoạt động công chứng số đặc điểm phân biệt, nhận dạng chữ ký, dấu lăn tay, từ đó, liên hệ với thực tiễn để phân tích số bất cập quy định pháp luật quy định việc ký tên, điểm hoạt động cơng chứng, từ kiến nghị số giải pháp để hoàn thiện pháp luật quy định việc ký tên, điểm hoạt động cơng chứng với kiến nghị hồn thiện pháp luật chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng để tiện việc tra cứu lại thơng tin mang tính chất riêng biệt cá Ký điểm theo quy định Luật Công chứng - Kiến nghị hoàn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ công chứng nhân chữ ký, dấu điểm để từ giúp quy trình xử lý hồ sơ cơng chứng an tồn, hiệu nhanh chóng - Đối tượng nghiên cứu đề tài: Quy định pháp luật dân pháp luật công chứng việc ký tên, điểm hoạt động công chứng Thực tiễn việc lưu trữ hồ sơ cơng chứng, từ đề xuất kiến nghị hoàn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ công chứng * Bố cục báo cáo gồm có: - Lời mở đầu - Phần nội dung: I Các quy định pháp luật việc ký tên, điểm ý nghĩa chữ ký, dấu điểm hoạt động công chứng II Lưu trữ hồ sơ công chứng ý nghĩa lưu trữ hồ sơ công chứng hoạt động công chứng III Thực tiễn áp dụng quy định pháp luật ký tên, điểm hoạt động công chứng, thực tiễn việc lưu trữ hồ sơ công chứng, từ đề xuất kiến nghị hồn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ công chứng - Kết luận Ký điểm theo quy định Luật Công chứng - Kiến nghị hoàn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ công chứng I – CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ VIỆC KÝ TÊN, ĐIỂM CHỈ VÀ Ý NGHĨA CỦA CHỮ KÝ, DẤU ĐIỂM CHỈ TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG 1.1 Quy định pháp luật việc ký tên ý nghĩa chữ ký hoạt động công chứng Chắc hẳn người có chữ ký riêng mình, nói chữ ký biểu tượng viết tay người chữ ký thể tên, biệt danh hay ký hiệu để thể tính riêng biệt người Chúng ta thường thấy diện chữ ký văn bản, giấy tờ, hợp đồng … để thể ý chí đồng ý người nội dung văn bản, giấy tờ, hợp đồng Việc ký tên quy định Khoản 1, Điều 48 Luật Công chứng 2014, cụ thể sau: “Điều 48 Ký, điểm văn công chứng Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt cơng chứng viên Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đăng ký chữ ký mẫu tổ chức hành nghề cơng chứng người ký trước vào hợp đồng; cơng chứng viên phải đối chiếu chữ ký họ hợp đồng với chữ ký mẫu trước thực việc công chứng…” Ngồi ra, Luật Cơng chứng 2014 có quy định việc người yêu cầu công chứng phải ký tên vào trang hợp đồng, giao dịch theo quy định Khoản 8, Điều 40 Khoản 3, Điều 41 Luật Công chứng 2014 Việc quy định chủ thể người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt Công chứng viên lý sau: - Thứ nhất: Việc chủ thể nêu ký tên vào hợp đồng, giao dịch trước mặt Công chứng viên đảm bảo Công chứng viên theo giấy tờ tùy thân để nhận dạng xác chủ thể ký tên vào hợp đồng, giao dịch, từ đảm bảo giảm thiểu tình trạng giả mạo người yêu cầu công chứng giả mạo chủ thể khác để ký kết vào hợp đồng, giao dịch từ phát sinh tranh chấp trách nhiệm bồi thường Cơng chứng viên nói riêng tổ chức hành nghề cơng chứng nói chung; - Thứ hai: Có thể nói, việc người u cầu cơng chứng tự ký tên vào trang hợp đồng, giao dịch trước mặt Cơng chứng viên cịn thể ý chí tự nguyện giao kết hợp đồng họ với lực hành vi dân người yêu cầu công chứng - Thứ ba: Việc quy định ký tên trang hợp đồng, giao dịch thể rõ xác ý chí chủ thể tham gia giao dịch họ đọc xác nhận đồng ý với toàn nội dung hợp đồng, giao dịch, nữa, việc thể nhiều chữ Ký điểm theo quy định Luật Công chứng - Kiến nghị hoàn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ công chứng ký hợp đồng, giao dịch cung cấp thêm nhiều sở giám định trường hợp cần giám định chữ ký theo yêu cầu quan chức Tuy nhiên, Đối với tổ chức tín dụng có đăng ký chữ ký mẫu dấu tổ chức hành nghề công chứng quy định Khoản 1, Điều 48 Luật Cơng chứng 2014 góp phần giảm thiểu thủ tục bên tổ chức tín dụng mặt ký tên trước mặt Công chứng viên, Công chứng viên phải có trách nhiệm đối chiếu chữ ký, mẫu dấu đăng ký với chữ ký mẫu dấu hợp đồng trước thực việc công chứng hợp đồng để đảm bảo tính xác mặt chủ thể giao kết hợp đồng Có thể nói chữ ký ký hiệu mang đậm dấu ấn cá nhân riêng người, Cơng chứng viên dựa vào chữ ký để nhận biết chủ thể ký kết hợp đồng giao dịch có phải chủ thể hay không, việc phân biệt chữ ký tùy thuộc vào nhiều yếu tố tùy thuộc vào kinh nghiệm cá nhân Cơng chứng viên tích lũy trình hành nghề Tầm quan trọng chữ ký việc thể ý chí chủ thể nội dung hợp đồng, giao dịch nội dung người yêu cầu công chứng phải ký tên vào trang hợp đồng, giao dịch quy định Luật Công chứng 2014 Đồng thời, Nghị định 82/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành tư pháp; nhân gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã có quy định cụ thể điểm b, khoản 3, Điều 15 việc xử phạt vi phạm hành Cơng chứng viên tổ chức hành nghề công chứng, cụ thể việc phạt tiền từ triệu đồng đến 10 triệu đồng Công chứng thiếu chữ ký công chứng viên; chữ ký dấu điểm người yêu cầu công chứng vào trang hợp đồng, giao dịch Có thể nhận thấy rằng, từ phân tích nêu trên, người viết nhận thấy ý chí nhà làm luật đặt quy định việc người yêu cầu công chứng, người phiên dịch ký tên vào trang hợp đồng, giao dịch trước mặt Công chứng viên không quy định thừa thãi, tầm quan trọng chữ ký việc xác định tư cách chủ thể, lực hành vi dân chủ thể, lưu trữ hồ sơ công chứng làm sở đối chiếu cho trường hợp cần đối chiếu, xác minh kiểm tra lại tư cách chủ thể làm sở cho quan chức có yêu cầu giám định chữ ký 1.2 Quy định pháp luật việc điểm ý nghĩa dấu điểm hoạt động cơng chứng Bên cạnh chữ ký nói, dấu điểm ký hiệu mang tính đặc thù riêng người độ xác chủ thể cao chữ ký, chữ ký bị làm giả, ký giả dấu điểm theo nghiên cứu khoa học dấu vân tay người tồn suốt đời người không bị thay đổi cấu trúc hay đường nét Ký điểm theo quy định Luật Cơng chứng - Kiến nghị hồn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ cơng chứng Chính mà hoạt động công chứng, trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch ký tên khuyết tật ký, trường hợp cần chữ ký điểm theo đề nghị người yêu cầu công chứng trường hợp Công chứng viên nhận thấy cần thiết việc điểm để bảo vệ quyền lợi người yêu cầu công chứng Theo quy định Khoản 2, Điều 48 Luật Công chứng 2014 có quy định cụ thể việc điểm hoạt động công chứng, cụ thể: “2 Việc điểm thay việc ký trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký khuyết tật ký Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; khơng điểm ngón trỏ phải điểm ngón trỏ trái; trường hợp khơng thể điểm hai ngón trỏ điểm ngón khác phải ghi rõ việc điểm ngón nào, bàn tay Việc điểm thực đồng thời với việc ký trường hợp sau đây: a) Công chứng di chúc; b) Theo đề nghị người yêu cầu công chứng; c) Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.” Có thể hiểu cách đơn giản điểm việc dùng ngón tay để lăn vào mực, sau lăn ngón tay chấm mực vào giấy, lúc giấy để lại hình dạng dấu vân tay người người viết phân tích bên dấu vân tay người mang tính ổn định, biến đổi mang tính nhận diện cao, vân tay người không giống Theo quy định Luật Cơng chứng 2014 trường hợp người phiên dịch, người làm chứng, người yêu cầu công chứng ký tên khuyết tật viết Trong phạm vi báo cáo này, người viết phân tích việc lấy dấu điểm người yêu cầu công chứng, chủ thể điển hình hoạt động cơng chứng Bên cạnh trường hợp khuyết tật, lý sức khỏe mà cầm viết ký tên trình thụ lý hồ sơ, trao đổi khai thác thông tin từ người yêu cầu công chứng, Công chứng viên nhận thấy nghi ngờ người u cầu cơng chứng khơng biết chữ sau kiểm tra, xác minh kỹ mình, khẳng định người u cầu cơng chứng khơng biết đọc, khơng biết viết Cơng chứng viên phải định người làm chứng lúc bắt buộc phải yêu cầu người yêu cầu công chứng điểm vào hợp đồng, giao dịch Bởi Công chứng viên không cẩn thận việc xác định người u cầu cơng chứng có biết đọc, biết viết hay không mà Ký điểm theo quy định Luật Cơng chứng - Kiến nghị hồn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ công chứng Công chứng viên khơng tiến hành kiểm tra lại dễ phát sinh tranh chấp chí văn cơng chứng bị tun vơ hiệu, thực tế, có nhiều người ký tên ký theo trí nhớ, theo phản xạ có điều kiện q trình luyện tập thực chất họ đọc, viết chữ khác chữ ký họ tên qua trình tập luyện Bởi theo quy định Điều 40, 41 Luật Cơng chứng 2014 có quy định trường hợp người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng trước ký tên Công chứng viên đọc dự thảo hợp đồng cho người u cầu cơng chứng nghe ngồi việc xác nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch tồn nội dung khác hợp đồng, giao dịch chí phần lời chứng phải hồn tồn xác mặt nội dung hình thức Nếu thực tế, người yêu cầu công chứng đọc, viết mà phần lời chứng Công chứng viên ghi nhận người yêu cầu công chứng tự đọc lại toàn nội dung dự thảo hợp đồng đồng ý ký tên vào trước mặt Cơng chứng viên khơng xác, sau này, văn cơng chứng có phát sinh tranh chấp dễ dẫn đến trường hợp bị Tịa tun vô hiệu lỗi Công chứng viên Theo quy định Khoản 2, Điều 48 Luật Công chứng 2014 có quy định việc định ngón trỏ phải trỏ trái để điểm chỉ, trường hợp không sử dụng hai ngón trỏ phải điểm ngón khác Vậy nhà làm luật lại quy định ngón điểm phải hai ngón trỏ, theo quan điểm người viết luật quy định việc dùng hai ngón trỏ để điểm lý sau: + Việc sử dụng ngón trỏ thói quen nhiều người, nữa, theo nghiên cứu khoa học ngón trỏ ngón khéo léo, nhạy bén nhất; khơng phải ngón đầu tiên, ngón dài nhất, nữa, ngón trỏ nhiều người ưu tiên sử dụng ví dụ trường hợp dùng kéo, bấm nút thang máy, gõ bàn phím, cầm nắm vật dụng cần có phối hợp ngón trỏ; + Trong Nghị định 170/2007/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03 tháng 02 năm 1999 Chính phủ Chứng minh nhân dân có quy định rõ mặt sau chứng minh nhân dân phải lăn ngón trỏ trái trỏ phải Bên cạnh đó, Luật Cơng chứng 2014 có quy định việc ngồi số trường hợp bắt buộc phải điểm thực đồng thời với việc ký tên hợp đồng, giao dịch trường hợp sau: - Công chứng di chúc; - Theo đề nghị người yêu cầu công chứng; - Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng Ý nghĩa việc điểm thay cho ký tên kết hợp việc ký tên điểm vào hợp đồng, giao dịch vân tay người khác nhau, nên việc điểm Ký điểm theo quy định Luật Công chứng - Kiến nghị hoàn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ cơng chứng nhằm mục đích đảm bảo tính xác thực chủ thể tham gia hợp đồng giao dịch, thực tế có nhiều trường hợp người yêu cầu công chứng sau ký vào hợp đồng sau phát sinh tranh chấp, xung đột lợi ích nên dẫn đến tranh chấp khởi kiện đến Tòa án họ chối bỏ chữ ký ký Cơ quan Tịa án trưng cầu giám định chữ ký thực tế việc lấy mẫu chữ ký từ văn công chứng lưu trữ tổ chức hành nghề công chứng giám định không dễ dàng, lẽ người u cầu cơng chứng cố tình ký khác chữ ký lý khác nhau, dẫn đến việc ảnh hưởng đến kết giám định ảnh hưởng đến phán Tòa án, từ khơng đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp bên Còn trường hợp thu thập dấu vân tay từ văn công chứng lưu trữ việc giám định dấu vân tay để xác định chủ thể có đồng ý với hợp đồng, giao dịch hay khơng điều dễ dàng việc giám định chữ ký, lẽ dấu vân tay tồn suốt đời người không bị thay đổi cấu trúc, đường nét theo thời gian Vì thế, hoạt động cơng chứng, việc điểm có ý nghĩa lớn việc định danh người, thể ý chí tự tham gia giao dịch chủ thể mà sau họ khơng thể phủ nhận việc này, từ giảm thiểu tranh chấp khơng đáng có Lưu trữ hồ sơ cơng chứng ý nghĩa việc lưu trữ hồ sơ hoạt động công chứng Lưu trữ hồ sơ công chứng hoạt động quan trọng đảm bảo an tồn pháp lý cho hoạt động cơng chứng Khơng thế, việc lưu trữ hồ sơ cơng chứng cịn lưu giữ lại chứng để làm sở cho quan có thẩm quyền giải tranh chấp trường hợp bên tham gia hợp đồng, giao dịch có phát sinh xung đột, tranh chấp lợi ích Cụ thể, Điều 64, Luật Cơng chứng 2014 có quy định việc lưu trữ hồ sơ công chứng cụ thể sau: – Tổ chức hành nghề công chứng cần phải bảo quản chặt chẽ, thực biện pháp an toàn hồ sơ công chứng cá nhân, tổ chức – Đối với văn cơng chứng giấy tờ khác hồ sơ công chứng phải lưu trữ 20 năm trụ sở tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngồi trụ sở cịn cần phải có đồng ý văn Sở Tư pháp – Trong trường hợp quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu văn việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc công chứng tổ chức hành nghề cơng chứng có trách nhiệm cung cấp văn công chứng giấy tờ khác có liên quan Việc đối chiếu văn cơng chứng với thực tổ chức hành nghề công chứng nơi lưu trữ hồ sơ công chứng Ký điểm theo quy định Luật Công chứng - Kiến nghị hoàn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ công chứng – Đối với việc kê biên, khám xét trụ sở tổ chức hành nghề công chứng phải thực theo quy định pháp luật có chứng kiến đại diện Sở Tư pháp đại diện tổ chức xã hội – nghề nghiệp công chứng viên địa phương – Trong trường hợp Phịng cơng chứng chuyển đổi thành Văn phịng cơng chứng hồ sơ cơng chứng Văn phịng công chứng chuyển đổi quản lý Đối với trường hợp Phịng cơng chứng bị giải thể hồ sơ cơng chứng phải chuyển cho Phịng cơng chứng khác Văn phịng cơng chứng Sở Tư pháp định Đối với trường hợp Văn phịng cơng chứng chấm dứt hoạt động Văn phịng cơng chứng phải thỏa thuận với Văn phịng cơng chứng khác việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; khơng thỏa thuận Văn phịng cơng chứng chấm dứt hoạt động tồn cơng chứng viên hợp danh chết bị Tòa án tuyên bố chết Sở Tư pháp định Phịng cơng chứng Văn phịng cơng chứng khác tiếp nhận hồ sơ cơng chứng Có thể thấy, việc lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật hành việc lưu trữ hồ sơ theo phương thức truyền thống - lưu trữ hồ sơ giấy, thành phần hồ sơ công chứng lưu trữ quy định Khoản 1, Điều 63 Luật Công chứng 2014 gồm có: phiếu u cầu cơng chứng, văn công chứng, giấy tờ mà người yêu cầu công chứng nộp, giấy tờ xác minh, giám định giấy tờ liên quan khác Trong hoạt động cơng chứng nói chung, bên cạnh giấy tờ pháp lý phiếu yêu cầu công chứng, giấy tờ tùy thân, giấy tờ khác có liên quan văn cơng chứng xem quan trọng hồ sơ công chứng lưu trữ Bởi lẽ văn công chứng kết hành nghề Công chứng viên hoạt động công chứng, kết việc kiểm tra tính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội giao dịch dân Hơn thế, văn cơng chứng cịn chứa đựng yếu tố mang tính chất xác định ý chí, tự nguyện giao kết hợp đồng chủ thể yếu tố mang tính định danh người, chữ ký dấu điểm Bởi lẽ bên có phát sinh xung đột lợi ích tranh chấp, khơng thỏa thuận việc u cầu quan Tịa án có thẩm quyền giải tranh chấp giải pháp cuối mà bên lựa chọn, nói lý điển hình thường gặp bên u cầu quan Tịa án có thẩm quyền tun bố văn cơng chứng vơ hiệu chữ ký họ văn công chứng giả mạo, trường hợp này, việc sử dụng chữ ký, dấu điểm người yêu cầu công chứng văn công chứng cần thiết nhận thấy chữ ký, dấu điểm văn công chứng yếu tố quan trọng để trưng cầu giám định xem chữ ký dấu điểm văn cơng chứng có phải người hay khơng, từ làm sở để xác định ý chí, tự nguyện chủ thể tham gia giao dịch, định danh người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch, điều giúp quan Tịa án phán xác nhằm đảm bảo quyền lợi ích bên có liên quan bảo vệ quyền lợi ích tổ chức hành nghề cơng chứng Vì lẽ đó, việc lưu trữ hồ sơ cơng Ký điểm theo quy định Luật Công chứng - Kiến nghị hoàn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ cơng chứng chứng đóng vai trị quan trọng trường hợp có phát sinh tranh chấp, hồ sơ công chứng lưu trữ không quy định pháp luật, thất lạc, hư hỏng ảnh hưởng nhiều đến hoạt động tra, kiểm tra, giám định, xét xử trường hợp có sai phạm bên có phát sinh tranh chấp, tổ chức hành nghề công chứng phải thực việc lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật Thực tiễn áp dụng quy định pháp luật ký tên, điểm hoạt động công chứng, thực tiễn việc lưu trữ hồ sơ cơng chứng, từ đề xuất kiến nghị hồn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ công chứng 3.1 Thực tiễn áp dụng quy định pháp luật ký tên, điểm hoạt động công chứng Từ phân tích người viết thể phần tầm quan trọng việc ký tên điểm vào hợp đồng, giao dịch hoạt động cơng chứng, Luật Cơng chứng 2014 có quy định rõ việc ký tên, điểm hoạt động công chứng, nhiên, thực tế cịn tồn trường hợp cố tình làm trái quy định pháp luật trường hợp luật quy định không đầy đủ dẫn đến việc lúng túng hoạt động hành nghề Công chứng viên, cụ thể: - Theo quy định Điều 48 Luật Công chứng 2014 người u cầu cơng chứng phải ký tên vào trang hợp đồng, giao dịch trước mặt Công chứng viên, trường hợp u cầu cơng chứng ngồi trụ sở phải có lý đáng thuộc trường hợp quy định Khoản 2, Điều 44 Luật Công chứng 2014, nhiên, thực tế có số trường hợp Cơng chứng viên số tổ chức hành nghê công chứng vi phạm trình tự, thủ tục cơng việc cho nhân viên nghiệp vụ lấy chữ ký người yêu cầu cơng chứng ngồi trụ sở cách tràn lan mà khơng có lý đáng theo quy định pháp luật, điều dễ dẫn đến tranh chấp sau, văn công chứng bị tuyên vô hiệu có trường hợp giả người, bên dùng lý văn công chứng công chứng không theo trình tự, thủ tục quy định pháp luật, từ khởi kiện u cầu Tịa án tun văn công chứng vô hiệu, dẫn đến trách nhiệm bồi thường Công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng; - Khoản Điều 48 Luật Công chứng 2014 có quy định: “Việc điểm thay việc ký trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký khuyết tật ký Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; khơng điểm ngón trỏ phải điểm ngón trỏ trái; trường hợp điểm hai ngón trỏ điểm ngón khác phải ghi rõ việc điểm ngón nào, bàn tay nào” Quy định chưa bao trùm hết trường hợp phát sinh hoạt động công chứng, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch bị hai bàn tay ký điểm trường hợp Ký điểm theo quy định Luật Cơng chứng - Kiến nghị hồn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ công chứng Công chứng viên dễ lúng túng giải Luật Công chứng quy định Khoản Điều 48 bỏ ngõ trường hợp khác Cũng có trường hợp Công chứng viên giải hồ sơ theo cách hướng dẫn người nhà người yêu cầu công chứng bị hai tay yêu cầu Tòa án định tuyên bố người bị lực hành vi dân sau việc thực giao dịch dân người phát sinh theo chế giám hộ Nhưng theo quan điểm người viết, giải theo hướng không thỏa đáng Khoản 1, Điều 22 Bộ Luật dân 2015 có quy định: “Khi người bị bệnh tâm thần mắc bệnh khác mà nhận thức, làm chủ hành vi theo yêu cầu người có quyền, lợi ích liên quan quan, tổ chức hữu quan, Tòa án định tuyên bố người người lực hành vi dân sở kết luận giám định pháp y tâm thần.” Như vậy, trường hợp người yêu cầu công chứng bị hai tay minh mẫn, sáng suốt, cịn khả nhận thức khơng thuộc trường hợp bị lực hành vi dân theo quy định Bộ luật dân 3.2 Thực tiễn việc lưu trữ hồ sơ công chứng Việc lưu trữ hồ sơ công chứng quy định cụ thể từ điều 63 đến điều 65 Luật Công chứng 2014, nhiên, phương thức lưu trữ tổ chức hành nghề công chứng áp dụng theo quy định pháp luật lưu trữ hồ sơ giấy theo phương thức truyền thống kho lưu trữ, trường hợp quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu văn việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc cơng chứng tổ chức hành nghề cơng chứng có trách nhiệm cung cấp văn công chứng giấy tờ khác có liên quan Tuy nhiên, phương thức lưu trữ hồ sơ giấy theo phương thức truyền thống phát sinh nhiều bất cập mặt thực tiễn trường hợp số lượng hồ sơ công chứng nhiều khó việc tìm lại hồ sơ cách thức lưu trữ không khoa học, thế, việc lưu trữ hồ sơ giấy theo cách truyền thống dễ phát sinh việc hư hại hồ sơ công chứng trường hợp bất khả kháng cháy nổ, mối mọt thất lạc hồ sơ di dời kho lưu trữ trường hợp khác, điều dẫn đến nhiều khó khăn văn cơng chứng có phát sinh tranh chấp theo u cầu lục quan có thẩm quyền cần đối chiếu, giám định chữ ký, dấu vân tay bên tham gia hợp đồng, giao dịch, từ ảnh hưởng đến quyền lợi ích hợp pháp cá nhân có liên quan ảnh hưởng đến phán Tòa án trường hợp bên có phát sinh tranh chấp khơng có mẫu chữ ký, dấu điểm để giám định từ hồ sơ công chứng dẫn đến việc thiếu sở để định danh người ký tên, điểm hợp đồng, giao dịch khẳng định ý chí tự nguyện người ký tên hợp đồng, giao dịch Ký điểm theo quy định Luật Cơng chứng - Kiến nghị hồn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ công chứng 3.3 Giải pháp hoàn thiện pháp luật ký tên, điểm lưu trữ hồ sơ công chứng hoạt động công chứng Từ bất cập phát sinh thực tiễn hoạt động công chứng mà người viết phân tích nêu trên, từ người viết để xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện quy định pháp luật công chứng việc ký tên, điểm hợp đồng, giao dịch, từ hồn thiện, cải tiền quy trình lưu trữ hồ sơ cơng chứng nhằm đảm bảo việc tra cứu, lấy thông tin chữ ký, dấu vân tay đương từ hệ thống lưu trữ dễ dàng nhằm phục vụ cho công tác có liên quan, cụ thể: - Giải pháp 1: Hoàn thiện quy định việc điểm hợp đồng, giao dịch Nên quy định rõ trường hợp người yêu cầu công chứng bị hai tay khả nhận thức, điều khiển hành vi tự thể ý chí tự nguyện tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch việc điểm thể ý chí họ hợp đồng, giao dịch thực theo trình tự, thủ tục nào, tránh trường hợp luật bỏ ngõ trường hợp Luật Công chứng 2014 hành, dẫn đến việc lúng túng Cơng chứng viên q trình hành nghề ảnh hưởng đến quyền lợi ích đáng người yêu cầu công chứng - Giải pháp 2: Luật hóa quy định việc lưu trữ hồ sơ công chứng mạng liệu Nên xây dựng mạng liệu lưu trữ hồ sơ công chứng quy định việc lưu trữ hồ sơ cơng chứng hình thức lưu trữ liệu điện tử không gian mạng liệu quan có thẩm quyền có liên quan tra cứu hình ảnh hồ sơ cơng chứng để thu thập mẫu chữ ký, mẫu vân tay để phục vụ cho hoạt động chuyên môn Đồng thời, việc lưu trữ hồ sơ cơng chứng theo dạng liệu điện tử giảm thiểu gánh nặng không gian lưu trữ kho lưu trữ, tránh trường hợp hồ sơ công chứng bị thất lạc, hư hỏng, cháy nổ trường hợp bất khả kháng khác - Giải pháp 3: Xây dựng hệ thống liệu chữ ký dấu điểm cá nhân Bên cạnh đó, cần xây dựng hệ thống liệu chữ ký dấu điểm cá nhân tham gia giao dịch tổ chức hành nghề cơng chứng, từ đảm bảo tính an tồn pháp lý cho Cơng chứng viên q trình hành nghề, tránh trường hợp giả mạo người yêu cầu công chứng, đồng thời đảm bảo việc tra cứu, xác minh thông tin định danh người trình Cơng chứng viên thụ lý hồ sơ nhanh chóng đảm bảo tính an tồn pháp lý Hơn nữa, việc xây dựng hệ thống liệu chữ ký dấu điểm cá nhân giúp cho quan điều tra quan khác có liên quan dễ dàng tra cứu, thu thập mẫu chữ ký, dấu vân tay nhằm phục vụ cho công tác xác minh, Ký điểm theo quy định Luật Cơng chứng - Kiến nghị hồn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ công chứng giám định, điều tra hoạt động khác nhằm đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức có liên quan Kết luận Như người viết phân tích trên, bên cạnh việc nhận dạng người qua đặc điểm nhận dạng bên ngồi nhân dạng, khn mặt, đặc điểm nhận biết nói chữ ký dấu điểm yếu tố nhận biết mang tính đặc thù ổn định riêng người, bên cạnh chữ ký dấu điểm yếu tổ thể ý chí tự nguyện cá nhân tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch, nhiên thực tiễn phát sinh số vấn đề bất cập quy định việc ký tên, điểm hoạt động công chứng, nguồn liệu để sưu tra, thu thập mẫu ký, điểm văn công chứng thu thập hạn chế cách trích lục hồ sơ công chứng theo phương thức trực tiếp từ hồ sơ giấy, việc lưu trữ hồ sơ giấy thực tiễn cịn nhiều bất cập điển không gian lưu trữ, trường hợp bất khả kháng cháy, nổ, thiên tai vấn đề khác dẫn đến việc hồ sơ công chứng không lưu trữ cách an tồn, từ gây khó khăn cho quan, cá nhân, tổ chức có liên quan việc trích lục lại hồ sơ cơng chứng để phục vụ cho yêu cầu hợp pháp Vì thế, sở kiến thức mà người viết tích lũy q trình học tập mình, báo cáo người viết trình bày theo hướng phân tích quy định pháp luật có liên quan chữ ký điểm hoạt động công chứng, bên cạnh bất cập tồn mặt thực tiễn hoạt động nghề cơng chứng, từ đưa số giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật chữ ký điểm hoạt động cơng chứng, góp phần hồn thiện quy định pháp luật Công chứng đảm bảo tính an tồn pháp lý cho Cơng chứng viên trình hành nghề đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp người u cầu cơng chứng quan, tổ chức có liên quan Bài báo cáo đúc kết từ kinh nghiệm sống từ kiến thức Thầy, Cô giảng viên hữu giảng viên thỉnh giảng Học viện Tư pháp giảng dạy, nhiên, người viết nhận thấy kiến thức thân phần trình bày có nhiều chỗ thiếu sót, mong dẫn, giảng dạy góp ý chân tình Q Thầy, Cơ./ Ký điểm theo quy định Luật Công chứng - Kiến nghị hoàn thiện pháp luật lưu trữ hồ sơ công chứng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ֎ Danh mục văn quy phạm pháp luật Bộ Luật dân 2015; Luật Công chứng 2014; Bộ Luật dân 2015; Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành tư pháp; nhân gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã; Nghị định 170/2007/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 05/1999/NĐ-CP chứng minh nhân dân; Luật Căn cước công dân 2014 ֎ Danh mục trang thông tin điện tử Trang thông tin điện tử Sở Tư pháp Lai Châu, Chấn chỉnh tình trạng cạnh tranh khơng lành mạnh hoạt động công chứng, https://sotp.laichau.gov.vn/view/bo-tro-tu-phap/chan-chinh-tinh-trangcanh-tranh-khong-lanh-manh-trong-hoat-dong-cong-chung-60513? mid=1771, [truy cập ngày 08/3/2022] ... chữ ký, dấu điểm hoạt động công chứng II Lưu trữ hồ sơ công chứng ý nghĩa lưu trữ hồ sơ công chứng hoạt động công chứng III Thực tiễn áp dụng quy định pháp luật ký tên, điểm hoạt động công chứng, ... chứng I – CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ VIỆC KÝ TÊN, ĐIỂM CHỈ VÀ Ý NGHĨA CỦA CHỮ KÝ, DẤU ĐIỂM CHỈ TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG 1.1 Quy định pháp luật việc ký tên ý nghĩa chữ ký hoạt động công chứng. .. định pháp luật quy định việc ký tên, điểm hoạt động công chứng, từ kiến nghị số giải pháp để hồn thiện pháp luật quy định việc ký tên, điểm hoạt động công chứng với kiến nghị hoàn thiện pháp luật