Xây dựng phần mềm kế toán tiền lương tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu bắc giang

i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi Các số liệu, kết nêu đồ án hoàn toàn trung thực xuất phát từ tình hình thực tế đơn vị thực tập Nếu có sai sót tơi xin chịu trách nhiệm hồn tồn Tác giả đồ án Ngơ Duy Quang ii LỜI CẢM ƠN Trong trình xây dựng phát triển đề tài, em nhân hỗ trợ quý báu thầy cô công ty nơi em thực tập Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô giáo Phạm Thái Huyền Trang - giảng viên khoa Hệ thống thơng tin kinh tế - Học viện tài chính, người hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình xây dựng thực đề tài Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô giáo toàn Học viện, đặc biệt thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế kiến thức vơ bổ ích truyền đạt cho em xuyên suốt trình học tập học viện Cuối cùng, em không nhắc tới hỗ trợ nhiệt tình anh chị phịng tài kế tốn cơng ty CP xuất nhập Bắc Giang tạo điều kiện thuận lợi suốt thời gian em thực tập, dẫn nhiều cho em kiến thức thực tế để em hồn thành đồ án Mặc dù cố gắng hoàn thiện đề tài khả thân, nhiên đồ án tồn hạn chế lý hạn hẹp mặt kiến thức thời gian Vì vậy, em mong muốn nhận lời góp ý quý báu thầy cô bạn Em xin chân thành cảm ơn! iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN vi DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ CÁC HÌNH vii MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP .3 1.1 LÍ THUYẾT CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.1.1.Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu phần mềm kế toán .3 1.1.2.Qui trình xây dựng phần mềm kế tốn .7 1.1.3.Các công cụ tin học sử dụng xây dựng phần mềm kế toán 14 1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 19 1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ kế toán tiền lương 19 1.2.2.Phương pháp tính lương khoản trích theo lương 19 1.2.3.Các chứng từ tài khoản kế toán sử dụng .26 1.2.4.Hệ thống sổ sách, báo cáo sử dụng liên quan đến kế toán tiền lương 28 1.2.5.Hạch tốn kế tốn tiền lương khoản trích theo lương 29 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG TẠI CƠNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG .32 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG 32 2.1.1.Đôi nét giới thiệu công ty 32 2.1.2.Lịch sử hình thành phát triển .32 2.1.3.Cơ cấu tổ chức công ty 33 2.1.4.Tổ chức máy kế toán 35 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG TẠI CƠNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG 36 2.2.1.Hình thức kế tốn sử dụng .36 2.2.2.Các tài khoản kế toán sử dụng .38 2.2.3.Các chứng từ kế toán sử dụng 39 2.2.4.Sổ báo cáo kế toán sử dụng .39 iv 2.2.5.Quy trình hạch tốn kế tốn tiền lương 40 2.2.6.Cách tính lương cơng ty 41 2.2.7.Mơ tả hoạt động tính lương công ty 42 2.2.8 Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác kế tốn tiền lương .44 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC 44 2.3.1.Về tổ chức máy kế toán, người, sở vật chất 44 2.3.2.Về hệ thống chứng từ báo cáo sử dụng 45 2.3.3.Về hình thức kế tốn 46 2.3.5.Về quy trình hoạt động tính lương 46 2.3.6.Về tính hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động kế toán tiền lương 47 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MÊM KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG TẠI CƠNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG 49 3.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG .49 3.1.1.Mục tiêu, yêu cầu hệ thống 49 3.1.2.Mô tả toán 51 3.1.3.Phân tích yêu cầu 53 3.1.4.Dữ liệu vào hệ thống 54 3.2 MƠ HÌNH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG 55 3.2.1.Sơ đồ ngữ cảnh 55 3.2.2.Liệt kê hồ sơ liệu sử dụng 58 3.2.3.Ma trận thực thể chức năng: 59 3.3 MƠ HÌNH KHÁI NIỆM LOGIC 60 3.3.1.Biểu đồ luồn liệu mức 60 3.3.2.Biểu đồ luồng liệu mức 61 3.3.3.Thiết kế mơ hình liệu quan hệ (E-R) 64 3.4 THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG .71 3.4.1.Thiết kế mơ hình quan hệ 71 3.4.2.Thiết kế sở liệu vật lý( Thiết kế bảng) 73 v 3.5 CHƯƠNG TRÌNH DEMO 76 3.5.1.Giao diện chương trình 76 3.5.2.Một số form 78 3.5.3.Một số báo cáo đầu 82 KẾT LUẬN 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO 86 PHỤ LỤC: 87 vi DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN Viết tắt CSDL DL CP BHXH BHYT BHTN BH KPCĐ HTTT BCC VFP TK PMKT CNV XNK Viết đầy đủ Cơ sở liệu Dữ liệu Cổ phần Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Bảo hiểm thất nghiệp Bảo hiểm Kinh phí Cơng Đồn Hệ thống thơng tin Bảng chấm cơng Visual Foxpro Tài khoản Phần mềm kế tốn Cơng nhân viên Xuất Nhập Khẩu vii DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ CÁC HÌNH Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức máy quản lý cơng ty Hình 2.2: Sơ đồ máy kế tốn cơng ty Hình 2.3: Sơ đồ kế tốn tiền lương khoản trích theo lương Hình 2.4: Mơ hình hoạt động tiền lương cơng ty Hình.3.1: Sơ đồ ngữ cảnh tốn Hình 3.2: Mơ tả chi tiết chức Hình 3.3: Biểu đồ luồng liệu mức Hình 3.4: Sơ đồ phân rã mức tiến trình Hình 3.5: Sơ đồ phân rã mức tiến trình Hình 3.6: Sơ đồ phân rã mức tiến trình MỞ ĐẦU I Lý chọn đề tài Cùng với phát triển vượt bậc khoa học kỹ thuật, tin học trở thành lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trình hội nhập phát triển đất nước Các lĩnh vực sống có hỗ trợ đắc lực ứng dụng tin học nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc Đặc biệt, doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học trở thành nhu cầu thiết yếu để tồn phát triển thị trường đầy cạnh tranh ngày Xuất phát từ xu chung xã hội, hàng loạt phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết doanh nghiệp Ở nước ta, việc tin học hóa cơng tác quản lý quan, xí nghiệp trở nên phổ biến cấp thiết Trong đơn vị, công việc không phần quan trọng việc hỗ trợ quản lý tiền lương thu nhập ứng dụng Tin học Các nhà quản lý cần hệ thống thơng tin có khả cung cấp thơng tin cách xác, kịp thời phù hợp nhằm hỗ trợ họ hồn thành cơng việc, chức Thơng qua liệu hệ thống thông tin quản lý tiền lương thu nhập, nhà quản trị nắm rõ tình hình thực cơng việc, sử dụng làm thơng tin để lên báo cáo theo yêu cầu Hệ thống thông tin quản lý thu nhập hỗ trợ định quản trị nguồn nhân lực đặc biệt thông tin lương, thưởng…có liên quan đến nguồn thơng tin bên ngồi hệ thống thơng tin khác doanh nghiệp Qua q trình thực tập cơng ty cổ phần xuất nhập Bắc Giang, em nhận thấy tầm quan trọng cơng tác kế tốn tiền lương cơng ty Hệ thống kế tốn tiền lương cơng ty ứng dụng tin học nhiên số lượng nhiều trình mở rộng phát triển cơng ty, địi hỏi phần mềm có khả quản lý xác, cung cấp báo cáo cách kịp thời Chính vậy, em chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán tiền lương công ty cổ phần xuất nhập Bắc Giang” II Mục đích đề tài - Được người sử dụng chấp nhận - Cung cấp thông tin cách xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt q trình quản lý lương, phục vụ tốt cho phận kế toán đơn vị sử dụng - Tận dụng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), lực người nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý - Hỗ trợ cho nhân viên kế toán việc quản lý lương Công ty CP xuất nhập Bắc Giang III Đối tượng nghiên cứu đề tài - Xây dựng phần mềm kế tốn tiền lương Cơng ty IV Phạm vi nghiên cứu đề tài - Hệ thống thông tin quản lý tiền lương, khoản trích theo lương thực báo cáo liên quan tới tiền lương Công ty V Phương pháp nghiên cứu - Thu thập thông tin: khảo sát thực tế, vấn nhân viên công ty, tham khảo ý kiến chuyên gia - Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý - Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý VI Kết cấu đồ án Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài khoản nội dung đồ án chia thành chương: Chương 1: Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán tiền lương doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế tốn tiền lương cơng ty cổ phần xuất nhập Bắc Giang Chương 3: Xây dựng phần mềm kế tốn tiền lương cơng ty cổ phần xuất nhập Bắc Giang CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÍ THUYẾT CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu phần mềm kế toán a Khái niệm Phần mềm tập hợp câu lệnh viết hay nhiều ngơn ngữ lập trình theo trật tự xác định nhằm thực số chức giải số tốn Phần mềm kế tốn phần mềm ứng dụng việc ghi chép, xử lí giao dịch kế tốn máy tính Q trình khâu thu nhận thơng tin từ chứng từ gốc, lưu trữ thông tin xử lí thơng tin cuối cung cấp thơng tin dạng sổ kế tốn báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị báo cáo thống kê phân tích tài khác b Đặc điểm - Phần mềm kế tốn có tính tuân thủ: + Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế tốn, thơng tư, nghị định kế tốn + Phần mềm kế toán phải tuân thủ quy định doanh nghiệp - Phần mềm kế toán sử dụng phương pháp kế toán: + Phương pháp chứng từ kế toán: phương pháp kế toán sử dụng để phản ánh, kiểm tra nghiêp vụ kinh tế tài phát sinh thực hồn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ phục vụ cơng tác kế tốn cơng tác quản lí + Phương pháp tính giá: phương pháp kế tốn sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị đối tượng kế toán phục vụ trình thu nhận, xử lí, hệ thống hóa cung cấp thơng tin kinh tế tài đơn vị + Phương pháp tài khoản kế toán: phương pháp kế toán sử dụng tài khoản kế toán để phân loại nghiệp vụ kinh tế tài theo nội dung kinh tế ghi 3.4 THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG 3.4.1 Thiết kế mơ hình quan hệ 3.4.1.1 Chuyển mơ hình khái niệm E-R sang mơ hình quan hệ Biểu diễn thực thể thành quan hệ NHÂN VIÊN (MaNV, MaPB, MaCV, HoTen, NgaySinh, QueQuan, GioiTinh, HSLuong, MSThue, SoNgPT, Ngayvl, Trinhdo) PHÒNG BAN (MaPB, TenPB, Sdt) CHỨC VỤ (MaCV, TenCV, HSPCCV) THAM SỐ TÍNH LƯƠNG (MaNV, ThangNam, Ngcchuan, XepLoai, NgayThThem, NgayLeThem) BẢNG CHẤM CÔNG (MaNV, ThangCC, Ncdilam, Nclephep, XepLoai, themgiot, themgiol) BẢNG TĂNG GIẢM (MaNV, Tkn, Tkc,Sotien, DienGiai) Chuẩn hóa quan hệ Tất chuẩn nên khơng phải chuẩn hố liệu 3.4.1.2.Biểu đồ mơ hình sở liệu quan hệ  3.4.2.Thiết kế sở liệu vật lý( Thiết kế bảng)  Bảng HSNV: Tên trường Manv Hoten Ngsinh Gtinh Quequan Diachi MaPB MaCV HSLuong MSThue SoNgPT Ngayvl Trdo  Bảng Kiểu liệu C C D C C C C C N N C D C PHONGBAN: Kích cỡ liệu 30 40 40 6 5(2) 2(0) 15 30 Định dạng Ràng buộc Khóa Tên trường MaPB TenPB Sdt  Bảng Kiểu liệu C C C CHUCVU: Kích cỡ liệu 30 12 Định dạng Ràng buộc Khố Tên trường MaCV TenCV HSPCCV Kiểu liệu C C N Kích cỡ liệu 30 5(2) Định dạng Ràng buộc Khóa dd/mm/yy Khóa ngoại Khóa ngoại dd/mm/yy  Bảng BANGCHAMCONG: Tên trường Kiểu liệu Kích cỡ liệu Thangcc MaNV Ncdilam Nclephep XepLoai NgayThThe C C N N C N 10 2(0) 2(0) 10 3(0) Định dạng Ràng buộc Khóa m NgayLeThem N 3(0)  Bảng THAMSOTL: Tên trường Thangnam Luongcb Ngcchuan Giocchuan HSGioTh HSGioLe PCAn TLBHXH TLBHYT TLBHTN TLKPCD Kiểu liệu C N N N N N N N N N N Kích cỡ liệu 10 10(0) 3(0) 3(0) 5(2) 5(2) 10(0) 5(2) 5(2) 5(2) 5(2) Định dạng Ràng buộc Khóa  Bảng “TANGGIAMTL”: Tên trường Kiểu liệu MaNV C ngaythang C Tkn N Tkc N Sotien N DienGiai C  Bảng “THUETNCN”: Kích cỡ liệu 10 10(0) 10(0) 12(2) 50 Tên trường Kiểu liệu Kích cỡ liệu Bacthue C Tu N 10(0) Den N 10(0) Thuesuat N 5(2)  Bảng “NGUOIDUNG” Tên trường Mand Tennd Matkhau Quyen Kiểu liệu C C C C Kích cỡ kiệu 30 30 10 Định dạng Ràng buộc Khóa Định dạng Định dạng Ràng buộc Khóa Ràng buộc Khóa  Bảng “TTCONGTY” Tên trường Kiểu liệu Kích cỡ Địn kiệu h Ràng buộc dạng Tenct TongGD PhotongGD KTT C C C C 30 30 30 30 3.5.CHƯƠNG TRÌNH DEMO 3.5.1.Giao diện chương trình - Giao diện gồm: Thực đơn chức bao gồm chức năng: Quản trị hệ thống, quản lý nghiệp vụ, in sổ sách báo cáo, cung cấp thông tin phần mềm trợ giúp a) Chức quản trị hệ thống: Cho phép đăng kí người dùng mới, đổi mật khỏi chương trình b) Chức danh mục: Cho phép quản lý(thêm, sửa, xóa) danh mục nhân viên, phòng ban c) Chức quản lý nghiệp vụ: Cho phép cập nhật bảng chấm cơng, tham số lương, tính thuế d) Chức in sổ sách, báo cáo: Cho phép người sử dụng đưa báo cáo, sổ sách cần thiết 3.5.2.Một số form a Form đăng nhập hệ thống b Form đăng kí sử dụng c Form hồ sơ nhân viên d Form danh mục phòng ban e Form Bảng chấm công f Form In báo cáo thuế TNCN g Form In báo cáo Bảo hiểm(XH,YT,TN) 3.5.3.Một số báo cáo đầu a Bảng báo cáo thuế TNCN b Báo cáo bảo hiểm ... tin kế tốn tiền lương công ty cổ phần xuất nhập Bắc Giang Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán tiền lương công ty cổ phần xuất nhập Bắc Giang CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN TIỀN... quan đến kế toán tiền lương 28 1.2.5.Hạch toán kế tốn tiền lương khoản trích theo lương 29 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG TẠI CƠNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG ... 3.3.3.Thiết kế mơ hình liệu quan hệ (E-R) 64 3.4 THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG .71 3.4.1.Thiết kế mơ hình quan hệ 71 3.4.2.Thiết kế