Tài liệu congviec docx

1 Kỹ năng tổ chức công việc 2 Lời giới thiệu 3 I/ KHÁI NIỆM Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có hình dung việc bạn phải làm như thế nào? • Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng như thế nào, ưu điểm, cách vận hành… • Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp máy móc. • Lãnh đạo là việc hướng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận hành xe • Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của xe. 4 1. Khái niệm • Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ DN. • Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao. • Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân. 5 2. Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:  Tổ chức công việc được giao.  Tổ chức mạng lưới công việc.  Sắp xếp hồ sơ.  Sắp xếp vị trí làm việc.  Xác định thứ tự ưu tiên công việc.  Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… 6 II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN 1. Xác định chức năng, nhiệm vụ 2. Định biên nhân sự 3. Xác định bản mô tả công việc 4. Sắp xếp công việc cho NV. 7 1. Xác định chức năng nhiệm vụ 1.1 Xác định chức năng: • Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm vụ. • Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. • Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản phẩm…cho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn. 8 1.2 Xác định quy trình • Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để thực hiện được nó. • Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy làm thế nào để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì? • Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H. 9 1.2 Xác định quy trình PHƯƠNG PHÁP 5W1H • Who: Ai làm việc đó. • Where: Làm việc đó ở đâu. • When: Làm việc đó khi nào? • How: Làm bằng cách nào? • Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì) và why: tại sao? 10 1.2 Xác định quy trình LÀM GÌ VỚI HOW? • Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa của nó là: - Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng các hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc - Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc trong quy trình. [...]... xuyên, bạn hãy lưu ý • Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không? • Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho NV khi nó xuất hiện trong tương lai • Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên 17 Tài liệu thao khảo • Kỹ năng quản lý theo quá trình • Kỹ năng giao việc – uỷ quyền 18 III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN 1 Sắp xếp công... 32 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… • Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau: - Input - Output - Quy định backup dữ liệu - Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ - Quy định quét virus định kỳ - Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ 33 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY • Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Mic.Office) • Lưu... lại • Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện 14 4 Sắp xếp công việc cho NV (tt) • - Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm: Cách thức thực hiện (how) Nguồn lực để thực hiện (5M) Tần suất thực hiện • Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thường xuyên vào kế... vô tình fomat (cài lại máy)) • Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu 34 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ • Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng • Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD • Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất Ban tìm mua trên các cửa hàng CD 35 3 Sắp xếp nơi làm việc • • • • • Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau... 50 % 21 1.2 Xác định thứ tự ưu tiên • Quan trọng và khẩn cấp Đối với công việc này, bạn phải thực hiện ngay • Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng 22 1.2 Xác định thứ tự ưu tiên (tt)  Quan trọng nhưng không khẩn cấp Ví dụ: Giữ gìn sức . giao. • Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân. 5 2. Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu. thường xuyên: • Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm: - Cách thức thực hiện (how). - Nguồn