QUẢN TRỊ HỌC Chương 3: THÔNG TIN VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN

Chương 1 Chương 3 THÔNG TIN VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN MỤC ĐÍCH YÊU CẦU, hiểu được Khái niệm, vị trí và vai trò của thông tin quản trị Quá trình thông tin liên lạc Thông tin liên lạc trong doanh nghiệp Thiết kế một hệ thống để quản trị thông tin Những nguồn thông tin đến và đi của các tổ chức Những trở ngại trong thông tin liên lạc Hướng tới sự thông tin có hiệu quả KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN LIÊN LẠC 1 1 Khái niệm thông tin liên lạc “Thông tin liên lạc là sự truyền đạt thông tin từ người gửi.

Chương 3: THÔNG TIN VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN         MỤC ĐÍCH YÊU CẦU, hiểu được: Khái niệm, vị trí vai trị thơng tin quản trị Q trình thơng tin liên lạc Thông tin liên lạc doanh nghiệp Thiết kế hệ thống để quản trị thông tin Những nguồn thông tin đến tổ chức Những trở ngại thông tin liên lạc Hướng tới thơng tin có hiệu KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA THƠNG TIN LIÊN LẠC 1.1 Khái niệm thông tin liên lạc “Thông tin liên lạc truyền đạt thông tin từ người gửi đến người nhận, với lượng thông tin mà người gửi người nhận hiểu rõ” 1.1 Khái niệm thông tin liên lạc   Thông tin chia làm hai loại: Thứ loại thông tin truyền đạt thông báo Luồng thông tin loại từ xuống hệ thống quản trị gọi thông tin điều khiển Thứ hai loại thông tin tiếp nhận, luồng thông tin loại từ lên hệ thống quản trị loại gọi thông tin phản hồi 1.1 Khái niệm thông tin liên lạc   Xét theo mức độ xử lý thơng tin, có thông tin ban đầu thông tin phát sinh Chất lượng đảm bảo thông tin trước hết tuỳ thuộc vào chân thật thông tin ban đầu, đồng thời phụ thuộc vào mức độ nhận thức xử lý thông tin 1.1 Khái niệm thông tin liên lạc    Xét theo mức độ ổn định: Thông tin quy ước, loại thông tin thường xuyên tương đối ổn định Thông tin biến đổi: phản ánh tính chất biến động mơi trường bên ngồi môi trường bên trong, loại thông tin tương đối phức tạp, thay đổi nhanh, cần phải cập nhật thường xuyên 1.1 Khái niệm thông tin liên lạc    Xét theo mối quan hệ với trình độ nhận thức chủ thể: Thơng tin tích luỹ: kiến thức, kinh nghiệm, học rút từ thực tiễn cần thiết trình ban hành định, phận quan trọng, rút ngắn thời gian ban hành định Thông tin mới: thông tin vừa xẩy cập nhật để đưa vào hệ thống xử lý 1.2 Vai trị thơng tin liên lạc     1.2.1 Là phương tiện liên hệ tổ chức 1.2.2 Là để thực thay đổi 1.2.3 Là hệ thống mối quan hệ cấp cao cấp thấp 1.2.4 Là để đề định Q TRÌNH THƠNG TIN LIÊN LẠC       2.1 Người gửi thông báo 2.2 Chuyển thông báo 2.3 Người nhận thông báo 2.4 Nhiễu thông tin liên lạc 2.5 Sự phản hồi thông tin liên lạc 2.6 Các yếu tố tình tổ chức thông tin liên lạc 2.1 Người gửi thông báo Thông tin liên lạc bắt đầu người gửi  Suy nghĩ hay ý tưởng mã hố ngơn ngữ nói, viết chuyển vào ngơn ngữ máy tính  Căn vào khả người nhận để xác định tương thích trình độ chun mơn để mã hố  Tạo điều kiện cho người nhận giải mã tốt  3.2.5 Thông tin văn         Sử dụng từ thành ngữ đơn giản Sử dụng từ ngắn quen thuộc Sử dụng đại từ nhân xưng thích hợp Đưa ví dụ minh hoạ, biểu đồ Sử dụng câu đoạn ngắn Sử dụng động từ thích hợp Thể ý nghĩ cách logic cách trực tiếp Tránh dùng từ không cần thiết 3.2.6 Thông tin lời    Trong thực tế đa số người ta sử dụng thông tin thông báo lời Một số nghiên cứu lĩnh vực xã hội học là, 70% cấp giao nhiệm vụ cho cấp (chiếm 75%) lời Sự thơng tin lời gặp gỡ trực tiếp hai người, hay hội nghị nhà quản trị trước đơng đảo thính giả, thức khơng thức, theo kế hoạch tình cờ 3.2.7 Thông tin không lời    Chúng ta thông tin liên lạc nhiều cách khác nhau, nhấn mạnh khơng nhấn mạnh thơng tin thông qua nét mặt cử thể Người ta dùng thông tin không lời để hỗ trợ cho thông tin lời Để cho thông tin khơng lời có hiệu quả, nhà quản trị phải giữ lời nói đơi với việc làm HỆ THỐNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN LIÊN LẠC     4.1 Những dịng thơng tin bên ngồi 4.2 Những dịng thơng tin nội tổ chức 4.3 Những hạn chế sử dụng thông tin 4.4 Công cụ trợ giúp việc xử lý thông tin QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN LIÊN LẠC    5.1 Nhu cầu thông tin cho loại định 5.2 Quản trị hệ thống thông tin 5.3 Tổ chức cung cấp thông tin cho việc định 5.1 Nhu cầu thông tin cho loại định    a Những định hoạch định b Những định kiểm tra c Những định tác nghiệp 5.2 Quản trị hệ thống thông tin    a Xác định nhu cầu thông tin b Thu thập xử lý thông tin c Sử dụng thông tin 5.3 Tổ chức cung cấp thông tin cho việc định    a Ngân hàng liệu trung tâm b Trung tâm thông tin c Thông tin nguồn tài nguyên tổ chức NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG THÔNG TIN LIÊN LẠC        6.1.Thiếu hoạch định 6.2 Giả thuyết không rõ ràng 6.3 Mập mờ ngữ nghĩa 6.4 Truyền đạt thơng tin ghi nhận 6.5 Ít lắng nghe đánh giá vội 6.6 Không tin cậy, đe dọa sợ hãi 6.7 Khơng có đủ thời gian HƯỚNG TỚI SỰ THƠNG TIN LIÊN LẠC CĨ HIỆU QUẢ           Làm rõ ý tưởng trước định thông tin Kiểm tra mục đích thơng tin Hiểu môi trường vật chất người thông tin Lập kế hoạch thông tin liên lạc, cần tham khảo người khác để có nhiều thơng tin Xem xét nội dung ý nghĩa phụ thông báo Khi có thể, nên giải thích điều chưa rõ cho người nhận Cần phải có ý, theo dõi sát Thông báo thông tin quan trọng trước thông tin lâu dài sau Các hành động phải phù hợp với thông tin Cần phải biết lắng nghe HƯỚNG TỚI SỰ THÔNG TIN LIÊN LẠC CÓ HIỆU QUẢ  Kỹ lắng nghe  Ngừng nói chuyện  Làm cho người nói thoải mái  Thể cho người nói muốn nghe  Tránh lãng  Thơng cảm với người nói  Kiên nhẫn  Tự kiềm chế  Thoải mái tranh luận phê phán  Đặt câu hỏi  Ngừng nói chuyện CÂU HỎI THẢO LUẬN          Phân tích mơ hình q trình thơng tin liên lạc Hãy liệt kê kênh khác để truyền đạt thông báo Sự thơng tin liên lạc xuống có khó khăn nào? Hãy nêu số vấn đề khó khăn việc thông tin liên lạc lên Những ưu điểm nhược điểm việc thông tin liên lạc lời? Sự q tải thơng tin gì? Hệ thống quản trị thơng tin gì? Phân tích hệ thống tổ chức quản trị thơng tin Bạn lắng nghe tốt nào? Làm để bạn tăng cường kỹ lắng nghe mình? ... niệm thông tin liên lạc   Thông tin chia làm hai loại: Thứ loại thông tin truyền đạt thông báo Luồng thông tin loại từ xuống hệ thống quản trị gọi thông tin điều khiển Thứ hai loại thông tin. .. Thông tin liên lạc xuống 3.2.2 Thông tin liên lạc từ lên 3.2.3 Thông tin liên lạc chéo 3.2.4 Thông tin liên lạc ngang 3.2.5 Thông tin văn 3.2.6 Thông tin lời 3.2.7 Thông tin không lời 3.2.1 Thông. .. nhận, luồng thông tin loại từ lên hệ thống quản trị loại gọi thông tin phản hồi 1.1 Khái niệm thông tin liên lạc   Xét theo mức độ xử lý thông tin, có thơng tin ban đầu thơng tin phát sinh