CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG VIỆC KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
Khái quát chung về kế toán quản trị và kiểm soát chất lượng
1.1.1 Khái niệm về kế toán quản trị
Theo Luật Kế toán Việt Nam, kế toán quản trị là quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin kinh tế, tài chính để đáp ứng nhu cầu quản trị và hỗ trợ quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ của đơn vị kế toán.
Theo Viện kế toán viên Hoa Kỳ, kế toán quản trị là quá trình nhận diện, đo lường, tổng hợp, phân tích, soạn thảo, diễn giải và truyền đạt thông tin nhằm hỗ trợ quản trị trong việc lập kế hoạch, đánh giá và kiểm tra nội bộ tổ chức Điều này giúp đảm bảo việc sử dụng hợp lý và có trách nhiệm đối với các nguồn lực của tổ chức.
Kế toán quản trị, theo định nghĩa từ từ điển kế toán Mỹ, là lĩnh vực kế toán tập trung vào việc định lượng thông tin kinh tế để hỗ trợ các nhà quản trị trong việc ra quyết định tài chính Đặc biệt, nó đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định kế hoạch và quản lý chi phí.
Kế toán quản trị được hiểu là quá trình cung cấp thông tin tài chính và hoạt động cho toàn thể cán bộ-công nhân viên trong tổ chức Quá trình này đáp ứng nhu cầu thông tin của các cá nhân bên trong tổ chức, nhằm hỗ trợ họ trong việc đưa ra quyết định về hoạt động.
1.1.2 Vai trò của kế toán quản trị Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp mình Từ kế hoạch chung của doanh nghiệp, các bộ phận triển khai thành các mục tiêu thực hiện và kiểm tra kết quả thực hiện các mục tiêu này Đó chính là kiểm tra quản lý- kiểm tra hướng hoạt động của doanh nghiệp Trong quá trình thực hiện các mục tiêu đề ra cần phải quản lý các qui trình cụ thể, chi tiết hơn như quản lý tồn kho, quản lý sản xuất, …
Kế toán quản trị là công cụ quan trọng giúp đánh giá hiệu quả thực hiện mục tiêu thông qua phân tích chi phí Nó kiểm tra quá trình sản xuất kinh doanh theo kế hoạch, từ đó đưa ra quyết định hợp lý để nâng cao hiệu quả hoạt động Với vai trò chủ chốt trong quản lý, kế toán quản trị cũng ảnh hưởng đến quyết định sản xuất và tiếp thị các mặt hàng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Vai trò kế toán quản trị được biểu diễn qua sơ đồ sau:
1.1.3 Khái niệm chất lượng, kiểm soát chất lượng và kiểm soát chất lượng toàn diện
1.1.3.1 Khái niệm chất lượng (Quality)
Chất lượng là một khái niệm đã tồn tại lâu đời và hiện nay được sử dụng rộng rãi trong đời sống cũng như trong tài liệu Mặc dù thuật ngữ "chất lượng" xuất hiện ở khắp nơi, nhưng việc hiểu rõ về chất lượng không phải là điều đơn giản Có nhiều quan niệm khác nhau về chất lượng, mỗi quan niệm đều có cơ sở khoa học riêng để giải quyết các mục tiêu cụ thể trong thực tiễn Tùy thuộc vào góc độ và mục tiêu sản xuất – kinh doanh, các doanh nghiệp có thể định nghĩa chất lượng từ nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm quan điểm của người sản xuất, người tiêu dùng, sản phẩm và yêu cầu của thị trường.
Quan niệm xuất phát từ sản phẩm:
Chất lượng sản phẩm được phản ánh qua các thuộc tính đặc trưng của nó Theo quan niệm của Liên Xô cũ, chất lượng là tập hợp những tính chất của sản phẩm, đảm bảo tính thích hợp để thỏa mãn nhu cầu cụ thể phù hợp với công dụng Một định nghĩa khác cho rằng chất lượng là hệ thống đặc trưng nội tại của sản phẩm, được xác định qua các thông số có thể đo lường hoặc so sánh, lấy từ chính sản phẩm hoặc giá trị sử dụng của nó.
“Chất lượng là sự hoàn hảo và phù hợp của một sản phẩm với một tập hợp các yêu cầu hoặc tiêu chuẩn, quy cách đã xác định trước”
Quan niệm “Chất lượng hướng theo thị trường” :
Trong nền kinh tế thị trường, quan niệm về chất lượng sản phẩm rất đa dạng và phụ thuộc vào các yếu tố như nhu cầu, cạnh tranh và giá cả Các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản lý chất lượng đã đưa ra những định nghĩa cụ thể về chất lượng, nhấn mạnh mối liên hệ chặt chẽ giữa chất lượng sản phẩm và các yếu tố thị trường.
• Theo A.P.Viavilov, một chuyên gia quản lý chất lượng của Liên Xô cũ thì
Chất lượng sản phẩm được định nghĩa là tập hợp các tính chất cho thấy mức độ phù hợp của sản phẩm trong việc đáp ứng những nhu cầu cụ thể theo công dụng của nó, đồng thời cân nhắc đến các chi phí xã hội cần thiết.
• Theo Philip Crosby định nghĩa : “Chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu”
• Theo tiến sĩ W.Edwards Deming thì : “Chất lượng là sự phù hợp với mục đích sử dụng”
Theo Tổ chức kiểm tra chất lượng Châu Âu (European Orgganization for
“Chất lượng là mức phù hợp của sản phẩm đối với yêu cầu của người tiêu dùng”
Theo Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hoá (ISO) trong bộ tiêu chuẩn ISO
Chất lượng được định nghĩa là mức độ đáp ứng của một tập hợp các thuộc tính đối với các yêu cầu, trong đó yêu cầu có thể là những nhu cầu hoặc mong đợi rõ ràng hoặc tiềm ẩn.
Định nghĩa về chất lượng trong ISO được chấp nhận rộng rãi trong hoạt động kinh doanh quốc tế ngày nay nhờ vào tác dụng thực tế của nó.
9000 là thể hiện sự thống nhất giữa các thuộc tính nội tại khách quan của sản phẩm với đáp ứng nhu cầu chủ quan của khách hàng
1.1.3.2 Khái niệm kiểm soát chất lượng (Quality Control-QC)
“Kiểm soát chất lượng là những hoạt động và kỹ thuật có tính tác nghiệp, được sử dụng nhằm đáp ứng các yêu cầu chất lượng” [5.43]
Kiểm soát chất lượng là một yếu tố quan trọng trong quản lý chất lượng, tập trung vào việc thực hiện các yêu cầu chất lượng Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, các công ty cần kiểm soát mọi yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình sản xuất Mục tiêu của việc kiểm soát này là ngăn chặn sự xuất hiện của sản phẩm khuyết tật, qua đó nâng cao độ tin cậy và sự hài lòng của khách hàng.
• Phương pháp và quá trình;
1.1.3.3 Khái niệm kiểm soát chất lượng toàn diện (Total Quality
Thuật ngữ "kiểm soát chất lượng toàn diện" (TQC) được ông Feigenbaum giới thiệu trong cuốn sách cùng tên xuất bản năm 1951 Trong lần tái bản thứ ba vào năm 1983, ông định nghĩa TQC là một hệ thống hiệu quả nhằm tích hợp nỗ lực phát triển và cải tiến chất lượng từ các nhóm khác nhau trong tổ chức, giúp các hoạt động marketing, kỹ thuật và dịch vụ diễn ra một cách kinh tế nhất và hoàn toàn thỏa mãn khách hàng.
Kiểm tra và kiểm soát chất lượng có sự khác biệt rõ rệt Kiểm tra là quá trình so sánh chất lượng thực tế của sản phẩm với các yêu cầu kỹ thuật để loại bỏ phế phẩm, trong khi kiểm soát chất lượng là hoạt động toàn diện hơn, bao gồm các khía cạnh như marketing, thiết kế, sản xuất, đánh giá chất lượng và dịch vụ sau bán hàng, đồng thời tìm kiếm nguyên nhân và biện pháp khắc phục.
Cách tiếp cận về vấn đề chất lượng
Trở ngại lớn nhất trong việc nâng cao chất lượng doanh nghiệp là sự nhận thức chưa đầy đủ của nhà quản trị về lợi ích mà chất lượng mang lại Nhiều nhà quản lý đã mắc phải một số nhận thức sai lầm liên quan đến vấn đề này.
Nhiều nhà quản lý thường nhầm tưởng rằng nâng cao chất lượng sản phẩm yêu cầu chi phí lớn, nhưng đây là một quan niệm sai lầm phổ biến Mặc dù ở các nước đang phát triển, việc đầu tư vào công nghệ và trang thiết bị là cần thiết, nhưng chất lượng sản phẩm còn phụ thuộc vào phương pháp dịch vụ, tổ chức sản xuất, marketing và hướng dẫn tiêu dùng Để cải thiện chất lượng và giảm chi phí sản xuất, cần chú trọng đầu tư không chỉ vào máy móc mà còn vào thiết kế, nghiên cứu, triển khai và cải tiến quy trình sản xuất.
Một quan niệm sai lầm phổ biến là chất lượng sản phẩm được đảm bảo thông qua quá trình kiểm tra Nhiều nhà quản lý tin rằng việc tăng cường số lượng nhân viên kiểm tra và bước kiểm tra sẽ cải thiện chất lượng Tuy nhiên, thực tế cho thấy kiểm tra chỉ có tác dụng phân loại và sàng lọc sản phẩm, mà không thể nâng cao chất lượng bản thân sản phẩm Để cải thiện chất lượng, cần phải tích hợp ngay từ giai đoạn nghiên cứu và thiết kế sản phẩm.
• Nhà quản lý cho rằng chất lượng không đo được, không nắm bắt được
Nhiều nhà quản lý cảm thấy bất lực trước vấn đề chất lượng do nhận thức sai lầm rằng chất lượng là một khái niệm cao siêu, dẫn đến việc họ không tìm kiếm các biện pháp cụ thể để cải thiện Thay vào đó, họ dành thời gian vào các cuộc thảo luận không cần thiết Thực tế cho thấy, chất lượng có thể được đo lường thông qua mức độ phù hợp của sản phẩm với yêu cầu và chi phí không chất lượng, hay còn gọi là chi phí ẩn trong sản xuất.
Nhà quản lý cho rằng chất lượng sản phẩm kém chủ yếu là do lỗi của công nhân trong quá trình sản xuất trực tiếp Tuy nhiên, họ không thể hoàn toàn chịu trách nhiệm cho những sai sót liên quan đến thiết kế, thẩm định và nghiên cứu thị trường.
1.2.2 Cách tiếp cận ngày nay Để đảm bảo sự thành công trước môi trường cạnh tranh khốc liệt như ngày nay thì các doanh nghiệp cần phải có cái nhìn đúng đắn về vấn đề chất lượng như:
• Chất lượng hoàn toàn không thể đạt được bằng việc kiểm tra chất lượng mà cần phải chú trọng đến chất lượng ngay từ khâu thiết kế sản phẩm
Việc phát hiện sản phẩm kém chất lượng là trách nhiệm của công nhân sản xuất, không phải của nhân viên kiểm tra chất lượng (KCS) Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần chú trọng vào công tác đào tạo và huấn luyện nhân sự.
Chất lượng nguyên vật liệu đầu vào ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc lựa chọn và đánh giá chất lượng của các nhà cung ứng nguyên vật liệu.
Các công cụ kiểm soát chất lượng
1.3.1 Công cụ phi tài chính
1.3.1.1 Đánh giá chất lượng nhà cung cấp
Chất lượng nhà cung cấp được đánh giá thông qua:
• Việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào đạt yêu cầu chất lượng và cần hay không cần phải kiểm tra chất lượng đầu vào
• Dựa vào một số các chỉ tiêu khác như giao hàng đúng hạn, giá cả,…
1.3.1.2 Đánh giá chất lượng trong dây chuyền sản xuất
Chất lượng trong dây chuyền sản xuất được đánh giá thông qua:
Tỷ lệ sản phẩm hư hỏng, tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng, phế phẩm và sản phẩm cần tái chế là những yếu tố quan trọng trong quy trình sản xuất Đồng thời, số lần máy dừng để kiểm tra do sản phẩm không đạt chất lượng cũng ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động Việc theo dõi và cải thiện những chỉ số này giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
• Số ý kiến cải tiến chất lượng đến từ của các nhân viên, đặc biệt là từ những công nhân đứng máy
Trong lĩnh vực an toàn lao động và vệ sinh, các chỉ tiêu đo lường quan trọng bao gồm sự đúng hạn của các lô hàng, độ phức tạp trong thiết kế sản phẩm, số công đoạn lắp ráp, cũng như yêu cầu bảo trì máy móc thiết bị Những yếu tố này không chỉ đảm bảo an toàn cho người lao động mà còn nâng cao hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm.
1.3.1.3 Đánh giá chất lượng dựa vào khách hàng
Việc đánh giá chất lượng dựa vào khách hàng được đánh giá thông qua:
• Số lần khiếu nại của khách hàng (quan trọng)
Phạm vi thất bại được xác định dựa trên địa điểm của khách hàng, bao gồm trị giá hàng bán bị trả lại mà người bán chấp nhận thanh toán, cũng như chi phí bảo hành và các chi phí dịch vụ liên quan đến hàng hóa bị trả lại.
Chi phí của chất lượng được định nghĩa như là chi phí cho việc không áp dụng
TQC, phát sinh từ các chi phí do việc sản xuất các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn
Chi phí của chất lượng có thể được phân thành 4 nhóm như sau:
Chi phí phòng ngừa là các khoản chi cho việc thiết kế, vận hành và duy trì hệ thống bảo đảm và kiểm soát chất lượng Những chi phí này bao gồm các hoạt động nhằm ngăn ngừa lỗi và đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao.
• Chi phí cho việc nghiên cứu cải tiến chu trình sản xuất để cho ra sản phẩm có chất lượng cao hơn
• Chi phí cho việc đầu tư mới, bảo trì và sữa chữa các máy móc thiết bị để sản xuất ra sản phẩm có chất lượng cao hơn
• Chi phí để cải tiến chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và huấn luyện cho nhà cung cấp
• Chi phí cho chương trình bảo trì, bảo dưỡng khác …
1.3.2.2 Chi phí cho sự đánh giá
Chi phí đánh giá là khoản chi nhằm đảm bảo nguyên vật liệu và sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết.
• Chi phí để kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào
• Chi phí kiểm tra trong suốt dây chuyền sản xuất và kiểm tra thành phẩm
• Chi phí kiểm tra trong phòng thí nghiệm (lab test)
• Chi phí kiểm tra hiện trường sản xuất
• Chi phí kiểm tra chất lượng định kỳ
1.3.2.3 Chi phí cho những sự cố trong sản xuất
Chi phí cho những sự cố trong sản xuất là những chi phí phát sinh do có nguyên vật liệu và sản phẩm hư hỏng Nó bao gồm:
• Chi phí nâng cấp máy móc thiết bị
• Chi phí cho thời gian chết
• Các khoản lỗ phải chịu khi bán đổ bán tháo nguyên vật liệu và bán thành phẩm không đạt yêu cầu chất lượng
1.3.2.4 Chi phí cho những sự cố phát sinh ngoài sản xuất
Chi phí phát sinh ngoài sản xuất là những khoản chi phí liên quan đến việc cung cấp sản phẩm kém chất lượng cho khách hàng Những chi phí này bao gồm các khoản liên quan đến việc xử lý khiếu nại, hoàn trả hàng hóa và các dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
• Chi phí để giải quyết khiếu nại của khách hàng
• Chi phí bồi thường cho khách hàng
• Chi phí bảo hành và thay thế
• Chi phí vận chuyển trở về và sửa chữa các sản phẩm trả lại
Chương I đã nêu lên những khái niệm về kế toán quản trị, kiểm soát chất lượng và kiểm soát chất lượng toàn diện Ngoài ra, chương I cũng trình bày khái quát về những công cụ kiểm soát chất lượng nhằm làm cơ sở lý luận để chúng ta phân tích, đánh giá thực trạng về việc kiểm soát chất lượng tại Công ty TNHH Sáng Tạo.
THỰC TRẠNG VIỆC KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY
Giới thiệu tổng quát về Công ty TNHH Sáng Tạo
Công ty TNHH Sáng Tạo, được thành lập vào ngày 20 tháng 8 năm 1997 và chính thức hoạt động từ ngày 21 tháng 11 năm 1997, chuyên về lĩnh vực thiết kế và in ấn Sơ đồ tổ chức của công ty được thể hiện rõ ràng để đảm bảo sự hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
(Sơ đồ 1.1:Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Sáng Tạo)
Ban Giám đốc (Giám đốc và Phó Giám đốc)
Bộ phận thiết kế Bộ phận sản xuất
Tổ máy in Tổ cán màng Tổ bế và caét
KCS Tổ dán thành phaồmBộ phận kinh doanh
Ban Giám đốc của công ty bao gồm Giám đốc và Phó Giám đốc Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, trong khi Phó Giám đốc đảm nhiệm việc quản lý bộ phận kinh doanh.
Bộ phận kế toán thực hiện công tác kế toán theo quy định của Nhà nước và chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính vào cuối kỳ Những báo cáo này được cung cấp cho Giám đốc và các cơ quan Nhà nước nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp lý.
(như cơ quan thuế, phòng thống kê, sở kế hoạch và đầu tư, …)
• Bộ phận kinh doanh: là bộ phận có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng và tạo ra doanh thu cho coâng ty
• Bộ phận thiết kế: có nhiệm vụ tạo mẫu theo yêu cầu của khách hàng và sau đó xuất phim để tiến hành sản xuất
Bộ phận sản xuất là phần quan trọng trong quy trình tạo ra sản phẩm, bao gồm quản đốc chịu trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất và các tổ sản xuất.
Công ty sở hữu năm máy in offset, bao gồm hai máy hai màu, hai máy bốn màu và một máy năm màu Mỗi máy in được quản lý bởi một trưởng máy, người chịu trách nhiệm về việc vận hành và kỹ thuật in.
- Tổ cán màng: tổ này có hai máy cán do bốn thợ cán vận hành và hai thợ phụ
- Tổ bế: gồm có ba máy bế dùng để bế nhãn, hộp, túi xách, bao thư, bao bì, …
- Tổ máy cắt: gồm có ba máy, có nhiệm vụ cắt giấy cho máy in in và cắt thành phaồm
- Tổ KCS: có nhiệm vụ kiểm tra và loại bỏ những sản phẩm không đạt những yêu cầu về màu sắc, hình ảnh, đường bế, …
- Tổ dán thành phẩm: công việc của tổ này là làm ra sản phẩm hoàn chỉnh như dán hộp, túi xách, bao thư, bao bì, …
2.1.2 Tổ chức bộ phận kế toán
Công ty áp dụng phần mềm kế toán để giám sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong khi bộ phận kế toán chỉ tập trung vào công tác kế toán tài chính Đội ngũ nhân sự trong bộ phận kế toán bao gồm những chuyên gia có kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu.
• Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm và quản lý mọi hoạt động của bộ phận kế toán, lập các báo cáo tài chính định kỳ
• Kế toán viên: hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày
• Thủ quỹ : có nhiệm vụ thu, chi quỹ hàng ngày; ghi sổ quỹ và báo cáo tồn quỹ vào cuối mỗi tháng
• Thủ kho: có nhiệm vụ nhập, xuất nguyên vật liệu; ghi thẻ kho và báo cáo tồn kho vào cuối mỗi tháng
2.1.3 Qui trình sản xuất tại Công ty TNHH Sáng Tạo
Qui trình sản xuất tại Công ty TNHH Sáng Tạo được mô tả ở sơ đồ 2.1.3 Ở mỗi công đoạn có những công việc cụ thể như sau:
Theo yêu cầu của khách hàng, nhân viên thiết kế sẽ thực hiện thiết kế mẫu sản phẩm bao gồm nhãn, hộp, tờ rơi và poster Sau khi khách hàng phê duyệt mẫu thiết kế, nhân viên sẽ dàn trang in tùy thuộc vào kích thước và số lượng sản phẩm File đã dàn trang sẽ được in với các màu sắc khác nhau như xanh, đỏ, vàng, mỗi màu sẽ tạo thành một tấm phim Cuối cùng, phim xuất ra sẽ được chuyển đến bộ phận phơi bản để hoàn thiện quy trình in ấn.
Bộ phận phơi bản có nhiệm vụ bình bản và phơi bản, trong đó bình bản là quá trình ghép các tấm phim nhỏ thành một tấm phim lớn Các tấm phim này được chiếu sáng bằng phương pháp hồ quang điện lên các bản kẽm Sau đó, các bản kẽm được tráng bằng các chất đặc biệt như acid H3PO4, acid Oxalic, Glycerin và keo, nhằm tạo ra các bản kẽm có in chữ và hình ảnh.
Thợ in lắp đặt các bản kẽm lên máy in offset, cho phép in ấn thông qua các tấm cao su lên giấy Trước khi tiến hành in hàng loạt, họ cần điều chỉnh các bản kẽm để đảm bảo màu sắc khớp nhau, hình ảnh và chữ rõ nét, đồng thời đúng theo yêu cầu màu sắc của khách hàng.
Tùy theo yêu cầu của khách hàng, tờ giấy in sẽ được chuyển đến bộ phận cán màng, nơi lớp màng trong hoặc mờ được dán lên bằng keo Quá trình cán màng khiến các tờ giấy in dính liền với nhau, sau đó, công nhân sẽ cắt những cuộn giấy đã cán màng thành các tờ giấy rời như ban đầu và chuyển chúng đến bộ phận cắt hoặc bế.
2.1.3.5 Công đoạn cắt hoặc bế thành phẩm
Sau khi cán màng, những tờ giấy in sẽ được cắt hoặc bế để tạo ra sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng Đối với các sản phẩm như nhãn, tờ rơi, hoặc poster, việc cắt sẽ được thực hiện theo kích thước mà khách hàng đã đặt Đối với sản phẩm như hộp, bao thư, và túi xách, quy trình sẽ bao gồm việc làm khuôn và đưa lên khuôn bế.
2.1.3.6 Công đoạn kiểm tra sản phẩm (KCS)
Sau khi sản phẩm được cắt hoặc bế, bộ phận KCS tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm về màu sắc, hình ảnh, chất lượng màng và đường bế Những sản phẩm không đạt yêu cầu sẽ bị loại bỏ Đối với các mặt hàng không qua công đoạn dán, KCS sẽ thực hiện đóng gói để giao hàng cho khách hàng.
2.1.3.7 Công đoạn dán thành phẩm
Sau khi sản phẩm như hộp, túi xách, bao thư được kiểm tra chất lượng bởi KCS về màu sắc, hình ảnh, đường bế và chất lượng màng, chúng sẽ được chuyển đến bộ phận dán để hoàn thiện thành phẩm cuối cùng trước khi giao hàng cho khách hàng.
( Sơ đồ 1.3:Qui trình sản xuất tại Công ty TNHH Sáng Tạo)
Chế bản (Tạo mẫu và xuất phim)
Phơi bản (Bình bản và phơi bản)
Thực trạng việc kiểm soát chất lượng tại Công ty TNHH Sáng Tạo
2.2.1 Qui trình kiểm tra chất lượng sản phẩm tại Công ty TNHH Sáng Tạo
Hiện nay, việc kiểm tra chất lượng sản phẩm tại Công ty TNHH Sáng Tạo được thực hiện như sau: Ở công đoạn chế bản:
Sau khi hoàn thành việc xuất phim, nhân viên chế bản tiến hành kiểm tra để phát hiện các lỗi như lỗi chính tả, hình ảnh không đúng và lỗi dàn trang, đây là những lỗi thường gặp nhất trong quá trình sản xuất.
• Nếu phim đúng như market thì chuyển sang bộ phận phơi bản để tiến hành phôi
Nếu phim gặp lỗi có thể cắt ra và bình phim, nhân viên bộ phận phơi bản cần thực hiện công việc này Quá trình bình phim tiêu tốn nhiều thời gian, đôi khi máy in phải chờ đợi để có kẽm in.
Nếu phim gặp lỗi không thể khắc phục, việc xuất lại phim là cần thiết, dẫn đến chi phí phát sinh không nhỏ Chẳng hạn, chi phí cho một bộ phim bốn màu kích thước (39.5x54,5)cm là 325.000 đồng Những công đoạn tiếp theo như in, cán màng, cắt hoặc bế, dán thành phẩm cũng sẽ ảnh hưởng đến tổng chi phí.
Sau khi in ấn, sản phẩm sẽ được cán màng, cắt hoặc bế, và cuối cùng là kiểm tra chất lượng (KCS) để loại bỏ những sản phẩm không đạt yêu cầu Quy trình này dẫn đến nhiều lãng phí, chẳng hạn như chi phí cán màng cho những sản phẩm bị lỗi mà sau đó phải loại bỏ Để đảm bảo đủ số lượng hàng theo hợp đồng với khách hàng, công ty thường phải bù hao giấy với tỷ lệ cao Ngoài ra, có trường hợp sản phẩm sản xuất ra dư thừa nhưng không có khách hàng mua, khiến công ty phải bán giấy vụn với giá thấp.
Chất lượng sản phẩm sau khâu dán chưa được kiểm tra kỹ lưỡng, dẫn đến việc khách hàng thường xuyên phàn nàn về tình trạng hộp và túi xách bị hở Điều này gây ra chi phí bổ sung cho công ty để khắc phục các lỗi này.
2.2.2 Thực trạng của vấn đề chất lượng tại Công ty TNHH Sáng Tạo
2.2.2.1 Chất lượng nhà cung cấp
Nguyên vật liệu chính dùng để sản xuất ở công ty gồm có giấy, mực in, kẽm
Những nguyên vật liệu này được cung cấp bởi nhiều công ty như:
• Những công ty cung cấp giấy: Công ty TNHH Minh Tân, DNTN TM Minh
Kim Long, Công ty TNHH TM-DV Minh Khoa, Công ty TNHH TM Toàn
Phát, Công ty TNHH XNK & TM Thanh Tâm, … Kho của các công ty này ở những huyện ngoại thành như Bình Chánh, Hóc Môn
• Những công ty cung cấp mực in: Công ty TNHH Viễn Thái, Công ty TNHH
Công ty TM-SX Tân Thành và DNTN Quang Minh cung cấp các loại mực in với chất lượng và giá cả khác nhau Mỗi công ty sẽ lựa chọn loại mực phù hợp tùy theo yêu cầu cụ thể của từng sản phẩm in ấn.
Công ty Sáng Tạo chỉ hợp tác với một nhà cung cấp kẽm duy nhất là
Thực trạng hiện nay cho thấy chất lượng hàng hóa của các nhà cung cấp giấy không ổn định, dẫn đến việc thỉnh thoảng xảy ra tình trạng chất lượng giấy không đáp ứng yêu cầu đặt hàng Điều này đặt ra thách thức cho Công ty trong việc đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và duy trì uy tín trên thị trường.
Sáng Tạo nên tập trung vào việc cải tiến chất lượng nhà cung cấp giấy
Bảng 2.2.2.1a: Bảng đánh giá chất lượng giấy của các công ty cung cấp
(Từ tháng 6 đến tháng 8 năm 2006)
Chổ tieõu SGH ẹCL KẹCL SGH ẹCL KẹCL SGH ẹCL KẹCL
(Số liệu tổng hợp từ bảng 3.1.2.1b – Bảng đáng giá chất lượng nhà cung cấp trang
- SGH: Số lần giao hàng trong tháng
- ĐCL: Số lần hàng đạt chất lượng
Công ty đang gặp vấn đề về chất lượng nguyên vật liệu đầu vào do chưa có biện pháp khắc phục hiệu quả Bộ phận mua hàng không cung cấp thông tin đầy đủ về hàng hóa đã đặt mua cho thủ kho, dẫn đến việc thủ kho nhập hàng mà không kiểm tra tính phù hợp với yêu cầu Điều này đã gây tốn kém chi phí cho công ty khi không kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu Ví dụ, vào ngày 16/8/2006, công ty đã mua giấy decal từ Công ty Minh Khoa để sản xuất nhãn siusop cho Công ty Mỹ mà không đảm bảo chất lượng.
Việc sản xuất nhãn bao gồm các công đoạn chế bản, in, cán màng và bế Tuy nhiên, một số lô hàng đã bị khách trả lại do decal không dính, dẫn đến việc công ty phải sản xuất lại Về thời gian giao hàng, các công ty cung cấp mực in và kẽm thường giao đúng hạn, trong khi các công ty cung cấp giấy vẫn gặp phải tình trạng giao hàng trễ Tiến độ giao hàng của các công ty cung cấp giấy được thể hiện rõ qua số liệu trong bảng 2.2.2.1b.
Bảng 2.2.2.1b: Bảng theo dõi tiến độ giao hàng của các công ty cung cấp giấy
(Từ tháng 6 đến tháng 8 năm 2006)
Chổ tieõu SGH ẹH TH SGH ẹH TH SGH ẹH TH
(Số liệu tổng hợp từ bảng 3.1.2.1b – Bảng đáng giá chất lượng nhà cung cấp trang
Ghi chú: - ĐH: Đúng hạn
Việc giao hàng trễ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến kế hoạch sản xuất và thời hạn giao hàng cho khách hàng Chẳng hạn, vào ngày 07/08/2006, công ty nhận đơn đặt hàng từ Công ty Đường Biên Hòa với thời hạn giao hàng là ngày 11/08/2006, trong đó khách hàng chịu chi phí vận chuyển Tuy nhiên, vào ngày 08/08/2006, công ty đã phải đặt mua giấy, điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc thực hiện đơn hàng.
Công ty Toàn Phát để in hàng cho Công ty Đường Biên Hòa, thời hạn mà Công ty
Công ty Toàn Phát đã không giao hàng đúng hạn vào ngày 09/08/2006 mà phải đến chiều ngày 10/08/2006 mới thực hiện giao hàng Sự chậm trễ này đã ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất của công ty, dẫn đến việc giao hàng cho Công ty Đường Biên Hòa chỉ diễn ra vào ngày 12/08/2006 Hơn nữa, Toàn Phát còn phải chịu chi phí vận chuyển do xe chở hàng của khách hàng không thể chờ để nhận hàng.
Việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu vào đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm soát chất lượng của công ty Tuy nhiên, công ty hiện chưa chú trọng đúng mức đến vấn đề này, chủ yếu chỉ tập trung vào giá cả Họ thường ưu tiên mua hàng từ những nhà cung cấp có giá thấp hơn, điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.
2.2.2.2 Chất lượng trong dây chuyền sản xuất
Chất lượng trong dây chuyền sản xuất tại công ty còn thấp, điều này được thể hiện thông qua các chỉ tiêu như sau:
Tỷ lệ sản phẩm hỏng trong các lô hàng thường dao động từ 4% đến 10% tổng số lượng sản phẩm được sản xuất Chỉ một số ít lô hàng in hai màu hoặc các mặt hàng sản xuất thường xuyên có tỷ lệ sản phẩm hỏng thấp hơn.
4%, nếu lô hàng có chất lượng cao thì tỷ lệ này còn cao hơn nữa Bảng
2.2.2.2a cho ta thấy rõ hơn biến động của tỷ lệ sản phẩm hỏng
Bảng 2.2.2.2a: Tỷ lệ sản phẩm hỏng trong tháng 8 năm 2006
Ngày sx Mặt hàng Số lượng sản xuất
05-Aug Nhãn tương ớt Vinaka 84,000 74,500 9,500 11.30
06-Aug Tờ bướm Tân Phượng
In bù tờ bướm Long
In bổ sung nhãn tương ớt Tiếng Tiệp 60,000 53,000 7,000 11.70
23-Aug Hộp Kim tiền thảo 9,600 9,295 305 3.20
30-Aug Theû treo Ely 3,100 2,350 750 24.20 hàng từ tháng 6 đến tháng 8 năm 2006, qua đó ta sẽ thấy được tình trạng chậm trễ trong việc giao hàng cho khách của công ty
Bảng 2.2.2.2b: Tiến độ giao hàng từ tháng 6 đến tháng 8 năm 2006
Chổ tieõu Toồng soỏ ủụn hàng trong tháng
Số đơn hàng giao đúng hạn
Số đơn hàng giao trễ hạn
Tyỷ leọ % soỏ đơn hàng giao đúng hạn
Tyỷ leọ % soỏ đơn hàng giao trễ hạn
Việc sản xuất bị chậm trễ có nhiều nguyên nhân, như chờ nguyên vật liệu, máy móc hư hỏng, hoặc hàng hóa bị tồn đọng Tuy nhiên, công ty chưa có giải pháp hiệu quả để khắc phục tình trạng này Hiện tại, khi khách hàng phàn nàn, công ty chỉ tập trung sản xuất mặt hàng đó để giao hàng nhanh nhất có thể, dẫn đến tình trạng giao hàng trễ liên tiếp giữa các đơn hàng.
• Những công nhân trực tiếp sản xuất thì làm việc thụ động, họ không có những ý kiến để cải tiến qui trình sản xuất và chất lượng sản phẩm
Nguyên nhân chưa kiểm soát được chất lượng tại Công ty Sáng Tạo
Bộ máy kế toán hiện tại chỉ tập trung vào công tác kế toán tài chính mà chưa triển khai kế toán quản trị, dẫn đến việc không cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý công ty.
Công ty không lập dự toán thu chi tiền mặt, dẫn đến việc thường xuyên trễ hạn thanh toán cho nhà cung cấp nguyên vật liệu Điều này trở thành một trở ngại lớn trong việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Công ty hoạt động theo hình thức gia đình, thiếu nề nếp quản lý công nghiệp, dẫn đến việc không có nội quy và kỷ luật Tình trạng công nhân nghỉ không xin phép và không theo dõi máy móc trong giờ làm việc làm chậm tiến độ sản xuất Điều này là nguyên nhân chính gây ra sự bất ổn trong chất lượng sản phẩm của công ty.
Trong công ty, sự thiếu phối hợp giữa các bộ phận, đặc biệt là giữa phòng kinh doanh và quản đốc, đang gây ra nhiều vấn đề Phòng kinh doanh thường nhận đơn hàng và thỏa thuận thời gian giao hàng với khách hàng mà không xác nhận với bộ phận sản xuất về khả năng đáp ứng tiến độ Ngược lại, quản đốc khi nhận đơn hàng từ phòng kinh doanh cũng không thông báo khả năng sản xuất, dẫn đến tình trạng không đồng bộ trong quy trình giao hàng.
Người điều hành sản xuất (Quản đốc) chưa thực hiện tốt vai trò của mình trong việc giám sát và đôn đốc tiến độ sản xuất, dẫn đến việc sắp xếp không hợp lý Công ty chủ yếu tập trung vào việc cung cấp nguyên liệu cho máy in, gây ra tình trạng ứ đọng trong các khâu sản xuất tiếp theo như cán màng, bế và cắt Hơn nữa, thời gian sản xuất giữa các bộ phận không được phân bổ đồng đều, ảnh hưởng đến hiệu quả chung của quy trình sản xuất.
Trong quy trình sản xuất, thời gian được phân bổ cho bộ phận thiết kế và chế bản là từ 3 đến 4 ngày, máy in hoạt động trong 1 đến 2 ngày, và khoảng 1 đến 2 ngày còn lại dành cho các công đoạn cán màng, bế (cắt), dán thành phẩm và kiểm soát chất lượng (KCS) Sự phân chia thời gian này dẫn đến việc các công đoạn sau sản xuất chú trọng vào số lượng hơn là chất lượng.
Công nhân sản xuất trực tiếp thường có trình độ văn hóa thấp và tay nghề chưa được nâng cao, đồng thời không có chứng nhận bậc nghề, điều này ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và hiệu suất làm việc trong ngành sản xuất.
2.3 cho ta thấy trình độ văn hoá và tay nghề của công nhân sản xuất tại coâng ty
Bảng 2.3: Trình độ văn hoá và tay nghề của công nhân sản xuất
Công nhân thường làm việc theo cách rập khuôn và thiếu sáng kiến trong việc cải tiến quy trình sản xuất, dẫn đến chất lượng sản phẩm không ổn định Nguyên nhân chủ yếu là do trình độ tay nghề của công nhân còn thấp, ảnh hưởng đến hiệu quả và độ tin cậy của sản phẩm.
Trình độ văn hóa thấp của công nhân khiến họ gặp khó khăn trong việc tiếp cận công nghệ in mới, dẫn đến tỷ lệ sản phẩm hỏng cao, mặc dù công ty đã đầu tư vào máy in hiện đại, cụ thể là máy in Lithrone L440.
Nhật Bản), điều khiển bằng bàn phím tự động Bên cạnh đó là việc vận hành máy không đúng kỹ thuật nên máy thường xuyên bị hỏng
Chương II của bài viết đã tổng quan về hoạt động sản xuất của Công ty TNHH Sáng Tạo, đồng thời sử dụng các công cụ phi tài chính và tài chính để đánh giá kiểm soát chất lượng Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thực hiện kiểm soát chất lượng và chưa áp dụng kế toán quản trị trong quá trình này Bên cạnh đó, chương cũng chỉ ra những tồn tại trong quản lý và nguyên nhân dẫn đến việc chưa kiểm soát được chất lượng tại công ty.
CHƯƠNG III: VẬN DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀO VIỆC KIỂM SOÁT
CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY TNHH SÁNG TẠO
Quan điểm vận dụng kế toán quản trị vào việc kiểm soát chất lượng
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn công tác quản lý chất lượng tại Công ty TNHH
Sáng tạo là yếu tố then chốt trong việc giải quyết các vấn đề thực tiễn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
3.1.2 Quan điểm hội nhập và phát triển:
Việt Nam đang trong quá trình hội nhập và phát triển, yêu cầu các doanh nghiệp cần đổi mới phương thức quản lý Việc áp dụng các công cụ kế toán quản trị trở nên cần thiết để nâng cao chất lượng quản lý, phù hợp với xu hướng hội nhập và phát triển hiện nay.
3.1.3 Quan điểm phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý:
Các công cụ kiểm soát chất lượng hiện đại đòi hỏi trình độ quản lý cao Do đó, việc lựa chọn và áp dụng các công cụ này cần phải phù hợp với năng lực quản lý hiện tại của doanh nghiệp.
3.1.4 Quan điểm phù hợp chi phí và lợi ích:
Quản lý một doanh nghiệp đòi hỏi phải tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp Điều này có nghĩa là các hoạt động của doanh nghiệp cần phải tạo ra giá trị đủ lớn để bù đắp cho các chi phí vận hành.
Mặc dù hiện nay có nhiều công cụ kiểm soát chất lượng hiện đại, nhưng chi phí quản lý cao thường làm cho chúng không tương xứng với lợi ích và quan điểm chi phí.
Dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp hiện nay, bài viết này đề xuất các giải pháp áp dụng công cụ kế toán quản trị nhằm nâng cao chất lượng quản lý với tính thực tiễn và hiệu quả kinh tế.
Vận dụng các công cụ phi tài chính vào việc kiểm soát chất lượng tại Công ty
Công ty TNHH Sáng Tạo
3.2.1 Đánh giá chất lượng nhà cung cấp
Hiện nay, chất lượng nguyên vật liệu đầu vào của các nhà cung cấp không ổn định, và công ty đã nhập kho mà chưa kiểm tra chất lượng Nguyên nhân chính là do thủ kho không thực hiện trách nhiệm kiểm tra nguyên vật liệu khi nhập kho, cùng với việc bộ phận mua hàng không cung cấp thông tin về hàng hóa đã đặt mua cho thủ kho Điều này dẫn đến việc thủ kho nhập hàng mà không biết liệu nó có đáp ứng yêu cầu của bộ phận mua hàng hay không, gây lãng phí chi phí cho công ty do không kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào.
Công ty cần đánh giá lại chất lượng của từng nhà cung cấp để lựa chọn những nhà cung cấp có chất lượng tốt và ổn định cho nguyên liệu Để thực hiện việc này, công ty cần tổ chức lại quy trình mua hàng và nhập kho một cách hiệu quả.
Việc mua hàng cần thực hiện qua đơn đặt hàng gửi fax cho nhà cung cấp thay vì qua điện thoại Đơn đặt hàng phải bao gồm đầy đủ thông tin như nhà cung cấp, loại nguyên vật liệu, nhãn hiệu, quy cách, số lượng, đơn giá và ngày giao hàng Sau khi nhà cung cấp ký xác nhận và gửi lại qua fax, đơn đặt hàng sẽ được sao chép thành ba bản: một bản lưu tại bộ phận mua hàng, một bản chuyển cho phòng kế toán và một bản gửi cho thủ kho.
Thủ kho kiểm tra nguyên vật liệu dựa trên đơn đặt hàng, bao gồm loại, nhãn hiệu, quy cách, số lượng, đơn giá và ngày giao hàng Nhân viên quản lý chất lượng sẽ tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa; nếu hàng đạt yêu cầu, sẽ được nhập kho, ngược lại sẽ bị trả lại Thủ kho cũng lập bảng đánh giá chất lượng nhà cung cấp để theo dõi hiệu suất cung ứng.
• Đơn đặt hàng và bảng đánh giá chất lượng nhà cung cấp được thiết kế theo bảng 3.2.1.a (Xem phụ lục 2) và bảng 3.2.1.b
Mẫu đơn đặt hàng này mang lại lợi ích nổi bật bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về chất lượng hàng hóa, bao gồm quy cách và thời hạn giao hàng Điều này giúp thủ kho và nhân viên quản lý chất lượng thực hiện tốt nhiệm vụ kiểm tra nguyên vật liệu khi nhận hàng Đồng thời, thủ kho có thể ghi chép tình hình thực tế nhận hàng vào bảng đánh giá chất lượng của từng nhà cung cấp.
Bảng 3.2.1.b: Bảng đánh giá chất lượng nhà cung cấp
Loại giấy Ngày đặt hàng
Ngày giao hàng thực teá
Soá ngày giao hàng treồ
MT/01 Coucheù 100 01/6/06 01/6/06 01/6/06 0 Giaáy khoâng láng MT/02 Fort 100 & Coucheù
TP/03 Coucheù 100 17/6/06 18/6/06 18/6/06 0 Giaáy khoâng láng TP/04 Coucheù 150 27/6/06 28/6/06 28/6/06 0 toát
TT/03 Duplex 300 26/6/06 27/6/06 27/6/06 0 sai quy cách TT/04 Coucheù 80 07/7/06 08/7/06 08/7/06 0 toát
Bảng đánh giá chất lượng nhà cung cấp sẽ được gửi đến Giám đốc và bộ phận nhằm ngăn chặn và khắc phục các nhược điểm hiện tại, như việc nhận hàng không đạt yêu cầu, không đảm bảo chất lượng và không giao hàng đúng hạn.
3.2.2 Đánh giá chất lượng trong dây chuyền sản xuất
Chất lượng sản xuất tại công ty đang gặp vấn đề với tỷ lệ sản phẩm hỏng cao và sự chậm trễ trong việc giao hàng, nguyên nhân chủ yếu là do công nhân làm việc thụ động và thiếu bảo trì máy móc thường xuyên Đánh giá chất lượng dây chuyền sản xuất là cần thiết để nhà quản lý nhận diện những yếu kém ở từng bộ phận, từ đó đưa ra giải pháp khắc phục và nâng cao chất lượng sản phẩm Các báo cáo đánh giá sẽ cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng sản xuất hiện tại.
Báo cáo tỷ lệ sản phẩm hỏng của các bộ phận (Bảng 3.2.2.a) và Báo cáo tiến độ giao hàng (Bảng 3.2.2.b)
Bảng 3.2.2.a trong chương II đã cải thiện báo cáo tỷ lệ sản phẩm hỏng bằng cách gắn liền với kế toán trách nhiệm, chi tiết hóa tỷ lệ hỏng ở từng giai đoạn sản xuất Việc phân tích định lượng này giúp Ban Giám Đốc nhận diện rõ ràng giai đoạn nào có tỷ lệ sản phẩm hỏng cao, từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục hiệu quả.
Bảng 3.2.2.a: Báo cáo tỷ lệ sản phẩm hỏng của các bộ phận tháng 8/2006
Tỷ lệ sản phẩm hỏng
Pheá phẩm In Cán màng
Báo cáo tiến độ giao hàng cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình giao hàng và phân tích nguyên nhân không đáp ứng tiến độ đã ký kết Qua đó, báo cáo liên kết với kế toán trách nhiệm, giúp Ban quản lý hiểu rõ hơn về các nguyên nhân gây ra sự chậm trễ.
Giám Đốc có các giải pháp khắc phục
Bảng 3.2.2.b: Báo cáo tiến độ giao hàng tháng 8/2006
Loại sản phẩm Khách hàng
Ngày giao hàng thực tế
04/8 Nhãn đường Cty đường Biên Hòa 11/8 12/8 1 ngày trễ hạn Máy in bị hư
04/8 Mẫu hộp Cty TNHH SX-XD-
TM Trung Sơn 10/8 13/8 3 ngày trễ hạnMáy cán màng bũ hử 06/8 Mẫu nhãn Cty TNHH NanPao
Resin VN 09/8 17/8 8 ngày trễ hạnCần nhiều thời gian thieát keá
29/8 Maãu photocard Cty SX & XNK Bình
Dương 07/9 13/9 6 ngày trễ hạnCần nhiều thời gian thieát keá 30/8 Mẫu nhãn Cty TNHH NanPao
30/8 Mẫu hộp Cty TNHH SX-XD-
TM Trung Sơn 05/9 05/9 Đúng hạn
30/8 Mẫu nhãn XN chế biến kd Nông
Sản 04/9 07/9 3 ngày trễ hạn Máy in bị hư
(Số liệu trích từ phụ lục 1)
Báo cáo này giúp ban giám đốc nhận diện rõ ràng nguyên nhân gây ra sự chậm trễ trong sản xuất và giao hàng không đúng tiến độ Nguyên nhân chính là do máy móc bị hư hỏng, cần thời gian sửa chữa Để khắc phục tình trạng này, công ty cần xem xét ký hợp đồng bảo trì máy móc với một đơn vị chuyên nghiệp và thiết lập lịch bảo trì định kỳ, nhằm đảm bảo không ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và giao hàng cho khách hàng.
3.2.3 Đánh giá chất lượng dựa vào khách hàng
Khách hàng thường xuyên khiếu nại về thời gian giao hàng và các lỗi kỹ thuật như màu sắc in không đúng, kích thước sai và hộp bị hở mép dán.
Một số khách hàng đã nhiều lần khiếu nại về một lỗi duy nhất mà vẫn chưa được khắc phục triệt để Những khiếu nại này được giải quyết bởi nhân viên phòng kinh doanh phụ trách Tuy nhiên, khi nhân viên gặp gỡ trực tiếp khách hàng để xử lý khiếu nại, họ lại không lập biên bản làm việc cũng như không tổ chức lưu trữ hồ sơ kết quả giải quyết vụ việc.
Việc khiếu nại của khách hàng không chỉ gây ra sự phiền toái mà còn phát sinh nhiều chi phí khác nhau, bao gồm chi phí vận chuyển hàng trả về, giảm giá bán cho khách hàng và in bù số lượng hàng bị thiếu.
Số lượng khiếu nại và phàn nàn từ khách hàng, cùng với tần suất hàng hóa bị trả lại và chi phí xử lý các khiếu nại, phản ánh rõ nét thực trạng chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Do vậy, để khắc phục các nhược điểm trên, công ty cần:
• Lập báo cáo thống kế nội dung và số lần khiếu nại của khách hàng
Khi nhân viên phòng kinh doanh tiếp nhận và xử lý khiếu nại của khách hàng, việc lập biên bản làm việc là rất quan trọng Biên bản này cần có chữ ký xác nhận của cả nhân viên phòng kinh doanh và khách hàng Dựa trên biên bản, phòng kinh doanh sẽ đề xuất phương án giải quyết khiếu nại, sau đó Giám đốc sẽ xem xét và phê duyệt phương án đó.
• Tổ chức lưu trữ hồ sơ kết quả giải quyết vụ việc
• Phòng kinh doanh sẽ tổng hợp và lập Bảng báo cáo các khiếu nại của khách
Biên bản làm việc và Bảng báo cáo các khiếu nại của khách hàng được thiết kế theo bảng 3.2.3.a và bảng 3.2.3.b
Bảng 3.2.3.a: BIÊN BẢN LÀM VIỆC
Hôm nay, ngày …… tháng …… năm…… , chúng tôi gồm có:
Bên bán: CÔNG TY TNHH SÁNG TẠO Đại diện: Chức vụ:
Beân mua: Đại diện: Chức vụ:
Hai bên cùng kiểm tra chất lượng của lô hàng giao ngày , hàng có những lỗi như sau:
Bên mua muốn giải quyết lô hàng này như sau:
Trả lại toàn bộ lô hàng này
Giảm giá, cụ thể là giảm
Trừ bù hao theo tỷ lệ % số lượng
Bên bán nhận hàng về để lựa lại
Công ty TNHH Sáng tạo sẽ trả lời cách giải quyết cho khách hàng vào ngày ……
Vận dụng các công cụ tài chính vào việc kiểm soát chất lượng tại Công ty
3.3.1 Đối với hệ thống tài khoản
Trước đây, công ty chỉ sử dụng các tài khoản cấp 1 như tài khoản 621 - Chi phí
NVL trực tiếp; 622 - Chi phí nhân công trực tiếp; 627 - Chi phí sản xuất chung; 641
Chi phí bán hàng cần được theo dõi để quản lý hiệu quả chi phí sản xuất và bán hàng Các khoản chi phí liên quan đến chất lượng, như chi phí nguyên vật liệu (NVL) và nhân công để sản xuất mẫu, chi phí hao hụt NVL trong quá trình sản xuất, chi phí NVL và nhân công cho sản xuất bổ sung, cũng như chi phí sửa chữa sản phẩm bị khách hàng trả về, đều được ghi nhận trong tài khoản 621 và 622 Tuy nhiên, phương pháp ghi chép này không phản ánh rõ ràng sự phân tách giữa chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và chi phí quản lý chất lượng tại công ty.
Kế toán quản trị cần thiết kế một hệ thống kế toán chi tiết với các tài khoản và trung tâm chi phí rõ ràng để thuận tiện cho việc thu thập dữ liệu và kiểm soát chi phí chất lượng Hệ thống các trung tâm chi phí được trình bày trong Bảng 3.3.1.a, trong khi Bảng 3.3.1.b mô tả hệ thống các tài khoản.
Bảng 3.3.1.a: Danh sách bộ phận sản xuất (trung tâm chi phí ) theo mã số
Mã số Bộ phận sản xuất
Mở rộng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp 2 theo nguyên tắc tổ hợp chi phí hoạt động đồng nhất giúp dễ dàng thu thập số liệu và kiểm soát chi phí chất lượng Hệ thống mã tài khoản được phân chia thành 2 nhóm chính.
• Nhóm thứ nhất gồm 3 hoặc 4 chữ số dùng để chỉ số hiệu tài khoản
Nhóm thứ hai bao gồm một chữ số, phản ánh các chi phí cần thiết như chi phí phòng ngừa, chi phí kiểm tra và đánh giá, cũng như chi phí cho các sự cố phát sinh trong và ngoài sản xuất, theo các quy ước đã được thiết lập.
Số 1: dùng để chỉ chi phí cần thiết cho hoạt động sản xuất
Số 2: dùng để chỉ chi phí phòng ngừa
Số 3: dùng để chỉ chi phí kiểm tra đánh giá
Số 4: dùng để chỉ chi phí cho những sự cố phát sinh trong sản xuất
Số 5: dùng để chỉ chi phí cho những sự cố phát sinh ngoài sản xuất
Dựa trên hệ thống chứng từ, kế toán tài chính sẽ ghi chép cụ thể các trường hợp phát sinh theo danh mục tài khoản kế toán chi tiết.
Bảng 3.3.1.b: Danh mục tài khoản kế toán chi tiết
6211.1 CP NVL cần thiết cho sản xuất (định mức) 6211.2 CP NVL để sản xuất mẫu, in proof
6211.3 CP NVL hao hụt trong sản xuất
6211.4 CP NVL in hàng bổ sung
Chi phí nhân công trực tiếp trong sản xuất bao gồm các khoản như: 6221.2 cho nhân công trực tiếp sản xuất mẫu, 6221.3 cho nhân công trực tiếp kiểm tra và đánh giá, và 6221.4 cho nhân công trực tiếp sản xuất bổ sung.
6221.5 CP NCTT sửa chữa sản phẩm bị khách hàng trả về 6271.1 CPSX chung cho hoạt động sản xuất bình thường
6271.2 CP cho người điều hành sản xuất và CP sx chung phaõn boồ cho vieọc sx maóu
6271.3 CP cho nhân viên kiểm tra chất lượng qua từng công đoạn và CP cho thống kê phân xưởng
Chi phí sản xuất chung
6271.4 CPSX chung phân bổ cho việc sản xuất bổ sung hay sản xuất lại 6411.1 CP nhân viên bán hàng 6412.1 CP vật liệu bao bì cho giao hàng lần đầu
6412.5 CP vật liệu bao bì cho việc giao lại hàng cho khách hàng
CP vận chuyển giao hàng lần đầu
CP vận chuyển hàng bị trả về và giao lại hàng cho khách hàng
Ghi chú: Căn cứ vào phiếu đề xuất giải quyết khiếu nại của khách hàng từ phòng kinh doanh, kế toán quản trị sẽ tính:
• Giá trị hàng bán bị trả lại, chính là số phát sinh bên có của tài khoản 632-
• Khoản chi giảm giá cho khách hàng do hàng không đạt chất lượng, chính là số phát sinh bên nợ của tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán
Kế toán quản trị tổng hợp các chỉ tiêu phản ánh chất lượng quá trình sản xuất kinh doanh thông qua danh mục tài khoản kế toán chi tiết, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định chính xác.
• Chi phí phòng ngừa: gồm phát sinh các tài khoản XXXX.2 Ví dụ: 6211.2 -
Chi phí nguyên vật liệu (CP NVL) để sản xuất mẫu và in proof bao gồm CP nhân công trực tiếp và CP cho người điều hành sản xuất Việc nhóm các chi phí này vào chi phí phòng ngừa là rất quan trọng, vì đây là giai đoạn kỹ thuật đầu tiên giúp đảm bảo chất lượng cho các công đoạn sản xuất tiếp theo theo yêu cầu của khách hàng Do đó, hoạt động sản xuất mẫu và in proof cần được quản lý và giám sát chặt chẽ, đồng thời cần phân bổ chi phí quản lý sản xuất chung cho hoạt động này.
Chi phí cho sự đánh giá bao gồm các tài khoản như 6211.3 - chi phí nguyên vật liệu hao hụt trong sản xuất và 6271.3 - chi phí cho nhân viên kiểm tra chất lượng ở từng công đoạn cùng với chi phí thống kê phân xưởng Những chi phí này được nhóm vào chi phí đánh giá vì chúng liên quan đến việc đánh giá chất lượng của các công đoạn sản xuất.
Chi phí phát sinh trong sản xuất bao gồm các tài khoản như XXXX.4, ví dụ: 6211.4 - Chi phí nguyên vật liệu cho hàng bổ sung; 6221.4 - Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất bổ sung; và 6271.4 - Chi phí sản xuất chung phân bổ cho việc sản xuất bổ sung hoặc sản xuất lại.
• Chi phí cho những sự cố phát sinh ngoài sản xuất: Phát sinh các tài khoản
XXXX.5 Ví dụ: 6221.5 - CP NCTT sửa chữa sản phẩm bị khách hàng trả về; 6412.5 - CP vật liệu bao bì cho giao lại hàng cho khách hàng; 6413.5 -
CP vận chuyển hàng bị trả về và giao lại hàng cho khách hàng
3.3.2 Phân loại chi phí chất lượng
Với ngành nghề kinh doanh là in ấn, chi phí chất lượng của Công ty TNHH Sáng
• Chi phí tiền lương cho người điều hành để quy trình sản xuất hoạt động một cách tối ưu
Chi phí in proof là khoản chi cho việc tạo mẫu màu chính xác với màu in offset nhằm phục vụ khách hàng ký duyệt cho các bài in mới Đồng thời, cũng cần tính đến chi phí lưu giữ mẫu cho những bài in cũ.
Chi phí sản xuất mẫu, hay còn gọi là in vỗ bài, bao gồm các khoản chi như tiền giấy, tiền kẽm, lương cho công nhân sản xuất trực tiếp và chi phí sản xuất chung phân bổ.
Việc phân loại chi phí sản xuất mẫu và in proof vào nhóm chi phí phòng ngừa là cần thiết, vì đây là bước đầu tiên trong quá trình thiết kế, vận hành và duy trì hệ thống nhằm đảm bảo và kiểm soát chất lượng.
• Chi phí bảo trì máy móc định kỳ
• Chi phí đào tạo nâng cao tay nghề và đào tạo kỹ năng vận hành thiết bị công nghệ mới cho công nhân trực tiếp sản xuất
• Chi phí cho việc nghiên cứu cải tiến chu trình sản xuất để cho ra sản phẩm có chất lượng cao hơn
• Chi phí cho việc đầu tư mới, bảo trì và sữa chữa các máy móc thiết bị để sản xuất ra sản phẩm có chất lượng cao hơn
• Chi phí để cải tiến chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và huấn luyện cho nhà cung cấp
• Chi phí cho chương trình bảo trì, bảo dưỡng khác …
Chi phí phòng ngừa trong tháng 8/2006 gồm số phát sinh các tài khoản 6211.2 - CP
NVL để sản xuất mẫu, in proof và 6221.2 - CP NCTT để sản xuất mẫu như sau:
Bảng 3.3.2.1: Bảng tính chi phí phòng ngừa trong tháng 8/2006
Chi phí nguyên vật liệu
Ngày sx Diễn giải Giấy Kẽm MàngUV Khuôn beá
(Chi phí khác gồm chi phí vận chuyển, chế bản, chi phí sản xuất chung và khấu hao
3.3.2.2 Chi phí kiểm tra, đánh giá
• Chi phí cho nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm qua từng công đoạn sản xuất và thành phẩm cuối cùng
Chi phí cho nhân viên thống kê phân xưởng là một yếu tố quan trọng, vì họ có nhiệm vụ thu thập và ghi chép các số liệu liên quan đến tỷ lệ sản phẩm hỏng, phế phẩm và tiến độ giao hàng Việc quản lý hiệu quả các thông tin này giúp cải thiện quy trình sản xuất và tối ưu hóa chi phí.
Trong tháng 8/2006, chi phí kiểm tra đánh giá (CA) gồm có số phát sinh tài khoản
6221.3 - CP nhân công trực tiếp kiểm tra đánh giá là chi phí tiền lương của hai
Ta có, CA = 2*1,400,000đ/tháng = 2,800,000 (đồng)
3.3.2.3 Chi phí cho những sự cố trong sản xuất
• Chi phí nguyên vật liệu hao hụt và sản phẩm hỏng trong sản xuất
• Chi phí cho việc sản xuất bổ sung vì thiếu số lượng đơn hàng hoặc phải sản xuất lại hàng do nguyên vật liệu không đúng chất lượng
• Chi phí xuất lại phim
Trong tháng 8/2006, chi phí cho những sự cố trong sản xuất (CIF) gồm có số phát sinh các tài khoản 6211.3 - CP NVL hao hụt trong sản xuất; 6211.4 - CP
NVL in hàng bổ sung và 6221.4 - CP NCTT sản xuất bổ sung
Bảng 3.3.2.3: Bảng tính chi phí cho những sự cố trong sản xuất trong tháng
Chi phí nguyên vật liệu Ngày sx
Loại sản phẩm sx Giấy Kẽm Màng/UV Khuôn beá
Chi phí nhaân coâng trực tiếp
08/8 Chi phí giao hàng Cty Đường Biên Hòa 500,000 500,000
17/8 Chi phí giao hàng Cty Rohto Mentholatum VN 500,000 500,000
3.3.2.4 Chi phí cho những sự cố phát sinh ngoài sản xuất
• Giá trị hàng không đúng chất lượng bị khách hàng trả về
Chi phí sửa chữa các sản phẩm hỏng có thể phục hồi do khách hàng trả về, bao gồm việc lựa chọn lại các mặt hàng bị trả lại, dán lại hộp, bao bì và túi xách, là một yếu tố quan trọng cần xem xét trong quy trình quản lý hàng hóa.
Chi phí này gồm có chi phí tiền lương, vật liệu để sửa chữa
• Chi phí chuyên chở hàng mà khách trả về
• Chi phí giảm giá hoặc giá trị hàng bù hao cho khách hàng do hàng hoá không đạt chất lượng
Một số kiến nghị nhằm thực hiện các ứng dụng kế toán quản trị vào việc kiểm soát chất lượng tại Công ty TNHH Sáng Tạo
kiểm soát chất lượng tại Công ty TNHH Sáng Tạo
Công ty cần tăng cường nhân sự cho phòng kế toán và tổ chức lại công tác kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin chính xác cho Ban Giám đốc, hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả và kiểm soát chất lượng tốt hơn.
Để kiểm soát chất lượng hiệu quả, việc lập dự toán tiền mặt là bước đầu tiên cần thực hiện Dự toán này giúp công ty cân đối thu chi và thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp nguyên vật liệu, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo chất lượng.
Giám đốc cần thông báo rõ ràng về nhu cầu thông tin nội bộ và phân định trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận trong việc cung cấp thông tin cho kế toán cũng như giữa các bộ phận Toàn bộ nhân viên cần hiểu rằng công ty phải cải thiện cách làm việc để tồn tại và phát triển trên thị trường Vì vậy, mọi công việc và giải quyết vấn đề phải dựa trên văn bản, giấy tờ thay vì chỉ bằng miệng như trước đây.
Để đạt hiệu quả tối ưu trong hoạt động sản xuất, công ty cần một người điều hành có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về tầm quan trọng của kiểm soát chất lượng.
Cần thiết phải bổ sung một nhân viên thống kê tại phân xưởng nhằm theo dõi và ghi nhận các số liệu đánh giá chất lượng trong quy trình sản xuất.
Để đảm bảo hoạt động sản xuất của công ty diễn ra hiệu quả và có nề nếp, việc xây dựng nội quy làm việc và các hình thức xử lý kỷ luật là rất cần thiết Điều này không chỉ giúp duy trì trật tự trong công việc mà còn góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
• Cần phải có những hình thức khen thưởng để khuyến khích công nhân đưa ra những sáng kiến cải tiến quy trình sản xuất, cải tiến chất lượng
Đào tạo và nâng cao tay nghề cho công nhân sản xuất là một vấn đề quan trọng Công ty cần đánh giá lại trình độ tay nghề của công nhân và gửi những người có tay nghề yếu đến các trường đào tạo ngành in để được huấn luyện lại Ngoài ra, việc tổ chức thi nâng bậc tay nghề định kỳ cùng với các trường đào tạo hoặc công ty trong ngành cũng rất cần thiết Công ty cũng nên khuyến khích và tạo điều kiện cho công nhân học bổ túc để nâng cao trình độ văn hóa của họ.
Chương III đã đưa ra những ứng dụng các công cụ phi tài chính và công cụ tài chính để kiểm soát chất lượng tại công ty, bổ sung thêm một số chứng từ, đưa ra hệ thống tài khoản kế toán quản trị phục vụ cho kiểm soát chất lượng và các báo biểu để phục vụ cho việc quản lý của Giám đốc Đồng thời cũng đưa ra một số kiến nghị nhằm giúp cho việc ứng dụng các công cụ này được thực hiện tốt
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trong ngành in ấn, các công ty cần đầu tư vào máy móc hiện đại và kiểm soát chất lượng để nâng cao sản phẩm và giảm giá thành Việc ứng dụng kế toán quản trị vào kiểm soát chất lượng là giải pháp khả thi, giúp công ty tối ưu hóa quy trình và chuẩn bị cho việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế trong tương lai.
Luận văn “Ứng dụng kế toán quản trị vào việc kiểm soát chất lượng tại Công ty
TNHH Sáng Tạo” đã được được các kết quả sau:
- Đánh giá đúng thực trạng vấn đề chất lượng và kiểm soát chất lượng tại
Công ty TNHH Sáng Tạo
- Ứng dụng các công cụ phi tài chính xây dựng nên hệ thống các báo cáo để phục vụ việc kiểm soát chất lượng
- Ứng dụng các công cụ tài chính xây dựng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản và các chỉ tiêu để kiểm soát chất lượng
Mặc dù tác giả đã nỗ lực hết mình, nhưng do thời gian và khả năng nghiên cứu có hạn, luận văn vẫn không tránh khỏi một số thiếu sót Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp và hướng dẫn từ các thầy cô và đồng nghiệp để hoàn thiện luận văn một cách tốt nhất.
