KIỂM TOÁN CƠ BẢN Đề tài Kiểm toán tiền tại công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Bình Định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNH KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ -o0o - KIỂM TỐN CƠ BẢN Đề tài: Kiểm tốn tiền cơng ty TNHH MTV Cấp nước Bình Định Giảng viên hướng dẫn: Th.s Hứa Trung Phúc Lớp: K13DCKT01 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Lan Anh - 1911020031 Nguyễn Thị Kim Quyền - 1911020025 Nguyễn Thị Ngọc Sang - 1911020043 Vũ Thùy Trang - 1911020022 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2022 Mục lục A MỞ ĐẦU B NỘI DUNG .2 Cơ sở lý luận 1.1 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Vai trò .2 1.1.3 Các yếu tố cấu thành .2 1.1.4 Mục tiêu 1.2 Quy trình kiểm sốt nội trình thu chi tiền mặt 1.2.1 Đặc điểm tiền 1.2.2 Mối quan hệ tiền chu trình nghiệp vụ khác 1.2.3 Đặc điểm sai phạm thường gặp tiền 1.2.3.1 Thu tiền 1.2.3.2 Chi tiền 1.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu thu, chi tiền mặt 1.3.1 Kiểm soát nội thu tiền 1.3.1.1 Thu tiền trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ 1.3.1.2 Trường hợp thu nợ khách hàng .6 1.3.2 Kiểm soát nội chi tiền 1.3.2.1 Thanh toán qua ngân hàng (hạn chế dùng tiền mặt) .6 1.3.2.2 Vận dụng nguyên tắc ủy nhiện phê chuẩn 1.3.2.3 Xây dựng thủ tục xét duyệt khoản chi .6 1.3.2.4 Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ nhân hàng Quy trình kiểm sốt nội q trình thu, chi tồn tiền mặt Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên cấp nước Bình Định 2.1 Khái quát chung Công ty .7 2.2 Chức công ty .7 2.3 Sơ đồ tổ chức hành cơng ty 2.4 Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội đơn vị 2.5 Thủ tục kiểm soát thu chi tồn quỹ 2.5.1 Thủ tục kiểm soát thu tiền 2.5.2 Thủ tục kiểm soát chi tiền 2.5.3 Thủ tục kiểm soát tồn quỹ Nhận xét quy trình kiểm sốt q trình thu, chi tiền mặt cơng ty TNHH MTV cấp nước Bình Định 10 3.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền 10 3.2 Đối với nghiệp vụ chi tiền 11 3.3 Đối với số dư tiền 12 3.3.1 Ưu điểm: .12 3.3.2 Nhược điểm: 13 Giải pháp nâng cao tính hiệu quy trình kiểm sốt qua trình thu, chi tiền mặt cơng ty TNHH MTV cấp nước Bình Định 13 4.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền 13 4.2 Đối với nghiệp vụ chi tiền 13 4.3 Đối với số dư tiền 14 C Kết luận: 15 A A MỞ ĐẦU Hiện nay, để thành công lĩnh vực kinh doanh chiến lược kinh doanh hiệu cơng ty cịn cần phải xây dựng hệ thống kiểm sốt nội có hiệu Nhằm đảm bảo cho hoạt động tài kế tốn rõ ràng, xác, ngăn chặn rủi ro kinh doanh Tiền đóng vai trị quan trọng tất hoạt động kinh doanh Nên phải quản lý tiền cách hiệu Nhằm giảm thiểu rủi ro khả toán, hiệu sử dụng đồng tiền, đồng thời ngăn ngừa hành vi gian lận tài Chính mà nhóm tơi chọn đề tài: “Kiểm tốn tiền cơng ty TNHH MTV Cấp nước Bình Định” làm đề tài tiểu luận B NỘI DUNG Cơ sở lý luận 1.1 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Khái niệm Kiểm soát nội việc thiết lập tổ chức thực nội đơn vị kế toán chế, sách, quy trình, quy định nội phù hợp với quy định pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro đạt mục tiêu đề 1.1.2 Vai trò - Giảm nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh - Phát kịp thời vấn đề tồn kinh doanh để đề biện pháp giải - Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài - Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động tổ chức quy định luật pháp - Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt - Đảm bảo tài sản, thông tin khơng bị lạm dụng dùng sai mục đích - Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đơng - Lập báo cáo tài kịp thời, hợp lệ tuân thủ theo yêu cầu pháp định có liên quan 1.1.3 Các yếu tố cấu thành Mơi trường kiểm soát Thực cam kết nhằm đảm bảo trị giá trị đạo đức Thực trách nhiệm tổng thể Thiết lập cấu trúc, quyền lực trách nhiệm Thực thi cam kết lực Đảm bảo trách nhiệm giải trình Đánh giá rủi ro Các mục tiêu phù hợp cụ thể Xác định phân tích rủi ro Đánh giá rủi ro gian lận Xác định phân tích thay Hoạt động kiểm soát Lựa chọn phát triển hoạt động kiểm soát Lựa chọn phát triển kiểm sốt chung cơng nghệ Ứng dụng xác thủ tục Thông tin truyền thông Sử dụng thông tin phù hợp Truyền thông nội Truyền thông bên đơn vị Hoạt động giám sát Thực đánh giá liên tục tách biệt Đánh giá tính truyền thơng nội dung 1.1.4 Mục tiêu - Về hoạt động: hữu hiệu hiệu việc sử dụng nguồn lực nội - Về báo cáo: đảm bảo tính trung thực, hợp lý đáng tin cậy mà đơn vị cung cấp - Về tuân thủ: tuân thủ pháp luật quy định 1.2 Quy trình kiểm sốt nội trình thu chi tiền mặt 1.2.1 Đặc điểm tiền Tiền mặt coi một khoản dự trữ cho khoản tốn, trường hợp dịng tiền âm có tổ chức ngẫu nhiên cách để tránh suy thối trên thị trường tài chính.2 1.2.2 Mối quan hệ tiền chu trình nghiệp vụ khác - Tiền có mối quan hệ mật thiết với chu trình nghiệp vụ chủ yếu, : Chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng trả tiền, chu trình tiền lương, chu trình sản xuất, nên dễ bị sai sót, tham ơ, biển thủ hay chiếm dụng - Tiền nhiều đơn vị thường có số phát sinh lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều, sai phạm dễ xảy khó phát - Việc quản lý tốt tiền giảm thiểu rủi ro khả toán, tăng hiệu sử dụng tiền đơn vị 1.2.3 Đặc điểm sai phạm thường gặp tiền 1.2.3.1 Thu tiền  Thu trực tiếp từ bán hàng - Tiền thu từ khách hàng bị nhân viên bán hàng hay thu ngân chiếm dụng, biển thủ - Tiền thu khơng với giá trị hàng bán hóa đơn bị tính tốn sai  Thu nợ khách hàng - Nhân viên thu nợ biển thủ số tiền thu không nộp doanh nghiệp kịp thời - Xóa sổ nợ phải thu để chiếm dụng tiền thu - Ghi chép khoản thu tiền sai niên độ, sai số tiền, sai đối tượng, ghi chép thiếu sót trùng lặp nghiệp vụ thu tiền  Thu tiền từ thẻ tín dụng - Khơng cập nhật kịp thời, ghi nhận sai tiền thu bán hàng hay cung cấp dịch vụ thẻ tín dụng - Khơng bảo mật thông tin khách hàng nên nhân viên hay người ngồi sử dụng thơng tin để thu lợi 1.2.3.2 Chi tiền - Chi trả nhà cung cấp, chi trả chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh - Ghi chép khoản chi trả tiền sai niên độ, sai số tiền, sai đối tượng theo dõi, ghi chép thiếu sót trùng lặp nghiệp vụ chi tiền - Chi sai số tiền cần chi chừng từ liên quan hóa đơn mua hàng, phiếu giao hàng, biên nợ, - Chi trả sai nhà cung cấp, sai lô hàng sai giá thỏa thuận - Chi trả cho khoản chi phí, khoản mua hàng dịch vụ khơng có thực, khơng phê duyệt, khơng phù hợp với sách đơn vị - Chi khơng mục đích hay nhu cầu - Chi khơng kịp thời dẫn đến không hưởng khoản chiết khấu toán hay phải trả thêm lãi suất hạn - Số tiền tồn quỹ thực tế sai lệch so với sổ sách báo cáo - Tiền tồn quỹ bị cắp, bị thủ quỹ chiếm dụng, tham ô - Tiền tồn quỹ dẫn đến thiếu hụt tiền cần nhiều làm giảm khả sinh lời 1.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu thu, chi tiền mặt 1.3.1 Kiểm soát nội thu tiền 1.3.1.1 Thu tiền trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ - Cần tách rời chức bán hàng thu tiền - Nên sử dụng hệ thống máy tính tiền để khách hàng nhìn thấy kiểm tra mua hàng - Phiếu tính tiền phải in khuyến khích khách hàng nhận phiếu - Cuối ngày, cần tính tổng số tiền thu hàng hóa bán 1.3.1.2 Trường hợp thu nợ khách hàng - Khuyến khích khách hàng yêu cầu cấp phiếu thu biên lai - Nếu thu tiền sở khách hàng: Quản lý chặt chẽ giấy giới thiệu , thường xuyên đối chiếu công nợ để chống thủ thuật gối đầu - Nếu thu tiền qua bưu điện: cần lập hóa đơn bán hàng theo dõi cơng nợ - đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết công nợ - mở thư liệt kê séc nhận - nộp séc vào ngân hàng - thu tiền 1.3.2 Kiểm soát nội chi tiền 1.3.2.1 Thanh toán qua ngân hàng (hạn chế dùng tiền mặt) - Hầu hết khoản chi nên thực toán qua ngân hàng, ngoại trừ số khoản nhỏ sử dụng tiền mặt - Nên xây dựng hệ thống séc đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng Các séc đánh số trước không sử dụng phải lưu lại đầy đủ - Các séc hư, hiệu lực phải đóng dấu hủy bỏ, hay gạch bỏ để tránh tình trạng sử dụng lại, phải lưu trữ đầy đủ - Trước ký séc phải đánh dấu chứng từ gốc để ngăn ngừa việc sử dụng lại chứng từ gốc để chi nhiều lần 1.3.2.2 Vận dụng nguyên tắc ủy nhiện phê chuẩn Đối với tiền phải tuân thủ quyền cho người xét duyệt có đủ khả liêm chính, đồng thời cần ban hành văn thức phân nhiệm 1.3.2.3 Xây dựng thủ tục xét duyệt khoản chi Các séc lập ký duyệt sau kiểm tra chứng từ có liên quan cần thức để theo dõi séc gửi 1.3.2.4 Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ nhân hàng Số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng sổ sách phải với số dư sổ phụ ngân hàng Quy trình kiểm sốt nội trình thu, chi tồn tiền mặt Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên cấp nước Bình Định 2.1 Khái qt chung Công ty Tên Công ty Công ty TNHH MTV Cấp nước Bình Định Địa trụ sở 146 Lý Thái Tổ, TP.Quy Nhơn, tỉnh Bình Định Mã số thuế 4100258955 Điện thoại 0563.647.946 Website www.binhdinhwaco.com.vn 2.2 Chức công ty - Quản lý sản xuất kinh doanh nước sạch, quản lý tu, nạo vét xử lý chất thải hệ thống thoát nước - Hút xử lý chất thải bể phốt hầm cầu - Tư vấn lập dự án thiết kế cơng trình cấp nước - Thi cơng xây lắp, sửa chữa cơng tình cấp nước - Kinh doanh vật tư, thiết bị chuyên ngành cấp thoát nước - Kiểm định đồng hồ đo nước lạnh 2.3 Sơ đồ tổ chức hành cơng ty 2.4 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội đơn vị - Nghiêm cấm hành vi gian lận, biểu thủ tiền nhân viên xác lập biện pháp kỷ luật hành vi sai phạm - Tuyển dụng thủ quỹ kế tốn quỹ có đạo đức - Ban quản lý tham gia vào việc xét duyệt khoản chi có giá trị lớn cơng ty, nhà quản trị có kênh tiếp nhận thơng tin khoản chi bất thường - Xây dựng chế thích hợp để nhận diện rủi ro phát sinh từ nhân tố bên bên - Mọi nghiệp vụ chi tiền phải có chứng từ liên quan phải ghi đầy đủ thông tin phiếu đề nghị chi tiền để làm sở cho việc xét duyệt - Sử dụng thiết bị để theo dõi phận ngân quỹ - Tiến hành kiểm tra quỹ đột xuất có dấu hiệu bất thường - Giám đốc tài thường xuyên theo dõi việc thực kế hoạch ngân quỹ Cơng ty - Bộ phận kiểm tốn nội Công ty kiểm tra việc tuân thủ quy định trình thu chi tồn quỹ 2.5 Thủ tục kiểm soát thu chi tồn quỹ 2.5.1 Thủ tục kiểm soát thu tiền - Ghi sổ thu tiền trực tiếp thu tiền công ty hai nhân viên độc lập theo dõi để tránh biển thủ tiền thu - Không kế toán tiền mặt theo dõi sổ quỹ mà thủ quỹ thu tiền theo dõi vào sổ quỹ Cuối tháng, kế toán tiền mặt đối chiếu số tiền bảng kê Nợ TK 111 với sổ quỹ để kiểm tra lần tính xác số liệu - Sau kiểm tra tính khớp số liệu, thủ quỹ kiểm tra lượng tiền két sắt, sau trực tiếp đến ngân hàng nộp hết khoản tiền 2.5.2 Thủ tục kiểm soát chi tiền - Hạn chế đối đa việc sử dụng tiền mặt toán - Vận dụng nguyên tắc phê chuẩn ủy quyền - Xây dựng thủ tục xét duyệt khoản chi - Hàng tháng đối chiếu với sổ phụ ngân hàng 2.5.3 Thủ tục kiểm soát tồn quỹ - Đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán tiền mặt quỹ, có chênh lệch thực tìm ngun nhân Sau đó, thủ trưởng kế tốn trưởng định xử lý - Sau thực kiểm kê tổng hợp tồn kết kiểm kê vào Báo cáo tổng hợp kết kiểm kê Nhận xét quy trình kiểm sốt q trình thu, chi tiền mặt công ty TNHH MTV cấp nước Bình Định 3.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm (thủ tục kiểm soát Hạn chế thực hiện) Khoản thu tiền ghi - Thực nguyên tắc bất - Việc cân đối sổ số tiền Công ty kiêm nhiệm thực đơn giản, qua thực tế nhận (tính - Đối chiếu phiếu thu với loa có thật) hố đơn tương ứng - Nhân viên kế toán cân tài khoản ngân hàng Các khoản thu tiền - Tách biệt trách nhiệm - Việc đối chiếu ghi sổ theo số thực người ghi sổ người quản nhân viên không chặt chẽ tế nhận (tính đầy lý tiền đủ) không thường xuyên - Sử dụng giấy báo nhận tiền - Không thực việc gửi xác nhận để làm ghi báo cáo hàng tháng cho sổ khách hàng Các khoản thu tiền Áp dụng hệ thống tài Việc chi tiết tài phân loại đắn khoản đầy đủ khoản 111 không cần thiết Các khoản thu tiền Kiểm tra việc ghi sổ phản ánh kịp thời nhập quỹ tiền mặt thực vào cuối kỳ, không diễn thường xuyên Các khoản thu tiền - Cộng tổng khoản thu Kế toán tổng hợp vừa ghi vào sổ chi tiết sổ Quỹ đối chiếu với sổ người lên sổ Cái đồng thời 10 đắn tổng hợp Cái xác người đối chiếu với sổ - Tách biệt trách nhiệm Quỹ việc ghi sổ chi tiết tiền mặt với ghi sổ chi tiết khoản phải thu 3.2 Đối với nghiệp vụ chi tiền Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm (thủ tục kiểm Nhược điểm soát thực hiện) Các khoản chi tiền - Tách biệt trách nhiệm - Việc đối chiếu lẫn sử dụng mục đích giữa: nhân viên khơng hay số tiền ghi sổ + Kế tốn cơng nợ, kế toán của: thường ngân hàng tiền mặt thủ xuyên + Hàng hoá dịch vụ quỹ thực tế nhận thực - Phịng tổ chức hành + Giữa nhân viên theo dõi vừa thực tuyển dụng, + Khoản tiền phải trả cho chấm cơng, tính lương theo dõi nhân đồng thời số nhân viên thực có trả lương thực tính lập bảng - Các chứng từ toán lương Như dẫn kiểm tra trước đến trường hợp tình trạng lập phiếu chi khai khống số lượng nhân viên, số công Nghiệp vụ chi tiền mặt Các phiếu chi, uỷ nhiệm chi Tuy nhiên tất phê chuẩn ký duyệt nghiệp vụ ký đắn duyệt không đủ tất chữ ký khoản tạm ứng Các nghiệp vụ chi tiền - Phiếu chi chứng từ - Không chuẩn bị bảng cân ghi sổ toán đánh đối (bảng điều hoà số dư) số trước với ngân hàng - Tách biệt chức trách -Việc ghi sổ không nhiệm ghi sổ (kế toán ngân kiểm tra thường xuyên 11 hàng tiền mặt) trách nhiệm quản lý tiền (thủ quỹ) Các nghiệp vụ chi tiền Như nghiệp vụ thu tiền Như nghiệp vụ thu tiền phân loại đắn Các nghiệp vụ chi tiền -Phòng kế toán toán đánh giá đắn lương theo bảng lương phịng hành lập q trình tính tốn khơng kiểm tra lại Các nghiệp vụ chi tiền Không thường xuyên ghi sổ vào sổ kỳ phiếu chi chứng từ toán thực mà chứng từ thường dồn vào cuối kỳ Các nghiệp vụ chi tiền Kiểm tra nội hình phản ánh đắn thức cộng tổng khoản vào sổ hạch toán chi chi tiền sổ Quỹ đối tiết tương ứng chúng chiếu với sổ Cái tổng hợp đắn sổ hạch toán tổng hợp 3.3 Đối với số dư tiền 3.3.1 Ưu điểm: - Lượng tiền thu chuyển đến nơi cất trữ tập trung - Khu vực người thu tiền (phòng thủ quỹ) tách biệt ngăn cách khỏi văn phịng 12 3.3.2 Nhược điểm: - Khơng quy định hạn mức tồn quỹ - Việc kiểm kê quỹ không thực thường xuyên, đối chiếu số liệu sổ quỹ với sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi với sổ Cái, sổ chi tiết tiền mặt với sổ Cái Mọi cơng việc đối chiếu kế tốn tổng hợp thực nên khơng mang tính khách quan Giải pháp nâng cao tính hiệu quy trình kiểm sốt qua trình thu, chi tiền mặt cơng ty TNHH MTV cấp nước Bình Định 4.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền - Nên đối chiếu với chứng từ bán hàng để tránh xảy thiếu sót Cần xem xét đảm bảo rằng, tất số tiền thu vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ sổ chi tiết Tiền mặt thu cần gửi vào ngân hàng lượng hợp lý - Công ty cần phải tăng cường kiểm tra đối chiếu thường xuyên bất ngờ, tránh để trường hợp gian lận xảy - Hàng tháng nên tổng hợp lập bảng cân đối giá trị hàng bán với khoản thu tiền khoản phải thu để kiểm sốt cơng việc thu tiền - Gửi thông báo thu tiền nhận tiền đến người mua - Các khoản thu tiền cần phải phản ánh kịp thời, cần có nhân viên độc lập thường xuyên kiểm tra việc ghi sổ nhập quỹ tiền mặt 4.2 Đối với nghiệp vụ chi tiền - Nên có phịng nhân để quản lí nhân cơng ty, tránh để trường hợp khai khống gian lận diễn - Công ty cần phải có nguyên tắc cứng rắn cho việc chi tạm ứng giấy tờ khơng kí duyệt - Phịng kế tốn cần phải có tính tốn đối chiếu kiểm tra với bảng tiền lương tránh việc gian lận sai sót tiền lương cho nhân viên - Các nghiệp vụ chi tiền phát sinh cần ghi sổ phiếu chi chứng từ tốn thực hiện, khơng nên để dồn vào cuối kì ghi 13 4.3 Đối với số dư tiền - Cơng ty nên có quỹ tiền mặt, đặt hạn mức cho tồn quỹ để dễ kiểm soát - Việc kiểm kê qũy phải thực thường xuyên, đối chiếu số liệu sổ quỹ với sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi với sổ Cái, sổ chi tiết tiền mặt với sổ 14 C Kết luận: Hoạt động trình thu tiền hoạt động xảy thường xuyên dễ xảy gian lận, sai sót khơng đáng có làm ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp, tổ chức Vì việc kiểm sốt q trình thu chi tiền doanh nghiệp, tổ chức quan trọng cần thiết Mỗi doanh nghiệp có lựa chọn cách kiểm sốt nội cho riêng mình, phù hợp với văn hóa, qui định mục đích kinh doanh doanh nghiệp, tổ chức 15 Tài liệu tham khảo Website: https://www.google.com/amp/s/luatminhkhue.vn/amp/muc-tieu-va-vai-trocua-he-thong-kiem-soat-noi-bo.aspx Website: https://vi.m.wikipedia.org/wiki/Ti%E1%BB%81n_m%E1%BA%B7t Website: https://cdspvinhlong.edu.vn/kiem-soat-noi-bo-chu-trinh-ban-hang-va-thutien-tai-doanh-nghiep/ 16