GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TRUNG TÂM ANH NGỮ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

CÔNG TY TNHH THIÊN HÀ SỐ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TRUNG TÂM ANH NGỮ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CÔNG TY TNHH THIÊN HÀ SỐ DIGITAL GALAXY CO., LTD CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD HƯƠNG DẪN CÀI ĐẶT - Setup framework 4.0 trở lên chua có Link download: https://www.microsoft.com/enus/download/details.aspx?id=17718 Trang / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital - G alaxy Co.,LTD Cài đặt chuong trình cách nhấp đúp chuột vào file Setup.msi Chọn Next để tiếp tục Trang / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD Việc cài đặt hoàn thành! Trang / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD - Chạy thử chương trình (lưu ý chương trình tự kết nối đến liệu mẫu qua internet, cho - Thông tin đăng nhập: nên máy tính cần kết nối internet để chạy chương trình) o o user: administrator pass: 123456 QUY TRÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM – Đăng nhập hệ thống – Khai báo danh mục dùng chung - Chi nhánh, dãy nhà, phịng học - Trường phổ thơng, nguồn tin, trạng thái học viên, lý không học - Loại giảng viên, giảng viên, Giờ rãnh giảng viên - Nhóm chương trình, chương trình, cấp độ - Khai báo khung để thời khóa biểu - Và nhiều danh mục dùng chung khác cần thiết phải khai báo trước – Lập kế hoạch tuyển sinh - Lập chương trình khuyến - Khai báo đối tượng khuyến - Khai báo học phí cho chi nhánh riêng - Mở lớp học – Quản lý thời khóa biểu - Khai báo ca học, nhóm thứ, khung TKB - Lập kế hoạch TKB cho lớp - Thời khóa biểu lớp - Lịch dạy giảng viên - Nội dung giáo trình dạy – Ghi danh hồ sơ (hồ sơ mới) – Đăng ký khóa học - Đăng ký học viên vào lớp học - Đăng ký mua sách, thiết bị học tập – Thu tiền học viên  In phiếu thu – Phân lớp học viên (bước làm bước chưa chọn lớp học cho hồ sơ đăng ký) – Điểm danh học viên 10 – Nhập điểm  In phiếu kết 11 – Giờ dạy giảng viên Trang / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD - Chấm - Tổng hợp giảng 11 – Quản lý kho xuất nhập tồn - Lập phiếu nhập - Lập phiếu xuất - Lập phiếu chuyển kho - Xem báo cáo 12 – Quản lý thu chi - Khai báo sổ thu, chi - Khai báo nhóm khoản thu, chi - Khai báo khoản thu, chi - Lập phiếu thu, chi - Theo dõi công nợ học phí - Xem báo cáo 13 – Cổng thơng tin - Tra cứu thời khóa biểu - Tra cứu lịch dạy - Tra cứu kết học tập - Điểm danh trực tuyến 14 – Quản trị hệ thống - Khai báo vai trò người dùng - Khai báo người dùng - Phân quyền người dùng - Theo dõi nhật ký sử dụng HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Truy cập hệ thống Trang / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital - G alaxy Co.,LTD Thay đổi mật khẩu, đăng nhập lại, cấu hình hệ thống vào đây: Quản lý danh mục chung: - Thêm xóa sửa chi nhánh, dãy nhà, phòng học Thực sau: o Vào tab menu Danh mục chung  Trụ sở - chi nhánh o Nhập nội dung thêm vào dịng có biểu tượng * đầu dịng o Lưu ý danh mục phải đánh dấu Kích hoạt, danh mục o Nhấp chuột khỏi dòng nhập liệu  Nút Lưu sáng lên  nhấn nút o Chọn dịng liệu cần xóa  nhấn nút Xóa o + Sửa liệu sửa trực tiếp dịng liệu có sử dụng, danh mục khơng sử dụng bỏ đánh dấu Lưu để cập nhật liệu thêm sửa Dịng có biểu tượng phiễu dịng để lọc liệu, dòng thường nằm đầu danh sách Gõ từ khóa vào dịng ứng với cột cần lọc để lọc tìm liệu danh sách Trang / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital - G alaxy Co.,LTD Làm tương tự với danh mục khác: o Trường học, nguồn tin, trạng thái học viên, lý không học o Loại giáo viên, giáo viên/nhân viên o Nhóm chương trình: Anh Ngữ, Phổ Thông, Nhật Ngữ, Luyện thi… o Và nhiều danh mục khác Lập kế hoạch tuyển sinh: - Lập chương trình khuyến mãi: o Vào tab menu Danh mục chung  Khuyến o Nhập mã, tên, thời gian áp dụng từ ngày đến Chọn cấp độ áp o Nếu chương trình khuyến áp dụng cho nhiều cấp độ, nhập chuột phải o Tích chọn cấp độ áp dụng  Nhấp nút Chọn o Nhấp đúp chuột vào dòng liệu cần sửa để sửa liệu o Nhấn nút thêm  hình thêm hiển thị dụng, chọn chi nhánh áp dụng vào danh sách cấp độ o Nhấn nút cập nhật để lưu liệu o 10 Chọn dòng liệu cần xóa  nhấn nút xóa Trang / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD Trang / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital - Co.,LTD Khai báo đối tượng khuyến mãi: o - G alaxy Vào tab Danh mục chung  Đối tượng khuyến o Nhập liệu cần thêm vào dịng có biểu tượng *, sau nhấp chuột o Nhấn nút Lưu để cập nhật liệu thêm sửa khỏi dòng thêm, sửa  nút Lưu sáng lên Khai báo học phí áp dụng cho chi nhánh: o o Vào tab Danh mục chung  Học phí chi nhánh Chọn điều kiện lọc  nhấn nút Tìm kiếm để tải liệu Trang 10 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital - G alaxy Co.,LTD Quản lý TKB lớp: từ kế hoạch TKB ta tạo lịch chi tiết lớp học, sau ta tiếp tục quản lý TKB lớp sau: o o Vào tab Thời khóa biểu  TKB lớp Chọn điều kiện lọc    Lưu ý cần chọn từ ngày tới ngày để tìm nhanh Có thể tùy chọn thị hay khơng hiển thị nội dung lịch dạy lịch, nội dung lập phần danh mục Nội dung giáo trình Khi tích Hiển thị tất ngày, lịch hiển thị ngày khơng có lớp học Ta sử dụng tính xem lịch, nhấp chuột phải vào trống để bố trí lịch cho lớp o Nhấn nút Tìm kiếm để tải liệu o Nhấn nút Thêm để tạo thêm ô lịch chi tiết cho lớp Hoặc nhấp o Nhấp chuột phải vào lịch cần xóa  chọn menu Xóa để xóa liệu chuột phải vào vị trí trống để tạo lịch o Nhấp chuột phải vào ô lịch cần sửa  chọn menu Sửa để sửa liệu (có thể o Nhấp chuột phải vào lưới liệu  chọn menu Xóa tất  tất lịch chi tiết nhấp đúp chuột cho thao tác này) nhìn thấy lưới bị xóa hết (chức dùng để xóa nhanh lịch trung tâm lớp Cần lưu ý chọn điều kiện lọc xác  tìm kiếm  sau xóa tất cả) Trang 18 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital - G alaxy Co.,LTD Quản lý Lịch giảng viên: o o Vào tab Thời khóa biểu  Lịch giảng viên Chọn điều kiện lọc    o o Lưu ý cần chọn từ ngày tới ngày để tìm nhanh Có thể tùy chọn thị hay khơng hiển thị nội dung lịch dạy lịch, nội dung lập phần danh mục Nội dung giáo trình Khi tích Hiển thị tất ngày, lịch hiển thị ngày khơng có lịch dạy Nhấn nút Tìm kiếm để tải liệu Lưu ý: muốn hiệu chỉnh lịch giáo viên, phải quay lại làm chức Quản lý TKB lớp Ghi danh hồ sơ học viên: - Mỗi hồ sơ học viên ghi nhận lần Sau sử dụng để đăng ký học cho tất lần tất nghiệp vụ phát sinh khác thu tiền, bán sách, nhắc việc, … o Vào tab menu Học viên  Hồ sơ học viên Trang 19 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital o G alaxy Co.,LTD Chọn điều kiện tìm kiếm để lọc liệu hồ sơ (để tìm hồ sơ tạo trước đó) Lưu ý: Có thể chọn tất ta nhấn F12 để reset điều kiện tìm kiếm o Nhấn nút Tìm kiếm để lọc liệu o Nhập thông tin hồ sơ học viên: o Nhấn nút Thêm để tạo hồ sơ học viên  Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính,…  Chọn chi nhánh đăng ký, nguồn tin    o Chọn chương trình (có thể chọn khơng chọn cấp độ) đăng ký học Mã học viên tự sinh chọn chương trình chi nhánh (sau tự sửa lại mã này) Chọn nhân viên tư vấn  để sau thống kê báo cáo huê hồng Nhấn nút Cập nhật  để lưu hồ sơ học viên đóng hình lại o Nhấn nút Cập nhật & đăng ký học  để lưu hồ sơ, đóng hình o Nhấn nút Đăng ký học  để mở hình đăng ký khóa học cho học viên o 10 Thông tin lịch hẹn học viên o chuyển sang hình đăng ký khóa học (khơng lưu hồ sơ học viên) 11 Thông tin lịch sử (nhật ký) liên quan tới học viên này: thông tin tự động sinh thao tác hồ sơ học viên Ngồi người cũng tự thêm dịng lịch sử cho hồ sơ o 12 Thơng tin lịch sử đăng ký học: tất khóa học mà học viên đăng ký học Trang 20 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital - G alaxy Co.,LTD Lưu ý: ta chọn bước bước đăng ký khóa học (như phần bên đây) Trang 21 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD Đăng ký khóa học: - Đăng ký học viên vào lớp học (khóa học mới) o o Vào tab menu Học viên  Đăng ký khóa học Chọn điều kiện lọc để tìm kiếm thơng tin đăng ký học trước   Có thể nhấn F12 để bỏ điều kiện lọc trạng thái chọn tất Có thể chọn hồ sơ chưa xếp cấp độ, chọn hồ sơ chưa xếp lớp học cụ thể o Nhấn nút Tìm kiếm  để lọc thơng tin o Có thể thao tác liệu menu nhanh: chọn dòng cần thao tác  nhấp chuột o Nhấn nút Thêm  để tạo đăng ký khóa học cho hồ sơ phải  chọn chức năng:  Đăng ký mới: nghĩa tạo đăng ký khóa học cho dịng hồ sơ  Sửa đăng ký: để sửa thông tin đăng ký chọn  o chọn Xóa đăng ký: xóa thông tin đăng ký chọn Nhập tên mã học viên để tìm kiếm chọn lại học viên khác cho việc thêm đăng ký khóa học Lưu ý: sửa đăng ký khơng thể chọn lại hồ sơ học viên khác o Chọn thông tin đăng ký:   o 10 Chọn chương trình, cấp độ, chi nhánh, lớp học  thông tin học phí, thời lượng học, thời lượng lớp học hiển thị (ở bước khơng cần chọn lớp học) 11 Có thể sửa lại thơng tin cá nhân số điện thoại, trường, tư vấn viên có thay đổi 12 Các chương trình khuyến hợp lệ cho cấp độ này, chi nhánh này, thời điểm hiển thị  tích vào dòng áp dụng cho lần đăng ký  hệ thống tự động tính học phí giảm o 13 Để đăng ký thiết bị mà học viên cần mua lúc đăng ký: chọn Chi nhánh, kho hàng  14 Tích chọn vào sách thiết bị cần xuất kho cho học viên  hệ thống tự động tính tiền lập phiếu xuất kho o Sau hồn tất thơng tin, nhấn nút để cập nhật liệu, có cách sau:  15 Cập nhật: để lưu thông tin đăng ký đóng hình lại Trang 22 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy   Co.,LTD 16 Cập nhật & thu phí: lưu thơng tin đăng ký  đồng thời mở hình thu tiền để người dùng lập phiếu thu 17 Thu phí: nút sử dụng xem sửa thông tin đăng ký cũ, mục đích đóng hình (khơng cập nhật)  sau mở hình thu tiền để thu tiền học viên Trang 23 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD Quản lý thu phí: - Tổng hợp tìm kiếm phiếu thu, thêm xóa sửa phiếu thu: Ta thực sau: o o Vào tab menu Tài  Tổng hợp thu Chọn điều kiện lọc để tìm kiếm thơng tin phiếu    Có thể nhấn F12 để bỏ điều kiện lọc trạng thái chọn tất Lưu ý chọn chi nhánh trên, chi nhánh lớp mà học viên học Nếu phiếu thu cho học viên chưa xếp lớp khơng nên chọn trường tìm phiếu Chi nhánh Chi nhánh thu: nghĩa nơi lập phiếu thu tiền o Nhấn nút Tìm kiếm  để lọc thơng tin o Chọn dòng phiếu thu cần sửa  nhấn nút Sửa  sửa thông tin phiếu thu o Tích chọn vào dấu tích này, để đánh dấu phiếu thu cần in danh sách  o Ta qt tơ chọn dịng cần in  nhấp chuột phải  chọn menu Chọn o Nhấn nút Thêm  để tạo phiếu thu o Chọn dịng phiếu thu cần xóa  nhấn nút Xóa  xóa phiếu thu chọn nhấp chuột phải lên liệu  10 Chọn menu Danh sách phiếu  Chọn mẫu Bỏ chọn  để chọn nhiều dòng liệu lúc Trang 24 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital - G alaxy Co.,LTD Lập phiếu thu học phí: có cách lập phiếu thu sau: o Cách 1: vào Tổng hợp thu nhấn nút Thêm (đã hướng dẫn trên) o Cách 3: vào tab menu Học viên  Đăng ký khóa học  tìm tới dòng đăng ký cần o Cách 2: vào tab menu Tài  Phiếu thu tổng hợp thu  Xem chi tiết thơng tin đăng ký Ở hình ta nhấn nút Thêm phiếu thu (lúc hệ thống tự động lập phiếu thu cho hồ sơ học viên chọn) o Nhập đầy đủ thông tin phiếu thu:  Chọn sổ  Số phiếu tự động nhảy theo sổ , theo quy  Nhập tên, mã số học viên  nhấn phím tab tới: lúc hệ thống tắc số bắt đầu kết thúc cấu hình danh mục Quyển sổ thu từ dị tìm học viên theo tên mã nhập Nếu tìm khơng thấy hệ thống tự động mở hình tìm kiếm học viên    Lưu ý: chủ động nhấn nút Tìm kiếm để tra cứu học viên Chọn chi nhánh thu: chi nhánh lập phiếu thu Chọn Tài khoản: số tiền thu ghi tăng vào tài khoản ví tiền (có thể quản lý danh mục phần danh mục) Tích chọn nội dung cần thu hệ thống tải lên Có thể nhập số tiền thu Việc cho phép lập phiếu thu với số tiền số tiền cần thu nội dung Ví dụ ta cần chia học phí thu thành nhiều đợt Lúc ta lập phiếu thu tiếp theo, số tiền cần thu     o tự động trừ số tiền thu trước Nếu nội dung thu khơng nằm danh mục tạo  ta tích chọn vào Thu ngồi danh mục  sau nhập số tiền, nội dung vào mục Tổng tiền, Lý Nhấn nút Lưu phiếu thu  Cập nhật phiếu Nhấn nút In phiếu  để Cập nhật phiếu, đồng thời in phiếu máy in Có thể tích chọn vào nút Thêm liên tục  để tạo phiếu thu liên tục Lưu ý: Khi sửa phiếu thu hệ thống ràng buộc khơng cho chọn lại hồ sơ học viên, lý sửa phiếu thu từ học viên sang học viên khác Nếu trường hợp làm sai, sửa phiếu sang trạng thái hủy, xóa hẳn phiếu thu đi, lập lại phiếu thu khác Trang 25 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD Trang 26 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD Phân lớp học viên: - Bước thực đăng ký khóa học mà chưa chọn lớp cho học viên Cách làm sau: o Vào tab menu Học viên  Phân lớp học viên o Nhấn nút Tìm kiếm để tải liệu o Chọn cấp độ, chi nhánh (mục bắt buộc) o Danh cách lớp học thuộc cấp độ chi nhánh chọn mục xuất  nhấp chuột chọn tới lớp học cần phân học viên vào  đó, danh sách học viên phân vào lớp chọn hiển thị danh sách bên - o Tích chọn học sinh cần phân vào lớp  nhấn nút > để bố trí o Tại cụm nút chuyển hồ sơ vào lớp chuyển hồ sơ khỏi lớp o Nhấn nút Cập nhật  để lưu trữ thông tin học viên vào lớp chọn mục số chọn Lưu ý: bước (đăng ký học viên) ta thực định lớp học rồi, bước không cần thực - Trang 27 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD Điểm danh học viên: - Có cách điểm danh: điểm danh phần mềm, điểm danh trực tuyến - Điểm danh phần mềm thực sau: cổng thông tin điện tử o Vào tab menu Học viên  Điểm danh o Nhấn nút Tìm kiếm  để lọc liệu o Chọn điều kiện tìm kiếm o Nhấp chuột phải lên liệu  chọn chức thao tác  Chọn học tất  Bỏ chọn đánh dấu, trạng thái chưa điểm danh  Chọn nghỉ học tất o Lưu ý: Có trạng thái việc chuyên cần: X_Đi học, P_có phép, K_Khơng o Nhấn nút Cập nhật  lưu liệu điểm danh học viên phép Trang 28 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD 10 Quản lý điểm học viên: - - Mỗi cấp độ học theo chương trình đạo tạo phải có cơng thức tính điểm riêng Cơng thức tính điểm cài đặt trừ trước Khi tạo danh mục Cấp độ, ta phải chọn cơng thức tính điểm áp dụng cho cấp độ Điểm học viên Anh Ngữ thường gồm phần chính: Điểm kỳ, Điểm cuối kỳ, Điểm tập nhà, Tổng kết cuối khóa Cách thực sau: o Vào tab menu Học viên  Điểm thi o Nhấn nút Tìm kiếm  tải liệu o Nhấn nút Cập nhật  lưu trữ liệu o Chọn điều kiện tìm kiếm Lưu ý: bắt buộc chọn Cấp độ o Nhập điểm số tự nhiên từ – 100  nút cập nhật sáng lên o Tích chọn dòng học viên cần in bảng điểm  Nhấp chuột phải chọn mẫu cần in Trang 29 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD 11 Giờ dạy giảng viên: - Chấm dạy giảng viên: o Vào tab menu Thời khóa biểu  Chấm giảng o Chọn điều kiện tìm kiếm Lưu ý: nên chọn từ ngày đến ngày để tải liệu o Nhấn nút Tìm kiếm  tải liệu o nhanh Tích chọn vào nội dung lịch  đánh dấu có dạy Hoặc nhấp chuột phải để chọn menu chức nhanh:   o - Chấm công tất ô nội dung nhìn thấy Bỏ chấm công tất nội dung nhìn thấy Nhấn nút Cập nhật  lưu trữ liệu chấm giảng viên Tổng hợp giảng viên: o Vào tab menu Thời khóa biểu  Tổng hợp giảng o Nhấn nút Tìm kiếm  tải liệu o Chọn điều kiện tìm kiếm Trang 30 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD Trang 31 / 32 CÔN G TY TN HH THIÊ N H À SỐ Digital G alaxy Co.,LTD CÔNG TY TNHH THIÊN HÀ SỐ Địa chỉ: 15, đường 43, Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức Điện thoại: 08 6283.5922 Email: thienhaso@gmail.com Website: www.thienhaso.com (Mr Việt: mobile: 0932 11 66 79, email: daicoviet85@yahoo.com) Trang 32 / 32