Đang tải... (xem toàn văn)
Mục lục Trang Phần 1 Khảo sát và mô tả bài toán 1 Yêu cầu chung của bài toán quản lý 3 2 Yêu cầu cụ thể của bài toán 3 2 1 Quản trị hệ thống 3 2 2 Quản lý hàng hóa 4 2 3 Quản lý kho 4 2 4 Quản lý khách hàng 8 2 5 Báo cáo thống kê 8 Phần 2 phân tích và thiết kế hệ thống 1 Phân tích các chức năng 9 2 Sơ đồ phân rã chức năng 11 3 Biểu đồ 3 1 Biểu đồ mức ngữ cảnh 12 3 2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 13 3 3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 14 Phần 3 Phân tích và thiết kế dữ liệu 1 Mô hình thực thể liên kết.
1 Mục lục Trang Phần 1: Khảo sát mô tả toán Yêu cầu chung toán quản lý Yêu cầu cụ thể toán 2.1 Quản trị hệ thống .3 2.2 Quản lý hàng hóa .4 2.3 Quản lý kho 2.4 Quản lý khách hàng 2.5 Báo cáo thống kê Phần : phân tích thiết kế hệ thống Phân tích chức Sơ đồ phân rã chức 11 Biểu đồ 3.1 Biểu đồ mức ngữ cảnh .12 3.2 Biểu đồ luồng liệu mức 13 3.3 Biểu đồ luồng liệu mức 14 Phần : Phân tích thiết kế liệu Mơ hình thực thể liên kết 1.1 Xác định thực thể thuộc tính 17 1.2 Xác định mối quan hệ 17 1.3 Mơ hình thực thể liên kết 18 Thiết kế bảng liệu 18 Mơ hình quan hệ 21 Phần 1: Khảo sát mơ tả tốn Hiện trạng quản lý: Kho hàng phận thiếu công ty để phục vụ loại hình dịch vụ đáp ứng cho việc kinh doanh công ty nhanh chóng, tiện lợi - Quản lý kho hàng công ty tương đối phức tạp Đã áp dụng công nghệ thông tin nhiên dừng lại việc sử dụng công cụ đơn Exel Hiện phương pháp quản lý hàng hóa kho hàng công ty chủ yếu dựa vào phương pháp thủ cơng u cầu chung tốn quản lý Một doanh nghiệp muốn tin học hóa trình quản lý mình, cụ thể phần sau: quản lý sản phẩm, quản lý kho, quản trị hệ thống, quản lý thông tin cá nhân Thì việc quản lý phải đảm bảo phân loại sản phẩm theo loại, nhãn hiệu, ngành sản phẩm Đồng thời tạo quan hệ sản phẩm Chương trình cịn có chức quản trị hệ thống, dùng để: quản lý tài khoản, nhóm tài khoản, nhân quyền Chương trình có phần tạo báo cáo theo mẫu doanh nghiệp Chương trình phải sử dụng cho tất ca nhân viên doanh nghiệp người dùng chương trình có số quyền thao tác số phần định trước Chương trình cần thực dễ dùng người có trình độ tin học khơng cao u cầu cụ thể tốn Quy trình nghiệp vụ quản lý kho áp dụng cho toàn trình xuất nhập hàng phận kho, trình quản lý xếp, phân bố vị trí kho Cơng việc phận kho gồm: nhập hàng, xuất hàng, phân bố vị trí kho, quản lý thơng tin hàng kho, hàng tồn Hàng hóa tuộc kho không hàng doanh nghiệp, đơn vị khác mà hàng hóa sản phẩm tồn chưa bán được, hàng hóa tài sản cố định cơng ty Chương trình xây dựng nhằm mục đích phục vụ cơng việc quản lý kho cơng ty máy tính bao gồm nghiệp vụ sau: 2.1 Quản trị hệ thống Quản trị hệ thống có chức năng: - Quản trị tài khoản người dùng - Phân quyền cho người dùng - Phân việc cho user - 2.2 Quản lý hàng hóa • Quản lý thơng tin sản phẩm: Nhân viên tạo danh sách sản phẩm bao gồm giá cả, nguồn gốc, nhà cung cấp, mã sản phẩm, loại thuế Quản lý mẫu sản phẩm: Mỗi sản phẩm phải thuộc vào nhóm sản phẩm xác định, nhằm tạo dễ dàng q trình quản lý phân phối, nhân viên thêm nhóm cập nhật thơng tin nhóm hàng • Quản lý thơng tin nhà cung cấp: thơng tin nhà cung cấp điều bắt buộc phải có, nhằm tạo thuận lợi để thống kê xác định mặt hàng nhà cung cấp cung cấp • Quản lý nhà sản xuất 2.3 Quản lý kho Chức phận kho nhập hàng, xuất hàng cho phận bán hàng, theo dõi số lượng hàng tồn kho Nhân viên phải thường xuyên kiểm tra để biết số lượng hàng hóa bị hư hỏng, hết hay hạn, phải đề xuất ban điều hành có kế hoạch xử lý Quy trình nhập kho • Mơ tả: Quản lý thơng tin hàng hóa - Thơng tin vào: Các thông tin mặt hàng: Mã hàng, tên hầng, giá cả, số lượng, nhà cung cấp - Thơng tin ra: Hóa đơn nhập hàng ( dùng để lưu thông tin nhập hàng) , báo cáo nhập • Điều kiện nhập hàng: Bộ phận nhập hàng có hàng , giấy tờ liên quan như: hợp đồng, phụ lục hợp đồng có, hóa đơn, chứng từ, danh sách mặt hàng Bộ phận kế tốn, phận kinh doanh biết thơng tin số hàng nhập, số hàng tồn, số chứa kho Bộ phận kho nhận chứng từ, thông báo, hợp đồng số hàng cần nhập • Nhập sơ bộ: Hàng lập với nguyên trạng lơ, gói, liêm phong lại Bộ phận quản lý kho phận nhập thực phận chuyển giao kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, báo cáo sơ việc kiểm tra đơn vị nhập hàng Nếu tình bất định xảy như: phận quản lý kho, phận nhập hàng không thực việc chuyển giao, hàng bị niêm phong, phận kho khiếu nại với phận liên quan • Kiểm tra trạng thái hàng: Bộ phận kho kiểm tra chi tiết với sản phẩm: tình trạng sản phẩm, số lượng, mã số có, cấu hình chi tiết thành phần Việc kiểm tra phụ thuộc vào mức độ tin cậy lẫn hai bên Nếu sản phẩm đầy đủ thông tin giống hóa đơn thực việc tạo mã cho sản phẩm để lưu vào kho • Nếu sản phẩm: Sai mã số hàng, tình trạng, cấu hình, • • • • thành phần khơng với hóa đơn xuất thực thơng báo lại cho phận nhập hàng, kế tốn, thơng báo cho quan vận chuyển, chuyển Fax, nhà cung cấp Có thể lưu sản phẩm lại gửi trả nhà cung cấp Nhập thông tin hàng: Mã số hàng đánh tay barcode Mã số phải đánh chuẩn Đối với việc tạo mã barcode mã số tạo kiểm tra sản phẩm, mã tạo lưu đọc Với số loại sản phẩm giá trị nhỏ,kích thước, cấu hình khơng lớn cho phép tạo mã theo nhóm, loại Việc tạo mã khơng cần thiết hai bên nhập xuất thống tải file liệu cho truy xuất liệu hệ thống hai bên.(khi bên xuất niêm phong lơ hàng đóng gói chắn gói hàng tạo mã việc tạo mã khơng phải thực hiện) Nhập thông tin hàng vào hệ thống, nhập với tất thông tin trạng hàng Bộ phận kho đưa hàng vào kho phân bố vị trí: Điều kiện trước đưa vào kho: Các sản phẩm phải có mã số đầy đủ quy định Nếu sai sản phẩm đưa để tạo lại mã Cách phân phối sản phẩm kho: Các sản phẩm phân phối kho theo nguyên tắc: dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy, bố trí ngăn nắp, phân chia theo khu vực cụ thể tùy theo tính chất nhạy cảm cơng việc theo dịng, loại sản phẩm Tạo sơ đồ bố trí sản phẩm để dễ thấy dễ tìm Lập báo cáo Báo cáo thống kê hàng vào, báo cáo thống kê hàng cũ xuất kho theo ngày cho phụ trách văn phòng Báo cáo cho phòng kinh doanh Báo cáo thống kê sản phẩm nhập, tình trạng, sản phẩm xuất, liệt kê phân loại sản phẩm sai, hỏng cho phận kế toán để họ cân đối Điều kiện bổ sung: Sẽ xảy trường hợp hàng chưa đưa vào kho phải xuất Trong trường hợp hàng kiểm tra đưa xuất với điều kiện có xác nhận trưởng phịng Khi thủ tục giải Nếu đơn vị, kho công ty việc xuất nhập hàng cần chứng từ xuất chuyển giao đến đơn vị Nếu • đơn vị kho công ty nơi khác buộc phải có hóa đơn xuất chứng từ liên quan Mẫu phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT): Quy trình xuất kho: • Mơ tả: Việc xuất hàng có nhiều hình thức khác nhau: Xuất hàng theo đơn đặt hàng Xuất hàng tồn kho, lý hàng hóa sản phẩm bị hỏng Xuất hàng phục vụ cho trình giới thiệu quảng cáo, tư vấn sản phẩm Xuất hàng trả lại nhà cung cấp hàng nhập không đủ tiêu chuẩn hỏng thời gian bảo hành Do tính chất cơng việc kinh doanh doanh nghiệp phận khác phận kinh doanh, phận sửa chữa, phận bảo hành, phận kế toán phải liên tục cập nhật thơng tin từ kho Khi phận có nhu cầu hàng hóa vật tư đơn vị lập phiếu dự trù vật tư nộp cho phận kho có xác nhận phận kế tốn Bộ phận kho xem xét duyệt thông tin số lượng, chủng loại vật tư, quy cách , thời gian cung cấp Nếu kho có đầy đủ thông tin yêu cầu: + Bộ phận kho thực làm phiếu xuất kho hàng, kiểm tra hàng, đóng gói, chuyển xác nhận giao hàng cho phận giao hàng phận khác liên quan - Nếu kho khơng có đầy đủ thông tin yêu cầu: + Bộ phận kho thực gửi thơng tin tình hình nhu cầu kho cho cấp Lập phiếu mua hàng gửi nhà cung cấp số lượng, chủng loại, chất lượng, quy cách, thời gian giao hàng Bộ phận kho thực việc nhập kho bảo quản vật tư để chuẩn bị cung ứng vật tư cho đơn vị liên quan Thực xuất kho cho đơn vị có nhu cầu + Các phiếu xuất thường có xác nhận thủ kho phận liên quan kế tốn, phịng kinh doanh Các phiếu xuất chưa có xác nhận thủ kho hàng chưa xuất kho ngồi Mẫu phiếu xuất kho: - • Tính tốn sản phẩm tồn kho • Mơ tả: Trên sở thơng tin hàng nhập, thông tin hàng xuất, thời gian quy định lưu trữ, thời gian bảo hành, thời gian tính khấu hao Bộ phận kho cân đối tính hàng tồn kho Kiểm tra: Nhân viên kho thủ kho kiểm tra thông tin thực mặt hàng sản phẩm kho Thống kê: Nhân viên thống kê tổng hợp chi tiết hàng hóa, sản phẩm kho tính tốn sở thông tin hàng nhập vào, hàng xuất ra, sản phẩm lưu đọng hàng tuần, hàng tháng Báo cáo: Trên sở thông tin thống kê nhân viên kho lập báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết hàng tồn kho gửi cấp theo tuần, tháng quý 2.4 Quản lý khách hàng • Quản lý thơng tin khách hàng mua hàng cơng ty, để từ ta có thơng tin xác sản phẩm bán cho từ có kế hoạch bảo hành 2.5 Báo cáo thống kê • Thống kê lượng hàng nhập vào kho, nhập từ đơn vị nào, cơng ty • Thống kê lượng hàng xuất, xuất cho khách hàng nào, cơng ty • Thống kê sản phẩm có kho Phần 2: Phân tích thiết kê hệ thống Phân tích chức 1.1 Quản trị hệ thống • Chức quản lý vai trò: Quản lý vai trò sử dụng hệ thống: - Thêm vai trò - Sửa vai trị - Xóa vai trị - Phân chức cho vai trị • Thay đổi mật khẩu:cho phép người sử dụng đổi mật để bảo mật hơn, yêu cầu người dùng phải nhập mật cũ mật thay đổi • Lưu lịch sử hoạt động người dùng: Cho phép quản lý hoạt động người dùng thống, thông tin hoạt động cụ thể người dùng hệ thống: thời gian, chức thực người dùng cụ thể chương trình theo tài khoản mà người dùng đăng nhập hệ thống 1.2 Quản lý sản phẩm • Quản lý mẫu sản phẩm: Quản lý thông tin liên quan đến sản phẩm loại sản phẩm, nhóm sản phẩm, thuộc tính chung nhóm sản phẩm, hỗ trợ kèm, linh kiện, phụ kiện tương thích với sản phẩm,các thơng tin lịch sử sản phẩm • Quản lý nhãn hiệu sản phẩm : Phân chia theo nhãn hiệu sản phẩm • Quản lý thuộc tính sản phẩm : Các tính chất chung sản phẩm nhóm sản phẩm màu sắc, hình dáng, cân nặng, số seri, mã số, giá, nhà cung cấp, nơi sản xuất( nhãn hiệu nhà sản xuất…) • Quản lý nhà sản xuất : Thực việc quản lý thông tin nhà sản xuất Đặc biệt thông tin liên hệ với nhà sản xuất sở cho tác vụ bảo hành sửa chữa • Quản ly nhà cung cấp : Thực việc quản lý danh mục nhà cung cấp cho phép lưu trữ thông tin nhà cung cấp hàng hóa sản phẩm cho doanh nghiệp, phục vụ cho tác vụ lập hóa đơn chứng từ liên quan đến nhà cung cấp, theo dõi hợp đồng • Linh kiện : Các thành phần cấu thành nên sản phẩm Linh kiện sản phẩm có chức riêng sử dụng sản phẩm khác độc lập sử dụng Linh kiện đơn vị coi nhỏ cấu thành nên sản phẩm 1.3 Quản lý kho • Nhập kho : Nhập sản phẩm linh kiện vào kho theo phiếu nhập kho, số lượng nhập, sản phẩm nhập, nhãn hiệu sản phẩm, nơi sản xuât, nơi cung cấp, ngày nhập kho • Xuất kho : Nhận yêu cầu xuất, lập phiếu xuất, ngày xuất, sản phẩm xuất, số lượng xuất, xuất cho đơn vị nào, cho công ty nào, người xuất • Thống kê sản phẩm kho : Kiểm kê sản phẩm tồn kho • Thống kê linh kiện kho : Kiểm kê linh kiện kho 1.4 Quản lý khách hàng • Thơng Tin Khách Hàng : Nhân viên lưu lại thông tin khách hàng hợp tác , nhân viên cập nhật thơng tin khách hàng • Nhóm Khách Hàng : Sẽ có nhóm khách hàng khách nhau,mỗi khách hàng phải thuộc nhóm khách hàng xác định,nhóm khách hàng xác định %giảm giá hóa đơn khách hàng, xác định thời gian tối đa để tốn hóa đơn khách hàng • Hạn mức nợ : mỡi khách hàng có hạn mức nợ khách nhau,nhân viên cập nhật hạng mức nợ cho khách hàng.Việc tạo hạn mức nợ hay cập nhật điều phải làm 1.5 Báo cáo thống kê Báo cáo trình nhập xuất, ngày nhâp xuất sản phẩm, thông tin sản phẩm, sản phẩm nhập xuất phụ trách, thống kê sản phẩm cịn kho để từ người quản lý biết sản phẩm kho hay hết để đưa biện pháp nhâp hàng Sơ đồ phân rã chức Quản lý kho Quản trị hệ thống Quản lý vai trò Báo cáo thống kê Thống kê sản phẩm Quản lý Thống kê người dùng linh kiện Thay đổi mật Lưu lịch sử người Quản lý sản phẩm Mẫu sản phẩm Nhãn hiệu sản phẩm Thuộc tính sản phẩm Nhà cung cấp sản Nhà sản xuất Linh kiện Quản lý kho Nhập kho Lập phiếu nhập kho Xuất kho Lập phiếu xuất kho Nhập lại hàng sau bán Quản lý khách hàng Thông tin khách Lập khách Nhập thơng tin khách Nhóm khách hàng Xem danh sách nhóm khách hàng Cập nhật nhóm khách hàng Hạn mức nợ Cập nhật thơng tin Thêm nhóm hạn 10 Biểu đồ 3.1 Biểu đồ mức ngữ cảnh Hình : Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý kho hàng 11 3.2.Biểu đồ luồng liệu mức Hình Biểu đồ luồng liệu mức 12 3.3 Biểu đồ luồng liệu mức a Biểu đồ luồng liệu tiến trình ” 1.0 Phục vụ khách” Hình : Biểu đồ luồng liệu mức tiến trình Phục vụ khách 13 b Biểu đồ luồng liệu tiến trình ” 2.0 Lấy hàng ” Hình : Biểu đồ luồng liệu mức tiến trình lấy hàng 14 c Biểu đồ luồng liệu tiến trình ” 3.0 Tổng hợp, báo cáo ” Hình : Biểu đồ luồng liệu mức tiến trình Tổng hợp, báo cáo 15 Phần 3: Phân tích thiết kế liệu Mơ hình thực thể liên kết 1.1 Xác định thực thể thuộc tính STT Thực thể Hàng hóa Khách hàng Kho Thủ kho Thuộc tính Mã hàng,Tên hàng, Đơn vị tính, số lượng, đơn giá Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại Mã kho, tên kho, địa điểm Mã thủ kho, tên thủ kho 1.2 Xác định mối quan hệ - HÀNG HĨA thuộc NHĨM HÀNG - Thuộc Hàng hóa - Nhóm hàng THỦ KHO nhập HÀNG HĨA vào KHO n Nhập Thủ kho Hàng hóa Kho - THỦ KHO chuyển HÀNG HÓA từ KHO Thủ kho Chuyển Kho 16 n Hàng hóa 1.3 Mơ hình thực thể liên kết Thiết kế bảng liệu 2.1 Bảng “ctpx” (Chi tiết phiếu xuất) STT 2.2 Tên trường sophieuxuat mamh soluong dongia Loại Character Character Number Number Bảng “ctpn” (Chi tiết phiếu nhập) 17 Độ rộng 5 10 Diễn giải Số phiếu nhập Mã mặt hàng Số lượng Đơn giá nhập STT 2.3 Tên trường Sophieunhap Mamh soluong dongia Loại Character Character Number Number Độ rộng 5 10 Diễn giải Số phiếu nhập Mã mặt hàng Số lượng Đơn giá nhập Loại Character Character Character Date Độ rộng 5 Diễn giải Số phiếu nhập Mã mặt hàng Mã kho Ngày lập Loại Character Character Character Date Độ rộng 5 Diễn giải Số phiếu xuất Mã mặt hàng Mã kho Ngày lập Loại Character Character Độ rộng 30 Diễn Giải Mã khách hàng Tên Khách hàng Character Character 50 12 Địa Điện thoại Loại Character Character Character Character Độ rộng 40 Diễn giải Mã mặt hàng Tên mặt hàng Mã kho Đơn vị tính Bảng phieu_nhap ( Phiếu nhập) STT 2.4 Tên trường sophieunhap mamh makho ngaylap Bảng phieu_xuat ( phiếu xuất) STT 2.5 Tên trường sophieuxuat mamh makho ngaylap Bảng khach_hang (khách hàng) STT 2.6 STT Tên trường makh tenkh diachi dienthoai Bảng mat_hang (mặt hàng) Tên trường mamh tenmh makho dvt 18 2.7 Bảng ton (Tồn kho) STT 2.8 Tên trường makho mamh soluong dongia Loại Character Character Number Number Độ rộng 5 10 Diễn giải Mã kho Mã mặt hàng Số lượng Đơn giá Loại Character Character Character Character Độ rộng 30 50 12 Diễn giải Mã kho Tên kho Địa Tên thủ kho Bảng Kho STT Tên trường makho tenkho diachi thukho Mô hình quan hệ 19 20 21 ... ( Phiếu nhập) STT 2.4 Tên trường sophieunhap mamh makho ngaylap Bảng phieu_xuat ( phiếu xuất) STT 2.5 Tên trường sophieuxuat mamh makho ngaylap Bảng khach_hang (khách hàng) STT 2.6 STT Tên trường