CẨM NANG HÀNH TRANG THỰC TẬP

- Cẩm nang hành trang thực tập - LỜI NGỎ Các bạn sinh viên thân, Kỳ thực tập đến gần, bạn có lẽ khơng người đặt cho câu hỏi như: Làm để có nơi thực tập tốt? Làm để thực tập hiệu quả? Bản chất tập có phải dừng việc xin dấu hay hoàn thành báo cáo tốt nghiệp? Để trả lời cho câu hỏi giúp bạn có tâm tốt trước thực tập, CLB Kỹ nhân trường Đại học Lao động – Xã hội (HRS.ULSA) xin tuyển chọn biên soạn “Cẩm nang hành trang thực tập” Cuốn cẩm nang cung cấp cho bạn hướng dẫn, lời khun hữu ích giúp bạn tìm cho địa điểm thực tập phù hợp đồng thời gợi mở kiến thức, kỹ để bạn phát huy tốt khả q trình làm việc, giúp bạn có thời gian thực tập hiệu nhất, tiền đề cho chặng đường phát triển nghề nghiệp tương lai bạn Dù cố gắng không tránh khỏi thiếu sót q trình biên soạn Nếu bạn có thắc mắc cẩm nang kiến thức, kỹ liên quan đến chuyên ngành Quản trị Nhân sự, vui lịng liên hệ với chúng tơi qua kênh sau: Email (gmail): hrs.ulsa@gmail.com Blog wordpress: https://hrsulsa.wordpress.com Facebook: https://www.facebook.com/hrs.ulsa Fanpage: https://www.facebook.com/pages/HrsULSA/177636565752822 Skype: hrs.ulsa Linkedin: http://www.linkedin.com/pub/hrs-ulsa/7b/132/a7a Twitter: https://twitter.com/HRSULSA Chúc bạn thành công sống! Thay mặt HRS.ULSA Ban chuyên môn, Trưởng ban Nguyễn Thị Trang - Cẩm nang hành trang thực tập - MỤC LỤC PHẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC THỰC TẬP 1.1 Bí kíp tìm nơi thực tập 1.1.1 Kênh online 1.1.2 Kênh offline 1.2 Kỹ xây dựng hồ sơ dự tuyển 1.2.1 Mục đích hồ sơ dự tuyển 1.2.2 Cấu thành hồ sơ dự tuyển 1.2.3 Các bước lập hồ sơ dự tuyển 1.2.1 Kỹ chuẩn bị thư ứng tuyển 1.2.2 Kỹ làm việc qua email 1.3 Nhóm kỹ khác 1.3.1 Kỹ thiết lập mục tiêu 1.3.2 Kỹ giao tiếp 10 1.3.3 Kỹ làm việc nhóm 12 1.3.4 Kỹ lằng nghe học hỏi từ lời phê bình 13 PHẦN 2: TẠO DỰNG MỘT BUỔI PHỎNG VẤN HIỆU QUẢ 15 2.1 Chuẩn bị trước vấn 15 2.1.1 Trang phục 15 2.1.2 Tìm hiểu trước thông tin doanh nghiệp chuẩn bị dự vấn 16 2.1.3 Luyện tập trước gương giới thiệu thân 16 2.1.4 Chuẩn bị số trả lời cho câu hỏi hỏi 16 2.1.5 Các vật dụng nên mang theo vấn 16 2.2 Trong vấn 16 2.2.1 Ba bước vấn 16 2.2.2 Nguyên tắc vấn 16 2.2.3 Một số câu hỏi vấn khó 17 2.2.4 Một số câu hỏi ứng viên hỏi 18 2.3 Sau vấn 18 2.3.1 Các công việc cần làm 18 2.3.2 Làm bạn khơng thành công 18 PHẦN 3: THỰC TẬP TẠI DOANH NGHIỆP 19 3.1 Kỹ hội nhập tai doanh nghiệp 19 3.1.1 Tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp làm việc 19 3.1.2 Thực tốt nội quy, quy định công ty 19 - Cẩm nang hành trang thực tập 3.1.3 Tôn trọng thời hạn công việc giao 19 3.1.4 Luôn thể thái độ làm việc thân thiện, tích cực 19 3.2 Kỹ lập kế hoạch cho tập theo PDCA 20 3.2.1 PDCA gì? 20 3.2.2 Ứng dụng PDCA lập kế hoạch thực tập 20 3.3.1 Nguyên tắc Horenso 21 3.3.2 Ứng dụng nguyên tắc Horenso báo cáo công việc 21 3.4 Những lỗi sai thường gặp trình thực tập 22 3.4.1 Không đặt mục tiêu coi trọng mục tiêu 22 3.4.2 Khơng mạnh dạn đặt câu hỏi, thiếu tính chủ động 22 3.4.3 Tập trung làm việc riêng công việc 23 3.4.4 Không trọng vào cách ăn mặc 23 3.4.5 Thể nhân viên tạm thời 23 3.4.6 Không quan tâm tới ý kiến đánh giá 24 3.4.7 Không niềm nở tươi cười 24 3.4.8 Không quan tâm tới việc xây dựng mối quan hệ 24 3.4.9 Tự ý bỏ việc 24 PHẦN 4: LỜI KHUYÊN ĐỂ SINH VIÊN 25 CÓ KỲ THỰC TẬP HIỆU QUẢ 25 4.1 Tìm hiểu kỹ cơng ty làm việc 25 4.2 Thay đổi thói quen thường ngày 25 4.3 Quan sát thứ 25 4.4 Tác phong chuyên nghiệp 25 4.5 Khơng có việc nhỏ, việc lớn 26 4.6 Nguyên lý 3C 26 4.7 Lập danh sách thuận lợi khó khăn cho riêng 26 4.8 Đánh giá mục tiêu cho tương lai 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 VÀ CÁC CUỐN SÁCH NÊN ĐỌC 28 I II DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 GỢI Ý CÁC CUỐN SÁCH NÊN ĐỌC 29 - Cẩm nang hành trang thực tập - PHẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC THỰC TẬP 1.1 Bí kíp tìm nơi thực tập 1.1.1 Kênh online Website tìm việc đường dẫn tới nguồn khác STT Công ty chủ quản Website http://www.vietnamworks.com/ http://navigosgroup.com/ http://hn.vieclam.24h.com.vn/ http://internship.edu.vn/ http://thuctapsinh.edu.vn/ http://tuyendung.com/ http://www.timviecnhanh.com/ http://careerbuilder.vn/ http://www.careerlink.vn/ 10 http://mywork.vn/ 11 12 http://jobsvietnam.com.vn/ http://www.vieclambank.com/ 13 http://vnjobseek.com/ 14 15 16 http://www.vietcv.net/ http://vieclam.tuoitre.vn/ http://vieclam.laodong.com.vn/ 17 http://www.ybox.vn/tuyen-dung 18 19 20 21 22 http://ww12.mangvieclam.com/ http://www.recruit.net/ http://www.timvieclam.com/ http://www.careerjet.com.vn/ http://laodongtre.netcenter-vn.net/ Công ty TNHH Navigos Group VietNam Công ty TNHH Navigos Group VietNam Công ty CP Quảng cáo 24h Công ty Talent Mind Education Công ty Nhân lực Truyền thông Phan Đăng Công ty CP Tư vấn Nhân lực Nic VINA Head Hunt Coporation Công ty CP Careerbuilder 270 – 272 Cộng Hịa, P.13, Q Tân Bình, Tp HCM Cty Cổ Phần Giải Pháp Hệ Thống Thông Tin ISS Việt Nam (http://issvn.com) Công ty TNHH Indochina Business Solutions Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Phát Việt Công ty Tư vấn Nhân Nguồn Lực Việt - Tập đoàn Nguồn lực Việt Cơng ty TNHH Restart Career Trang web Đồn Thanh niên Cộng sản TP.HCM Trang web báo Lao động Kênh Thông Tin Chất Lượng Cao Của Sinh Viên & Giới Trẻ Việt Nam Trang liên kết tìm việc Trang liên kết tìm việc Trang liên kết tìm việc Trang liên kết tìm việc Trang liên kết tìm việc Các Forum nghề nghiệp VD http://forum.webketoan.vn/ http://danketoan.com/ http://forum.webketoan.vn/ Chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán Các pages việc làm, tuyển dụng Facebook https://www.facebook.com/groups/tuyendunghanoi/ (14057 thành viên) https://www.facebook.com/groups/tuyendungvieclamhn/ (7508 thành viên) https://www.facebook.com/groups/YBOXchamVN/ (43197 thành viên) https://www.facebook.com/groups/internships.vietnam/ (68337 thành viên) https://www.facebook.com/groups/vieclamsvhn/ (20078 thành viên) https://www.facebook.com/groups/nhanlucvietnam/ (7179 thành viên) https://www.facebook.com/groups/hr.consultant/ (2378 thành viên) Ngoài nhiều Pages khác Các mục tuyển dụng website công ty mà bạn muốn ứng tuyển VD Công ty FPT: http://tuyendung.fpt.com.vn/FPT Công ty Pepsico: https://www.pepsicocareer.com.vn “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang - Cẩm nang hành trang thực tập 1.1.2 Kênh offline - Các tờ báo thường xuyên đăng tải thông tin tuyển dụng (báo Tuổi trẻ, báo Thanh Niên, báo Lao động), - Các buổi gặp gỡ, giao lưu với chuyên gia lĩnh vực bạn chọn làm việc 1.2 Kỹ xây dựng hồ sơ dự tuyển 1.2.1 Mục đích hồ sơ dự tuyển - Thể khả năng, kinh nghiêm, kiến thức, kinh nghiệm, kiến thức, thái độ ứng viên - Giúp vượt qua bước tuyển dụng để mời vấn - Sẽ lưu hồ sơ nhân viên công ty/tổ chức tuyển dụng 1.2.2 Cấu thành hồ sơ dự tuyển - Danh mục hồ sơ/File index - Đơn xin việc (Application letter) - Lý lịch tóm tắt (Curriculumn vitae/Resume) - Thư giới thiệu (Letters of referrence) - Bảng điểm (Acacademic transcrifts) - Các loại cấp chứng liên quan (nếu có) (Degree, certificates) 1.2.3 Các bước lập hồ sơ dự tuyển B1: Định vị thân, thu thập thông tin Bạn có Kỹ mềm? Điểm mạnh bật? Thành tích? Công việc làm? Thực tập? Hoạt động khác? Bạn thích Làm việc gì? Trong mơi trường nào? B2: Chọn cơng việc phù hợp Tìm kiếm & nghiên kỹ Thông báo tuyển dụng/ MTCV “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang - Cẩm nang hành trang thực tập - S dụng câu hỏi, phân tích mặt liên quan: NHƯ THẾ NÀO? ĐỂ LÀM GÌ? TẠI SAO? B3: Phân tích kỹ u cầu cơng việc Đọc, phân tích nội dung Đăng tuyển (Job Post) Miêu tả cơng việc (Job Description-JD) - Có thể email hỏi thêm nơi tuyển dụng cần B4: Tìm hiểu nhà tuyển dụng - Đọc kỹ ebsite/ tìm thêm thơng tin Google - Họ gì? Qui mơ? Địa điểm? - Ban lãnh đạo họ? Vì bạn muốn làm việc cho họ? - Bạn thích họ? - Đối thủ cạnh tranh họ? Bạn đóng góp gì?  Cách viết Sơ yếu lý lịch (CV/Resume) Một CV thông thường bao gồm nội dung: HỒ SƠ NĂNG LỰC THÔNG TIN DỰ TUYỂN Vị trí: ẢNH Địa điểm: Thời gian làm việc THÔNG TIN CÁ NHÂN Họ tên: SĐT: Ngày sinh: Email: Facebook/LinkdIn: Địa chỉ: TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang - Cẩm nang hành trang thực tập - Nêu tên ngành học, trường đào tạo, loại bằng, năm tốt nghiệp Các cấp chứng phục vụ cho vị trí ứng tuyển MỤC TIÊU NGHỀ NGHIỆP Ngắn hạn Trung hạn Dài hạn KINH NGHIỆM - Trình bày kinh nghiệm liên quan đến vị trí ứng tuyển - Nên trình bày kinh nghiệm làm việc theo thứ từ thời gian từ khứ KỸ NĂNG Kỹ mềm Giao tiếp, thuyết trình, làm việc nhóm… Kỹ cơng việc S dụng MS Office, thiết bị văn phòng… ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN Điểm mạnh Điểm yếu TÍNH CÁCH, SỞ THÍCH THƠNG TIN THAM CHIẾU Họ tên Thơng tin liên lạc Đơn vị công tác Tôi xin cam kết thơng tin hồn tồn xác tơi chịu hồn trách nhiệm thơng tin cung cấp Hà Nội, ngày…tháng….năm Ký tên  Những lưu ý viết CV Thông tin cá nhân - Bắt buộc phải có thơng tin liên hệ (SĐT, Email), - Lưu ý e-mail s dụng phải chuyên nghiệp Mục tiêu nghề nghiệp Có cách: “Những hội khơng tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang - Cẩm nang hành trang thực tập - Mục tiêu nghề nghiệp phải theo lộ trình thời gian (bám sát theo lộ trình nghề nghiệp lĩnh vực mình) Mơ tả ngắn gọn theo: ngắn hạn, trung hạn dài hạn - Nêu khái quát mục tiêu muốn đạt tương lai Kỹ Trước tiên cần xác định cơng việc ứng tuyển cần có kỹ nào? Bám sát vào thông tin tuyển dụng để biết nhu cầu DN Cần đưa theo nhóm kỹ sau: - Kỹ mềm: giao tiếp, lập kế hoạch, thiết lập mục tiêu, làm việc nhóm… - Kỹ công việc: s dụng thành thạo MS office, máy in, máy fax, email, outlook… Đánh giá thân Nêu đôi nét điểm mạnh điểm yếu - Thông tin tham chiếu Thơng tin người xác minh thơng tin bạn cung cấp hồn tồn xác Lưu ý: Cuối CV cần có lời cam kết ngày cập nhật với chữ ký B5: Kiểm tra lại hồ sơ trước nộp - Đặc biệt cần kiểm tra thật kỹ lỗi tả, đánh máy có CV Phải kiểm tra lại lần trước nộp 1.2.4 Kỹ chuẩn bị thư ứng tuyển Nếu Curriculum Vitae (CV) trái tim Covering Letter (CL) mặt hồ sơ CL ấn tượng bạn trước nhà tuyển dụng Thư ứng tuyển hay Covering letter (CL) phần quan trọng hồ sơ – CL mặt lý thuyết phục nhà tuyển dụng đọc CV bạn Vì thư ứng tuyển đặt (đối với hồ sơ cứng) đặt trang email (đối với hồ sơ mềm) Cấu trúc chung thư ứng tuyển (Covering letter) bao gồm:  Đoạn - Nói rõ vị trí mà bạn ứng tuyển - Nơi bạn đọc thông báo tuyển dụng - Thời gian bạn sẵn sàng làm việc  Đoạn - Tại bạn lại hứng thú với công việc “Những hội khơng tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang - Cẩm nang hành trang thực tập - Tại công ty lại lôi bạn  Đoạn - Tóm tắt điểm mạnh bạn chứng minh điểm mạnh phù hợp với yêu cầu vị trí mà bạn ứng tuyển  Đoạn - Đề cập tới ngày mà bạn vấn - Cám ơn người tuyển dụng bày tỏ mong muốn nhận trả lời sớm 1.2.5 Kỹ làm việc qua email Hiện email phương tiện trao đổi chủ yếu làm việc học tập, nói email đóng vai trị quan trọng định đến "ấn tượng đầu tiên" bạn nhà tuyển dụng Để có kỹ s dụng email hiệu bạn cần ý:  Thứ nhất, địa email Một địa email “nghiêm túc” thể tôn trọng bạn với nhà tuyển dụng, Một địa email nên tuân thủ nguyên tắc: KISS (keep it short & simple) theo cấu trúc: họ tên_ngày tháng năm sinh/ họ tên_ngành học Ví dụ: lekhanhchi2011@gmail.com, phamvanhung1993@gmail.com, Tránh địa email khơng nghiêm túc như: “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang - Cẩm nang hành trang thực tập - 2.1.2 Tìm hiểu trước thơng tin doanh nghiệp chuẩn bị dự vấn Những thơng tin bạn nên tìm hiều doanh nghiệp: cấu trúc, vị trí, quy mơ công ty; ngành nghề; hoạt động kinh doanh; sản phẩm dịch vụ; lịch s cơng ty; văn hóa; chuẩn mực/quy định ăn mặc; hình ảnh cơng ty trước công chúng 2.1.3 Luyện tập trước gương giới thiệu thân 2.1.4 Chuẩn bị số câu trả lời cho câu hỏi hỏi 2.1.5 Các vật dụng nên mang theo vấn - Copy Hồ sơ - Bản mô tả công việc vị trí ứng tuyển - bút sổ nhỏ - Đựng hồ sơ cặp nhỏ/ clear bag - Tên, điện thoại người vấn/người mời đến vấn 2.2 Trong vấn 2.2.1 Ba bước vấn B1: Thiết lập quan hệ B2: Thu thập thông tin B3: Kết thúc vấn 2.2.2 Nguyên tắc vấn “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 16 - Cẩm nang hành trang thực tập - Nên Không nên - Trung thực - Trả lời chung chung - Trả lời câu hỏi, ngắn gọn, rõ - Tỏ hiểu biết/ trả lờ lắp bắp - Tỏ thân mật khen tặng nhà ràng, đủ thông tin - Đưa chứg cho nội dung quan trọng tuyển dụng nhiều - - Khéo léo, chân thành, lịch sự, - Thể phù hợp với vị Để cảm xúc lấn át, thiếu bình tĩnh, tự tin - Chỉ trả lời khơng hỏi trí ứng tuyển 2.2.3 Một số câu hỏi vấn khó Tại bạn nộp hồ sơ vào vị trí này? Bạn nghĩ người bạn ghi CV để chúng tơi liên hệ có nhận xét bạn? Điểm yếu bạn gì? Sao bạn lại bỏ công việc trước? Bạn thườg ngủ & dậy giờ? Mỗi ngày bạn giao tiếp với người thân gia đình bao lâu? Bạn có tập mơn thể dục khơng? Nêu tình khó khăn & cách giải bạn Mơ tả tình huốg bạn phải chịu áp lực cao công việc & cách giải bạn? Kể thất bại lớn & cách khắc phục bạn 11 Điều bạn hứng khởi nhấ việc? 12 Ví dụ tiêu biểu vê sư sáng tạo, tính linh hoạt bạn 13 Mục tiêu năm & năm tới bạn gì? 14 Nếu nhận vào vị trí này, bạn lo lắng điều gì? Bạn cảm nhận thê đến dự vấn? “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 17 - Cẩm nang hành trang thực tập 2.2.4 Một số câu hỏi ứng viên hỏi Anh/chị cho biết thêm người quản lý trực tiếp vị trí này? Lý khiến anh/chị định nhận làm cho công ty này? Nếu có hội làm việc với thu nhập cao hơn, anh/chị có chuyển việc khơng? Anh/chị làm ơn cho biế điều quan trọng để thành cơng vị trí này? Anh/chị làm ơn cho biết vị trí có hội để thăng tiến? Cơng ty có sách cạnh tranh lành mạnh? Anh/chị cho biết dư đốn số tăng trưởng công ty năm tới? 2.3 Sau vấn 2.3.1 Các công việc cần làm Liên hệ với người mục NGƯỜI CÓ THÊ LIÊN HỆ ĐỂ KIỂM CHỨNG - G i email cảm ơn, muốn tiếp tục trình tuyển dụng - Gọi điện thoại cảm ơn - Chủ động theo dõi website củ nhà tuyển dụng, email gọi điện thoại hỏi kết 2.3.2 Làm bạn khơng thành cơng - Hãy suy nghĩ tích cực - Tự phân tích, rút học: NÊN, KHƠNG NÊN - Trị chuyện với người có kinh nghiệm để cải tiến lần sau “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 18 - Cẩm nang hành trang thực tập - PHẦN 3: THỰC TẬP TẠI DOANH NGHIỆP 3.1 Kỹ hội nhập tai doanh nghiệp Hòa nhịp với môi trường làm việc vấn đề khó khăn đặc biệt với sinh viên thực tập Dưới số cách thức để bạn bắt nhịp nhanh với môi trường làm việc doanh nghiệp 3.1.1 Tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp làm việc Hãy quan sát xem người khác Công ty hành động bạn tiếp thu nhiều thơng tin văn hóa mơi trường làm việc Mọi người có bắt buộc phải xuất họp? Họ có ăn trưa bàn làm việc hay ngồi? Cơng việc căng thẳng vào thời gian ngày? Mọi người có khoảng thời gian thư giãn, trị chuyện ngày khơng hay tập trung làm việc? Mọi người thường giao tiếp email hay trao đổi trực tiếp? Chỉ quan sát nhỏ vậy, bạn nhanh chóng hiểu doanh nghiệp khơng cịn thấy khoảng cách với môi trường làm việc 3.1.2 Thực tốt nội quy, quy định công ty Đầu tiên bạn cần đảm bảo làm việc Đúng quy tắc tối thiểu quan trọng công việc Điều thể tác phong làm việc chuyên nghiệp mà cịn phản ánh thái độ sống tích cực bạn Vì vậy, đừng để lý như: kẹt xe, bận việc gia đình,… để làm lý biện minh cho việc trễ, tất điều bạn kiểm sốt Tiếp theo tn thủ tốt quy định công ty 3.1.3 Tôn trọng thời hạn công việc giao Bạn nên lập kế hoạch thời gian thực đảm bảo công việc giao hoàn thành thời hạn Trong trường hợp gặp khó khăn cơng việc cần báo cáo tới người quản lý trực tiếp hướng dẫn thực tập để tìm hướng giải 3.1.4 Ln thể thái độ làm việc thân thiện, tích cực Hãy ln làm việc hết khả cơng việc giao Luôn cố gắng lắng nghe, cư x tôn trọng với nhân viên công ty “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 19 - Cẩm nang hành trang thực tập - 3.2 Kỹ lập kế hoạch cho tập theo PDCA 3.2.1 PDCA gì? Năm , Tiến sĩ Deming đưa chu trình PDCA: lập kế hoạch – thực – kiểm tra – điều chỉnh (Plan-Do-Check-Act), gọi Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ alter A Shewart – người tiên phong việc kiểm tra chất lượng thống kê Mỹ từ năm cuối thập niên , người Nhật lại quen gọi chu trình hay vịng trịn Deming Nội dung chu trình PDCA tóm tắt sau: P (Plan): lập kế hoạch, định lịch phương pháp đạt mục tiêu D (Do): Đưa kế hoạch vào thực C (Check): Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết thực A (Act): Thông qua kết thu để đề tác động điều chỉnh thích hợp 3.2.2 Ứng dụng PDCA lập kế hoạch thực tập B1: Plan – lập kế hoạch Xác định nội dung công việc – WHAT Xác định thời điểm thực – WHEN Xác định địa điểm thực – WHERE Xác định nguồn lực thực – 5M (Man - người làm việc bạn, Machine - thiết bị máy móc trang bị phục vụ cho công việc, Material - vật liệu mà bạn s dụng đến, Method - cách thức mà bạn dự định làm, Money - số tiền mà bạn dự tính dành cho cơng việc đó, thực tế điều kiện thực tế bạn) B2: Do - Thực kế hoạch Khi lên kế hoạch cho thân bạn phải bắt tay vào thực Điều bạn thực bạn xác định lại mục tiêu thân mức độ ưu tiên theo hình vẽ đây: “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 20 - Cẩm nang hành trang thực tập - Những công việc mà bạn cần triển khai cơng việc mà bạn đặt vị trí ưu tiên số cịn cơng việc khác tùy theo mà bạn đặt mức độ khác B3.: Check (kiểm tra) Trong trình triển khai cơng việc bạn nên thường xun tiến hàng kiểm tra việc thực cơng việc để điều chỉnh lại cho phù hợp với yêu cầu đặt B4 Act (đối sách) Bước cuối bạn phải đối sách lại, tìm biện pháp để điều chỉnh cho phù hợp 3.3 Kỹ báo cáo Báo cáo việc thực công việc hàng ngày bạn giúp người quản lý trực tiếp nắm tiến độ công việc, kịp thời điều chỉnh nhằm đạt kết tốt đồng thời thể kỹ chuyên nghiệp bạn trình làm việc Tuy nhiên cách báo cáo thể vô quan trọng Bạn xem xét phương pháp báo cáo 3.3.1 Nguyên tắc Horenso Horenso từ ghép tiếng Nhật, có nghĩa Báo cáo – Liên lạc – Hỏi ý kiến Đây văn hóa làm việc đặc trưng vô mạnh mẽ người Nhật Bản 3.3.2 Ứng dụng nguyên tắc Horenso báo cáo công việc Nguyên tắc Horenso bạn báo cáo kết làm việc sau: “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 21 - Cẩm nang hành trang thực tập - Trong trường hợp phải báo cáo thời điểm hẹn trước; Tin xấu báo sớm; Báo cáo trước hỏi; - Nội dung báo cáo theo trình tự: Sự việc xảy ra; Việc giao; Việc x lý xong; Sự việc thực tế, kết quả, giải pháp; - Đối tượng nhận: Người giao việc trực tiếp; - Thời điểm: Đúng thời hạn quy định; - Hình thức: Báo cáo văn báo cáo miệng Phải chắn báo cáo đến đối tượng nhận 3.4 Những lỗi sai thường gặp trình thực tập 3.4.1 Không đặt mục tiêu coi trọng mục tiêu Ngay từ đầu, sinh viên không đặt mục tiêu thực tập cho Chính vậy, sinh viên chưa tích lũy đủ kiến thức kỹ cho Sinh viên cịn tượng “ ảo tưởng cơng việc” – cho đủ hiểu việc làm, khơng cịn phải mở mang Về kiến thức, mặt sinh viên áp dụng kiến thức học nhà trường Mặt khác, sinh viên lại cứng nhắc với học từ lâu khơng sát thực tế mà không cởi mở để tiếp thu kiến thức Về kỹ năng, sinh viên thường mắc lỗi tưởng chừng đơn giản lỗi g i email sai cấu trúc tên, cách thức, người nhận kể kỹ kiểm sốt cơng việc Bên cạnh đó, khơng coi trọng cơng việc giao mà sinh viên đơi cịn bị chậm deadline khơng có phản hồi đến deadline 3.4.2 Khơng mạnh dạn đặt câu hỏi, thiếu tính chủ động Đặt câu hỏi cách thể bạn thật muốn học hỏi “Chưa biết phải hỏi, muốn giỏi phải học”, bạn tiến lên Tuy nhiên cần lưu ý đến nội dung hỏi tránh lặp lại vấn đề cụ thể Với sinh viên chưa có kỹ hay kinh nghiệm nên bắt đầu thực tập “chân sai vặt” văn phịng Các cơng ty thường có xu hướng đánh giá thấp nhân viên thực tập Hãy thay đổi quan điểm họ cách tận dụng hội thể thân Thậm chí hồn thành nhiệm vụ giao thời gian rảnh rỗi khơng phải để lướt web, “chat chit” Hãy đề nghị người giám sát giao “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 22 - Cẩm nang hành trang thực tập thêm việc cho bạn hỏi xem có cần bạn giúp đỡ Những hành động ln khuyến khích đánh giá tốt Tuy nhiên, bạn đề nghị giao thêm việc phải khéo léo, người quản lý phải giám sát bạn với hàng đống công việc khác anh/cô Hãy ý lúc sếp thoải mái hay việc Đầu làm buổi sáng hay sau bữa ăn trưa thời điểm thích hợp để bạn thảo luận phần việc Ngồi ra, nhiều sinh viên nhận nhiệm vụ không hiểu rõ yêu cầu nhiệm vụ không dám chủ động hỏi lại để nắm việc Khơng dám nhận nhiệm vụ tự ti sợ sai 3.4.3 Tập trung làm việc riêng công việc Sinh viên thực tập thường không giao nhiều việc nên thời gian thoải mái chịu áp lực Nhưng bạn nên nhớ lúc bạn nhắn tin, lướt web, làm việc riêng khơng phục vụ cho bạn q trình thực tập, nhà bạn làm việc Khi làm nên tơn trọng mơi trường làm việc gây ảnh hưởng đến đồng nghiệp người xung quanh Vì thiếu tập trung nên bạn sinh viên mắc lại lỗi cũ, khơng tích cực s a lỗi 3.4.4 Khơng trọng vào cách ăn mặc Bạn cần thay đổi phong cách ăn mặc cho phù hợp với môi trường bạn thực tập Bạn không nên mang phong cách “quần bị, áo phơng, giày bệt” từ giảng đường tới quan Đi học làm hai mơi trường hồn tồn khác nhau, cần thể nghiêm túc đến quan 3.4.5 Thể nhân viên tạm thời Hãy xem tập trình vấn dài thay cơng việc tạm thời, việc bạn làm người khác quan sát Họ đưa nhận xét khơng có lợi cho công việc tương lai bạn nhận thấy hành động bạn thiếu chuyên nghiệp ý thức cầu tiến Bạn thể phù hợp với vị trí văn hóa cơng ty Làm việc nhiệt tình nhân viên thức cách tham gia nổ vào hoạt động cơng ty ln ln coi thành viên nhóm “Những hội khơng tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 23 - Cẩm nang hành trang thực tập Chính coi nhân viên tạm thời mà sinh viên tự hạ thấp thân so với nhân viên thức, cho phép mắc nhiều lỗi bàng quang với tình hình cơng việc diễn Vì giữ phong thái sinh viên nên bạn thường có thói quen tắt điện thoại, cao su, làm muộn, ngủ nghỉ tự do, khơng có giấc thức Ngồi sinh viên sau thời gian làm việc chưa quen với áp lực công việc, môi trường làm việc công sở 3.4.6 Không quan tâm tới ý kiến đánh giá Mục tiêu bạn giai đoạn thực tập lắng nghe đánh giá tốt việc làm Tốt nhất, bạn mạnh dạn tới chỗ sếp xin nhận xét anh/cô bạn trình thực tập khơng cần để kết thúc thời gian thực tập 3.4.7 Không niềm nở tươi cười Thái độ làm việc quan trọng Dù bạn phải làm việc vụn vặt hay tẻ nhạt, thể lạc quan để tạo ấn tượng tốt với người, đồng thời giải tỏa thân khỏi khó khăn, mệt mỏi 3.4.8 Không quan tâm tới việc xây dựng mối quan hệ Khơng nên nghĩ “Mình nhân viên thực tập, không cần phải biết tới nhân viên khác phòng” Hãy thể hòa đồng, thân thiện tận dụng tối đa hội làm việc để gặp gỡ, mở rộng mối quan hệ Có thể bạn lại làm việc cho cơng ty sau tập hay tìm công việc ưng ý khác nhờ nổ Đừng bỏ qua mối quan hệ nào, hội để bạn tăng khả giao tiếp với đồng nghiệp tương lai 3.4.9 Tự ý bỏ việc Tự ý bỏ việc không lời thông báo hành động thiếu ý thức Trước tập kết thúc, viết thư cảm ơn tất sếp đồng nghiệp bạn Bạn mạnh dạn nói chuyện với sếp hội làm việc toàn thời gian cơng việc hồn tồn phù hợp với bạn Nên có nói chuyện thân thiện cởi mở với sếp, hỏi sếp cách hướng nghiệp để thành công tương lai “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 24 - Cẩm nang hành trang thực tập - PHẦN 4: LỜI KHUYÊN ĐỂ SINH VIÊN CÓ KỲ THỰC TẬP HIỆU QUẢ 4.1 Tìm hiểu kỹ cơng ty làm việc Trước tiên củng cố lại kiến thức vừa học phần trước Để xác định lại giá trị tập phải trả lời câu hỏi:  Các bạn trước thực tập cần tìm hiểu cơng việc u cầu thực tập xem có phù hợp với chun ngành khơng?  Văn hóa doanh nghiệp môi trường làm việc công ty nào? 4.2 Thay đổi thói quen thường ngày Khi làm, bạn phải tập ngủ giờ, thức dậy Thức dậy sớm chuẩn bị thứ tươm tất trước đến công ty Đây tác phong làm việc quan trọng Ngoài bạn nên tập thói quen đọc sách nghiên cứu tài liệu chuyên môn 4.3 Quan sát thứ Đây điều quan trọng hết, có giá trị lớn việc học hỏi kinh nghiệm Không giống trường, giới thực tế Việc quan sát tác phong làm việc, cách thức giao tiếp cơng việc giúp bạn cải thiện nhanh chóng kỹ thân 4.4 Tác phong chuyên nghiệp Hãy đảm bảo thực công việc chất lượng, khối lượng, thời hạn Hãy tìm cách để hồn thành cơng việc giao thể nhân viên thức cơng ty, tìm hiểu khía cạnh cơng việc ấy, nói “khơng thể”, “khơng có”, “khơng tìm thấy” tìm kiếm, tìm hiểu thơng tin nhiều ngày trời, xuống thực địa tìm internet, tìm qua người quen Nhớ rằng, thời gian thực tập lúc quan trọng để đặt cho bạn công việc tương lai cần phải có hành động chuyên nghiệp Đừng thể chậm trễ, tán gẫu qua điện thoại, nghỉ giải lao nhiều làm việc mang sống cá nhân vào nơi làm việc Thể hiên nhân viên chuyên cần, hết lòng với công việc học hỏi người “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 25 - Cẩm nang hành trang thực tập 4.5 Khơng có việc nhỏ, việc lớn Sau này, bạn cần biết công việc tổ chức nào, cần nắm vững kiến thức kỹ nhân viên hỗ trợ Trước trở thành vị tướng, binh nhì học cách trở thành binh Chính nhìn thấy yếu tố tích cực cơng việc giao, rèn luyện nhẫn nại Photocopie, g i fax, soạn thư, làm label, viết quảng cáo, lấy số liệu sở, phân loại hóa đơn, chứng từ, đo diện tích báo lên trang, tìm kiếm, tổng hợp thơng tin sản phẩm, khơng có vơ ích Cho thấy cơng ty lãng phí vơ “chỉ” s dụng bạn vào việc 4.6 Nguyên lý 3C Hãy nhớ câu thần chú: Cười, Chào, Cảm ơn người thấy bạn sẵn sàng thành viên team góp phần tích cực tạo dựng hình ảnh tương trẻ, hịa đồng team Albert Einstein nói: điều bạn biết lý thuyết sng, trở thành kiến thức thực bạn bạn trải nghiệm điều Mọi sách, tình thực hành lớp, offline lý thuyết bạn tự nhúng trọn vẹn vào mơi trường làm việc chuyên nghiệp làm quen nhanh với tốc độ tàu cao tốc – công ty bạn thực tập Cũng có câu nói: Trên đời khơng có kinh nghiệm bỏ Hãy biến chuyến thực tập thành kinh nghiệm thực giúp bạn vững vàng vấn tuyển việc sau bạn trường 4.7 Lập danh sách thuận lợi khó khăn cho riêng Về thuận lợi, bạn liệt kê điều bạn học hỏi được, bạn biết kể từ làm thêm/ thực tập mà trước bạn khơng có, thứ giúp bạn thời điểm tương lai Về khó khăn, xác định cảm xúc khiến bạn khơng thoải mái, khơng vui, ví dụ: đồng nghiệp khó gần, cơng việc nhàm chán, nhiệm vụ vô nghĩa, làm việc nhiều Danh sách giúp bạn định bạn có nên đánh giá lại kế hoạch tương lai hay khơng 4.8 Đánh giá mục tiêu cho tương lai Một điều tốt để bạn học hỏi từ trình thực tập bạn đánh giá nghiệp tương lai bạn Về việc bạn có theo đuổi “Những hội khơng tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 26 - Cẩm nang hành trang thực tập hướng cơng việc hay khơng? Bạn có thích thú với cơng việc đó? Đó có phải bạn trơng chờ? Bạn phác họa bạn làm cơng việc tương tự có cảm thấy hạnh phúc với nó? Nếu khơng, bạn cần phải đánh giá lại mục tiêu công việc bạn Cuối cùng, xin g i bạn thư dễ thương chia sẻ mạng nhiều thời gian vừa qua, lời đúc kết lời khuyên để bạn có tập hiệu “Dặn dị nhỏ Gửi X, Y, hai nhân viên thực tập anh Hai đứa vào làm, cố gắng theo kịp tốc độ đồng nghiệp Đừng để thụ động ngồi im, sai làm nấy, kiểu Mr Thiên Lơi Mình nhân viên hãng rồi, nên tự tin Vào làm, lúc khởi động máy tính, hết phút, tranh thủ vệ sinh chỗ làm, xếp bàn ghế, giấy tờ bàn cho thơm tho Rồi bắt tay vào việc, ghi to-do-list, việc làm hơm Sau thực Vào hộp mail xem có gửi thư, gấp trả lời họ ngay, tuỳ mà ứng biến, phải xác định việc gấp việc khơng Ví dụ mail rủ cuối tuần chơi khơng gấp mail phải gửi hố đơn cho họ giao hàng sáng nay….Các email hay điện thoại cho khách, khách chưa trả lời nhắc nhở lại, quan hệ cơng việc cơng việc, ngại Có thời gian xếp giấy tờ vơ folder, lưu trữ Loại bỏ giấy tờ khơng dùng nữa, cịn mặt đưa vào giấy nháp Rảnh hỏi đồng nghiệp có có việc khơng giúp Hoặc có nhờ thưa ngay, ghi vào sổ, rảnh làm cho họ, đừng từ chối trừ bận Đi sớm chút, trễ chút, có Mình có tuổi trẻ để nhiệt tình thơi… Rảnh báo cáo anh, xin việc, anh giao việc cho làm Đừng ngồi thở dài, thẫn thờ nhìn vào hình đầu óc empty Phải ln chân ln tay, vừa vừa chạy, miệng tươi cười, gương mặt sáng bừng nét thông minh lanh lợi Ai gặp yêu, làm việc với thích.” “Những hội khơng tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 27 - Cẩm nang hành trang thực tập - DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO VÀ CÁC CUỐN SÁCH NÊN ĐỌC I DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO STT Tài liệu tham khảo Kỹ xây dựng hồ sơ dự tuyển hiệp hội Nhân - HRA Trang web: https://sites.google.com/site/lkksofficersite/career -ki-nanglam-viec/chinh-phuc-nha-tuyen-dung-bang-covering-letter Blog CLB Kỹ nhân trường đại học Lao động – Xã hội (http://hrsulsa.wordpress.com/2013/11/16/2013-11-09-hrs-ulsa-cam-nhanve-talkshow-bi-mat-tuyen-dung-clb-hrs-ulsa-tran-thi-hong-nhung/) Clip Kỹ sống - Mục tiêu (VTC4 phối hợp TMG thực hiện) Clip Kỹ sống - Kỹ giao tiếp hiệu (VTC4 phối hợp TMG thực hiện) http://www.careerlink.vn/cam-nang-viec-lam/goc-ky-nang/8-ky-nang-lamviec-nhom-can-thiet-trong-cong-viec http://www.careerlink.vn/cam-nang-viec-lam/goc-ky-nang/10-ky-nangmem-tao-da-thanh-cong http://blog.first-viec-lam.com/hanh-trinh-khoi-nghiep-2/ Blog: http://phamvanulsa.blogspot.com/2014/03/pdca-chu-trinh-pdca-kehoach-thuc-hien.html 10 Blog: http://quynhmaiquanly.wordpress.com/2014/03/16/khoa-hoc-2-10gio-trai-nghiem-lam-nhan-vien-chuyen-nghiep/ 11 http://dichvubaocaotaichinh.net/home/?option=info&cat_id=98&id=464&tit le=8-sai-lam-can-tranh-khi-thuc-tap “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 28 - Cẩm nang hành trang thực tập II GỢI Ý CÁC CUỐN SÁCH NÊN ĐỌC STT Tác giả Đặng Huỳnh Mai Anh Tên sách Chuyện thực tập Bản CV hoàn hảo Bản đồ tư công việc Tôi tự học Nghệ thuật săn việc 11 Đắc nhân tâm Sống theo phương thức – 20 Sự thật cứng kỹ mềm Cách nghĩ để thành công Làm chủ tư duy, thay đổi vận mệnh Chọn nghề theo tính cách 12 loại hình trí thơng minh 7 10 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Nhà xuất Nxb Tổng hợp TP.HCM NXB Lao độngXã hội NXB Lao độngXã hội Nhà xuất trẻ Giá bìa Nhà xuất trẻ 80.000 Nhà xuất trẻ 68.000 Richard Koch Nhà xuất trẻ 50.000 Peggy Klaus Nhà xuất trẻ 70.000 Nhà xuất trẻ Nhà xuất Phụ nữ NXB Thanh niên NXB Lao động Thomas Armstrong & Alphabooks NXB Lao độngRichard Templar Xã hội NXB Lao độngRos Jay Xã hội John Seymour, Nxb Tổng hợp Martin shervington TP.HCM 88.000 Alpha books Những nguyên tắc công việc Thật đơn giản PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG Đạt hiệu tối ưu cơng việc thói quen bạn trẻ thành đạt Đọc vị 1 Tình Huống Nhân Sự Nan Giải Làm việc với người khó tính Quẳng gánh lo vui sống Từ trường học đến đời Tăng tốc đến thành công Tony Buzan Nguyễn Duy Cần Jay Conrad Levinson Dale Carnegie Napoleon Hill Adam Khoo & Stuart Tan Alphabooks 68.000 45.000 41 000 50 000 115.000 45.000 89.000 50.000 31.000 24.000 Sean Covey NXB Trẻ 60.000 David J Lieberman NXB KTQD 60.000 Paul Falcone NXB Lao độngXã hội 109.000 Mike Leibling NXB Thanh Hóa 80.000 Dale Carnegie NXB Trẻ Alpha Books Lâm Minh Chánh NXB Lao độngXã hội NXB Trẻ “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com 29000 100000 Trang 29 - Cẩm nang hành trang thực tập - “Những hội không tự nhiên xuất hiện, bạn tạo chúng” – Chris Grosser Blog: http://hrsulsa.wordpress.com Trang 30