HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HRAD PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHẤM CÔNG

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HRAD PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHẤM CƠNG HOASON Technology © HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Mục lục GIỚI THIỆU PHẦN MỀM TÍNH CƠNG HRAD 1.1 Sơ đồ làm việc với phần mềm HRAD 1.2 Mở phần mềm HRAD .2 1.3 Ý nghĩa hình ảnh phím tắt phần mềm HRAD .3 QUẢN LÝ NHÂN VIÊN 2.1 Khai báo nhân viên 2.2 Khai báo phòng ban .6 2.3 Khai báo chức vụ QUẢN LÝ MÁY CHẤM CÔNG 3.1 Khai báo máy chấm công 3.2 Tải dấu vân tay máy chấm công 3.3 Tải liệu bấm vân tay máy tính 3.4 Báo cáo vắng suất cơm ngày 3.5 Tra cứu liệu chấm công 10 ĐĂNG KÝ PHÂN CƠNG CA, CHÍNH SÁCH ƯU ĐÃI LAO ĐỘNG 10 4.1 Phân công ca làm việc 10 4.2 Đăng ký sách ưu đãi xã hội cho thai sản, nhỏ, hiếu hỉ 11 QUẢN LÝ TÍNH CƠNG 12 5.1 Ký hiệu chấm công 12 5.2 Bộ lịch .12 5.3 Thiết lập tham số tính cơng: 13 5.4 Tính cơng 13 5.5 Nhập bấm vân tay bị thiếu 14 5.6 Báo cáo chấm công 15 5.7 Phiếu chấm công 16 CÔNG CỤ TÌM KIẾM THƠNG TIN 16 6.1 Tìm kiếm 16 6.2 Lọc nhanh liệu 17 6.3 Lọc có điều kiện 17 1 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM TÍNH CƠNG HRAD 1.1 Sơ đồ làm việc với phần mềm HRAD CÔNG VIỆN KHỞI TẠO Tạo lịch làm việc -Tạo ngày lịch -Kiểm tra, chỉnh sửa đặc tính ngày phù hợp với luật qui định sách lao động công ty Danh mục ký hiệu chấm cơng CƠNG VIỆC HÀNG NGÀY Tạo kỳ tính cơng Quản lý nhân viên - Tạo kỳ(tháng) tính cơng theo qui định công ty -Thêm nhân viên, cập nhật thông tin nhân viên, ca làm việc, mã chấm công, nhóm Tham số tính cơng Tải liệu chấm cơng CƠNG VIỆC CUỐI KỲ, CUỐI NĂM Tính cơng -Tạo bảng tính cơng -Nhấn tính cơng tự động -Cập nhật nghỉ phép, nghỉ # -Xem báo cáo kiểm tra nghi quay lại xác nhận - Sao chép sổ khai báo Chiết xuất báo cáo -Tạo danh mục ca làm việc, loại nghỉ - Cài đặt làm việc cho ca, qui tắc chấm thẻ ca -Chỉnh sửa tham số tính công phần mềm phù hợp với công ty -Kết nối máy chấm công -Tải liệu Khai báo tổ chức Import liệu từ Excel Truy vấn chấm công -Người dùng import liệu nhân viên ban đầu từ Excel vào phần mềm Người dùng xem thời gian chấm công nhân viên -Khai báo tổ chức phịng ban, chi nhánh -Bảng chấm cơng -Bảng làm việc thêm -Tổng hợp nghỉ năm 1.2 Mở phần mềm HRAD Sau cài đặt, biểu tượng phần mềm chấm công HRAD xuất Desktop Người sử dụng khởi động HRAD cách Click vào biểu tượng Màn hình đăng nhập mở ra, người dùng nhập username, password click lưu mật để lần sau nhập lại, click Đăng nhập nhấn Enter để vào phần mềm: Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Giao diện phần mềm: 1.3 Ý nghĩa hình ảnh phím tắt phần mềm HRAD STT Hình ảnh Chức Phím tắt Phím tắt áp dụng hình chứng từ Thêm chứng từ giao diện nhập liệu Ctrl + N Chèn thêm chứng từ giao diện nhập liệu vị trí Ctrl + I chọn Chỉnh sửa chứng từ chọn giao diện nhập liệu Ctrl + M Hoãn thao tác với chứng từ đang: Thêm mới, Chèn, Chỉnh Ctrl + Z sửa, Tìm kiếm Xóa chứng từ chọn Nạp lại danh sách 7* Nhập điều kiện truy vấn liệu Ctrl + D F5 Ctrl + F 8* Thực thi xuất kết truy vấn Ctrl + X Lưu chứng từ Ctrl + S 10 Xem chứng từ 11 Xem chứng từ liền trước 12 Xem chứng từ liền sau 13 Xem chứng từ cuối 14 Xem lược sử nội dung thao tác 15 Sao chép nội dung dịng phía Crt + K Ghi chú: hai thao tác phải thực thi tìm kiếm thơng tin chứng từ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN Mục đích: Quản lý cơng việc lưu trữ thông tin danh sách nhân viên phục vụ cho cơng việc tính cơng 2.1 Khai báo nhân viên Đường dẫn: Module Quản lý nhân viên >> Danh mục nhân viên Cách 1: Nhập thủ công Bước Chụp hình Nhấn nút để thêm dịng Ctrl+N Nhâp họ tên nhân viên, phận, mã chấm công, ngày vào làm, … Nhấn nút để lưu lại Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Cách 2: Nhập từ file excel danh mục nhân viên Bước Chụp hình Trên cửa sổ danh mục nhân viên, vào menu Tùy chọn >> Nhập liệu từ excel Nhấn Chọn file excel có máy tính Chọn worksheet chứa nội dung cần đưa vào phần mềm Nhâp số dòng file excel cần đưa vào phần mềm Nhập số dòng kết thúc từ file excel cần đưa vào phần mềm Chọn cột tương ứng phần mềm dựng sẵn với file excel Chọn nạp liệu để đưa liệu từ file excel lên hình Chọn kết thúc để hoàn thành lưu liệu vào phần mềm 2.2 Khai báo phòng ban Đường dẫn: Module Quản lý nhân viên >> Cài đặt >> Bộ phận, phịng ban Bước Chụp hình Nhấn nút để thêm dòng Ctrl+N Nhâp mã phòng ban Nhập tên phòng ban Khai báo phòng ban xong Nhấn nút 2.3 Khai báo chức vụ Mục đích: Tạo chức vụ Đường dẫn: Module Quản lý nhân viên >> Cài đặt >> Chức vụ Bước Chụp hình Nhấn nút để thêm dịng Ctrl+N Nhập mã chức vụ Nhập tên chức vụ Nhấn nút để lưu lại Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET QUẢN LÝ MÁY CHẤM CƠNG Mục đích: Quản lý thơng tin đăng ký nhân viên từ máy chấm công thông qua phần mềm, chuyển nhân viên từ máy chấm cơng sang máy chấm cơng khác, xóa nhân viên máy chấm công,… 3.1 Khai báo máy chấm công Đường dẫn: Quản lý chấm công>>Máy chấm công Bước Chụp hình Nhấn Nhập cột “Loại kết nối” Dùng địa IP, chọn loại cho cột “Vào/Ra”, nhập Cột “ Số máy” không trùng nhau, nhập vị trí cửa để nhận biết vị trí đặt máy Nhập IP máy chấm công Nhập “ 4370 ” cột “Cổng IP” Nhập cột “Mã truy cập ” (nếu có) Nhấn 3.2 Tải dấu vân tay máy chấm công Đường dẫn: Quản lý chấm cơng>>Máy chấm cơng Bước Chụp hình Nhấn Nhấn 3.3 Tải liệu bấm vân tay máy tính Đường dẫn: Quản lý chấm cơng>>Máy chấm cơng Bước Chụp hình Nhấn Nhấn Cơng ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET 3.4 Báo cáo vắng suất cơm ngày Đường dẫn: Module Quản lý chấm công>>Báo cáo >>Báo cáo suất ăn Bước Chụp hình BÁO SUẤT ĂN Chọn biểu mẫu Báo suất ăn Chọn “Ngày” “Bữa ăn” Nhấn nút BÁO NHÂN VIÊN CHƯA BẤM VÂN TAY Chọn biểu mẫu “BẢNG KÊ NV chưa quẹt thẻ” Chọn “Ngày” Nhấn nút 3.5 Tra cứu liệu chấm công Đường dẫn: Module Quản lý chấm cơng>>Tra cứu liệu chấm cơng Bước Chụp hình Chọn thời gian muốn xem liệu Chọn “Mã NV” “Họ tên NV” muốn xem liệu Chọn “Xem” để xem liệu Ghi chú: Bạn xem tồn nhân viên cách thực ĐĂNG KÝ PHÂN CÔNG CA, CHÍNH SÁCH ƯU ĐÃI LAO ĐỘNG 4.1 Phân cơng ca làm việc Mục đích: Tạo lịch làm việc theo ca cho nhân viên tuần, tháng Đường dẫn: Quản lý chấm công >> Phân công ca làm việc Bước Chụp hình Nhấn để tạo lệnh phân ca Nhập thông tin đối tượng cần phân ca, ngày tuần, tháng Nhấn nút Lập bảng Chọn ca làm việc cho nhân viên Nhấn nút Kết thúc để hồn thành Cơng ty TNHH cơng nghệ Hoa Sơn 10 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Bước Chụp hình Nhấn nút In phiếu để xem phiếu Phân công ca làm việc 4.2 Đăng ký sách ưu đãi xã hội cho thai sản, nhỏ, hiếu hỉ Mục đích: Ghi nhận hưởng sách cho nhân viên hưởng ưu đãi thai sản, nhỏ Đường dẫn: Quản lý chấm cơng >> Đăng ký sách ưu đãi Bước Chụp hình Nhấn Nhập thơng tin nhân viên đăng ký nhân chế độ ưu đãi, thời gian hưởng Nhấn Nhấn nút Kết thúc để hồn thành 11 QUẢN LÝ TÍNH CƠNG 5.1 Ký hiệu chấm công Đường dẫn: Module Quản lý chấm cơng >>Cài đặt>>Ký hiệu chấm cơng Bước Chụp hình Nhấn nút để tạo lệnh tính cơng cho tháng Nhập Giờ vào ra, cơm dạng dd/mm/yyyy hh:mi Thêm qui tắc Giờ bấm vân tay vào ra, hạn chế cho phép chấm vào làm, chấm cho ký hiệu ca làm Nhấn 5.2 Bộ lịch Đường dẫn: Module Quản lý chấm cơng >>Cài đặt>> Bộ lịch Bước Chụp hình Phần mềm tạo sẵn lịch, nhiên người dùng cần xem lại để xác nhận ngày nghỉ Lễ Tết Nhấn nút Sửa cột Chế độ cho ngày nghỉ Lễ Tết Nhấn Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 12 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET 5.3 Thiết lập tham số tính cơng: Mục đích: Các thơng tin qui tắc mặc định cơng việc tính cơng Đường dẫn: Module Quản lý chấm công >> Cài đặt >>Tham số tính cơng Mã Ghi Giá trị HRT_ANNUAL_OFFSET_DATE 30/6 Ngày hết hạn sử dụng phép năm(dd/mm) HRT_ANNUAL_PAYROLL_YN N Tính lương cho ngày phép năm dư vào cuối năm HRT_ATT_TIMEBLOCK Số phút cách tối thiểu lần chấm công nhân viên HRT_BREAK_BEFOR_OT 30 Số phút nghỉ trước tăng ca HRT_BREAKTIME_CHECK_YN N Bắt buộc chấm công giờ(Y/N) HRT_COEFFICIENT_DO 2.0 Hệ số công tăng ca ngày nghỉ cuối tuần HRT_COEFFICIENT_NIGHT 1.3 Hệ số làm đêm tăng thêm 30% HRT_COEFFICIENT_OT 1.5 Hệ số công tăng ca ngày thường HRT_COEFFICIENT_PH 3.0 Hệ số công tăng ca ngày nghỉ lễ HRT_HOLIDAYS 1/1;10/3(AL);30/ Danh sách ngày nghỉ lễ VN {dd/mm(AL?); ; } 4;1/5;2/9 HRT_LATECOME_ALLOW 9999 Số phút cho phép đến trễ (về sớm) tối đa HRT_LATECOME_NOTSUB Số phút đến trễ bắt đầu trừ công HRT_MAXIMUM_OUTTIME 15 Số phút tối đa HRT_MINIMUM_OT1_TIME 60 Số phút tăng ca trươc tối thiểu HRT_MINIMUM_OT2_TIME Số phút tăng ca sau tối thiểu HRT_NIGHT_FROM_TIME 21:00 Giờ bắt đầu tính đêm(hh:mi) HRT_NIGHT_TO_TIME 05:00 Giờ kết thúc tính đêm(hh:mi) HRT_OVERTIME_AFTER Y Tăng ca sau(Y/N) HRT_OVERTIME_AUTO Y Tự động tăng ca?(Y/N) HRT_OVERTIME_BEFOR Y Tăng ca trước(Y/N) HRT_OVERTIME_BREAK N Tăng ca giờ(Y/N) HRT_PAYROLL_ON_PERIOD_DAYS_YN N Số cơng tính lương theo số công chuẩn tháng(Y/N) HRT_SHIFT_HOURS Số công HRT_WEEKEND_DAYOFF Số ngày nghỉ cuối tuần(chọn 2, 1.5 1) 5.4 Tính cơng Mục đích: Tính chi tiết công hàng ngày nhân viên theo chấm công máy chấm công tải phần mềm Thực tải bấm vân tay trước tính cơng Đường dẫn: Module Quản lý chấm cơng >> Tính cơng từ máy 13 Bước Chụp hình Nhấn nút để tạo lệnh tính cơng cho tháng Nhập Tháng, phận, … Nhấn để tính cơng Chú ý: Sau tính cơng, lọc ngày cần dị cơng ý cột vi phạm bị tích thiếu vào – ra, nghỉ làm hay muộn để xác nhận Nếu nghỉ sửa chọn cột Ca thực ký hiệu nghỉ phép, thiếu bấm vân tay vào nhập thêm chức “Nhập bấm vân tay bị thiếu” sau nhấn Lập bảng lại 5.5 Nhập bấm vân tay bị thiếu Đường dẫn: Module Quản lý chấm công>>Tra cứu liệu chấm công Bước Chụp hình Nhấn Chọn nhân viên Nhập chấm công Nhấn Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 14 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET 5.6 Báo cáo chấm công Đường dẫn: Module Quản lý chấm công >> Báo cáo >> Báo cáo chấm cơng Bước Chụp hình Chọn Tháng xem báo cáo Chọn Biểu mẫu mẫu báo cáo cần xem Chọn Bộ phận cần lọc để in báo cáo Nhấn nút Click chuột phải chọn Xuất Excel File lưu máy tính 15 5.7 Phiếu chấm công Đường dẫn: Module Quản lý chấm công >> Báo cáo >> Phiếu chấm cơng Bước Chụp hình Chọn Tháng, năm xem báo cáo Chọn Biểu mẫu mẫu báo cáo cần xem Chọn Bộ phận cần lọc để in báo cáo Nhấn nút CƠNG CỤ TÌM KIẾM THƠNG TIN Mục đích: Tìm kiếm lọc thơng tin cần thiết theo điều kiện người sử dụng 6.1 Tìm kiếm Bước Chụp hình Click chuột phải lên bảng liệu chọn “Tìm kiếm” Chọn cột muốn tìm kiếm Điền giá trị tìm kiếm Chọn “Tìm” để thực thao tác Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 16 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET 6.2 Lọc nhanh liệu Bước Chụp hình Click chuột phải chọn “Lọc nhanh” Nhập chữ cần lọc Nhấn “Nạp lại” để Refresh liệu ban đầu 6.3 Lọc có điều kiện Mục đích: Lọc thơng tin theo nhiều điều kiện phức tạp Đường dẫn: Chọn bảng cần lọc thông tin>> Chọn chuột phải >>Chọn lọc nâng cao >> Xuất hộp thoại hình Bước Chọn chuột phải chọn “Lọc nâng cao” Chọn cột cần lọc Chọn phép so sánh(điều kiện lọc) Điền giá trị cần lọc Chọn “Thực ” để hồn tất việc lọc Chụp hình : Thêm điều kiện cho việc lọc : Xóa bỏ dịng điều kiện vừa thêm : Refresh liệu trạng thái ban đầu 17 ... cứu liệu chấm cơng Bước Chụp hình Nhấn Chọn nhân viên Nhập chấm công Nhấn Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 14 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET 5.6 Báo cáo chấm công Đường dẫn: Module Quản lý chấm công >>... Enter để vào phần mềm: Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Giao diện phần mềm: 1.3 Ý nghĩa hình ảnh phím tắt phần mềm HRAD STT Hình ảnh Chức Phím tắt Phím tắt áp dụng hình chứng... QUẢN LÝ MÁY CHẤM CƠNG Mục đích: Quản lý thông tin đăng ký nhân viên từ máy chấm cơng thơng qua phần mềm, chuyển nhân viên từ máy chấm công sang máy chấm công khác, xóa nhân viên máy chấm cơng,…