HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HRAD PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHẤM CÔNG

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HRAD PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHẤM CƠNG HOASON Technology © HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Mục lục GIỚI THIỆU PHẦN MỀM TÍNH CƠNG HRAD 1.1 Sơ đồ làm việc với phần mềm HRAD 1.2 Mở phần mềm HRAD .2 1.3 Ý nghĩa hình ảnh phím tắt phần mềm HRAD .3 QUẢN LÝ NHÂN VIÊN 2.1 Khai báo thông tin nhân viên .4 2.2 Nhập danh sách nhân viên từ Excel 2.3 Khai báo phòng ban .6 2.4 Khai báo chức vụ QUẢN LÝ MÁY CHẤM CÔNG 3.1 Khai báo máy chấm công 3.2 Tải dấu vân tay máy chấm công 3.3 Tải liệu bấm vân tay máy tính 3.4 Cài đặt ngày lên máy chấm công .10 3.5 Xóa liệu chấm cơng máy 10 3.6 Xóa nhân viên nghỉ việc máy chấm công 10 3.7 Chuyển vân tay Nhân viên công tác chi nhánh 11 3.8 Đăng ký vân tay từ xa 12 3.9 Sửa thông tin người dùng máy chấm công 12 3.10 Báo cáo vắng suất cơm ngày 12 3.11 Tra cứu liệu chấm công 14 ĐĂNG KÝ PHÂN CƠNG CA, CHÍNH SÁCH ƯU ĐÃI LAO ĐỘNG 14 4.1 Phân công ca làm việc 14 4.2 Đăng ký sách ưu đãi xã hội cho thai sản, nhỏ, hiếu hỉ .15 QUẢN LÝ TÍNH CƠNG 16 5.1 Ký hiệu chấm công 16 5.2 Bộ lịch .16 5.3 Thiết lập tham số tính cơng: 17 5.4 Tính cơng 17 5.5 Nhập bấm vân tay bị thiếu 18 5.6 Báo cáo chấm công 19 5.7 Phiếu chấm công 20 CƠNG CỤ TÌM KIẾM THƠNG TIN 20 6.1 Tìm kiếm 20 6.2 Lọc nhanh liệu 21 6.3 Lọc có điều kiện 21 6.4 Ngăn đôi bảng liệu (Freeze Panes) 21 1 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM TÍNH CÔNG HRAD 1.1 Sơ đồ làm việc với phần mềm HRAD CÔNG VIỆN KHỞI TẠO Tạo lịch làm việc -Tạo ngày lịch -Kiểm tra, chỉnh sửa đặc tính ngày phù hợp với luật qui định sách lao động công ty Danh mục ký hiệu chấm cơng CƠNG VIỆC HÀNG NGÀY Tạo kỳ tính cơng Quản lý nhân viên - Tạo kỳ(tháng) tính cơng theo qui định công ty -Thêm nhân viên, cập nhật thông tin nhân viên, ca làm việc, mã chấm cơng, nhóm Tham số tính cơng Tải liệu chấm cơng CƠNG VIỆC CUỐI KỲ, CUỐI NĂM Tính cơng -Tạo bảng tính cơng -Nhấn tính cơng tự động -Cập nhật nghỉ phép, nghỉ # -Xem báo cáo kiểm tra nghi quay lại xác nhận - Sao chép sổ khai báo Chiết xuất báo cáo -Tạo danh mục ca làm việc, loại nghỉ - Cài đặt làm việc cho ca, qui tắc chấm thẻ ca Khai báo tổ chức -Khai báo tổ chức phòng ban, chi nhánh -Chỉnh sửa tham số tính cơng phần mềm phù hợp với cơng ty -Kết nối máy chấm công -Tải liệu Import liệu từ Excel Truy vấn chấm công -Người dùng import liệu nhân viên ban đầu từ Excel vào phần mềm Người dùng xem thời gian chấm công nhân viên -Bảng chấm công -Bảng làm việc thêm -Tổng hợp nghỉ năm 1.2 Mở phần mềm HRAD Sau cài đặt, biểu tượng phần mềm chấm công HRAD xuất Desktop Người sử dụng khởi động HRAD cách Click vào biểu tượng Màn hình đăng nhập mở ra, người dùng nhập username, password click lưu mật để lần sau nhập lại, click Đăng nhập nhấn Enter để vào phần mềm: Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Giao diện phần mềm: 1.3 Ý nghĩa hình ảnh phím tắt phần mềm HRAD STT Hình ảnh Chức Phím tắt Phím tắt áp dụng hình chứng từ Thêm chứng từ giao diện nhập liệu Ctrl + N Chèn thêm chứng từ giao diện nhập liệu vị trí Ctrl + I chọn Chỉnh sửa chứng từ chọn giao diện nhập liệu Ctrl + M Hoãn thao tác với chứng từ đang: Thêm mới, Chèn, Chỉnh Ctrl + Z sửa, Tìm kiếm Xóa chứng từ chọn Nạp lại danh sách Ctrl + D F5 7* Nhập điều kiện truy vấn liệu Ctrl + F 8* Thực thi xuất kết truy vấn Ctrl + X Lưu chứng từ Ctrl + S 10 Xem chứng từ 11 Xem chứng từ liền trước 12 Xem chứng từ liền sau 13 Xem chứng từ cuối 14 Xem lược sử nội dung thao tác 15 Sao chép nội dung dòng phía Crt + K Ghi chú: hai thao tác phải thực thi tìm kiếm thơng tin chứng từ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN Mục đích: Quản lý cơng việc lưu trữ thông tin danh sách nhân viên phục vụ cho cơng việc tính cơng 2.1 Khai báo thơng tin nhân viên Đường dẫn: Module Quản lý nhân viên >> Danh mục nhân viên Bước Chụp hình Nhấn nút để thêm dòng Ctrl+N Nhâp họ tên nhân viên, phận, mã chấm công, ngày vào làm, … Nhấn nút để lưu lại Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET 2.2 Nhập danh sách nhân viên từ Excel Trước đổ danh sách nhân viên từ Excel, người dùng phải khai báo danh mục phận, danh mục chức vụ mục Cài đặt hình module Quản lý nhân viên Bước Chụp hình Trên cửa sổ danh mục nhân viên, Mở menu Tùy chọn >> Nhập liệu từ excel Xuất file excel mẫu cách click chuột phải vào vùng bảng thông tin DSNV trống Chọn Xuất Excel để tạo file mẫu File mẫu xuất dùng để đổ liệu lần sau Người dùng copy thông tin nhân viên từ file excel quản lý phòng nhân vào file mẫu theo cột tương ứng Chú ý cột màu đỏ bắt buộc phải có liệu Bước Chụp hình Trên phần mềm, Nhấn Chọn file tới file mẫu có liệu Nhấn nút “Nạp liệu”, phần mềm bắt đầu đổ liệu từ file excel vào phần mềm Nhấn nút “Kết thúc” để hoàn thành lưu liệu vào phần mềm 2.3 Khai báo phòng ban Đường dẫn: Module Quản lý nhân viên >> Cài đặt >> Bộ phận, phòng ban Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Bước Chụp hình Nhấn nút để thêm dòng Ctrl+N Nhâp mã phòng ban Nhập tên phòng ban Khai báo phòng ban xong Nhấn nút 2.4 Khai báo chức vụ Mục đích: Tạo chức vụ Đường dẫn: Module Quản lý nhân viên >> Cài đặt >> Chức vụ Bước Chụp hình Nhấn để thêm dịng Nhập mã chức vụ Nhập tên chức vụ Nhấn nút để lưu lại QUẢN LÝ MÁY CHẤM CÔNG Mục đích: Quản lý thơng tin đăng ký nhân viên từ máy chấm cơng thơng qua phần mềm, chuyển nhân viên từ máy chấm công sang máy chấm cơng khác, xóa nhân viên máy chấm cơng,… 3.1 Khai báo máy chấm công Đường dẫn: Quản lý chấm cơng>>Máy chấm cơng Bước Chụp hình Nhấn Nhập “Loại kết nối” Dùng địa IP, chọn loại cho cột “Vào/Ra”, nhập Cột “ Số máy” khơng trùng nhau, nhập vị trí cửa để nhận biết vị trí đặt máy Nhập IP máy chấm công Nhập “ 4370 ” cột “Cổng IP” Nhấn 3.2 Tải dấu vân tay máy chấm công Đường dẫn: Quản lý chấm công>>Máy chấm công Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Bước Chụp hình Nhấn Nhấn 3.3 Tải liệu bấm vân tay máy tính Đường dẫn: Quản lý chấm cơng>>Máy chấm cơng Bước Chụp hình Nhấn Nhấn 3.4 Cài đặt ngày lên máy chấm công Đường dẫn: Quản lý chấm công>>Máy chấm cơng Bước Chụp hình Nhấn Nhấn vào “Cài đặt thông tin cho thiết bị” Nhấn nút “Cài đặt máy tính cho máy chấm cơng” Ngồi người dùng nhập ngày nhấn nút “Cài cho máy chấm cơng” 3.5 Xóa liệu chấm công máy Đường dẫn: Quản lý chấm cơng>>Máy chấm cơng Bước Chụp hình Chọn máy cần xóa liệu, Nhấn Nhấn vào “Cài đặt thông tin cho thiết bị”, chọn “Điều khiển” Chọn máy chấm cơng cần xóa liệu Nhấn nút “Xóa liệu chấm cơng” (Vì đảm bảo an toàn nên người dùng phải chọn máy chấm cơng để xóa liệu) 3.6 Xóa nhân viên nghỉ việc máy chấm công Đường dẫn: Quản lý chấm công>>Máy chấm công Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 10 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Bước Chụp hình Chọn tất máy chấm công chọn máy cần xóa User máy Nhấn Tại tab Danh sách Nhân viên thiết bị, Nhấn vào “Hiện MCC” Tìm đến User NV nghỉ việc muốn xóa tích chọn Nhấn nút “Xóa” chờ đến báo thành công (Cách lọc nhanh NV nghỉ việc: nhấn nút “Lấy gần nhất”, nhấn chuột phải lên cột Last Check Time chọn Sắp xếp tăng, chọn User lâu khơng cịn bấm vân tay người NV nghỉ việc) 3.7 Chuyển vân tay Nhân viên công tác chi nhánh Đường dẫn: Quản lý chấm công>>Máy chấm công Bước Chụp hình Chọn máy chấm cơng NV Tại tab Danh sách Nhân viên thiết bị, Nhấn vào “Hiện MCC” Tìm đến UserID NV cơng tác tích chọn Chọn đến máy chấm công Chi nhánh Nhấn nút “Chuyển đi” chờ báo thành công 11 3.8 Đăng ký vân tay từ xa Đường dẫn: Quản lý chấm cơng>>Máy chấm cơng Bước Chụp hình Chọn máy lấy vân tay, Nhấn Nhấn vào “Điều khiển thiết bị”, chọn “Đăng ký vân tay từ xa” Nhập UserID mới, ngón tay đăng ký Nhấn nút “Start Enroll” Trên hình máy hình quét vân tay lần cho nhân viên đăng ký 3.9 Sửa thông tin người dùng máy chấm công Đường dẫn: Quản lý chấm công>>Máy chấm công Bước Chụp hình Chọn máy chấm cơng có NV cần sửa Tại tab Danh sách Nhân viên máy, Nhấn vào “Hiện User máy” Danh sách User máy Tìm đến User cần sửa tích chọn, Nhập UserID mới, UserName Nhấn nút “Cập nhật sửa” chờ đến báo thành công 3.10 Báo cáo vắng suất cơm ngày Đường dẫn: Module Quản lý chấm công>>Báo cáo >>Báo cáo suất ăn Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 12 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Bước Chụp hình BÁO SUẤT ĂN Chọn biểu mẫu Báo suất ăn Chọn “Ngày” “Bữa ăn” Nhấn nút BÁO NHÂN VIÊN CHƯA BẤM VÂN TAY Chọn biểu mẫu “BẢNG KÊ NV chưa quẹt thẻ” Chọn “Ngày” Nhấn nút 13 3.11 Tra cứu liệu chấm công Đường dẫn: Module Quản lý chấm công>>Tra cứu liệu chấm cơng Bước Chụp hình Chọn thời gian muốn xem liệu Chọn “Mã NV” “Họ tên NV” muốn xem liệu Chọn “Xem” để xem liệu Ghi chú: Bạn xem tồn nhân viên cách thực ĐĂNG KÝ PHÂN CƠNG CA, CHÍNH SÁCH ƯU ĐÃI LAO ĐỘNG 4.1 Phân cơng ca làm việc Mục đích: Tạo lịch làm việc theo ca cho nhân viên tuần, tháng Đường dẫn: Quản lý chấm công >> Phân cơng ca làm việc Bước Chụp hình Nhấn để tạo lệnh phân ca Nhập thông tin đối tượng cần phân ca, ngày tuần, tháng Nhấn nút Lập bảng Chọn ca làm việc cho nhân viên Nhấn nút Kết thúc để hoàn thành Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 14 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Bước Chụp hình Nhấn nút In phiếu để xem phiếu Phân công ca làm việc 4.2 Đăng ký sách ưu đãi xã hội cho thai sản, nhỏ, hiếu hỉ Mục đích: Ghi nhận hưởng sách cho nhân viên hưởng ưu đãi thai sản, nhỏ Đường dẫn: Quản lý chấm cơng >> Đăng ký sách ưu đãi Bước Chụp hình Nhấn Nhập thông tin nhân viên đăng ký nhân chế độ ưu đãi, thời gian hưởng Nhấn Nhấn nút Kết thúc để hoàn thành 15 QUẢN LÝ TÍNH CƠNG 5.1 Ký hiệu chấm cơng Đường dẫn: Module Quản lý chấm công >>Cài đặt>>Ký hiệu chấm cơng Bước Chụp hình Nhấn nút để tạo lệnh tính cơng cho tháng Nhập Giờ vào ra, cơm dạng dd/mm/yyyy hh:mi Thêm qui tắc Giờ bấm vân tay vào ra, hạn chế cho phép chấm vào làm, chấm cho ký hiệu ca làm Nhấn 5.2 Bộ lịch Đường dẫn: Module Quản lý chấm công >>Cài đặt>> Bộ lịch Bước Chụp hình Phần mềm tạo sẵn lịch, nhiên người dùng cần xem lại để xác nhận ngày nghỉ Lễ Tết Nhấn nút Sửa cột Chế độ cho ngày nghỉ Lễ Tết Nhấn Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 16 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET 5.3 Thiết lập tham số tính cơng: Mục đích: Các thơng tin qui tắc mặc định cơng việc tính cơng Đường dẫn: Module Quản lý chấm cơng >> Cài đặt >>Tham số tính cơng Mã Ghi Giá trị HRT_ANNUAL_OFFSET_DATE 30/6 Ngày hết hạn sử dụng phép năm(dd/mm) HRT_ANNUAL_PAYROLL_YN N Tính lương cho ngày phép năm cịn dư vào cuối năm HRT_ATT_TIMEBLOCK Số phút cách tối thiểu lần chấm công nhân viên HRT_BREAK_BEFOR_OT 30 Số phút nghỉ trước tăng ca HRT_BREAKTIME_CHECK_YN N Bắt buộc chấm công giờ(Y/N) HRT_COEFFICIENT_DO 2.0 Hệ số công tăng ca ngày nghỉ cuối tuần HRT_COEFFICIENT_NIGHT 1.3 Hệ số làm đêm tăng thêm 30% HRT_COEFFICIENT_OT 1.5 Hệ số công tăng ca ngày thường HRT_COEFFICIENT_PH 3.0 Hệ số công tăng ca ngày nghỉ lễ HRT_HOLIDAYS 1/1;10/3(AL);30/ Danh sách ngày nghỉ lễ VN {dd/mm(AL?); ; } 4;1/5;2/9 HRT_LATECOME_ALLOW 9999 Số phút cho phép đến trễ (về sớm) tối đa HRT_LATECOME_NOTSUB Số phút đến trễ bắt đầu trừ cơng HRT_MAXIMUM_OUTTIME 15 Số phút ngồi tối đa HRT_MINIMUM_OT1_TIME 60 Số phút tăng ca trươc tối thiểu HRT_MINIMUM_OT2_TIME Số phút tăng ca sau tối thiểu HRT_NIGHT_FROM_TIME 21:00 Giờ bắt đầu tính đêm(hh:mi) HRT_NIGHT_TO_TIME 05:00 Giờ kết thúc tính đêm(hh:mi) HRT_OVERTIME_AFTER Y Tăng ca sau(Y/N) HRT_OVERTIME_AUTO Y Tự động tăng ca?(Y/N) HRT_OVERTIME_BEFOR Y Tăng ca trước(Y/N) HRT_OVERTIME_BREAK N Tăng ca giờ(Y/N) HRT_PAYROLL_ON_PERIOD_DAYS_YN N Số cơng tính lương theo số cơng chuẩn tháng(Y/N) HRT_SHIFT_HOURS Số công HRT_WEEKEND_DAYOFF Số ngày nghỉ cuối tuần(chọn 2, 1.5 1) 5.4 Tính cơng Mục đích: Tính chi tiết cơng hàng ngày nhân viên theo chấm công máy chấm công tải phần mềm Thực tải bấm vân tay trước tính cơng Đường dẫn: Module Quản lý chấm cơng >> Tính cơng từ máy 17 Bước Chụp hình Nhấn nút để tạo lệnh tính cơng cho tháng Nhập Tháng, phận, … Nhấn để tính cơng Chú ý: Sau tính cơng, lọc ngày cần dị cơng ý cột vi phạm bị tích thiếu vào – ra, nghỉ làm hay muộn để xác nhận Nếu nghỉ sửa chọn cột Ca thực ký hiệu nghỉ phép, thiếu bấm vân tay vào nhập thêm chức “Nhập bấm vân tay bị thiếu” sau nhấn Lập bảng lại 5.5 Nhập bấm vân tay bị thiếu Đường dẫn: Module Quản lý chấm công>>Tra cứu liệu chấm cơng Bước Chụp hình Nhấn Chọn nhân viên Nhập chấm công Nhấn Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 18 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET 5.6 Báo cáo chấm công Đường dẫn: Module Quản lý chấm công >> Báo cáo >> Báo cáo chấm cơng Bước Chụp hình Chọn Tháng xem báo cáo Chọn Biểu mẫu mẫu báo cáo cần xem Chọn Bộ phận cần lọc để in báo cáo Nhấn nút Click chuột phải chọn Xuất Excel File lưu máy tính 19 5.7 Phiếu chấm cơng Đường dẫn: Module Quản lý chấm công >> Báo cáo >> Phiếu chấm công Bước Chụp hình Chọn Tháng, năm xem báo cáo Chọn Biểu mẫu mẫu báo cáo cần xem Chọn Bộ phận cần lọc để in báo cáo Nhấn nút CÔNG CỤ TÌM KIẾM THƠNG TIN Mục đích: Tìm kiếm lọc thông tin cần thiết theo điều kiện người sử dụng 6.1 Tìm kiếm Bước Chụp hình Click chuột phải lên bảng liệu chọn “Tìm kiếm” Chọn cột muốn tìm kiếm Điền giá trị tìm kiếm Chọn “Tìm” để thực thao tác Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 20 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET 6.2 Lọc nhanh liệu Bước Chụp hình Click chuột phải chọn “Lọc nhanh” Nhập chữ cần lọc Nhấn “Nạp lại” để Refresh liệu ban đầu 6.3 Lọc có điều kiện Mục đích: Lọc thông tin theo nhiều điều kiện phức tạp Đường dẫn: Chọn bảng cần lọc thông tin>> Chọn chuột phải >>Chọn lọc nâng cao >> Xuất hộp thoại hình Bước Chọn chuột phải chọn “Lọc nâng cao” Chọn cột cần lọc Chọn phép so sánh(điều kiện lọc) Điền giá trị cần lọc Chọn “Thực ” để hoàn tất việc lọc Chụp hình : Thêm điều kiện cho việc lọc : Xóa bỏ dịng điều kiện vừa thêm : Refresh liệu trạng thái ban đầu 6.4 Ngăn đơi bảng liệu (Freeze Panes) Mục đích: Chia đơi bảng liệu để người dùng vừa nhìn thấy cột đối tượng vừa kéo xem liệu cột cuối bảng, giống Freeze Panes Excel 21 Thank you! Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 22