tiểu luận kỷ năng thuyết trình trong kinh doanh

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH š›š› GIAO TIẾP KINH DOANH ĐỀ TÀI KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH GVHD LỚP DHQT16H – 420300319605 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 9 tháng 4 năm 2022 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM STT Họ và tên MSSV Công việc Mức độ hoàn thành 1 2 3 4 5 MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 2 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 3 MỤC LỤC 4 I KHÁI QUÁT 5 1 Kỹ năng thuyết trình? 5 2 Kỹ năng thuyết trình trong kinh doanh? 5 3 Các loại th.

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH š›&š› GIAO TIẾP KINH DOANH ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH GVHD: LỚP: DHQT16H – 420300319605 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2022 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM STT Họ tên MSSV Công việc Mức độ hoàn thành MỤC LỤC I KHÁI QUÁT Kỹ thuyết trình? Thuyết trình cách trình bày nhận định, quan điểm, chiến lược phát triển nhằm thuyết phục người nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn Thuyết trình hình thức giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác Thuyết trình nói cho nhiều người nghe, thuyết trình mang tính chất giao tiếp chiều, người thuyết trình người nói Thuyết trình cơng cụ giao tiếp hiệu quả, đóng vai trị to lớn thành cơng cá nhân Thuyết trình thường mang tính cơng chúng Khi thuyết trình bạn phải nói trước nhiều người, chí có nhiều người khơng quen biết Mục đích thuyết trình thường góp vui, thuyết phục thông tin Kỹ thuyết trình kinh doanh? Kỹ thuyết trình khả truyền đạt thông điệp với lý lẽ lập luận hợp lý chặt chẽ để tạo thuyết phục tương tác với người nghe cách thu thập giải đáp tất câu hỏi phản biện Hơn nữa, kỹ thuyết trình đặc biệt quan trọng trình bán hàng, thuyết phục khách hàng thể sứ mệnh, tầm nhìn mục tiêu doanh nghiệp Các loại thuyết trình Phân loại thuyết trình dựa vào mục tiêu nó, có: Thuyết trình để cung cấp thơng tin; Thuyết trình để thuyết phục Thuyết trình để gây cảm hứng - Thuyết trình cách truyền đạt ý tưởng thơng tin: Ví dụ thầy giáo giảng bài, bạn lớp trưởng thông báo vấn đề trước lớp - Thuyết trình thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe: Ví dụ nhân viên bán hàng thuyết trình thuyết phục khách hàng mua sản phẩm buổi hội thảo, trưởng phòng marketing thuyết phục ban lãnh đạo công ty chiến dịch marketing cho công ty thời gian tới - Thuyết trình gây cảm hứng: Lãnh đạo cơng ty phải nói với nhân viên chủ đề nhằm kích thích tinh thần làm việc, diễn giả thuyết trình chủ đề đó, vị tướng nói chuyện với ba quân trước ngày trận II NỘI DUNG Tầm quan trọng thuyết trình kinh doanh Ngày nay, với phát triển kinh tế - xã hội, thị trường lao động ngày có đòi hỏi khắt khe đội ngũ người lao động Bên cạnh kiến thức chuyên môn nghề nghiệp đòi hỏi đội ngũ nhân doanh nghiệp phải trang bị nhiều kỹ cần thiết khác, để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động nghề nghiệp Và số kỹ cần thiết kỹ thuyết trình Các bạn thấy rằng, xã hội đại ngày kỹ thuyết trình biết đến kỹ mềm vô cần thiết Không phải có nhà diễn thuyết chuyên nghiệp hay giảng viên đại học phải thành thạo kỹ thuyết trình, mà hầu hết người lao động nghề nghiệp khác nhau, từ người bán hàng, nhân viên tiếp thị nhân viên ngân hàng, nhân viên tư vấn bảo hiểm, giám đốc dự án, giám đốc kinh doanh doanh nhân, cần sử dụng đến kỹ quan trọng Kỹ thuyết trình bước thiếu đường chiếm lĩnh thành cơng Như vậy, tầm quan trọng thuyết trình kinh doanh điều nhận thấy kỹ cần sử dụng đến Ví dụ, công ty bạn chuẩn bị mắt phần mềm có cách thuyết trình, giới thiệu tính mẻ, hữu ích sản phẩm giúp khách hàng nhận biết phần mềm bạn Tầm quan trọng kỹ thuyết trình dù bạn có cố phủ nhận thực rèn luyện kỹ thuyết trình tốt đồng nghĩa với việc nỗ lực làm cách để bày tỏ thái độ tơn trọng người nghe Q trình chuẩn bị 2.1 Mục đích buổi thuyết trình Là sở để đề mục tiêu Mục tiêu cần phải cụ thể để đánh giá mức độ thành cơng thuyết trình Xác định mục đích có ý nghĩa định hướng với nội dung thuyết trình +Cung cấp thơng tin cho người nghe +Thuyết phục người nghe + Hay góp vui - Mục đích thuyết trình đưa thơng tin, địi hỏi người nói có lối diễn đạt trình bảy cách rõ ràng, xác Cấu trúc thuyết trình phải logic, quán Vấn đề nêu kèm theo lập luận, số liệu đáng tin cậy có sức thuyết phục, đặc biệt phải khơi dậy tỏ mỏ, tư sáng tạo người nghe - Mục đích thuyết trình thuyết phục, địi hỏi cần có nhiều thơng tin, số liệu tin khả nổi, lập luận logic 2.2 Xác định đối tượng nghe thuyết trình Người nghe trung tâm hưởng đến buổi thuyết trình Vì thế, thu thập đánh giá thông tin người nghe việc làm khơng thể thiếu Khi thuyết trình, nên tìm hiểu: - Khán thính giả buổi thuyết trình gồm ai? Tuổi tác, trình độ văn hóa, chun mơn nghiệp vụ, địa vị xã hội họ sao? - Mục đích họ đến nghe thuyết trình? - Họ đến với buổi thuyết trình tự nguyện hay bị ép buộc? - Tình trạng li họ đến nghe thuyết trình - Họ có lợi ích nghe bạn nói? - Bạn muốn nói với họ? - Mức độ hiểu biết khán thính giả chủ đề bạn thuyết trình? - Mức độ quan tâm I họ vấn đề này? - Trong khoảng thời gian cho phép, người nghe có khả thu nhận lượng thông tin bao nhiêu? - Bạn muốn họ nhớ thuyết trình bạn? * Trong kinh doanh: - Đối với bên tổ chức, đối tượng nghe là: + Cấp + Cấp + Đồng nghiệp - Đối với bên tổ chức, đổi tượng nghe đa số là: + Khách hàng + Đối tác kinh doanh 2.3 Chuẩn bị nội dung cho phần thuyết trình - Phân tích nội dung Phân tích so sánh đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trinh - Lựa chọn đề tài phù hợp - Xác định thật rõ mục đích thuyết trình - Cần tập trung vào khía cạnh để thuyết trình đạt hiệu cao Nếu đề tài rộng thi cần xác định rõ phạm vi nghiên cứu mặt không gian lẫn thời gian => nội dung thuyết trình tập trung hơn, sâu hiệu - Thu nhập thơng tin - Tìm kiếm: Xem lại nghiên cứu, ấn phẩm, kinh nghiệm kiến thức bạn Phỏng vấn trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ chuyên gia am tưởng lĩnh vực bạn trình bày Nghiên cứu ấn phẩm xuất lưu trữ thư viện Tìm hiểu thơng tin từ công ty tư vấn, công ty nghiên cứu thị trường - Tìm kiếm mạng thơng tin có liên quan đến chủ đề bạn trình bảy, cần cẩn trọng vị mạng có nhiều thơng tin khơng xác - Chọn lọc: Dựa số liệu, tài liệu có Lựa chọn thơng tin tốt nhất, thích hợp cho thuyết trình Chọn thơng tin đáp ứng nhu cầu thông tin đối tượng, mang tính thời sự, cấp thiết, phản ảnh vấn đề sống 2.4 Xây dựng chọn phương pháp thuyết trình a) Xây dựng thuyết trình: Gồm phần: phần giới thiệu (mở đầu), phần nội dung phần kết luận Phần mở đầu: Phần ngắn quan trọng • Cần ngắn gọn, độc đảo tạo hấp dẫn người nghe Để phần mở đầu hay cần ý điều sau: Gây ấn tượng Hoan nghênh khán thính gia giới thiệu đơi nét thân nhóm thuyết trình ý Giới thiệu đề tài Giới thiệu dàn ý thuyết trình Thỏa thuận chế trình bày Chuyển ý Phần nội dung chính: Lã phần dài nhất, quan trọng nhất, quy định chất lượng thuyết trình, phần bao hàm, phát triển nội dung phát biểu cách tồn diện, sâu sắc Chức năng: lơi ý nghĩ, kích thích tư người nghe việc trình bày cách logic • Cần có bố cục chặt chẽ, trình bày lập luận theo quy tắc, phương pháp định • Nội dung cần tính xác thực, quán, chủ ý yếu tố tâm lý nội dung Một thuyết trinh tốt cần 3-5 vấn đề Q vấn đề bại thuyết trình sơ sài, thiếu sức hấp dẫn Quá nhiều vấn đề, khán giả khó theo dõi Mỗi vấn đề nên giới thiệu theo trình tự sau: Nêu vấn đề -> Trình bày nội dung -> nhấn mạnh trọng tâm -> nhận xét, kết luận chuyển ý Giữa phần cần có cách chuyển ý khác giúp thuyết trình thêm pl sinh động, hấp dẫn Trong phần nội dung cần đưa ý chính, phân tích làm rõ vấn đề Cần lưu số vấn đề sau đây: Các ý phải xếp theo trình tự hợp lý, logic + Khơng nên nói chung chung mà phải đưa ví dụ (vd điển hình) số liệu cụ thể minh họa Có thể chuẩn bị thêm câu chuyện vui, khôi hài để làm không căng thẳng Phần kết: • Lả phần cấu trúc khơng thể thiếu • Làm cho bố cục trở nên cân đối, logic, có tác dụng khái quát nhấn mạnh điều nói Đặc trưng: tổng kết, củng cố, làm tăng trọng lượng nội dung thuyết trình Cần ngắn con, giàu cảm xúc tự nhiên Cần ý yếu tố sau: Cơ chế chuyển sang phần kết Tóm tắt nội dung chủ yếu thuyết trình Câu kết Chốt lại vấn đề cốt lõi thuyết trình tùy theo tính chất, mục đích ran đưa lời kêu gọi nhiệm vụ tương lai Đừng quên cảm ơn khán thính giả vị ý lắng nghe b) Phương pháp thuyết trình: Trần thuật: Thời gian trình bày ngắn hơn, nội dung truyền đạt it so với diễn giảng Chủ yếu dùng để giới thiệu tiểu sử nhà bác học lịch sử phát minh định luật hay bảng hệ thống tuần hoàn Diễn giảng giảng giải: diễn giảng mang tính chất cải thuyết trình nhiều hơn, cịn giảng giải mang tính chất giải thích chứng minh nhiều 2.5 Chuẩn bị hình thức a) Khơng gian: Tùy vào tính chất nơi diễn hội nghị mà có cách xếp bàn ghế theo phong cách không gian khác nhau: - Kiểu nhà hát: Chỗ ngồi đối diện với sân khấu, bàn hội nghị hay diễn giả bàn Sử dụng: Phù hợp cho kiện mà người tham dự khán giả Hình thức không khuyến cáo cho kiện ăn uống có ghi chép - Kiểu chữ U: Một loạt hội nghị xếp theo hình chữ U với ghế xung quanh bên Sử dụng: thường sử dụng cho họp: Hội đồng quản trị, họp ủy ban nhóm thảo luận, nơi có người nói, âm thanh, hình ảnh trình bày tiêu điểm khác b) Thời gian: Lên kế hoạch, chuẩn bị luyện tập trước cho thuyết trình chiếm 75% lượng thời gian ước lượng Nếu bạn kết thúc sớm khơng kết thúc muộn tê Nếu bạn muốn người lắng nghe minh thuyết trình, nên dành 50% để trình bày dành 25% cịn lại để người nghe tham gia c) Thiết bị dụng cụ hỗ trợ: - Cần thiết phải tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra kĩ lưỡng thiết bị dụng cụ hỗ trợ thuyết trình Các thiết bị phải tương thích, ăn khớp với Các thiết bị phải tương thích với khơng gian thời gian buổi thuyết trình d) Đánh giá thân: Trước nhận lời thuyết trình vấn đề đó, bạn cân nhắc vấn đề sau: Bạn có am hiểu vấn đề, có đủ thơng tin để trình bày hay khơng? Vốn kiến thức lí luận tiễn có liên quan đến vấn đề dự kiến trình bảy bạn sao? Bạn có tri đặc biệt gì? Uy tín bạn khán nào? Con người, cương vị bạn có người nghe chấp nhận hay khơng? Lưu ý: • Khơng nên nhận lời thuyết trình chủ đề mà bạn không nắm vững vấn đề mà tầm quan trọng khơng ngang tầm với thân Nên chọn chủ đề phù hợp với thể mạnh, kiến thức kinh nghiệm thân 2.6 Luyện tập Thực hành cá nhân chọn địa điểm riêng từ để tập nói, dùng từ khác cảm thấy hài lịng Khi thuyết trình thử nên đứng lên, di chuyển thuyết trình thật không nên thu động chỗ Ghi âm nghe lai Tổ chức buổi thuyết trình thử Diễn tập thật Những sai lầm thường gặp thuyết trình giải pháp 3.1 Những sai lầm thường gặp: a) Chuẩn bị không chu đáo: Sự chuẩn bị không chu đáo cho phần thuyết trình tạo nên ấn tượng xấu cho người nghe, quần áo không phù hợp, ngoại hình khơng chỉnh chu, nội dung bài, slide, khơng chuẩn bị cách nghiêm túc, chỉnh chu làm người nghe nhàm chán, không tập trung, đánh giá trị nội dung cần thuyết trình Những nhà diễn thuyết xuất sắc có chuẩn bị "Cụ thể là, họ biết chủ đề cần nói, tổ chức nội dung, thiết kế slide ấn tượng tìm hiểu kỹ vấn đề trọng tâm muốn trình bày" Chuẩn bị khơng chu đáo cịn thể việc khơng tập luyện thuyết trình trước vào buổi thuyết trình Để tối ưu hóa nhận thức người nghe có kết mà bạn muốn sau buổi thuyết trình tập nói thật to lần trước đứng sân khấu b) Nói q nhanh, khơng có khoảng dừng 10 Nhiều speaker có thói quen xấu nói liên tục khơng ngừng nghỉ Giống tàu hỏa chạy, họ tăng tốc nhanh, dẫn tới phanh, dừng lại rẽ Những lý cho tình trạng thường xuất phát từ lo lắng, thể tiết nhiều adrenaline cảm thấy căng thẳng thời gian trình bày hạn chế Theo Price: "Bất kể lý gì, có thời điểm mà bạn nên có ngắt nghỉ, bao gồm: trước sau nói thứ quan trọng muốn khán giả nhớ; trước sau có chuyển tiếp từ điểm mấu chốt sang điểm phần bài: mở bài, thân kết" Nói q nhanh, khơng tạo khoảng dừng dễ làm cho người bỏ sót thơng tin, không nắm bắt tất thông tin người thuyết trình muốn truyền tải c) Nói lan man, dài dịng "Điều dễ hiểu Sau cùng, uy tín bắt đầu bị đánh giá đứng dậy bắt đầu nói Thế nên, để an toàn, thường tập trung gần toàn vào thứ mà Aristotle gọi Logos bao gồm chức lập luận logic, ngơn ngữ, phân tích, lý trí, tư phản biện số" Tuy nhiên, sử dụng hết tất loại nội dung thuyết trình trở nên dài dịng, q nhiều slide khơng cần thiết hệ bạn phải dành thời gian để đọc chữ số slide mà bỏ qua phần quan trọng tập trung vào khán giả Price nhấn mạnh: "hãy gạt bỏ thói quen sử dụng nội dung rối rắm" Bởi vì, bạn đánh người nghe d) Thiếu tương tác với người nghe Một sai lầm phổ biến mà nhiều người gặp phải tập trung thể vấn đề mà không để ý tới phản ứng khán giả Điều khiến cho người nghe có cảm giác thiếu thoải mái Đặc biệt, nhiều trường hợp, người nghe có số thắc mắc nội dung thuyết trình khơng giải đáp Đây điều khiến cho thuyết trình bạn bị giảm chất lượng, hiệu e) Lạm dụng công cụ hỗ trợ Đây lỗi mà nhiều người gặp phải Thuyết trình là sử dụng lời nói để truyền tải thông tin rõ ràng, dễ hiểu, thu hút thuyết phục Việc áp dụng công cụ hỗ trợ slide, giấy ghi chú, vào thuyết trình vơ cần thiết không nên lạm dụng 11 Việc cầm giấy đọc hồn tồn đọc slide khơng khiến người nghe có cảm giác khó chịu mà cịn khơng mang lại hiệu tốt cho thuyết trình bạn f) Khơng trọng phần mở đầu phần kết thúc Phần mở đầu thuyết trình đóng vai trị quan trọng để tạo hứng thú cho người nghe “Đầu xuôi đuôi lọt”, mở đầu thuận lợi, suôn sẻ giúp cho người thuyết trình tự tin thể phần Tuy nhiên, sai lầm nhiều người gặp phải lãng phí khoảng thời gian Mở đầu lan man, khơng có điểm nhấn khơng gây ý người nghe, dễ gây cảm giác nhàm chán suốt thời gian sau Phần kết thúc giữ vai trị quan trọng khơng kém, việc kết thúc đột ngột, không liên kết với nội dung vừa nói tạo cho người nghe cảm giác hụt hẫn, song song kết thúc nào, nói dài, dù phần mở đầu nội dung xuất sắc khơng tạo hài lịng tối đa cho người nghe g) Khơng đặt vào vị trí người nghe Đầu tiên quan trọng nhất, thuyết trình cần nhớ kiến thức uyên bác bạn chủ đề thường khơng chia sẻ người nghe Rõ ràng họ khơng vị trí giống với bạn bạn cần biết người nghe muốn tìm cách thu hút họ Hãy đưa họ đến với chuyến khám phá chân trời kiến thức thú vị với bước đơn giản, có họ hiểu ngấm ý quan trọng mà bạn đem đến Nếu giả định người nghe biết điều bạn biết họ quan tâm cách bạn quan tâm sai lầm tai hại Bạn cần gây ý từ ban đầu, ấn tượng tốt gợi hấp dẫn suốt thuyết trình Khơng đặt vào vị trí người nghe, quan tâm nói, khơng cần biết người nghe nghĩ gì, lý tạo nên lờ người nghe, khơng đạt mục đích thuyết trình 12 3.2 Giải pháp: a) Sự chuẩn bị hoàn hảo cho thuyết trình: Chuẩn bị cách cẩn thận vơ cần thiết Lượng thời gian bạn dành cho việc lập kế hoạch phụ thuộc vào tình hình bạn, tốt chuẩn bị sớm Chuẩn bị cách thích hợp giúp bạn kiểm sốt tâm trạng trình bày Khi bạn hiểu rõ thuyết trình, bạn cảm thấy lo lắng Sự chuẩn bị hồn hảo từ trang phục, ngoại hình, nội dung, slide, giúp người đánh giá cao người nói, cho thấy nghiêm túc công việc b) Điều chỉnh tốc độ nói vừa phải, tạo khoảng dừng nội dung: Khi sử dụng im lặng có chủ ý thuật hùng biện bạn cảm thấy tự tin hơn, thông điệp truyền tải tạo hiệu ứng mạnh khán giả ghi nhớ nhiều bạn nói Nói với tốc độ vừa phải, có khoảng dừng tạo nên chuyên nghiệp, thu hút người nghe từ họ nắm bắt thông tin hiệu quả, hiểu mà người thuyết trình truyền tải c) Thấu hiểu thuyết trình, nói thẳng vào trọng tâm: Việc thấu hiểu thuyết trình quan trọng, phải biết cần nói gì, người nghe cần biết thơng tin gì, nói vào trọng tâm, khơng lan man, khơng trình bày vấn đề khơng liên quan Điều giúp tiết kiệm thời gian, người nghe không bị tiếp nhận nhiều thông tin mờ hồ, nhiễu thơng tin d) Tích cực tương tác: Tương tác với người nghe tạo cho họ thoải mái, không máy móc tập trung vào nội dung thuyết trình, tương tác ánh mắt, nụ cười, câu hỏi ngắn, cho người nghe hỏi vấn đề họ chưa hiểu rõ Tương tác với người nghe phương pháp giúp cho thuyết trình sinh động, gây ý e) Xem công cụ hỗ trợ “hỗ trợ”: Trong q trình thuyết trình, người nói giữ vị trí quan trọng, việc nói, truyền tải nội dung đến người nghe, giúp người nghe hiểu rõ nhiệm vụ người nói 13 Cơng cụ hỗ trợ vật hỗ trợ cho q trình thuyết trình diễn nhanh chóng, chun nghiệp hơn, đặt người nói vị trí trung tâm, phải biết kết hợp hài hòa hai yếu tố đừng để người nói phụ thuộc vào cơng cụ hỗ trợ f) Tạo mở đầu kết thúc ấn tượng: Mở đầu ấn tượng làm cho người nghe tập trung vào nội dung sau, kết thúc ấn tượng bao gồm khái quát lại nội dung thuyết trình Sự kết hợp mở đầu, kết thúc ấn tượng với nội dung đầy đủ chỉnh chu tạo nên giá trị thuyết trình, lưu vào trí nhớ người nghe g) Đặt vào vị trí người nghe: Khi vị trí người nghe, muốn nghe điều chưa biết, điều thú vị, muốn nhìn thấy chỉnh chu từ trang phục, nội dung, slide, từ người nói, vai trị người nói nên đáp ứng mà ta mong muốn, mong muốn tất người Đặt vào vị trí người nghe ta hiểu rõ người nghe cần gì, từ làm chủ phần thuyết trình đạt mục đích nhanh chóng Kỹ cần có 4.1 Kỹ chuẩn bị cơng cụ thuyết trình a) Kỹ thiết kế Slide Power Point Hiện nay, để hỗ trợ cho thuyết trình thuận lợi nhiều doanh nghiệp trường học có hỗ trợ phần mềm trình chiếu powpoint máy chiếu Một slide chuẩn, đẹp bước khởi đầu tạo nên thành cơng cho thuyết trình tạo ấn tượng mà người nghe tiếp cận thuyết trình giúp cho thuyết trình lơi hấp dẫn Đây phần có thời gian nhiều để chuẩn bị hoàn toàn chủ động đầu tư Một thuyết trình khơng nên đưa q nhiều thông tin slide, điều quan trọng đưa q nhiều thơng tin khiến cho người xem bị rối không nắm nội dung mà muốn trình bày Một slide hiệu thơng tin, người diễn giả người truyền tải để có thuyết trình tốt cần phải luyện tập thực hành nhiều Các nguyên tắc thiết kế slide: Nguyên tắc - Cố gắng thật đơn giản 14 Quá nhiều chi tiết slide khiến nội dung slide bị rối, làm phân tán ý người theo dõi không nội dung tác giả muốn truyền tải Lược bỏ yếu tố không thật cần thiết slide, giữ lại điều cốt lõi trình chiếu cách giúp bạn tạo nên điểm nhấn cho trình chiếu Nguyên tắc - Giới hạn từ slide Khi theo dõi thuyết trình người thường thích tiếp thu thơng tin thơng qua người trình bày thay đọc slide Do đó, thay cố gắng trình bày chi tiết nội dung lên slide bạn tóm tắt chúng thành từ khóa diễn giải lời lúc thuyết trình Việc để nhiều ký tự đầu dòng slide khiến trang chiếu bị tính thẩm mỹ Nguyên tắc - Chọn font chữ màu sắc phù hợp Font chữ màu sắc yếu tố định nhiều đến hình thức thẩm mỹ trình chiếu Nhiều bạn thiết kế slide thường nghĩ font chữ đơn giản khiến slide trở nên đơn điệu, font chữ cầu kỳ làm slide bị rối, thật cần bạn chọn font phù hợp với nội dung thơng tin bạn truyền tải dù font đơn giản hay cầu kỳ mang hiệu Màu sắc điểm nhấn cho slide tác động lớn đến nhận thức người theo dõi Màu sắc sặc sỡ điểm trừ thiết kế slide PowerPoint làm người dùng phân tâm, không tập trung vào nội dung truyền tải Trong trình chiếu bạn nên sử dụng tối đa font chữ Nguyên tắc - Cỡ chữ nhỏ 28px Bày trình chiếu bạn thường phát hình rộng để người theo dõi Dù bạn thiết kế đẹp đến đâu người xem đọc chữ kích thước chữ q bé điều tệ Do bạn nên để cỡ chữ nhỏ cho trình chiếu 28px Nguyên tắc - Nguyên tắc chuyên nghiệp 6x6 Nguyên tắc chuyên nghiệp 6x6 quy tắc thể mức tối đa số dòng số chữ slide Trong nguyên tắc này, slide bạn nên có tối đa dịng dịng tối đa chữ Để lại nhiều khoảng trống slide giúp slide dễ nhìn hơn, người xem dễ tập trung theo dõi nội dung Nguyên tắc - Ảnh minh họa phù hợp, kích cỡ hình ảnh tốt 15 Bài trình chiếu thu hút nhiều người thể cách trực quan, sinh động Nên chọn hình ảnh minh họa liên quan đến nội dung muốn truyền tải xếp bố cục cho chúng cách hợp lý, không lạm dụng Đồng thời ý đến kích cỡ ảnh, khơng phóng q to đến độ ảnh mờ, vỡ nét không thu nhỏ đến mức lẫn lộn chi tiết Chất lượng ảnh tốt thể chỉnh chu cho cho trình chiếu Nguyên tắc - Gây ấn tượng chạy hiệu ứng Các hiệu ứng áp dụng vào trình chiếu cách hợp lý không lạm dụng giúp slide uyển chuyển, bớt nhàm chán Chẳng hạn slide trình bày nội dung câu hỏi trắc nghiệm, bạn áp dụng hiệu ứng khoanh tròn cho phần đáp án Nguyên tắc - Các đối tượng chỉnh Các đối tượng thiết kế không chỉnh hợp lý dễ tạo khó chịu cho người xem Do bạn cần xếp, chỉnh bố cục chi tiết slide để phần thiết kế khoa học hài hòa Nguyên tắc - Nguyên tắc màu Màu sắc yếu tố định nhiều đến yếu tố thẩm mỹ phong cách trình chiếu Bạn nên chọn màu theo nguyên tắc bánh xe màu mà nhà thiết kế thường sử dụng nên sử dụng tối đa màu chủ đạo toàn slide bạn Như vậy, bắt đầu thiết kế slide trình chiếu bạn cần lưu ý đến Tính đơn giản - Tính cân - Nhấn mạnh - Tính quán cho đối tượng, hình ảnh nội dung xuất slide Các trình chiếu trọng yếu tố có bố cục đẹp mắt, màu sắc ấn tượng, thu hút, nội dung hợp lý Slide bạn tạo chuyên nghiệp, chỉnh chu thẩm mỹ nhiều b) Các công cụ hỗ trợ: Máy chiếu Power Point công cụ hỗ trợ hiệu buổi thuyết trình Để truyền thơng điệp người trình bày phải sử dụng công cụ hỗ trợ trực quan kết hợp với phương tiện nghe nhìn hiệu Các phương tiện nghe nhìn để hỗ trợ cho người trình bày ngày đại phong phú: - Bảng đen phấn trắng, phấn màu - Bảng trắng bút lơng - Các hình ảnh mơ hình minh họa 16 - Bút điện tử - Bảng ghim, bảng lật để đính hình vẽ Điều lưu ý đặt cơng cụ trình bày: - Vị trí đặt phương tiện nơi người nhìn thấy - Các cơng cụ trình bày phải giải thích rõ ràng, xác - Dành thời gian để luyện tập làm quen với phương tiện - Không dùng phải cất 4.2 Kỹ kiểm sốt căng thẳng lo lắng a) Bắt đầu từ thuyết trình ngắn: lần thuyết trình coi vừa làm vừa học, đừng bắt đầu với dài hẳn từ 30 phút trở lên Thời gian kéo dài đồng nghĩa với nội dung thuyết trình chuyên sâu, địi hỏi người thực phải có kinh nghiệm kỹ cần thiết để để lôi người Khó thành cơng trọn vẹn lần đầu thuyết trình, thế, bạn nên tranh thủ thực hành ngắn gọn, chẳng hạn phát biểu họp, tham gia ý kiến buổi hội nghị bàn tròn b) Sẵn sàng để sai lầm: cần trình bày nội dung đó, đừng nghĩ thứ diễn trơi chảy hình thức lẫn nội dung Những người nghe bạn trình bày có người kiến thức sâu rộng, chuyên môn vững bạn, việc họ có phản hồi trái chiều với ý kiến bạn nêu điều dễ hiểu Vì thế, bước vào buổi thuyết trình, bạn nên chuẩn bị tâm lý, sẵn sàng cho sai lầm mắc phải c) Thực hành kỹ: để có buổi thuyết trình thành công, tốt hết bạn nên dành thời gian tập dượt trước Khán giả bạn bè, người thân, người mà bạn thực tin tưởng đóng góp với bạn ý kiến hữu ích Thomas cho rằng, chia sẻ với bạn bè, người thân hay đồng nghiệp giúp bạn củng cố kiến thức lựa chọn cách thức trình bày phù hợp d) Dành thời gian cho câu hỏi: tùy vào đối tượng số lượng công chúng, bạn nên dành thời gian để giải đáp câu hỏi họ nêu sau kết thúc thuyết trình Nếu số lượng người tham dự đông, bạn cần nhiều thời gian để trả lời 17 câu hỏi mà họ khơng có thời gian nghiên cứu Tuy nhiên, Thomas gợi ý, bạn chắn khơng thể giải đáp hết thắc mắc người, "đừng để rơi vào cảm giác căng thẳng, bị nén nồi áp suất đầy hơi, thay vào đó, xin phép xếp trò chuyện riêng để cung cấp cho họ thông tin chi tiết" e) Đừng băn khoăn chun mơn mình: bạn khơng phải chun gia lĩnh vực khơng có nghĩa bạn cung cấp cho người nghe thuyết trình với nhiều nội dung hữu ích "Tơi ln khuyến khích người cách nghĩ, khơng phải người giỏi nhất, thông minh lĩnh vực Vì thế, việc chia sẻ ý tưởng, kinh nghiệm chiến lược thân với người đơi có chút vướng mắc f) Khơng đọc lại nguyên văn slide: slide chuẩn bị sẵn tài liệu tốt đừng lúc nhìn chằm chằm đọc slide Theo Thomas, bạn nên học cách thuyết trình theo ý mình, diễn đạt theo văn phong đối thoại để người nghe cảm thấy hứng thú đọc cho họ nghe hiển hình máy chiếu - Chuẩn bị sẵn sàng Mọi chuẩn bị hữu ích, từ việc chọn trang phục, địa điểm đến vị trí đứng nói bạn nên sẵn sàng để đứng trước đám đông, lúng túng điều Vì thế, Thomas ln khun rằng, người nên có chuẩn bị lâu dài muốn có buổi thuyết trình thành cơng 4.3 Kỹ nắm bắt diễn biến thuyết tình a) Nắm bắt diễn biến thính giả: • Diễn biến trước buổi thuyết trình: đến sớm giao tiếp ban đầu để nắm phản ứng mức độ ảnh hưởng thính giả đến người thuyết trình • Diễn biến buổi thuyết trình: - Thính giả hào hứng: cần tiếp tục trì đẩy cao trào lên mức độ cao - Thính giả thờ ơ: đẩy cao giọng nói, nhấn mạnh, kết hợp với sử dụng ngơn ngữ thể, đặt câu hỏi cho thính giả trả lời, gần với thời gian chơi ngừng giải lao - Thính giả khơng biểu hiện: thính giả có phản ứng tiêu cực lúc Trong trường hợp này, nên có điều chỉnh tích cực b) Thay đổi tình hình Phải thay đổi cố gắng gây tập trung khán giả Như thuyết trình bạn phải ln ln trì tập trung thính giảng cách 10 đến 15 phút thay đổi bạn làm: - Hãy hỏi câu hỏi yêu cầu khán giả giơ tay trả lời, họ bừng tỉnh tham gia vào thuyết trình bạn - Hãy thay đổi cơng cụ hỗ trợ thuyết trình, giả chuyển ánh mắt hứng thú với công cụ hỗ trợ thuyết trình 18 - Hãy kể khán giả câu chuyện cười liên quan đến nội dung thuyết trình giúp khán giả thoải mái - Hãy thay đổi giọng nói cách nhấn giọng hay hạ âm lượng giọng nói bạn - Hãy di chuyển nhiều vị trí khác khán giả phải hướng ánh mắt theo hướng bạn chuyển - Hãy yêu cầu nghỉ giải lao bạn quan sát khán giả bắt đầu thấm mệt 4.4 Kỹ trả lời xử lý câu hỏi Xử lý trả lời câu hỏi: - Bình tĩnh chăm lắng nghe - Ghi câu hỏi giấy - Nên khống chế câu hỏi - Chọn câu dễ để trả lời trước thẳng vào chủ đề - Đối với câu phức tạp nên gạch đầu dòng ý cần trả lời - Những thông tin trả lời cần bám sát vào chủ để thuyết trình Một số nguyên tắc xử lý câu hỏi thính giả: - Ln nhắc lại câu hỏi để tồn thính giả biết vấn đề người thuyết trình hỏi - Hoãn câu hỏi nhắm vào giải vấn đề cụ thể (hoặc kiến thức bí ẩn) đến cuối thuyết trình, để thảo luận riêng - Tránh kéo dài thảo luận với thính giả, tránh câu hỏi rộng, đặc biệt tranh luận Nếu trả lời câu hỏi, hãy: - Đề nghị cần nghiên cứu câu trả lời, liên lạc lại với người đặt câu hỏi sau - Đề xuất nguồn tài liệu để người hỏi tự giải đáp câu hỏi - Đề nghị thính giả gợi ý Một số dạng câu hỏi cách xử lý: - Câu hỏi tốt: Những câu hỏi giúp bạn chuyển thông điệp bạn đến khán giả tốt Hãy cám ơn người đă đặt câu hỏi bình tĩnh trả lời câu hỏi - Câu hỏi khó: Đây câu hỏi mà bạn khơng thể khơng muốn trả lời Hãy nói bạn khơng biết, tìm hiểu thêm, đề nghị thính giả gợi ý - Câu hỏi khơng cần thiết: Trả lời lại cách ngắn gọn chuyển sang câu hỏi tiếp - Câu hỏi không liên quan: Hãy khéo léo để chuyển sang câu hỏi tiếp Đặt câu hỏi cho thính giả: • Câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu khơng q khó • Nội dung câu hỏi gắn với phần nội dung vừa trình bày • Khi hỏi thính giả nên có gợi mở • Cần phải kiểm sốt tốt câu hỏi 19 • Động viên thính giả trả lời III KẾT LUẬN Lợi ích kỹ thuyết trình kinh doanh: - Tự tin giao tiếp trước đám đơng: có nhiều người ngại việc giao tiếp trước đám đơng có nhiều ánh mắt nhìn vào sợ bị đánh giá nên họ ngại đưa quan điểm mình, khơng thể phát huy lực môi trường kinh doanh Tuy nhiên, rèn luyện học tập kỹ thuyết trình giúp bạn tự tin giao tiếp bày tỏ quan điểm thuyết trình dự án báo cáo hay tranh luận trước đám đơng - Có nhiều hội việc làm hơn: mơi trường kinh doanh ln địi hỏi có tài ăn nói, thuyết phục tốt, sáng tạo, đưa bảo vệ quan điểm nên người có khả thuyết trình tốt nhận đánh giá tích cực ưu tiên - Tạo nên nhiều mối quan hệ xã hội: bạn có kỹ thuyết trình tốt bạn tự tin thích giao tiếp với người từ làm quen nhiều mối quan hệ Từ phân tích hẳn nhận kỹ thuyết trình kỹ quan trọng kinh doanh tập hợp tất yếu tố kỹ khác Vì vậy, rèn luyện kỹ thuyết trình cho ngày rút ngắn đường đến thành công bạn Và điều quan trọng là, bạn thuyết trình giỏi, bạn dễ thuyết phục người khác Đó hình ảnh mà hầu hết người đạt đến vị trí lãnh đạo cần có °°°°°°°°HẾT°°°°°° 20 ... kỹ thuyết trình đặc biệt quan trọng trình bán hàng, thuyết phục khách hàng thể sứ mệnh, tầm nhìn mục tiêu doanh nghiệp Các loại thuyết trình Phân loại thuyết trình dựa vào mục tiêu nó, có: Thuyết. .. Thuyết trình hình thức giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác Thuyết trình nói cho nhiều người nghe, thuyết trình mang tính chất giao tiếp chiều, người thuyết trình người nói Thuyết trình cơng... đốc dự án, giám đốc kinh doanh doanh nhân, cần sử dụng đến kỹ quan trọng Kỹ thuyết trình bước thiếu đường chiếm lĩnh thành cơng Như vậy, tầm quan trọng thuyết trình kinh doanh điều nhận thấy