(LUẬN VĂN THẠC SĨ) Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các trung tâm lưu trữ quốc gia

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ TÂM CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU GIẤY TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC Mã số: 10 02 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS NGUYỄN VĂN HÀM Hà Nội - 2003 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com MỤC LỤC NỘI DUNG Nội dung STT Trang LỜI MỞ ĐẦU Mục đích ý nghĩa đề tài Phạm vi đối tượng nghiên cứu 10 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 11 Nguồn tài liệu tham khảo 13 Phương pháp nghiên cứu 14 Bố cục luận văn 15 Chƣơng TÌNH HÌNH TÀI LIỆU HIỆN BẢO QUẢN TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 1.1 Tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 1.1.1 Lịch sử hình thành chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 1.1.2 17 17 Thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 19 1.1.3 Tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 20 1.2 Tình hình tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 27 1.2.1 Lịch sử hình thành chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 1.2.2 1.2.3 27 Thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 28 Tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 29 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com II 1.3 Tình hình tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.3.1 Lịch sử hình thành chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.3.2 32 Thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.3.3 1.4 32 32 Tình hình tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Nhận xét chung tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 34 37 Chƣơng THỰC TRẠNG BẢO HIỂM TÀI LIỆU TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 2.1 Quan niệm bảo hiểm tài liệu phông bảo hiểm 39 2.1.1 Quan niệm bảo hiểm 39 2.1.2 Quan niệm phông bảo hiểm 41 2.2 Sự cần thiết phải bảo hiểm tài liệu lưu trữ 43 2.3 Thực trạng bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 47 2.3.1 Cơ sở pháp lý để tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ 47 2.3.2 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 48 2.3.2.1 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 48 2.3.2.2 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 51 2.3.2.3 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ 2.3.3 Quốc gia III 53 Nhận xét chung thực trạng bảo hiểm tài liệu Trung tâm 53 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Lưu trữ Quốc gia Chƣơng CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 3.1 Nhóm giải pháp nghiên cứu, xây dựng hồn thiện chế độ, 58 sách vền bảo hiểm tài liệu 3.1.1 Nội dung vấn đề cần nghiên cứu, quy định để tiếp tục hoàn 59 thiện thể chế, sách bảo hiểm tài liệu 3.1.2 Các hình thức văn cần ban hành để quản lý, đạo công tác 59 bảo hiểm 3.2 Giải pháp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 64 3.2.1 Giải pháp tổ chức 64 3.2.2 Giải pháp đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 66 3.3 Giải pháp lựa chọn tài liệu để bảo hiểm 69 3.4 Giải pháp lựa chọn công nghệ để bảo hiểm 73 3.4.1 Giải pháp công nghệ micrôphim 73 3.4.1.1 Tình hình ứng dụng cơng nghệ micrơphim giới khả ứng dụng công nghệ vào việc bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 73 3.4.1.2 Quy trình cơng nghệ 76 3.4.1.3 Thiết bị, vật tư 79 3.4.2 Giải pháp cơng nghệ số hố 82 3.4.2.1 Tình hình ứng dụng cơng nghệ số hố giới khả ứng dụng công nghệ vào việc bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 82 3.4.2.2 Quy trình cơng nghệ 84 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 3.4.2.3 Thiết bị, vật tư 3.4.3 85 Giải pháp cơng nghệ micrơphim-số hố 86 3.4.3.1 Tình hình ứng dụng cơng nghệ micrơphim-số hố giới khả ứng dụng công nghệ vào việc bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 87 3.4.3.2 Quy trình cơng nghệ 88 3.4.3.3 Thiết bị, vật tư 90 3.4.4 Các giải pháp khác 93 3.4.5 Một số đề xuất việc lựa chọn công nghệ bảo hiểm tài liệu 93 3.5 Giải pháp xây kho bảo hiểm 94 3.6 Giải pháp đầu tư kinh phí 95 KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO 100 PHỤ LỤC 104 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com LỜI MỞ ĐẦU Mục đích ý nghĩa đề tài Hiện tại, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực tiếp quản lý gần 30 km giá tài liệu lưu trữ có giá trị trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu biểu trải qua thời kỳ lịch sử khác dân tộc Việt Nam Đại phận tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu khắc, viết, ghi nhiều vật mang tin khác gỗ (tài liệu Mộc bản), giấy dó (tài liệu Hán-Nơm ), giấy cơng nghiệp (tài liệu tiếng Pháp, tiếng Việt ), can, ánh sáng (tài liệu kỹ thuật), phim, ảnh, băng, đĩa (tài liệu phim điện ảnh, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử) viết ngôn ngữ khác chữ Hán-Nôm, chữ Pháp, chữ Anh, chữ Việt Có thể nói tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đa dạng phong phú nội dung hình thức Đây nguồn sử liệu quan trọng, di sản đặc biệt dân tộc, có giá trị lớn nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Bảo vệ, bảo quản an tồn tổ chức khai thác sử dụng có hiệu khối tài liệu lưu trữ trách nhiệm Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước mà trực tiếp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Thực trách nhiệm Nhà nước giao cho, năm qua, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cố gắng bước giải tình trạng tài liệu tích đống, tu bổ tài liệu bị hư hỏng, đa dạng hố đại hố cơng cụ tra cứu, mở rộng hình thức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu xã hội Đặc biệt, để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Nhà nước đầu tư hàng trăm tỷ đồng để mở rộng tăng cường sở vật chất Chẳng hạn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com đầu tư kinh phí để cải tạo nhà kho tầng chuyển đổi môi trường bảo quản tài liệu từ thông gió tự nhiên sang điều hồ khơng khí; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đầu tư xây kho lưu trữ với sức chứa gần 20 km giá tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đầu tư xây kho lưu trữ với sức chứa 15 km giá tài liệu Bên cạnh việc cải tạo xây kho lưu trữ trang thiết bị để bảo quản tài liệu; để khống chế trì nhiệt độ, độ ẩm; để báo cháy, chữa cháy; để theo dõi đột nhập; để vệ sinh tài liệu, để vận chuyển tài liệu lưu trữ không ngừng tăng cường theo hướng đại hoá Tuy nhiên, để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tài liệu quý, tình nhiệm vụ quan trọng phải tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Vấn đề trở nên cấp bách Trung tâm Lưu trữ Quốc gia qua khảo sát thực tế tình hình tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cho thấy an toàn tài liệu lưu trữ, đặc biệt tài liệu ghi vật mang tin giấy công nghiệp chiếm đại phận số tài liệu lưu trữ bị đe doạ nghiêm trọng tốc độ lão hoá tự thân vật mang tin tài liệu gây nên; tác động điều kiện mơi trường khí hậu nóng, ẩm đặc biệt thiên tai bão lụt; tác động sinh vật phá hoại; hoả hoạn, chiến tranh, khủng bố xẩy lúc nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ngày gia tăng Việc tiếp cận, khai thác sử dụng thường xuyên gốc, tài liệu lưu trữ vốn xuống cấp dẫn tới nguy tiềm tàng làm cho tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng dẫn tới huỷ hoại hồn tồn Để góp phần bước tìm giải pháp nhằm phòng ngừa hạn chế tối đa ảnh hưởng tác động tự nhiên người tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung tài liệu lưu trữ quý, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói riêng, chọn đề tài "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” để nghiên cứu Với tên gọi đề tài nêu, đặt mục tiêu cần phải giải sau: TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Một là, nghiên cứu thực trạng tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Để tới giải vấn đề này, trước hết tập trung nghiên cứu làm rõ lịch sử thành lập, vị trí, chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền quản lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; Hai là, nghiên cứu tình hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Để giải vấn đề này, trước hết tập trung làm sáng tỏ khái niệm bảo hiểm tài liệu phông bảo hiểm; cần thiết phải lập bảo hiểm tài liệu thực trạng việc tiến hành lập bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nay; Ba là, đề xuất giải pháp bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Phần xác định trọng tâm nghiên cứu đề tài Nếu mục tiêu giải đề tài có ý nghĩa sau: Thứ nhất, đề tài góp phần quan trọng vào việc xây dựng hệ thống lý luận bảo hiểm tài liệu lưu trữ Việt Nam tất giáo trình bậc đại học trung học đề cập đến công tác bảo quản tài liệu nói chung mà chưa đề cập sâu chi tiết đến vấn đề Thứ hai, đề tài góp phần cung cấp luận khoa học để Nhà nước nghiên cứu, ban hành chế sách; chế đầu tư sở vật chất; đào tạo, bồi dưỡng cán để làm công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ Thứ ba, đề tài góp phần giải vấn đề mà thực tiễn đặt cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia lập đề án, lập kế hoạch tổ chức triển khai thực đề án, kế hoạch bảo hiểm tài liệu lưu trữ nhằm thực có hiệu Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 Phạm vi đối tƣợng nghiên cứu Bảo hiểm tài liệu lưu trữ vấn đề mẻ Việt Nam, khái niệm bảo hiểm tài liệu pháp quy hoá 10 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 Hơn nữa, tài liệu lưu trữ lại đa dạng loại hình, phong phú nội dung, ghi nhiều vật mang tin khác bảo quản nhiều kho lưu trữ rải khắp nước Do vậy, với tên gọi đề tài, giới hạn với đối tượng nghiên cứu bảo hiểm tài liệu lưu trữ ghi vật mang tin giấy phạm vi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Chúng hy vọng đề tài nghiên cứu thành công áp dụng thực tiễn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia rút kinh nghiệm, khái quát thành lý luận, cụ thể hoá thành thể chế, phổ biến áp dụng rộng rãi không với đối tượng tài liệu giấy mà mở rộng tài liệu lưu trữ ghi vật mang tin khác gỗ, phim, ảnh, băng, đĩa không giới hạn phạm vi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia mà mở rộng cho tất lưu trữ nước Lịch sử nghiên cứu vấn đề Bảo hiểm tài liệu lưu trữ yêu cầu bắt buộc Điều không đặt lưu trữ Việt Nam mà tất lưu trữ giới cần thiết phải bảo tồn thơng tin tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ mục đích nghiên cứu lâu dài xã hội Qua chuyến thăm quan khảo sát số nước, qua trao đổi với bạn bè, đồng nghiệp qua tư liệu thu thập chúng tơi biết có nhiều quốc gia giới triển khai thực việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ cách thành công Riêng Việt Nam, việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ pháp quy hoá cách 20 năm Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 31/11/1982 lần lại khẳng định Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 thực tế công tác bảo hiểm tài liệu bắt đầu triển khai thực để triển khai cơng việc cách có hiệu trước hết cần phải tiến hành nghiên cứu khoa học Tiếc thay, công tác nghiên cứu khoa học việc bảo hiểm tài 11 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com liệu lưu trữ hạn chế Cho tới thời điểm thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia (06/9/2001), có vài viết vấn đề bảo hiểm đăng Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, cụ thể sau: Trong viết "Những yêu cầu việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia" đăng Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, TS Dương Văn Khảm đề cập đến cần thiết phải lập phông bảo hiểm nêu lên yêu cầu chung việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ Còn bảo hiểm loại tài liệu bảo hiểm cơng nghệ tối ưu, phù hợp với điều kiện Việt Nam chưa tác giả đề cập 5 Ngồi viết này, cịn có viết "Giải pháp cơng nghệ việc bảo hiểm quản lý khối tài liệu Châu bản" tác giả Lê Văn Năng Nguyễn Duy Phương đăng Tạp chí Lưu trữ Việt Nam Trong viết, tác giả giới thiệu việc ứng dụng kỹ thuật Multimedia vào việc bảo hiểm quản lý tài liệu Châu đĩa CD-ROM Tuy nhiên, phần giới thiệu sơ lược thấy ưu điểm công nghệ CD-ROM việc truy cập tìm kiếm thơng tin mà chưa thấy nhược điểm công nghệ việc bảo hiểm thông tin tài liệu lưu trữ 7 Một viết khác giới thiệu Tạp chí Lưu trữ Việt Nam viết TS Vũ Minh Hương giới thiệu kho bảo hiểm nước Cộng hoà Pháp Trong viết này, tác giả giới thiệu cho biết số thông tin việc thiết kế kho bảo hiểm tổ chức kho bảo hiểm tài liệu Lưu trữ Cộng hoà Pháp mà tác giả có dịp đến thăm quan khảo sát 23 Với vài viết khiêm tốn nêu thật cịn q thơng tin để giúp hình dung tồn cơng việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ nói chung việc lập phơng bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói riêng 12 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Kiểm tra hoá chất - Chuẩn bị đủ hoá chất dùng cho việc tráng, rửa hoá chất cần thiết khác; - Kiểm tra chất lượng hoá chất dùng cho việc tráng, rửa Bƣớc Chụp microphim-số hoá Lắp phim đặt tài liệu vào máy chụp lưỡng hệ nhãn hiệu OMNIA OK 300 OK 301 hybrid hệ màu hệ đen trắng theo thự tự trang/tờ đơn vị bảo quản phông phần phông tài liệu cần bảo hiểm Việc micrôphim-số hoá phải thực theo tiêu chuẩn kỹ thuật chụp micrơphim Dữ liệu số hố phải xử lý mặt kỹ thuật chỉnh sửa, nâng cao chất lượng hình ảnh; ghép nối hình ảnh (nếu cần) phải kiểm tra nội dung (hình ảnh phải phù hợp với gốc, chính) kiểm tra kỹ thuật (ảnh phải rõ nét; không tối sáng so với gốc, chính) Bƣớc Xử lý đầu công nghệ microphim-số hoá 3.1 Đối với master negative microphim Sau kết thúc lấy khỏi máy thực tiếp bước sau: - Tráng, rửa master negative:  Đưa phim chụp xong vào máy tráng rửa;  Đổ hoá chất tráng hãm pha chế theo tỷ lệ thích hợp vào máy;  Theo dõi hoạt động máy tráng, rửa;  Lấy phim khỏi máy sau máy ngừng hoạt động hoàn toàn - Kiểm tra master negative: Sau hoàn thành việc tráng, rửa, master negative phải kiểm tra, gồm:  Kiểm tra nội dung: kiểm tra mức độ đầy đủ thông tin; 93 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com  Kiểm tra kỹ thuật: kiểm tra độ nét hình ảnh; mức độ độ hội tụ ánh sáng; độ nhạy ánh sáng; mức độ hố chất dư thừa phim Nếu hình ảnh sáng hay tối lượng hoá chất dư thừa phim vượt hàm lượng cho phép phải chụp lại hay tráng, rửa lại  Lập biên kết kiểm tra, phải xác định cụ thể số lượng tài liệu chụp tình trạng kỹ thuật phim chụp; số lượng ảnh chụp chưa đạt yêu cầu cần phải chụp lại hay tráng, rửa lại 3.2 Đối với sở liệu số hoá - Ghi sang thiết bị lưu trữ liệu: Sau hoàn thành việc kiểm tra, liệu ghi sang thiết bị lưu trữ đĩa quang, ổ quang từ - Kiểm tra kết ghi Bƣớc Sắp xếp master negative/đĩa quang vào hộp; dán nhãn Bản master negative micrôphim đĩa quang sau hoàn thành đưa vào hộp, dán nhãn Bƣớc Chuyển giao sản phẩm - Bản master negative micrôphim chuyển cho Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia để bảo hiểm - Đĩa quang thiết bị lưu trữ liệu chuyển giao cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia để phục vụ khai thác sử dụng 3.4.3.3 Thiết bị, vật tư Qua thực tiễn khảo sát Lưu trữ Cộng hoà liêng bang Đức Liên bang Nga cho thấy dây chuyền cơng nghệ micrơphim-số hố hồn chỉnh gồm có: a) Thiết bị chụp Theo tư liệu khai thác giới có hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức) sản xuất loại máy vừa chụp micrơphim vừa số hố Có hai hệ là: Hệ đen trắng trang bị máy sau: 94 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com - Máy chụp OMNIA 300 hybrid (nếu chụp tài liệu đến khổ A0); - Máy chụp OMNIA 301 hybrid (nếu chụp tài liệu đến khổ A1); Hệ màu trang bị máy sau: - Máy chụp OMNIA 300 hybrid (nếu chụp tài liệu đến khổ A0); Đi kèm với loại máy bàn chụp phù hợp với tài liệu có khổ to, nhỏ khác đóng hay để rời loại bàn chụp nhãn hiệu OT AT b) Các trang thiết bị để thực công nghệ micôphim - Thiết bị tráng, rửa micrôphim (Developing equipment) Thiết bị dùng để tráng rửa phim tự động với phận: tráng, hãm, rửa sấy khơ Chúng ta có trang bị thiết bị hãng Kodak hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức) - Thiết bị kiểm tra chụp micrôphim như:  Kính hiển vi (Microscope) Kính hiển vi cần trang bị để đo chất lượng ống kính máy chụp Mỗi sở micrơphim nên mua 02 kính hiển vi loại phóng to 50 lần 01 loại phóng to tới 100 lần  Máy đo độ hội tụ (Densitometer) Máy dùng để kiểm tra độ hội tụ hệ thống ánh sáng mà dùng để kiểm tra trình tráng phim  Trạm kiểm tra (Inspection Station) Micrôphim không kiểm tra qua máy đọc phim (Micrôphim Reader) hay máy đọc in phim (Micrơphim Reader-Printer) mà cịn cần kiểm tra tổng thể qua trạm kiểm tra xem có bị xước khơng có bị thơng tin khơng  Máy nối phim (Film Splicer) Dùng để nối film có polyester Tất thiết bị kiểm tra đặt mua hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức) 95 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com c) Các trang thiết bị để thực cơng nghệ số hố - Máy tính có cấu hình mạnh PENTIUM; > 1000 MHz; GBRAM; WIN 2000; - Hub, card mạng, cable mạng dùng để thiết lập hệ thống mạng - Phần mềm hệ thống chương trình điều hành mạng; phần mềm quản trị sở liệu; phần mềm quản lý tài liệu; phần mềm xử lý nâng cao chất lượng ảnh d) Thiết bị bảo quản thiết bị khác Ngoài thiết bị nêu trên, để bảo quản micrôphim, cần phải trang bị số thiết bị sau: - Tủ đựng micrôphim (Rollfilm Cabinet) Nếu trang bị tủ đựng micrơphim 10 tầng giá thành khoảng 1.000 đơla/01 tủ bảo quản 1.300 cuộn phim 16 mm 650 cuộn phim 35 mm - Hộp đựng phim (Film Box) Có thể dùng hộp sắt hộp plastic Không nên sử dụng hộp cát tơng với thời gian dễ trở nên mềm sinh loại hoá chất làm hại đến phim bảo quản - Thiết bị lưu điện (UPS) để đề phịng điện điện không ổn định đ) Vật tư, hoá chất - Phim chụp bạc đen trắng polyster phim cuộn 16 mm (16 roll film) phim cuộn 35 mm mm (35 mm roll film) Hạn sử dụng phim không 24 tháng phải bảo quản phịng khơ, lạnh Nếu khơng có phịng khơ, lạnh để bảo quản nên mua phim với số lượng hạn chế - Các CD-ROM trắng chất lượng cao ổ quang từ - Hoá chất để tráng hãm phim cần thiết Hiện nay, gía thành 01 chai hố chất để tráng 15 đôla để hãm 10 đôla Để tiết kiệm hoá chất theo kinh nghiệm Lưu trữ Quốc gia Singapore nên tráng rửa đến lần 01 tuần tuỳ thuộc vào số phim chụp 96 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 3.4.4 Các giải pháp cơng nghệ khác Ngồi ba giải pháp trên, số quốc gia giới tiến hành số giải pháp chụp tài liệu khác để phục vụ khai thác nhằm tránh làm hư hại gốc, tài liệu chụp phôtôcopy chụp ảnh Tuy nhiên giải pháp khơng cịn triển khai thực khả nhân bảo quản khó khăn so với cơng nghệ khác Một điều đáng lưu ý với phát triển cơng nghệ việc chuyển đổi từ micrơphim sang số hố ngược lại từ số hố sang micrơphim khơng cịn vấn đề lạ Hiện nay, số lưu trữ thư viện tích cực xây dựng dự án chuyển đổi Chẳng hạn, Thư viện Đại học Cornell (Hoa Kỳ) tiến hành dự án số hoá cho 1.500 ấn phẩm dự án Đại học Yale tiếp tục hoàn thành với việc chuyển đổi từ liệu dạng số hố sang micrơphim; Thuỵ Điển thực Dự án chuyển đổi micrôphim truyền thống sang liệu số hố với trợ giúp máy qt micrơphim 3.4.5 Một số đề xuất lựa chọn công nghệ bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Căn vào giải pháp công nghệ ứng dụng giới để tận dụng tối đa máy móc thiết bị trang bị cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, xin đề xuất số số giải pháp cơng nghệ triển khai ứng dụng lập phông bảo hiểm tài liệu quý, Trung tâm sau: Thứ giải pháp công nghệ micrôphim Áp dụng giải pháp sử dụng tồn dây chuyền cơng nghệ micrơphim mà Chính phủ Nhật Bản vừa tài trợ cho Việt Nam để lập bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ Thứ hai công nghệ micrơphim-số hố Để triển khai cơng nghệ cần đầu tư mua thêm máy chụp lưỡng hệ nhãn hiệu OMNIA OK 300/3001 97 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Hybrid hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức) sản xuất Các máy móc thiết bị cịn lại để tráng rửa phim để xử lý liệu, nhân sản phẩm đầu hồn tồn tận dụng công nghệ micrôphim nêu Công nghệ ứng dụng để lập phông bảo hiểm cho tài liệu chưa micrơphim số hố Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Thứ ba giải pháp chuyển đổi từ micrôphim sang số hoá để phục vụ khai thác sử dụng thuận tiện ngược lại từ dạng liệu số hoá sang micrơphim để bảo hiểm Giải pháp hồn tồn thực thi nhờ vào thiết bị cơng nghệ chẳng hạn máy quét micrôphim nhãn hiệu OMNISCAN 1000 hãng Zeutschel (Cộng hoà liên bang Đức sản xuất) Thực giải pháp này, tiến hành chuyển đổi micrôphim-sản phẩm cơng nghệ micrơphim sang dạng số hố để phục vụ khai thác sử dụng chuyển đối liệu số hoá Châu bản, Mộc ghi âm thực Trung tâm Lưu trữ Quốc gia sang micrôphim để bảo hiểm Việc tiến hành đồng giải pháp nêu cho phép Trung tâm Lưu trữ Quốc gia sử dụng tối đa thiết bị có để tiến hành vừa lập phơng bảo hiểm vừa lập phông sử dụng thuận tiện 3.5 Giải pháp xây kho bảo hiểm Kết việc ứng dụng giải pháp công nghệ nêu tạo bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Những phải bảo quản kho lưu trữ chuyên dụng, tách rời nơi bảo quản chính, gốc tài liệu nhằm để bảo vệ, bảo quản an tồn chúng có cố xẩy Để xây kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đáp ứng yêu cầu tuyệt đối an tồn vấn đề quan trọng phải lựa chọn địa điểm xây kho cho thích hợp Thường địa điểm lựa chọn để xây kho bảo hiểm phải đáp ứng yêu cầu sau: 98 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Thứ nhất, địa điểm phải cách xa thủ thành phố lớn, xa đầu mối giao thông không gần mục tiêu quân Thứ hai, địa điểm xây kho phải nơi có đất rắn chắc, ổn định Thứ ba, địa điểm xây kho phải nơi cao ráo, thoáng mát, khơng khí lành Cùng với việc lựa chọn địa điểm thích hợp để xây kho vấn đề thiết kế kho tàng nào, quy mô sao, trang thiết bị cần thiết phải có để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu xem nhẹ Thực tế chuyến khảo sát nước hồi tháng năm 2003 qua tư liệu tham khảo cho thấy địa điểm lựa chọn để xây kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức núi Freiberg thuộc phía Nam Cộng hồ liên bang Đức; Liên bang Nga vùng Xibiri Cộng hoà Pháp tỉnh Nimes thuộc miền Nam nước Pháp, cách thủ đô Paris gần 800 km Cũng theo kinh nghiệm Cộng hồ Pháp kho bảo hiểm trung ương thiết kế gồm hai khu: khu tầng mặt đất dùng để bố trí phòng làm việc khu tầng ngầm lòng đất để bảo quản bảo hiểm tài liệu với diện tích tổng cộng khoảng 610 m phân chia thành nhà kho đó, có nhà kho giành để bảo quản master negative Lưu trữ quốc gia Pháp lưu trữ tỉnh chuyển nhà kho dùng để bảo quản từ master negative kho thực nhằm mục đích cung cấp cho Lưu trữ quốc gia Pháp lưu trữ tỉnh có u cầu Chúng tơi cho kinh nghiệm quý giá giúp lựa chọn địa điểm thích hợp thiết kế xây dựng kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ Việt Nam cách hợp lý 3.6 Giải pháp chế kinh phí đầu tƣ cho việc lập phơng bảo hiểm Một khó khăn có ảnh hưởng lớn đến việc lập phông bảo hiểm kinh phí đầu tư Bởi việc lập tài liệu lưu trữ vấn đề hết 99 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com sức tốn không để lắp đặt thiết bị ban đầu, cho trì bảo dưỡng thiết bị mà phải để mua sắm vật tư, hoá chất phục vụ cho việc lập bảo hiểm hàng ngày Mặt khác, biết, biên chế phân bổ cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cho Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia hạn chế Do vậy, để triển khai việc lập phông bảo hiểm có kết cần phải huy động thêm lực lượng lao động mà để huy động lực lượng cần phải Nhà nước đầu tư riêng khoản kinh phí Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia xác định đơn vị nghiệp thực tế kinh phí Nhà nước cấp cho Trung tâm hoạt động theo đầu biên chế với kinh phí khoảng 14 triệu/người/năm Với kinh phí hạn hẹp tạo lập sở vật chất-kỹ thuật ban đầu, có kinh phí để mua sắm máy móc, vật tư, hố chất để triển khai cơng việc hàng ngày, có kinh phí để huy động lao đồng ngồi Để giải khó khăn kinh phí giải pháp tốt phải sớm hoàn thành dự án "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia" trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chỉ có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia có đầy đủ điều kiện để thực việc lập phông bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ quý, 100 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com KẾT LUẬN Bản luận văn trình bày tồn kết nghiên cứu tìm hiểu chúng tơi đề tài "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia" Kết chủ yếu mà giải luận văn là: Đã nghiên cứu tìm hiểu tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Để hiểu rõ vấn đề này, tiến hành nghiên cứu lịch sử đời Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền quản lý tài liệu mà Trung tâm giao Thông qua kết nghiên cứu, xác định, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có hình thành thời điểm khác có chức năng, nhiệm vụ giống thu thập, bảo quản an toàn phục vụ khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Mặc dù có chức năng, nhiệm vụ giống thẩm quyền quản lý, sưu tầm thu thập tài liệu lại khác vậy, tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia khác Từ thực tế nghiên cứu tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đến kết luận tài liệu lưu trữ phong phú nội dung phản ánh hầu hết lĩnh vực đời sống trị-kinh tế-xã hội qua thời kỳ lịch sử dân tộc Việt Nam, đa dạng loại hình ngồi tài liệu hành cịn có tài liệu kỹ thuật, tài liệu đồ, tài liệu ảnh, phim điện ảnh tài liệu ghi âm, đa dạng vật mang tin với nhiều kích thước khn khổ khác ghi gỗ (tài liệu Mộc bản), ghi giấy dó (tài liệu thời kỳ phong kiến), ghi giấy sản xuất theo dây chuyền máy công nghiệp, ghi phim, giấy ảnh, băng từ, đĩa từ có giá trị để phục vụ cho nghiên cứu lịch 101 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com sử nên để bị mát hayhư hỏng lý Tiếc thay, tài liệu có khơng hai xuống cấp nghiêm trọng nhiều nguyên nhân khác dẫn đến huỷ hoại vậy, cần phải có biện pháp phòng ngừa hữu hiệu Đã tiến hành nghiên cứu tình hình bảo hiểm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Bảo hiểm tài liệu yêu cầu bắt buộc quan lưu trữ Trong nước triển khai việc cách hàng nửa kỷ việc bắt đầu triển khai cách vài năm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Tuy nhiên, việc bảo hiểm tài liệu nhiều khiếm khuyết phương diện đạo, hướng dẫn tổ chức triển khai thực Nhiều vấn đề đặt lựa chọn tài liệu nào, lựa chọn công nghệ để bảo hiểm bảo hiểm cần tiến hành để đạt chất lượng hiệu cần phải nghiên cứu, giải đáp Đã nghiên cứu đề xuất nhóm giải pháp để đẩy mạnh cơng tác bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Các nhóm giải pháp nghiên cứu, xây dựng thể chế sách bảo hiểm tài liệu; tổ chức đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác bảo hiểm tài liệu; lựa chọn tài liệu để bảo hiểm; lựa chọn công nghệ để bảo hiểm; xây kho bảo hiểm cuối kinh phí đầu tư cho việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Mỗi giải pháp nêu đếu có ý nghĩa quan trọng việc triển khai có hiệu việc bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Các giải pháp có mối liên quan chặt chẽ với nhau, có ảnh hưởng lẫn bỏ qua coi nhẹ giải pháp Tuy nhiên, phải xếp giải pháp theo thứ thự ưu tiên trước hết phải quan tâm triển khai thực giải pháp nghiên cứu, xây dựng thể chế sách bảo hiểm tài liệu thực giải pháp giống triển khai xây dựng cơng trình cần phải có vẽ thiết kế Nếu chế sách khơng 102 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com vẽ thiết kế tồi việcđầu tư cơng sức tiền để triển khai thực trở nên lãng phí Thứ đến việc lựa chọn tài liệu để bảo hiểm Tài liệu lựa chọn để bảo hiểm phải tài liệu có giá trị đặc biệt, có tần số sử dụng thường xun có tình trạng vật lý kém, giá trị tài liệu yếu tố định Phông, sưu tập tài liệu khối tài liệu lựa chọn để lập bảo hiểm phải phông, sưu tập tài liệu khối tài liệu phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị, tổ chức xếp khoa học có cơng cụ tra cứu kèm tối thiểu mục lục hồ sơ, tài liệu Nếu công việc không quan tâm đầy đủ trước bước đầu tư cho việc lập bảo hiểm trở nên lãng phí vơ ích Tóm lại, nghiên cứu chúng tơi bước đầu từ trước đến chưa có cơng trình nghiên cứu vấn đề Mặt khác, vấn đề lại mẻ không mặt lý luận mà thực tiễn Do đó, giải pháp mà chúng tơi đưa chắn cịn nhiều khiếm khuyết Mặc dù vậy, hy vọng giải pháp mà đề xuất luận văn gợi mở để người làm công tác quản lý, nghiên cứu khoa học, giảng dạy bạn đồng nghiệp gần xa tiếp tục nghiên cứu giải quyết./ 103 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt 1 Cục Lưu trữ Nhà nước trình phát triển trưởng thành, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2002 2 Công văn số 375/LTNN-NVTW ngày 11/8/2003 Cục Lưu trữ nhà nước việc phê duyệt Danh mục thiết bị vật tư, hoá chất để nghiên cứu thửu nghiệm lập phông bảo hiểm micôphim 3 Công văn số 432/LTNN-NVTW ngày 28/9/2003 Cục Lưu trữ nhà nước v/v phạm vi, đối tượng, phương thức bảo hiểm tỷ lệ tài liệu lưu trữu cần bảo hiểm 4 Công văn số 129/VTLTNN-NVTW ngày 31/10/2003 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn xác định, thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm 5 Dương Văn Khảm: Những yêu cầu việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 1988 6 Dương Văn Khảm chủ biên tập thể tác giả: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Hà Nội, năm 1989 7 Lê Văn Năng, Nguyễn Duy Phương: Giải pháp công nghệ việc bảo hiểm quản lý khối tài liệu Châu bản, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 1996 104 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 Lê Văn Năng, Vũ Xuân Thắng: Giải pháp công nghệ việc lưu trữ quản lý tài liệu ghi âm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 2000 9 Mục lục Châu Triều Nguyễn, Tập II năm Minh Mạng (1825) (1826), Nhà xuất văn hoá, Hà Nội, năm 1998 10 Nghiêm Kỳ Hồng chủ biên tập thể tác giả: Văn hành công tác văn thư công tác lưu trữ, Nhà xuất Lao động, Hà Nội, năm 1996 11 Ngô Thiếu Hiệu, Vũ Thị Minh Hương: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 40 năm xây dựng phát triển (1962-2002), Hà Nội, 2002 12 Nguyễn Hữu Thời chủ biên, tập thể tác giả: Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, năm 1992 13 Phạm Thị Huệ: Vài nét tài liệu Mộc triều Nguyễn, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 2001 14 Phan Đình Nham chủ biên tập thể tác giả: Sách dẫn phông lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, TP Hồ Chí Minh, năm 1996 15 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 16 Quyết định số 385/QĐ-TC ngày 6/9/1988 Cục Lưu trữ Nhà nước thực việc đổi tên Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 17 Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/12/2001 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành thẩm quyền quản lý, sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 18 Từ điển thuật ngữ lưu trữ quốc tế, Munchen-New York-London-Paris, năm 1998 105 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 19 Tờ trình số 213/TTr-LTNN ngày 24/5/2000 Cục Lưu trữ nhà nước Đề án thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia 20 Tờ trình số 43/TTr-TTI ngày 01/4/2002 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I xin phê duyệt Dự án nâng cấp phát triển hệ thống thông tin tài liệu Châu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 21 Văn hành Đảng Nhà nước công tác văn thư công tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội, năm 1999 22 Vũ Chu Thạ chịu trách nhiệm công bố tập thể Ban biên soạn: Sách dẫn phông lưu trữ thời kỳ thuộc địa bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Hà Nội, Nhà xuất Khoa học Xã hội, Hà Nội, năm 1995 23 Vũ Minh Hương: Kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia Pháp, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 2000 Tài liệu tiếng nƣớc 24 ATLANTI, International Institute for Archival Science (Tạp chí ATLANTI, Viện Nghiên cứu khoa học lưu trữ quốc tế), Maribor, 1995 25 Guidelines for the care and preservation of microforms in tropical countries, General Information Programme and UNISIST, United Nations Educational Scientific and Cultural Organization (Hướng dẫn bảo quản micrôphim nước nhiệt đới, Chương trình thơng tin chung UNISIST, Tổ chức Văn hoá Khoa học Giáo dục Liên hiệp quốc), Paris, tháng 6/1990) 26 Handbook for Digital Projects: a Management Tool for Preservation and Access (Cẩm nang cho dự án số hố: cơng cụ quản lý cho việc bảo quản truy cập), Northeast Document Conservation Center Andover, Massachusetts, 2000 27 Hartmut Weber: Digitisation as a Method of Preservation?(Số hố có phải phương pháp bảo quản?), Amsterdam, July, 1997 106 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 28 Hartmut Weber: Filmkonservierug in Technologischen Dimensionen (Bảo quản phim khuôn khổ công nghệ), E-mail: h.weber barch.bun.de 29 IGI Selected in Cornell's Digital to Microfilm Brittle Books Projects, (IGI Lựa chọn dự án số hố để micrơphim sách bị giòn Đại học Cornell), http:// www.igraph.com/PressReleases/WP-Cornell,htm 30 Keeping Archives (Lưu giữ tài liệu lưu trữ), The Australien Society of Archivists Inc, 1993 31 Microfilming Public Records (Micrôphim hồ sơ công), Queensland State Archives, 1999 32 Peter Walne chủ biên: Từ điển thuật ngữ lưu trữ, Munchen-New YorkLondon-Paris, 1998 33 Preservation Options in a Digital World: To Film or to Scan ( Những vấn đề bảo quản giới số hoá: chụp film hay quét), New York State Library Cultual Education Center Librarian's Room Albany, New York, October 3-5, 2000 34 Tổng cục Lưu trữ Liên bang Nga: Các quy tắc công tác quan lưu trữ nhà nước Liên bang Nga, Mátxcơva, 2002 (nguyên tiếng Nga) 107 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ... TRẠNG BẢO HIỂM TÀI LIỆU TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA Quan niệm bảo hiểm tài liệu lƣu trữ phông bảo hiểm tài liệu lƣu trữ 1 Quan niệm bảo hiểm tài liệu lưu trữ Bảo hiểm tài liệu lưu trữ đặt... trữ Quốc gia Chương 3: Đề xuất giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ giấy bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Chương có trình bày giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ giải pháp chế sách; giải pháp. .. liệu lưu trữ 43 2.3 Thực trạng bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 47 2.3.1 Cơ sở pháp lý để tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ 47 2.3.2 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm