Tổ chức công tác kế toán các khoản tạm ứng và kế toán các khoản cầm cố ký cược ký quỹ ngắn hạn tại Cty Cổ Phần Vật TƯ tổng hợp Hà Tây

Tài liệu tham khảo tài chính ngân hàng Tổ chức công tác kế toán các khoản tạm ứng và kế toán các khoản cầm cố ký cược ký quỹ ngắn hạn tại Cty Cổ Phần Vật TƯ tổng hợp Hà Tây

phần i

Đặc điểm chung về công ty cổ phần VTTH Hà Tây và công tác kế toán tại CTCPVTTH - Hà TâyI/ Đặc điểm chung về công ty CPVTTH Hà Tây.1- Quá trình hình thành và phát triển của công ty CPVTTH Hà Tây.

* Quyết định thành lập công ty: Công ty CPVTTH Hà Tây có tiền thân là chi cục vật t tổng hợp Hà Tây đợc thành lập vào tháng 4/1968; là đơn vị trực thuộc Tổng cục vật t đóng trên địa bàn Hà Tây.

Do sự hợp nhất của 2 tỉnh Hà Tây và Hoà Bình công ty chuyển thành Công Ty Vật T Tổng Hợp Hà Sơn Bình vào tháng 4/1976 Với nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp vật t theo chỉ tiêu kế hoạch của Nhà nớc.

Từ năm 1987, đất nớc ta chuyển từ nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc Lúc này công ty đã đợc chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh.

Đến năm 1994, tỉnh Hà Tây và Hoà Bình tách ra, theo sự chỉ đạo của cấp trên, công ty tiến hành bàn giao trạm vật t TH Hà Sơn Bình đợc đổi sang tên mới: Công ty vật t tổng hợp Hà Tây theo quyết định số 373/1994/QĐ - BTM ngày 15/4/1994 của Bộ Trởng Bộ thơng mại.

Tuy nhiên, trong những năm gần đây cơ chế kinh tế và nhất là nền kinh tế thị trờng có nhiều biến động mạnh mẽ và sâu sắc đòi hỏi công ty phải chuyển đổi để thích ứng, để chủ động hơn về vốn và hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Vì vậy, Công ty CPVTTH Hà Tây nh hôm nay đã ra đời theo quyết định số 627/2005/QĐ-BTM ngày 1/6/2005 của Bộ Thơng Mại.

* Địa điểm công ty: Công ty CPVTTH Hà Tây đóng tại địa chỉ 126 Quang Trung - thị xã Hà Đông - Hà Tây.

* Hình thức sở hữu vốn của công ty: Vốn của Công ty CPVTTH Hà Tây thuộc sở hữu của các cổ đông Trong các cổ đông của công ty bao gồm

1

phần Vốn của Nhà nớc và Vốn do các cổ đông là công nhân viên của công ty đóng góp

* Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động kinh doanh của Công ty CPVTTH Hà Tây.

- Những thuận lợi trong hoạt động kinh doanh:

+ Do là công ty cổ phần có phần vốn của Nhà nớc chiếm 51% nên công ty sẽ có điều kiện chủ động hơn trong việc tạo lập và xây dựng vốn kinh doanh một cách có hiệu quả.

+ Là một doanh nghiệp thơng mại, có trụ sở ở khu trung tâm thị xã Hà Đông - tỉnh Hà Tây (126 - QT - HĐ - HT) là điều kiện thuận lợi cho các quan hệ mua bán kinh doanh.

+ Với tiền thân là công ty vật t tổng hợp Hà Tây, công ty rất có kinh nghiệm trong ngành vật t Do đó, đã tạo lập đợc uy tín lớn tại tỉnh Hà Tây và có quan hệ tốt với nhiều khách hàng ở các tỉnh thành vùng lân cận khu vực phía Bắc.

- Những khó khăn trong hoạt động kinh doanh:

+ Kinh doanh trong ngành Thơng mại, nơi mà các hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là mua bán vật t, xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng nh: sắt, thép, xăng dầu, là những mặt hàng phụ thuộc vào nhu cầu tiêu thụ…vật t hàng hoá và do giá bán quy định.

+ Sự biến động giá cả theo thị trờng cùng tác động lớn đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.

+ Tỷ giá đô la Mỹ biến động tăng dần ở từng thời điểm nh hiện nay cũng gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh.

2 Tình hình tài chính của Công ty CPVTTH Hà Tây trong 3 năm gần đây:

Tình hình tài chính của công ty trong 3 năm gần đây đợc thể hiện bằng các chỉ tiêu trong bảng dới đây:

Bảng chỉ tiêu tình hình tài chính 3 năm gần đây của công ty.Năm

I/ Tổng tài sản38.752.376.83140.394.684.652 34.868.976.261

1 TSLĐ và đầu t ngắn hạn36.814.472.93538.256.652.82633.108.172.3752 TSCĐ và đầu t dài hạn1.937.903.8962.138.031.8261.760.803.886

IV/ Tình hình thu nhập tiền lơng

3 Thu nhập bình quân/ngời/tháng1.460.144.9281.465.277.7781.750.000 Căn cứ vào các số liệu trong bảng trên ta có thể xác định đợc các

chỉ tiêu phân tích của công ty nh sau:

Thứ nhất - Về cơ cấu tài sản: Cơ cấu tài sản của công ty đợc nhìn

nhận đánh giá thông qua tỷ trọng của TSLĐ và ĐTNH trên tổng tài sản hoặc tỷ trọng TSCĐ và đầu t dài hạn so với tổng tài sản; cụ thể : tỷ trọng của TSLĐ và ĐTNH trên tổng tài sản đợc xác định qua các năm nh sau:

Năm 2003 = 36.814.472.93538.752.376.831 = 0,95 (hay 95%)Năm 2004 = 38.256.652.82640.394.684.652 = 0,95 (hay 95%)Năm 2005 = 33.108.172.37534.868.976.261 = 0,95 (hay 95%) Nh vậy, tỷ trọng TSCĐ và đầu t dài hạn so với tổng tài sản qua các năm cũng tơng ứng nh là 5% Qua cơ cấu tài sản ta thấy trong các năm 2003, 2004 và 2005 thì cứ đầu t vào TSCĐ 5 đồng thì đầu t vào TSLĐ là 95 đồng Với đặc tính là công ty kinh doanh thơng mại nên rõ ràng công ty CPVTTH Hà Tây thì cơ cấu tài sản nh trên có thể nói là cha hợp lý cho dù công ty kinh

3

doanh trên lĩnh vực nào cũng vậy Qua nắm bắt tình hình thực tế của công ty thì điều đó đợc khẳng định bởi sự thiếu hụt về địa điểm kinh doanh, thiếu kho tàng

nhìn nhận đánh giá thông qua tỷ suất nợ phải trả trên tổng nguồn vốn hoặc vốn chủ sở hũ trên tổng nguồn vốn; cụ thể : tỷ suất nợ phải trả trên tổng nguồn vốn đợc xác định qua các năm nh sau :

Năm 2003 = 34.520.631.73938.752.376.831 = 0,98 (hay 98%)Năm 2004 = 36.059.092.81840.394.684.652 = 0,892 (hay 89,2%)Năm 2005 = 30.522.395.04134.868.976.261 = 0,875 (hay 87,5%)Tơng ứng là tỷ suất vốn chủ sở hữu qua các năm là: năm 2003 là 11%; năm 2004 là 10,8%; năm 2005 là 12,5%.

Ta thấy tỷ suất nợ phải trả tuy đã giảm năm 2005 so với các năm 2003 và 2004 lần lợt là: 1,5% và 1,7%nhng vẫn còn quá cao Tuy vốn chủ sở hữu năm 2005 tăng lên tơng ứng so với năm 2003 và 2004 là 1,5% và 1,7% nhng có thể thấy rằng vốn của công ty đa phần là vốn đi chiếm dụng Cũng phải nhận thấy rằng vốn của công ty đợc hình thành từ vốn của nhà nớc và các cổ đông góp vốn Tỷ suất nợ phải trả cao có nghĩa là công ty đã huy động đợc nhiều vốn kinh doanh trong khi chỉ phải bỏ ra một lợng vốn nhỏ.

Thứ ba- về hệ số khả năng sinh lời của vốn kinh doanh: tỷ suất khả năng

sinh lời của của vốn kinh doanh của công ty đợc nhìn nhận thông qua tỷ số giữa lợi nhuận trớc thuế trên tổng nguồn vốn.Cụ thể hệ số khả năng sinh lời vốn kinh doanh của công ty thể hiện qua các năm nh sau:

Năm 2003 = 38.752.376.831415.230.051,4 = 0.0107(hay1.07%)Năm 2004 = 40.394.684.652418.488.702,8 = 0.0103(hay1.03%)Năm 2005 = 34.868.976.261468.459.513,9 = 0.0134(hay1.34%)Ta thấy hiệu suất khả năng sinh lời của công ty năm 2005 đã tăng hơn hẳn so với nam 2003 và 2004 Điều đó cho thấy vốn kinh doanh của công ty đang đợc sủ dụng một cách có hiệu quả.Thêm vào đón nhìn vào tình hình kinh doanh của

công ty ta thấy doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2005 đã tăng hơn so với năm 2003 và 2004 lần lợt là: 6.789.133.949đ và 3.408.168.302đ, qua đó tổng lợi nhuận cũng tăng năm 2005 so với năm 2003 và 2004 lần lợt là: 53.256.426,5đ và 49.970.811,1đ Vì vậy, số thu nộp NSNN cũng liên tục tăng Năm 2005 so với năm 2003 và 2004 lần lợt là: 14.904.249,5 và 13.991.827,1 Doanh thu tăng chứng tỏ vật t hàng hoá mà công ty cung ứng cho thị trờng đợc thị trờng chấp nhận, do đó làm lợi nhuận sau thuế TNDN cũng tăng theo.

Ngoài ra số lao động bình quân năm 2005 đã giảm so với năm 2003 và 2004 lần lợt là: 20 và 25 lao động Thực hiện chính sách tinh giảm biên chế, nâng cao năng lực làm việc, tuy quỹ lơng cũng giảm xuống so với 2 năm 2003 và 2004 nhng thu nhập bình quân ngời lao động lại đợc nâng lên Rõ ràng việc giảm lao động theo hớng chất lợng đã góp phần làm cho hoạt động kinh doanh của công ty hiệu quả hơn Doanh thu tăng, lợi nhuận tăng làm cho đời sống của ngời lao động đợc cải thiện và nâng cao.

Tóm lại, do đặc thù là một công ty cổ phần có vốn góp của Nhà nớc và

các cổ đông, với kinh nghiệm và uy tín lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh vật t hàng hoá Tuy có tỷ suất nợ phải thu và nợ phải trả cao cũng là do Công ty CFVTTH Hà Tây đã tạo đợc những quan hệ tốt, có đợc sự tín nhiệm từ các đối tác kinh doanh Hơn nữa trong 3 năm gần đây (2003, 2004 và 2005), doanh thu và lợi nhuận của công ty liên tục tăng, đời sống ngời lao động trong công ty không ngừng đợc cải thiện Trong bối cảnh thị trờng trong nớc và thế giới có nhiều biến động thì những kết quả mà công ty đã đạt đợc có thể coi là một biểu hiện tốt đối với một công ty kinh doanh thơng mại Tình hình tài chính của công ty là khá ổn định Và đây chính là điều kiện thuận lợi để Công ty CFVTTH Hà Tây tiếp tục hoạt động kinh doanh thu đợc nhiều thành công hơn nữa trong tơng lai.

3 Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty CPVTTH Hà Tây.

5

a Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty CPVTTH Hà Tây.

* Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty có thể biểu diễn qua sơ đồ nh sau:

Biểu 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh Công ty Cổ Phần Vật t tổng hợp Hà Tây

Tổng giám đốc công tyPhó tổng

GĐ nội chính

Phó tổng GĐ kinh

Phòng TCCB -

Phòng

TCKTXNK & KD Phòng KD nội địa

Phòng KD

hoá chấtPhòng KD kim khí

* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận nh sau:

- Ban Giám đốc: Gồm Tổng Giám đốc và 2 Phó Giám đốc.

+ Tổng Giám đốc: đồng thời là Chủ tịch HĐQT công ty, là ngời đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động kinh doanh của công ty Phụ trách trực tiếp công tác tổ chức tài chính, công tác xuất nhập khẩu, thực hiện công tác đối ngoại ngoại giao.

+ Phó Tổng giám đốc phụ trách nội chính: là ngời giúp tổng Giám đốc phụ trách các công việc nội bộ, an ninh của công ty, có nhiệm vụ điều hành công ty khi tổng Giám đốc vắng mặt.

+ Phó tổng Giám đốc kinh doanh: là ngời giúp Tổng giám đốc phụ trách công việc kinh doanh của công ty, từ khâu lập kế hoạch nhập hàng với lô lớn đến kế hoạch tiêu thụ hàng hoá và ký kết các hợp đồng liên doanh liên kết.

- Các phòng ban gồm có:

Cửa hàng số 1

Cửa hàng số 3

Cửa hàng số 4

Cửa hàng số 6Cửa

hàng số 5

Cửa hàng số 8

Cửa hàng số 9

Cửa hàng số 10

Cửa hàng số 11

Tổ dịch vụ - đội xe cẩu - trạm kho

Ghi chú :

Công tác chỉ đạo của cấp trên xuống cấp dới.

Mối quan hệ qua lại

Cấp dới báo cáo lên cấp trên

+ Phòng tổ chức cán bộ lao động tiền lơng (TCCB - LĐTL) là bộ phận tham mu giúp việc Tổng Giám đốc về tổ chức lao động theo quy mô kinh doanh, có nhiệm vụ quản lý con dấu, công văn đi đến, Quản lý và theo dõi…thực hiện chế độ chính sách tiền lơng, thởng, BHXH cho ngời lao động trong công ty.

+ Phòng kế toán:

Chức năng quản lý và hạch toán kế toán theo chế độ kế toán của Nhà

nớc, quản lý tài chính của công ty (vật t, tài sản, vốn, lao động).

Có nhiệm vụ thu thập và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong

quá trình kinh doanh của toàn công ty vào hệ thống sổ sách kế toán theo chế độ hiện hành mà công ty áp dụng

Phòng kế toán còn có nhiệm vụ thay mặt công ty hạch toán đầy đủ các khoản thuế phải nộp NSNN, kế hoạch vốn để phục vụ quá trình kinh doanh, tham mu cho Ban giám đốc để điều hành quá trình kinh doanh có hiệu quả.

+ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và nội địa: Có nhiệm vụ tổng hợp nhu cầu của các đơn vị để nhập hành với số lợng hợp lý rồi điều chuyển đến các đơn vị bán lẻ trong công ty hay bàn giao thẳng những lô hàng lớn theo nhiệm vụ kinh doanh mà công ty đề ra.

+ Phòng kinh doanh hoá chất: có nhiệm vụ điều chuyển hàng giao cho các cửa hàng bán lẻ hay trực tiếp bán buôn ngành hàng hoá chất theo nhiệm vụ của công ty giao cho.

+ Phòng kinh doanh kim khí: Có nhiệm vụ kinh doanh theo nhiệm vụ ban giám đốc giao cho, chủ yếu là bán buôn ngành hàng kim khí và vật t khác.

- Các bộ phận sản xuất kinh doanh: là hệ thống các cửa hàng, kho bãi Công ty có hai tổng kholà: kho Đồng Mai và kho trung tâm và hai tổ dịch vụ là: tổ bốc xếp và tổ xe cẩu.

Công ty có 11 cửa hàng: cửa hàng số 1, số 3, số 4, số 5, số 6, số 8, số 9, số 10 và số 11 đều nằm trên địa bàn thị xã Hà Đông.

Ngoài ra công ty còn có các chi nhánh ở Hà Nội, Hải Phòng, Thái Nguyên, có nhiệm vụ nghiên cứu nắm bắt thị tr… ờng, tìm kiếm bạn hàng cho công ty.

Nh vậy, bộ máy tổ chức của Công ty CPVTTH Hà Tây đợc thống nhất từ trên xuống, dới sự chỉ đạo trực tiếp của ban Giám đốc Bộ máy quản lý đ-ợc tổ chức nh vậy là rất hợp lý và đã chứng tỏ đợc tính hiệu quả qua kết quả kinh doanh ngày càng tăng trởng của công ty.

b Nhiệm vụ kinh doanh và quy trình kinh doanh của Công ty CPVTTH Hà Tây.

Với hình thức hoạt động kinh doanh thơng mại, Công ty CPVTTH Hà Tây hoạt động trong lĩnh vực vật t tổng hợp trong nớc và xuất nhập khẩu trực tiếp.

- Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty.

vốn kinh doanh

Nghiên cứu thị

Mua vật t, hàng hoá nhập kho hoặc bán thẳng

Vận chuyển vật t hàng hoá từ kho đến các cửa

Tiêu thụ hàng

hoá

ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định: số lợng vốn cần dùng cho kinh doanh, xác định các kênh huy động vốn phù hợp nhất (thời gian vay, lãi suất vay, )…

Công ty có thể huy động vốn qua các kênh nh: vay ngân hàng, vay các tổ chức tín dụng, vay cá nhân, kho bạc,…

Giai đoạn 2 : Nghiên cứu thị trờng.

Nghiên cứu thị trờng đầu ra (thị trờng bán).+ Tìm kiếm khách hàng.

+ Nắm bắt thị hiếu, nhu cầu khách hàng.

Từ đó xác định lợng hàng hoá vật t mua vào, kết cấu mặt hàng.

Mục đích là để xác định xem thị trờng nào phù hợp với đối tợng khách hàng của Công ty, xét trên 3 góc độ: giá cả, chất lợng, quy cách sản phẩm Từ đó lựa chọn thị trờng mua vật t hàng hoá.

Giai đoạn 3 : Mua vật t hàng hoá nhập kho bán thẳng.

Khi nhập kho, Công ty cần kiểm tra trách nhiệm kiểm tra chất lợng, số lợng, quy cách vật t, hàng hoá mua về.

Giai đoạn4 : Vận chuyển hàng hoá, vật t từ kho đến các cửa hàng.

Đây là giai đoạn phân phối hàng hoá từ kho đến các cửa hàng hoặc điều chuyển hàng hoá giữa các cửa hàng.

Giai đoạn 5 : Tiêu thụ hàng hoá.

Công ty phải xác định các phơng thức tiêu thụ hàng hoá phù hợp, linh hoạt nh: Bán trực tiếp bán hàng trả góp với những hình thức thanh toán…khác nhau nh: bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản, bằng uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu.

II/ Đặc điểm về công tác kế toán của Công ty Cổ phần VTTH Hà Tây.

1 Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty CPVTTH Hà Tây.

1.1- Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh nên hình thức tổ

chức bộ máy kế toán mà công ty áp dụng là hình thức kế toán tập trung.

- Nội dung hình thức kế toán tập trung: Toàn bộ công việc kế toán đợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty, từ khâu thu nhận, xử lý, ghi sổ chứng từ và lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.

ở các cửa hàng các nhân viên kinh tế trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu thu thập kiểm tra chứng từ và định kỳ gửi về phòng kế toán tập trung của công ty.

1.2- Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tập trung của Công ty CPVTTH Hà

Tây đợc trình bày theo sơ đồ sau:

1.3- Chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ kế toán:

- Kế toán trởng: Thực hiện chức năng nhiệm vụ theo luật kế toán trởng Trực tiếp xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm và giúp Tổng Giám đốc công ty nắm đợc tình hình kế hoạch tài chính, trực tiếp phối hợp với trởng và phó phòng kế toán để đảm bảo an toàn về vốn, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và trớc pháp luật về việc thực hiện đúng chế độ chính sách kế toán của Nhà nớc.

- Các kế toán viên: Thực hiện các công việc đợc kế toán trởng giao cho, chịu trách nhiệm về phần việc mà mình đảm nhận.

Các nhân viên kinh tế ở các cửa hàng có nhiệm vụ nh một kế toán, đó là theo dõi quá trình mua bán, dự trữ tồn kho của từng đơn vị Sau đó chịu trách nhiệm báo cáo cho phòng kế toán và kế toán trởng theo định kỳ.

Kế toán trởng

Kế toán tổng hợpTrởng phòng

Kế toán tiền vay TGNH

Kế toán công

Thủ quỹ

kế toán

tiêu thụ

kế toán theo dõi thuế GTGTCác nhân viên kinh tế

tại các cửa hàng kinh doanh của công ty

ph-2.2- Phơng pháp khấu hao tài sản cố định Công ty cổ phần VTTH Hà Tây.

- Công ty CPVTTH Hà Tây áp dụng phơng pháp khấu hao TSCĐ theo quyết định số 206 ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính, việc trích khấu hao đợc tính theo công thức sau:

Mức khấu hao bình

Nguyên giá TSCĐSố năm sử dụngMức khấu hao bình

Số khấu hao TSCĐ có đầu

Số khấu hao TSCĐ tăng trong tháng

-Số khấu hao TSCĐ giảm trong tháng

2.3- Phơng pháp hạch toán thuế GTGT ở công ty CPVTTH Hà Tây.

Theo thông t số 100/1998/TT-BTC ngày 15/7/1998 của Bộ tài chính và căn cứ vào điều 4 luật số 02/1997/QH ngày 10/05/1997 luật Quốc Hội thì các doanh nghiệp, công ty nói chung có thể là đối tợng nộp thuế GTGT hay không là đối tợng nộp thuế GTGT Khi là đối tợng nộp thuế GTGT thì có thể

nộp thuế GTGT theo một trong hai phơng pháp: phơng pháp khấu trừ thuế hoặc phơng pháp trực tiếp.

Công ty cổ phần vật t tổng hợp Hà Tây kinh doanh trong lĩnh vực vật t tổng hợp trong nớc và xuất nhập khẩu trực tiếp nên là đối tợng nộp thuế GTGT và công ty đã nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế.

2.4- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho.

Theo chuẩn mực và quy định của chế độ kế toán hiện hành thì có hai phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê khai định kỳ.

Do công ty cổ phần vật t tổng hợp Hà Tây kinh doanh trong lĩnh vực vật t hàng hoá nên công ty đã hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên thì hàng tồn kho đợc ghi chép phản ánh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn các loại hàng hoá, căn cứ trên các tài khoản kế toán và sổ kế toán.

Các tài khoản kế toán hàng tồn kho đợc sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm vật t hàng hoá Vì vậy giá trị hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định đợc ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật t hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu vật t hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán Theo nguyên tắc số hàng tồn kho thực tế phải phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân để xử lý kịp thời.

2.5- Hình thức kế toán ở công ty Cổ phần VTTH Hà Tây

- Hiện nay có 4 hình thức kế toán đó là: Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái và Nhật ký chứng từ Do đặc điểm kinh doanh với quy mô khá rộng, với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán và các phơng tiện kỹ thuật tính toán đảm bảo nên công ty Cổ phần VTTH Hà Tây đã lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ.

- Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ nh sau:13

Chứng từ gốc

(hoặc bẳng TH chứng từ gốc)

Giải thích:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángKiểm tra đối chiếu

(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, KT ghi vào các NKCT liên quan Những chứng từ nào không ghi thẳng vào NKCT thì ghi vào sổ qua bảng kê Những chứng từ nào liên quan đến tiền mặt thì thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán ghi vào NKCT và bảng kê liên quan.

Riêng những chứng từ phản ánh các khoản chi phí cần phải phân bổ thì tập hợp và phân bổ qua bảng phân bổ.

(2) Những chứng từ liên quan đến đối tợng cần hạch toán chi tiết thì đồng thời đợc ghi vào các sổ chi tiết liên quan.

(3) Cuối tháng lấy số liệu theo các bảng phân bổ ghi vào các bảng kê, NKCT liên quan Lấy số liệu từ các bảng kê ghi vào các NKCT liên quan và ngợc lại Cuối tháng cộng các sổ chi tiết để ghi vào các NKCT có liên quan.

(4) Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để lập bẳng tổng hợp chi tiết.

(5) Đối chiếu số liệu trên các bảng kê, NKCT và giữa bảng kê và NKCT với nhau.

4

(6) Căn cứ vào số liệu trên NKCT ghi vào sổ cái tài khoản.(7) Đối chiếu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết.

(8) Sau khi đối chiếu kiểm tra thì lấy số liệu trên các bảng kê, NKCT, sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính.

2.6- Chế độ chứng từ kế toán áp dụng ở công ty cổ phần VTTH Hà Tây.

Hiện nay có hai chế độ chứng từ kế toán: Chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/05 của Bộ tài chính và các văn bản sửa đổi bổ sung đến hết năm 2005 và chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/01 của Bộ tài chính.

Công ty cổ phần vật t tổng hợp Hà Tây áp dụng chế độ chứng kế toán ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính và các văn bản sửa đổi bổ sung đến hết năm 2005

Theo quyết định này các chứng từ gồm:

6 Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn thành 06 - LĐTL HD HD

9 Biên bản điều tra tai nạn lao động 09 - LĐTL HD HD

IIHàng tồn kho

12 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 - VT BB BB

17 Biên bản kiểm kê vật t sản phẩm hàng hoá 08 - VT BB BB15

28 Hoá đơn khối lợng XDCB hoàn thành 10 - BH BB BB

2.7 Chế độtài khoản KT áp dụng tại Công ty Cổ phần VTTH Hà Tây.

Hiện nay, có hai hệ thống tài khoản kế toán.

* Hệ thống TKKT ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính và các văn bản sửa đổi bổ sung đến hết ngày 30/3/2005; và hệ thống tài khoản KT ban hành theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ tài chính và các văn bản sửa đổi bổ sung đến hết năm 2005.

Công ty Cổ phần vật t tổng hợp Hà Tây áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 cuả Bộ tài chính và các văn bản sửa đổi bổ sung đến hết ngày 30/3/2005.

Theo quyết định này thì có một số tài khoản ở công ty không sử dụng để phù hợp với việc tổ chức hoạt động kinh doanh nh:

- TK152 : Nguyên liệu, vật liệu

2.8 Các loại sổ kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần VTTH Hà Tây

Hiện nay các doanh nghiệp đang sử dụng các loại sổ kế toán là: Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ chứng từ ghi sổ, sổ nhật ký chung, sổ nhật ký sổ cái, Sổ nhật ký chứng từ, sổ cái bảng kê, và các sổ kế toán chi tiết nh: Sổ chi tiết tài khoản 641, 642, sổ chi tiết các tài khoản…

Do công ty Cổ phần vật t tổng hợp Hà Tây ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ nên công ty sử dụng các loại sổ kế toán

- Sổ kế toán tổng hợp gồm: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái

- Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ chi tiết tài khoản 141, 144, 641, 642, sổ chi tiết các tài khoản, sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dõi tiền gửi NH…

2.9 Các báo cáo công ty Cổ phần VTT Hà Tây phải lập.

Theo chế độ kế toán hiện hành, có hai hệ thống báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp phải lập đó là: hệ thống báo cáo tài chính áp dụng cho loại hình doanh nghiệp lớn và hệ thống báo cáo tài chính áp dụng cho loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Do công ty Cổ phần VTTH Hà Tây phải lập báo cáo tài chính áp dụng cho loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ nên các báo cáo tài chính gồm:

- Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 - DNN17

- Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 - DNN- Thuyết minh BCTC; Mẫu số B09 - DNN

Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm 02 phụ biểu sau:

- Bảng cân đối tài khoản: mẫu số F01 - DNN

- Tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN: Mẫu số F02 - DNN

Ngoài ra để phục vụ yêu cầu quản lý chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh, công ty còn lập thêm các báo cáo chi tiết nh báo cáo tình hình thanh toán công nợ, tình hình vật t hàng hoá.

Tạm ứng là khoản tiền hoặc vật t do doanh nghiệp giao cho ngời nhận tạm ứng để thực hiện một số công việc đã đợc phê duyệt.

a Những công việc đợc tạm ứng tại công ty cổ phần VTTH Hà Tây.

Theo chế độ kế toán hiện hành, ở công ty cổ phần VTTH Hà Tây tạm ứng trớc tiền cho cán bộ công nhân viên dùng vào những việc nh:

- Mua vật t, hàng hoá

- Chi trả tiền vận chuyển, bốc xếp vật t hàng hoá- Chi cho các hoạt động lao vụ dịch vụ

- Các khoản chi hành chính

- Tiền tàu xe, phụ cấp đi đờng, lu trú cho CNV đi công tác.

b Nguyên tắc tạm ứng và thanh toán tạm ứng đợc áp dụng tại công ty cổ phần VTTH Hà Tây.

- Ngời nhận tạm ứng phải là cán bộ CNV hoặc lao động của công ty

- Đối với ngời nhận tạm ứng thờng xuyên (nhân viên cung ứng vật t, hành chính quản trị) phải đợc tổng giám đốc chỉ định bằng văn bản.

- Muốn tạm ứng, ngời nhận tạm ứng phải lập giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số 03 TT - TT theo QĐ số 167)

- Căn cứ để lập phiếu chi tạm ứng là các giấy đề nghị tạm ứng.

- Ngời tạm ứng chỉ đợc sử dụng số tiền theo đúng mục đích, quy định Khi chi tiêu xong, ngời tạm ứng phải lập giấy thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ hợp lệ.

- Chỉ đợc tạm ứng tiếp khi đã thanh toán xong số tạm ứng kỳ trớc

- Ngời nhận tạm ứng không đợc chuyển giao tiền tạm ứng cho ngời khác thanh toán

2 Nhiệm vụ kế toán tạm ứng tại công ty cổ phần VTTH Hà Tây

Nhiệm vụ của kế toán tạm ứng tại công ty là kế toán phải mở các số chi tiết tạm ứng để theo dõi cho từng đối tợng nhận tạm ứng và từng lần thanh toán tạm ứng Và kế toán phải thờng xuyên theo dõi đôn đốc ngời nhận tạm ứng thanh toán đúng hạn.

II Kế toán tạm ứng tại công ty cổ phần vật t tổng hợp Hà Tây

19

1 Sơ đồ ghi số kế toán tạm ứng tại công ty cổ phần VTTH Hà Tây

Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành thì có 04 hình thức ghi số kế toán là: Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Nhật ký chứng từ và Chứng từ ghi sổ.

Do công ty cổ phần VTTH Hà Tây áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ nên trình tự ghi sổ kế toán tạm ứng ở công ty đợc thể hiện ở sơ đồ sau :

Giải thích sơ đồ :

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lý, hợp lệ phát sinh kế toán vào các sổ chi tiết TK141 theo từng đối tợng và các NKCT có liên quan đến nợ TK141.

(2) cuối tháng căn cứ số liệu ở các sổ chi tiết TK141 ghi vào NKCT số 10 mỗi sổ một dòng

(3) Cuối tháng, căn cứ vào NKCT số10 (ghi có TK141) và các NKCT có liên quan nợ TK141 kế toán ghi vào sổ cái TK 141

2 Chứng từ kế toán tạm ứng và các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng và thanh toán tạm ứng tại công ty cổ phần VTTH Hà Tây

Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng Phiếu

thu, phiếu chi

Các NKCT có liên quan đến Nợ TK 141 (NKCT số 1)

Sổ chi tiết TK 141

Sổ cái

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

3

Công ty CPVTTH Hà Tây126 Quang Trung – HĐ- H.T

Mẫu số 03 TT

Ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ-BTCCủa BTC ngày 25/10/2003

Giấy đề nghị tạm ứng

Ngày 6 tháng 2 năm 2006Số: 21

Kính gửi: Tổng giám đốc Công ty CPVTTH Hà TâyTê tôi là: Nguyễn Thanh Mai

Địa chỉ: Cửa hàng số 4

Đề nghị cho tạm ứng số tiền là: 10.000.000 (Viết bằng chữ) Mời triệu đồng chẵnLý do tạm ứng: Đi mua xăng Mogas 92

Thời hạn thanh toán: Ngày 13 tháng 02 năm 2006.

Thủ trởng đơn vịKế toán trởngPhụ trách bộ phậnNgời đề nghị tạm ứng

Ghi Nợ TK 141Họ và tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thanh Mai

Địa chỉ: Cửa hàng số 4

Lý do chi: Tam ứng đi mua xăng Mogas 92

Số tiền: 10.000.000 (Viết bằng chữ) Mời triệu đồng chẵn

Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu

Đã nhận đủ số tiền : Mời triệu đồng chẵn

Ngày 6 tháng 02 năm 2006Ngời nhận tiền

(Ký, họ tên)

* Giấy thanh toán tạm ứng :

Giấy thanh toán tạm ứng là chứng từ kế toán dùng để liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản tiền đã chi của ngời nhận tạm ứng, nó là căn cứ để thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán

Giấy thanh toán tạm ứng Do ngời nhận tạm ứng lập và phải ghi : ngày tháng năm lập giấy; tên ng

… … …… ời thanh toán; và tự mình liệt kê số tiền đã nhận tạm ứng , số tiền đã chi , số chênh lệch Sau đó chuyển cho kế toán trởng xem xét lại sau đó ký vào giấy đồng thời chuyển cho thủ trởng ký duyệt.

Giấy thanh tạm ứng là căn cứ để lập phiếu chi tạm ứng, nếu số tạm ứng ít hơn số thực chi hay lập phiếu thu tạm ứng nếu số tạm ứng lớn hơn số thực chi.

Đây là mẫu của một trong số các giấy thanh toán tạm ứng phát sinh trong tháng 2/2006 tại công ty cổ phần VTTH Hà Tây

Công ty CPVTTH Hà Tây126 Quang Trung - HĐ- H.T

Giấy thanh toán tạm ứng

Ngày 13 tháng 2 năm 2006

Số: 25 Nợ: Tk 156 Nợ TK 1331

Có TK 141Họ và tên: Nguyễn Thanh Mai

Địa chỉ: Cửa hàng số 4

Xin đợc thanh toán số tiền tạm ứng theo bảng kê sau đây

2 Số tiền tạm ứng trong tháng- Phiếu chi số 105 ngày 6/2/2006

Ghi Nợ TK 141

23