HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MVP (PHIÊN BẢN NÂNG CẤP NĂM 2018)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (PHIÊN BẢN NÂNG CẤP NĂM 2018) Thái Bình : năm 2018 Mục lục A GIỚI THIỆU Giới thiệu phần mềm Mục đích ý nghĩa tài liệu Phạm vi tài liệu HƯỚNG DẪN B I Hướng dẫn chung Địa website: mvp.thaibinh.gov.vn Đăng nhập Đổi mật Tra cứu văn 4.1: Tra cứu văn đến 4.2: Tra cứu văn Xem tải văn bản, tài liệu Quản lý công việc 10 Trao đổi thông tin 11 7.1: Soạn thư, gửi email 11 7.2: Hộp thư đến 13 7.3: Hộp thư (tương tự hộp thư đến) 14 7.4: Thêm nhãn 15 Lịch 16 8.1: Xem lịch quan: 16 Thông tin khác 19 9.1: Danh bạ quan 19 9.2: Thông báo 19 9.3: Kết luận họp 20 9.4: Bảng lương 21 9.5: Hướng dẫn 21 10 Tạo nhóm người dùng 22 11 Đăng xuất 24 12 Hồ sơ công việc 25 12.1 Thêm hồ sơ công việc 25 12.2 Tra cứu hồ sơ công việc 27 12.3 Xem chi tiết hồ sơ công việc 28 II VĂN THƯ 29 Danh mục sổ văn 29 1.2: Tạo sổ văn 31 Văn đến 32 2.1 Cập nhật văn đến 32 2.2 Tiếp nhận văn 33 2.3 Quản trị văn 34 2.4 Sổ văn đến 34 2.5 Tìm kiếm đơn giản 35 2.6 Văn từ chối 35 Văn 36 3.1 Thêm văn 36 3.2 Gửi văn đến đơn vị 37 3.3 Theo dõi văn 38 3.4 Trích xuất sổ văn 40 III Thủ trưởng đơn vị Sở ban ngành 41 Bút phê xử lý văn đến 41 Sửa bút phê văn 43 Thêm công việc (Giao việc việc phát sinh quan) 45 Theo dõi tiến độ xử lý công việc 46 Trưởng, phó phịng ban 47 IV Tiếp nhận công việc trực tiếp từ lãnh đạo giao chuyển tiếp cơng việc xuống cho nhân viên phịng 47 1.1: Xem nội dung chi tiết văn 48 1.2 Chuyển tiếp phân cấp công việc xuống cho cấp 49 Theo dõi tiến độ xử lý công việc nhân viên phòng 50 Báo cáo kết công việc với cấp 51 V Quản trị 53 Danh mục Phòng ban 53 1.1: Thêm phòng ban 53 Quản trị User 54 2.1: Thêm User 54 2.2: Sửa User 56 Quản trị nhóm user chung 57 Quản trị Nhóm User đơn vị 58 Quản trị Kết luận họp 60 Quản trị Thông báo 63 Quản trị Lịch công tác 64 7.2: Quản trị lịch công tác khối Sở ngành 66 C Quản trị Kết luận họp 67 LIÊN HỆ 69 A GIỚI THIỆU Giới thiệu phần mềm - Là phần mềm làm việc internet - Giúp cho Lãnh đạo, nhân viên quản lý tài liệu, công việc cách khoa học - Văn thư đơn vị nhận, gửi công văn qua internet - Trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo điều hành công việc công tác xa - Tiết kiệm chi phí văn phịng phẩm - Thực cải cách hành chính…… Mục đích ý nghĩa tài liệu Tài liệu xây dựng nhằm hướng dẫn người dùng hiểu sử dụng Phần mềm “Mạng văn phịng điện tử liên thơng” Phạm vi tài liệu Phạm vi tài liệu phân làm 05 đối tượng người sử dụng: * Lãnh đạo: - Trực tiếp xử lý văn đếngiao việc cho trưởng, phó, cán - Theo dõi tiến độ xử lý công việc cán giao việc * Trưởng phó phịng ban: - Trực tiếp nhận công việc từ Lãnh đạo - Giao việc cho chuyên viên theo dõi tiến độ - Xử lý công việc chuyên viên * Văn thư: - Cập nhật văn đến: Qua đường bưu điện - Tiếp nhận văn điện tử: Qua mạng văn phòng điện tử liên thông - Cập nhật, gửi văn điện tử đến đơn vị triển khai mạng văn phòng - Tạo sổ văn đi, đến - Theo dõi tiến độ văn * Quản trị: - Quản trị phòng ban - Quản trị người sử dụng - Quản trị Nhóm User chung - Quản trị Nhóm User đơn vị - Quản trị Bảng lương - Quản trị Kết luận họp - Quản trị thông báo - Quản trị lịch công tác *Chuyên viên - Xử lý công việc giao - Báo cáo tiến độ công việc B HƯỚNG DẪN HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MẠNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ LIÊN THÔNG I Hướng dẫn chung Địa website: mvp.thaibinh.gov.vn Đăng nhập Đổi mật 3.1: Cách - Hệ thống -> Thay đổi thông tin 3.2: Cách - Trên menu chọn theo hình vẽ Tra cứu văn 4.1: Tra cứu văn đến Từ trang chủ click vào “Văn đến” Nhập thơng số cần tìm kiếm click vào nút “Tìm kiếm” - Tìm kiếm theo năm, tháng, văn có liên quan đến - Nếu muốn tìm kiếm nâng cao click vào khung tìm kiếm nâng cao 4.2: Tra cứu văn Từ trang chủ click chuột vào “Văn đi” Xem tải văn bản, tài liệu - Nếu muốn tải văn click vào số ký hiệu văn hình vẽ chọn lưu văn Quản lý công việc - Tại mục trang chủ đồng chí xem có cơng việc chủ trì, phối hợp, thơng báo - Nếu Thơng báo cần đọc văn xử lý xong cơng việc Cịn Chủ trì Phối hợp phải chọn báo cáo kết để báo cáo công việc - - Nhập thông số -> Thêm 2.2: Sửa User - Sửa tên - Đổi mật - Chuyển phòng ban - Thay đổi vai trò - Thay đổi chức danh - Thay đổi thông tin cá nhân - Chỉnh sửa thông số -> Cập nhật Quản trị nhóm user chung * Mục đích: phân quyền cho user theo nhóm định nghĩa trước nhằm phục vụ chức năng, quyền hạn user * Chú ý: Thêm user vào nhóm chung Khơng tùy tiện thêm nhóm User khác - Hệ thống -> Nhóm user chung -> Thêm User Quản trị Nhóm User đơn vị * Mục đích: Tạo nhóm chung cho đơn vị dùng Trao đổi thông tin cho lãnh đạo sử dụng xử lý văn - Hệ thống -> Nhóm User đơn vị -> Thêm - Nhập tên nhóm -> Thêm - Sau tạo nhóm xong đ/c thêm user vào nhóm Quản trị Kết luận họp B1: Thông tin khác -> Quản trị kết luận họp B2: Upload file đính kèm kết luận họp Quản trị bảng lương Trang chủ -> Thông tin khác -> quản trị bảng lương Up Load file bảng lương *** Ghi chú: Nếu hình lỗi màu đỏ, ta bôi đen click lại B4: Tích vào bảng lương mà đ/c muốn đưa lên -> chọn chèn Kiểm tra lại xem rê chuột đến file vừa đưa lên xem bàn tay chưa thử tải xem chưa? Nếu chưa đc làm lại bước Quản trị Thông báo - Thông tin khác -> Quản trị thông báo - Nhập thông báo -> Thêm Quản trị Lịch công tác 7.1.: Đề xuất lịch - Lịch -> Đề xuất lịch * Đ/c Duyệt, từ chối, Sửa xóa lịch 7.1.2 Duyệt lịch 7.1.3: Xuất lịch - đ/c kiểm tra trạng thái Click Xuất - Click tiếp tục - Nếu có lịch cơng tác đ/c chọn trạng thái Xuất lịch -> Thêm lịch bình thường 7.2: Quản trị lịch công tác khối Sở ngành - Lịch -> Quản trị lịch Quản trị Kết luận họp - Thông tin khác -> Quản trị kết luận họp ->Thêm - Nhập tiêu đề -> chọn ngày -> Nhập nội dung -> Thêm C LIÊN HỆ Sở Thơng tin Truyền thơng Tịa nhà Viettel, số 431, phố Trần Hưng Đạo, TP Thái Bình Hỗ trợ kỹ thuật: 02273.732.047 ... tìm kiếm > Tìm kiếm 2.6 Văn từ chối Xem danh sách văn đến chờ tiếp nhận -> xem nội dung cần tiếp nhận không nhấn nút -> Từ chối Văn đến -> Văn từ chối -> Danh sách văn đến từ chối chọn Tiếp nhận... văn vào sổ vừa tạo - Danh mục -> Loại VB quan Chọn sổ văn đến -> Click thêm mới/ Sửa sổ văn - Chọn loại văn cho sổ văn đơn vị -> Click thêm để hoàn thành 1.2: Tạo sổ văn - Danh mục -> Loại VB... tuần cần xem - Chọn thêm lịch - Nhập thông số chọn thêm lịch Thông tin khác 9.1: Danh bạ quan - Thông tin khác -> Danh bạ 9.2: Thông báo - Thông tin khác -> Thông báo Click vào thông báo để xem