QUY TRÌNH 12 BƯỚC CHI TIẾT KHI NHẬP KHẨU 1 LÔ HÀNG BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Trainingtancang.com Tailieuxnk.com QUY TRÌNH 12 BƯỚC CHI TIẾT KHI NHẬP KHẨU LÔ HÀNG BẰNG ĐƯỜNG BIỂN Nếu bạn băn khoăn khơng biết tồn quy trình giao nhận nhập lô hàng đường biển nào? Thì bạn đến nơi !! Ngồi quy trình thực hiện, chúng tơi chia sẻ với bạn “típ” kinh nghiệm hữu ích bạn cần lưu ý trình làm hàng Những “típ” giúp bạn tránh nhiều sai sót khơng đáng có Bước 1: u Cầu Booking Trước làm bước này, bạn thỏa thuận ký kết hợp đồng với nhà xuất điều khoản, điều kiện, ràng buộc, để nhập hàng lựa chọn dịch vụ vận tải (FWD) đáp ứng yêu cầu cơng ty bạn Tương tự quy trình hàng xuất, thường hãng tàu hay hết chỗ sớm khoảng trước tuần, đặc biệt rơi vào mùa cao điểm, lượng hàng xuất nhiều, tình trạng thiếu container rỗng chỗ hay xảy ra.Có điểm khác biệt so với hàng xuất, trường hợp bạn booking (giành quyền thuê tàu) bạn việc cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD Việt Nam để lấy booking họ tiến hành liên hệ với đối tác bạn thông qua mạng lưới chi nhánh, đại lý họ để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch xác định trước Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Mọi thông tin cập nhật đối tác bạn dịch vụ vận chuyển cung cấp suốt lộ trình đơn hàng tới cơng ty bạn Các thơng tin cần có để lấy booking bên dưới: – Cảng (Port of Loading) nơi mà container bạn xếp lên tàu Về việc lựa chọn cảng xếp hàng dựa thỏa thuận bạn với đối tác tạo điều kiện thuận lợi cho đôi bên – Cảng chuyển tải: Tùy thuộc vào quy định, thống bạn khách hàng có phép tàu chuyển tải (transit) hay phải thẳng (direct) để lựa chọn lộ trình phù hợp Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Tiến trình hàng hóa qua cảng chuyển tải (Cảng B) – Cảng đến (Port of discharge): nơi mà container bạn dỡ khỏi tàu – Tên hàng, trọng lượng: Dựa thông tin hồ sơ chứng từ để cung cấp – Thời gian tàu chạy: ngày dự kiến tàu xuất phát, thường hay viết tắt ETD (Estimated time of departure) – Thời gian đóng hàng: Theo kế hoạch thống bạn nhà xuất – Yêu cầu đặc biệt khác: Loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thơng gió (nếu có) Căn vào mặt hàng để lựa chọn loại container phù hợp Bước : Kiểm Tra Và Xác Nhận Booking – Kiểm tra thông tin booking: Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Khác với lô hàng xuất bạn phải kiểm tra chi tiết phần booking hàng nhập bạn lưu ý số thông tin sau: Cảng đi, cảng đến: kiểm tra kỹ xem u cầu hay chưa ảnh hưởng xuyên suốt tiến trình đơn hàng bạn  Nhiệt độ, độ thơng gió (nếu có): xem nhiệt độ, độ thơng gió theo u cầu chưa Riêng mặt hàng đơng lạnh (nhiệt độ âm) khơng có độ thơng gió, có nhiệt độ dương có, cần lưu ý   Loại container, kích cỡ: Cont khô hay lạnh, loại cao hay thường, loại 20 feet hay 40 feet Một số thông tin không thực q cần thiết hàng xuất phía nhà xuất chủ động lên kế hoạch xếp trước đó, bạn bỏ qua như: hạn nộp thông tin làm Bill (Cut off SI), cắt máng (Cut off CY), nơi lấy rỗng, nơi hạ container đầy,… – Yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa có sai sót: Nếu có sai sót đề nghị bên cấp booking chỉnh sửa tiếp tục kiểm tra đạt yêu cầu bạn Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Bước 3: Theo Dõi Tiến Trình Đóng Hàng Thơng Tin Cập Nhật Từ Nhà Nhập Khẩu Đối với hàng xuất, bạn dịch vụ vận chuyển FWD bạn thuê thực việc giám sát, theo dõi toàn tiến trình đóng hàng để cập nhật cho đối tác bạn Cịn hàng nhập ngược lại: Nhà xuất đại lý, chi nhánh dịch vụ FWD Việt Nam mà bạn sử dụng làm điều Trường hợp nhà xuất công ty dịch vụ FWD lơ là, không cập nhật cho bạn bạn phải chủ động yêu cầu họ cập nhật thường xuyên cho bạn để nắm bắt tiến trình đơn hàng Một số thơng tin cần cập nhật như: – Hình ảnh, video trước sau đóng hàng quy cách đóng hàng, đóng gói theo thỏa thuận u cầu chụp hình, quay video q trình đóng hàng – Ảnh chụp số seal, số container Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Trainingtancang.com Tailieuxnk.com – Ảnh chụp tình trạng container rỗng để xác nhận rỗng để đảm bảo không xảy vấn đề hư hại gì, chi phí phát sinh sửa chữa container bị hãng tàu thu bạn bạn trả container rỗng Việt Nam đầu nước ngồi khơng có xác nhận hư hại Yêu cầu ảnh chụp container rỗng – Riêng hàng lạnh phải chụp bảng nhiệt độ, bạn cẩn thận u cầu họ gắn thêm Chip điện tử container để theo dõi nhiệt độ suốt lộ trình lơ hàng tới cảng Việt Nam Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Yêu cầu ảnh chụp đồng hồ đo nhiệt độ container lạnh Yêu cầu ảnh chụp đồng hồ đo nhiệt độ container lạnh Thậm chí tàu bị delay trước đóng hàng phải u cầu họ cập nhật để chủ động xử lý chứng từ liên quan đến lô hàng Bước 4: Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng Trước nhập hàng về, bạn cần tìm hiểu mặt hàng bắt buộc phải có chứng từ phục vụ cho việc làm thủ tục nhập đầu Việt Nam, sau bạn u cầu phía đối tác tiến hành làm để cấp chứng từ, chứng nhận Sau chốt loại chứng nhận, trình tiến hành, bạn đề nghị họ gửi nháp (Draft) kể vận đơn đường biển (bill) để kiểm tra kỹ thông tin xem khớp hay chưa, cần sai lỗi nhỏ đến Việt Nam lơ hàng bạn gặp rắc rối lớn từ phía Hải Quan, quan nhà nước có liên quan Nếu thứ Ok xác nhận với họ để tiến hành bước bạn nhận scan gốc Có điểm lưu ý đặc biệt bạn cần dựa vào lịch trình thời gian tàu chạy để chủ động yêu cầu Deadline cho chứng từ, đảm bảo thứ diễn theo kế hoạch Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Đã khơng trường hợp tàu tới Việt Nam chứng từ, chứng nhận liên quan đến lô hàng chưa hồn tất gây trì hỗn lơ hàng, thời gian chi phí cho bạn Bước 5: Nhà Nhập Khẩu Nhận Được Thông Báo Khi Hàng Đến Khi hàng gần tới Việt Nam, trước ngày tàu cập ngày bạn nhận thông báo hàng đến từ phía hãng tàu hay đại lý Thơng báo hàng đến (ARRIVAL NOTICE) giấy thông báo chi tiết Hãng tàu, Đại lý hãng tàu thông báo cho bạn biết lô hàng bạn dự kiến cập bến Nhìn chung, thơng tin thơng báo hàng đến có phần tương tự thơng tin Bill (tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa, ) Ngồi cịn có phụ phí (thường hay gọi Local charge) ghi rõ Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Sau kiểm tra thông tin thông báo hàng đến, bạn tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) Để lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu đại lý, bạn cần giấy tờ sau: Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập Nếu khơng làm chứng nhận lơ hàng bạn không thông quan gặp khó khăn q trình làm hàng với quan chức Bước 7: Khai Báo Hải Quan Hàng Nhập Chuẩn bị chứng từ khâu quan trọng q trình làm thủ tục hải quan Có thể nói việc chuẩn bị chứng từ sớm chuẩn xác đóng góp đế 95% tiến độ khai báo hải quan tiết kiệm chi phí hải quan cho doanh nghiệp bạn Xác định việc cần làm lơ hàng nhập khẩu: Bước có nghĩa lô hàng bạn nhập về, bạn cần xác định trước mặt hàng cần nhập gì, tham khảo trước mã HS (HS code) cho hàng hóa, thuế nhập bao nhiêu, có hưởng ưu đãi hay không, thủ tục công việc cần làm lô hàng tới Việt Nam Chuẩn bị hồ sơ hàng tới Việt Nam: Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Sau nhận thông báo hàng đến, lúc bạn cần chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục cho lô hàng Bộ chứng từ gồm:  Hợp đồng (contract)  Hóa đơn thương mại (commercial invoice)  Phiếu đóng gói (packing list)  Vận đơn (bill of lading)  C/O (nếu có)  Giấy phép Nhập Khẩu (nếu có)  Các chứng từ khác cần thiết khác, tùy lô hàng mặt hàng cụ thể Lưu ý: Một số mặt hàng nhập yêu cầu cần phải có giấy phép, chứng nhận đặc thù,… ngành liên quan Bạn cần tìm hiểu kỹ loại chứng từ gấp rút hồn thành sớm để lơ hàng tiến hành nhanh chóng Lên tờ khai hải quan: Nhờ phát triển cơng nghệ, khơng cịn phải khai báo hải quan hồ sơ giấy chậm chạp nhọc nhằn trước Thay vào đó, khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử Trong đó, phần mềm hải quan điện tử sử dụng phổ biến ECUS5-VNACCS Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn Phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS-VNACCS Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Để lên tờ khai phần mềm cần chứng từ:  Contract  Invoice  Packing  Bill  C/O, Hóa đơn cước(nếu có) số chứng từ liên quan khác cần thiết cho việc lên tờ khai (*) (*) Những chứng từ tùy thuộc vào mặt hàng sách quản lý mặt hàng nhập cụ thể Ngoài chứng từ ra, đặc biệt cần lưu ý chữ ký số Chữ ký số dùng để đăng nhập truyền tờ khai phần mềm khai hải quan Vnaccs Hiện có nhiều doanh nghiệp cung cấp chữ ký số như: THÁI SƠN, VINA, VNPT, … Một số doanh nghiệp chưa có chữ ký số gặp trục trặc cách giải tốt trả phí khai đại lý hải quan để kịp tiến độ lô hàng Nhưng lâu dài cần có chữ ký số để tránh phát sinh chi phí Khi có chữ ký số chứng từ đầy đủ cần thiết, có bước khơng thể thiếu trước lên tờ khai kiểm tra chứng từ: việc kiểm tra thực để xem xét thống nhất, xác chứng từ hay số liệu, việc hợp lệ C/O- để miễn giảm thuế Hơn phải xem xét để áp mã HS cách xác cho lơ hàng, tránh trường hợp bị bác bỏ mã HS không hưởng ưu đãi thuế nhập Một khâu nhìn bản, đơn giản ảnh hưởng không nhỏ đến giá trị lô hàng bạn Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Tiến hành lên tờ khai cấp đăng nhập vào phần mềm khai hải quan, điền thông tin theo yêu cầu cắm chữ ký số vào để truyền tờ khai thức lên hệ thống Khi tờ khai truyền thức thành cơng lên hệ thống đồng nghĩa việc hệ thống hải quan có thơng tin tờ khai Sau truyền xong, tờ khai xuất phân vào luồng: – Luồng Xanh: Tờ khai phân số 1- luồng xanh, tờ khai thông quan hệ thống, trả là: “Tờ khai hàng hóa nhập (thơng quan)”  Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Tờ khai phân luồng 1-Xanh – Luồng Vàng: Tờ khai phân số 2-luồng vàng, phải làm thủ tục mở tờ khai Chi cục hải quan cảng  Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Tờ khai bị phân luồng 2-Vàng – Luồng Đỏ: Khi tờ khai phân số 3- luồng đỏ phải làm thủ tục mở tờ khai Chi cục hải quan tương tự luồng vàng Nhưng đặc biệt tờ khai luồng đỏ phải tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa nên cần lưu ý  Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Tờ khai bị phân vào luồng – Đỏ Lưu ý: Việc lên tờ khai thức quan trọng, u cầu thơng tin xác, số liệu thực tế Một số trường hợp khai sai sửa được, có trường hợp phải hủy tờ khai lỗi nhỏ Điều dẫn đến việc phát sinh chi phí rắc rối trước, sau hồn thành thủ tục cho lơ hàng Ngồi việc hủy tờ khai nhiều ảnh hưởng xấu đến kết phân luồng tờ khai tiếp theo, gây khó khăn cho doanh nghiệp Đóng thuế làm thủ tục hải quan thực tế cảng Sau tờ khai phân luồng, số tiền thuế hiển thị tờ khai dù luồng xanh, đỏ, hay vàng (trừ số trường hợp hưởng sách miễn thuế) Số tiền thuế hiển thị trang tờ khai phân thành mục cụ thể:  Thuế Nhập Khẩu  Thuế GTGT  Tổng tiền thuế phải nộp Đây để đóng số tiền thuế xác Số tiền thuế tính tốn gần xác trước lên tờ khai, phụ thuộc vào mã hs, thuế nhập khẩu, VAT miễn giảm thuế có C/O Việc tính tốn trước số tiền thuế phải nộp giúp doanh nghiệp chủ động tính tốn chi phí cho lơ hàng Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Việc đóng thuế thường thực sau tờ khai phân luồng thực tế hàng đến cảng Nhưng số trường hợp thuế đóng sau làm thủ tục thực tế cảng Tùy thuộc tính chất phức tạp lơ hàng mà doanh nghiệp định đóng trước hay sau làm thủ tục cảng Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Số tiền thuế chuyển khoản hay đóng tiền mặt, để nhanh chóng bạn nên đóng tiền mặt, tránh trường hợp thủ tục hoàn tất thuế chuyển khoản chưa vào nên nhận hàng Hiện tiền thuế đóng ngân hàng cảng ( nơi làm thủ tục hải quan) Bước 8: Mở Và Thông Quan Tờ Khai Làm thủ tục hải quan cảng: Đối với tờ khai luồng xanh: cần đóng thuế, tiền thuế vào in mã vạch tiến hành lý, nhận hàng  Đối với tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước sau làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, lý, nhận hàng  Đối với tờ khai luồng đỏ: tương tự luồng vàng bước mở tờ khai thực tế có thêm bước nhỏ làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa   Mở tờ khai: Đối với tờ khai luồng vàng, đỏ, bạn cần chuẩn bị chứng từ để mở tờ khai thực tế, gồm:  Giấy giới thiệu  Tờ khai phân luồng  Invoice  Packing list Trainingtancang.com Tailieuxnk.com  Bill  Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,….) Xuất trình hồ sơ để hải quan xem xét, chứng từ hợp lệ, hải quan tiến hành thông quan hệ thống Thường hồ sơ hay bị vướng mắc vấn đề tờ khai hải quan: mã hs, tên mặt hàng, thuế suất, C/O khơng hợp lệ,… Đối với tờ khai có sai sót khơng đáng kể tiến hành truyền sửa tờ khai, vướng mắc mã hs, hay C/O,… cần xem xét cẩn thận Đối với trường hợp ta có cách giải phù hợp đảm bảo tiết kiệm thời gian chi phí  Kiểm tra thực tế hàng hóa: Đối với tờ khai luồng đỏ, tờ khai luồng vàng bị bẻ kiểm hóa ta phải thực bước mở hàng hóa thực tế nhập để hải quan kiểm tra tính xác hàng hóa thực tế doanh nghiệp khai tờ khai chứng từ Các nội dung mà Kiểm Hóa thường kiểm tra là:  Số lượng Trainingtancang.com Tailieuxnk.com  Chủng loại  Nhãn mác, Số series Sau kiểm tra xong, hàng hóa khơng có vấn đề phù hợp khai báo, hải quan tiến hành thông quan tờ khai hệ thống Trong trường hợp có khác biệt hàng hóa thực tế chứng từ khai báo, hải quan xem xét, phía doanh nghiệp tìm cách giải phù hợp Bước 9: Thanh Lý Tờ Khai Sau nộp thuế tờ khai thơng quan bạn in mã vạch cách vào website https://www.customs.gov.vn/SitePages/ContainerBarcodeReceiver.aspx , điền thông tin theo yêu cầu, bạn nhận file pdf có bên dưới: Bạn nộp mã vạch + tờ khai thông quan cho hải quan giám sát bộ, hải quan đóng dấu lên mã vạch trả lại cho doanh nghiệp bộ, lại hải quan giữ Hiện hải quan số nơi yêu cầu doanh nghiệp nộp thêm để đối chứng Việc nộp mã vạch + tờ khai để đóng dấu tùy thuộc vào hải quan nơi, doanh nghiệp phải lấy lại để lưu trữ Bước 10: Điều Xe Vận Chuyển Hàng Về Kho Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Sau lý xong, bạn tới phòng thương vụ cảng, cầm lệnh giao hàng hạn để đóng tiền in phiếu nâng container, hay cịn gọi phiếu EIR giao cho tài xế số chứng từ phiếu Eir, lệnh giao hàng, giấy mượn container kho riêng để tài xế trình hải quan giám sát cổng tiến hành lấy container khỏi cảng chở kho Trước container nâng lên xe, tài xế cần phối hợp với điều độ cảng kiểm tra kỹ tình trạng container phát hư hại đề nghị điều độ container xác nhận lên phiếu Eir để tránh chi phí sửa chữa container sau lỗi bạn Cần lưu ý chứng từ, đặc biệt giấy mượn container phải bảo quản cẩn thận cịn làm thủ tục trả rỗng sau rút hàng Bước 11: Rút Hàng Và Trả Container Rỗng Sau xe tới kho, bạn ý kiểm tra kỹ thông tin sau: – Seal: Kiểm tra xem có khớp với seal Vận đơn (Bill) hay khơng, cịn ngun Seal có dấu hiệu cắt hay chắp vá khơng, sau chụp hình lại trước cắt seal – Chụp mặt ngồi mặt trong, ván sàn, cánh cửa container, ván sàn, lỗ thơng gió, chi cắm điện nhằm xác định tình trạng container trước sau rút hàng để trường hợp container bị hư hại biết rõ chi phí sữa chữa bên chịu Trainingtancang.com Tailieuxnk.com – Lột tem nguy hiểm (nếu hàng nguy hiểm) trước trả container rỗng theo quy định hãng tàu, không bị phạt tiền Sau rút hàng xong, tài xế mang container trả cảng ICD theo định ghi rõ giấy mượn container hãng tàu Tại nơi trả rỗng, điều độ cảng kiểm tra tình trạng container, có hư hại so với trước lấy container khỏi cảng ghi lên phiếu Eir có xác nhận tài xế Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Lưu ý: Hãng tàu có quy định thời gian lưu container rỗng kho, thông thường ngày từ ngày container khỏi cảng, nên việc rút hàng cần lên kế hoạch rõ ràng, đặc biệt kho công ty tỉnh xa phải nhiều thời gian vận chuyển để đảm bảo container trả cảng theo quy định nhằm tránh bị phạt tiền lưu container Trường hợp lệnh hạ bị hạn cảng không cho phép bạn trả rỗng Lúc bạn phải lên văn phòng hãng tàu để tiếp tục gia hạn lệnh hạ rỗng, đóng phụ phí giao cho tài xế đưa điều độ cảng kiểm tra lúc trả rỗng theo quy định Bước 12: Lưu Trữ Hồ Sơ Và Chứng Từ – Tất chứng từ cần lưu trữ, bảo quản cẩn thận để đối chiếu sau có phát sinh, khiếu nại, phục vụ kiểm tra quan liên quan quan thuế, hải quan… Một lơ hàng xem hồn thành thủ tục hải quan qua khoảng thời gian kiểm tra sau thơng quan Vì khơng phải lấy hàng tới kho, xuất hàng xong nước ngoài, tờ khai thơng quan bạn n tâm xem xong chuyện Hiện tại, sách Nhà nước đơn giản hóa giai đoạn thơng quan hàng hóa nhằm giảm bớt chi phí thời gian lưu kho bãi cho doanh nghiệp cửa giảm áp lực cho sở hạ tầng Vì quan chuyên ngành chuyển tập trung vào việc kiểm tra sau thông quan để kiểm tra lại xem doanh nghiệp có tuân thủ thực thủ tục hải quan bạn chưa Trainingtancang.com Tailieuxnk.com Câu hỏi đặt sau thơng quan hàng hóa, doanh nghiệp phải lưu giữ lại gì? bao lâu? Cần lưu giữ chứng từ gì? Các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hoá miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế   Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa, hồ sơ đề nghị gia hạn nộp thuế, hồ sơ nộp dần tiền thuế nợ, hồ sơ xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, hồ sơ đề nghị xoá nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp cho quan hải quan  Chứng từ vận tải hàng hóa xuất khẩu, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, chứng từ, tài liệu liên quan đến định mức thực tế để gia công, sản xuất sản phẩm xuất   Sổ sách, chứng từ kế toán Cần lưu ý lưu giữ chứng từ? Người khai hải quan phải lưu trữ chứng từ khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập thời hạn năm  Người khai hải quan phải lưu trữ chứng từ nêu (trừ trường hợp nộp cho quan hải quan)  Trường hợp chứng từ điện tử lưu giữ dạng điện tử chuyển đổi chứng từ giấy theo quy định pháp luật giao dịch điện tử  Kết luận Qua phần chia sẻ trên, hy vọng giúp bạn hiểu tổng quát quy trình Logistics nhập lơ hàng đường biển Tùy vào loại hàng hóa, quy định nước xuất điều khoản hợp đồng bạn đối tác mà có khác biệt nhỏ so với quy trình Nguồn: Protrans Chúc bạn có ngày học tập vui vẻ thành công!