Quản lý các loại văn bản đi/đến tại trường THPT Đông Thạnh, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An năm học 2021-2022

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC TP HỒ CHÍ MINH TIỂU LUẬN CUỐI KHOÁ Lớp Bồi dưỡng CBQL trường trung học Long An Tên tiểu luận QUẢN LÝ CÁC LOẠI VĂN BẢN ĐI/ĐẾN TẠI TRƯỜNG THPT ĐÔNG THẠNH, HUYỆN CẦN GIUỘC, TỈNH LONG AN NĂM HỌC 2021-2022 Họ tên học viên: HUỲNH QUANG THUẦN Đơn vị công tác: Trường THPT Đông Thạnh, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An Long An, tháng 11 năm 2021 MỤC LỤC LÝ DO CHỌN CHỦ ĐỀ TIỂU LUẬN Trang 1.1 Lý pháp lý 1.2 Lý lý luận 1.3 Lý thực tiễn 2 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TẾ 2.1 Khái quát trường THPT Đông Thạnh 2.2 Thực trạng việc quản lý văn đi/đến trường THPT Đông Thạnh 2.3 Những điểm mạnh, yếu; hội, thách thức để nâng cao hiệu việc quản lý loại văn đi/đến trường THPT Đông Thạnh 2.4 Kinh nghiệm thực tế thân 10 KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG 12 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 17 4.1 Kết luận 17 4.2 Kiến nghị 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO 18 LÝ DO CHỌN CHỦ ĐỀ TIỂU LUẬN 1.1 Lý pháp lý Trong năm gần đây, công tác văn thư lưu trữ trường học nói chung việc quản lý loại văn đi/đến nói riêng cấp lãnh đạo quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo nhiều văn quy phạm pháp luật Để thực đề tài tiểu luận, cá nhân nghiên cứu văn sau: - Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư - Thơng tư 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 Bộ Giáo dục đào tạo quy định thời hạn bảo quản chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục - Quyết định 3020/QĐ-UBND ngày 10 tháng năm 2014 Uỷ ban nhân dân tỉnh Long An việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư - lưu trữ tỉnh Long An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 1.2 Lý lý luận Văn vừa coi sản phẩm trình quản lý, đồng thời văn công cụ quan trọng, khơng thể thiếu q trình hoạt động nhà trường Trong đó, văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Các loại văn giúp cho nhà trường hoạt động có hiệu Tổ chức quản lý văn việc nghiên cứu, tổ chức xếp, giải lưu trữ văn cách khoa học, hợp lý nhằm phát huy giá trị loại văn phục vụ có hiệu q trình giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân Thực tốt công tác tổ chức quản lý văn nhà trường có quản lý loại văn / đến có ý nghĩa quan trọng: - Văn đi: Là tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành - Văn đến: Là tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức học kế t - Bảo đảm việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý điều hành nhà trường; - Là phương tiện giúp nhà trường thực nhiệm vụ giáo dục đào tạo theo quan điểm, đường lối, chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước; - Giúp giải công việc nhà trường nhanh chóng, xác, có hiệu quả, đồng thời bảo đảm cho việc quản lý văn bản, sổ sách chặt chẽ, nguyên tắc, sách chế độ; - Giữ gìn văn giấy tờ nhà trường đầy đủ để nộp vào lưu trữ; - Góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động nhà trường tránh phiền hà cho phụ huynh khách đến giao dịch 1.3 Lý thực tiễn Nhận thức tầm quan trọng công tác quản lý loại văn nói chung, quản lý văn đi/đến nói riêng, năm qua, cơng tác quản lý văn trường THPT Đông Thạnh, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An có nhiều chuyển biến tích cực từ nhận thức lãnh đạo đến nhân viên, kiện tồn nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ đảm bảo hoạt động quản lý văn vào nề nếp, quy trình Điều góp phần quan trọng việc đảm bảo thông tin kịp thời, xác phục vụ hoạt động đạo, điều hành hiệu trưởng, nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý nhà trường Tuy nhiên, công tác quản lý văn trường cịn khơng hạn chế làm ảnh hưởng đến hoạt động đạo, điều hành nhà trường Hiện tại, trường khơng có nhân viên văn thư chun trách, cơng tác văn thư nhân viên thư viện phụ trách kiêm nhiệm, chưa qua đào tạo nên cơng việc cịn nhiều hạn chế Quy trình quản lý, giải văn đi/đến chưa khoa học, chưa quy định, tượng để thất lạc văn bản; soạn thảo trình bày văn cịn sai sót nhiều thể thức kĩ thuật; việc lập, lưu trữ, thu nộp hồ sơ, tài liệu trường chưa kịp thời, đầy đủ theo quy định; việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn chưa thật hiệu Trong thời gian qua, hiệu trưởng có nhiều cố gắng cải thiện hạn chế công tác quản lý văn hiệu chưa cao Sau tham gia học lớp Bồi dưỡng cán quản lý trường trung học, nhận thức tầm quan trọng công tác quản lý văn hoạt động đạo, điều hành nhà trường Vì thế, tơi chọn đề tài “Quản lý loại văn đi/đến trường THPT Đông Thạnh, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An năm học 2021-2022” làm tiểu luận cuối khố Qua đó, tơi hy vọng đưa kế hoạch hành động cụ thể phù hợp để giúp nâng cao hiệu công tác quản lý văn đi/đến trường thời gian tới PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÍ CÁC LOẠI VĂN BẢN ĐI/ĐẾN TẠI TRƯỜNG THPT ĐƠNG THẠNH 2.1 Khái quát trường THPT Đông Thạnh Đông Thạnh xã phía Nam huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An Xã gồm có ấp với diện tích khoảng 17,33 km2 dân số khoảng 6.720 người Đây xã nông phần lớn xã vùng hạ huyện Cần Giuộc Những năm gần đây, địa bàn xã có Đường huyện 19 – mở rộng thành Đường tỉnh 830 nối liền từ Đức Hoà Cảng Quốc tế Tân Tập (Cần Giuộc) qua nên tạo nên khởi sắc cho diện mạo kinh tế - xã hội địa phương Đời sống người dân ngày nâng lên, thu nhập bình quân đạt 45 triệu đồng/người/năm Địa bàn xã có trường từ mẫu giáo, tiểu học, THCS, THPT Hệ thống trường, lớp cấp uỷ, quyền địa phương quan tâm đầu tư xây dựng khang trang, thoáng mát, đáp ứng nhu cầu dạy học giáo viên, học sinh Tồn xã có 3/4 trường đạt chuẩn quốc gia Trường THPT Đông Thạnh nằm mặt tiền Đường tỉnh 830, thuộc địa bàn ấp Bắc, xã Đông Thạnh Trường tách từ Trường THCS – THPT Đông Thạnh từ năm học 2009-2010 Năm học 2021-2022, trường có 36 lớp với 1511 học sinh, có 33 lớp hệ THPT lớp hệ GDTX Nhiều năm qua trường giữ vững danh hiệu “Trường tiên tiến cấp tỉnh” Lãnh đạo nhà trường có 01 Hiệu trưởng, 02 Phó hiệu trưởng, 68 giáo viên, nhân viên.Tỷ lệ học sinh lên lớp năm 2020 đạt 99,87% Học sinh lớp 12 đỗ tốt nghiệp đạt 99,79%, tỷ lệ học sinh đỗ vào Đại học, Cao đẳng năm từ mức 50% trở lên Tỷ lệ học sinh xếp loại hạnh kiểm khá, tốt hàng năm ln trì từ 90% đến 96% Tỷ lệ học sinh xếp hạnh kiểm trung bình yếu hàng năm giảm từ 4% đến 2% Về sở vật chất, trường có dãy phịng học với 18 phịng; khu hành làm phịng làm việc Ban Giám hiệu, phòng Hội đồng giáo viên, nhân viên, phòng y tế; hai khu chức với hệ thống phòng thiết bị, thực hành, thư viện; khu nhà thi đấu đa với khu tập thể giáo viên 2.2 Thực trạng việc quản lý văn đi/đến trường THPT Đông Thạnh 2.2.1 Quản lý văn đi: 2.2.1.1 Quy trình quản lý văn đi: Trình tự quản lý văn bao gồm bước sau: - Cấp số, thời gian ban hành văn - Đăng ký văn - Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) - Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn - Lưu văn 2.2.1.2 Thực trạng quản lý văn trường: - Xác định yêu cầu văn đi: thường có loại văn ban hành văn ban hành tỏng nội trường - Dự thảo văn bản: xác định hình thức, nội dung, nơi nhận văn bản; thu thập , xử lí thơng tin liên quan; soạn thảo văn bản; trình duyệt văn dự thảo - Xem xét, phê duyệt văn đi: văn sau dự thảo chuyển đến cho Hiêu trưởng xem xét hình thức nội dung văn - Vào sổ, lấy số, nhân bản, đóng dấu phát hành: - Lưu trữ hồ sơ 2.2.2 Quản lý văn đến: 2.2.2.1 Quy trình quản lý văn đến: Trình tự quản lý văn đến gồm bước sau: - Tiếp nhận văn đến - Đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2.2.2.2 Thực trạng quản lý văn đến trường theo quy trình: + Tiếp nhận văn bản: Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn đến máy tính + Phân loại, bóc bì văn đến: Ngay nhận văn đến, văn thư phịng HCTH tiến hành phân loại, bóc bì Thời gian giải quyết: ngày Các loại bì văn văn thư khơng bóc gồm: - Các bì văn đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn mật) dấu “Chỉ người có tên bóc bì” - Các bì văn gửi cho tổ chức Đảng đoàn thể Trường chuyển cho tổ chức Đảng, đoàn thể giải theo quy định - Các bì văn gửi đích danh người nhận chuyển trực tiếp cho người nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến cơng việc chung Trường người nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký Tất loại bì văn đến khác văn thư bóc bì, bóc phải lưu ý - Các bì có đóng dấu độ khẩn cần ưu tiên bóc trước để giải kịp thời - Khơng làm hư hại để sót văn bì; kiểm tra đối chiếu văn với số, ký hiệu ghi bì, phát có sai sót, nhầm lẫn văn gửi đến khơng bảo đảm thể thức quy định (không ghi số, ngày tháng ban hành, thiếu dấu chữ ký v.v ) gửi trả lại quan gửi văn - Đối với văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn với Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả cho nơi gửi - Đối với văn có dấu hoả tốc hẹn giờ; đơn thư khiếu nại; văn bản, thư từ nước ngồi gửi đến; văn có ngày gửi cách xa ngày nhận; bì văn có độ mật, độ khẩn số ký hiệu khơng thống cần giữ lại bì đính kèm văn để theo dõi + Đăng ký văn đến: Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn Thời gian giải quyết: ngày Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận - Căn vào ý kiến đạo giải văn thư phòng HCTH đăng ký tiếp chuyển văn theo ý kiến đạo Nếu văn liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân ghi rõ đơn vị, cá nhân chủ trì hay phối hợp - Đối với bì văn mật bì có ghi “Chỉ người có tên bóc bì” đóng dấu “Đến” ngồi bì, ghi số ngày đến; đăng ký theo thông tin ghi ngồi bì chuyển cho người có thẩm quyền người có tên bì - Những văn gửi đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải + Trình Ban lãnh đạo phê duyệt: - Sau đăng ký, văn đến phải văn thư phòng HCTH trình Phó Hiệu trưởng phụ trách văn hành xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Thời gian giải quyết: ngày + Ý kiến đạo Ban lãnh đạo: Thời gian giải quyết: ngày + Vào sổ, scan chuyển giao văn ; - Căn ý kiến Phó Hiệu trưởng phụ trách văn hành chính, văn thư phịng HCTH có trách nhiệm đăng ký thơng tin bổ sung vào sổ phần mềm quản lý văn đến, chuyển văn đến cho đơn vị cá nhân giải ngày, chậm vào đầu sáng ngày làm việc vào thời gian quy định đây, trừ trường hợp văn khẩn văn có ý kiến đạo giải gấp Ban Giám hiệu + Tiếp nhận, xử lý văn đến: - Các đơn vị nhận văn đến qua phần mềm quản lý văn văn thư phòng HCTH, viên chức đơn vị nhận văn đến phải đăng ký vào sổ theo dõi đơn vị Lãnh đạo đơn vị phân công viên chức xử lý văn thời hạn quy định + Thực ý kiến đạo Ban lãnh đạo: - Lãnh đạo phòng HCTH có trách nhiệm giúp BGH theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến - Văn thư có trách nhiệm giúp phịng HCTH theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến tổng hợp, báo cáo tình hình giải văn đến có yêu cầu phòng HCTH + Báo cáo kết giải văn đến - Cá nhân giao nhiệm vụ giải văn đến phải báo cáo tiến độ giải văn đến kết giải xong với Hiệu Trưởng - Trưởng đơn vị có trách nhiệm báo cáo trực tiếp buổi giao ban tuần, giao ban tháng tiến độ kết giải văn đến cho BGH Đối với cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung quản lý loại văn đi/ đến nói riêng, hiệu trưởng có lập kế hoạch năm học, phân công công việc nhiệm vụ cho nhân viên văn thư Hiệu trưởng đề mục tiêu 100% loại báo cáo đúng, đủ, kịp thời, trung thực; văn thư phận có liên quan hồn thành việc tham mưu cho hiệu trưởng báo cáo lên cấp quy định Tuy nhiên, hiệu trưởng chưa xây dựng ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ trường Từ tháng năm 2017, nhân viên văn thư trường có định thơi việc nên công tác văn thư, lưu trữ trường việc quản lý loại văn đi/đến trường gặp nhiều khó khăn Từ thời điểm đến nay, hiệu trưởng kiện tồn nhân làm cơng tác văn thư việc bố trí nhân viên thư viện phụ trách kiêm nhiệm Đối với công tác quản lý văn đi/ đến, nhân viên kiêm nhiệm văn thư nhiều lúng túng, phụ thuộc nhiều vào hiệu trưởng, hiệu trưởng cơng tác văn thư phải chờ hiệu trưởng nên số công việc bị chậm trể, làm ảnh hưởng chung đến công tác đạo, điều hành nhà trường Với văn đi, sau lãnh đạo đơn vị kí văn bản, người trực tiếp soạn thảo văn chuyển giao tồn hồ sơ cơng việc cho văn thư Khi đó, nhân viên văn thư lại khơng kiểm tra lại thể thức hình thức văn không kịp thời thông báo cho người soạn thảo xem xét giải nên văn phát hành cịn sai sót Nhiều trường hợp văn cịn chưa đăng kí vào sổ đăng kí văn theo quy định, sở liệu văn cịn chưa lưu vào máy vi tính Vì thế, nhiều văn cần tìm lại gặp khó khăn, đơi bị thất lạc Trường hợp văn có đóng dấu mức độ “khẩn” “mật” theo u cầu người soạn văn thư có thực chưa quy trình, chưa đảm bảo nhanh mật Với văn đến, tiếp nhận, nhân viên văn thư làm thủ tục đăng kí chưa biết phân loại văn bản, chưa biết phải chuyển đến cho phận nào, chưa kịp thời tranh thủ xin ý kiến hiệu trưởng để giải cơng văn đến cho hợp lý Khi có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng kí bổ sung vào sổ đăng kí văn đến văn thư thực chưa quy trình, đơi bỏ qua cơng đoạn Vì thế, số trường hợp gây khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản, chí có văn cịn chưa đến phận có liên quan để tổ chức thực Hiệu trưởng chưa có kế hoạch cụ thể để đạo quản lý kiểm tra việc lưu trữ công văn đi/ đến việc lưu trữ không quy định, khơng khoa học nên khó tìm, số văn bị thất lạc Trong đợt kiểm định cuối năm 2020, phận báo cáo lại, có nhiều văn thất lạc, số khác để nhầm lẫn, chồng chéo phận Từ thực trạng kết hợp với kiến thức học từ khoá bồi dưỡng cán quản lý trường trung học, đặc biệt từ chuyên đề 05 “Quản lý thực thi hệ thống văn quản lý nhà nước giáo dục đào tạo”, với cương vị hiệu trưởng, tâm vận dụng kiến thức học vào việc quản lý loại văn đi/ đến trường THPT Đông Thạnh, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An từ năm học 2021-2022 đến năm học 2.3 Những điểm mạnh, yếu; hội, thách thức để nâng cao hiệu việc quản lý loại văn đi/đến trường THPT Đông Thạnh 2.3.1 Điểm mạnh Đầu năm học, hiệu trưởng lập kế hoạch năm học, phân công công việc trách nhiệm cho nhân viên làm công tác văn thư kiêm nhiệm Lãnh đạo trường nhận thấy hạn chế công tác quản lý văn năm học trước nên có tâm khắc phục Về điều kiện làm việc, sở vật chất trường THPT Đông Thạnh tương đối tốt, có máy fax, máy photocoppy, máy scan, máy vi tính, máy in, tủ đựng hồ sơ, văn phịng phẩm phục vụ cho cơng tác văn thư, lưu trữ văn Nhân viên văn thư có trình độ tin học tốt, động, nhiệt tình, có tinh thần cầu thị công tác 2.3.2 Điểm yếu Hiệu trưởng có lập kế hoạch năm học, phân công công việc nhiệm vụ cho nhân viên văn thư chưa xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ trường Nhân viên làm công tác tác văn thư kiêm nhiệm, hạn chế trình độ chun mơn nghiệp vụ, tập huấn ngắn hạn nên việc thực công tác văn thư nhiều lúng túng soạn thảo văn bản, cách thức, kĩ thuật trình bày, đăng kí cơng văn đi/ đến, lưu trữ văn Hơn văn thư cịn làm chun trách cơng tác thư viện nên phần ảnh hưởng đến công tác quản lý văn nói riêng cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung Lãnh đạo quan tâm đến cơng tác văn thư không thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, đạo kịp thời nên công tác văn thư, đặc biệt quản lý loại văn đi/đến hạn chế, chưa theo quy định Trường có tủ đựng hồ sơ quy mô trường loại 1, loại văn bản, hồ sơ nhiều nên gây tải Hơn nữa, trường khơng có phịng riêng cho cơng tác lưu trữ hồ sơ nên tủ đựng hồ sơ bố trí phịng làm việc chung phó hiệu trưởng nhân viên văn phịng gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ tìm kiếm 2.3.3 Cơ hội Được quan tâm, đạo Sở Giáo dục đào tạo Long An công tác văn thư, lưu trữ Hằng năm, Sở mở lớp bồi dưỡng ngắn hạn công tác văn thư, lưu trữ cho nhân viên làm công tác văn thư trường, đơn vị trực thuộc Trong công tác văn thư có nhiều văn quy phạm pháp luật hướng dẫn thực như: Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 Bộ Giáo dục đào tạo quy định thời hạn bảo quản chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục; Quyết định 3020/QĐ-UBND ngày 10 tháng năm 2014 Uỷ ban nhân dân tỉnh Long An việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư - lưu trữ tỉnh Long An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 2.3.4 Thách thức Với phát triển công nghệ thông tin, hầu hết loại văn đến chuyển tải qua email cơng tác quản lý văn gặp khơng khó khăn, địi hỏi nhân viên văn thư phải khơng ngừng trau dồi trình độ chun mơn, nghiệp vụ Do quy mô trường THPT Đông Thạnh lớn, trường loại với 36 lớp học nên ngày số lượng văn quan ban hành văn đến nhiều đòi hỏi nhân viên văn thư phải có kĩ thuật xử lý, giải cơng việc cách xác, nhanh chóng, khoa học, hiệu 2.4 Kinh nghiệm thực tế thân việc quản lý loại văn đi/đến Qua q trình làm cơng tác quản lý lĩnh hội kiến thức từ chuyên đề 05 “Quản lý thực thi hệ thống văn quản lý nhà nước giáo dục đào tạo”, nhận thấy để quản lý hiệu loại văn đi/ đến nhà trường, hiệu trưởng cần xây dựng ban hành quy chế quản lý văn khoa học, phù hợp với đặc thù trường Quy chế xác định rõ hiệu trưởng chịu trách nhiệm chung quản lý hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trường Đồng thời, quy chế nêu cụ thể nhiệm vụ nhân viên văn thư việc quản lý loại văn đi/ đến Đối với văn đi, văn thư giúp hiệu trưởng soạn thảo văn yêu cầu; kiểm tra thể thức, hình thức kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số, kí hiệu ngày, tháng, năm văn bản; đăng kí, làm thủ tục phát hành gửi văn Đối với văn đến (bao gồm văn giấy văn điện tử), văn thư tiếp nhận, vào sổ số văn đến kể văn giấy văn điện tử email trường, website trường, sau in trình với hiệu trưởng; chuyển giao văn đến cho cá nhân hay phận sau có ý kiến hiệu trưởng; giúp hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Hiệu trưởng cần triển khai kịp thời thông tư, nghị định, định liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trường nắm vững, đặc biệt nhân viên làm nhiệm vụ văn thư kiêm nhiệm 10 Hiệu trưởng thường xuyên kiểm tra công việc văn thư để kịp thời động viên, khen thưởng hay nhắc nhở, uốn nắn, khắc phục sai sót cơng việc Với nhân viên làm công tác văn thư kiêm nhiệm phải khơng ngừng học hỏi, nâng cao trình độ chun môn, nghiệp vụ, kịp thời cập nhật thông tư, nghị định liên quan đến cơng việc học hỏi qua mạng, từ đồng nghiệp để có kinh nghiệm cần thiết giúp giải công việc tốt Trong thời gian tới, hiệu trưởng cần xây dựng kế hoạch hành động cụ thể để việc quản lý loại văn đi/ đến trường hiệu 11 KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG ĐỂ QUẢN LÝ CÁC LOẠI VĂN BẢN ĐI/ĐẾN TẠI TRƯỜNG THPT ĐÔNG THẠNH, HUYỆN CẦN GIUỘC, TỈNH LONG AN STT Tên công việc Kết quả/ mục Người thực hiện/ Điều kiện thực Cách thức thực Khó khăn, rủi ro tiêu cần đạt phối hợp thực hiện khắc phục Họp lãnh đạo mở Ban lãnh đạo Hiệu thống giải rộng thực Biện pháp trưởng phó pháp nâng cao trưởng, hiệu công trưởng, tổ Họp Hội Hiệu trưởng nêu Vắng số thành viên hiệu trường thực trạng công ban lãnh đạo mở tổ Thời gian: đầu tác quản lý văn rộng phó tháng 11.2021 trường, Biện pháp: triển khai tác quản lý văn chuyên môn, tổ giải pháp khắc nội dung trường phục văn phịng, chủ họp văn tịch, phó chủ tịch cho người vắng cơng đồn, bí thư, mặt phó bí thư đồn, văn thư Xây dựng quy chế Xây dựng Hiệu trưởng Thực theo Hiệu trưởng xây Xây dựng quy chế chưa quản lý văn văn quy chế quản lý đạo thư lưu trữ điều kiện sở dựng kế hoạch, cụ thể, chưa sát với yêu văn đi/ đến Văn thư xây dựng vật chất kinh xác định rõ nội cầu công việc trường THPT Đông trường quy chế phí trường 12 dung, phương Tìm văn pháp THPT Thạnh Đông Các thành viên Thời gian pháp, cách thức lý có liên quan để Thạnh cụ thể, khác đóng góp, tháng 11.2021 phù hợp sau hồn thiện tổ chức thực nghiên cứu xây dựng quy chế cụ thể, phù trưởng hợp Hiệu hướng dẫn văn thư soạn thảo quy chế Họp hội đồng để đóng góp ý kiến, hồn thiện quy chế Triển khai quy chế Quán triệt quan Hiệu trưởng triển Trong phiên họp Mỗi giáo viên Một số giáo viên, nhân đến toàn thể giáo điểm, triển khai khai, văn thư hỗ hội viên, trường nhân viên quy chế để tất trợ đồng đầu phát viên không đồng ý thực tháng 11.2021 quy chế quy chế lo sợ giáo viên, Hiệu trưởng phát thêm công việc nhân viên nắm biểu đạo thực Nhân viên văn vai trò, tầm quan trọng thư triển quy chế 13 Biện pháp: giải thích khai cơng tác quản lý văn trách nhiệm giáo viên, nhân viên Tập huấn cơng tác Đảm bảo tất Hiệu trưởng, có Trong tháng Hiệu trưởng Một số giáo viên, nhân quản lý văn cho giáo viên, nhân thể mời chuyên 11.2021 viên viên không quan tâm Nếu mời chuyên hướng dẫn giáo viên nhân viên hiểu rõ viên tập huấn viên trường chuyên văn chưa nghiên cứu thực viên kinh phí Các văn hướng dẫn quy định trích nhà nước động phí nhà phát cho tổ trưởng, cơng đồn, cơng tác quản trường hoạt hướng dẫn Biện từ chuyên môn, tổ tổ lý văn pháp: trưởng, Hiệu tổ phó văn phịng thường xuyên nhắc nhở niêm giáo viên, nhân viên yết cơng khai để tích cực nghiên cứu văn cho tất giáo hướng dẫn viên, nhân viên nắm rõ Chỉ đạo thực Đảm bảo công Hiệu trưởng, giáo Từ tháng Trong Một số phận, cá tốt việc quản lý tác quản lý văn viên, nhân viên 11.2021 loại văn đi/ đến quy nhà trường đặc tháng 6.2022 định, khoa học, biệt nhân viên 14 đến họp hội đồng, nhân thực không hiệu trưởng cỉ quy chế hướng đạo, nhắc nhở dẫn, thực không hiệu nhiệm văn thư nhân viên văn phân công thư phận, nhiệm vụ làm công tác kiêm thực quy Biện pháp: Hiệu trưởng chế thường xuyên quan quản lý văn tâm, nhắc nhở giáo Các phận, viên, nhân viên thực nhân viên văn quy chế quản thư phối hợp lý văn thực quy trình soạn thảo văn từ thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản, trình kí văn bản, lưu văn quy trình tiếp nhận văn đến, giải văn 15 đến Kiểm tra, đánh giá Kiểm tra, đánh Hiệu trưởng Đánh giá định kì Kiểm tra tồn Kiểm tra khơng thường việc nâng cao hiệu giá hàng tháng, cuối nghiệp vụ quản xuyên, qua loa, hình kết Tổ trưởng quản lý văn hoạt động trường Đề Văn thư học kì lý văn bản: quản thức lý văn đi/ Lập kế hoạch kiểm tra giải pháp khắc đến, lập hồ sơ rõ ràng, nội dung cụ phục thời văn thể, có biên kiểm gian tới giải quyết, lưu tra, đánh giá, đề xuất trữ văn đi/ giải pháp khắc phục đến 16 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận Công tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng phận khơng thể thiếu hoạt động tất trường học Hoạt động đạo, điều hành trường học dù lớn hay nhỏ phụ thuộc nhiều vào việc quản lý văn Làm tốt công tác quản lý văn cung cấp đầy đủ thông tin giúp cho hiệu trưởng đạo cơng việc xác, hiệu qua giúp nâng cao hiệu suất, hiệu cơng tác quản lý nhà trường Làm tốt công tác quản lý văn góp phần thiết thực cho nhà trường có đầy đủ minh chứng cần thiết phục vụ cho công tác kiểm định chất lượng trường học Từ thực trạng công tác quản lý văn đi/đến trường THPT Đông Thạnh, hiệu trưởng cần xây dựng ban hành quy chế quản lý văn bản; triển khai tập huấn cho toàn thể giáo viên, nhân viên trường nắm vững quy chế văn có liên quan đến cơng tác quản lý văn bản; đồng thời nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ nhân viên kiêm nhiệm văn thư Vì thế, mạnh dạn đề kế hoạch hành động cụ thể thời gian tới để giúp cho công tác quản lý loại văn đi/ đến hiệu góp phần thiết thực cho cơng tác đạo, điều hành nhà trường 4.2 Kiến nghị Với Sở Giáo dục đào tạo Long An, Trong năm học tới 2022-2023, tổ chức thi tuyển bố trí cho trường THPT Đông Thạnh nhân viên văn thư chuyên trách Tổ chức mở lớp tập huấn công tác văn thư cho nhân viên văn thư nhà trường Tham mưu với lãnh đạo cấp có chế độ khen thưởng, đãi ngộ kịp thời với nhân viên làm công tác văn thư Trường THPT Đông Thạnh tham mưu với Sở Giáo dục đào tạo Long An tuyển dụng văn thư chuyên trách, tạo điều kiện tốt sở vật chất, mua sắm thiết bị, máy móc để nhân viên văn thư làm tốt cơng tác quản lí loại văn đi/đến theo quy định 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Giáo dục đào tạo (2016), Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 quy định thời hạn bảo quản chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục, Hà Nội Chính phủ (2020), Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày tháng năm 2020 công tác văn thư, Hà Nội Uỷ ban nhân dân tỉnh Long An (2014), Quyết định 3020/QĐ-UBND ngày 10 tháng năm 2014 việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư - lưu trữ tỉnh Long An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 Trường Cán quản lý giáo dục Tp Hồ Chí Minh (2013), Tài liệu bồi dưỡng Cán quản lý trường Trung học, Chuyên đề “Quản lý thực thi hệ thống văn quản lý nhà nước giáo dục đào tạo”, Tp Hồ Chí Minh Tiểu luận khố trước 18 19 ... thức tầm quan trọng công tác quản lý văn hoạt động đạo, điều hành nhà trường Vì thế, tơi chọn đề tài ? ?Quản lý loại văn đi/đến trường THPT Đông Thạnh, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An năm học 2021-2022? ??... loại văn đi/ đến trường THPT Đông Thạnh, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An từ năm học 2021-2022 đến năm học 2.3 Những điểm mạnh, yếu; hội, thách thức để nâng cao hiệu việc quản lý loại văn đi/đến trường. .. việc quản lý văn đi/đến trường THPT Đông Thạnh 2.2.1 Quản lý văn đi: 2.2.1.1 Quy trình quản lý văn đi: Trình tự quản lý văn bao gồm bước sau: - Cấp số, thời gian ban hành văn - Đăng ký văn -