csdl6
Trang 1NGHIÊN CÚU - TRAO ĐỔI Số 03/2005
NHỮNG TÁC ĐỘNG CỦA VĂN HOÁ ĐỔI VỚI
HOẠT DONG VAN PHÒNG \ J an hoá cùng với sự đa dạng của
mình đã thâm nhập vào mọi mặt
hoạt động của con người Những hoạt động có ý thức của con người chính là cơ sở, điều kiện vật chất quan trọng nảy sinh văn hoá Nói một cách khác, ở đâu hiện diện hoạt động của con người là ở đó có sự xuất hiện của văn hoá Hoạt động có ý thức của con người đã biến văn hoá trở thành một phần không thể thiếu trong “từng bước đi, cử chỉ” của con người Như vậy, ngẫu nhiên văn hoá có những đóng góp và ảnh hưởng trở lại nhất định đối với các hoạt động của con người Ngày nay, con người đã nhìn nhận và
coi trọng một cách xác đáng sự đồng góp của văn hoá đối với những thành tựu mà loài người đạt được
Trong công sở, với những mối quan hệ đa chiều của con người, văn phòng cũng chính
là một trong những môi trường quan trọng
nảy sinh văn hoá Xét trong phạm vi văn
phòng và hoạt động văn phòng, văn hoá có
những tác động không nhỏ Những yêu cầu ngày càng cao của tổ chức chính là một sức
ép quan trọng đối với hoạt động văn phòng, sự hiện đại hoá văn phòng Sự thực là những
nỗ lực trong việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào văn phòng chỉ đem lại hiệu quả thực sự khi có sự tham gia đắc lực của con người Đó
đồng thời cũng là lý do để người ta nghĩ đến
sự đóng góp của văn hoá trong tiến trình hiện đại hoá văn phòng Văn hoá trở thành một trong những yếu tố cần coi trọng đối với các nhà quản trị trong nỗ lực xây dựng một mô hình mới của hoạt động văn phòng Trong
bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu phân tích tác
động của văn hoá đối với hoạt động văn
* ThS Trường ĐH Khoa học xã hội và Nhân văn
Cam Anh Tuấn"
phòng
Văn hoá dù ở đâu, khi nào, cũng luôn
hướng tới cái đúng, cái tốt và cái đẹp, vì vậy,
những tác động của nó cũng luôn hướng tổ chức tới những mục tiêu cao cả Những tác động này cần được xem xét một cách khoa học và có hệ thống, bởi văn hố, ngồi tính tích cực của nó, trong những trường hợp nhất
định, cũng có thể gây ra không it phién todi
cho các nhà quản trị
Những tác dộng của văn hoá đốt với
hoạt động văn phòng
Thứ nhất: Văn hoá là một yếu tố gốp phần vào sự ổn định trong hoạt động văn
phòng Thật vậy, sự hình thành văn hố trong
một mơi trường làm việc nhất định, kể cả
trong hoạt động văn phòng là một quá trình lâu đài Quá trình này diễn ra liên tục với sự
tham gia đắc lực của tất cả các thành viên Kết quả của quá trình này là một môi trường
làm việc văn hoá được định hình một cách
tương đối rõ nét Ban đầu, khi hình thành, môi trường này vẫn còn những xáo trộn nhất định, nhưng càng về sau, môi trường văn hoá càng trở nên ổn định hơn Sự ổn định của văn hoá tạo nên sự ổn định trong môi trường mà nó được sản sinh ra Biểu hiện của sự ổn định này là những nể nếp, thói quen làm việc, cách ứng xử của các nhân viên không dễ bị mất đi, dù bắt gặp bất cứ sự thay đổi nào về chức năng, nhiệm vụ hay luân chuyển nhân sự Điều này góp phần duy trì hiệu quả công việc của các nhân viên trong mọi hoàn cảnh khác nhau
Tuy nhiên, sự ổn định của văn hoá có thể
trở thành một lực cản đáng kể trước những
nỗ lực đổi mới, cải tiến hay cách tân của các
nhà quản trị Hoạt động văn phòng nói riêng
và hoạt động của các cơ quan nói chung
Trang 2_Nghién citu - Trao đổi
trước những biến động hiện nay Khi môi _ trường xung quanh có sự biến đổi, điều này
nhất thiết sẽ kéo theo sự thay đổi của môi
trường làm việc Lúc này, những tư tưởng đổi mới chắc chắn sẽ gặp một trở ngạt lớn, đó là những thói quen, nề nếp đã được chấp nhận
từ rất lâu Văn hoá bên cạnh những ưu điểm
còn mang tính “bảo thủ, trì trệ” Điều này
làm chậm sự phát triển của một cơ quan, tổ
chức hay văn phòng
Tác động này cũng gián tiếp gây ra
những khó khăn nhất định trong việc đa dạng
đội ngũ cán bộ Điều này được thể hiện rõ
nét thông qua việc chấp nhận những thành viên mới của tổ chức Nhiều nhân viên mới có kinh nghiệm, có năng lực muốn tham gia vào tổ chức nhưng đều không thành công do
lực cản từ phía phong cách làm việc hay cách ứng xử - một nét văn hoá cơ bản và riêng biệt
của tổ chức Họ khơng thể hồ nhập với
những phong cách làm việc vốn đã tồn tại lâu
đời của tổ chức Con đường hội nhập với cơ quan mới không thành công Đây là một điều đáng tiếc đối với nhiều cơ quan, tổ chức hay
văn phòng Thậm chí, trong cùng một cơ
quan, sự luân chuyển cán bộ từ phòng ban này sang phòng ban khác cũng pặp trở ngại
đáng kể Yếu tố văn hoá khó chấp nhận
những “kẻ ngoại lai”
Thứ hai: Văn hoá tạo nên bản sắc riêng cho hoạt động văn phòng nói riêng và của cả tổ chức nói chung Văn hoá còn được ví như bộ gene của tổ chức Thật vậy, văn hoá được xây dựng dựa trên những nét đặc thù của các
môi trường làm việc Vì vậy, những môi trường làm việc khác nhau sẽ hình thành nên những nét van hoá khác nhau Xét trong
phạm vi một văn phòng cũng vậy, mỗi phòng
ban lại có phong cách làm việc khác nhau,
thói quen ứng xử giữa các thành viên khác nhau Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban khác
nhau; quan niệm của người lãnh đạo; sử dụng
những nhân viên có tính cách khác nhau Tồn tại sự khác biệt giữa văn phòng này với van phòng khác là một sự thật hiển nhiên Điều này tạo sự khác biệt giữa văn hoá của tổ
Số 03/2005 chức này với văn hoá của tổ chức khác Và
vô hình chung, nó tạo nên sự hãnh diện, niềm
tự hào cho các nhân viên về tổ chức - một yếu tố gắn kết cá nhân với tổ chức
Một yếu tố tác động khác phát sinh khi văn hoá tạo nên sự khác biệt lớn giữa các cơ quan, tổ chức hay các đơn vị trong cùng một
cơ quan Đó là văn hoá tạo ra những khoảng cách nhất định trong những công việc cần huy động sự phối kết hợp công tác của nhiều đơn vị hay tổ chức Trong phạm vi một cơ quan, có những công việc cần huy động nhân lực và nguồn lực của nhiều đơn vị tổ chức
Tuy nhiên, cách thức làm việc khác biệt, hay nói cách khác, văn hoá làm việc khác biệt, đã
ngăn cản sự phối hợp công tác giữa các don vị Nếu có sự hợp tác thì kết quả ít khi thành
công một cách trọn ven
Thứ ba: Văn hoá giúp các nhân viên luôn
phấn đấu vì một mục tiêu chung Hoạt động văn phòng với chức năng duy trì sự vận động
một cách ổn định cho cơ quan hay tổ chức
Mục tiêu này phải được nhận thức đúng đắn và đuy trì bởi các nhân viên văn phòng Các nhà quản trị không cần phải lo lắng nhiều về
việc duy trì mục tiêu này, bởi văn hoá đã làm giúp họ Văn hoá, suy cho cùng, luôn hướng tới cái chân - thiện - mỹ Một trong
cái đích cuối cùng mà văn hoá hướng tới, đó là đạt được mục tiêu chung của tổ chức Cách
thức đạt được mục tiêu, tức cách thức làm việc như thế nào, văn hoá cũng là một kênh
truyền tải Như vậy, ngay từ khi gia nhập vào
cơ quan, các nhân viên mới đã phải tìm hiểu
và thâm nhập vào những giá trị văn hoá của
tổ chức Đồng thời, họ cũng phải tìm hiểu về mục tiêu của tổ chức Văn hoá chính là con đường ngắn nhất để truyền đạt mục tiêu hay giá trị của tổ chức tới các nhân viên
Bài học kinh nghiệm cho các nhà quản
(rị văn phòng
Trên đây, chúng tôi đã nêu ra một số
những ảnh hưởng tích cực của văn hoá, cũng như những phiền toái nhất định mà văn hoá:
có thể gây ra đối với hoạt động văn phòng
Một câu hỏi đật ra thường trực đối với các
Trang 3Nghiên cứu - Trao đổi
một môi trường làm việc có văn hoá, trên cơ
sở phát huy tối đa yếu tố tích cực của văn hoá và giảm đi những phiền toái nhất định
mà văn hoá đem lại Dưới đây là một số kinh nghiệm:
- Cách thức quản lý của nhà quản trị chính là điểm khởi nguồn của văn hoá.Văn hoá trong hoạt động văn phòng ít nhiều được gay dung nên bởi những người lãnh đạo
Chúng ta có thể lấy ví dụ như sau: cách quản
ly long léo hay chặt chẽ của nhà quản lý tác động nhiều đến cách thức, nề nếp làm việc của nhân viên; nếu quản lý chặt chẽ, nhân
viên sẽ làm việc một cách nghiêm túc và hiệu
quả; ngược lại, nếu sự quản lý nay long léo, nhân viên sẽ tò ra bê trễ trong công việc Vì vậy, để xây dựng một môi trường làm việc có văn hoá, nhà quản trị hơn ai hết phải là người
góp công xây dựng lớn nhất
- Xây dựng những nội quy, quy chế làm
việc trong văn phòng hay công sở như là một
biểu hiện thành văn của văn hoá Đây là
những văn bản góp phần tạo nên những thói quen, nề nếp làm việc cho các cán bộ, nhân
viên văn phòng — một trong những nét văn hoá trong văn phòng Những nội quy, quy
chế là những chuẩn mực để các nhân viên
tuân theo và thực hiện Việc thực hiện nội quy, quy chế một cách tự giác của cán bộ, nhân viên là dấu hiệu thành công của việc xây dựng nếp làm việc có văn hoá trong van
phòng Sự đóng góp của cán bộ, nhân viên vào bản nội quy, quy chế chung là một cách
thức để những văn bản này đi vào thực tế đời
sống văn phòng
- Xây dựng mục tiêu phấn đấu “Vì một
môi trường làm việc có văn hố” cho tồn bộ
cán bộ, nhân viên Trước hết, các cán bộ,
nhân viên cần phải hiểu vai trò và những dấu hiệu của văn hoá trong hoạt động văn phòng Đây chính là bước đệm quan trọng nhằm
nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên
Thực chất, những cán bộ, nhân viên luôn tồn
tại trong một môi trường làm việc có văn
hoá, tuy nhiên, để nhận thức một cách rõ nét
thì không phải nhân viên nào cũng làm được
Số 03/2005
Vì vậy, việc xây dựng mục tiêu phấn đấu
chung kể trên, cũng như các mục tiêu cụ thể, là một phương pháp khắc phục tình trạng trên, đồng thời cũng là cách thức cung cấp một nguồn động lực đáng kể cho những cố pắng của nhân viên
- Xây dựng một môi trường làm việc văn
hoá phải có sự kế thừa của văn hoá truyền
théng Day là một yếu tố mang tính then
chốt Văn hoá truyền thống là thành quả tích luỹ lâu đài của cả dân tộc Những tập tục, những nét văn hoá này đã trở thành bộ gene di truyền qua nhiều thế hệ, nó trở thành biểu
tượnp mang tính đặc trưng của dân tộc Việt
Nam Chúng ta không thể xây dựng thành
công một môi trường làm việc có văn hoá lành mạnh nếu thiếu đi tính kế thừa từ văn
hoá truyền thống Điều này cũng chính là sự quán triệt sâu sắc tinh thân của Đảng và Nhà
nước trong quá trình xây dựng một nền văn
hoá tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc
Trên đây là một trong những bài học kinh nghiệm trong việc xây dựng một môi trường
văn phòng có văn hoá Tuy nhiên, để có thể
đạt đến mục tiêu cuối cùng, các nhà quản trị còn gặp phải những khó khăn, trở ngại nhất định Mặt khác, những công trình nghiên cứu lý luận và thực tiên về sự ảnh hưởng của văn hoá đối với hoại động công sở nói chung và
hoạt động văn phòng nói riêng ở nước ta vẫn chưa nhiều Như vậy có nghĩa là, các nhà quản trị đang thiếu đi sự định hướng quan trọng từ phía các nhà nghiên cưú Chắc chắn, điểu này sẽ ảnh hưởng ít nhiều tới nỗ lực của
các nhà quản trị trong quá trình “văn hoá hoá” hoạt động vân phòng Trong khi đó, hoạt động văn phòng hàng ngày vẫn diễn ra
sôi động Nó đã, đang và sẽ còn chứng kiến
những tác động của văn hoá tới hoạt động của mình Văn hố ln luôn là một phần
quan trọng tronp đời sống văn phòng nói riêng và đời sống công sở nói chung Coi trọng và hướng văn hoá vào việc phục vụ cho