Nghiên cứu - Trao đổi Số 3/2007 CÔNG NGHỆ HANH CHINH - MOT SO VAN DE VE
VẬN DỤNG TRONG CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH HIỆN NAY
GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm Học viện Hành chính Quốc gia 1- Trong một vài bài viết
trước đây, chúng tôi đã có dịp nói đến vẫn đề vận dụng công nghệ hành chính trong thực
tiễn Mặc dù còn một số tranh cãi, nhựng thực tế cho thấy,
khái niệm công nghệ hành chính đang ngày cảng được xác định rõ ràng về nội hàm cũng như các khuynh hướng áp dụng nó trong đời sống hiện thực Trên những nét căn bản nhát, đây là những trị thức về các phương pháp, cách thức mà người ta áp dụng để tạo ra vật dụng, hàng
hoá và các dịch vụ Ngoài ra,
thực tế cũng cho thấy, khái niệm này không đơn thuần chỉ
là khoa học ứng dụng, bởi vì
có nhiều trường hợp, công
nghệ như một quy trình, một kỹ năng đã có trước khoa học và kỹ thuật Ngày nay, công nghệ đang phát triển một cách mạnh mẽ nhờ dựa vào khoa học và hai lĩnh vực này đã trở thành một quá trình thống nhát, thúc đầy lẫn nhau
Trong nội hàm của mình,
công nghệ bao gồm phương pháp và kỹ thuật tổ chức công việc, được hiểu như là quy trình tổ chức giải quyết các nhiệm vụ đặt ra theo những nguyên tắc, những bước đi thích hợp Chính nhờ đó mà
công nghệ có thể giúp người ta nâng cao chất lượng công
việc hàng ngày Người ta đã
đưa ra 4 nguyên tắc có tính
công nghệ trong quản lý, đó
là:
- Người quản lý phải am
hiểu khoa học, bồ trí lao động một cách khoa học để thay thế cho tập quán lao động cổ
hủ, theo đó con người chỉ dựa vào thói quen khi làm việc
- Người quản lý phải lựa
chon nhan vién một cach
khoa hoc, cho ho hoc hanh dé ho có thê nắm bắt được yêu
cầu công việc và phát huy hết
khả năng của mình
- Người quản lý phải cộng tác với nhân viên trên một
nguyên tắc khoa học
- Trách nhiệm và công việc được phân chia một cách rõ ràng, người quản lý phải
chịu trách nhiệm về tồn bộ
cơng việc của mình và của tổ chức'
Từ giữa thế kỷ XX trở đi,
với sự hỗ trợ của khoa học và
công nghệ, quan niệm về quản lý đã thay đổi một cách
cơ bản, từ chỗ chỉ là sự chịu
trách nhiệm về cấp dưới của mình, sang chỗ là một quá
trình vận dung tri thức khoa
học và công nghệ sao cho mang lại hiệu quả cao nhất
trong việc điều hành các công việc của tổ chức được quản
lý Sự thay đổi này làm cho người ta nhận ra rằng, nếu như trước đây tài nguyên, sức
lao động, tiền vốn là điều quan trọng bậc nhất thì ngày nay, cùng với những nguôn lực đó, khoa học và công nghệ đang là nguồn lực không thế thiểu trong quá trình sản xuất và phát triên của xã hội loài người 2 Sở dĩ có thể nói về công nghệ trong hành chính là vì hành chính, như mọi
người đều biết, có bản chất là
quản lý Các nhà nghiên cứu
về hành chính của Pháp đã nói một cách rất có lý rằng,
trong lĩnh vực hành chính,
người lãnh đạo cao nhất của
tô chức luôn đóng một vai trò
cực ký quan trong, tao ra su
thúc đây ban đầu bằng cách tăng thêm quyền tự chủ cho cấp dưới, tạo điều kiện cho họ phát huy sáng kiến, vận dụng những quy trình tiên tiến dé đổi mới hoạt động” Vì có bản chất là quản lý nên hành chính cũng có nghĩa là điều hành, là toàn bộ những kỹ thuật để tổ chức công việc trong một tổ chức, chỉ có điều, đây là tổ chức hành chính
Ngày nay, các công việc hành
chính được tiền hành trong kỷ
nguyên thông tin nên nó ngày cảng mang tính trí tuệ cao
hơn Mục tiêu chủ yếu của nó là cung cấp các dịch vụ công cho xã hội Do tình hình có nhiều biến đổi, các nhà lãnh đạo hành chính đã ý thức một cách sâu sắc rằng thành công của họ nằm trong tay chính những người lao động — công
Trang 2Nghiên cứu - Trao đổi
đào tạo, không nắm được quy
trình làm việc khoa học, chắc chắn sẽ khơng thể hồn thành tỐt công việc theo mục tiêu
chung Trong hoạt động hành
chính, nhiều công việc can phải được giải quyết theo một quy trình công nghệ mang tính khoa học Đó là lý do làm xuất hiện khái niệm "cong nghệ hành chính'
3 Khái niệm “công nghệ
hành chính" bao gồm hai nội dung gắn bó với nhau:
Một là, nó chỉ ra phương
thức điều hành dựa trên một
quy trình khoa học với các
bước đi được xác định cụ thẻ, có thể truyền đạt dưới nhiều hỉnh thức Quy trình đó có thể và cần thiết phải đổi mới khi yêu cầu công việc và nội dung
của nó đặt ra những yêu cầu
mới;
Hai là, nó gắn liền với việc
giải quyết các nhiệm vụ trong lĩnh vực hành chính, với những đặc điểm riêng, có tính cụ thê của lĩnh vực này Nói cách khác, đây chính là phương thức và kỹ thuật tổ chức điều hành các công việc hành chính theo quy trình khoa học Việc điều hành hành chính
liên quan đến nhiều hoạt động khác nhau của đời sống xã
hội Hoạt động hành chính
luôn gắn liền với quyền lực
của bộ máy nhà nước mà ta vẫn gọi là công quyền hay quyên lực công Do vậy, công nghệ hành chính là quy trình vận hành các công việc của
bộ máy hành chính để thực
thi các nhiệm vụ có liên quan đến quyền hạn của các cơ quan hành chính, nhằm phục vụ cho mục tiêu quản lý kinh
10
tế, xã hội Trong quá trình đó,
việc áp dụng công nghệ thông tin được xem như là một nhu
cầu tắt yếu _
Với sự tham gia của công nghệ thông tin, công nghệ
điều hành các hoạt động hành chính ở nước ta cũng giống như nhiều nước trên thế giới, đang có nhiều chuyển biến
quan trọng Nó giúp cho các
cơ quan trong bộ máy hành
chinh khắc phục, tiến tới loại bỏ dân phương pháp điều hành thủ công vẫn được áp
dụng từ trước đến nay một cách phổ biến Người ta có thể thực hiện nhiệm vụ kiểm
tra thông tin về thủ tục tại một
trung tâm thông qua một mạng máy tính với một chương trình thích hợp Việc ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định hành chính cũng có thể xem là một hoạt động có tính công nghệ vì đây là một quá trình với
nhiều bước đi có quan hệ
chặt chễ với nhau và đòi hỏi phải tuân thủ theo một trình tự khoa học Ngày nay, ở nhiều nước trên thế giới, với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin,
người ta đã xây dựng những
hệ thông hỗ trợ ra quyết định
rất hữu hiệu Hệ thống này là
một quy trình xử lý thông tin theo mục tiêu và nhờ có hệ thống máy tính trợ giúp, người ta có thể nhanh chóng đưa ra câu trả lời tối ưu cho một vấn đề cần giải quyết Như thế, công nghệ hành chính đã chứa đựng trong
lòng nó quá trình điều khiển
thông tin theo mục tiêu do các cơ quan hành chính đặt ra
Quá trình này luôn luôn gắn
liền với quá trình xử lý thông Số 3/2007 tín mà không một hoạt động quản lý hành chính nào, dù lớn hay nhỏ, có thể bỏ qua Quá trình đó càng phức tạp
bao nhiêu, thì nhu cầu xử lý thông tin càng lớn bấy nhiêu
4 Trong quả trình cải cách
nền hành chính nhà nước mà chúng ta đang tiến hành hiện nay, đổi mới quy trình và thủ
tục điều hành đang được xem
là một nội dụng quan trọng
Trong quá trình đó đã xuất
hiện một khái niệm đang
được các nhà hành chính quan tâm đó là khái niệm
"Chính phủ điện tử” hay
“chính quyền điện tử” Đây là quá trình điều hành của bộ máy hành chính với sự hỗ trợ
của một mạng máy tính có các phần mềm và bước đi thích hợp Thông tin điều
hành được truyền đi trên
mạng, không ngửng giúp cho
người điều hành và người bị điều hành liên hệ với nhau thuận lợi, công việc có thể được kiểm tra, điều chỉnh dễ
dàng, thuận lợi Đây là một
quy trình công nghệ mới của
hoạt động hành chính do khoa học và kỹ thuật đang tạo ra trong giai đoạn hiện nay mà
trong quá trình cải cách nền hành chính, chúng ta cần áp
dụng tích cực Tuy nhiên, cần nói rằng đây là một nhiệm vụ
phức tạp Muốn bảo đảm sự
thành công của nhiệm vụ này cần có sự chuẩn bị chu đáo về nguồn nhân lực, về nhận
thức và một cơ sở hạ tầng
tương ứng Hiện nay, chúng
ta đang triển khai đề án tin
học hoá hành chính nhà nước do Chính phủ phê duyệt Có
nhiều nhiệm vụ của đề án gặp
Trang 3Nghiên cứu - Trao đối Số 3/2007
nhiều cơ quan không chu đáo Đây là điều cần rút kinh
nghiệm Dĩ nhiên, việc tạo ra thông tin phục vụ cho quá
trình quản lý không phải chỉ
dựa vào tin học, mả còn có
nhiều cách khác, ví dụ như
thông qua các bản báo cáo,
qua hệ thống điện thoại hoặc
tổ chức các cuộc họp Song,
hiện nay tin học là công cụ được ưu tiên, Vì với một hệ
thống máy tính được nối mang, kha nang lưu trữ dữ
liệu sẽ được tăng lên gấp bội, và khi cần thiết có thể cung cấp thông tin dưới nhiều dạng
khác nhau một cách nhanh
chóng Nó cũng có khả năng
phân tích các dữ liệu và đưa
ra những quyết định logic tuỳ
thuộc vào trạng thái môi trường của những dữ liệu đó
Tin học cũng giúp cho việc tổ
chức thông tin theo thời gian
mà việc điều hành trong hành
chính luôn luôn cần đến Tóm
lạ, công nghệ hành chính
càng phát triển bao nhiêu thì càng gắn với tin học bấy
nhiêu |
Nói đến việc đổi mới công
nghệ trong quá trình cải cách
hành chính cũng cần phải nói
đến một vận đề nữa, đó là:
việc lựa chọn khâu đột phá của một quy trình công việc Khi lựa chọn khâu đột phá,
các nhà hành chính cần phải
xem xét toàn bộ quy trình
chung trên cơ sở xử lý đầy đủ các thông tin liên quan đến từng bước cụ thể để đi đến quyết định cuối cùng
Ngoài ra, khi nói đến công
nghệ hành chinh cũng cần phải nói đến các công cụ liên
quan phục vụ cho nó, đặc biệt
là các hệ thống văn bản hình
thành hàng ngày, thậm chí
hàng giờ trong các cơ quan Quy trình ra văn bản càng
chuẩn mực bao nhiêu thì chất
lượng các văn bản cảng được
nâng cao bây nhiêu, Nói một
cách khác, chất lượng văn bản có quan hệ mật thiết với
công nghệ ban hành văn bản và đó là một phương diện cụ thể của công nghệ hành chính ˆ S5 Từ những phân tích trên đây có thế nói rằng, công nghệ hành chính là một khái nệm đã được hinh thành
trong thực tế với nội hàm tương đối xác định Việc
nghiên cứu và áp dụng công
nghệ hành chính có thể được hình dung theo một số định
hướng cơ bản như sau:
- Nghiên cứu và áp dụng
những quy trình chuẩn để giải quyết các công việc hành
chính mà ở đó các bước di có
thể xác định được theo một
trật tự rõ ràng trên cơ sở các thông tin thu thập được
- Nghiên cứu xây dựng
các chiến thuật thông tin thích
hợp phục vụ cho việc thiết lập
các công nghệ điều hành có
"hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính; xác lập trật
tự công bố các thông tin sao cho thích hợp, đánh giá, kiểm
tra các thông tin khi sử dụng,
bổ sung các thông tin còn thiếu Đây là một quy trình công nghệ rất quan trọng và cân có sự nghiên cứu chu đáo - Nghiên cứu và áp dụng các công cụ chuẩn phục vụ cho điều hành trong các cơ quan từ trung ương đến địa phương Chúng tôi cho rằng, trong số những công cụ đó
phải đặc biệt chú ý đến việc sớm chuẩn hoá các văn bản
hành chính
- Nghiên cứu và mở rộng
việc áp dụng công nghệ thông
tin trong điều hành hành
chính Đây là định hướng mà Đảng và Nhà nước ta đã có
văn bản chỉ đạo cụ thé’
Nhiệm vụ đặt ra đối với các
cơ quan là làm thế nào dé áp
dụng có hiệu quả công nghệ
thông tin vào việc điều hành
các hoạt động của cơ quan
mình và làm sao để có được một quy trình công nghệ điều hành thích hợp với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin Cần nói thêm rằng, trong quá trình cải cách nền hành chính nhà nước và hội nhập quốc tế hiện nay, đổi mới công nghệ điều hành là một xu hướng tất yếu để đảm bảo cho các hoạt động điều hành ngày càng
chuẩn mực và hiệu quả./
1 Xem: Nguyễn Thị Doan, Đỗ Minh Cương, Phuong Kỳ Sơn: Các học thuyết quản: lý,
NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 7996 tr.86-102-
2 Xem - Michen Amiel Francis Bonnet Joseph Jacobs : Quản lý hành chính — lý thuyết và thục hành, NXB Chính trị Quốc gia, Ha Nội, 2000, tr 8-9 3 Xem: Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17-10-2000 của Bộ Chính trị về việc "Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tín
phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoa ,hién đại hoá đất nuóc”
Quyết định 112/2001/QĐ-TTg
ngày 25-7-2001 phê duyệt Dự án Tin hoc hoa quan lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005