Hoàn thiện hạch toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Vật tư Thú y TW I

Lời nói đầu Đối với Việt Nam, trong giai đoạn hiện nay công nghệ còn chưa phát triển thì chi phí nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ, mà đặc biệt trong các doanh

Lời nói đầu

Đối với Việt Nam, trong giai đoạn hiện nay công nghệ còn cha phát triển thì chi phí nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ, mà đặc biệt trong các doanh

nghiệp sản xuất vật chất thông thờng chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng chi phí.Do đó việc tiết kiệm chi phí nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ có ý nghĩa kinh tế rất lớn.

Vì vậy khi thực tập ở Công ty cổ phần Vật t Thú y TW I sau một thời gian tìm hiểu tôi đợc các cô chú ở phòng tài chính kế toán và Thạc sỹ Đỗ Thị Phơng giúp đỡ nên tôi đã chọn đề tài là “ Hoàn thiện hạch toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Vật t Thú y TW I”

Quá trình thực tập ở công ty không dài, nhng trong thời gian này đã giúp ích cho em rất nhiều trong việc củng cố kiến thức lý luận và làm quen với thực tế công việc.

I đặc điểm hoạt động của công ty cổ phần vật t thú y TW I1 Khái quát về quá trình hoạt động của công ty.

Công ty cổ phần Vật t Thú y TW I là một doanh nghiệp nhà nớc thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn, đợc thành lập năm 1973 theo quyết định số 97/NN-TCQD ngày 23/3/1973 của Bộ Nông nghiệp, tách bộ phân cung ứng vật t thú y thành lập một công ty có tên gọi là Công ty Vật t Thú y cấp I( trực thuộc tổng công ty vật t nông nghiệp)

Năm 1983 theo quyết định số 156/TCCB-QĐ ngày 11/6/1983 của Bộ Nông nghiệp chuyển công ty thành đơn vị cấp II ( Trực thuộc Bộ Nông nghiệp)

Năm 1989, do yêu cầu phát triển của ngành và thuận lợi trong quản lý, Bộ Nông nghiệp và Công nghệ thực phẩm cho trạm vật t thú y cấp I đóng tại TP HCM trực thuộc Công ty nhập với phân viện thú y TW I Còn lại các đơn vị trực thuộc công ty đóng tại phía bắc và miền Trung sát nhập với xí nghiệp thuốc thú y TW đóng tại huyện Hoài Đức có tên gọi “Công ty Vật t Thú y TW I ” Đến tháng 5/2000 thực hiện chủ trơng cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nớc, Công ty Vật t Thú y TW I đã trở thành Công ty cổ phần Vật t Thú y TW I với số vốn ban đầu là 14 tỷ đồng.

Một số chỉ tiê kinh tế phản ánh tình hình phát triển của công ty nh sau.

Bảng số 1

Một số chỉ tiêu của công ty trong các năm 98,99 và tháng 9 năm 2000

2 Đặc điểm quy trình công nghệ: Có 2 loại công nghệ

2.1 Công nghệ sản xuất thuốc bột: Gồm 5 giai đoạn theo mô hình sau.

2.2 Công nghệ sản xuất thuốc nớc: Gồm 6 giai đoạn sau.

Chuẩn bị

quản, chờ xuất

3.Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Tổ chức bộ máy của công ty đợc thể hiện theo phơng pháp ra quyết định trực tiếp từ trên xuống Chức năng cao nhất là hội đồng quản trị, Ban giám đốc bao gồm một giám đốc và một phó giám đốc.

Tất cả các phòng ban đều phải có trách nhiệm tham mu cho hội đồng quản trị và Ban giám đốc Các quyết định đợc đa trực tiếp xuống các phòng ban, xuống từng phân xởng, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt.

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty (trang sau)

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty.

Công ty tổ chức kế toán theo hình thức tập trung.Toàn bộ công ty có một phòng tài chính kế toán và áp dụng hình thức kê toán Nhật ký - chứng từ.

Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Sơ đồ 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty.

K.toán hàng tồn

kho và K.toán ngân hàng

K.toán T.toán và

tập hợp chi phí tính giá ở

PX I

K.toán T.lơng và K.toán tập

hợp C.phí tính giá

PXII

K.toán T.phẩm tiêu thụ bán hàng

theo dõi công nợ

Thủ quỹ và K.toán

TSCĐ

II Thực trạng của kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần vật t thý y TWI.

1 Nội dung nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại đơn vị

Là một công ty thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn, Công ty cổ phần Vật t Thú y TWI đợc giao nhiệm vụ tổ chức sản xuất kinh doanh trên cơ sở nhập khẩu các loại thuốc và vật t thú y của nớc ngoài cũng nh thu mua sản phẩm trong nớc, để phục vụ cho công tác phòng chống dịch bệnh cho gia súc, gia cầm, đẩy mạnh ngày chăn nuôi ngày càng phát triển Sản phẩm của công ty rất đa dạng, phong phú với trên 100 loại thuốc Trong đó có cả thuốc bột và thuốc nớc,nên nguyên liệu vật liệu ở công ty khá đa dạng ( trên 400 chủng loại) bao gồm

-Nguyên vật liệu chính nh: pencillin, streptomycin, vitamin B1,vitamin C -Vật liệu phụ nh: hơng liệu, xà phòng.,

-Nhiên liệu nh: than , ga

-Phụ tùng thay thế nh: các chi tiết máy, các chi tiết của xe đẩy chở hàng

-Vật liệu khác dùng để đóng gói nh nhãn thuốc, hộp carton, ống ,lọ các loại, băng thùng.

-Còn về công cụ dụng cụ công ty có các loại sau: xe đẩy hàng, máy sấy, máy hàn, quạt thông gió.

2 Hệ thống chứng từ kế toán và sổ sách kế toán dùng cho hạch toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty.

Với hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ ,công ty dùng các loại sổ, Nhật ký - chứng từ, bảng kê và các bảng phân bổ Để hạch toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ kế toán sử dụng các sổ sau:

-Nhật ký - chứng từ số 5 xác định tôngr số phát sinh bên có TK 331 đối ứng nợ các tài khoản liên quan và lấy số liệu tổng cộng của Nhật ký - chứng từ số 5 để ghi vào sổ cái kế toán còn kết hợp sử dụng Nhật ký - chứng từ số 1, 2, 4

- Bảng kê số 4- Sổ cái

Sơ đồ 3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty.

-Đối với nghiệp vụ nhập khẩu nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ , chủ yếu là mua ngoài nên công ty sử dụng các chứng từ nhập kho và các hoá đơn (GTGT) phiếu di chuyển vật t và các chứng từ khác có liên quan.

-Đối với nghiệp vụ xuất khẩu nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ chủ yếu là xuất cho sản xuất phân xởng, các chứng từ xuất là phiếu xuất vật t theo hạn mức và phiếu xuất khẩu

Tuy nhiên, do tần suất nhập-xuất vật t trong tháng cao nên công ty mở the kho cho từng tháng và mở riêng cho từng loại vật t.

Ví dụ mở thẻ kho cho loại pencillin nh sau:

Chứng từ- Nhập

- Xuất

Sổ C.tiết thanh toán với ngời.bán

Nhật ký chứng từ số 5

Nhật ký chứng từ

Sổ cáiTK 152,153

Bảng kê số 4

B¶ng sè 2

C«ng ty cæ phÇn vËt t ThÎ kho

thó y TW I

Ngµy lËp thÎ Tê sè:

Tªn kho: Kho PXITªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt t: pencillin

§¬n vÞ tÝnh

Th¸ng 5/2000Ph©n Xëng IThu-PX IPh©n Xëng I

vÝ dô nh më sæ chi tiÕt cho nguyªn liÖu lµ pencillin

B¶ng sè 3

C«ng ty cæ phÇn vËt t sæ chi tiÕt vËt t

thó y TW I

Th¸ng 6 n¨m 2000TK 152.2

21104322104 4831209

1/52/51/5 25/529/5

Sè d ®Çu th¸ngPh©n Xëng IIPh©n Xëng II3/5 xuÊt cho PXII7/5 xuÊt cho PXII12/5 xuÊt cho PXII16/5 xuÊt cho PXII20/5 xuÊt cho PXII25/5 xuÊt cho PXIIXuÊt cho PXIIXuÊt cho PXII

154215611542 15611542

VÝ dô nh b¶ng tæng hîp chi tiÕt cho vËt t ph©n xëng II.

Bảng số 4

Công ty cổ phần vật t Bảng tổng hợp chi tiết vật t thú y TW I phân xởng II

Tháng 6 năm 2000

Đơn vị 1000 đồng

Tên c.loại quy cách

Ghi chú

PencillinTettracyllinBcomplexChloramphenicl

BoaKgKg Kg

12510,71215

3628020305404875 .

120111014 .

3432520844164540 .

451,766

133553252521950

2.2 Các sổ kế toán sử dụng cho hạch toán nguyên liệu vật liệu tại công ty

Phơng pháp kế toán hàng tồn kho mà Công ty cổ phần Vật t Thý y TWI đang áp dụng là phơng pháp kê khai thờng xuyên và công ty tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Do công ty là Doanh nghiệp vừa hoạt động sản xuất vừa hoạt động kinh doanh nên nguyên liệu vật liệu chính của Doanh nghiệp nhập về cũng là hàng hoá kinh doanh Vì thế để hạch toán tình hình biến động nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ công ty sử dụng các sổ kế toán sau.

-Sổ cái TK 152nguyên liệu vật liệu

TK này đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng hay giảm nguyên liệu vật liệu theo giá thực tế.

TK 152: đợc mở chi tiết theo từng đối tợng có 2 loại sổ chi tiết của TK 152TK 1521:nguyên liệu vật liệu PXI tài khoản này dùng theo dõi tình hình biến động nguyên liệu vật liệu ở PXI.

TK 1522:nguyên liệu vật liệu PXII tài khoản này dùng theo dõi tình hình biến động nguyên liệu vật liệu ở PXII.

Số phát sinh nợ TK 152 đợc phản ánh chi tiết theo từng TK đối ứng căn cứ vào-Nhật ký chứng từ số 1 phần ghi Công ty có TK 111 Nợ TK 152

-Nhật ký chứng từ số 5 phần ghi Công ty có TK 331 Nợ TK 152-Nhật ký chứng từ số 8 phần ghi Công ty có TK 156 Nợ TK 152

Số phát sinh có TK 152 đợc phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ bảng kê số 4Trích sổ cái TK 152

TK 153 chỉ gồm một chỉ tiểu khoản TK 1531 công cụ dụng cụ

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản sau để hạch toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nh TK 156, TK 1331, TK 111, TK 112, TK 331

3 phơng pháp tính giá thành nhập kho, xuất kho nguyên liệu vật liệu

Nguyên liệu vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của công ty Do đó việc tính giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ là một vấn đề quan tâm trong việc hạch toan nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ Việc xác định giá vốn nguyên liệu vật liệu áp dụng tại công ty nh sau:

-Đối với nghiệp vụ nhập khẩu :nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập ợc tính theo giá thực tế Nguồn cung cấp nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ của công ty chủ yếu là do mua ngoài, trong đó phần lớn nguyên liệu chính là đợc nhập khẩu

-Đối vớ nghiệp vụ xuất:công ty đã lựa chọn phơng pháp tính giá là phơng pháp giá thực tế đích danh.

4 Trình tự kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Vật t Thú y TW I

4.1 Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên liệu vật liệu

Tuỳ theo tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty mà phòng cung ứng vật t lập kế hoạch sản xuất trong năm.

Khi nhập kho, phiếu nhập kho do phòng kinh doanh tổng hợp lập và gồm 3 biên bản

-Liên 1:Lu tại phòng kinh doanh tổng hợp

-Liên 2: Do thủ kho giữ để vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán nguyên liệu vật liệu

-Liên 3: Ngời nhập vật t giữ để làm chứng từ thanh toán và đợc lu tại bộ phận kế toán thanh toán.

Ví dụ trờng hợp công ty mua hàng theo hoá đơn GTGT số 038766 ngày 3/6/200(bảng số 6) đã thanh toán cho nhà cung cấp và đã nhập kho theo phiếu nhập kho số 37 ngày 5//2000 (bảng sô 7)

Khi đó kế toan ghi

Nợ TK 152(1521) 5100000Nợ TK 133(1331) 255000

Địa chỉ: Thành Phố Hồ Chí Minh Số tài khoản

ống thuỷ tinh 5mlống chloramphenicol

Hộp 1000 ốngHộp 1000 ống

Số tiền viết bằng chữ: Năm ba triệu năm mơi lăm nghìn đồng chẵn

Bảng số 7 mẫu số 01-VT

Phiếu nhập kho số 40 Ngày 5 tháng 6 năm 2000

Nợ : Có:

Họ tên ngời mua hàng: Phạm Huy KhánhTheo hoá đơn số 038766 ngày 3/6/2000 Nhập tại kho: Kho PXII

Tên,quy cách phẩm chất s.phẩm h.hoá

Số tiền viết bằng chữ: Một triệu môt trăm nghìn đồng chẵn

P.trách cung tiêu Ngời g.hàng Thủ kho K.toán trửơng Thủ trởng

(ký ghi rõ họ tên) (ký ghi rõ họ tên) (ký ghi rõ họ tên) (ký ghi rõ họ tên) (ký đóng dấu họ tên)

Khi mua nguyên vật liệu nhập kho đầy đủ theo hoá đơn GTGT kế toán ghiNợ TK 152 CTĐT

Nợ TK 152 CTĐT Có TK 156

Với trơng hợp mua nguyên liệu vật liệu , chi phí thuê mua, vận chuyển thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán tập hợp các phiếu chi để báo cáo quỹ từ đó lên Nhật ký- chứng từ số 1

Bảng số 8

Trích nhật ký chứng từ số 1

Ghi có TK 111-Tiền mặtTháng 6 năm 2000

Đơn vị đồng

12345

3/65/68/611/615/6 .

.

Cộng28182940 63602300

4.2 Hạch toán tình hình biến động giảm nguyên liệu vật liệu

Nguyên liệu vật liệu của công ty chủ yếu đợc xuất dùng cho sản xuất một phần đợc xuất cho cửa hàng của công ty để bán hoặc xuất thẳng cho khách hàng tại kho

Do đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo kế hoạch và trong một tháng nguyên liệu vật liệu đợc xuất làm nhiều lần Khi xuất nguyên liệu vật liệu cho sản xuất thì công ty sử dụng phiếu xuất vật t theo hạn mức Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết thì thủ kho cũng phải ký vào 2 liên.

-Liên 1: Do thủ kho giữ, cuối tháng chuyển cho kế toán để ghi đơn giá, thành tiền

-Liên 2: Do bộ phận lĩnh vật t giữ.

Ví dụ nh phiếu xuất kho vật t theo hạn mức ở bảng sau.

Mã

số ĐVT Số lợngYêu cầuThực xuất

P.trách cung tiêu Ng.giao hàng Thủ kho K.toán trởng T.trởng

(ký ghi rõ họ tên) (ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ) (ký đóng dấu họ tên)

Căn cứ vào phiếu xuất kho kê toán ghiNợ TK 152 (1521) :1000000

4.3 hạch toán kết quả kiểm kê kho:

Hàng năm vào cuối niên độ kế toán công ty tiến hành kiểm kê kho Căn cứ vào kết quả kiểm kê, ban kiểm kê tiến hành đánh giá kết quả kiểm kê và xử lý số nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ thừa, thiếu

Nguyên nhân thừa, thiếu là do sai sót trong ghi chép thì kết quả xử lý đợc điều chỉnh trên sổ sách.

Ví dụ nh Bcomplex thừa không rõ nguyên nhâ, Công ty quyết định ghi tăng nguyên liệu vật liệu

động kế toán mạnh, đa số là tốt nghiệp Đại học có kinh nghiệm trong công tác kế toán.

Phần hành kế toán nguyên liệu vật liệu có u điểm cần phát huy:

-Về hình thức ghi sổ tổng hợp: Công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký- chứng từ vào công tác kế toán là hoàn toàn phù hợp.

-Cơ cấu bộ máy kế toán : cơ cấu lao động kế toán của công ty hiện nay đợc bố trí khá hợp lý bởi sự kết hợp giữa các phần hành có khối lợng công việc khác nhau đã đ-ợc san sẻ cho mỗi thành viên trong phòng.

-Về công tác hạch toán nguyên liệu vật liệu :Công ty áp dụng hạch toán tổng hợp theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và hạch toán chi tiết nguyên liệu vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.

-Trong công tác thu mua nguyên liệu vật liệu , công ty đã quản lý chặt chẽ ngay từ khâu lập kế hoạch sản xuất để dự trù số nguyên liệu vật liệu cần mua.

-Việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán:

Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật đặt biệt là sự trợ giúp của máy vi tính trong công tác kế toán, công ty đã trang bị cho phòng tài chính kế toán 3 maý vi tính.

Tuy nhiên, do công ty hạch toán sổ theo hình thức Nhật ký- chứng từ nên không thể áp dụng hoàn toàn trên máy vi tính, mà chủ yếu là làm thủ công Việc sử dụng kế toán trên máy chỉ là lu trữ sổ sách số liệu, lập bảng biểu và lập báo cáo định kỳ.Công ty cũng đã thực hiện tốt khâu ghi chép chứng từ ban đầu, thủ tục nhập, xuất nguyên liệu vật liệu theo đúng chế độ ban hành.

VI Kiến nghị và giải pháp

1 việc sử dụng tài khoản hạch toán nguyên liệu vật liệu xuất dùng cho sản xuất

Tại Công ty, khi xuất dùng nguyên liệu vật liệu cho sản xuất kế toán ghiNợ TK 154 (CTĐT)

Có TK 152 ( C TĐT) Số xuất dùngViệc hạch toán nh thế là sai chế độ

Chẳng hạn khi công ty mua nguyên liệu vật liệu không nhập kho mà xuất dùng ngay cho bộ phận sử dụng, do công ty dùng TK 154 kế toán sẽ ghi

Nợ TK 154 (CTĐT) số xuất dùngCó TK 111/112/331

Việc hạch toán nh thế này sẽ không nắm đợc tình hình xuất, nhập, tồn kho nguyên liệu vật liệu dẫn đến hạch toán tăng giá trị

Theo ý kiến tôi để thuận lợi cho việc kiểm soát đợc tình hình xuất, nhập kho nguyên liệu vật liệu thì khi mua nguyên vật liệu , công ty nên tiến hành thủ tục nhập kho theo hoá đơn mua hàng kế toán ghi

Nợ TK 152 (CTĐT)

Có TK 111/112/331

Trị giá vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất công ty cần hạch toán nh sau:Nợ TK 621 (CTĐT)

2 Phơng pháp tính giá xuất nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ

Hiện nay công ty đang sử dụng phơng pháp tính giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho là giá thực tế đích danh Việc dùng giá xuất nh vậy đáp ứng kịp thời yêu cầu của quản lý và thông tin có tính chính xác cao Tuy nhiên với việc áp dụng giá xuất nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nh trên đã làm cho khối lợng công việc của kế toán phát sinh quá nhiều vì chủng loại nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ của công ty rất đa dạng Mặt khác việc quản lý kho của thủ kho cũng phải thật tỷ mỷ và chặt chẽ để quản lý hàng nhập , xuất theo từng lô và bảo quản riêng từng loại

Do tần suất nhập xuất nguyên liệu vật liệu phát sinh khá nhiều để giảm khối ợng công việc kế toán công ty nên sử dụng giá xuất nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ là đơn giá bình quân gia quyền.

l-Theo phơng pháp này giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho cũng đợc căn cứ vào số lợng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính.

Giá thực tế hàng Giá thực tế hàng

gia quyền ( đơn giá bq =