Khái quát
Các nguyên tắc nêu trong điều này là cơ sở cho việc thực hiện và đáp ứng các yêu cầu mô tả trong tiêu chuẩn Tiêu chuẩn này không đưa ra yêu cầu cụ thể cho tất cả các tình huống có thể xảy ra, mà các nguyên tắc này cần được áp dụng như là hướng dẫn cho việc ra quyết định trong các trường hợp ngoài dự tính Cần lưu ý rằng các nguyên tắc không phải là yêu cầu bắt buộc.
Mục đích tổng thể của việc chứng nhận là tạo ra sự tin cậy cho tất cả các bên liên quan rằng quy trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ đáp ứng các yêu cầu quy định Giá trị của chứng nhận nằm ở mức độ tin cậy của chứng chỉ và lòng tin được thiết lập thông qua đánh giá khách quan và chuyên nghiệp của bên thứ ba Các bên quan tâm đến chứng nhận bao gồm khách hàng của tổ chức chứng nhận, khách hàng của tổ chức có quy trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ được chứng nhận, cơ quan có thẩm quyền thuộc chính phủ, các tổ chức phi chính phủ, và người tiêu dùng cùng các thành phần xã hội khác.
4.1.3 Cỏc nguyờn tắc thỳc ủẩy sự tin cậy và nguyờn tắc nụng nghiệp hữu cơ:
Cỏc nguyờn tắc thỳc ủẩy sự tin cậy
− tiếp cận theo rủi ro
Tiêu chuẩn này đưa ra các nguyên tắc chứng nhận theo Điều 4, cùng với các nguyên tắc liên quan đến đánh giá cụ thể được nêu trong Điều 4 của TCVN ISO 19011:2013 (ISO 19011:2011).
Khách quan
Để tổ chức chứng nhận đảm bảo tính tin cậy, việc duy trì tính khách quan là điều cần thiết Tất cả các bên liên quan, bao gồm nhân sự nội bộ và bên ngoài, cần nhận thức rõ về tầm quan trọng của sự khách quan trong quá trình cấp chứng nhận.
Nguồn thu nhập của tổ chức chứng nhận chủ yếu đến từ phí dịch vụ mà khách hàng trả cho việc chứng nhận Điều này có thể tạo ra rủi ro tiềm ẩn đối với tính khách quan của tổ chức.
Để duy trì và củng cố sự tin cậy, các quyết định của tổ chức chứng nhận cần phải dựa trên bằng chứng khách quan về sự phù hợp hoặc không phù hợp Hơn nữa, những quyết định này phải được thực hiện mà không bị ảnh hưởng bởi lợi ích hay các bên quan tâm khác.
Các nguy cơ ảnh hưởng đến tính khách quan bao gồm: a) Tư lợi, xuất phát từ lợi ích cá nhân hoặc tổ chức trong hoạt động chứng nhận, đặc biệt là tư lợi tài chính; b) Tự xem xét, khi cá nhân hoặc tổ chức đánh giá công việc của chính mình, có thể dẫn đến nguy cơ thiếu khách quan trong quá trình đánh giá sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ; c) Thân quen, khi sự quen thuộc hoặc lòng tin vào người khác thay vì tìm kiếm bằng chứng có thể tạo ra nguy cơ; d) Bị đe dọa, khi cá nhân hoặc tổ chức nhận thức về áp lực công khai hoặc sự cạnh tranh, gây ra lo ngại về việc bị thay thế hoặc bị kiểm soát.
Năng lực
Năng lực nhân sự của tổ chức chứng nhận ở tất cả các chức năng tham gia vào hoạt động chứng nhận là yếu tố thiết yếu để đảm bảo chứng nhận được thực hiện một cách tin cậy.
4.3.2 Năng lực cũng cần ủược hỗ trợ bởi quỏ trỡnh sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của tổ chức chứng nhận
Một trong những vấn đề quan trọng trong quản lý của tổ chức chứng nhận là cần có quy trình rõ ràng để thiết lập các chuẩn mực năng lực cho nhân sự tham gia vào hoạt động đánh giá và các hoạt động chứng nhận khác Đồng thời, việc thực hiện xem xét đánh giá theo các chuẩn mực này cũng cần được thực hiện một cách nghiêm túc.
Trách nhiệm
Khách hàng chứng nhận, không phải là tổ chức chứng nhận, có trách nhiệm đảm bảo tính nhất quán của các kết quả dự kiến từ việc áp dụng tiêu chuẩn trong quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, đồng thời đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu chứng nhận.
Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm đưa ra quyết định cấp chứng nhận dựa trên các bằng chứng khách quan và kết luận đánh giá Nếu có đủ bằng chứng chứng minh sự phù hợp, tổ chức sẽ cấp chứng nhận; ngược lại, nếu không có đủ bằng chứng, chứng nhận sẽ không được cấp.
Mọi thông tin đều dựa trên cơ sở lấy mẫu trong quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của tổ chức, do đó không đảm bảo 100% sự phù hợp với các yêu cầu.
Công khai
Tổ chức chứng nhận cần đảm bảo sự tiếp cận công khai và cung cấp thông tin thích hợp, kịp thời về quá trình đánh giá và chứng nhận của mình, cũng như tình trạng chứng nhận của các tổ chức khác Điều này bao gồm việc cấp chứng nhận, mở rộng, duy trì, cấp mới, rút ngắn phạm vi hoặc hủy bỏ chứng nhận Sự công khai thông tin là nguyên tắc quan trọng để xây dựng niềm tin vào tính toàn vẹn và độ tin cậy của chứng nhận.
Để duy trì sự tin cậy trong chứng nhận, tổ chức chứng nhận cần công khai thông tin không bí mật về kết luận của các đánh giá cụ thể, chẳng hạn như các đánh giá liên quan đến việc xử lý khiếu nại, nhằm tạo điều kiện tiếp cận phù hợp cho các bên quan tâm.
Bảo mật
Để đảm bảo quyền truy cập thông tin cần thiết cho tổ chức chứng nhận nhằm đánh giá sự phù hợp với các yêu cầu chứng nhận, điều quan trọng là tổ chức chứng nhận không được tiết lộ bất kỳ thông tin bí mật nào.
đáp ứng khiếu nại
Các bên liên quan tin tưởng vào chứng nhận khi họ thấy rằng các khiếu nại sẽ được điều tra và xử lý một cách hợp lý Sự tin tưởng này giúp bảo vệ tổ chức chứng nhận, khách hàng và những người sử dụng chứng nhận khác khỏi sai sót và hành vi không hợp lý Khả năng phản ứng hiệu quả với các khiếu nại là yếu tố quan trọng để duy trì sự tin cậy trong các hoạt động chứng nhận.
Cần thiết lập sự cân bằng hợp lý giữa các nguyên tắc công khai và bảo mật, đồng thời đảm bảo khả năng xử lý khiếu nại để chứng minh tính toàn vẹn và độ tin cậy của chứng nhận cho tất cả người dùng.
Tiếp cận theo rủi ro
Tổ chức chứng nhận cần đánh giá các rủi ro liên quan đến việc cung cấp chứng nhận có năng lực, đảm bảo tính nhất quán và khách quan Những rủi ro này có thể bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, nhưng không chỉ giới hạn ở các rủi ro liên quan đến quy trình và tiêu chuẩn đánh giá.
− cỏc mục tiờu ủỏnh giỏ;
− việc lấy mẫu ủược sử dụng trong quỏ trỡnh ủỏnh giỏ;
− tớnh khỏch quan trờn thực tế và ủược cảm nhận;
− cỏc vấn ủề phỏp lý, quản lý và trỏch nhiệm phỏp lý;
− tổ chức của khỏch hàng ủược ủỏnh giỏ và mụi trường hoạt ủộng của tổ chức;
− tỏc ủộng của việc ủỏnh giỏ tới khỏch hàng và hoạt ủộng của khỏch hàng;
− sức khỏe và an tồn cho đồn đánh giá;
− cảm nhận của các bên quan tâm;
− tuyờn bố sai lệch của khỏch hàng ủược chứng nhận;
Cỏc vấn ủề phỏp lý và hợp ủồng
Tổ chức chứng nhận phải là một pháp nhân hoặc một bộ phận xác định của một pháp nhân, để có thể chịu trách nhiệm pháp lý cho mọi hoạt động chứng nhận của mình Tổ chức chứng nhận thuộc chính phủ được coi là pháp nhân dựa trên cơ sở vị trí chính phủ của họ.
Tổ chức chứng nhận cần có thỏa thuận pháp lý ràng buộc với khách hàng để cung cấp hoạt động chứng nhận Nếu tổ chức chứng nhận có nhiều văn phòng hoặc khách hàng ở nhiều địa điểm, họ phải đảm bảo rằng có thỏa thuận pháp lý giữa tổ chức cấp chứng nhận, việc ban hành giấy chứng nhận và tất cả các địa điểm thuộc phạm vi chứng nhận.
CHÚ THÍCH: Một thỏa thuận chứng nhận cú thể ủạt ủược thụng qua nhiều thỏa thuận viện dẫn hoặc liờn hệ lẫn nhau
5.1.3 Trỏch nhiệm ủối với quyết ủịnh chứng nhận
Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm duy trì thẩm quyền đối với các quyết định liên quan đến chứng nhận, bao gồm cấp, duy trì, cấp mới, mở rộng, thu hẹp, điều chỉnh hoặc hủy bỏ chứng nhận.
Quản lý tính khách quan
Hoạt động đánh giá sự phù hợp cần được thực hiện một cách khách quan Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm đảm bảo tính khách quan trong quá trình đánh giá và không được chịu bất kỳ áp lực nào từ thương mại, tài chính hoặc các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến tính khách quan của hoạt động này.
Tổ chức chứng nhận cần có cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo cao nhất về tầm quan trọng của tính khách quan trong các hoạt động chứng nhận quy trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ Họ phải công khai tuyên bố rõ ràng rằng tổ chức hiểu được vai trò thiết yếu của tính khách quan trong việc thực hiện các hoạt động chứng nhận, đồng thời quản lý xung đột lợi ích và đảm bảo tính khách quan trong quy trình chứng nhận sản phẩm hữu cơ.
Tổ chức chứng nhận cần thiết lập quy trình nhận diện, phân tích, đánh giá, xử lý, theo dõi và lập văn bản các rủi ro liên quan đến xung đột lợi ích phát sinh từ việc cung cấp chứng nhận Điều này bao gồm việc ghi nhận mọi xung đột từ các mối quan hệ của tổ chức một cách liên tục Khi có nguy cơ đe dọa tính khách quan, tổ chức phải lập văn bản chứng minh cách thức loại trừ hoặc giảm thiểu nguy cơ và ghi lại các rủi ro còn tồn tại Việc chứng minh này phải bao gồm tất cả các nguy cơ tiềm ẩn đã được nhận diện, cho dù các nguy cơ này phát sinh trong nội bộ tổ chức hay từ các hoạt động của cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan khác Nếu một mối quan hệ có nguy cơ không thể chấp nhận đối với tính khách quan, như trường hợp công ty con thuộc sở hữu hoàn toàn yêu cầu chứng nhận từ công ty mẹ, thì việc cung cấp chứng nhận sẽ không được thực hiện.
Lónh ủạo cao nhất cần xem xét tất cả các rủi ro tồn tại để xác định xem những rủi ro này có nằm trong mức có thể chấp nhận được hay không.
Quá trình đánh giá rủi ro cần bao gồm việc nhận diện và tham vấn các bên quan tâm phù hợp để tư vấn về những vấn đề ảnh hưởng đến tính khách quan, bao gồm cả tính công khai và cảm nhận của cộng đồng Việc tham vấn này phải đảm bảo sự cân bằng, không để bên nào chiếm ưu thế lợi ích.
Các nguồn đe dọa đến tính khách quan của tổ chức chứng nhận có thể xuất phát từ nhiều yếu tố như quyền sở hữu, quản lý, nhân sự, chia sẻ nguồn lực, tài chính, hợp đồng, marketing, và các khoản chi trả hoa hồng cho việc bán hàng hoặc các hình thức thuyết phục khác nhằm thu hút khách hàng mới.
Các bên quan tâm trong quy trình chứng nhận sản phẩm hữu cơ bao gồm nhân sự và khách hàng của tổ chức chứng nhận, khách hàng của tổ chức sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, đại diện của các hiệp hội thương mại ngành nghề, đại diện cơ quan quản lý nhà nước, dịch vụ công, và đại diện của các tổ chức phi chính phủ, bao gồm cả tổ chức người tiêu dùng.
CHÚ THÍCH 3: Một cỏch ủể thực hiện yờu cầu về tham vấn nờu ở ủiều này là sử dụng ban bao gồm cỏc bờn quan tâm
Một tổ chức chứng nhận không được phép cấp chứng nhận về quy trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ chất lượng cho một tổ chức chứng nhận khác.
Tổ chức chứng nhận và các bộ phận thuộc cùng một pháp nhân không được phép đề nghị hoặc cung cấp tư vấn cho quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ Quy định này cũng áp dụng cho các bộ phận công quyền đóng vai trò là tổ chức chứng nhận.
Lưu ý rằng điều này không cản trở khả năng trao đổi thông tin giữa tổ chức chứng nhận và khách hàng, bao gồm việc giải thích các phát hiện hoặc làm rõ các yêu cầu.
Tổ chức chứng nhận và các bộ phận của cùng một pháp nhân không được thực hiện đánh giá nội bộ cho khách hàng mà mình đã chứng nhận, nhằm đảm bảo tính khách quan Để giảm thiểu nguy cơ này, tổ chức chứng nhận không được chứng nhận quy trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ nếu đã cung cấp đánh giá nội bộ trong vòng hai năm kể từ khi hoàn thành các cuộc đánh giá nội bộ trước đó.
CHÚ THÍCH: Xem chú thích 1 ở 5.2.3
Khi khách hàng nhận được tư vấn về quy trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ từ tổ chức có mối quan hệ với tổ chức chứng nhận, điều này tạo ra nguy cơ tiềm ẩn cho tính khách quan Để giảm thiểu rủi ro này, tổ chức chứng nhận không được cấp chứng nhận cho quy trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ ít nhất hai năm sau khi kết thúc việc tư vấn.
CHÚ THÍCH: Xem chú thích 1 ở 5.2.3
Tổ chức chứng nhận không được thu nhận đánh giá bên ngoài từ tổ chức tư vấn quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, vì điều này có thể tạo ra nguy cơ không thể chấp nhận đối với tính khách quan của tổ chức chứng nhận Tuy nhiên, quy định này không áp dụng cho các cá nhân được ký hợp đồng làm chuyên gia đánh giá như đã đề cập trong mục 7.3.
Tổ chức chứng nhận không được phép tiếp thị hoặc chào hàng các hoạt động của mình cùng với các hoạt động của tổ chức tư vấn trong quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ Họ phải điều chỉnh các tuyên bố không thích hợp từ bất kỳ tổ chức tư vấn nào, đặc biệt là những tuyên bố cho rằng việc chứng nhận là đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng hoặc có chi phí thấp hơn khi sử dụng tổ chức chứng nhận Ngoài ra, tổ chức chứng nhận cũng không được phép tuyên bố hoặc ngụ ý rằng việc chứng nhận sẽ dễ dàng hơn hoặc rẻ hơn nếu sử dụng tổ chức tư vấn xác định.
Để đảm bảo không có xung đột về lợi ích, tổ chức chứng nhận không được sử dụng người tư vấn trong quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, bao gồm cả những người hoạt động trong ban quản lý, để tham gia vào đánh giá hoặc hoạt động chứng nhận khác nếu họ có liên quan đến việc tư vấn cho khách hàng Việc giảm nhẹ được thừa nhận đối với nguy cơ này là không được sử dụng nhân sự tối thiểu là hai năm sau khi kết thúc việc tư vấn.
Trách nhiệm pháp lý và tài chính
Tổ chức chứng nhận cần chứng minh khả năng quản lý rủi ro phát sinh từ các hoạt động chứng nhận của mình, đồng thời thiết lập các biện pháp thích hợp như bảo hiểm hoặc các phương án dự phòng để thực hiện trách nhiệm pháp lý liên quan đến các hoạt động trong từng lĩnh vực và khu vực địa lý mà tổ chức hoạt động.
Tổ chức chứng nhận cần đảm bảo tính minh bạch về tài chính và các nguồn thu nhập, đồng thời chứng minh rằng từ giai đoạn đầu và trong suốt quá trình hoạt động, các áp lực thương mại, tài chính hoặc các áp lực khác không ảnh hưởng đến tính khách quan của tổ chức.
ðiều kiện khụng phõn biệt ủối xử
Các chính sách và thủ tục của tổ chức chứng nhận phải được triển khai một cách công bằng và không phân biệt đối xử Ngoài những yêu cầu trong tiêu chuẩn này, không được phép sử dụng các thủ tục nhằm gây trở ngại hoặc ngăn cấm quyền tiếp cận của bên đăng ký chứng nhận.
Tổ chức chứng nhận cần đảm bảo rằng tất cả các bên đăng ký chứng nhận đều có thể tiếp cận dịch vụ, trong phạm vi hoạt động của tổ chức.
Không được đặt điều kiện cho việc tiếp cận quá trình chứng nhận theo quy mô của khách hàng hoặc quan hệ thành viên của hiệp hội, cũng như các điều kiện liên quan đến số lượng chứng nhận đã cấp Các điều kiện tài chính hoặc những yêu cầu phi lý khác cũng không được phép.
Tổ chức chứng nhận có quyền từ chối chấp nhận đăng ký hoặc duy trì hợp đồng chứng nhận với khách hàng nếu có căn cứ chứng minh, chẳng hạn như khách hàng tham gia vào các hoạt động phi pháp hoặc có lịch sử không tuân thủ các yêu cầu chứng nhận liên quan đến sản phẩm.
Tổ chức chứng nhận cần giới hạn các yêu cầu và quy trình liên quan đến việc đánh giá, thẩm định, quyết định và giám sát (nếu có) chỉ trong những vấn đề cụ thể liên quan đến phạm vi chứng nhận.
6 Yêu cầu về cơ cấu
Cơ cấu tổ chức và lónh ủạo cao nhất
Tổ chức chứng nhận cần lập văn bản mô tả cơ cấu tổ chức, nêu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của ban lãnh đạo cũng như các nhân sự tham gia vào quá trình chứng nhận Nếu tổ chức chứng nhận là một bộ phận của pháp nhân, cơ cấu tổ chức phải thể hiện rõ phạm vi quyền hạn và mối quan hệ với các bộ phận khác trong cùng pháp nhân.
6.1.2 Hoạt ủộng chứng nhận phải ủược tổ chức và quản lý sao cho ủảm bảo tớnh khỏch quan
Tổ chức chứng nhận cần có một lãnh đạo cao nhất, có quyền hạn và trách nhiệm chung đối với các nhiệm vụ sau: xây dựng chính sách và quy trình hoạt động; giám sát việc thực hiện các chính sách và quy trình; đảm bảo tính khách quan; giám sát tài chính; phát triển dịch vụ và chương trình chứng nhận cho sản phẩm hữu cơ; thực hiện đánh giá, chứng nhận và xử lý khiếu nại; quyết định về chứng nhận; ủy quyền cho cá nhân hoặc nhóm thực hiện các hoạt động cần thiết; thỏa thuận hợp đồng; và cung cấp đủ nguồn lực cho hoạt động chứng nhận.
Tổ chức chứng nhận cần tuân thủ các quy tắc chính thức liên quan đến việc bổ nhiệm, các điều lệ và hoạt động của tất cả các ban tham gia vào quá trình chứng nhận.
Kiểm soỏt hoạt ủộng
Tổ chức chứng nhận cần kiểm soát hiệu quả các hoạt động chứng nhận của các văn phòng chi nhánh, đối tác, và đại diện, không phụ thuộc vào tình trạng pháp lý hay vị trí địa lý của các đơn vị này Đồng thời, tổ chức chứng nhận phải đánh giá rủi ro liên quan đến các hoạt động đó để đảm bảo năng lực, tính nhất quán và tính khách quan trong quá trình chứng nhận.
Tổ chức chứng nhận cần đánh giá mức độ và phương pháp phù hợp để kiểm soát các hoạt động thực hiện, bao gồm quy trình của tổ chức, lĩnh vực kỹ thuật, năng lực nhân sự, chuỗi kiểm soát quản lý, cũng như việc lập báo cáo và tiếp cận từ xa các hoạt động, bao gồm cả hồ sơ.
7 Yêu cầu về nguồn lực
Năng lực của nhân sự
7.1.1 Các xem xét tổng thể
Tổ chức chứng nhận cần đảm bảo rằng nhân sự của mình có kiến thức và kỹ năng phù hợp với từng nhóm, phân nhóm cụ thể (theo phụ lục A) và khu vực địa lý mà tổ chức hoạt động.
7.1.2 Xỏc ủịnh tiờu chớ năng lực
Tổ chức chứng nhận cần xác định tiêu chí năng lực nhân sự tham gia quản lý và thực hiện đánh giá Hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ Việc xác định các tiêu chí năng lực phải tuân theo yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc quy định kỹ thuật cho từng nhóm, phân nhóm cụ thể và từng chức năng trong quá trình chứng nhận Kết quả của quá trình này phải là các tiêu chí dạng văn bản về kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ đánh giá và chứng nhận, nhằm đạt được kết quả dự kiến Các phụ lục B, C, D, E quy định rõ kiến thức và kỹ năng mà tổ chức chứng nhận phải xác định cho các chức năng cụ thể.
Tổ chức chứng nhận cần thiết lập quy trình đánh giá năng lực ban đầu và theo dõi liên tục năng lực của tất cả các cá nhân tham gia vào quản lý, thực hiện đánh giá và các hoạt động chứng nhận hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ Phương pháp đánh giá của tổ chức phải được chứng minh là có hiệu lực, và đầu ra của các quy trình này sẽ giúp xác định năng lực cần thiết cho các chức năng khác nhau trong đánh giá và chứng nhận Năng lực phải được chứng minh trước khi cá nhân nhận trách nhiệm thực hiện các hoạt động trong phạm vi tổ chức chứng nhận.
CHÚ THÍCH 1: Cú thể dựng một số tiờu chớ nờu trong Phụ lục B, C, D, E ủể ủỏnh giỏ năng lực
Tổ chức chứng nhận cần hợp tác với các chuyên gia kỹ thuật để nhận được hướng dẫn về các vấn đề liên quan đến chứng nhận cho tất cả các phân nhánh và khu vực địa lý mà tổ chức hoạt động Những chỉ dẫn này có thể được cung cấp từ bên ngoài hoặc từ chính nhân sự của tổ chức chứng nhận.
Nhõn sự tham gia vào hoạt ủộng chứng nhận
Tổ chức chứng nhận cần đảm bảo nhân sự có năng lực để quản lý và hỗ trợ cho các loại hình và phạm vi của chương trình đánh giá hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, cũng như các công việc chứng nhận khác được thực hiện.
Tổ chức chứng nhận cần tuyển dụng hoặc tiếp cận đủ số lượng chuyên gia đánh giá, bao gồm trưởng đoàn đánh giá và các chuyên gia kỹ thuật, nhằm đảm bảo bao quát tất cả các hoạt động của tổ chức và xử lý khối lượng công việc đánh giá cần thiết.
7.2.3 Tổ chức chứng nhận phải làm cho mỗi cá nhân liên quan biết rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mình
Tổ chức chứng nhận cần thực hiện các quy trình liên quan đến việc lựa chọn, đào tạo và giao quyền chính thức cho chuyên gia đánh giá quy trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, cũng như lựa chọn và làm quen với các chuyên gia kỹ thuật được sử dụng trong hoạt động chứng nhận.
Tổ chức chứng nhận cần đảm bảo quy trình đánh giá có hiệu lực bằng cách sử dụng các chuyên gia đánh giá và trưởng đoàn đánh giá có kỹ năng và kiến thức chung về đánh giá, cùng với kiến thức chuyên sâu phù hợp cho từng phân nhúm cụ thể.
Tổ chức chứng nhận cần đảm bảo rằng các chuyên gia đánh giá, cùng với các chuyên gia kỹ thuật khi cần thiết, hiểu rõ về quy trình đánh giá, yêu cầu chứng nhận và các yêu cầu liên quan khác Đồng thời, tổ chức này phải cung cấp cho các chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật quyền truy cập vào bộ thủ tục văn bản cập nhật, bao gồm hướng dẫn đánh giá và mọi thông tin liên quan đến hoạt động chứng nhận.
Tổ chức chứng nhận cần nhận diện nhu cầu đào tạo và cung cấp hoặc tạo điều kiện tiếp cận cho việc đào tạo cụ thể, nhằm đảm bảo rằng các chuyên gia đánh giá, chuyên gia kỹ thuật và nhân sự khác tham gia vào hoạt động chứng nhận trong quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ có đủ năng lực thực hiện chức năng của họ.
Nhúm hoặc cỏ nhõn quyết định về việc cấp, từ chối, duy trì, cấp mới, hoặc hủy bỏ chứng nhận cần phải hiểu rõ tiêu chuẩn và yêu cầu chứng nhận áp dụng Đồng thời, phải thể hiện năng lực xem xét và đánh giá kết quả của quá trình đánh giá, bao gồm cả các khuyến nghị liên quan từ đơn vị đánh giá.
Tổ chức chứng nhận cần đảm bảo rằng toàn bộ nhân sự liên quan đến hoạt động đánh giá và chứng nhận hệ thống sản xuất cũng như chế biến sản phẩm hữu cơ thực hiện đúng trách nhiệm của mình Họ phải có quy trình bằng văn bản để theo dõi năng lực và kết quả công việc của từng cá nhân, dựa trên tần suất sử dụng nhân sự và mức độ rủi ro liên quan Cụ thể, tổ chức chứng nhận cần xem xét và lưu trữ hồ sơ năng lực nhân sự dựa trên kết quả thực hiện công việc nhằm xác định nhu cầu đào tạo.
Tổ chức chứng nhận cần thường xuyên theo dõi năng lực của chuyên gia ủy quyền, bao gồm việc xem xét đánh giá tại hiện trường, kiểm tra báo cáo đánh giá và phản hồi từ khách hàng hoặc thị trường Quá trình theo dõi này phải được thiết kế để giảm thiểu sự xáo trộn các quy trình chứng nhận thông thường, đặc biệt là từ góc độ của khách hàng.
Tổ chức chứng nhận cần thực hiện đánh giá định kỳ tại hiện trường cho từng chuyên gia Tần suất đánh giá này nên được xác định dựa trên nhu cầu và thông tin theo dõi đã có sẵn.
Sử dụng chuyờn gia ủỏnh giỏ và chuyờn gia kỹ thuật bờn ngoài với tư cỏch cỏ nhõn
Tổ chức chứng nhận cần yêu cầu chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật bên ngoài ký thỏa thuận bằng văn bản, trong đó họ cam kết tuân thủ các chính sách thích hợp và thực hiện các quy trình do tổ chức chứng nhận quy định Thỏa thuận này phải đề cập đến các khía cạnh liên quan đến tính bảo mật và khách quan, đồng thời yêu cầu chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật bên ngoài thông báo cho tổ chức chứng nhận về tất cả các mối quan hệ hiện tại hoặc trước đây với bất kỳ tổ chức nào mà họ được phân công đánh giá.
Việc thuê chuyên gia hoặc nhân viên từ tổ chức khác để thực hiện công việc chuyên môn, như đánh giá hoặc cung cấp kỹ thuật, không được coi là thu nhập ngoài.
Hồ sơ nhân sự
Tổ chức chứng nhận cần duy trì hồ sơ nhân sự cập nhật, bao gồm thông tin về trình độ chuyên môn, quá trình đào tạo, kinh nghiệm, tình trạng thành viên, tình trạng nghề nghiệp và năng lực liên quan Hồ sơ này không chỉ bao gồm những người thực hiện hoạt động chứng nhận mà còn cả nhân sự quản lý và quản trị.
Thuê ngoài
7.5.1 Tổ chức chứng nhận phải cú quỏ trỡnh trong ủú mụ tả cỏc ủiều kiện diễn ra hoạt ủộng thuờ ngoài
Việc ký hợp đồng thầu phụ với tổ chức khác để cung cấp một phần hoạt động chứng nhận yêu cầu tổ chức chứng nhận phải có thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý Thỏa thuận này cần quy định rõ ràng về mọi sắp xếp liên quan, bao gồm cả vấn đề bảo mật và xung đột lợi ích với từng tổ chức cung cấp dịch vụ thuê ngoài.
Các quyết định liên quan đến việc cấp, từ chối, duy trì chứng nhận, mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi chứng nhận, cấp mới, gia hạn, khôi phục hoặc hủy bỏ chứng nhận không được phép thu hồi ngoài quy định.
Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm với tất cả các hoạt động thuê ngoài từ tổ chức khác Họ phải đảm bảo rằng tổ chức cung cấp dịch vụ thuê ngoài và các cá nhân được sử dụng tuân thủ các yêu cầu của tổ chức chứng nhận cũng như các điều khoản thích hợp của tiêu chuẩn, bao gồm năng lực, tính khách quan và tính bảo mật Đồng thời, tổ chức chứng nhận cần đảm bảo rằng tổ chức cung cấp dịch vụ thuê ngoài và các cá nhân mà họ sử dụng không có liên quan, trực tiếp hoặc gián tiếp qua tổ chức khác mà họ phục vụ, đến tổ chức được đánh giá, nhằm bảo vệ tính khách quan.
Tổ chức chứng nhận cần thực hiện quy trình phê duyệt và giám sát tất cả các tổ chức cung cấp dịch vụ bên ngoài liên quan đến hoạt động chứng nhận, đồng thời đảm bảo duy trì hồ sơ năng lực của tất cả nhân sự tham gia vào quá trình này.
Theo các điều khoản từ 7.5.1 đến 7.5.4, khi tổ chức chứng nhận thuê cá nhân hoặc nhân viên từ tổ chức khác để cung cấp nguồn lực hoặc chuyên môn bổ sung, những cá nhân này sẽ không được xem là thuê ngoài, miễn là họ có hợp đồng riêng biệt để thực hiện theo quy trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của tổ chức chứng nhận (tham khảo điều 7.3).
CHÚ THÍCH 2: Trong cỏc ủiều từ 7.5.1 ủến 7.5.4, cỏc thuật ngữ "thuờ ngoài" và "thầu phụ" ủược coi là ủồng nghĩa
8 Yêu cầu về thông tin
Thông tin công khai
Tổ chức chứng nhận cần công khai thông tin quan trọng về quy trình đánh giá và cấp chứng nhận sản phẩm hữu cơ trên các ấn phẩm và phương tiện truyền thông điện tử tại tất cả các khu vực hoạt động Cụ thể, thông tin bao gồm quy trình đánh giá sản phẩm, quy trình cấp và hủy bỏ chứng nhận, việc sử dụng tên, dấu và biểu tượng chứng nhận, quy trình xử lý yêu cầu thông tin và khiếu nại, cùng với chính sách liên quan đến tính khách quan.
Khi có yêu cầu, tổ chức chứng nhận cần cung cấp thông tin chi tiết về khu vực địa lý hoạt động, tình trạng chứng nhận đã được cấp, cùng với tên và tài liệu quy định liên quan, phạm vi và vị trí địa lý (bao gồm thành phố và quốc gia) đối với khách hàng cụ thể được chứng nhận.
Trong một số trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu của khách hàng, việc tiếp cận thông tin nhất định có thể bị hạn chế, chẳng hạn như vì lý do an ninh.
Tổ chức chứng nhận có quyền công khai thông tin theo mục 8.1.2 mà không cần phải có yêu cầu, ví dụ như trên trang tin điện tử của tổ chức.
Thông tin mà tổ chức chứng nhận cung cấp cho khách hàng hoặc thị trường, bao gồm cả quảng cáo, cần phải chính xác và không gây hiểu lầm.
Tài liệu chứng nhận
8.2.1 Tổ chức chứng nhận phải cung cấp cỏc tài liệu chứng nhận cho khỏch hàng ủược chứng nhận theo cách bất kỳ do tổ chức lựa chọn
Tài liệu chứng nhận cần nêu rõ các thông tin sau: a) Tên và vị trí địa lý của từng khách hàng được chứng nhận, bao gồm cả vị trí của trụ sở chính và mọi địa điểm trong phạm vi chứng nhận nhiều địa điểm; b) Ngày có hiệu lực liên quan đến việc cấp, mở rộng, thu hẹp phạm vi chứng nhận hoặc cấp mới chứng nhận không được trước ngày ra quyết định liên quan đến chứng nhận.
Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm ghi rõ ngày cấp giấy chứng nhận trên tài liệu Giấy chứng nhận sẽ duy trì hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định, với điều kiện là các tiêu chuẩn và yêu cầu vẫn được đáp ứng.
- chu kỳ chứng nhận hiện thời bắt ủầu và thời hạn ủược chỉ rừ;
Thời hạn hiệu lực của chu kỳ chứng nhận chỉ giới hạn đến ngày chứng nhận lại Các yếu tố quan trọng bao gồm: a) Thời hạn hoặc ngày hết hạn chứng nhận theo chu kỳ; b) Mã nhận diện duy nhất; c) Tiêu chuẩn và tài liệu quy định khác, bao gồm dấu hiệu nhận biết tình trạng ban hành; d) Phạm vi chứng nhận liên quan đến loại hình hoạt động, sản phẩm và dịch vụ mà không gây hiểu lầm; e) Tên, địa chỉ và dấu chứng nhận cùng các dấu hiệu khác như biểu tượng công nhận; f) Thông tin theo yêu cầu của tiêu chuẩn và tài liệu quy định khác; g) Phương thức phân biệt tài liệu sửa đổi với tài liệu lỗi thời.
Viện dẫn chứng nhận và sử dụng dấu
Tổ chức chứng nhận cần thiết lập quy tắc quản lý dấu chứng nhận mà khách hàng được phép sử dụng Các quy tắc này phải đảm bảo khả năng truy nguyên đến tổ chức chứng nhận, không được có sự không rõ ràng về dấu hoặc văn bản kèm theo liên quan đến những gì được chứng nhận và tổ chức chứng nhận nào đã cấp chứng nhận Phụ lục F quy định mẫu dấu chứng nhận mà tổ chức chứng nhận cho phép khách hàng sử dụng.
Tổ chức chứng nhận cần thiết lập quy tắc quản lý việc sử dụng các tuyên bố trên bao bì sản phẩm hoặc thông tin kèm theo, nhằm đảm bảo rằng khách hàng nhận thức được quy trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ đã được chứng nhận Bao bì sản phẩm có thể tách rời mà không làm hư hại hoặc mất đi sự toàn vẹn của sản phẩm Thông tin kèm theo phải được trình bày một cách riêng biệt hoặc có thể dễ dàng tách ra Nhãn in hoặc biển nhận diện được coi là một phần của sản phẩm Tuyên bố này không được thực hiện theo cách hàm ý rằng sản phẩm, quy trình hoặc dịch vụ đã được chứng nhận Tất cả các tuyên bố phải bao gồm viện dẫn rõ ràng.
- dấu hiệu nhận biết (vớ dụ nhón hiệu hoặc tờn) khỏch hàng ủược chứng nhận;
- tổ chức cấp giấy chứng nhận
Tổ chức chứng nhận cần thiết lập thỏa thuận ràng buộc pháp lý với khách hàng để yêu cầu tuân thủ các quy định liên quan đến chứng nhận Điều này bao gồm việc khách hàng phải tuân thủ yêu cầu của tổ chức khi đề cập đến tình trạng chứng nhận trên các phương tiện truyền thông, không được đưa ra tuyên bố sai lệch, và không sử dụng tài liệu chứng nhận một cách sai trái Khi chứng nhận bị hủy bỏ, khách hàng phải ngừng tất cả hình thức quảng cáo liên quan và sửa đổi nội dung quảng cáo nếu phạm vi chứng nhận bị thu hẹp Ngoài ra, không được phép gợi ý rằng chứng nhận áp dụng cho toàn bộ quy trình sản xuất nếu chỉ một phần quy trình được chứng nhận Khách hàng cũng không được ngụ ý rằng chứng nhận áp dụng cho các hoạt động hoặc địa điểm ngoài phạm vi chứng nhận, và không được sử dụng chứng nhận theo cách gây tổn hại đến uy tín của tổ chức chứng nhận.
Tổ chức chứng nhận cần thực hiện kiểm soát chặt chẽ quyền sở hữu và xử lý nghiêm túc các trường hợp viện dẫn không đúng tình trạng chứng nhận, cũng như việc sử dụng sai tài liệu, dấu chứng nhận hoặc báo cáo đánh giá chứng nhận.
Hành động này có thể bao gồm các yêu cầu khắc phục, hành động khắc phục, đình chỉ, hủy bỏ chứng nhận, công bố vi phạm và thực hiện hành động pháp lý nếu cần thiết.
Bảo mật
Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm quản lý tất cả thông tin thu thập hoặc tạo ra trong quá trình thực hiện các hoạt động chứng nhận, thông qua các thỏa thuận pháp lý ràng buộc Điều này áp dụng cho tất cả các cấp trong cơ cấu tổ chức, bao gồm các ban, tổ chức và cá nhân bên ngoài hành động dưới danh nghĩa của tổ chức.
Tổ chức chứng nhận phải thông báo trước cho khách hàng về các thông tin mà tổ chức dự kiến sẽ công khai Đồng thời, tất cả các thông tin khác, ngoại trừ thông tin được khách hàng công khai, phải được coi là thông tin bảo mật và được xử lý một cách cẩn thận.
Ngoài các quy định trong tiêu chuẩn này, việc cung cấp thông tin về khách hàng được chứng nhận hoặc cá nhân cụ thể cho bên thứ ba chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý bằng văn bản từ khách hàng hoặc cá nhân liên quan.
Trong trường hợp tổ chức chứng nhận bị yêu cầu cung cấp thông tin bảo mật theo pháp luật hoặc theo thỏa thuận hợp đồng, khách hàng hoặc cá nhân liên quan phải được thông báo trước về các thông tin sẽ được cung cấp, trừ khi pháp luật có quy định khác.
Thông tin khách hàng thu thập từ các nguồn không phải khách hàng, như bên khiếu nại hoặc cơ quan quản lý, cần được xử lý như thông tin bảo mật, tuân thủ chính sách của tổ chức chứng nhận.
Nhân sự, bao gồm các thành viên ban, nhà thầu và nhân viên bên ngoài hoạt động của tổ chức chứng nhận, phải giữ bí mật tất cả thông tin thu thập hoặc tạo ra trong quá trình thực hiện hoạt động, trừ khi có yêu cầu từ pháp luật.
Tổ chức chứng nhận cần phải thực hiện các quy trình và đảm bảo rằng cả thiết bị lẫn phương tiện đều phù hợp để xử lý an toàn thông tin bảo mật.
Trao ủổi thụng tin giữa tổ chức chứng nhận và khỏch hàng
8.5.1 Thụng tin về hoạt ủộng và cỏc yờu cầu chứng nhận
Tổ chức chứng nhận cần cung cấp và cập nhật cho khách hàng các thông tin quan trọng, bao gồm: mô tả chi tiết về hoạt động chứng nhận lần đầu và sau đó, các yêu cầu quy định liên quan đến chứng nhận, thông tin về phí đăng ký và chứng nhận, cũng như các yêu cầu của tổ chức chứng nhận đối với khách hàng.
- tuân thủ các yêu cầu chứng nhận,
Để tiến hành ủng hộ chứng nhận, cần thực hiện các sắp xếp cần thiết như cung cấp tài liệu kiểm tra, tiếp cận tất cả các quy trình và khu vực liên quan, cũng như hồ sơ và nhân sự phục vụ cho chứng nhận lần đầu, giám sát, chứng nhận lại và giải quyết khiếu nại.
Cú quy định cần thiết để tạo điều kiện cho sự tham gia của các quan sát viên, bao gồm chuyên gia đánh giá công nhận và chuyên gia đánh giá tập sự Tài liệu quy định quyền và nghĩa vụ của khách hàng được chứng nhận, bao gồm các yêu cầu khi viện dẫn chứng nhận qua bất kỳ hình thức truyền thông nào phù hợp với các yêu cầu tại mục 8.3 Ngoài ra, cần cung cấp thông tin về quá trình xử lý khiếu nại và yêu cầu xem xét lại.
8.5.2 Thụng bỏo về cỏc thay ủổi của tổ chức chứng nhận
Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm thông báo cho khách hàng về mọi thay đổi trong các yêu cầu chứng nhận của mình Đồng thời, tổ chức này cũng phải thực hiện việc kiểm tra và xác nhận rằng tất cả khách hàng được chứng nhận đều tuân thủ các yêu cầu mới này.
8.5.3 Thụng bỏo về cỏc thay ủổi của khỏch hàng
Tổ chức chứng nhận cần ký thỏa thuận ràng buộc pháp lý để đảm bảo khách hàng được chứng nhận thông báo kịp thời về các vấn đề có thể ảnh hưởng đến khả năng sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ Điều này bao gồm các thay đổi liên quan đến tình trạng pháp lý, thương mại, tổ chức hoặc quyền sở hữu; thông tin liên hệ và địa điểm; phạm vi hoạt động trong quy trình sản xuất và chế biến thực phẩm hữu cơ; cùng với những thay đổi chính trong quy trình sản xuất và các quá trình liên quan.
Tổ chức chứng nhận phải thực hiện cỏc hành ủộng thớch hợp khi cú cỏc thay ủổi
9 Yêu cầu về quá trình
Yêu cầu chung
Tổ chức chứng nhận cần sử dụng Phụ lục A để xác định phạm vi liên quan đến tổ chức đăng ký chứng nhận Không được loại trừ các hoạt động, quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ ra khỏi phạm vi chứng nhận nếu chúng có ảnh hưởng đến sản phẩm hữu cơ trong phạm vi chứng nhận.
Hoạt ủộng trước chứng nhận
Tổ chức chứng nhận yêu cầu các tổ chức đăng ký cung cấp thông tin chi tiết về quy trình sản xuất, bắt đầu từ thời điểm gieo trồng hoặc nhập giống cho đến thời điểm thu hoạch, bao gồm bản đánh giá rủi ro và số lượng người lao động tham gia.
Tổ chức chứng nhận cần yêu cầu đại diện có thẩm quyền của tổ chức đăng ký cung cấp thông tin thiết yếu để thiết lập phạm vi chứng nhận mong muốn, bao gồm danh mục sản phẩm, diện tích, địa điểm sản xuất, thu hoạch, chăn nuôi và chế biến Thông tin chi tiết liên quan của tổ chức đăng ký phải được cung cấp theo yêu cầu của chương trình chứng nhận, bao gồm tên, địa chỉ của các địa điểm, quy trình và hoạt động, nguồn lực con người và kỹ thuật, các chức năng, mối quan hệ cùng mọi nghĩa vụ pháp lý liên quan Cần nhận biết các quy trình sử dụng nguồn bên ngoài của tổ chức có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp với các yêu cầu Ngoài ra, tổ chức đăng ký cũng cần chỉ rõ các tiêu chuẩn hoặc yêu cầu khác mà họ mong muốn được chứng nhận, cũng như việc có sử dụng tư vấn trong quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ hay không, và nếu có, cần chỉ rõ bên tư vấn.
Tổ chức chứng nhận cần xem xét đăng ký và thông tin bổ sung về chứng nhận để đảm bảo rằng thông tin về tổ chức đăng ký và quy trình sản xuất, chế biến sản phẩm hữu cơ được đầy đủ; mọi khác biệt trong cách hiểu giữa tổ chức chứng nhận và tổ chức đăng ký đều được giải quyết; tổ chức chứng nhận có đủ năng lực và khả năng thực hiện hoạt động chứng nhận; phạm vi chứng nhận, địa điểm hoạt động của tổ chức đăng ký, thời gian cần thiết để hoàn thành các cuộc đánh giá và các yếu tố khác ảnh hưởng đến hoạt động chứng nhận như ngôn ngữ, điều kiện an toàn, và nguy cơ ảnh hưởng đến tính khách quan đều được tính đến.
Sau khi xem xét đơn đăng ký, tổ chức chứng nhận có trách nhiệm chấp nhận hoặc từ chối việc cấp chứng nhận Nếu quyết định từ chối, tổ chức phải lập văn bản rõ ràng nêu lý do từ chối cho khách hàng.
Dựa vào việc xem xét này, tổ chức chứng nhận cần xác định các năng lực cần thiết trong lĩnh vực của mình và những năng lực cần thiết để đưa ra quyết định chứng nhận.
Để chứng minh quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng đáp ứng các yêu cầu chứng nhận theo tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định, cần xây dựng chương trình kiểm soát chất lượng cho một chu kỳ chứng nhận Chương trình này phải bao gồm các yêu cầu cụ thể đối với quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, nhằm xác định rõ ràng các hoạt động kiểm soát chất lượng cần thiết.
Nhiệm vụ xem xét đánh giá cụ thể bao gồm các hoạt động như kiểm tra thiết kế và tài liệu, lấy mẫu, thử nghiệm, giám định và đánh giá.
Chương trình đánh giá cho chứng nhận lần đầu bao gồm đánh giá chứng nhận, đánh giá giám sát trong năm đầu tiên và năm thứ hai sau quyết định chứng nhận, cùng với đánh giá chứng nhận lại trong năm thứ ba trước khi hết hạn chứng nhận Chu kỳ chứng nhận kéo dài ba năm bắt đầu từ quyết định chứng nhận và chu kỳ tiếp theo bắt đầu từ quyết định chứng nhận lại Việc xác định chương trình đánh giá và mọi điều chỉnh sau đó phải tính đến quy mô của khách hàng, phạm vi và mức độ phức tạp của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, các sản phẩm và quy trình, cũng như mức độ chứng tỏ tính hiệu lực của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ cùng với kết quả của các lần đánh giá trước đó.
Danh mục dưới đây bao gồm các hạng mục bổ sung cần xem xét khi xây dựng hoặc sửa đổi chương trình đánh giá Những hạng mục này cũng có thể cần được đề cập khi xác định phạm vi đánh giá hoặc xây dựng kế hoạch đánh giá.
- khiếu nại tổ chức chứng nhận nhận ủược về khỏch hàng;
- ủỏnh giỏ kết hợp, tớch hợp hoặc ủồng ủỏnh giỏ;
- những thay ủổi về yờu cầu chứng nhận;
- những thay ủổi về yờu cầu phỏp lý;
- những thay ủổi về yờu cầu cụng nhận;
- dữ liệu về việc thực hiện của tổ chức (vớ dụ dữ liệu về mức ủộ lỗi, chỉ số chớnh ủỏnh giỏ việc thực hiện);
- mối quan ngại của các bên quan tâm;
CHÚ THÍCH 2: Với một số sản phẩm ủặc thự cú vũng ủời trờn 3 năm, tổ chức chứng nhận phải cõn nhắc khi thiết lập chương trỡnh ủỏnh giỏ
Cần tiến hành ủnh giỏ giỏm sỏt ít nhất một lần mỗi năm, ngoại trừ năm chứng nhận lại Thời gian cho cuộc ủnh giỏ giỏm sỏt đầu tiên sau chứng nhận không được quá 12 tháng tính từ ngày quyết định chứng nhận.
Cần điều chỉnh tần suất ủng hộ giám sát để phù hợp với các yếu tố như mùa vụ và chứng nhận quy trình sản xuất, chế biến sản phẩm hữu cơ trong khoảng thời gian giới hạn, chẳng hạn như đối với các công trình xây dựng tạm thời.
Khi tổ chức chứng nhận xem xét việc cấp chứng nhận cho khách hàng và đánh giá được thực hiện bởi tổ chức chứng nhận khác, tổ chức phải thu thập và lưu giữ chứng cứ như báo cáo và tài liệu về các hành động khắc phục đối với mọi sự không phù hợp Tài liệu này cần hỗ trợ việc thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn Tổ chức chứng nhận cũng phải lý giải và lưu hồ sơ về mọi điều chỉnh đối với chương trình đánh giá hiện tại và theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục liên quan đến mọi sự không phù hợp trước đó, dựa trên cơ sở thông tin thu thập được.
9.2.4 Xỏc ủịnh thời gian ủỏnh giỏ
Tổ chức chứng nhận cần lựa chọn thời gian và mùa đánh giá phù hợp để đảm bảo quá trình đánh giá diễn ra toàn diện, bao quát đầy đủ chu kỳ sản xuất của tổ chức theo loại hình và khu vực mà tổ chức đó đại diện.
Tổ chức chứng nhận cần thực hiện các thủ tục bằng văn bản để xác định thời gian đánh giá cho mỗi khách hàng Việc xác định thời gian này là cần thiết để lập kế hoạch và hoàn thành cuộc đánh giá hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ một cách hiệu quả Thời gian đánh giá do tổ chức chứng nhận xác định phải được lưu hồ sơ để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm.
Khi xác định thời gian đánh giá, tổ chức chứng nhận cần xem xét các yếu tố sau: yêu cầu của tiêu chuẩn sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, mức độ phức tạp của khách hàng và quy trình sản xuất, điều kiện công nghệ và quy định, các hoạt động ngoại lệ trong quy trình sản xuất, kết quả của các đánh giá trước đó, quy mô và vị trí địa lý của các địa điểm, rủi ro liên quan đến sản phẩm và hoạt động của tổ chức, cũng như thời điểm thu hoạch sản phẩm.
