BÁO CÁO THỰC TẬP NĂM THỨ 4 THỰC TRẠNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐAI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA QH 2016 X BÁO CÁO THỰC TẬP NĂM THỨ 4 THỰC TRẠNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM Giảng viên hướng dẫn Th S Đỗ Thu Hiền Sinh viên thực hiện Đoàn Thị Minh Phượng Lớp khóa học K61 – Lưu trữ học Hà Nội, 2019 MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU 4 1 Lý do chọn đề tài 4 2 Mục tiêu nghiên cứu 5 3 Đối tượng nghiên cứu 5 4 Bố cục đề tài 5 B PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1 Cơ sở lý luận của đề tài phân loại.

TRƯỜNG ĐAI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA QH-2016-X

BÁO CÁO THỰC TẬP NĂM THỨ 4

THỰC TRẠNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG HỘILIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM

Giảng viên hướng dẫn: Th.S Đỗ Thu HiềnSinh viên thực hiện: Đoàn Thị Minh PhượngLớp khóa học: K61 – Lưu trữ học

Hà Nội, 2019

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Mục tiêu nghiên cứu 5

3 Đối tượng nghiên cứu 5

4 Bố cục đề tài 5

B PHẦN NỘI DUNG 6

Chương 1: Cơ sở lý luận của đề tài phân loại tài liệu lưu trữ 6

1.1 Khái niệm 6

1.2 Các bước phân loại phông lưu trữ cơ quan 6

1.3 Mục đích của việc phân loại tài liệu 6

1.4 Nguyên tắc của việc phân loại tài 7

1.5 Các tiêu chí để lựa chọn phương án phân loại phù hợp 7

Chương 2: Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử Phông Lưu trữ Trungương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 9

2.1 Lịch sử đơn vị hình thành phông 9

2.1.1 Giới thiệu chung 9

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 10

2.2 Lịch sử Phông lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam. 2.2.1 Khối lượng tài liệu, thành phần tài liệu của Phông lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 12

2.2.2 Đặc trưng tài liệu của Phông lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt

2.2.3 Giá trị của tài liệu trong Phông lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 14

Chương 3: Thực trạng phương án phân loại tài liệu của Trung ương Hội Liênhiệp Phụ nữ Việt Nam 16

3.1 Phương án phân loại tài liệu 16

3.2 Mô tả phương án phân loại 17

3.2.1 Xác định mô hình phông 17

3.2.2 Xác định tên phông 17

3.2.3 Khung phân loại tài liệu phông lưu trữ liên hợp Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc, Ban chấp hành TW Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam và Đảng đoàn Hội liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 17

Chương 4: Nhận xét và đề xuất, kiến nghị 30

4.1 Nhận xét chung vè công tác lưu trữ của cơ quan 30

A LỜI NÓI ĐẦU:

1 Lý do chọn đề tài

Trong quá trình hình thành và phát triển, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã sản sinh ra rất nhiều văn bản, tài liệu có giá trị liên quan mật thiết đến chiều dài lịch sử của cơ quan Để các công việc của hoạt động lưu trữ như công tác thu thập, xác định giá trị tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu, bảo quản tài liệu được thuận lợi, đạt hiệu quả cao thì việc phân loại phông lưu trữ cơ quan là công việc cần thiết mà Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã và đang thực hiện Trong quá trình thực tập, tôi thấy cơ quan đã sản sinh ra những tài liệu đặc thù mà không phải cơ quan Nhà nước nào cũng có do đó việc phân loại tài liệu cũng có nhiều điểm khác biệt rõ rệt Chính vì vậy, tôi lựa chọn chuyên đề “ Thực trạng phân loại tài liệu lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam ” với mong muốn tổng kết thực trạng về phương án phân loại hiện hành của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, từ đó rút ra được tầm quan trọng của nghiệp vụ phân loại tài liệu đối với các khâu nghiệp vụ khác như xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu

Trong suốt 8 tuần thực tập tại cơ quan, tôi đã nỗ lực rất nhiều trong việc khảo sát, thực hành thực tế, tìm hiểu tổng hợp tài liệu, kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ Lưu trữ Bên cạnh đó, còn phải kể đến với sự giúp đỡ tận tình của thầy cô và các bạn cùng nhóm thực tập, đặc biệt là sự đón nhận nhiệt tình của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam nói chung và của văn phòng nói riêng, cán bộ thuộc bộ phận lưu trữ cơ quan- cô Nguyễn Thị Thảo Nguyên, sự chỉ bảo sát sao của Ths Đỗ Thu Hiền- giảng viên khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng- Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã giúp tôi hoàn thành được chuyên đề này Qua đây, tôi

xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu của quý thầy cô và các bạn cùng nhóm thực tập.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thứ nhất, khẳng định vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với quá trình hoạt động và phát triển của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, như hoạt động tuyên truyền, giáo dục chính trị, lý tưởng và đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước, vận động các tầng lớp phụ nữ sống và làm việc theo pháp luật

Thứ hai, bằng kiến thức chuyên ngành của bản thân đưa ra nhận xét, kiến nghị về thực trạng phân loại tài liệu với phông lưu trữ của cơ Từ đó thấy được tầm quan trọng của nghiệp vụ phân loại tài liệu đối với các khâu như xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu nhằm thúc đẩy hoạt động lưu trữ tài liệu đạt hiệu quả cao.

3 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi không gian : Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam – trụ sở tạm thời tại 68 Nguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa, Hà Nội

Phạm vi thời gian : Tháng 9, 10 /2019 4 Đối tượng nghiên cứu

Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì phần nội dung của đề tài được trình bày trong 3 chương chính sau :

Chương 1: Cơ sở lý luận của đề tài

Chương 2: Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử đơn vị phông lưu trữ của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Chương 3: Xây dựng phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ của Trung

ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

B PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Cơ sở lý luận của đề tài phân loại tài liệu lưu trữ1.1 Khái niệm

Theo cuốn “ Lý luận và thực tiễn Công tác Lưu trữ ”, NXB Đại học và giáo dục chuyên nghiệp của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) thì “ Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng chung ( tức những điểm giống nhau ) của tài liệu để phân chúng thành các nhóm, nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó ” Công tác phân loại bao gồm ba giai đoạn là phân loại tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung để xác định mạng lưới các kho lưu trữ, phân loại tài liệu trong phạm vi các kho lưu trữ theo phông lưu trữ, Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ.

1.2 Các bước phân loại phông lưu trữ cơ quan

Việc phân loại phông lưu trữ của một cơ quan cần phải trải qua những bước cơ bản sau:

Bước 1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Bước 2 Chọn và xây dựng phương án phân loại

Bước 3 Hoàn chỉnh phương án phân loại

Bước 4 Tiến hành phân loại tài liệu theo phương án đã lựa chọn

1.3 Mục đích của việc phân loại tài liệu

Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới các mục đích cơ bản: Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ Chúng ta biết rằng tài liệu lưu trữ trong các phông lưu trữ có số lượng rất lớn ( từ hàng chục đến hàng trăm,

hàng nghìn mét giá tài liệu ) Mặt khác, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lại được hình thành trong phạm vi rộng lớn Vì vậy, nếu không tiến hành phân loại thì không thể tổ chức khoa học khối tài liệu của quốc gia cũng như tài liệu của từng cơ quan Nhờ phân loại tài liệu, chúng ta sẽ xác định được mạng lưới các trung tâm, các kho trong phạm vi toàn quốc, đồng thời cũng nhờ phân loại, tài liệu trong từng phông lưu trữ cơ quan sẽ được tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan lưu trữ có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, khối, nhóm hoặc vấn đề mà họ quan tâm

1.4 Nguyên tắc của việc phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định và thống nhất Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất, việc phân chia tài liệu trong các phông lưu trữ nói chung và Phông lưu trữ Quốc gia nói riêng cần được chỉ đạo xuyên suốt trên lập trường, quan điểm của Đảng và thống nhất về nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước Đối với phông lưu trữ cơ quan, việc phân lọai tài liệu đảm bảo không được phân tán tài liệu trong phông và tôn trọng nguyên tắc xuất sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ lịch sử của tài liệu trong phòng Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phòng Việc phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu đồng thời cần thực hiện song song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh trường hợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ lưu trữ lại phát

hiện những đơn vị bảo quản hết giá trị cần loại bỏ, gây lãng phí về thời gian, công sức

1.5 Các tiêu chí để lựa chọn phương án phân loại phù hợp

Có nhiều phương án phân loại, tuy nhiên việc lựa chọn phương án nào cho phù hợp nhất, đạt hiệu quả cao nhất thì cần phải căn cứ vào những tiêu chí sau Đầu tiên là căn cứ vào đặc thù hoạt động của cơ quan Bởi mỗi cơ quan đều có những đặc thù riêng biệt chính vì thế cũng cần phải chú ý lựa chọn xem phương án phân loại nào là tốt nhất Đối với những cơ quan mà có mô hình cơ cấu tổ chức tương đối ổn định thì nên chọn phương án phân loại cơ cấu tổ chức – thời gian Hay với những cơ quan có cơ cấu tổ chức không ổn định, trong từng thời gian có thể có những thay đổi ít nhiều, nhưng những thay đổi đó có thể theo dõi được thì nên chọn phương án thời gian - cơ cấu tổ chức.Còn đối với trường hợp các doanh nghiệp họ có đặc thù là luôn luôn đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu Nghĩa là nguồn lực về cơ sở vật chất, trang thiết bị hạ tầng, con người là ít nhất nhưng hiệu quả đạt được phải cao nhất Do đó, khi lựa chọn phương án phân loại cũng cần phải chú ý tới việc yêu cầu hạn chế về nguồn lực nhưng yêu cầu phải đạt hiệu quả cao

Thứ hai, phương án phân loại đó phải đảm bảo tính khoa học Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phong phải được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của một phong lưu trữ đồng thời làm nổi bật được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cũng như những đặc điểm của đơn vị hình thành phông Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác xác định giá trị tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu và bảo quản tài liệu góp phần vào sự phát triển của cơ quan

Thứ ba, phương án phân loại đó phải đảm bảo tính triệt để Tính triệt để thể hiện trong việc các cơ quan lưu trữ cần xây dựng phương án phân loại sao cho tài liệu

trong phòng được phân chia mạch lạc theo từng cấp độ lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu thừa ra sau khi tài liệu được phân loại theo phương án đã chọn

Thứ tư, phương án phân loại phải hỗ trợ đắc lực cho việc thực hiện các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ Phương án phân loại phải hỗ trợ đắc lực cho việc thực hiện các nghiệp vụ khác thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu và phục vụ sử dụng hiệu quả và tiết kiệm thời gian, công sức Từ đó giúp cho hoạt động lưu trữ đạt kết quả cao, góp phần vào sự phát triển của cả cơ quan Trung ương Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam do có đặc thù là cơ cấu tổ chức tương đối ổn định, rất ít có sự thay đổi và thời gian hoạt động của công ty chưa quá dài Chính vì vậy phương án phân loại mà công ty nên sử dụng là phương án cơ cấu tổ chức – thời gian Với phương án này sẽ rất thuận tiện khi thu thập tài liệu theo từng bộ phận, phòng ban để chỉnh lý, quản lý tài liệu nằm phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu của cán bộ nhân viên trong cơ quan.

Chương 2: Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử Phông Lưu trữ Trungương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

2.1 Lịch sử đơn vị hình thành phông

2.1.1 Giới thiệu chung

Ngày 20 tháng 10 năm 1946, Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam chính thức được thành lập gồm nhiều đoàn thể phụ nữ Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội trong hệ thống chính trị, có tư cách pháp nhân, đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của các tầng lớp phụ nữ Việt Nam; phấn đấu vì sự phát triển của phụ nữ và bình đẳng giới.

Các mốc sự kiện quan trọng

Gần 90 năm xây dựng và trưởng thành, Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam đã trải qua 12 kỳ Đại hội:

 Đại hội Đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ I (nhiệm kỳ 1950-1956) diễn ra từ ngày 18-29/4/1950 tại Đại Từ, Thái Nguyên (Chiến khu Việt Bắc)

 Đại hội Đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ II (nhiệm kỳ 1956-1961) diễn ra từ ngày 26-31/5/1956 tại Nhà hát lớn, Thủ đô Hà Nội

 Đại hội Đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ III, nhiệm kỳ 1961-1974 diễn ra từ ngày 8- 11/3/1961, tại Thủ đô Hà Nội

 Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ IV (nhiệm kỳ 1974-1982) diễn ra từ ngày 4- 7/3/1974 tại Thủ đô Hà Nội

 Đại hội Đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ V (nhiệm kỳ 1982-1987) diễn ra từ ngày 19- 20/5/1982 tại Thủ đô Hà Nội

 Đại hội Đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ VI (nhiệm kỳ 1987-1992) diễn ra từ ngày 19-20/5/1987 tại Hội trường Ba Đình, Thủ đô Hà Nội

 Đại hội Đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ VII (nhiệm kỳ 1992-1997) diễn ra từ ngày 18- 20/5/1992 tại Thủ đô Hà Nội

 Đại hội Đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ VIII (nhiệm kỳ 1997-2002) diễn ra từ ngày 19 - 20/5/1997 tại Hội trường Ba Đình, Thủ đô Hà Nội

 Đại hội Đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ IX (nhiệm kỳ 2002-2007) diễn ra từ ngày 22 - 23/2/2002 tại Hội trường Ba Đình, Thủ đô Hà Nội

 Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ X (nhiệm kỳ 2007-2012) được tổ chức từ ngày 1- 4/10/2007 tại Thủ đô Hà Nội

 Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ XI (nhiệm kỳ 2012-2017) được tổ chức tại Thủ đô Hà Nội

 Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ XII, nhiệm kỳ 2017 - 2022 được tổ chức từ ngày 07 - 09/3/2017 tại Thủ đô Hà Nội

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Chức năng:

- Đại diện, bảo vệ quyền bình đẳng, dân chủ, lợi ích hợp pháp và chính đáng của phụ nữ, tham gia xây dựng Đảng, tham gia quản lý Nhà nước.

- Đoàn kết, tập hợp, tuyên truyền, giáo dục, vận động, tổ chức hướng dẫn phụ nữ thực hiện chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, góp phần xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.

Nhiệm vụ:

- Tuyên truyền, vận động, giáo dục phụ nữ giữ gìn, phát huy phẩm chất đạo đức, truyền thống tốt đẹp của dân tộc và phụ nữ Việt Nam; tổ chức, tạo điều kiện để phụ nữ nâng cao nhận thức, trình độ, năng lực về mọi mặt, tích cực thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, xây dựng gia đình no ấm, bình đẳng, tiến bộ, hạnh phúc.

- Tham gia xây dựng, phản biện xã hội và giám sát việc thực hiện luật pháp, chính sách về bình đẳng giới, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của phụ nữ; tham mưu, đề xuất chính sách với Đảng, Nhà nước về công tác phụ nữ nhằm tạo điều kiện để phụ nữ thực hiện bình đẳng và phát triển.

- Tập hợp các tầng lớp phụ nữ, phát triển hội viên, xây dựng tổ chức Hội vững mạnh; nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ đáp ứng yêu cầu thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.

- Đa dạng các nguồn thu hợp pháp để xây dựng và phát triển quỹ Hội, hỗ trợ cho hoạt động của Hội.

- Đoàn kết, hợp tác với phụ nữ các nước, các tổ chức, cá nhân tiến bộ trong khu vực và thế giới vì bình đẳng, phát triển và hoà bình.

2.2 Lịch sử Phông lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam

2.2.1 Khối lượng tài liệu, thành phần tài liệu của Phông lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Khối lượng tài liệu

Hiện nay, tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam có 505,5 mét giá tài liệu bao gồm tài liệu đã nộp vào Lưu trữ lịch sử Đảng và tài liệu đang được lưu trữ tại cơ quan.

Tài liệu đã nộp vào Lưu trữ lịch sử Đảng bao gồm: - Tài liệu về Đoàn Phụ nữ cứu Quốc

- Tài liệu về Đoàn phụ nữ cứu Quốc

- Tài liệu về Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

- Tài liệu về Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa I - Tài liệu về Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa II - Tài liệu về Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa III - Tài liệu về Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa IV - Tài liệu về Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa V - Tài liệu về Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa VI - Tài liệu về Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa VII - Tài liệu về Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa VIII Tài liệu đang được lưu giữ tại cơ quan bao gồm:

- Tài liệu về Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa IX - Tài liệu về Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa X - Tài liệu về Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa XI

- Tài liệu về Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam khóa XII

Thành phần tài liệu

Thành phần tài liệu trong phông lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam bao gồm: tài liệu của Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc, Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Việt Nam và Đảng đoàn Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam (Mỗi cơ quan Đại hội, Ban Chấp hành, Đảng đoàn trong phông lưu trữ bao gồm cả tài liệu đi và tài liệu đến) Do đặc thù của Hội, thời gian thành lập và mối quan hệ của Hội nên khối lượng tài liệu lưu trữ của cơ quan Hội tương đối lớn, đa dạng, phong phú Trong đó có các loại hình chủ yếu: Tài liệu quản lý hành chính nhà nước, Tài liệu về giáo dục tư vấn cho phụ nữ; tài liệu chỉ đạo của Đảng; tài liệu về hoạt động của phụ nữ; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu nghe nhìn Cụ thể:

- Tài liệu chỉ đạo và những văn bản có liên quan đến phụ nữ của Đảng và Nhà nước

- Tài liệu về truyền thống đấu tranh của phụ nữ Việt Nam trong kháng chiến

- Tài liệu về phong trào phụ nữ Việt Nam và các hoạt động của Hội LHPN Việt Nam trong các thời kỳ

- Tài liệu của các Ban, đơn vị, của các tỉnh thành, đơn vị trực thuộc - Tài liệu của các bộ ngành liên quan

- Tài liệu về hoạt động của phụ nữ Việt Nam trên trường Quốc tế

- Các tài liệu hội nghị hội thảo trong và ngoài nước liên quan đến phụ nữ trẻ em - Tài liệu thế giới liên quan đến phụ nữ, trẻ em

2.2.2 Đặc trưng tài liệu của Phông lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Nội dung của tài liệu lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh trực tiếp hoạt động của Trung ương Hội nói chung và của từng cá nhân nói riêng Đó là phản ánh các sự kiện, công việc được hình thành trong các giai đoạn khác nhau, ghi lại những hoạt động của Trung ương Hội, cá nhân.

Tài liệu lưu trữ của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam có tính chính xác, tin cậy cao Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc có giá trị Vì vậy, nó chứa đựng những thông tin có độ tin cậy, chính xác cao và phản ánh một cách trung thực về các hoạt động của cơ quan Bởi vì tài liệu lưu trữ được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan Với đặc điểm đó, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin cấp một và được đảm bảo tính chính xác, trung thực bằng các yếu tố thể thức mang tính pháp lý Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc có đầy đủ các yếu tố thể thức văn bản Tuy nhiên, trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế Trong thực tế có những tài liệu được sản sinh trong điều kiện lịch sử không cho phép đạt được tất cả những yêu cầu trên thì chúng ta cũng phải có sự linh hoạt khi xem xét chúng Ví dụ: Tài liệu lưu trữ của Trung ương Hội thời kỳ trước năm 1950 có những văn bản được viết tay hoặc đánh máy chữ nhưng nội dung có giá trị thì phải lưu trữ vĩnh viễn vì đa số các tài liệu này có giá trị lịch sử và còn lại rất ít.

2.2.3 Giá trị của tài liệu trong Phông lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Tài liệu lưu trữ của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam do Đảng và Nhà nước thống nhất quản lý, được đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy

định của pháp luật Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ của Việt nam là nguyên tắc tập trung thống nhất Nguyên tắc này đã được khẳng định trong Điều 3 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ( năm 2001): “ Tài liệu lưu trữ quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước Tài liệu lưu trữ quốc gia phải được quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật”.

a Giá trị tài liệu lưu trữ:

Tài liệu lưu trữ của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam có giá trị về nhiều mặt, nhiều lĩnh vực pháp luật, kinh tế, văn hóa – xã hội, giáo dục và đối với cá nhân

Trước hết giá trị của tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực pháp luật, tài liệu lưu trữ dùng để làm bằng chứng, chứng cứ trong những việc liên quan đến pháp luật Tài liệu lưu trữ còn đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vụ án hình sự và dân sự về việc bảo vệ quyền lợi của phụ nữ và trẻ em Là minh chứng ghi lại các kỳ họp, bầu cử Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ còn có giá trị trong lĩnh vực Kinh tế, tài liệu lưu trữ được sử dụng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế cho phụ nữ Đối với lĩnh vực kinh tế, các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề án, dự án hỗ trợ phát triển kinh tế cho phụ nữ như “ Chăn nuôi gia súc”, “Phát triển nghề truyền thống”, “Rau bản địa”,

Đối với lĩnh vực văn hóa - xã hội, thông tin trong tài liệu lưu trữ được khái thác sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu về các vấn đề, nhu cầu, quyền lợi, của phụ nữ Tài liệu lưu trữ để tổ chức triển lãm giới thiệu về cuộc sống, những đức tính, vẻ đẹp truyền thống quý báu của người phụ nữ Việt Nam qua các thời kỳ

Trong lĩnh vực Giáo dục tài liệu lưu trữ là tài liệu không thể thiếu góp phần trong công việc giảng dạy, tập huấn Đặc biệt là tài liệu để phục vụ cho các đề tài nghiên cứu khoa học

Tại Trung ương Hội tài liệu lưu trữ đối với cá nhân có giá trị làm lý lịch, tiểu sử, là bằng chứng như bằng cấp, chứng nhận, các quyết định lương, thưởng, giấy khen, bằng khen, huân, huy chương,

Chương 3: Thực trạng phương án phân loại tài liệu của Trung ương Hội Liênhiệp Phụ nữ Việt Nam

3.1 Phương án phân loại tài liệu

Căn cứ vào tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, thành phần và nội dung tài liệu của Đại hội Đại biểu phụ nữ toàn quốc, Ban Chấp hành TW Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam và Đảng đoàn Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam, phương án phân loại được lựa chọn để xây dựng mẫu khung phân loại tài liệu Phông lưu trữ là “Thời gian – cơ cấu tổ chức”.

- Đặc trưng thời gian: tính theo giai đoạn 5 năm – tương đương với nhiệm kỳ hoạt động của Ban Chấp hành TW Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam.

- Đặc trưng cơ cấu tổ chức là 3 cơ quan (đơn vị hình thành phông): Đại hội, Ban Chấp hành và Đảng đoàn Các đặc trưng được lựa chọn để phân loại tài liệu trong từng cơ cấu tổ chức thành nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ trong mẫu khung phân loại như sau:

- Tài liệu của Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc: phân loại theo vấn đề (trình tự từ chuẩn bị, diễn biến đến phục vụ Đại hội).

- Tài liệu của Ban Chấp hành TW Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam; phân loại theo mặt hoạt động.

- Tài liệu của Đảng đoàn Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam: phân loại theo tác giả, nhóm tác giả và tên loại văn bản.

3.2 Mô tả phương án phân loại tài liệu

3.2.1 Xác định mô hình phông

Toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của 3 cơ quan: Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc, Ban Chấp hành TW Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam và Đảng đoàn Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam thành lập một phông lưu trữ.

3.2.2 Tên phông lưu trữ

Tên phông viết đầy đủ là “Phông Lưu trữ Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc, Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam và Đảng đoàn Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam” Vì tên phông quá dài để thuận lợi khi sử dụng nên được viết tắt là “Phông lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam”.

3.2.3 Khung phân loại tài liệu phông lưu trữ liên hợp Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc, Ban chấp hành TW Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam và Đảng đoàn Hội liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

- Phân loại tài liệu theo giai đoạn 5 năm (tương đương với nhiệm kỳ) hoạt động của Ban Chấp hành TW Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam.

- Tài liệu trong từng giai đoạn phân loại theo cơ cấu tổ chức (cơ quan – đơn vị hình thành phông) Cụ thể:

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU PHỤ NỮ TOÀN QUỐCA Chuẩn bị Đại hội

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về chuẩn bị Đại hội

+ Tài liệu các kỳ họp của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam về chuẩn bị Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc

+ Tài liệu của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch chỉ đạo, hướng dẫn về chuẩn bị Đại hội đại biểu phụ nữ các cấp tiến tới Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc

+ Tài liệu của Trung ương Đảng, Ban Tổ chức Trung ương Đảng chỉ đạo chuẩn bị Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc

- Tài liệu chuẩn bị về văn kiện Đại hội + Chuẩn bị báo cáo chính trị

+ Chuẩn bị báo cáo bổ sung, sửa đổi Điều lệ phụ nữ và Điều lệ phụ nữ sửa đổi

+ Chuẩn bị báo cáo tổng hợp ý kiến góp ý vào các dự thảo văn kiện Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc

+ Chuẩn bị báo cáo kiểm điểm sự lãnh đạo của Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam

+ Chuẩn bị báo cáo về các văn kiện trình Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc + Chuẩn bị các văn kiện khác (diễn văn khai mạc, bế mạc, chương trình, qui chế Đại hội, …)

- Tài liệu về hoạt động của Tiểu ban Văn kiện, Tiểu ban Điều lệ

+ Tài liệu chuẩn bị về nhân sự đại biểu dự Đại hội và nhân sự Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Việt Nam nhiệm kỳ tới

+ Tài liệu chuẩn bị nhân sự đại biểu dự Đại hội: tài liệu về cơ cấu, số lượng, thành phần đại biểu, dự kiến danh sách đại biểu dự Đại hội…

+ Tài liệu chuẩn bị nhân sự Ban Chấp hành TW Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam: tài liệu về nguyên tắc, tiêu chuẩn, cơ cấu, giới thiệu nhân sự, tổng hợp nhân sự qua phiếu giới thiệu, thăm dò; tài liệu các kỳ hội nghị Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch bàn về nhân sự; đơn, thư tố cáo, khiếu nại của các cá nhân gửi đến liên quan đến nhân sự Ban Chấp hành Trung ương Hội

+ Tài liệu về hoạt động của Tiểu ban nhân sự

- Tài liệu về chuẩn bị tổ chức và điều hành Đại hội: (Thời gian tổ chức Đại hội, dự kiến Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, khách mời dự Đại hội)

B Diễn biến Đại hội

- Tài liệu về tổ chức và thủ tục tiến hành Đại hội

+ Công văn triệu tập Đại hội; tài liệu về bầu Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, giới thiệu khách mời dự Đại hội, danh sách đại biểu dự Đại hội, danh sách Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, khách mời

+ Chương trình, nội qui, qui chế làm việc, diễn văn khai mạc Đại hội - Các văn kiện Đại hội

+ Báo cáo các văn kiện trình Đại hội + Báo cáo chính trị

+ Báo cáo sửa đổi Điều lệ và dự thảo Điều lệ phụ nữ sửa đổi

+ Báo cáo kiểm điểm Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Việt Nam nhiệm kỳ vừa qua

+ Nghị quyết Đại hội + Diễn văn bế mạc Đại hội + Biên bản Đại hội

- Tham luận của khách mời và các đại biểu dự Đại hội - Tài liệu về bầu cử Ban Chấp hành Trung ương Hội - Tài liệu về hoạt động đối ngoại của Đại hội

+ Tài liệu về mời, tổ chức đón tiếp, phục vụ các đoàn khách quốc tế dự Đại hội

+ Hoạt động của các đoàn khách quốc tế dự Đại hội

+ Thư, điện chúc mừng của các tổ chức phụ nữ quốc tế gửi đến Đại hội - Tài liệu về kết quả Đại hội

+ Các văn kiện chính thức của Đại hội (đã in thành sách) + Tài liệu tuyên truyền về thành công Đại hội

C Phục vụ Đại hội

- Tài liệu chung về công tác phục vụ Đại hội (kế hoạch phục vụ, triển khai tổ chức phục vụ, tổng kết công tác phục vụ, ma két trang trí hội trường, sơ đồ chỗ ngồi, thẻ huy hiệu, sổ đang ký văn bản đi, đến)

- Tài liệu về khen thưởng

- Tài liệu về kinh phí Đại hội

- Tài liệu của Tiểu ban phục vụ Đại hội

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮVIỆT NAM

A Chỉ đạo, hướng dẫn chung về công tác phụ nữ

- Tài liệu hội nghị

+ Tài liệu hội nghị Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt

+ Tài liệu hội nghị giao ban giữa Thường trực Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam với các cấp, các ngành có liên quan về các vấn đề chung

+ Tài liệu hội nghị cán bộ do Ban Chấp hành Trung ương Hội triệu tập

- Tài liệu Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam ban hành (kể cả dự thảo) về vấn đề chung

+ Báo cáo định kỳ tháng, quí, 6 tháng, cả năm, nhiều năm

+ Biên bản, kế hoạch, chương trình, công văn chung về các mặt công tác - Tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Việt Nam về vấn đề chung

+ Tài liệu của Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Việt Nam

+ Tài liệu của các Uỷ viên Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Việt Nam

- Tài liệu của các cơ quan gửi đến chỉ đạo chung về các mặt công tác

+ Tài liệu của TW Đảng và các cơ quan trực thuộc TW Đảng gửi đến

+ Tài liệu của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, các Uỷ ban trực thuộc Quốc hội gửi đến

+ Tài liệu của Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ gửi đến

+ Tài liệu của các tổ chức chính trị - xã hội cấp Trung ương gửi đến

+ Tài liệu của các tỉnh, thành Hội gửi đến: chương trình, báo cáo công tác tháng, quí, 6 tháng, cả năm, nhiều năm

- Tài liệu về thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng, Chính phủ, Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Việt Nam về các vấn đề chung

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về công tác tổ chức và cán bộ + Tài liệu hội nghị tổng kết về công tác tổ chức và cán bộ

+ Tài liệu của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Việt Nam ban hành về công tác tổ chức cán bộ

+ Tài liệu của các cơ quan gửi đến về công tác tổ chức cán bộ

+ Tài liệu về thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của TW Đảng, Chính phủ, Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Việt Nam về công tác tổ chức cán bộ

- Tài liệu về công tác tổ chức bộ máy

+ Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về tổ chức bộ máy

+ Tài liệu về xây dựng, kiện toàn, củng cố tổ chức bộ máy của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Việt Nam: thành lập giải thể, sáp nhập, chuyển giao, chức năng, nhiệm vụ, … của các đơn vị trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Hội

+ Tài liệu về xây dựng, kiện toàn, củng cố tổ chức bộ máy của Hội ở 3 cấp tỉnh, huyện và cơ sở

+ Tài liệu về thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng, Chính phủ, Ban Chấp hành Trung ương Hội về tổ chức bộ máy

- Tài liệu về công tác cán bộ

+ Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về công tác cán bộ + Tài liệu về công tác quản lý cán bộ

+ Tài liệu về giải quyết chế độ, chính sách đối với cán bộ + Tài liệu về qui hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ

+ Hồ sơ cán bộ cơ quan Trung ương Hội - Tài liệu về công tác thi đua khen thưởng

+ Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về công tác thi đua khen thưởng

+ Tài liệu về thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng, Chính phủ, Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Việt Nam về công tác thi đua khen thưởng

+ Tài liệu về các đợt tặng thưởng Huân, Huy chương, bằng khen, giấy khen cho các tổ chức, cá nhân Hội phụ nữ các cấp

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về công tác kiểm tra + Tài liệu hội nghị tổng kết về công tác kiểm tra

+ Tài liệu của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam ban hành về công tác kiểm tra

+ Tài liệu của các cơ quan gửi đến về công tác kiểm tra

+ Tài liệu về thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng, Trung ương Hội về công tác kiểm tra

- Tài liệu về kiểm tra tổ chức hội và hội viên chấp hành Điều lệ Hội, nghị quyết và các qui định của Hội

+ Tài liệu hội nghị chuyên đề về kiểm tra tổ chức hội và hội viên chấp hành Điều lệ Hội, các qui định, qui chế của Hội

+ Tài liệu của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội ban hành về kiểm tra tổ chức hội và hội viên chấp hành Điều lệ Hội, các qui định, quy chế của Hội

+ Tài liệu các cơ quan gửi đến về kiểm tra tổ chức hội và hội viên chấp hành Điều lệ Hội, các qui định qui chế của Hội