UBND TỈNH VĨNH LONG UBND TỈNH VĨNH LONG SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số /SGTVT VP Vĩnh Long, ngày tháng 12 năm 2021 V/v khắc phục một số tồn tại thự[.]
UBND TỈNH VĨNH LONG SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI Số: 2294 /SGTVT-VP CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Vĩnh Long, ngày 31 tháng 12 năm 2021 V/v khắc phục số tồn thực ứng dụng Hệ thống quản lý Văn điều hành tỉnh Kính gửi: Các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở Căn Quyết định số 434/QĐ-SGTVT ngày 29 tháng năm 2021 Sở Giao thông vận tải việc Ban hành Quy chế thực Ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý văn đạo, điều hành Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long Quy trình xử lý văn đi, văn đến Văn phòng Sở báo cáo kết thực sau: Kết thực ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý văn (gọi tắt Hệ thống): - Theo kết thống kê đến thời điểm báo cáo, toàn Sở có 15 đơn vị tham gia sử dụng Hệ thống (kể sở đào tạo sát hạch lái xe) với 171 tài khoản cấp tham gia khai thác sử dụng Hệ thống - Kết luân chuyển, tiếp nhận, phân công xử lý văn điện tử qua Hệ thống đạt 100% văn điện tử - Về thực ký số văn bản: Ban Giám đốc sở thực ký số văn điện tử (không ký giấy) - Ban hành kế hoạch tập huấn, hướng dẫn sử dụng Hệ thống cho đơn vị thuộc Sở Kết có 45 cơng chức, viên chức tham gia tập huấn - Văn phòng Sở tham mưu ban hành công văn số 29/SGTVT-VP ngày 8/01/2021 việc chấn chỉnh, khắc phục số tồn thực ứng dụng Hệ thống quản lý Văn điều hành tỉnh; công văn số 1135/SGTVT-VP ngày 22/7/2021 việc chấn chỉnh, khắc phục số tồn thực ứng dụng Hệ thống quản lý Văn điều hành tỉnh (lần 2) công văn số 694/SGTVT-VP 28/5/2021 việc tăng cường xử lý văn thực ký số văn qua Hệ thống thông tin quản lý Văn điều hành tỉnh; Tồn tại, hạn chế - Vẫn tồn số đơn vị chưa triển khai sử dụng đồng Hệ thống cho công chức viên chức xử lý văn nội đơn vị (Bến xe, TTGT, Cảng vụ), số lãnh đạo đơn vị chưa đăng nhập vào Hệ thống để xử lý, phân công văn số công chức, viên chức cấp tài khoản chưa truy cập vào Hệ thống - Chỉ sử dụng 01 tài khoản văn thư để thực tiếp nhận xử lý văn Hệ thống nên việc xử lý văn không đáp ứng quy trình xử lý văn theo quy định Cụ thể Hệ thống lưu lại trình xử lý sau: Văn thư người soạn thảo văn bản, Văn thư người ký, Văn thư người phát hành (thay quy trình phải thực gồm: Chuyên viên xử lý, Lãnh đạo ký, văn thư phát hành) chưa quy định xử lý văn giấy, làm ảnh hưởng đến chất lượng mặt pháp lý văn ban hành lưu trữ văn Hệ thống - Một số phòng, ban, đơn vị thực xử lý văn chậm dẫn đến số văn chưa xử lý văn xử lý hạn Nguyên nhân đăng ký văn đến không thời gian quy định, người sử dụng phân công xử lý không kết thúc văn bản, không phối hợp xử lý, soạn thảo văn khơng đính kèm trả lời văn đến, phần gây ảnh hưởng đến hiệu khai thác, sử dụng Hệ thống - Một số phòng, ban, đơn vị thực xử lý văn chậm dẫn đến số văn chưa xử lý văn xử lý hạn tồn nhiều, cụ thể: Văn giải hạn: 1, văn giải hạn 195 (gửi kèm Hệ thống) Các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở cần nghiêm túc chấn chỉnh, khắc phục tồn thực ứng dụng Hệ thống quản lý Văn điều hành tỉnh Trong thời gian tới để thực tốt ứng dụng Hệ thống quản lý Văn điều hành tỉnh xử lý văn hành phịng, ban, đơn vị thuộc Sở Giám đốc Sở Giao thông vận tải đạo: - Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị thuộc Sở theo dõi, đôn đốc, đạo công chức, viên chức sử dụng đồng Hệ thống quản lý Văn điều hành tỉnh xử lý văn Thực quy định công tác văn thư, ứng dụng văn điện tử theo quy định - Nghiêm túc triển khai thực định số 434/QĐ-SGTVT ngày 29/9/2021 Sở Giao thông vận tải việc ban hành Quy chế thực Ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý văn đạo, điều hành Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long quy trình xử lý văn đi, văn đến - Bắt buộc phải sử dụng ứng dụng Hệ thống để giải công việc: Đối với lãnh đạo đơn vị (hoặc người ủy quyền), lãnh đạo phòng, ban, đơn vị thuộc Sở phải thường xuyên kiểm tra Hệ thống vào đầu ngày làm việc để tiếp nhận xử lý thông tin; Đối với CC-VC phải thường xuyên kiểm tra Hệ thống để tiếp nhận, xử lý kịp thời Văn đến lãnh đạo phân công; CCVC cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống phải có trách nhiệm bảo vệ mật sử dụng lưu trữ văn cá nhân, chịu trách nhiệm xử lý văn bản, nội dung thơng tin gửi lên mạng, khơng truy nhập vào tài khoản người khác không cung cấp tài khoản cho người khác để cập nhật văn bản, xử lý văn - Không sử dụng 01 tài khoản Văn thư để thực tiếp nhận xử lý văn Hệ thống Thực quy trình xử lý văn đi, văn đến theo quy chế ban hành định số 434/QĐ-SGTVT ngày 29/9/2021 3 - Nội dung thực ứng dụng Hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh tiêu chí bình xét thi đua hàng năm Sở, yêu cầu phòng, ban, đơn vị nghiêm túc triển khai thực tốt - Văn phòng Sở theo dõi trình truy cập Hệ thống quản lý văn điều hành báo cáo kết thực ứng dụng Hệ thống phòng, ban, đơn vị thuộc Sở họp giao ban tuần Yêu cầu phòng, ban, đơn vị thực nghiêm túc nội dung cơng văn Nếu có chậm trễ cơng việc xử lý hạn văn đơn vị hồn tồn chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở./ Nơi nhận: - Ban GĐ Sở; - Như (để thực hiện); - VP Sở; - Lưu: VT, 1.04.06.K KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Nguyễn Quang Khải ... thời gian quy định, người sử dụng phân công xử lý không kết thúc văn bản, không phối hợp xử lý, so? ??n thảo văn khơng đính kèm trả lời văn đến, phần gây ảnh hưởng đến hiệu khai thác, sử dụng Hệ... phải có trách nhiệm bảo vệ mật sử dụng lưu trữ văn cá nhân, chịu trách nhiệm xử lý văn bản, nội dung thơng tin gửi lên mạng, khơng truy nhập vào tài khoản người khác không cung cấp tài khoản cho... trình xử lý văn đi, văn đến theo quy chế ban hành định số 434/QĐ-SGTVT ngày 29/9/2021 3 - Nội dung thực ứng dụng Hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh tiêu chí bình xét thi đua hàng năm Sở, u