TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG KỲ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN HỌC KỲ 1 NĂM HỌC 2021 – 2022 Đề tài bài tập lớn Xác định mục tiêu của sự kiện “Bay trên mùa vàng” , xác định đối tượng đại biểukhách mời của sự kiện, viết chương trình cho sự kiện Căn cứ vào đó, xây dựng kế hoạch nhân sự, kế hoạch dự phòng rủi ro cho sự kiện và lập bảng dự toán ngân sách tổng thể cho sự kiện Sinh viên thực hiện NGUYỄN THÙY LINH Mã sinh viên 1811140987 Lớp ĐH8QTDL4 Tên h.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG KỲ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN HỌC KỲ NĂM HỌC 2021 – 2022 Đề tài tập lớn: Xác định mục tiêu kiện “Bay mùa vàng” , xác định đối tượng đại biểu/khách mời kiện, viết chương trình cho kiện Căn vào đó, xây dựng kế hoạch nhân sự, kế hoạch dự phòng rủi ro cho kiện lập bảng dự toán ngân sách tổng thể cho kiện Sinh viên thực : NGUYỄN THÙY LINH Mã sinh viên : 1811140987 Lớp : ĐH8QTDL4 Tên học phần : Quản trị kiện Giảng viên hướng dẫn : Ths Nguyễn Trung Kiên Hà Nội , ngày 03 tháng 12 năm 2021 CƠ SỞ LÝ LUẬN Mục tiêu kiện A - Mục tiêu kiện kết mà nhà đầu tư kiện, nhà tổ chức kiện thành phần tham gia khác định nhằm phấn đấu đạt trình thực kiện - Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực (mục tiêu đáng) - Mục tiêu phải rõ ràng - Mục tiêu phải thể yếu tố thúc đẩy nỗ lực nhà đầu tư nhà tổ chức kiện - Mục tiêu phải linh hoạt có tính khả thi - Mục tiêu phải đảm bảo thống Đối tượng đại biểu/ khách mời kiện - Khách mời tham gia kiện tổ chức, doanh nghiệp cá nhân chủ đầu tư kiện chủ động mời tham dự vào diễn biến, hoạt động kiện, họ đối tượng mà mục tiêu kiện muốn tác động đến Vì vậy, khách mời tham gia kiện yếu tố cần tính tới lập chương trình, kế hoạch nội dung tổ chức kiện - Khách mời tham gia kiện miễn phí, có trường hợp phải trả khoản phí định để đổi lại họ nhận giá trị định tinh thần vật chất - Theo kế hoạch tổ chức kiện chia thành: + Khách mời thức + Khách mời dự bị - Theo vị trí, vai trị khách chia thành: + Khách mời nhân vật quan trọng (khách VIP- Very important person, nhân vật quan trọng như: quan chức chỉnh phủ hoặc, lãnh đạo đối tác công việc, lãnh đạo doanh nghiệp lớn, nhân vật có vị trí, tầm ảnh hưởng lớn xã hội…) + Khách mời quan truyền thông (như nhà báo, phóng viên, quay phim…) + Khách mời khách hàng + Khách mời nhà cung ứng Chương trình kiện gì? - Viết chương trình (proposal): cách tạo sản phẩm kiện giấy tờ, chương trình kiện giống kịch cho tác phẩm điện ảnh, hay chương trình du lịch trọn gói Từ chương trình tổng thể kiện sở để lập kế hoạch chuẩn bị, tổ chức dịch vụ cần thiết cho chương trình xác định cụ thể từ xác định sơ giá thành chương trình Chương trình gửi đến nhà đầu tư kiện với bảng báo giá chờ phản hồi từ phía nhà đầu tư kiện Thông thường, nhà tổ chức kiện, giai đoạn quan trọng nhất, tạo khác biệt công ty tổ chức kiện với định việc ký kết hợp đồng nhà đầu tư kiện Nhưng ý tưởng hay chưa đảm bảo thành cơng kiện cịn phụ thuộc nhiều vào khâu lập kế hoạch tổ chức tiến hành kiện - Trong số trường hợp, nhà tổ chức kiện đưa lúc nhiều chương trình, kế hoạch khác để nhà đầu tư kiện lựa chọn Mặt khác, nhà đầu tư kiện thông báo đấu thầu kiện đó, họ nhận nhiều chương trình từ nhà tổ chức kiện khác Lập dự đoán ngân sách - Dự toán ngân sách tổ chức kiện (event budget planer) việc liệt kê tính tốn khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính phát sinh trình tổ chức kiện - Ngân sách tổ chức kiện nhà đầu tư kiện định, yếu tố định đến chương trình, nội dung chất lượng dịch vụ kiện, hay nói cách khác điều kiện, sở cho tổ chức kiện B NỘI DUNG I ĐẶT VẤN ĐỀ Tên đề tài: “Sự kiện mắt Tour du lịch “Bay mùa vàng” ngắm cảnh Mù Cang Chải trực thăng.” Đối tượng tham gia: - Khách hàng thân thiết, khách hàng mới, đối tác quan trọng, phóng viên, báo đài - Số lượng: 200 người Thời gian tổ chức: - Vào ngày 11/1/2022 Địa điểm tổ chức: - Khách sạn Pull Man Hà Nội: +Địa chỉ: 40 Cat Linh street (Entrance 61 Giang Vo street), Dong Da district, 10000 Hanoi, Vietnam + Điện thoại: +84 (0) 24 3733 0688 + Pullman Hanoi nằm dọc Phố Cát Linh Hà Nội, thuận tiện cho khách hàng đến địa điểm tham quan bán kính chưa đến km từ Chùa Một Cột 10 phút lái xe từ Khu Phố Cổ II NỘI DUNG KẾ HOẠC TỔ CHỨC Mục tiêu kiện “Bay mùa vàng” - Công ty TNHH thương mại dịch vụ lữ hành Sao Việt với mục đích chiến lược mở rộng thị phần địa bàn, công ty định mở chiến dịch giới thiệu tour du lịch “ Bay mùa vàng” Đây không tour du lịch mang đến cho khách hàng trải nhiệm tuyệt vời Mù Căng Chải, mang đến góc nhìn thực đẹp đẽ phong cảnh nơi mà chương trình du lịch nhằm thúc đẩy du lịch Mù Căng Chải Công ty TNHH thương mại dịch vụ lữ hành Sao Việt muốn mang lại cho khách hàng chương trình du lịch chất lượng cao, mang đến trải nhiệm tốt in sâu vào tâm trí khách hàng Đối tượng đại biểu/khách mời kiện - Khách mời chủ yếu kiện đối tác quan trọng, những nhà đối tác mới, khách hàng thân thiết khách hàng Đặc biệt cịn phóng viên bào đài đưa tin - Đây hội lớn cho công ty để iếp cận xúc tiến mối quan hệ mới, đồng thời hội để gặp gỡ gắn kết với khách hàng Viết chương trình cho kiện - Sau nội dung kiện: Thời gian 8h30 - 8h40 8h40 - 8h55 8h55 - 9h00 9h00 – 9h10 9h10 – 9h40 9h40 – 10h00 10h00 – 10h20 10h 20 – 10h45 11h Nội dung Đón khách, mời khách vào vị trí, gửi kèm tặng phẩm Trình chiếu clip giới thiệu q trình hình thành cơng ty Kết thúc việc đón khách chiếu clip giới thiệu trình hình thành công ty Đại diện công ty lên phát biểu khai mạc hội nghị Văn nghệ Giới thiệu sản phẩm mới, giải đáp thắc mắc sản phẩm cho khách hàng Trò chơi giao lưu làm quen Định hướng chiến lược công ty thời gian tới Kết thúc hội nghị Kế hoạch nhân Để dễ dàng việc quản lý thực công việc, đội ngũ nhân viên làm kiện chia làm phận phụ trách mảng sau: - ST T Tên phận Ban tổ chức Tên / Số lượng Công việc 04 Lê Đình Bảo Nguyễn Minh Nghĩa Trịnh Quang Khải Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lí tồn kiện, lên kế hoạch thuê mướn, quản lí rủi ro, phân cơng quản Có nhiệm vụ lên kịch nội dung cụ thể chương trình, phụ trách hợp đồng Có nhiệm vụ thiết kế banner, thẻ đeo ban tổ chức, thẻ khách mời, trang trí sân khấu, khơng gian kiện… Tìm nhà cung cấp âm thanh, sân khấu, phụ trách âm ánh sáng cho trình diễn bữa tiệc Đồng thời có nhiệm vụ chụp ảnh quay lại tồn chương trình giúp khách tham gia kiện Phụ trách vấn đề đặt phòng, buffet, phụ trách lễ tân Nội dung 02 Nguyễn Ngọc Thảo Trịnh Đức Anh Thiết kế 01 Hồ Thanh Hóa Kĩ thuật 01 Lương Mạnh Dũng Hậu cần 02 Trịnh Mỹ Duyên Lương Thúy Hường Tài ST T trình kiện diễn ra, viết thư mời, chuẩn bị thư cám ơn, chuẩn bị thẻ đeo ban tổ chức, … Phụ trách vấn đề ghi chép q trình thu chi hợp lí, chi tiết, cụ thể rõ ràng, phù hợp với dự kiến nằm kế hoạch 01 Lê Thị Huyền Kế hoạch dự phòng rủi ro Rủi Ro Giải pháp khắc phục Số lượng khách mời tham gia không dự kiến: tham gia khơng xếp thời gian, số lượng tham gia nhiều dẫn thêm cái, người yêu theo dẫn đến khó khăn vấn đề sinh hoạt ăn số hoạt động chung chương trình phải thay đổi Thiếu nhân lực trước ngày diễn kiện nên công tác chuẩn bị không đảm bảo, chậm trễ Thức ăn nhà hàng không hợp vị gây dị ứng cho khách hàng Rà soát kỹ chốt danh sách số lượng người tham gia trước ngày diễn kiện Cần phân công công việc rõ ràng cho phận, ban, cần thiết phải tuyển thêm cộng tác viên Cần nắm rõ thông tin cá nhân người (giới tính, tuổi tác, tơn giáo, tín ngưỡng, …) để xây dựng phần ăn phù hợp Khách hàng bị ngộ Liên hệ trước với nhà hàng 8 độc ăn thức ăn để đảm bảo vấn đề vệ sinh an nhà hàng tồn thực phẩm Nếu có tình xấu xảy nhà hàng phải chịu trách nhiệm cần đảm bảo vấn đề y tế kịp thời cho khách hàng (thuốc, y bác sĩ, số điện thoại bệnh viện Thời tiết thay đổi: Cần chuẩn bị dù to, bạt che, mưa, gió áo mưa tiện lợi có biện pháp dự phòng khác: di chuyển khách hàng đến địa điểm khác (khơng bị mưa gió) để tổ chức chương trình hoạt động khác Khách hàng bị Kết hợp với bên an ninh tài sản khách sạn nhà hàng để đảm bảo chặt chẽ an ninh cho khách hàng Hướng dẫn phổ biến rõ nội quy việc bảo quản tài sản cá nhân cho khách hàng, nằm nội quy đó, khách hàng phải tự chịu trách nhiệm Âm ánh sáng Cần rà soát kiểm tra kĩ sân khấu không trước kiện bắt đầu đảm bảo: thiếu nhạc, 60 phút Nên phân ánh sáng không phù công rõ người phụ trách hợp, sân khấu trơn phải có mặt suốt thời trượt, không gian diễn kiện chắn,… Các trị chơi khó, Ban phụ trách trị chơi khách hàng khơng chơi phải lựa chọn trị chơi phù hợp với đối tượng khách hàng, phải test trước trị chơi có phương án dự phịng (thay đổi trị chơi khác) Thiếu cơng cụ dụng Liệt kê tất cơng cụ dụng cụ trị chơi cụ trò chơi kiểm tra kĩ 10 11 12 Khách hàng bị say xe di chuyển An tồn tính mạng, tài sản cho khách hàng thời gian diễn kiện (cháy nổ, ẩu đã, trộm cắp,…) Thiếu nhân lực trước ngày diễn kiện nên công tác chuẩn bị không đảm bảo, chậm trễ Dự đoán ngân sách Nội dung Đặt phịng hội nghị Hội trường, trang trí, thiết kế Chi phí nhân Quà tặng, ấn phẩm Quà tặng cho người chơi game lần cuối trước diễn trò chơi Chuẩn bị sẵn thuốc chống say xe, bao bì,… Bộ phận an ninh – bảo vệ phải thường trực suốt thời gian diễn kiện Chuẩn bị kiểm tra kĩ bình chữa cháy Liên hệ trước với công an bệnh viện địa phương Cần phân công công việc rõ ràng cho phận, ban, cần thiết phải tuyển thêm cộng tác viên Thơng tin Họp có ăn nhẹ gồm bánh cookie sandwich; trái yogurt, café trà Hội trường Thẻ đeo, banner, phông, sản phẩm triển lãm,… Trợ cấp ngày Số lượng 01 Đơn giá 1.200.000 01 200 thẻ đeo, phông, banner 30 550.000 3.000.000 Tập san tour 160 du lịch mới, Cốc sứ in hình logo cơng ty Phần thưởng game show 10 150.000 150.000 150.000 Thuê ca sĩ Thuê MC Chi phí phát sinh khác Tổng Cát xê cho ca sĩ Cát xê cho MC 2.000.000 1.000.000 25.000.000 64.000.000 ( Sáu mươi bốn triệu) Kết thúc kiện: - Kết thúc kiện, chuyển đồ đạc kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại vật dụng sử dụng (repair), toán hợp đồng cho nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)… - Họp rút kinh nghiệm: Sau event kết thúc, công ty tổ chức kiện phận viết báo cáo ghi nhận lại thiếu sót q trình chuẩn bị, trình diễn trình kết thúc kiện để rút kinh nghiệm cho kiện sau - Gửi thư cảm ơn đến tất khách hàng tham dự - Thanh tốn chi phí TÀI LIỆU THAM KHẢO - Lưu Văn Nghiêm, Tổ chức kiện, NXB ĐH Kinh tế quốc dân Hà Nội, 2007 - Khách sạn Pullman Hà Nội https://pullman-hanoi.com/vi/ - Special Events: Best Practices in Modern Event Management (Hospitality, Travel & Tourism) 11 PHỤ LỤC A CƠ SỞ LÝ LUẬN Mục tiêu kiện Đối tượng đại biểu/ khách mời kiện Chương trình kiện gì? Lập dự đốn ngân sách B NỘI DUNG I ĐẶT VẤN ĐỀ Tên đề tài: Đối tượng tham gia: Thời gian tổ chức: Địa điểm tổ chức: II NỘI DUNG KẾ HOẠC TỔ CHỨC Mục tiêu kiện “Bay mùa vàng” Đối tượng đại biểu/khách mời kiện Viết chương trình cho kiện Kế hoạch nhân Kế hoạch dự phòng rủi ro Dự đoán ngân sách Kết thúc kiện: TÀI LIỆU THA,M KHẢO 12 13 ... NGUYỄN THÙY LINH Mã sinh viên : 1811140987 Lớp : ĐH8QTDL4 Tên học phần : Quản trị kiện Giảng viên hướng dẫn : Ths Nguyễn Trung Kiên Hà Nội , ngày 03 tháng 12 năm 2021 CƠ SỞ LÝ LUẬN Mục tiêu kiện. .. sinh trình tổ chức kiện - Ngân sách tổ chức kiện nhà đầu tư kiện định, yếu tố định đến chương trình, nội dung chất lượng dịch vụ kiện, hay nói cách khác điều kiện, sở cho tổ chức kiện B NỘI DUNG... hoạt động kiện, họ đối tượng mà mục tiêu kiện muốn tác động đến Vì vậy, khách mời tham gia kiện yếu tố cần tính tới lập chương trình, kế hoạch nội dung tổ chức kiện - Khách mời tham gia kiện miễn