Báo cáo thực tâp nghiệp vụ 1 Logistics và quản lý chuỗi cung ứng . Đơn vị thực tập : Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay các hoạt động thương mại phát triển rất phong phú, đa dạng và đan xen lẫn nhau, việc một doanh nghiệp, công ty hay người kinh doanh chỉ bằng khả năng của mình thực hiện tất cả các công đoạn của quá trình giao lưu thương mại ngày càng trở nên hạn hữu. Chỉ để chuyển được hàng hóa cho khách hàng, người mua doanh nghiệp có thể phải thực hiện một loạt các thao tác từ đóng gói sản phẩm, ghi kỹ mã hiệu, làm thủ tục thuế quan và một loạt giấy tờ khác để gửi hàng và nhận hàng, xếp dỡ hàng hóa, lưu kho hàng hóa...Người bán hàng có thể thực hiện tất cả những công việc trên nhưng không phải bất cứ người bán nào cũng có thể đủ trình độ chuyên môn mặt khác những chi phí phát sinh trong việc thực hiện các hoạt động phụ trợ trên cũng rất tốn kém. Để giảm chi phí sản xuất các doanh nghiệp đã lựa chọ cho mình những dịch vụ liên quan đến vệc chuyển hàng hóa đến khách hàng và vì thế dịch vụ giao nhận đã ra đời . Với sự phát triển như vũ bão của của nền kinh tế thế giới, đời sống của người dân ngày càng được nâng cao kéo theo sự gia tăng nhu cầu về vận chuyển hàng hoá cũng như đi lại. Trước tình hình đó đòi hỏi ngành vận tải phải không ngừng đổi mới, phát triển và hoàn thiện về mọi mặt: qui mô, tổ chức, số lượng, chủng loại phương tiện, năng suất, hiệu quả hoạt động... để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của thị trường. Trong xu thế đó, Công ty Cổ phần bưu chính Viettel đã được thành lập, ngày càng phát triển lớn mạnh, có những đóng góp không nhỏ cho ngành vận tải Trong thời gian thực tập nghiệp vụ tại Công ty cổ phần Bưu chính Viettel, em đã có cơ hội được tìm hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, các lĩnh vực hoạt động cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trong báo cáo thực tập này, em xin được trình bày một số vấn đề đã tìm hiểu được trong quá trình thực tập tại công ty.
BÁO CÁO THỰC TẬP NGHIỆP VỤ Đơn vị thực tập : Cơng ty Cổ phần Bưu Viettel Ngành : Logistics quản lý chuỗi cung ứng LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện kinh tế thị trường hoạt động thương mại phát triển phong phú, đa dạng đan xen lẫn nhau, việc doanh nghiệp, công ty hay người kinh doanh khả thực tất cơng đoạn trình giao lưu thương mại ngày trở nên hạn hữu Chỉ để chuyển hàng hóa cho khách hàng, người mua doanh nghiệp phải thực loạt thao tác từ đóng gói sản phẩm, ghi kỹ mã hiệu, làm thủ tục thuế quan loạt giấy tờ khác để gửi hàng nhận hàng, xếp dỡ hàng hóa, lưu kho hàng hóa Người bán hàng thực tất công việc người bán đủ trình độ chun mơn mặt khác chi phí phát sinh việc thực hoạt động phụ trợ tốn Để giảm chi phí sản xuất doanh nghiệp lựa chọ cho dịch vụ liên quan đến vệc chuyển hàng hóa đến khách hàng dịch vụ giao nhận đời Với phát triển vũ bão của kinh tế giới, đời sống người dân ngày nâng cao kéo theo gia tăng nhu cầu vận chuyển hàng hoá lại Trước tình hình địi hỏi ngành vận tải phải khơng ngừng đổi mới, phát triển hoàn thiện mặt: qui mô, tổ chức, số lượng, chủng loại phương tiện, suất, hiệu hoạt động để đáp ứng ngày tốt nhu cầu thị trường Trong xu đó, Cơng ty Cổ phần bưu Viettel thành lập, ngày phát triển lớn mạnh, có đóng góp khơng nhỏ cho ngành vận tải Trong thời gian thực tập nghiệp vụ Công ty cổ phần Bưu Viettel, em có hội tìm hiểu rõ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Trong báo cáo thực tập này, em xin trình bày số vấn đề tìm hiểu q trình thực tập cơng ty Do hạn chế kiến thức chung khả tiếp cận thực tế nên báo cáo nhiều thiếu sót, mong nhận đóng góp quý thầy (cơ) Em xin chân thành cảm ơn góp ý bổ ích q thầy (cơ)! MỤC LỤC Phần : THU THẬP, TỔNG HỢP THÔNG TIN NHU CẦU KHÁCH HÀNG 1.1 Hoạt động thu thập thông tin khách hàng 1.1.1 Các phương pháp thu thập thông tin khách hàng 1.1.2 Quản lý thông tin khách hàng doanh nghiệp 1.2 Phân tích thơng tin hợp đồng, tổng hợp thơng tin nhu cầu khách hàng 1.3 Quản lý hợp đồng cung ứng hàng hóa 11 PHẦN 2: QUẢN LÝ TỒN KHO .13 2.1 Quản lý hàng tồn kho 13 2.1.1 Hoạt động quản lý tồn kho 13 2.1.2 Lợi ích quản lý hàng tồn kho 14 2.2 Lựa chọn kho dựa trữ hàng hóa 15 2.3 Theo dõi điều chỉnh hàng hóa tồn kho, dự trữ 17 2.3.1 Các phương pháp theo dõi hàng tồn kho .17 2.3.2 Xác định mức dự trữ tồn kho hợp lý phù hợp doanh nghiệp 18 LỜI CẢM ƠN .19 PHẦN : THU THẬP, TỔNG HỢP THÔNG TIN NHU CẦU KHÁCH HÀNG 1.1 Hoạt động thu thập thông tin khách hàng a.1.1 Các phương pháp thu thập thông tin khách hàng a Công nghệ thông tin - Thường sử dụng khách hàng đại lý, doanh nghiệp để thơng báo chương trình ưu đãi, chiết khấu - Đồng thời sử dụng trang website riêng để khách hàng thực trao đổi với công ty thực yêu cầu phục vụ b Các công cụ Marketing - Thông qua hoạt động treo băng rôn, phát tờ rơi, dán poster; - Các Hội nghị tri ân khách hàng, hoạt động xã hội; - Thăm dò ý kiến khách hàng cách thường xuyên c Các công cụ bán hàng - Bán hàng liên kết, thông qua đối tác trung gian; - Xây dựng đội ngũ nhân viên kinh doanh chất lượng cao; - Tiếp xúc trực tiếp để giải đáp có khách hàng thắc mắc; - Bộ phận bán hàng( Sales Logistics) ngồi việc trì mối quan hệ với khách hàng ln ln cần tìm kiếm khách hàng Việc tìm kiếm khách hàng khơng phải đơn giản Trước tiên tìm kiếm khách hàng qua trang mạng xã hội, Internet, xem khách hàng có nhu cầu nào, bên cơng ty có đáp ứng khơng, sau tìm cách liên hệ Với thông tin khách hàng( tên tuổi, công ty, chức vụ, số điện thoại liên hệ khách tìm được, nhân viên phận bán hàng bắt đầu gọi điện giới thiệu dịch vụ công ty cung cấp, hỏi thăm khách hàng nhu cầu, mong muốn họ, ưu cơng ty mà cơng ty đem lại cho khách hàng mình, tạo dựng mối quan hệ mới,… 1.1.2 Quản lý thông tin khách hàng doanh nghiệp - Doanh nghiệp có mơ hình quản trị quan hệ khách hàng -CRM từ có sở liệu khách hàng gồm thông tin như: họ tên khách hàng, năm sinh, giới tính, số CMND, địa chỉ, nghề nghiệp ; tình trạng khiếu nại giải khiếu nại; số tiền cước sử dụng lịch sử tốn cước Các thơng tin đượcc lấy trực tiếp từ giao dịch kháchhàng, nhân viên cửa hàng giao dịch nhập liệu thơ khách hàngkhi có khách hàng đến giao dịch thông qua phiếu yêu cầu cung cấp dịchvụ Đồng thời, nhân viên cập nhập thông tin vào hồ sơ khách hàng máy tính; cập nhập thường đăng ký sử dụng dịch vụ xuyên loại hình dịch vụ viễn thông với đầy đủ thông tin như: loại hình dịch vụ, đối tượng sử dụng dịch vụ, hình thức Kết xuất số liệu thơng tin khách hàng theo file Nhập số liệu thông tin khách hàng Lưu trữ số liệu máy tính Tìm kiếm thơng tin khách hàngđơn lẻ Cấu trúc sở liệu khách hàng - Cơ sở liệu khách hàng quản lý thống nhất; giúp nhân viên dễ dàng theo dõi cập nhật chi tiết tới khách hàng, giúp việc phân loại, đánh giá chăm sóc khách hàng thuận lợi Sau thu thập thông tin khách hàng nhân viên lọc lập danh sách hàng tiềm có chương trình chăm sóc, hoạt động marketing để tiếp cận 1.2 Phân tích thơng tin hợp đồng, tổng hợp thơng tin nhu cầu khách hàng Phân tích hợp đồng cung ứng sử dụng dịch vụ vận chuyển phát Công ty TNHH MTV Bảo hiểm NH TMCP Công thương Việt Nam với Công ty Cổ phần Bưu Viettel Hợp đồng gồm phần - Thông tin bên tham gia ; - Các thỏa thuận mà bên ký với ; - Những quy định vật phẩm, hàng hóa cấm gửi gửi có điều kiện Thơng tin bên tham gia bao gồm Thông tin bên hợp đồng + Bên A : Công ty TNHH MTV Bảo hiểm NH TMCP Công thương Việt Nam + Bên B : Cơng ty Cổ phần Bưu Viettel + Các thông tin : Địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản, gmail, tên người đại diên cơng ty phải ghi xác rõ ràng Các thỏa thuận mà bên ký với - Bên B cung ứng cho bên A dịch vụ chuyển phát bao gồm: + Vận chuyển nhanh + Bảo đảm chất lượng hàng hóa + Vận chuyển vòng 60 - Chất lượng giá cước + Chất lượng thực theo cam kết Cơng ty Cổ phần Bưu Viettel + Giá cước dịch vụ vận chuyển theo báo giá bên B theo thời điểm bên B thơng báo cho bên A vịng ngày trước áp dụng - Phương thức thời hạn toán: + Bên B thống kê số lượng, khối lượng bưu kiện, tiền cước tháng tương ứng báo cho bên A trước 10 ngày tháng tiếp theo, bên A đối chiếu, tiếp nhận hóa đơn trả chậm hết ngày 20 tháng cho bên B + Hình thức tốn : Tiền mặt, chuyển tiền, sec - Đóng gói giao nhận + Bên A phải tuân thu quy cách đóng gói bên Cơng ty Cổ phần Bưu Viettel nhằm đảm bảo an tồn cho hàng hóa q trình vận chuyển + Đối với hàn hóa gửi nước : Khơng hạn chế khối lượng, chiều cao bưu kiện không vươt 1m50 chu vi lớn cộng với chiều dài không 3m , hàng cồng kềnh, nguyên khối tách rời bên A liên hệ với bên B để có dẫn + Đói với hàng nước ngồi : Khối lượng kích thước quy địng gửi hàng nước, bên B làm mội thủ tục định hãng vận chuyển Quốc tế thực giao nhận hàng bên A Quyền nghĩa vụ bên A - Quyền bên A + Yêu cầu bên B cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dịch vụ chuyển phát + Được đảm bảo thông tin riêng an toàn chuyển phát hàng háo trình vận chuyển + Được yêu cầu bồi thường xảy sựu cố hàng hóa - Nghĩa vụ bên A + Thực đầy đủ quy định vận chuyển hàng hóa theo hướng dẫn bên B + Khai báo xác trung thực, cung cấp đầy đủ chứng từ hàng hóa + Thanh tốn cước phí vận chuyển theo hợp đồng Quyền nghĩa vụ bên B - Quyền bên B + Bên B có quyền từ chối cung cấp dịch vụ trường hợp hàng hóa gửi thuộc danh mục cấm, người gửi không đủ điều kiện, hàng gửi đến nước cấm nhập khẩu, bên A không cung cấp đủ tài liệu, giấy tờ cần thiết chứng minh hàng hóa theo yêu cầu nên B theo quy định pháp luật + Có quyền ủy quyền cho bên thứ thực nhận bưu kiện vận chuyển lãnh thổ Việt Nam + Được mở bưu phẩm để xử lý, kiểm tra nội dung bưu kiện hàng hóa + u cầu bên A tốn đầy đủ, hạn cước phí vận chuyển - Nghĩa vụ bên B + Hướng dẫn bên A sử dung dịch vụ, cung cấp hóa đơn chứng từ hợp lệ + Bảo đảm an toàn bưu gửi kể từ nhận giao hàng cho người nhận + Giải khiếu nại bồi thường cho khách hàng Trách nhiệm điều khoản khiếu nại, đền bù bồi thường - Thời hiệu khiếu nại: + Bưu gửi , hư hỏng, giá cước, nội dung khác: 01 tháng kể từ ngày bưu gửi phát thành công + Mất mát, chuyển phát bưu gửi chậm: 06 tháng kể từ ngày kết thúc thời gian tồn trình + Thời gian giải khiếu nại không 02 tháng bưu gửi nước; không 03 tháng bưu gửi quốc tế - Bên B không bồi thường trường hợp + Thiệt hại xảy hoàn toàn lỗi vi phạm hợp đồng người gửi đặc tính tự nhiên, khuyết tật vốn có bưu gửi + Người gửi không chứng minh việc gửi suy suyển, hư hỏng bưu gửi + Bưu gửi giao thành công người nhận khơng có ý kiến nhận + Bưu gửi bị tịch thu tiêu hủy theo quy định pháp luật Việt Nam pháp luật nước nhận + Người gửi không thực quy định khiếu nại, giải tranh chấp theo quy định + Các trường hợp bất khả kháng theo quy định pháp luật Hiệu lực chấm dứt hợp đồng - Hợp đồng có hiệu lực tự động chấm dứt hợp đồng hai bên thỏa thuận với nhau, hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng văn - Một hai bên phá sản, giải thể Thông tin thỏa thuận hợp đồng mà bên ký với Những quy định vật phẩm, hàng hóa cấm gửi gửi có điều kiện + Những hàng hố cho phép cấm vận chuyển theo quy định nhà nước + Một số loại hàng hóa kinh doanh phải có chứng từ thuế chứng từ hợp lệ khác mà nhà nước quy định Thông tin quy định vật phẩm,hàng hóa cấm gửi gửi có điều kiện 10 Những lưu ý hợp đồng - Mỗi trang hợp đồng phải có đóng dấu xác nhận bên A bên B - Cuối hợp đồng phải có chữ ký người đại diện đóng dấu bên - Hai bên cần phải đọc kỹ, điều khoản điều kiện, thay đổi điều chỉnh sửa hợp đồng cho phù hợp với bên - Hai bên cam kết thực đầy đủ điều kiện ghi hợp đồng trường hợp bên đơn phương chấm dứt hợp đồng phải báo trước cho bên cịn lại 30 ngày - Hợp đồng chịu điều chỉnh luật pháp nước CHXHCN Việt Nam, trường hợp xảy tranh chấp, hai bên thương lượng, không giải đưa tịa án nhân dân có thẩm quyền có trách nghiệm giải buộc bên phải tuân theo - Hợp đồng gồm trang lập thành có giá trị bên 1.3 Quản lý hợp đồng cung ứng hàng hóa * Cách quản lý hợp đồng Cơng ty Cổ phần bưu Viettel - Tại cơng ty có phận chun trách chịu trách nghiệm quản lý hợp đồng không bị thất lạc gặp vấn đề hư hỏng Quản lý hợp đồng giúp cho doanh nghiệp thữ trình quản lý thực hợp đồng thuận lợi, thống đảm bảo tính đắn điều khoản nội dung hợp đồng Quản lý hợp đồng bao gồm : Xây dựng ký kết hợp đồng Trong trình xây dựng ký kết hợp đồng nhân viên xác định yếu tố quan trọng cần có hợp đồng + Mã số hợp đồng cần ký kết + Số thứ tự file hợp đồng mềm cứng + Thời gian ký kết hợp đồng + Giá trị hợp đồng + Các điều khoản hợp đồng + Phụ lục hợp đồng Lưu trữ loại hồ sơ, hợp đồng 11 - Sau đàm phán ký kết hợp đồng, có q trình nghiệm thu hợp đồng để lưu trữ, trình lưu trữ phải phản ánh khách quan thông tin nêu hợp đồng : hình ảnh, thơng tin, số .tại Cơng ty Cổ phần bưu Viettel có cách lưu trữ hợp đồng sau: + Lưu trữ cứng hợp đồng: sau hợp đồng ký kết chứng từ hợp đồng lưu trữ theo tên cơng ty, bên ngồi đánh dấu ký mã hiệu sau nhân viên cập nhật lên máy tính thơng tin hợp đồng công ty đối tác, từ mã ký hiệu ta tìm thơng tin hợp đồng; + Lưu trữ mềm: có mềm cập nhật hệ thống doanh nghiệp, công ty đối tác có ký mã hiệu nhân viên tra cứu ; - Trong thời gian thực hợp đồng, thường có số điều khoản bổ sung vào hợp đồng, đòi hỏi hệ thống quản lý hợp đồng phải nhanh nhạy lưu trữ đầy đủ, thống nhất, tiến hành báo cáo vấn đề với người có thẩm quyền hợp đồng Đối với số hợp đồng, doanh nghiệp nên lấy số phận văn thư công ty, không nên lấy số không thực tế với hợp đồng Báo cáo trình thực hợp đồng - Bộ phận quản lý hợp đồng cần phải cập nhật trình thực hợp đồng báo cáo cho cấp gồm có loại báo cáo + Báo cáo đột xuất: Vấn đề bốc phát xảy không nằm kế hoạch cần phải báo lại cho người chịu trách nhiệm nhanh để giải vấn đề + Báo cáo định kỳ: báo cáo định kỳ hàng tuần hàng tháng, mục đích theo dõi tiến độ thực đưa giải pháp kịp thời, hiệu Kiểm tra tiến trình thực hợp đồng Sau thực bước việc quản lý hợp đồng việc cuối doanh nghiệp phải làm kiểm tra, đánh giá chúng Các bước kiểm tra tùy vào tính chất doanh nghiệp đưa cho phù hợp với hợp đồng, doanh nghiệp lớn quản lý hợp đồng nghiêm ngặt Quản lý, kiểm tra hợp đồng chi tiết , rõ ràng tránh tổn thất ngân sách công ty 12 PHẦN 2: QUẢN LÝ TỒN KHO Quản lý hàng tồn kho hoạt động quan trọng nhà bán lẻ yếu tố khiến lợi nhuận tăng trưởng Việc quản lý số lượng hàng kho cung cấp cho nhà quản trị khả ước tính lượng hàng hóa để dự trù trước đợt bán hàng xảy ra, đồng thời tránh tình trạng dư thừa giảm thiểu chi phí cho hàng tồn 2.1 Quản lý hàng tồn kho 2.1.1 Hoạt động quản lý tồn kho - Quản lý hàng tồn kho trình đảm bảo doanh nghiệp cung cấp đủ hàng hóa mà người mua hàng mong muốn, với số lượng vừa phải Bằng việc quản lý hàng tồn kho, nhà bán đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời mà khơng bị tình trạng thiếu hay thừa nguồn cung - Lý cần phải quản lý hàng tồn kho: + Thời gian: Có độ trễ thời gian chuỗi cung ứng từ người cung ứng đến người sử dụng khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ lượng hàng định để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua + Nhu cầu theo mùa: Nhu cầu thay đổi theo chu kỳ, lực sản xuất cố định Điều dẫn đến tích trữ hàng tồn kho, ví dụ hàng hóa tiêu thụ ngày lễ dẫn đến tích trữ hàng tồn kho lớn với dự đốn tiêu thụ tương lai + Tính bất định: Có bất trắc định nguồn cung, nguồn cầu, giao nhận hàng khiến doanh nghiệp muốn trữ lượng hàng định để dự phòng Trong trường hợp này, hàng tồn kho giống giảm sốc + Tăng giá trị: Trong số trường hợp, số hàng tồn kho đạt giá trị yêu cầu giữ khoảng thời gian phép đạt tiêu chuẩn mong muốn để tiêu thụ sản xuất Ví dụ bia ngành công nghiệp sản xuất bia - Hoạt động quản lý hàng tồn kho hiệu giúp giảm thiểu chi phí vạn hành hiệu mơ hình bán hàng Các công cụ phương pháp quản lý hàng tồn cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp thông tin bao gồm: + Vị trí sản phẩm + Số lượng loại + Hàng hóa bán chạy, hàng hóa tồn dựa theo vị trí kênh bán hàng 13 + Biên lợi nhuận dựa theo loại sản phẩm, kiểu dáng, dòng sản phẩm,… + Lượng hàng tồn lưu trữ kho mức chấp nhận + Có sản phẩm cần đặt hàng lại tần suất đặt hàng + Thời gian ngừng bán sản phẩm + Sự thay đổi mùa ảnh hưởng đến doanh số 2.1.2 Lợi ích quản lý hàng tồn kho - Cân lượng hàng tồn kho: Quản lý tốt số lượng hàng tồn kho giúp bạn biết xác lượng hàng mà bạn cần, tránh việc để lượng hàng quá nhiều so với yêu cầu thực tế - Quay vòng tồn kho : Nắm lượng hàng tồn kho, bạn cân đối, giữ tỉ lệ quay vịng hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng hỏng / hạn sử dụng đọng vốn lâu - Giữ chân khách hàng : Bạn muốn khách hàng tiếp tục quay lại cửa hàng bạn? Hãy giữ chân khách hàng cách đáp ứng sản phẩm mà khách hàng cần Quản lý xác lượng hàng tồn kho giúp bạn tránh khỏi nguy “cháy hàng’, khách hàng khơng thể tìm thấy sản phẩm họ muốn đến với bạn - Lập kế hoạch xác: Quản lý tốt lịch sử tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán nhu cầu khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ phù hợp với giai đoạn - Đặt hàng: Khi quản lý xác lượng hàng tồn kho tại, bạn đưa định đặt hàng cách nhanh chóng xác Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp với chức quản lý tồn kho đơn giản giúp bạn nhanh chóng hồn thành quy trình đặt hàng Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm, thêm thơng tin số lượng hàng muốn nhập tiến hành tạo đơn đặt hàng hóa đơn cách nhanh chóng - Theo dõi tồn kho : Nếu doanh nghiệp, cửa hàng bạn có nhiều chi nhánh, việc quản lý tồn kho trở nên quan trọng hết bạn cần cân đối hàng hóa chi nhánh, xếp số lượng hàng hóa phù hợp với địa điểm, thời điểm khác nhau, nhu cầu thực tế khách hàng - Tiết kiệm thời gian : Quản lý tồn kho doanh nghiệp hệ thống công cụ tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa đặt hàng hệ thống, bạn khơng cần phải tự tổng hợp thông tin hàng hóa, tiết kiệm cho bạn nhiêu thời gian quý giá tránh sai sót kiểm kê, tính tốn 14 - Tiết kiệm chi phí : Căn số liệu tồn kho, bạn biết xác mặt hàng bán chậm, gây nguy hạn tồn đọng vốn Bằng việc điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa đưa hàng hóa khỏi danh sách bạn, bạn tiết kiệm chi phí đầu tư vào mặt hàng đem lại lợi ích cao - Dự trữ nhu cầu thị trường tương lai: Các doanh nghiệp dựa thông tin hàng tồn kho để đưa chiến lược kinh doanh tương lai, đồng thời dùng để đánh giá tình hình kinh doanh doanh nghiệp 2.2 Lựa chọn kho dựa trữ hàng hóa - Hàng tồn kho thuật ngữ dùng để tài sản dự trữ doanh nghiệp lưu lại kho nhằm mục đích phục vụ cho việc sản xuất hay buôn bán sau - Tùy theo vai trò cụ thể mà hàng tồn kho chia thành loại khác sau: + Nguyên vật liệu: Bao gồm chủng loại hàng hóa mà doanh nghiệp mua để sửa dụng trinh sản xuất Nó bao gồm nguyên vật liệu ( ví dụ sắt thép khí chế tạo,sợi cơng nghệ dệt may) Việc trì lượng hàng tồn kho thích hợp mang lại cho doanh nghiệp thuận lợi hoạt động mua vật tu hoạt động sản xuất Đặc biệt phận cung ứng vật tư có lợi mua số lượng lơn hưởng giá triết khấu từ nhà cung cấp Ngồi doanh nghiệp dự đốn tương lai giá nguyên vật liệu tăng hay loại nguyên vật liệu khan việc lưu trữ số lượng hàng tồn kho lớn đảm bảo cho doanh nghiệp dược cung ứng đầy đủ kịp thời với chi phí ổn đinh Bộ phận sản xuất việc thực kế hoạch sản xuất sử dụng phương tiện sản xuất nhân lực ln cần số lượng hàng tồn kho có sẵn thích hợp + Sản phẩm dở dang : Bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành sản ohaarm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm Tồn kho trình sản xuất chủ yếu sản phẩm chưa hồn thành Đó loại nguyên vật liệu nằm công đoạn dây chuyền sản xuất Trong kinh tế thị trường sản phẩm làm đòi hỏi tridnh độ cơng nghệ cao q trinh sản xuất ngày có nhiều cơng đoạn cơng đoạn tồn lại bán thành phẩm bước đệm nhỏ để trình sản xuất diễn liên tục Nếu dây chuyền sản xuất dài phực tạp có nhiều cơng đoạn nhỏ phân tách sản phẩm danh dở nhiều + Sản phẩm: Là mặt hàng hoàn thiện, sẵn sàng phục vụ cho mục đích kinh doanh nhiên lưu kho chưa bán thị trường -Vị trí nhà kho: Yếu tố quan trọng vị trí kho bãi Vị trí kho định đến thời gian giao hàng, chi phí vận tải trung chuyển vận tải phân phối hàng hóa, điều mà khách hàng quan tâm nhất, yếu tố 15 tạo cạnh tranh cho doanh nghiệp bạn.Vị trí địa lý gần trung tâm thành phố, cảng, sân bay, thường cân nhắc Ngoài cần xem xét yếu tố đường cấm hay tắc đường, để tránh khó khăn việc vận hành Nhân kinh nghiệm làm việc :Kinh nghiệm vận hành hàng hóa dịch vụ tương tự yếu tố vô quan trọng để bạn lựa chọn đánh giá nhà cung cấp dịch vụ kho, họ đảm bảo cho bạn tồn kho cách xác, khoa học - Các yếu tố nhà kho: + Hệ thống mái che: Việt Nam đất nước nhiệt đới với lượng mưa lớn Nếu vận hành nhà kho khơng có mái che khó khăn cho nhập xuất hàng điều kiện thời tiết xấu, hàng hóa dễ bị ẩm ướt dính mưa q trình bốc xếp + Hệ thống cửa: Số lượng cửa yếu tố quan trọng để đảm bảo vận hành, tăng tần suất xuất nhập cho hàng hóa bạn thời điểm mà chờ đợi + Hệ thống kiểm soát nhiệt độ, ánh sáng : Với nhà kho thiết kế tiêu chuẩn, nhiệt độ trì mức ổn định, tối đa không 35 độ Điều giúp hàng hóa bạn lưu trữ điều kiện tốt nhất, đặc biệt với khí hậu nóng ẩm Việt Nam + Thông tin tải trọng sàn : Đây yếu tố quan trọng mà không nên bỏ qua đặc biệt bạn thuê kho khô tự vận hành Thông thường nhà kho thiết kế chuyên biệt có tải trọng sản từ 5-7 tấn/m2, nhờ gia cố lớp thép đan dày trước phủ SIKA, hệ thống kết cấu giúp lắp giá kệ cao tầng đảm bảo an toàn Tuy nhiên số nhà kho chuyển đổi công sử dụng không đáp ứng yêu cầu có tải trọng thơng thường 1-2 tấn/m2, điều đặc biệt nguy hiểm, khơng an tồn cho hàng hóa lưu trữ nhân vận hành + Năng lực công nghệ : Ở thời đại 4.0 nay, lực công nghệ yếu tố định cạnh tranh doanh nghiệp logistics cung cấp dịch vụ kho bãi Với đối tác có lực cơng nghệ tốt, độ xác vận hành cao hiệu Điều giúp doanh nghiệp bạn yên tâm vào việc cung cấp sản phẩm cốt lõi - Tính chất hàng hóa bảo quản, dự trữ : Mỗi loại hàng hóa có tính chất lý hóa khác cách bảo quản khác q trình dự trữ phải lựa chọn kho phù hơp với loại hàng + Kho hàng thường : kho hàng thường dùng để lưu trữ sản phẩm, hàng hố thơng thường điều kiện tiêu chuẩn.Các loại hàng hoá lưu loại kho thường 16 khơng có điều kiện bảo quản đặc biệt, lưu trữ thời gian dài mà khơng ảnh hưởng đến tính chất chất lượng hàng hố.Ví dụ: kho hàng thường đựng bao bì, thùng carton, vật liệu, phụ kiện,… + Kho lạnh – Kho mát – Kho chạy nhiệt độ: Kho lạnh, kho mát hay kho chạy nhiệt độ loại hình địi đỏi u cầu cao trang thiết bị điều kiện bảo quản Các loại hàng hoá lưu trữ kho cần kiểm soát giữ mức nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với tính chất hàng hố.Một số loại hàng thơng dụng lưu trữ loại hình kho như: dạng thực phẩm đông lạnh, đồ cấp đông dạng hàng hoa quả, thực phẩm, Vacxin, thuốc, dược phẩm Nhiệt độ thông thường loại kho dao động từ âm 20 độ C đến 20 độ C Ngồi ra, dải nhiệt độ điều chỉnh linh hoạt tuỳ theo yêu cầu doanh nghiệp hay tính chất hàng hố bảo quản 2.3 Theo dõi điều chỉnh hàng hóa tồn kho, dự trữ 2.3.1 Các phương pháp theo dõi hàng tồn kho * Phương pháp kê khai thường xuyên : - Là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư hàng hóa sổ kế tốn kho Trong trường hợp kê khai tài khoản kế toán hàng tồn kho dùng để phản ánh số có, tình hình biến động,tăng giảm vật tư hàng hóa Vì giá trị hàng tồn kho sổ kế tốn xác định thời điểm - Cuối kỳ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn, so sánh đối chiếu với số liệu hàng tồn kho sổ kế toán Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải phù hợp với số tồn kho sổ kế tốn Nếu có chênh lệch phải truy tìm ngun nhân có phương pháp giải kịp thời - Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng máy móc , thiết bị * Phương pháp kiểm kê định kỳ - Là phương pháp vào kết kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hoá sổ kế toán tổng hợp từ tính giá trị hàng hố, vật tư xuất kỳ Đây phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục mà phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ cuối kỳ, không phản ánh nhập - xuất kỳ - Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng cho đơn vị kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách, mẫu mã 17 2.3.2 Xác định mức dự trữ tồn kho hợp lý phù hợp doanh nghiệp - Nắm bắt nhu cầu : + Đó việc tập hợp tất số liệu lượng hàng bán thực tế, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải + Đồng thời với việc quan sát thị trường theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm chương tỉnh khuyến thơng tin phản hồi doanh nghiệp có điều chỉnh dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm tương lai + Tính tốn tồn kho doanh nghiệp - Hoạch định cung ứng + Doanh nghiệp cần phải đnáh giá công xuất, lực tài vfa khả cung ứng hàng từ đối tác + Nếu yếu tố theo hướng thuận lợi doanh nghiệp kinh doanh môi trường ổn định khơng nhiều biến động trì tồn kho mức tối thiểu, nhiên giá nguyên vật liệu đầu vào thay đổi cung ứng có biến động cần tính tốn kỹ lượng tồn kho - Xác định lượng thời điểm đặt hàng + Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm khách hàng thay đổi ngày nhu cầu sản xuất thay đổi theo lịch trình doanh nghiệp cần chọ thời điểm đặt hàng phù hợp để không bị rơi vào tình trạng thiếu thừa nguyên vật liệu + Trong nhiều trường hợp rủi ro bên cung cấp bên vận chuyển hàng chậm trễ daonh nghiệp cần dự trù lượng hàng hóa thời gian chờ đợi hàng cần dự phòng trường hơp rủi ro 18 19 ... Quản lý hợp đồng cung ứng hàng hóa 11 PHẦN 2: QUẢN LÝ TỒN KHO .13 2 .1 Quản lý hàng tồn kho 13 2 .1. 1 Hoạt động quản lý tồn kho 13 2 .1. 2 Lợi ích quản lý hàng... 2 .1 Quản lý hàng tồn kho 2 .1. 1 Hoạt động quản lý tồn kho - Quản lý hàng tồn kho trình đảm bảo doanh nghiệp cung cấp đủ hàng hóa mà người mua hàng mong muốn, với số lượng vừa phải Bằng việc quản. .. 1. 1 .1 Các phương pháp thu thập thông tin khách hàng 1. 1.2 Quản lý thông tin khách hàng doanh nghiệp 1. 2 Phân tích thơng tin hợp đồng, tổng hợp thơng tin nhu cầu khách hàng 1. 3 Quản