Quản lý dự án trung thu tình nguyện

Ví d ụth ứ2 phù h ợp v ới sinh viên th ực hi ện nh ững d ự án nh ỏ (trong trình gi ảng em seẽ gi ới thi ệu nhiêều d ự án nh ỏ cho sinh viên kh ởi nghiệp theo mơ hình chủ đầều tư trự c têếp th ực hi ện d ự án) theo b ước trình sau đầy: Quản lý dự án: “Trung thu tình nguyện” I THIẾT LẬP DỰ ÁN: Xác định ý tưởng: 1.1 Khơi nguồn ý tưởng: Tết Trung Thu lễ hội văn hố khơng thể thiếu đời sống tinh thần người Việt Không dịp để gắn kết người lại gần hơn, mối quan hệ gia đình, bạn bè hay đồng nghiệp, cịn dịp để người bày tỏ với tình thương Nhưng với em nhỏ trung tâm trẻ mồ cơi suy dinh dưỡng trung thu thực xa xỉ em Xuất phát từ việc muốn cho em có trung thu ý nghĩa, em định tự làm bán bánh trung thu để gây quỹ tổ chức đêm trung thu ý nghĩa cho em nhỏ nơi 1.2 Đánh giá ý tưởng: a) Tính khả thi: - Bánh trung thu đã, bánh truyền thống, phổ biến nhiều người dân Việt Nam đặc biệt Hà Nội yêu thích - Sản phẩm tốn chi phí đầu tư, nhanh cho thu lợi nhuận - Nguồn cung cấp nguyên liệu: Hiện có nhiều nguồn cung cấp nguyên vật liệu làm bánh khác - Các nhóm khách hàng quận Hà Đơng: Nhân viên cơng sở, Học sinh, sinh viên, Công nhân, viên chức - Đối thủ cạnh tranh: Xung quanh có nhiều quán kinh doanh bánh trung thu Kinh Đô, Thu Hương, Maison,…chủ yếu thương hiệu bánh lâu đời sản xuất theo dây chuyền, có giá thành cao từ 200.000 – 1.000.000VNĐ/ hộp tuỳ vào loại bánh b) Tính sáng tạo: - Tính sáng tạo thể cách làm bánh, nhóm tự làm bánh trung thu với nhiều hình dáng khác tạo bắt mắt, thu hút khách hàng c) Lợi ích kinh tế xã hội: - Đây dự án ngắn hạn mang tính phi lợi nhuận nên khơng đem lại lợi ích cho kinh tế đất nước - Tuy nhiên, dự án lại đem đến cho em nhỏ thiếu tình thương cha mẹ tết trung thu ấm áp 1.3 Nội dung tuyên bố dự án: Bản tuyên bố dự án PHẦN TÓM TẮT Tên dự án: Trung thu tình nguyện Mơ hình dự án: kinh doanh phi lợi nhuận Dự kiến ngày bắt đầu: 7/5 (âm lịch) Dự kiến ngày hoàn thành: 20/8 (âm lịch) Dự trù ngân sách: 2.000.000 – 4.000.000 Mục tiêu: -Làm bánh trung thu handmade bán gây quỹ từ thiện -Dùng quỹ để tổ chức trung thu cho trẻ em trung tâm trẻ mồ côi suy dinh dưỡng Mục đích: Tạo nên trung thu ý nghĩa cho em trung tâm trại trẻ mồ cơi MƠ TẢ DỰ ÁN Mục tiêu tiêu chí thành cơng dự án: -Doanh thu dự kiến đạt được: 50tr -Lợi nhuận dự kiến: 30tr -Thời gian thực hiện: khoảng tháng với số lượng bán khoảng 600-800 bánh Yêu cầu: -Có thời gian chuẩn bị trước, kế hoạch phòng ngừa rủi ro -Nhập nguồn nguyên liệu làm bánh chất lượng với giá vừa phải Hạn chế: -Trang thiết bị ko có sẵn -Kinh nghiệm làm bánh số thành viên không nhiều Giả định: Lên kế hoạch → phân công công việc→ Tiến hành triển khai dự án(mua nguyên vật liệu + thuê trang thiết bị, làm bánh, bán bánh, tổ chức trung thu) Tuyên bố phạm vi sơ bộ: -Các thành viên tham gia (bố, mẹ, vài người bạn….) -Khách hàng -Quản lý cửa hàng -Địa điểm làm bánh: nhà thành viên nhóm HN Rủi ro -Trong trình làm, vài bánh không đạt yêu cầu -Thị trường, thu nhập, tốn -Ngun vât liệu -Tài chính, kinh tế -Marketing -Cháy nổ Sản phẩm có thH bàn giao -Bánh trung thu (bánh nhân thập cẩm, trà xanh, trứng muối, bánh dẻo, nhân đậu xanh có dừa) Lịch trình sơ (theo âm lịch) 7/5: Chuẩn bị dự án 3/6: Bắt đầu triển khai kế hoạch 27/6-14/8: Bắt đầu bán bánh 16/8: Tổ chức trung thu cho trẻ em trung tâm trẻ em mồ côi dinh dưỡng 20/8: Kết thúc dự án Ngân sách sơ - Ngân sách dự kiến 20.000.000 - Quỹ dự trữ: 2.000.000 – 4.000.000 Yêu cầu chấp nhận dự án -Lợi nhuân thu 30tr -Trong trường hợp rủi ro xảy lợi nhuận cần đảm bảo khoảng 20- 30tr để đủ vốn tổ chức trung thu cho trẻ em -Chương trình phải chuẩn bị trước đảm bảo cố xảy thấp nhất, đảm bảo chương trình đem lại cho bé trung thu ý nghĩa Người lập điều lệ dự án : Tên SV Người phê duyệt : Nhà tài trợ sinh viên bỏ tiền làm Xác định mục đích: a) Mục tiêu dự án: - Bán hết số lượng bánh làm - Đảm bảo chất lượng bánh vệ sinh an tồn thực phẩm - Thực cơng tác truyền thông tốt để khách hàng biết đến dự án - Tạo nên Trung Thu ý nghĩa cho trẻ em trung tâm b) Mục tiêu cụ thể: - Bán khoảng 1000 bánh trung thu để có doanh thu theo dự kiến 50.000.000VNĐ  Lợi nhuận dự kiến 30.000.000VNĐ - Thực thời gian tiến hành dự án vòng tháng trước Trung Thu - Thu hồi vốn vòng tháng đầu dự án thực hiện, lợi nhuận thu từ tháng sau dùng để thực tổ chức kiện Trung Thu cho trẻ em trung tâm Đánh giá SWOT Điểm mạnh: - Dự án mang tính cộng đồng nên thu hút lượng lớn người quan tâm đến từ thiện - Giá thành bánh handmade tương đối rẻ so với thị trường bánh trung thu (khoảng 50.000/chiếc) Điểm yếu: - Bị giới hạn trang thiết bị làm bánh - Kinh nghiệm làm bánh thành viên nhóm khơng nhiều - Các thành viên tham gia dự án sinh viên phí đầu tư cho dự án bị hạn hẹp II LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN: Sản phẩm, giá bán: - Bánh dẻo: đậu xanh, thập cẩm, trứng muối - Bánh nướng: đậu xanh, thập cẩm, trứng muối - Mỗi bánh có giá 50.000/cái Kế hoạch tổ ch\c bán hàng, marketing: 2.1 Ngân sách dự kiến: 20 triệu đồng - Chi phí cho nguyên vật liệu, chi phí khác: 17 triệu đồng - Quỹ dự trữ: triệu đồng- triệu đồng 2.2 Chi phí cho dự án: a) Chi phí mặt - Về địa điểm làm bánh: Nhóm chọn địa điểm làm bánh nhà bạn A… có sân rộng rãi, phù hợp; nhóm khơng số tiền để thuê mặt làm bánh - Về địa điểm bán bánh: Theo khảo sát, thảo luận nhóm định chọn địa điểm bán số cổng trường đại học quanh địa bàn: HV Bưu chính, HV An Ninh, Đại Học Kiến Trúc,… => Khơng chi phí cho đia điểm làm bán b) Chi phí marketing - Thơng báo dự án facebook cá nhân thành viên, trang page trường kêu gọi người ủng hộ, giới thiệu bạn bè cách mua bánh đóng góp từ thiện chung với lợi nhuận thu từ dự án để tặng quà em nhỏ Mọi người mua bánh địa điểm bán bánh nhóm nêu đặt bánh qua facebook, số điện thoại nhóm giao bánh đến địa mà bạn cần => khơng chi phí marketing c) Chi phí nguyên vật liệu, dụng cụ làm bánh (dụng cụ đánh trứng, khuôn làm bánh, hộp đựng bánh, ) chi phí thuê máy nướng - Dù dự án nhỏ sản phẩm bán bánh trung thu nên nguyên liệu làm bánh lựa chọn an toàn, đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm cần tìm đại lý cung cấp nguyên liệu uy tín, giá thành ổn Tổng chi phí dự kiến cho nguyên vật liệu, khoảng 12 triệu đồng - Về dụng cụ làm bánh khoảng triệu - Về máy nướng, dự án thuê máy với chi phí triệu d) Chi phí mua đồ trang trí đêm trung thu: Vì quy mơ dự án không lớn hướng tới trại trẻ em mồ cơi nhỏ phí mua đồ trang trí đơn giản tiết kiệm, với khoảng 1,5 triệu đồng cho bóng bay, đèn lồng, đèn ơng sao, giấy gấp, đèn nhấp nháy, … e) Chi phí khác -Trong q trình triển khai hoạt động dự án có phát sinh nhỏ đáng kể, nhóm dành quỹ 2,5 triệu đồng để chi cho phát sinh nhỏ cho chi phí lại giao bánh tận nơi Bảng 1: Các loại chi phí cần dùng cho dự án Các loại chi phí cho dự án Số tiền (đv: triệu đồng) Chi phí nguyên vật liệu làm bánh 12 Chi phí dụng cụ, bao bì làm bánh Chi phí thuê máy nướng Chi phí mua đồ trang trí đêm trung thu 1,5 Chi phí khác 2,5 Tổng chi phí: 20 2.3 Xác định khách hàng tiềm năng, đối thủ cạnh tranh: - Khách hàng tiềm năng: sinh viên HV Bưu chính, HV An Ninh, ĐH Kiến Trúc, nhân viên văn phịng, hộ gia đình xung quanh địa bàn hoạt động - Đối thủ cạnh tranh:  Kinh đô, Bibica, Công ty Đại Phát,… tên tuổi lớn thị trường nhiều người ưu chuộng  Chủ gian hàng phần lớn đại lý, cửa hàng phân phối bánh trung thu đối tượng kinh doanh thời vụ Trước nhu cầu mua online ngày phổ biến, số DN lập website tổ chức bán hàng qua mạng Đại Phát áp dụng bán hàng cho khách mua online địa website công ty Riêng Công ty Kinh Đô từ đầu mùa khẳng định sách bán hàng qua mạng, khơng “mua tặng 1”, “giảm giá 50%” 2.4 Lựa chọn điểm bán hàng: Cạnh cổng trường Đại học 2.5 Vật dụng cần thiết nhân viên: -Vật dụng cần thiết: Một số vật dụng cần phải có như: khn bánh, lị nướng, đồ pha chế, đĩa, chén, thìa, tủ lạnh, bột mì, thức ăn, gia vị,… cần lên danh sách cho tiết đồ nên mua để tránh thiếu thừa - Về vấn đề nhân viên: Quy mô nhỏ nên việc bán hàng làm bánh thành viên nhóm thực Khơng phải th người để sản xuất thực quy trình bán 2.6 Quảng cáo sản phẩm: - Đăng lên trang mạng, giới thiệu với bạn bè Nhờ bạn bè giới thiệu cho bạn bè họ Truyền thông thông điệp ý nghĩa để giúp nhóm bán hàng nhanh hiệu - Trang trí biển hiệu ngồi địa điểm bánh cho thật bắt mắt để thu hút người đường để họ dừng lại mua sản phẩm - Bày biện địa điểm bánh thật sẽ, đẹp mắt giúp cho khách hàng tin tưởng vào sản phẩm, tạo nên uy tín - Các chương trình khuyến khai trương, … ví dụ khách mua hộp bánh tặng Trong tuần khai trương giảm giá 20% ngày đầu 10% cho ngày toàn sản phẩm, FreeShip… Lập dòng tiền dự án: Bảng 2: Dòng tiền dự án Chi phí đầu tư Mua nguyên vật liệu Tháng Tháng Tháng (4) (4) (4) (6,5) Mua đồ trang trí đêm (1,5) trung thu Doanh thu Dòng tiền (6,5) III 10 20 22 16 16,5 THỰC THI DỰ ÁN Phân tách công việc: Các bước Ngày Ngày công việc Công việc thực bắt đầu kết thúc thực Thời gian Ghi công việc trước Lên ý tưởng xây dựng dự án 7/5 11/5 - trung thu 12/5 16/5 A1 (A2) Khảo sát thị trường (A3) 17/5 28/5 12 A2 Xác định địa điểm làm bánh 29/5 1/6 A3 (A4) Xác định địa điểm bán bánh 29/5 2/6 A3 3/6 11/6 A5 (B1) Mua đồ trang trí, quà tặng (B2) 9/6 11/6 A5 26/6 15 B2 Chuẩn bị trung thu tình nguyện dự án (A) (A1) Xác định địa điểm tổ chức (A5) Mua nguyên vật liệu, dụng cụ làm bánh Tiến hành làm bánh, Bánh nướng hoàn thiện Bánh dẻo 12/6 Triển khai bánh thực (B3) Bán bánh địa điểm chọn, dự án bán online 27/6 (B) (B4) Tổ chức Trang trí địa điểm 12/8 45 B3 13/8 14/8 B4 16/8 18/8 B4 19/8 20/8 C1 trung thu từ thiện Bắt đầu chuơng trình, tặng quà (B5) Nghiệm thu, báo cáo kết dự Hoàn thiện án nghiệm thu dự án (C) (C1) Tổ chức hop, đánh giá (C2) BiHu đồ Gatt TT Công việc Thời gian (Ngày) 2 9 5 9 (A1) (A2) (A3) (A4) (A5) (B1) (B2) (B3) (B4) 10 (B5) 11 (C1) 12 (C2) Công tác găng Công tác không găng Sơ đồ PERT A1(5 d) A2 (5d)A3(12d) A4(3 d) B4(45 d) B3(15 5678 d) C1(2 d) Từ sơ đồ ta có đường: - Đường A1 – A2 – A3 – A4 thời gian thực hiện: 25 ngày - Đường A1 – A2 – A3 – A5 – B1 thời gian thực hiện: 35 ngày - Đường A1 – A2 – A3 – A5 – B2 – B3 – B4 – B5 thời gian thực hiện: 90 ngày - Đường A1 – A2 – A3 – A5 – B2 – B3 – B4 – C1 – C2 thời gian thực hiện: 92 ngày  Vậy đường găng đường A1 – A2 – A3 – A5 – B2 – B3 – B4 – C1 – C2 Tổng thời gian thực dự án 92 ngày IV KIỂM SOÁT DỰ ÁN Trong giai đoạn cần quy định thủ tục phát rủi ro, phòng ngừa tiến hành kiểm tra định kỳ thủ tục, hợp đồng Không kiểm tra giám sát cơng tác phịng ngừa rủi ro riêng lẻ mà tổng thể rủi ro dự án Trong hoạt động kinh doanh phải đối mặt với nhiều rủi ro Đáng nhắc đến rủi ro chất lượng sản phẩm bánh không tốt, phong cách giao tiếp bán hàng khơng chun nghiệp, chi phí dự án bị thiếu,…cần phải phát đưa biện pháp có tính chất kịp thời để giảm thiểu tối đa rủi ro hậu rủi ro mang lại Tổng hợp rủi ro biện pháp khác phục q trình kiểm sốt: Nhận dạng rủi ro Biện pháp phịng ngừa, khắc phục Nhóm rủi ro Rủi ro Rủi Đặt hàng muộn ro - Có hàng dự trữ phân bố thời - Có kế hoạch đặt hàng liên tục kịp gian thời - Phân bố nhân lực phù hợp thực Tổ chức trung thu muộn dự án - Linh hoạt xử lý tình Rủi ro tài Thiếu vốn - Lập quỹ dự phịng - Có thể kêu gọi ủng hộ vốn từ gia đình, bạn bè, - Có danh sách thu chi rõ ràng để nắm đầy đủ tình hình tài dự án Rủi ro nhân Mâu thuẫn nội để có cách giải kịp thời - Người điều hành dự án cần bổ sung cho nhóm kỹ giải vấn đề nhóm kỹ quản trị nhóm làm việc - Bên cạnh đó, thành viên nhóm cần thể rõ quan điểm cá nhân, thấu hiểu, thông cảm sẻ chia với nhau; Rủi ro kỹ thuật- Thiếu nhân lực không chia bè phái nhóm - Kêu gọi kịp thời nhóm thiếu nhân Máy hỏng lực - Chọn nơi thuê trang thiết bị máy móc uy cơng tín, chất lượng, ưu tiên gần nơi làm bánh nghệ - Tìm hiểu thêm nguồn cho thuê máy dự phòng - Trang bị kỹ đối phó với rủi ro Chưa có nhiều kỹ có cố cháy nổ, trang thiết bị hỏng - Các thành viên nhóm cần học làm bánh, không nắm rõ hỏi thêm kỹ làm bánh, bảo cách vận hành quản bánh; vận chuyển bánh để trang thiết bị, thiếu kỹ không bị ảnh hưởng đến chất lượng giải tình bánh trang bị cho kiến bất ngờ với máy thức sử dụng máy móc trang thiết bị, móc, khơng có kiến kỹ đối phó với rủi ro có cố thức đóng gói bánh cháy nổ, trang thiết bị hỏng chọn nơi bảo quản bánh thuê trang thiết bị máy móc uy tín, chất vận chuyển bán đến địa lượng, ưu tiên gần nơi làm bánh điểm bán Rủi ro mặt kỹ thuật - Chủ động việc chạy thử thiết trình tổ chức bị âm thanh, ánh sáng chương trình trung thu cố mặt âm thanh, điện thắp sáng… Thiếu nguyên liệu - Có kế hoạch mua nguyên liệu phù hợp Nguyên liệu hạn, - Lựa chọn chỗ mua hàng uy tín, giá chất lượng ổn định Rủi ro địa Địa điểm bánh khơng - Có thể chọn địa điểm bán bánh điểm chỗ thu hút phố bộ, gần trường học,… người tiêu dùng mục - Linh động hình thức bán bánh, tiêu nhóm, ảnh khơng thiết phải cố định tất hưởng đến chất lượng chỗ, chọn lựa hình thức bán lẻ giao thơng gây theo khu vực trật tự - Tìm hiểu kỹ quy định nơi dự Rủi ro đầu vào bán bánh định bán bánh tìm hiểu chỗ bán bánh Rủi ro Ảnh hưởng thời tiết dự phịng Tìm hiểu chỗ bán bánh dự phòng Mốc, hỏng thời tiết Kiểm tra bánh thường xuyên, loại bỏ sản phẩm bánh không cần đạt yêu cầu kịp thời Sự thiếu sản phẩm cung Linh động dự báo nhu cầu tiêu thụ ứng cho thị trường sản phẩm khơng dự tính khả tiêu thụ bánh Các thành phần Có kiểm sốt, giám sát cẩn thận bánh khơng đầy đủ tỷ lệ q trình làm bánh ngun liệu bánh không tương đối bánh người làm bánh không tâm, không kiểm tra trước Rủi ro Nhiều đối thủ mạnh Tạo điểm khác biệt sản phẩm nhóm đối đa dạng hình thức sản phẩm, loại bánh thủ cạnh tranh Sự chơi xấu đối thủ Chủ động khảo sát đối thủ cạnh tranh cạnh tranh gia nhập thị nghi vấn giải nhanh chóng trường bán phá giá, tung tin đồn thất thiệt nhóm Rủi ro từ Khách hàng bị dị ứng với Ghi rõ đầy đủ thành phần khách hàng thành phần sản bánh bao bì phẩm Khách hàng bùng hàng, trì Yêu cầu khách hàng đặt online đặt cọc, có trệ việc nhận hàng địa chỉ, số điện thoại rõ ràng Nếu lần gọi giao hàng khách hàng từ chối nhận hàng, nhóm hủy đơn hàng Khơng hiểu tâm lý tiêu Tìm hiểu kỹ linh động hoạch định dùng bánh trung thu nhu cầu thị trường xác định tập khách hàng V khách hàng mục tiêu ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN Báo cáo kết dự án: Dựa tình hình kinh doanh, số liệu ghi chép trình thực dự án để đánh giá kết dự án dựa tiêu chí chi phí, doanh thu, lợi nhuận, thời gian hồn vốn,…Dự án thành cơng đạt tiến độ, hoàn thành việc tổ chức trung thu cho bé trại trẻ mồ cơi - Hồn tất cơng việc dự trù chi phí cho dự án Dự tính doanh thu, lợi nhuận tháng thời gian hoàn vốn - Chọn khách hàng tiềm năng, từ đưa chiến lược cạnh tranh marketing để bắt đầu kinh doanh - Có kế hoạch cho việc kiểm sốt chất lượng dự án - Có kế hoạch quản trị rủi ro cho dự án - Dự án thực thành công đem lại kết tốt  Sau trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường, phân tích, xây dựng dự án “Trung thu tình nguyện”, nhận thấy dự án có tính khả thi cao Dự án xây dựng dựa tiêu thời gian, tiến độ dự án; trình Marketing; nguồn ngân sách, vốn kỹ thuật dùng cho dự án,… Bài học kinh nghiệm: - Luôn chủ động việc đưa định trình lập dự án - Luôn lắng nghe ý kiến người để tìm biện pháp tối ưu cho dự án đạt kết tốt - Triển khai công việc cách đồng bộ, có kết nối thành viên với  ... nhiên, dự án lại đem đến cho em nhỏ thiếu tình thương cha mẹ tết trung thu ấm áp 1.3 Nội dung tuyên bố dự án: Bản tuyên bố dự án PHẦN TÓM TẮT Tên dự án: Trung thu tình nguyện Mơ hình dự án: kinh... thu theo dự kiến 50.000.000VNĐ  Lợi nhuận dự kiến 30.000.000VNĐ - Thực thời gian tiến hành dự án vòng tháng trước Trung Thu - Thu hồi vốn vòng tháng đầu dự án thực hiện, lợi nhuận thu từ tháng... chất lượng dự án - Có kế hoạch quản trị rủi ro cho dự án - Dự án thực thành công đem lại kết tốt  Sau trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường, phân tích, xây dựng dự án ? ?Trung thu tình nguyện? ??, nhận