TIỂU LUẬN: “Quy trình Thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý”

MỤC LỤC CHƯƠNG 1.1 1.2 1.3 CHƯƠNG 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Nội dung DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU Một số vấn đề lý luận hệ thống thông tin Thông tin Hệ thống thông tin Tổng quan hệ thống thơng tin Quy trình cài đặt thiết kế hệ thống thông tin quản lý Mơ hình hóa thực thể Xây dựng sơ đồ quan hệ - Thực thể thiết kế sở liệu Chuẩn hóa liệu Xây dựng phần mềm quản lý Thiết kế giao diện người máy KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Trang LỜI MỞ ĐẦU Trong năm gần đây, tổ chức ngày ý đến việc ứng dụng thành tựu cơng nghệ nói chung cơng nghệ thơng tin nói riêng vào hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh Các hệ thống thông tin quản lý tin học hóa ngày đóng vai trị quan trọng hoạt động quản lý tổ chức Ban đầu, hệ thống thông tin chủ yếu xây dựng để hỗ trợ số hoạt động kế tốn, văn phịng, đến nay, hệ thống có mặt hầu hết tất lĩnh vực quản lý theo chức tổ chức Trong bối cảnh tự hóa thương mại quốc tế trình hội nhập kinh tế quốc tế ngày sâu rộng Việt Nam, doanh nghiệp ngày gặp nhiều áp lực cạnh tranh Chính vậy, tổ chức, doanh nghiệp ln cần phải nắm bắt xác kịp thời xu hướng xã hội để tránh thụt lùi, lạc hậu Trong đó, hệ thống thơng tin quản lý đóng vai trị lớn vào việc giúp tổ chức, doanh nghiệp tồn tại, phát triển bền vững tạo lợi cạnh tranh thị trường Hệ thống thông tin quản lý công cụ đắc lực giúp tổ chức, doanh nghiệp nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh, hỗ trợ việc định hỗ trợ cải thiện khả cạnh tranh, phát triển doanh nghiệp Từ kiến thức học tập thực tiễn, tơi lựa chọn đề tài “Quy trình thiết kế cài đặt hệ thống thông tin quản lý” làm tiểu luận học phần Hệ thống thông tin quản lý CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN 1.1 Thơng tin 1.1.1 Khái niệm Thông tin (Information) liệu tổ chức theo cách cho chúng mang lại giá trị gia tăng so với giá trị vốn có thân liệu Để tổ chức liệu thành thơng tin có ích có giá trị, người ta phải sử dụng quy tắc mối quan hệ liệu Việc biến đổi liệu thành thông tin thực q trình, tập hợp cơng việc có quan hệ logic với để đạt kết đầu mong muốn Có thể nói thơng tin liệu chuyển đổi thành dạng có giá trị sử dụng thông qua việc ứng dụng tri thức Thơng tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý gọi thơng tin quản lý Như hiểu thơng tin quản lý liệu có ích lựa chọn, tổ chức xử lý theo cách cho sở định đắn Tất tổ chức cần thông tin phục vụ mục đích khác - Lập kế hoạch: Để lập kế hoạch cần phải có thơng tin hiểu biết nguồn lực có Trên thực tế có nhiều kịch khác việc phân bổ nguồn lực hạn hẹp ngữ cảnh thông tin cần đến để hỗ trợ trình định - Kiểm soát: Một kế hoạch đưa vào triển khai, cần kiểm soát kết thực kế hoạch thực tế Thơng tin sử dụng để đánh giá xem kế hoạch có thực dự kiến hay có xê dịch khơng lường trước Trên sở thơng tin kiểm sốt, thực điều chỉnh cần thiết - Ghi nhận giao dịch: Việc thu thập thông tin giao dịch kiện cần thiết nhiều lý khác thơng tin có giá trị minh chứng, u cầu mang tính pháp lý, hay phục vụ mục đích kiểm sốt - Đo lường lực: Thơng tin chi phí, doanh thu, lợi nhuận,… cho phép đo lường lực kinh doanh tổ chức doanh nghiệp - Hỗ trợ định: Với trợ giúp thơng tin có chất lượng, người làm cơng tác quản lý có hội định hiệu đắn Trong ngữ cảnh tổ chức doanh nghiệp, sở phân tích thơng tin thu qua q trình xử lý thơng tin, người ta tạo tri thức kinh doanh (Business Intelligence) tri thức hiểu biết khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối tác kinh doanh, môi trường cạnh tranh thân hoạt động doanh nghiệp 1.1.2 Thuộc tính thơng tin Tri thức kinh doanh giúp doanh nghiệp đưa định hiệu quả, quan trọng thường mang tầm chiến lược Nó cho phép doanh nghiệp trích rút ý nghĩa đích thực thơng tin nhằm thực bước mang tính sáng tạo mạnh mẽ, nhằm tạo ưu cạnh tranh Đặc trưng thơng tin có giá trị: Để có giá trị sử dụng người làm công tác quản lý định, thông tin cần phải có thuộc tính sau: - Tính xác: Thơng tin xác thơng tin khơng chứa lỗi Thơng tin khơng xác thường tạo từ liệu khơng xác nhập vào hệ thống trước - Tính đầy đủ: Thông tin đầy đủ thông tin chứa liệu quan trọng Một báo cáo đầu tư bị xem khơng đầy đủ khơng liệt kê chi phí có liên quan - Tính kinh tế: Thông tin xem kinh tế giá trị mang lại cao chi phí tạo - Tính mềm dẻo: Thơng tin sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, ví dụ thơng tin hàng tồn kho sử dụng cho quản lý bán hàng, đồng thời có giá trị sử dụng cho quản lý sản xuất quản lý tài Tính tin cậy: Tính tin cậy TT phụ thuộc vào nhiều yếu tố Nó phụ thuộc vào phương pháp thu thập liệu, phụ thuộc vào nguồn gốc thơng tin - Tính phù hợp: Tính phù hợp thơng tin người định quan trọng, thể chỗ có hướng đến đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị sử dụng cho đối tượng nhận tin hay khơng - Tính đơn giản: Thơng tin đến tay người sử dụng cần dạng giản đơn, không phức tạp Nhiều nhiều thông tin gây khó khăn cho người sử dụng việc lựa chọn thơng tin - Tính kịp thời: Thơng tin coi kịp thời đến với người sử dụng vào thời điểm cần thiết - Tính kiểm tra được: Thông tin cho phép người ta kiểm định để chắn hồn tồn xác (bằng cách kiểm tra nhiều nguồn cho thông tin) - Tính dễ khai thác: Đó thơng tin tra cứu dễ dàng người sử dụng có thẩm quyền, theo dạng, vào thời điểm mà họ cần Tính an tồn: Thơng tin cần bảo vệ trước người sử dụng thẩm quyền Các tính chất làm cho thông tin trở nên giá trị nhiều tổ chức Với thơng tin thiếu xác khơng đầy đủ dẫn đến định khơng hiệu quả, gây thiệt hại cho tổ chức nhiều tiền bạc, dự báo sai cầu tương lai sản phẩm dẫn đến việc tiêu tốn nhiều tiền để đầu tư vào nhà máy mà lại không đưa vào khai thác Ngồi thơng tin không cung cấp lúc hay thông tin phức tạp có giá trị sử dụng tổ chức Trong ngữ cảnh khác nhau, tính hữu ích thơng tin đánh giá theo cách khác giá trị thuộc tính Ví dụ liệu nghiên cứu thị trường chút thiếu xác thiếu đồng chấp nhận được, tính kịp thời lại cần thiết Thơng tin loại có tác dụng cảnh báo tổ chức khả đối thủ cạnh tranh thực giảm giá giá giảm cụ thể bao nhiêu, lúc việc cảnh báo trước cho tổ chức để lập kế hoạch đối phó quan trọng Ngược lại, tính xác, tính kiểm tra tính đầy đủ lại thuộc tính thơng tin sử dụng hạch toán kế toán việc sử dụng tài sản tổ chức tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định 1.2 Hệ thống thông tin 1.2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin (Information System) hệ thống bao gồm yếu tố có quan hệ với làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ phân phối liệu, thông tin cung cấp chế phản hồi để đạt mục tiêu định trước 1.2.2 Vai trị hệ thống thơng tin Từ đời đến nay, lịch sử phát triển HTTT trải qua chặng đường dài với đa dạng hóa loại hình HTTT vai trị ngày lớn chúng tổ chức Trong tổ chức đại, hệ thống thơng tin đóng vai trò then chốt đương nhiên phải đánh giá cao nhà quản lý Công nghệ số hóa thực làm thay đổi tổ chức kinh doanh Các hệ thống thông tin ngày ảnh hưởng trực tiếp tới cách thức nhà quản lý định, nhà lãnh đạo lập kế hoạch chí việc định sản phẩm, dịch vụ đưa vào sản xuất Nói tóm lại, HTTT thực đóng vai trị chiến lược đời sống tổ chức Sau ba vai trị yếu HTTT tổ chức: - Hỗ trợ hoạt động tác nghiệp - Hỗ trợ hoạt động quản lý - Hỗ trợ tạo lợi cạnh tranh a Vai trị gia tăng giá trị hệ thống thơng tin Các hệ thống thơng tin gia tăng giá trị cho tổ chức nhiều cách: cải tiến sản phẩm cải tiến trình nghiệp vụ liên quan đến việc sản xuất sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm hỗ trợ nhà quản lý trình định - Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho q trình nghiệp vụ: Các HTTT có ảnh hưởng định đến trình nghiệp vụ tổ chức Với việc sử dụng HTTT, chi phí nhân cơng cho q trình nghiệp vụ giảm đáng kể, hiệu trình tăng lên rõ rệt, chúng thực nhanh thuận tiện Khi phịng kinh doanh có sử dụng HTTT giảm thiểu cơng việc kiểm tra điều kiện tài khách hàng chia sẻ công việc kiểm tra đơn hàng cho nhiều nhân viên thực đảm bảo phối hợp chặt chẽ với Trong tổ chức bao gồm nhiều q trình hoạt động nghiệp vụ Đó hoạt động nghiệp vụ mang tính tác nghiệp mua sắm nguyên vật liệu, SX sản phẩm, nhập kho thành phẩm hay bán hàng, hoạt động kiểm soát tác nghiệp hàng ngày HT sản xuất phân phối, hoạt động cần thiết cho việc thiết kế thiết kế lại toàn hệ thống tổ chức Các trình hoạt động mức có nhiệm vụ xác định mục tiêu chiến lược cho tổ chức kiểm sốt q trình thực mục tiêu Giữa q trình hoạt động nghiệp vụ HTTT có mối quan hệ chặt chẽ với Mỗi loại HTTT gia tăng giá trị cho q trình nghiệp vụ mà hỗ trợ Nó làm cho q trình thực hiệu hơn, cải tiến phối hợp trình, tạo môi trường làm việc tốt giảm thiểu sai sót - Hệ thống thơng tin gia tăng giá trị cho sản phẩm Sản phẩm đầu trình hoạt động nghiệp vụ tổ chức doanh nghiệp Đó vật dụng, tài liệu, thỏa thuận hay dịch vụ Các sản phẩm phân biệt đặc điểm, tính hình thức cung cấp, nên cách mà HTTT gia tăng giá trị cho sản phẩm nâng cao bổ sung đặc tính cho sản phẩm cải tiến hình thức cung cấp Ngồi ra, HTTT gia tăng giá trị cho sản phẩm cách cải tiến phương thức cung cấp sản phẩm đến khách hàng Một ví dụ rõ ràng hệ thống đặt vé máy bay Với hệ thống này, việc đặt chỗ mua vé máy bay thực nhanh chóng thuận lợi điện thoại hay hệ thống thương mại điện tử mà với khách hàng mua hàng hóa dịch vụ nhà hệ thống máy giao dịch ngân hàng ngân hàng cho phép khách hàng rút tiền lúc nơi Máy giao dịch ngân hàng (Automated Teller Machine – ATM) thiết bị đầu cuối chuyên dụng, sử dụng để cung cấp dịch vụ ngân hàng từ xa - Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm Các HTTT gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm nhiều cách: Gia tăng giá trị cho trình nghiệp vụ gia tăng giá trị cho thân sản phẩm cách đổi nâng cao chất lượng trình sản phẩm Việc sử dụng hệ thống dự trữ tồn kho thời điểm JIT (Just In Time) cho phép gia tăng giá trị cho chất lượng trình quản lý hàng tồn kho hệ thống này, nhà cung cấp thực cung cấp hàng hóa cho nhà sản xuất vào thời điểm mà chúng cần đến cho trình sản xuất Bảng tính điện tử với phân tích tài nhanh chóng, xác động sản phẩm có chất lượng cao HTTT gia tăng giá trị cho sản phẩm việc cải tiến chất lượng thơng qua việc thu thập thơng tin phản hồi, thiết kế thực cải tiến sản phẩm thông qua việc truyền đạt nội dung thay đổi cần thiết tới đối tượng liên quan trình sản xuất hệ thống thư điện tử hay báo điện tử b Vai trò chiến lược hệ thống thông tin môi trường cạnh tranh: Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, HTTT quản lý nói chung HTTT chiến lược nói riêng đóng vai trị định hiệu kinh doanh tính sống cịn tổ chức Những HTTT công cụ then chốt, đảm bảo cho tổ chức đạt ưu cạnh tranh Để sử dụng HTTT vũ khí cạnh tranh, tổ chức cần phải biết xác định xem hội chiến lược hoạt động kinh doanh nằm đâu? Các HTTT chiến lược thường đem đến thay đổi tổ chức, với sản phẩm dịch vụ thủ tục nghiệp vụ 1.3 Tổng quan hệ thống thông tin quản lý 1.3.1 Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Information System) hệ thống tích hợp yếu tố người, thủ tục, CSDL thiết bị sử dụng để cung cấp thơng tin có ích cho nhà quản lý định Các hệ thống thông tin quản lý phát triển thập niên 60 kỷ XX nhằm cung cấp báo cáo quản lý Hệ thống thông tin quản lý hệ thống trợ giúp hoạt động quản lý cấp độ tổ chức Chúng dựa chủ yếu vào sở liệu tạo hệ xử lý giao dịch nguồn liệu từ bên tổ chức a, Đầu vào Đầu vào HTTT quản lý có nguồn gốc từ từ bên từ bên tổ chức Nguồn liệu nội chủ yếu HTTT quản lý HT xử lý giao dịch Một hoạt động hệ thống xử lý giao dịch thu thập lưu trữ liệu giao dịch hoàn thành Khi giao dịch hoàn thành, hệ thống xử lý giao dịch khác thực việc thay đổi cập nhật CSDL nghiệp vụ tổ chức Ví dụ, hệ thống xử lý tốn giúp trì CSDL cơng nợ phải thu tình trạng cập nhật nên nhà quản lý biết đối tượng có cơng nợ với tổ chức Chính CSDL có tính cập nhật nguồnthay đổi mục tiêu chiến lược kinh doanh, mối quan hệ với khách hàng nhà cung cấp, hoạt động nghiệp vụ kiến trúc thông tin tổ chức Nói cách khác, việc triển khai HTTT chiến lược địi hỏi thay đổi khơng mặt kĩ thuật mà mặt xã hội Vậy nên nhà quản lý cần phải xếp thiết kế lại trình nghiệp vụ tổ chức để việc ứng dụng công nghệ thông tin mũi nhọn đạt hiệu Họ cần thiết lập chế việc phối hợp hoạt động tổ chức với khách hàng nhà cung cấp Các khách hàng nhà cung cấp liên kết với chặt chẽ chia sẻ với trách nhiệm Đối với nhà quản lý vấn đề đặt phải có ý tưởng giúp xác định xem loại hình HTTT tạo ưu chiến lược cho tổ chức b, Đầu Đầu HTTT quản lý thường hệ thống báo cáo phân phối truyền đạt tới nhà quản lý Các báo cáo bao gồm báo cáo định kỳ, báo cáo theo nhu cầu, báo cáo đột xuất báo cáo siêu liên kết - Báo cáo định kỳ: Báo cáo định kỳ báo cáo lập theo chu kỳ đặn, ví dụ báo cáo ngày, báo cáo tuần báo cáo tháng Báo cáo chi phí lương lập hàng tuần giúp theo dõi kiểm sốt chí phí nhân cơng báo cáo ngày sản xuất lại cần thiết cho việc theo dõi sản xuất sản phẩm Các báo cáo định kỳ khác giúp nhà quản lý kiểm soát hoạt động đại lý bán hàng, mức tồn kho nhiều hoạt động khác - Báo cáo số thống kê: Báo cáo số thông kê dạng đặc biệt báo cáo định kỳ, loại báo cáo thực tóm tắt hoạt động ngày hôm trước thường phải sẵn sàng vào đầu ngày làm việc Các báo cáo tóm tắt mức tồn kho, doanh số Những báo cáo số thống kê thường liên quan chặt chẽ đến yếu tố định tổ chức Vậy nên nhà quản lý 10 nhà lãnh đạo sử dụng báo cáo loại đề can thiệp thực điều chỉnh hoạt động kinh doanh cách kịp thời - Báo cáo theo yêu cầu: Báo cáo theo yêu cầu báo cáo lập để cung cấp thông tin xác định theo yêu cầu nhà quản lý Nói cách khác báo cáo loại lập theo yêu cầu Ví dụ, nhân viên quản lý có nhu cầu thông tin mức tồn kho mặt hàng xác định, hay công lao động nhân viên xác định Trong tình đó, báo cáo theo yêu cầu lập để thỏa mãn nhu cầu thông tin - Báo cáo ngoại lệ: Báo cáo ngoại lệ báo cáo kết xuất cách tự động tình bất thường xảy Cũng giống báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ thường sử dụng để theo dõi khía cạnh quan trọng có tính chất định thành cơng tổ chức 1.3.2 Các thành phần thuộc hệ thống thông tin quản lý * Dữ liệu (Data): Là “thực tế” thu thập, ghi nhận, xử lý hệ thống thông tin Dữ liệu thường quan sát đo lường hoạt động doanh nghiệp cần thiết cho người sử dụng thông tin Trong doanh nghiệp, nhiều loại liệu cần phải thu thập bao gồm, kiện liên quan đến nghiệp vụ/hoạt động phát sinh; Các nguồn lực bị tác động nghiệp vụ/hoạt động; Các cá nhân tham gia vào hoạt động/nghiệp vụ * Thông tin: Là liệu tổ chức xử lý để có ý nghĩa cho người sử dụng nhằm đưa định kinh doanh Người dùng đưa định tốt số lượng chất lượng thông tin nâng lên Tuy nhiên thông tin q nhiều gây nhiễu Thơng tin doanh nghiệp cung cấp cho nội ngồi doanh nghiệp Lưu ý thơng tin với người liệu với người khác CHƯƠNG 11 QUY TRÌNH CÀI ĐẶT VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ 2.1 Mơ hình hóa thực thể Mơ hình hố thực thể hay phân tích liệu phương pháp xác định đơn vị thông tin sở có ích cho hệ thống, gọi thực thể (Entity) định rõ mối quan hệ bên tham trỏ chéo với chúng Mọi thành phần liệu lưu trữ lần toàn HTTT tổ chức truy nhập từ chương trình Nói cách ngắn gọn HTTT phải có chỗ cho thứ thứ phải chỗ Phân tích liệu logic cách xem xét liệu thông tin sử dụng theo quan điểm trừu tượng túy mà khơng tính đến chức kinh doanh thực nó, khơng tính đến người sử dụng nó, nơi dùng khn dạng vật lý, tệp tài liệu chứa Đây phương pháp thâu tóm cấu trúc tự nhiên sẵn có thơng tin Phân tích liệu logic xem xét thực thể chế vận hành chúng, tìm kiếm phương pháp tốt để lưu trữ chúng tạo điều kiện truy cập thuận lợi cho người có nhu cầu tồn hệ thống Trong tổ chức, phận HTTT có mối quan hệ chằng chịt với nên tránh khỏi trùng lắp dư thừa thông tin Hiện nhiều tổ chức, mơ hình cải tiến cách thiết lập CSDL chung cho toàn hệ thống Các phận guồng máy quản lý không liên hệ trực tiếp trước mà thông qua CSDL chung 2.2 Xây dựng sơ đồ quan hệ - Thực thể thiết kế sở liệu 2.2.1 Xác định thực thể dựa vai trò, ý nghĩa thực thể hệ thống: 12 Đặt tên cho thực thể Nên chọn danh từ để đặt tên cho thực thể, ví dụ “Sinh viên”, “Mơn học”, … Mỗi thực thể có tên tồn hệ thống Xác định thuộc tính thực thể Cần xác định đầy đủ (không thừa, khơng thiếu) thuộc tính tùy theo nhu cầu quản lý tổ chức Thêm thuộc tính để tăng tính mơ tả, để có thêm liệu phân biệt cá thể; bỏ bớt thuộc tính chúng dư thừa khơng liên quan đến vai trị, ý nghĩa thực thể hệ thống 2.2.2 Xác định quan hệ thực thể, bao gồm mối quan hệ, bậc quan hệ, kiểu quan hệ Lưu ý: Trong trình xác định mối quan hệ, cần xác định quan hệ tiêu biểu mà tổ chức cần quản lý Tên quan hệ thường diễn tả động từ tính từ để hành động, kiện liên kết thể thực thể có quan hệ nhau, ví dụ “Có”, “Thi”, “Học”, … 2.2.3 Thiết kế sở liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể Việc thiết kế CSDL trường hợp thực chất xác định tệp liệu có liên quan đến để phục vụ cho công tác quản lý HTTT quản lý Xác định tệp liệu tìm xem tệp có trường liệu nào, trường trường khóa chính, trường mô tả, trường quan hệ… Việc xác định tệp liệu cần xuất phát từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể ERD (với thực thể chuẩn hoá) Trường liệu (Field): Mỗi trường liệu lưu trữ thông tin tương ứng với thuộc tính thực thể Bản ghi (Record): Tập hợp giá trị trường tương ứng với cá thể thực thể 13 Bảng liệu (Table) tệp liệu: Tồn ghi lưu trữ thông tin cho thực thể tạo bảng mà dòng ghi cột trường liệu Bảng liệu tương ứng với bảng thực thể 2.3 Chuẩn hóa liệu Chuẩn hóa liệu q trình rà sốt tất danh sách thuộc tính thực thể, áp dụng tập quy tắc phân tích để chuyển chúng thành dạng cho: - Tối thiểu việc lặp lại, tránh dư thừa thơng tin Tình trạng thuộc tính có mặt nhiều bảng thực thể xuất thuộc tính định danh kết nối cần thiết để thể mối quan hệ - Loại bỏ trường hợp thuộc tính lại có tên khác bảng thực thể khác Ví dụ thuộc tính “Mã sinh viên” “Số hiệu sinh viên” - Không để xảy tình trạng thuộc tính chưa hiểu rõ hiểu theo nhiều nghĩa khác tình có nhiều người sử dụng thơng tin Ví dụ thuộc tính “Địa chỉ” thực thể “Sinh viên” hiểu địa tạm trú sinh viên hay địa gia đình (ở q) - Q trình chuẩn hóa buộc người ta phải xem xét cẩn thận ý nghĩa thuộc tính, từ xây dựng mơ hình quan hệ hiểu rõ tất thuộc tính liên quan - Q trình chuẩn hóa thực dựa khái niệm “phụ thuộc hàm” mô hình chuẩn hóa đầy đủ, lý tưởng mơ hình mà đấy, thuộc tính bảng thực thể có phụ thuộc hàm trực tiếp vào tồn thuộc tính khóa bảng 2.4 Xây dựng phần mềm quản lý 14 Công đoạn cuối thiếu phần thiết kế HTTT quản lý phải thiết kế phần mềm (mới) số trường hợp - mua phần mềm có sẵn thị trường cho tổ chức * Thiết kế phần mềm Mỗi sản phẩm phần mềm cơng trình sáng tạo kỹ thuật Nó sản phẩm nhà phân tích viên hệ thống nhà lập trình Đây cơng đoạn khơng cần nhiều chi phí tài lớn lao động lại cần đội ngũ chuyên gia, kỹ thuật viên cấp cao, am hiểu lĩnh vực quản lý thông thạo kỹ thuật sáng chế phần mềm * Các bước thiết kế phần mềm Quy trình thiết kế phần mềm gồm bước sau đây: - Xác định mục đích, yêu cầu phần mềm - Thiết kế giải thuật - Chọn ngôn ngữ lập trình - Viết chương trình - Thử nghiệm chương trình - Biên soạn tài liệu hướng dẫn Xây dựng phần mềm q trình phức tạp Nó coi nghệ thuật địi hỏi trí tưởng tượng tốt, óc sáng tạo khéo léo, đồng thời khoa học cần áp dụng kỹ thuật phương pháp tiêu chuẩn liên quan đến cơng nghệ phần mềm (Software Engineering) Trước tốn đặt ra, người lập trình phải biết lựa chọn cấu trúc liệu phù hợp, sở tiến hành giải thuật hiệu Với cấu hình máy tính chọn, phải xác định cách tổ chức lưu trữ liệu truy nhập tương ứng * Các phương pháp thiết kế giải thuật Một phần mềm tổng thể bao gồm nhiều “module con” (program) để giải vấn đề cụ thể nhằm thực chức xác định đối 15 với HTTT quản lý tổ chức Các module thường tương ứng với tiến trình (hoặc xử lý) sơ đồ DFD, nhiên số mudule nhiều số process DFD số module phải xử lý vấn đề không thuộc chức (Non Functional) sửa lỗi, tối ưu hóa hệ thống hay phân quyền… Các mdule không hoạt động riêng lẽ mà thường liên kết với theo cách để thực chức chung hệ thống Thiết kế giải thuật có chức xác định module, vị trí mối quan hệ chúng toàn HTTT quản lý cần thiết kế * Các ngôn ngữ thiết kế phần mềm Khi lựa chọn ngôn ngữ lập trình, người ta thường vào số tiêu chuẩn lĩnh vực ứng dụng tổng quát, môi trường hoạt động phần mềm, độ phức tạp thuật tốn cấu trúc chương trình, tri thức cán phát triển phần mềm Các ngôn ngữ lập trình phân loại khái quát thành hệ: Ngôn ngữ hệ thứ nhất: tiêu biểu dạng hợp ngữ Các ngôn ngữ hệ thứ có đặc điểm phụ thuộc mạnh vào loại máy tính điện tử cụ thể mức độ trừu tượng chương trình thường thấp Ngôn ngữ hệ thứ hai: phát triển vào cuối năm 50, đầu năm 60 Các ngôn ngữ hệ thứ hai đặc trưng thư viện chương trình phần mềm liên quan đến nhiều lĩnh vực khác FORTRAN ngôn ngữ hệ thứ hai áp dụng phổ biến việc giải toán khoa học kỹ thuật COBOL ngôn ngữ hệ thứ hai có khả định nghĩa liệu tốt nên đến ứng dụng rộng rãi lĩnh vực thương mại kinh tế BASIC ngôn ngữ lập trình phi cấu trúc Khi xuất mày tính cá nhân IBM PC, ngôn ngữ BASIC lại phát triển mạnh với nhiều khác QBASIC, GWBASIC, BASICA 16 Ngôn ngữ hệ thứ ba: ngơn ngữ lập trình đại với khả cấu trúc phong phú thủ tục mạnh Các ngơn ngữ hệ thứ ba chia thành ba nhóm: * Xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm khâu cuối giai đoạn thiết kế phần mềm Một tài liệu hướng dẫn đầy đủ, dễ hiểu làm tăng đáng kể chất lượng phần mềm Ngoài trang nhan đề mục lục, nội dung tài liệu bao gồm: - Tóm tắt hệ thống: trình bày cách ngắn gọn vấn đề chủ yếu phần mềm (quy trình thao tác, tài liệu đầu vào, tài liệu ra, thiết kế giao diện hình…) - Dữ liệu vào: nguồn gốc liệu vào, thủ tục kiểm tra liệu, nơi nhập liệu… - Tài liệu (các báo cáo đầu ra): mô tả xuất xứ, đặc điểm kỹ thuật tài liệu, chế độ in, nơi nhận tài liệu, tệp liệu, giải thích trường liệu, thủ tục bảo vệ an tồn, thủ tục khơi phục… - Các lưu đồ hệ thống, sơ đồ luồng liệu, từ điển thuật ngữ… - Các tiến trình máy tính tài ngun máy tính * Lựa chọn phần mềm thị trường Chúng ta đề cập đến việc thiết kế phần mềm cho HTTT quản lý Tuy nhiên, lúc nào, việc xây dựng HTTT quản lý dẫn đến việc phát triển phần mềm Trong nhiều trường hợp, cần xem xét tính thích hợp phần mềm có sẵn thị trường để lựa chọn cho HTTT quản lý Tất nhiên khơng có phần mềm hồn tồn phù hợp với hệ thống giải vấn đề tổng quát chưa tính đến nét đặc trưng cho hệ thống cụ thể Trong thực tế, người ta lựa chọn 17 phần mềm có sẵn đáp ứng khoảng 80% khối lượng công việc tổ chức đề Các tổ chức thường mua gói phần mềm số trường hợp sau: - Chỉ cần áp dụng chức phổ biến tổ chức kế tốn, quản trị nhân sự… - Khi tổ chức khơng có đủ nguồn lực để xây dựng thiết kế HTTT: không đủ nhân lực để thực dự án phát triển hệ thống, thiếu khả tài chính… - Khi ứng dụng máy vi tính phát triển theo định hướng người sử dụng nhiều phần mềm thiết kế sẵn cho máy vi tính nguồn trợ giúp cho doanh nghiệp với chi phí thấp 2.5 Thiết kế giao diện người máy Thiết kế giao diện người – máy nhằm tạo giao tiếp thân thiện người sử dụng máy tính, phù hợp với yêu cầu đặt Các yêu cầu thiết kế giao diện là: - Dễ sử dụng: giao diện dễ hiểu, dễ sử dụng với người kinh nghiệm sử dụng nhất; lệnh dễ học, dễ dàng người sử dụng tiếp thu ghi nhớ - Tốc độ thao tác đảm bảo đủ nhanh - Có độ xác cao phân biệt rõ phạm vi chức - Dễ kiểm soát: Người sử dụng kiểm soát hệ thống - Dễ phát triển: tạo điều kiện dễ dàng phát triển tương lai Các giao diện người - máy phương tiện để trao đổi thông tin hệ thống với môi trường Giá trị sử dụng hệ thống định giao diện này; truyền tải thông tin không phù hợp nhu cầu hệ thống lẫn môi trường nguyên nhân làm cho hệ thống giá trị Do 18 mà người ta đặc biệt ý thiết kế giao diện hệ thống trước cài đặt xử lý bên Trong trình tương tác người – máy, trợ giúp máy tính tiện ích trợ giúp, chức trợ giúp (help), thông báo gợi ý cho tình huống, phát sửa lỗi… quan trọng Đối với trợ giúp máy, có yêu cầu sau: - Có tính sẵn sàng Người sử dụng cần trợ giúp lúc suốt thời gian tương tác với hệ thống Vì vậy, chức trợ giúp cần kích hoạt nhiều cách khc vào lúc như: sử dụng phím nóng, bấm phím chuột phải (dùng “context popup menus”), chương trình thường trú (giống “Office Assistant” MS Office) Có tính quán Tính quán hiểu dẫn nội dung nhập liệu xử lý (nút lệnh, thực đơn liên kết với mã máy) phải liên kết hồn tồn xác với nội dung liệu nội dung xử lý máy Như nội dung liệu có tên gọi tất forms reports Tính quán giúp hạn chế tối đa sai sót hiểu lầm Có tính xác đầy đủ Các nội dung trợ giúp phải phù hợp với vấn đề mà người sử dụng cần giúp đỡ, chẳng hạn phần mềm giúp cho họ ngược lại, toán họ giải cách máy Phần mềm trở thành gánh nặng khó chấp nhận nhìn qua giao diện, người sử dụng biết làm cách để sử dụng Hơn nữa, phần mềm thường phát triển nhiều version mới, có cách thực không giống người sử dụng biết, hướng dẫn phải xác khác biệt người sử dụng tránh sai sót chủ quan Có tính uyển chuyển (linh hoạt) Vì phức tạp kỹ thuật cài đặt giao diện, nên đa số giao diện khó thực yêu cầu tùy biến (đa dạng 19 hóa) giao tiếp tùy theo ý thích người sử dụng Nhưng yêu cầu thực cần thiết để hệ thống thân thiện với người sử dụng (“user frendliness”) Một hệ thống trợ giúp linh hoạt cho phép người sử dụng khai thác tối đa lực hệ thống nhờ vào việc họ giải thoát khỏi quy ước cứng ngắt nhàm chán giao tiếp người – máy Có độ tin cậy cao Trong giao tiếp người – máy, điều quan trọng hệ thống cần phát lỗi trợ giúp sửa lỗi cho người sử dụng, qua thông báo lỗi gợi ý phương án sửa lỗi Nhờ chế này, người sử dụng yên tâm làm việc với hệ thống 20 KẾT LUẬN Hệ thống thông tin (HTTT) quản lý hệ thống bao gồm người, công cụ, liệu quy trình tổ chức nhằm thu thập, xử lý cung cấp thông tin cần thiết, đầy đủ, kịp thời, xác cho nhà quản trị việc định Hệ thống thông tin quản lý có vai trị quan trọng việc hỗ trợ quản trị tổ chức, doanh nghiệp đơn giản hóa cơng việc, nâng cao suất lao động, hiệu quản lý Chính việc cài đặt thiết kế hệ thống thơng tin quản lý có vai trị quan trọng phát triển tổ chức, doanh nghiệp giai đoạn 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Văn Ba, Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, NXB: Đại học Quốc gia, Hà Nội, 2004 Phạm Thị Thanh Hồng, Phạm Minh Tuấn, Hệ thống thông tin quản lý, NXB: Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2007 Trần Thị Song Minh, Giáo trình hệ thống thơng tin quản lý, NXB: Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội, 2012 Trương Văn Tú, Trần Thị Song Minh, Giáo trình hệ thống thơng tin quản lý, NXB: Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội, 2000 Sách, báo, tạp chí chuyên ngành, tài liệu liên quan 22