iso.qt.03_danh_gia_noi_bo

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO.QT.03 Ban hành: 02 10/3/14 Sửa đổi : 00 / / ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu: ISO.QT.03 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 10/3/2014 (8.2.2 - ISO 9001:2008) Biên soạn Sốt xét Phê duyệt Hồng Việt Hương Trần Duy Chiến Trần Ngọc Nam Chức vụ Chuyên viên Phó Giám đốc - QMR Giám đốc Chữ ký (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Họ tên QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO.QT.03 Ban hành: 02 10/3/14 Sửa đổi : 00 / / BẢNG THEO DÕI PHÂN PHỐI TÀI LIỆU Giám đốc Đại điện lãnh đạo chất lượng Phòng Quản lý Khoa học Thanh tra Sở Phịng Kế hoạch – Tài 11 Trung tâm Thơng tin KHCN Các Phó Giám đốc Văn phịng Sở Phịng Quản lý Cơng nghệ Phịng Quản lý Sở hữu trí tuệ 10 Thư ký ISO (bản gốc) BẢNG THEO DÕI NỘI DUNG BAN HÀNH/SỬA ĐỔI Trang Lần bh/ sửa đổi 02/00 Ngày bh/ sửa đổi Mô tả vắn tắt nội dung sửa đổi Bỏ biểu mẫu báo cáo KPH - ISO.QT.03/B04 Bỏ phiếu ghi điểm lưu ý- ISO.QT.03/B05 Sửa nội dung biểu mẫu ISO.QT.03/B07 thành ISO.QT.03/B05 Ban hành lại tài liệu MỤC LỤC QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO.QT.03 Ban hành: 02 10/3/14 Sửa đổi : 00 / / Trang Quy định chung Định nghĩa, từ viết tắt tài liệu viện dẫn Nội dung 3.1 Lập chương trình đánh giá nội 3.2 Thực chương trình đánh giá 3.2.1 Lập kế hoạch chuẩn bị đánh giá 3.2.2 Tiến hành đánh giá 3.2.3 Chuẩn bị báo cáo kết đánh giá 3.2.4 Họp kết thúc 3.3 Theo dõi thực 3.4 Đánh giá chương trình đánh giá Hồ sơ đánh giá nội Phụ lục QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO.QT.03 Ban hành: 02 10/3/14 Sửa đổi : 00 / / Quy định chung: Văn quy định Quy trình tổ chức thực đánh giá nội để xác định tính hiệu lực hiệu hoạt động liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Sở Khoa học Công nghệ tỉnh Thừa Thiên Huế Định nghĩa, thuật ngữ, từ viết tắt tài liệu viện dẫn: 2.1 Định nghĩa, thuật ngữ, từ viết tắt: - Chương trình đánh giá: Tập hợp hay nhiều đánh giá hoạch định cho khoảng thời gian định nhằm mục đích cụ thể - Kế hoạch đánh giá: Mơ tả hoạt động đặt, bố trí cho đánh giá - Sự KPH nặng: Sự không phù hợp gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu lực hệ thống chất lượng việc đảm bảo chất lượng dịch vụ Những vấn đề sau coi không phù hợp nặng: + Hệ thống chất lượng hồn tồn khơng đề cập đến yêu cầu cần áp dụng tiêu chuẩn áp dụng + Một yêu cầu hệ thống chất lượng hồn tồn khơng thực thực tế thực khơng có hiệu + Có nhiều không phù hợp nhẹ lặp lại cách hệ thống (lặp lại qua phòng lặp lại q trình) + Có vi phạm yêu cầu luật định áp dụng việc cung cấp dịch vụ - Sự KPH nhẹ: Về chất không phù hợp xảy ngẫu nhiên, gây ảnh hưởng không nghiêm trọng hệ thống chất lượng Sự khơng phù hợp nhẹ kết luận khi: + Có khuynh hướng diễn biến xấu khơng có hành động khắc phục phịng ngừa + u cầu tiêu chuẩn hệ thống tài liệu không thực quán liên tục + Xuất vài điểm không tuân thủ theo HTQLCL thiết lập nhiên xẩy nhỏ lượng thủ tục hành xử lý, không xẩy số lượng nhiều, mang tính hệ thống - Điểm lưu ý: + Các sai sót nhỏ chưa biến thành khơng phù hợp, để tiếp tục trở thành không phù hợp + Các hội cải tiến - Sự khắc phục: Hành động nhằm loại bỏ KPH phát hiện, - Hành động khắc phục: Hành động tiến hành để loại bỏ nguyên nhân gây KPH tình trạng khơng mong muốn khác QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO.QT.03 Ban hành: 02 10/3/14 Sửa đổi : 00 / / - Các điểm lưu ý: Những khiếm khuyết nhỏ chưa đến mức không phù hợp không gây ảnh hưởng đáng kể tới yêu cầu hệ thống chất lượng - Đánh giá viên nội bộ: cán bộ, nhân viên trải qua khoá huấn luyện đánh giá nội Các đánh giá viên khơng đánh giá cơng việc mình, phép đánh giá công việc phận 2.2 Tài liệu viện dẫn: - Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - ISO.QT.01 : Quy trình kiểm sốt tài liệu - ISO.QT.02 : Quy trình kiểm sốt hồ sơ - ISO.QT.04 : Quy trình thực hành động khắc phục, phòng ngừa - Quyết định số 2968/QĐ-BKHCN ngày 29/12/2010 Bộ Khoa học công nghệ việc công bố Mơ hình khung hệ thống quản lý chất lượng cho loại hình quan hành nhà nước địa phương Nội dung: 3.1 Lập chương trình đánh giá nội bộ: - Vào Quí IV hàng năm, lãnh đạo chất lượng (QMR) trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm lập Chương trình đánh giá nội HTQLCL Sở theo Biểu ISO.QT.03/B.01 sở tình hình áp dụng, mức độ hiệu lực hiệu Hệ thống theo yêu cầu khách hàng - Chương trình đánh giá phải đảm bảo: + Xác định rõ đánh giá dự kiến; + Mục đích, phạm vi, mục tiêu; + Các yếu tố Hệ thống phải đánh giá năm/ lần, + Được Giám đốc Sở phê duyệt trước triển khai thực - Thường trực ISO có trách nhiệm phổ biến Chương trình đến tất phịng, phận cá nhân có liên quan - Khi cần thiết, QMR có quyền bổ sung kế hoạch đánh giá vào Chương trình đánh giá thay đổi Chương trình (do nhu cầu thực tế) phải đảm bảo thủ tục liên quan giải 3.2 Thực Chương trình đánh giá 3.2.1 Lập kế hoạch chuẩn bị đánh giá - Căn Chương trình đánh giá, Trưởng đồn đánh giá người Trưởng đồn phân cơng xác định thành phần đồn đánh giá, tiến hành lập Kế hoạch đánh giá (Biểu ISO.QT.03/B02) - Đánh giá viên tham gia đoàn phải đảm bảo: + Đủ lực thông qua việc đào tạo đạt yêu cầu ISO 19011, có kinh nghiệm cơng tác Sở tháng; QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO.QT.03 Ban hành: 02 10/3/14 Sửa đổi : 00 / / + Không đánh giá cơng việc - Kế hoạch đánh giá phải gửi đến phòng/bộ phận đánh giá cá nhân liên quan trước tuần - Các Đánh giá viên vào nội dung phân công Kế hoạch để tiến hành nghiên cứu, chuẩn bị tài liệu phục vụ đánh giá, lập phiếu hỏi,… đảm bảo thấu hiểu Qui trình, tài liệu liên quan đến phạm vi đánh giá phân công - Thường trực ISO chuẩn bị biểu mẫu (như: Biểu ghi chép, biểu báo cáo không phù hợp, biểu ghi điểm Lưu ý, Biểu tổng kết) hồ sơ cần thiết phục vụ đánh giá cung cấp tài liệu, thơng tin cho đồn đánh cần - Các phòng đánh giá phải chuẩn bị hồ sơ, nhân lực điều kiện cần thiết khác để đảm bảo kế hoạch đánh giá đạt mục tiêu 3.2.2 Tiến hành đánh giá: Trưởng đồn: - Chủ trì họp mở đầu nhằm thống chương trình, mục tiêu phạm vi đánh giá Thành phần tham dự họp mở đầu phải bao gồm: Lãnh đạo Sở, Đồn đánh giá Đại diện phịng/bộ phận đánh giá Các thành phần khác tuỳ thuộc yêu cầu Lãnh đạo Sở theo đề nghị Trưởng đồn; - Chịu trách nhiệm theo dõi q trình thực đánh giá đoàn Đánh giá viên phân công; - Giải trục trặc việc nảy sinh; - Chuẩn bị báo cáo đánh giá; - Quyết định kết luận đánh giá Đánh giá viên: - Thực đánh giá theo phân công Kế hoạch; - Đảm bảo vô tư, khách quan có trách nhiệm; - Ghi chép cẩn thận tất thông tin thu thập đánh giá (bao gồm phù hợp, không phù hợp điểm lưu ý) vào biểu Ghi chép đánh giá theo Biểu ISO.QT.03/B03 Phòng, đơn vị đánh giá: - Tạo điều kiện hợp tác với Đánh giá viên; - Đảm bảo đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan cung cấp có yêu cầu; - Sự sẵn có cá nhân liên quan 3.2.3 Chuẩn bị báo cáo kết đánh giá - Đoàn đánh giá xem xét toàn phát trình đánh giá so với chuẩn mực đánh giá Trưởng đoàn định nội dung phải cải tiến (khắc phục phịng ngừa); QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO.QT.03 Ban hành: 02 10/3/14 Sửa đổi : 00 / / - Các điểm không phù hợp phát đánh giá được lập thành văn (Phiếu yêu cầu xử lý không phù hợp-hành động khắc phục-phịng ngừa ISO.QT.04/B01) - Trưởng đồn chịu trách nhiệm tổng hợp tồn thơng tin thành viên nhóm đánh giá chuẩn bị Báo cáo tổng kết cho đợt đánh giá Biểu ISO.QT.03/B05 Báo cáo phải gồm: + Nhận xét điểm mạnh, điểm yếu HTQLCL, + Đánh giá mục tiêu đánh giá kết thực theo Kế hoạch; + Tổng kết điểm phát Không phù hợp Lưu ý + Các điểm Không phù hợp Lưu ý + Kết thực hành động khắc phục/phòng ngừa từ lần đánh giá trước 3.2.4 Họp kết thúc - Trưởng đồn đánh giá chủ trì họp kết thúc để báo cáo kết thực Kế hoạch đánh giá - Thành phần họp: Lãnh đạo Sở, Đồn đánh giá, Đại diện phịng, đơn vị đánh giá thành phần khác (nếu có) theo yêu cầu Lãnh đạo Sở - Tại họp kết thúc: + Trưởng đồn trình bày báo cáo kết đánh giá, + Các Đánh giá viên trình bày phát đánh giá giải thích cần thiết, + Các đơn vị đánh giá xác nhận vấn đề phải khắc phục/cải tiến giải thích chứng rõ ràng Khi có khơng đồng ý, Lãnh đạo Sở Trưởng đồn đánh giá có quyền đưa định cuối + Những người tham gia họp có quyền thảo luận biện pháp thời gian khắc phục/phòng ngừa điểm KPH, điểm Lưu ý phát + Phòng, đơn vị đánh giá phải cam kết tiến hành hành động khắc phục/phịng ngừa khơng chậm trễ - Báo cáo đánh giá (kể điểm KPH Lưu ý) chụp sử dụng sau: + 01 Thường trực ISO lưu báo cáo với QMR Lãnh đạo Sở; + Mỗi phịng, đơn vị đánh giá: điểm KPH, Lưu ý (nếu có) phịng, đơn vị để tiến hành khắc phục, phịng ngừa (được nộp lại Thường trực ISO sau hoàn tất) - Các Đánh giá viên phải nộp ghi chép đánh giá cho Thường trực ISO sau kết thúc đánh giá 3.3 Theo dõi thực Các phịng/đơn vị có điểm KPH đánh giá nội thực KP-PN theo quy trình khắc phục – phịng ngừa ISO.QT.04 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO.QT.03 Ban hành: 02 10/3/14 Sửa đổi : 00 / / - Thực không chậm trễ để loại bỏ KPH phát (sự khắc phục), - Tiến hành xác định nguyên nhân biện pháp khắc phục, - Thực biện pháp khắc phục xác định để bảo đảm loại bỏ nguyên nhân gây KPH, - Báo cáo kết thực (bằng văn - Biểu ISO.QT.04/B01 kèm theo chứng cụ thể) cho người theo dõi - Người theo dõi xem xét, kiểm tra xác nhận kết khắc phục Nếu chưa đạt u cầu có quyền lập lại Báo cáo KPH theo Biểu ISO.QT.04/B01), cần thiết phải báo cáo cho QMR để giải - Báo cáo KPH đóng lại hành động khắc phục có hiệu lực chuyển cho Thường trực ISO lưu * Lưu ý Các phòng/đơn vị triển khai thực cho hiệu lực hiệu HTQLCL nâng cao Đoàn đánh giá lần có trách nhiệm kiểm tra kết thực 3.4 Đánh giá Chương trình đánh giá Sau thực xong Chương trình đánh giá lập, QMR có trách nhiệm đánh giá tồn thực so với hoạch định Chương trình để rút kinh nghiệm làm sở cho việc xây dựng Chương trình đánh giá Hồ sơ đánh giá nội Stt Hồ sơ gồm Chương trình đánh giá Ký hiệu ISO.QT.03/B01 Kế hoạch đánh giá ISO.QT.03/B02 Phiếu hỏi (Checklist) Ghi chép đánh giá nội Báo cáo tổng kết ISO.QT.03/B03 ISO.QT.03/B04 ISO.QT.03/B05 Nơi lưu Thường trực ISO Các phòng Thường trực ISO Các phòng/đơn vị Thường trực ISO Thường trực ISO Thường trực ISO Thời hạn năm - Các nội dung kiểm sốt khác tn theo Quy trình Kiểm sốt hồ sơ ISO.QT.02 Phụ lục Stt Tên biểu mẫu Chương trình đánh giá Kế hoạch đánh giá Phiếu hỏi (Checklist) Ghi chép đánh giá nội Báo cáo tổng kết Ký hiệu ISO.QT.03/B01 ISO.QT.03/B02 ISO.QT.03/B03 ISO.QT.03/B04 ISO.QT.03/B05