Quy trình này quy định cụ thể công tác kiểm soát hồ sơ của UBND quận Ngũ Hành Sơn để đảm bảo các hồ sơ dễ nhận biết, rõ ràng và dễ sử dụng nhằm bảo vệ an toàn và có hiệu quả các tài liệu lưu giữ của UBND quận.
UBND QUẬN NGŨ HÀNH SƠN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Ký mã hiệu : QT.ISO.02 Lần ban hành : 02 Trách nhiệm Soạn thảo Soát xét Phê duyệt Họ Tên Mai Xuân Thủy Nguyễn Đình Thƣ Lê Hoàng Đức Chữ ký PHỤ LỤC TT I Trang MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG II ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN Định nghĩa, từ viết tắt Tài liệu viện dẫn III NỘI DUNG Sơ đồ quy trình Lập hồ sơ Kiểm soát hồ sơ Lưu giữ Hủy bỏ hồ sơ Quản lý hồ sơ dạng mềm IV HỒ SƠ CÔNG VIỆC V PHỤ LỤC THEO DÕI BAN HÀNH, SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Ngày Nội dung 09/12/2008 Ban hành lần 22/02/2013 Ban hành lần Người thực I MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình quy định cụ thể công tác kiểm soát hồ sơ UBND quận Ngũ Hành Sơn để đảm bảo hồ sơ dễ nhận biết, rõ ràng dễ sử dụng nhằm bảo vệ an toàn có hiệu tài liệu lưu giữ UBND quận * Các nội dung kiểm soát bao gồm: Lập hồ sơ, Nhận biết, Bảo quản, bảo vệ, Sử dụng, Lưu giữ huỷ bỏ, Quản lý hồ sơ dạng mềm II ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN Định nghĩa, từ viết tắt - Hồ sơ: Là tài liệu công bố kết đạt cung cấp chứng hoạt động thực Ví dụ: hồ sơ đăng ký kinh doanh hộ cá thể; hồ sơ cấp giấy phép xây dựng; hồ sơ đánh giá nội hệ thống quản lý chất lượng, hồ sơ hành động khắc phục, phòng ngừa - Danh mục hồ sơ: Là tập hợp loại hồ sơ dự kiến lập phòng, ban UBND - Bộ hồ sơ: Là tập hợp kết chứng thực công việc thời gian - Tập hồ sơ: Là tập hợp nhiều hồ sơ có chủ đề khoảng thời gian định - Thuật ngữ từ viết tắt khác tài liệu sử dụng Sổ tay chất lượng tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2007 – Cơ sở từ vựng Tài liệu viện dẫn - Qui trình kiểm soát tài liệu QT.ISO.01 III NỘI DUNG: (Xem lưu đồ khái quát đây) : Sơ đồ quy trình Trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị Trình tự công việc Biểu mẫu Xác định loại hồ sơ cần lưu giữ QT ISO.02-BM01 QT ISO.02-BM02 Cán liên quan Cán liên quan Sắp xếp hồ sơ QT ISO.02-BM03 Lưu giữ, bảo quản Hủy Thủ trưởng đơn vị Cán liên quan Thủ trưởng đơn vị Rà soát Lập biên huỷ Chưa hủy QT ISO.02-BM04 QT ISO.02-BM05 / Lãnh đạo UBND quận Lập hồ sơ a) Lập danh mục hồ sơ - Cuối năm, vào chức năng, nhiệm vụ kết thực hoạt động phân công, phụ trách phòng, ban lập danh mục hồ sơ công việc đơn vị theo biểu QT.ISO.02-BM01, gửi Văn phòng UBND (Cơ quan Thường trực ISO) Thường trực ISO tập hợp danh mục phòng, trình Lãnh đạo UBND phê duyệt - Trong thời gian công tác có phát sinh thay đổi nội dung danh mục hồ sơ, đơn vị có thay đổi phải cập nhật phê duyệt lại kịp thời theo trình tự trên, người giữ danh mục hồ sơ cũ phải huỷ an toàn, tránh sử dụng nhầm lẫn b) Mở hồ sơ Căn vào danh mục hồ sơ trên, cán phân công phòng có trách nhiệm: Sử dụng loại cặp, bìa hồ sơ kẹp còng, … (gọi tắt tập hồ sơ) thích hợp để lưu hồ sơ - Gáy tập hồ sơ ghi theo chiều dọc, mực nét đậm thông tin sau: ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NGŨ HÀNH SƠN PHÒNG HỒ SƠ: - Bìa tập hồ sơ phải ghi rõ thông tin có liên quan đến hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn gọn, rõ, xác, phản ánh khái quát nội dung việc, vấn đề Những yếu tố thời gian (năm, tháng) địa điểm (tên địa phương, tên quan) tên người (nếu có) cần phản ánh vào tiêu đề Bìa hồ sơ sử dụng thống theo mẫu chung UBND quận quy định Khi đưa hồ sơ vào Tệp hồ sơ, nhân viên phân công tiến hành: - Lựa chọn, phân loại tài liệu để tiến hành lưu trữ theo tệp hồ sơ thích hợp - Đảm bảo xếp theo qui định điểm d - Lập mục lục văn theo biểu mẫu QT.ISO.02-BM02 c) Thu thập hồ sơ - Mỗi hồ sơ phải bao gồm liệu ghi nhận kết thực công việc nêu quy định liên quan đến trình cụ thể (tham khảo tài liệu thuộc HTQLCL) Hồ sơ lưu thông thường vụ việc bao gồm: hồ sơ khách hàng cung cấp, loại văn phát sinh trình giải vụ việc, tờ trình, kết thực công việc - Trong trình thực công việc, người thực có nhiệm vụ tập hợp (bằng cách thu thập, cập nhật) chứng có liên quan đến vấn đề, việc cụ thể để đưa vào hồ sơ d) Sắp xếp hồ sơ - Sau kết thúc công việc, hồ sơ trước đưa vào Tệp lưu trữ, người quản lý hồ sơ phải cập nhật số thứ tự theo mục 3, khoản 1, điểm b; kiểm tra liệu hồ sơ Nếu thiếu phải bổ sung, thừa không giá trị loại bỏ Hồ sơ xếp cho đảm bảo theo thứ tự: + Theo thời gian thực cập nhật công việc mối quan hệ liên đới lẫn + Ví dụ: Hồ sơ xin cấp GCN đăng ký kinh doanh (của khách hàng); biên kiểm tra thẩm định (nếu có); giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, … hồ sơ xin cấp phép xây dựng; biên kiểm tra xác nhận trường + Có phân biệt rõ ràng hồ sơ + Mỗi Tệp hồ sơ xếp theo cách thức sau: + Tập hợp văn có tên gọi (ví dụ: Các loại Quyết định, giấy phép, ), + Sắp xếp theo chủ đề: Các loại văn bản, giấy tờ gồm nhiều tên gọi, nhiều tác giả,… có nội dung vấn đề, việc, + Sắp xếp theo Phòng giao dịch: Tất văn có vấn đề liên quan đến Phòng, cá nhân,…, + Sắp xếp theo địa dư: Tập hợp văn có liên quan đến vị trí địa lý + Sắp xếp theo thời gian: Tập hợp văn có thời gian định lập thành tập hồ sơ Tuỳ theo loại hồ sơ mà việc xếp cặp hồ sơ theo trình tự thời gian, theo trình giải công việc theo vần chữ (a,b,c ) Từng phòng, ban phải xác định cách xếp cho hợp lý để đảm bảo nguyên tắc hồ sơ dễ thấy, dễ lấy cần thiết Kiểm soát hồ sơ a) Nhận biết - Các hồ sơ nhận biết thông qua việc lập hồ sơ qui định khoản 1, mục b - Hồ sơ lưu giữ nơi lưu trữ người quản lý lưu trữ lập dấu hiệu nhận biết thích hợp b) Bảo quản - Các hồ sơ phải lưu giữ, bảo quản đảm bảo an toàn, tránh yếu tố gây hư hỏng mối mọt, ẩm ướt, cháy hay ảnh hưởng hoá chất - Tuỳ thuộc vào tầm quan trọng thể loại hồ sơ (giấy cứng, tranh ảnh,…), phòng, ban phải xác định cách thức bảo quản thích hợp - Khi có nhu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt, phải trình kịp thời yêu cầu lên Lãnh đạo UBND để giải - Trong trình bảo quản, phòng phải phân công rõ ràng người chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý Khi phát mát, hư hỏng, nguy xảy vấn đề phải kịp thời báo cáo với Trưởng phòng người phụ trách Trưởng phòng người phụ trách có nhiệm vụ xem xét cách thức ngăn ngừa, xử lý thích hợp phạm vi quyền hạn xin ý kiến Lãnh đạo UBND cần c) Bảo vệ - Tuỳ thuộc tính chất quan trọng liệu hồ sơ, Lãnh đạo UBND quy định mức độ bảo mật loại hồ sơ, Trưởng phòng người phụ trách triển khai thực quy định bổ sung chi tiết (nếu cần) không trái với quy định UBND - Tương ứng với mức độ bảo mật, Lãnh đạo UBND có trách nhiệm tổ chức việc bảo quản, lưu trữ thích hợp - Nghiêm cấm việc tiêu huỷ, làm hư hại tài liệu lưu trữ vào mục đích khác UBND - Khi cần thiết, Lãnh đạo UBND xem xét việc ban hành qui định cụ thể hồ sơ yêu cầu bảo mật cao, kể việc xử phạt cán bộ, công chức vi phạm d) Sử dụng - Các hồ sơ phải sử dụng mục đích phạm vi quyền hạn - Cán phân công phụ trách có trách nhiệm thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng phòng - Cán bộ, công chức sử dụng hồ sơ phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, tránh làm mát, hư hỏng không xáo trộn việc xếp hồ sơ tập hồ sơ - Đối với hồ sơ thông thường (không thuộc hồ sơ mật), cán công chức phòng sử dụng phải đảm bảo xếp ngăn nắp, vị trí lấy Hồ sơ mật phải có đồng ý người có thẩm quyền - Khi phòng có nhu cầu sử dụng hồ sơ phòng khác phải có đồng ý người có thẩm quyền quản lý hồ sơ - Việc mượn, trả hồ sơ phải giao nhận theo mẫu QT.ISO.02-BM03 đảm bảo kiểm tra tính đầy đủ, đắn lúc mượn lúc trả - Việc chụp hồ sơ thực thực cần thiết theo quy định UBND phải có đồng ý Lãnh đạo phòng - Những người UBND phép xem xét, mượn hồ sơ có đồng ý Lãnh đạo UBND Chánh Văn phòng HĐND-UBND (Người uỷ quyền) Lƣu giữ a) Xác định thời gian lưu trữ Các phòng dựa vào yêu cầu sau để xác định thời gian lưu giữ hồ sơ phòng mình, Văn phòng UBND quận xác định thời gian lưu trữ nơi lưu trữ: - Những văn quy định công tác văn thư, lưu trữ - Nhu cầu tái sử dụng liệu hồ sơ - Thời gian lưu trữ hồ sơ cụ thể theo quy định hành pháp luật Hết thời hạn lưu giữ đơn vị mình, phòng, ban phải chuyển tài liệu có giá trị lưu giữ đến nơi lưu trữ UBND Việc giao nhận thực thông qua Biên nộp lưu theo mẫu QT.ISO.02-BM04, có xác nhận cán lưu trữ Văn phòng UBND cán phòng, ban nộp tài liệu lưu trữ Ngoài ra, Lãnh đạo UBND có trách nhiệm thông báo cho tất cán bộ, công chức phòng liên quan văn thay đổi thời gian lưu giữ do: - Trách nhiệm pháp lý lĩnh vực hoạt động, - Luật pháp, - Yêu cầu quan cấp Trường hợp phòng/ban muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn giao nộp phải nhận đồng ý văn Lãnh đạo UBND b) Xác định phương pháp lưu trữ Việc xếp hồ sơ thực theo khoản 3, mục d) xem phương pháp lưu hồ sơ Khi cần có phương pháp lưu trữ khác với trình xếp ban đầu Trưởng Phòng chịu trách nhiệm tổ chức xác định thực theo nhu cầu Phương pháp lưu trữ phải đảm bảo thích hợp cho loại hồ sơ cho đáp ứng yêu cầu bảo quản, sử dụng, bảo vệ Huỷ bỏ hồ sơ Việc rà soát, huỷ bỏ hồ sơ tiến hành vào tháng 12 hàng năm Trưởng phòng, ban có trách nhiệm định thêm thời gian lưu trữ hồ sơ hết hạn lưu giữ thấy cần thiết Xem xét phân loại hồ sơ hết hạn cần huỷ bỏ Hồ sơ hết hạn lưu phải huỷ bỏ an toàn Tuỳ theo tính chất loại hồ sơ, phòng, ban xác định phương pháp huỷ, lập biên huỷ theo mẫu QT.ISO.02-BM05 trình Lãnh đạo UBND phê duyệt (thể biểu Danh mục hồ sơ) Việc tiêu huỷ hồ sơ hết giá trị phải lập thành Hồ sơ Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu bao gồm : - Quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Lãnh đạo UBND - Biên huỷ bỏ tài liệu theo mẫu QT.ISO.02.BM05 Hồ sơ việc huỷ bỏ tài liệu phải bảo quản kho lưu trữ Văn phòng UBND 02 năm, kể từ ngày bị tiêu huỷ Văn phòng UBND rà soát hồ sơ hết thời hạn, báo cáo lãnh đạo UBND thành lập Hội đồng tiêu huỷ Quản lý hồ sơ dạng mềm Khi có nhu cầu lưu giữ hồ sơ dạng mềm, Phòng phải quản lý theo qui định sau: - Lập thư mục cho loại hồ sơ cụ thể, đảm bảo việc xếp cho dễ tìm kiếm sử dụng, - Phân công người quản lý cụ thể Chỉ có người quản lý có quyền thay đổi thư mục thích hợp - Các hồ sơ mang tính bảo mật phải có mật (Password) người quản lý, người có trách nhiệm biết - Không phép chép hồ sơ chưa đồng ý người quản lý người có thẩm quyền - Tuỳ thuộc khả bảo quản mức độ quan trọng hồ sơ, phụ trách Phòng định việc lưu phụ trợ (back-up) quy định định kỳ kiểm tra liệu lưu IV HỒ SƠ CÔNG VIỆC Bộ phận quản lý Cách lƣu Phòng, ban Thời gian Mục lục hồ sơ Phiếu mượn hồ sơ Phòng, ban Theo tệp HS Phòng, ban Thời gian Biên nộp lưu Biên huỷ bỏ Văn phòng Theo tệp HS Văn phòng Thời gian TT Tên hồ sơ Danh mục hồ sơ Thời gian lƣu Không thời hạn Theo thời gian HS 02 năm Theo thời gian HS 02 năm V PHỤ LỤC Danh mục hồ sơ – biểu : QT.ISO.02-BM01 Mục lục hồ sơ – biểu : QT.ISO.02-BM02 Phiếu mượn hồ sơ – biểu : QT.ISO.02-BM03 Biên nộp lưu – biểu : QT.ISO.02-BM04 Biên huỷ bỏ hồ sơ – biểu : QT.ISO.02-BM05 QT.ISO.02-BM01 UBND QUẬN NGŨ HÀNH SƠN TÊN ĐƠN VỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Ngũ Hành Sơn, ngày tháng năm DANH MỤC HỒ SƠ NĂM …………… Số ký hiệu HS Tiêu đề hồ sơ (1) (2) Ngƣời lập Thời hạn bảo quản Phƣơng pháp huỷ bỏ Ghi (3) (4) (5) (6) Bảng danh mục hồ sơ có: ………… hồ sơ, bao gồm: - ……… hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; - ……… hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài; - ……… hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời PHÊ DUYỆT LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ QT.ISO.02-BM02 *Hướng dẫn cách ghi Cột 1: Số/Năm lập hồ sơ/Mã hiệu phòng ban, Số ghi chữ số Ả Rập 01 đánh liên tục cho toàn Bảng danh mục, Mã hiệu ghi theo Quy trình kiểm soát tài liệu QT.ISO.01 Ví dụ: 01/2007/VP UBND hồ sơ số 01 năm 2007 Văn phòng UBND lập 10 MỤC LỤC HỒ SƠ Số TT Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tác giả văn Trích yếu nội dung văn Tờ Ghi số CHỨNG TỪ KẾT THÚC Đơn vị bảo quản gồm có: tờ (Viết chữ: tờ) Mục lục văn có: tờ Đặc điểm trạng thái tài liệu bên hồ sơ: , ngày tháng năm Người lập hồ sơ 11 QT.ISO.02-BM03 ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NGŨ HÀNH SƠN ĐƠN VỊ : ––––––––––––– TT Tên hồ sơ (số, mã hiệu, ) SỔ THEO DÕI MƯỢN TRẢ TÀI LIỆU, HỒ SƠ Số tờ (cả bìa) Người nhận (ký tên nhận) Ngày trả Người trả (ký tên trả) Ghi 12 QT.ISO.02-BM04 ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NGŨ HÀNH SƠN –––––––––––– BIÊN BẢN NỘP LƢU Hôm nay, ngày……tháng …… năm……… Chúng gồm: Bên nhận: Đại diện……… Ông(bà): Chức vụ Ông(bà): Chức vụ Bên giao: Đại diện ……… Ông(bà): Chức vụ Ông(bà): Chức vụ Hai bên thỏa thuận giao nhận hồ sơ kho lưu trữ UBND sau: Stt Tên hồ sơ Ký mã hiệu Nội dung Số lượng Biên lập thành 02 bản, bên giao 01 bản, bên nhận 01 BÊN NHẬN (Ký, ghi rõ họ tên) BÊN GIAO (Ký, ghi rõ họ tên) 13 QT.ISO.02-BM05 UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN NGŨ HÀNH SƠN ––––––––––– Hôm nay, ngày tháng BIÊN BẢN HỦY HỒ SƠ năm , gồm: Ông(bà): Chức vụ Ông(bà): Chức vụ Ông(bà): Chức vụ Ông(bà): Chức vụ Cùng thống huỷ bỏ hồ sơ danh mục hồ sơ kho lưu trữ UBND quận Ngũ Hành Sơn sau: Stt Tên hồ sơ Ký mã hiệu Phương pháp huỷ Lý huỷ XÁC NHẬN CỦA CÁC PHÒNG BAN: 14 ... HS 02 năm Theo thời gian HS 02 năm V PHỤ LỤC Danh mục hồ sơ – biểu : QT. ISO. 02- BM01 Mục lục hồ sơ – biểu : QT. ISO. 02- BM02 Phiếu mượn hồ sơ – biểu : QT. ISO. 02- BM03 Biên nộp lưu – biểu : QT. ISO. 02- BM04... giữ QT ISO. 02- BM01 QT ISO. 02- BM02 Cán liên quan Cán liên quan Sắp xếp hồ sơ QT ISO. 02- BM03 Lưu giữ, bảo quản Hủy Thủ trưởng đơn vị Cán liên quan Thủ trưởng đơn vị Rà soát Lập biên huỷ Chưa hủy QT. .. biểu : QT. ISO. 02- BM03 Biên nộp lưu – biểu : QT. ISO. 02- BM04 Biên huỷ bỏ hồ sơ – biểu : QT. ISO. 02- BM05 QT. ISO. 02- BM01 UBND QUẬN NGŨ HÀNH SƠN TÊN ĐƠN VỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập