QĐ MAIL TP_SO TNMT_2018-DU THAO

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Số : /QĐ-STNMT-VP DỰ THẢO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2018 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế quản lý sử dụng hệ thống thư điện tử cơng vụ GIÁM ĐỐC SỞ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Căn Quyết định số 121/2003/QĐ-UB ngày 18/07/2003 Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh việc thành lập Sở Tài nguyên Môi trường; Căn Quyết định số 25/2016/QĐ-UBND ngày 11 tháng năm 2016 Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Sở Tài nguyên Môi trường thành phố Hồ Chí Minh; Căn Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2013 Chính phủ quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet thông tin điện tử Internet; Căn Nghị định số 27/2018/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2018 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2013 Chính phủ quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet thông tin điện tử mạng; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quan nhà nước; Căn Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử hoạt động quan nhà nước; Căn Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng năm 2012 Thủ tướng Chính phủ tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; Căn Quyết định số 41/2011/QĐ-UBND ngày 17 tháng năm 2011 Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh việc Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử Thành phố Hồ Chí Minh; Xét đề nghị Chánh Văn phòng Sở Tài nguyên Môi trường, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế quản lý sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ Điều Văn phòng Sở trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra đơn đốc phịng, ban, đơn vị trực thuộc Sở thực Quyết định Điều Quyết định có hiệu lực thi hành sau 07 ngày kể từ ngày ký thay Quyết định ban hành trước Điều Chánh Văn phịng Sở, Thủ trưởng phịng, ban, đơn vị có liên quan, cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 4; - Ủy ban nhân dân thành phố; - Sở Thông tin Truyền thông thành phố; - Ban Giám đốc Sở; - Lưu VT, (VPS-Khanh).29b KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Trần Văn Thạch ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MƠI TRƯỜNG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY CHẾ Về quản lý sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-STNMT-VP ngày năm 2018 Sở Tài nguyên Môi Trường) tháng Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Quy định phạm vi áp dụng, đối tượng điều chỉnh Quy định áp dụng cho phòng, ban, đơn vị thuộc Sở Tài nguyên Môi trường cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc phịng, ban, đơn vị khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử cơng vụ Điều Giải thích từ ngữ Thư điện tử công vụ ứng dụng trao đổi thơng tin đơn vị hành chính, nghiệp nhà nước cán bộ, công chức, viên chức làm việc đơn vị Thông tin gửi, nhận dạng thư điện tử qua mạng tin học diện rộng, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ phân công Hệ thống thư điện tử công vụ thiết lập vận hành hạ tầng kỹ thuật tin học thành phố mạng thông tin Internet gồm: mạng nội (LAN) đơn vị; mạng băng thông rộng MetroNet thành phố mạng Internet Điều Văn phòng Sở đơn vị đầu mối tiếp nhận, xử lý kiến nghị Sở Thông tin Truyền thông thành phố xử lý yêu cầu phịng, ban, đơn vị, cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc Sở Tài nguyên Môi trường liên quan đến sử dụng thư điện tử công vụ Chương II TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều Quy định chung hộp thư điện tử công vụ Định dạng địa thư điện tử phòng, ban, đơn vị cá nhân thuộc Sở Tài nguyên Môi trường: Tài khoản thư điện tử công vụ đặt tên thống có dạng .stnmt@tphcm.gov.vn phân thành hai loại: a) Hộp thư điện tử đơn vị: hộp thư dành cho đơn vị thuộc Sở Tài nguyên Môi trường Cách đặt tên: .stnmt@tphcm.gov.vn b) Hộp thư điện tử cá nhân: hộp thư dành cho cán bộ, công chức viên chức thuộc Sở Tài nguyên Môi trường Cách đặt tên: .stnmt@tphcm.gov.vn Dung lượng: Dung lượng tối đa hộp thư điện tử 10 Gigabyte Dung lượng tập tin đính kèm tối đa thư điện tử 30 Megabyte Điều Mọi thông tin đơn vị, cá nhân đăng ký sử dụng thư điện tử công vụ lưu trữ sở liệu đặt Trung tâm tích hợp liệu thành phố Sở Thơng tin Truyền thơng Thành phố Hồ Chí Minh quản lý Điều Cung cấp thay đổi thông tin hộp thư điện tử Việc cung cấp thay đổi thông tin hộp thư điện tử áp dụng cho đối tượng tuyển mới, thay đổi công tác không làm việc phòng, ban, đơn vị thuộc Sở Tài ngun Mơi trường: Đối với phịng, ban, đơn vị có thay đổi cán bộ, công chức viên chức: tuyển vào làm việc phòng, ban, đơn vị thuộc Sở Tài nguyên Môi trường, thay đổi đơn vị công tác, chuyển công tác khỏi Sở Tài nguyên Môi trường ngừng công tác đơn vị thuộc Sở Tài ngun Mơi trường Các phịng, ban, đơn vị phải sử dụng địa thư điện tử đơn vị gửi thư thơng báo thức cho Sở Tài nguyên Môi trường địa stnmt@tphcm.gov.vn Trong thư phải nêu rõ lý do, nhu cầu yêu cầu cụ thể đơn vị (có đính kèm danh sách hộp thư) việc cấp mới, hủy, lấy lại mật thay đổi thông tin hộp thư Đối với Sở Tài nguyên Môi trường: Sau Sở Tài nguyên Môi trường nhận thư điện tử từ phòng, ban, đơn vị tiến hành gởi yêu cầu Sở Thông tin Truyền thông thành phố để thực Khi nhận kết giải gửi thư thơng báo hồn tất cho phòng, ban, đơn vị Bất thư yêu cầu từ phòng, ban, đơn vị sử dụng địa hộp thư điện tử khác (hộp thư Yahoo, Gmail, hộp thư cá nhân) gửi đến Sở Tài nguyên Môi trường không chấp nhận Chương III SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ Điều Quy định loại văn bản, thông tin trao đổi qua hệ thống thư điện tử công vụ Các loại văn bắt buộc gửi qua hệ thống thư điện tử: thông báo, công văn, thư mời, văn gửi đến phòng, ban, đơn vị để biết, lịch công tác Sở, tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ họp, báo cáo cấp (trừ văn bảo mật văn gửi đến đơn vị sử dụng hệ thống thư điện tử khác) Hệ thống thư điện tử công vụ sử dụng để trao đổi thông tin phục vụ cơng việc, khơng sử dụng với mục đích cá nhân Các loại văn trao đổi qua hệ thống thư điện tử phải sử dụng mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 Điều Quy định thời gian sử dụng cung cấp hộp thư điện tử Trong hành làm việc, phòng, ban, đơn vị bắt buộc phải sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ để trao đổi điều hành công việc a) Đối với hộp thư điện tử cấp không sử dụng 03 tháng mà không thông báo lý do, tài khoản hộp thư điện tử bị tạm khóa Khi cần mở lại hộp thư điện tử phịng, ban, đơn vị quản lý phải gửi công văn (đối với hộp thư điện tử phịng, ban, đơn vị bị khố) dùng hộp thư điện tử đơn vị (đối với hộp thư điện tử cá nhân phòng, ban, đơn vị bị khóa) gửi đề nghị cho Sở Tài nguyên Môi trường đề nghị mở lại hộp thư điện tử b) Đối với hộp thư điện tử cấp không sử dụng 06 tháng, tài khoản thư điện tử bị xóa khỏi hệ thống thư điện tử Tần suất kiểm tra trả lời thư điện tử: a) Đối với hộp thư điện tử phòng, ban, đơn vị: thủ trưởng phòng, ban, đơn vị (hoặc người thủ trưởng ủy quyền) phải kiểm tra hộp thư điện tử bốn (04) lần ngày (đầu buổi sáng, cuối buổi sáng đầu buổi chiều, cuối buổi chiều) b) Đối với hộp thư điện tử cá nhân: người dùng phải thường xuyên kiểm tra hộp thư để xử lý kịp thời thư điện tử gửi đến Về cách sử dụng mật cho hộp thư điện tử: a) Mật phải đặt tối thiểu ký tự, bao gồm chữ in hoa, chữ thường, chữ số có sử dụng thêm ký tự đặc biệt (!, @, #, %, &, ) Mật đặt không theo quy định không chấp nhận b) Mật phải đổi lần người dùng đăng nhập vào hộp thư Nếu người dùng khơng đổi mật hộp thư bị khóa Chỉ giải yêu cầu mở lại hộp thư sau 05 ngày, kể từ ngày hộp thư bị khóa Mỗi tháng, người dùng phải thay đổi mật đăng nhập hộp thư điện tử Chương IV QUẢN LÝ TÀI KHOẢN THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ Điều Trách nhiệm Văn phòng Sở Trực tiếp quản lý hệ thống thư điện tử công vụ Sở Tài nguyên Môi trường Tiếp nhận thơng tin từ phịng, ban, đơn vị thuộc Sở Tài nguyên Môi trường gửi đề nghị Sở Thông tin Truyền thông thành phố: cấp mới, sửa đổi (thông tin, mật khẩu) hủy bỏ hộp thư phòng, ban, đơn vị hộp thư cá nhân theo yêu cầu phòng, ban, đơn vị theo quy định nêu Quy chế Hỗ trợ, hướng dẫn kỹ thuật cho phòng, ban, đơn vị việc sử dụng thư điện tử Điều 10 Trách nhiệm phòng, ban, đơn vị thuộc Sở Tài nguyên Môi trường việc quản lý sử dụng thư điện tử công vụ Các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở Tài nguyên Mơi trường phải có trách nhiệm thơng báo văn thông tin thay đổi cá nhân, tổ chức phòng, ban, đơn vị cho Sở Tài ngun Mơi trường q lần sử dụng địa thư điện tử phòng, ban, đơn vị gửi thông báo vào địa hộp thư điện tử Sở Tài nguyên Môi trường (stnmt@tphcm.gov.vn) để đề nghị Sở Thông tin Truyền thông thành phố cập nhật vào danh bạ hệ thống thư điện tử Điều 11 Trách nhiệm người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở Tài nguyên Môi trường cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm: Chấp hành quy định pháp luật thư điện tử, quy định Quy chế hướng dẫn Văn phòng Sở sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ Bảo vệ tài khoản thư điện tử, không để người khác sử dụng hộp thư cá nhân mình; định kỳ thay đổi mật khẩu; trường hợp bị mật phải báo Văn phòng Sở để thay đổi mật ( thông tin gửi thay đổi mật văn từ hộp thư đơn vị.) Chịu trách nhiệm lưu trữ liệu thư điện tử hộp thư cá nhân; thực nghiêm túc biện pháp bảo đảm an tồn thơng tin theo quy định Không sử dung hộp thư điện tử cấp để đăng ký dịch vụ trực tuyến Internet như: đăng ký tài khoản mạng xã hội, website thương mại, diễn đàn công cộng Khi phát thư điện tử không mục đích, có dấu hiệu vi phạm pháp luật, có virus, thư rác chứa mã độc gây nguy phát tán lớn phải xóa bỏ; có lỗi gặp cố trình sử dụng Hệ thống thư điện tử cơng vụ báo cáo Thủ trưởng phịng, ban, đơn vị thơng báo Văn phịng Sở để kịp thời xử lý Phải tuân thủ theo quy định cách sử dụng mật cho hộp thư điện tử Khoản 3, Điều Quy chế Điều 12 Trách nhiệm cá nhân quản lý hộp thư điện tử đơn vị Hộp thư điện tử đơn vị loại hộp thư đặc biệt dành để đơn vị hành trao đổi cơng tác đơn vị Hộp thư điện tử phòng, ban, đơn vị thủ trưởng phòng, ban, đơn vị quản lý Thủ trưởng phịng, ban, đơn vị ủy quyền cho số người phòng, ban, sử dụng Khi thay đổi thủ trưởng phòng, ban, đơn vị phải bàn giao hộp thư điện tử, mật toàn nội dung liệu hộp thư điện tử phòng, ban, đơn vị cho thủ trưởng Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị (hoặc người thủ trưởng ủy quyền) phải kiểm tra hộp thư điện tử phòng, ban, đơn vị hàng ngày để kịp thời xử lý thực Khi nhận thư điện tử gửi vào hộp thư điện tử phòng, ban, đơn vị thủ trưởng phịng, ban, đơn vị (hoặc người thủ trưởng ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý thực Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị (hoặc người thủ trưởng ủy quyền) phải tuân thủ theo quy định cách sử dụng mật cho hộp thư điện tử Khoản 3, Điều Quy chế Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị (hoặc người thủ trưởng ủy quyền) phải bảo vệ mật sử dụng hộp thư điện tử Người thủ trưởng ủy quyền quản lý hộp thư điện tử phòng, ban, đơn vị phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử để lưu trữ thư quan trọng máy xóa thư khơng cần thiết (thư rác, thư quảng cáo, thư hạn 06 tháng) Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị (hoặc người thủ trưởng ủy quyền) chịu trách nhiệm nội dung thơng tin thư điện tử gửi ngồi Không cung cấp mật để lộ mật đăng nhập vào hệ thống thư điện tử cho người khác 10 Khi gặp cố hệ thống, người thủ trưởng ủy quyền quản lý hộp thư điện tử phịng, ban, đơn vị phải thơng báo cho Sở Tài nguyên Môi trường để khắc phục Điều 13 Trách nhiệm cá nhân khác có liên quan Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị ban hành quy định sử dụng thư điện tử đơn vị đảm bảo ứng dụng hệ thống thư điện tử công việc, gương mẫu sử dụng thư điện tử công việc quản lý, điều hành Người phụ trách cơng nghệ thơng tin phịng, ban, đơn vị nhân viên phân công phải hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho cán bộ, công chức viên chức phòng, ban, đơn vị sử dụng thư điện tử Thơng báo cho Văn phịng Sở phát lỗi hệ thống thư điện tử Chương V CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO, KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều 14 Cơng tác kiểm tra, báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử Văn phòng Sở: Thống kê số lượng hộp thư điện tử tình hình hoạt động hệ thống thư điện tử để báo cáo cho Lãnh đạo Sở Tài nguyên Môi trường định kỳ quý lần vào ngày 10 tháng cuối quý Các phòng, ban, đơn vị tham gia hệ thống thư điện tử công vụ: Kiểm tra, theo dõi việc sử dụng thư điện tử công việc phịng, ban, đơn vị Thống kê số lượng hộp thư báo cáo thông tin thay đổi hộp thư điện tử phòng, ban, đơn vị cho Văn phòng Sở định kỳ quý lần vào ngày tháng cuối quý Điều 15 Công tác thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm quản lý sử dụng hệ thống thư điện tử Các phòng, ban, đơn vị cán bộ, công chức, viên chức thực tốt Quy chế xem xét đề xuất khen thưởng hàng năm theo quy định Các phòng, ban, đơn vị cán bộ, công chức, viên chức vi phạm Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý hành chính, xử lý kỷ luật hình thức xử lý khác theo quy định hành Việc giải khiếu nại, tố cáo tranh chấp liên quan đến quản lý, sử dụng hộp thư điện tử thực theo quy định liên quan pháp luật Chương VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 16 Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị sử dụng hệ thống thư điện tử có trách nhiệm Tổ chức triển khai thực phòng, ban, đơn vị quy định Trong trình thực hiện, có vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị phòng, ban, đơn vị gửi đề nghị Văn phòng Sở để tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Sở Tài nguyên Mơi trường xem xét, định./ KT GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Trần Văn Thạch ... phúc QUY CHẾ Về quản lý sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-STNMT-VP ngày năm 2018 Sở Tài nguyên Môi Trường) tháng Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Quy... đơn vị Bất thư yêu cầu từ phòng, ban, đơn vị sử dụng địa hộp thư điện tử khác (hộp thư Yahoo, Gmail, hộp thư cá nhân) gửi đến Sở Tài nguyên Môi trường không chấp nhận Chương III SỬ DỤNG HỆ THỐNG