BỆNH VIỆN BẠCH MAI QUY TRÌNH CẬP NHẬT VÀ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG QT.02.HT Người viết/sửa Họ tên Ký CN Nguyễn Thị Thục Mai Người kiểm tra ThS Nguyễn T Hương Giang Người phê duyệt GS.TS.Ngơ Q Châu Quy trình cập nhật kiểm sốt tài liệu QT.02.HT QUY TRÌNH BỆNH VIỆN BẠCH MAI Mã số: QT.02.HT CẬP NHẬT VÀ KIỂM SOÁT Ngày ban hành: 28/ 11/ 2017 TÀI LIỆU HTQLCL Lần ban hành: 03 Người có liên quan phải nghiên cứu thực nội dung quy trình/ quy định/ hướng dẫn Tài liệu ban hành có hiệu lực thi hành đạo Giám đốc bệnh viện Mỗi đơn vị cung cấp 01 có đóng dấu Kiểm sốt phịng Quản lý chất lượng Các đơn vị có nhu cầu sửa đổi, bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với phòng Quản lý chất lượng để hỗ trợ NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận đánh dấu vào ô bên cạnh) Ban Giám đốc Các phòng chức Các đơn vị lâm sàng Các đơn vị cận lâm sàng □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với trước đó) Trang Hạng mục sửa đổi Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi Tên quy trình “QT quản lý hồ sơ” chuyển thành: “QT sửa đổi, cập nhật kiểm sốt tài liệu hệ thống QLCL” Nội dung quy trình Bỏ phần kiểm sốt hồ sơ, nằm mục VI quy trình Bổ sung nội dung lưu đồ sửa đổi, cập nhật tài liệu quy định kiểm sốt tài liệu Trang 2/7 Quy trình cập nhật kiểm sốt tài liệu QT.02.HT I MỤC ĐÍCH Quy trình thống bước sửa đổi, cập nhật cách kiểm soát tài liệu II PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng tất tài liệu thuộc hệ thống QLCL bệnh viện Bạch Mai tài liệu bên ngồi kiểm sốt hệ thống QLCL bệnh viện Bạch Mai III TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 IV THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT 4.1 Thuật ngữ : - Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng: tài liệu thuộc hệ thống QLCL ISO 9001 : 2015 bệnh viện Bạch Mai soạn thảo, gồm: Chính sách chất lượng bệnh viện, Sổ tay chất lượng, Mục tiêu chất lượng bệnh viện đơn vị, quy trình/ quy định/ hướng dẫn/ quy chế bệnh viện đơn vị, phê duyệt Ban giám đốc bệnh viện - Tài liệu chuyên môn kỹ thuật: Bao gồm hướng dẫn chẩn đoán điều trị theo chuyên ngành, quy trình kỹ thuật theo chuyên ngành Bộ Y tế Hội đồng khoa học bệnh viện Bạch Mai phê duyệt - Tài liệu bên ngoài: văn quy phạm pháp luật Bộ Y tế chuyên ngành liên quan ban hành mà bệnh viện có trách nhiệm thực 4.2 Từ viết tắt: - QLCL: Quản lý chất lượng - TL: Tài liệu Trang 3/7 Quy trình cập nhật kiểm soát tài liệu QT.02.HT V NỘI DUNG 5.1 Sơ đồ quy trình sửa đổi, cập nhật tài liệu hệ thống QLCL Trách nhiệm Các bước thực Mô tả biểu mẫu Phòng QLCL đề xuất sửa đổi, cập nhật liệu: - Hàng năm, phòng QLCL rà soát tài liệu hệ thống - P QLCL - Các đơn vị Đề xuất sửa đổi, cập nhật tài liệu QLCL, kịp thời đề xuất sửa đổi, cải tiến cần thiết Đơn vị đề xuất sửa đổi, cập nhật tài liệu: - Đơn vị chủ động đề xuất sửa đổi, cải tiến cần - Khi pháp lý thay đổi, đơn vị có trách nhiệm cập nhật vòng tháng kể từ ngày tài liệu pháp lý có hiệu lực - Các đơn vị gửi lại cho phòng QLCL dự thảo tài liệu - P QLCL - P QLCL - Các đơn vị - P QLCL - Các đơn vị - P QLCL - Các đơn vị Góp ý TL Phê duyệt Ban hành phổ biến TL Lưu tài liệu cập nhật huỷ TL lỗi thời sửa đổi qua email: qlclbm.iso@gmail.com (Các sửa đổi ghi trang tài liệu) - Phịng QLCL có trách nhiệm rà sốt tài liệu nhằm đảm bảo thống hình thức, tính logic, kiểm sốt u cầu chất lượng, an tồn quản lý rủi ro - Phịng QLCL trình ký Ban giám đốc theo phân công phụ trách Thực ban hành phổ biến QT.01.HT Các đơn vị lưu tài liệu cập nhật có ngày ban hành mới, có dấu kiểm sốt đồng thời huỷ bỏ tài liệu lỗi thời Phòng QLCL kiểm tra định kỳ đột xuất qua lần đánh giá giá nội việc lưu trữ thực theo tài liệu cập nhật quy định 5.2 Quy định kiểm soát tài liệu 5.2.1 Đối với tài liệu hệ thống QLCL: Phòng QLCL: Lưu gốc tài liệu cập nhật Ban giám đốc phê duyệt Đối với tài liệu lỗi thời: lưu mềm máy tính Lưu tồn mềm tài liệu hệ thống QLCL, cập nhật theo năm lưu Dropbox phòng Chịu trách nhiệm tính cập nhật mềm tài liệu hệ thống (PDF) trang web bệnh viện Trang 4/7 Quy trình cập nhật kiểm sốt tài liệu QT.02.HT Tại đơn vị: Mỗi đơn vị lưu 01 quy trình hệ thống 01 quy trình đơn vị có đóng dấu kiểm sốt, chịu trách nhiệm tính cập nhật tài liệu Đối với quy trình đơn vị khác mà đơn vị có nhu cầu tham khảo, liên hệ trực tiếp với phòng QLCL để hỗ trợ 5.2.2 Đối với tài liệu chuyên môn, kỹ thuật: Đảm bảo sẵn có đơn vị tài liệu chun mơn, kỹ thuật theo chuyên ngành phê duyệt Bộ Y tế Hội đồng khoa học bệnh viện Bạch Mai, thuận tiện cho nhân viên y tế tham khảo cần Lãnh đạo đơn vị xem xét, đảm bảo tính cập nhật tài liệu hàng năm Nếu tài liệu Hội đồng khoa học bệnh viện Bạch Mai phê duyệt cập nhật theo QT.20.HT 5.2.3 Đối với tài liệu khác bệnh viện Bạch Mai ban hành: Các tài liệu khác bệnh viện Bạch Mai ban hành (gồm định, quy định, công văn…) chia sẻ với đơn vị qua đường công văn qua email gửi cho hành đơn vị Tại đơn vị: điều dưỡng trưởng điều dưỡng hành lưu trữ tài liệu vào file để thuận tiện tra cứu sử dụng 5.2.4 Đối với tài liệu bên ngoài: Các tài liệu bên theo lĩnh vực phòng chức liên quan đơn vị liên quan chịu trách nhiệm cập nhật chia sẻ qua đường công văn/email cần Tại đơn vị: đơn vị cần lưu tài liệu bên liên quan đến chức nhiệm vụ đơn vị để thuận tiện tra cứu xem xét tính cập nhật tài liệu hàng năm 5.3 Quy định kiểm soát hồ sơ Các hồ sơ nhận biết lưu theo mục VI quy trình Tại đơn vị: - Các đơn vị cần lưu hồ sơ cách khoa học để thuận tiện tra cứu, bảo quản, bảo mật (nếu cần) Đối với hồ sơ dạng liệu, đơn vị cần có kế hoạch lưu định kỳ Hồ sơ: Không Phụ lục: Không STT Tên tài liệu Danh mục công văn đến Danh mục công văn Mã hiệu BM.02.HT.01 BM.02.HT.02 Trang 5/7 Quy trình cập nhật kiểm sốt tài liệu QT.02.HT BM.02.HT.01 BỆNH VIỆN BẠCH MAI Đơn vị: DANH MỤC CÔNG VĂN ĐẾN NĂM TT Số CV Ngày/tháng Nội dung công văn Nơi gửi 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Trang 6/7 Quy trình cập nhật kiểm soát tài liệu QT.02.HT 30 Trang 7/7 BM.02.HT.02 QT.02.HT Quy trình cập nhật kiểm sốt tài liệu BỆNH VIỆN BẠCH MAI Đơn vị: DANH MỤC CÔNG VĂN ĐI NĂM TT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Số CV Ngày/tháng Nội dung công văn Nơi gửi Trang 8/7