QUY TRÌNH Chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận (Ban hành kèm theo Quyết định số 1114 /QĐ-UBND ngày 30 tháng năm 2020 Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố) I THÀNH PHẦN HỒ SƠ STT 01 02 Tên hồ sơ Xuất trình giấy tờ, văn làm sở để chứng thực Bản cần chứng thực Số lượng Ghi 01 Bản Theo nhu cầu người yêu cầu chứng thực Bản II NƠI TIẾP NHẬN, TRẢ KẾT QUẢ, THỜI GIAN VÀ PHÍ Nơi tiếp nhận trả kết Thời gian xử lý Phí chứng thực Trả ngày làm việc ngày làm việc tiếp theo, tiếp nhận yêu cầu sau 15 Đối với trường hợp lúc yêu cầu chứng thực từ nhiều loại giấy tờ, văn bản; có nhiều trang; u cầu số lượng nhiều Bộ phận Tiếp nhận trả sao; nội dung giấy tờ, văn phức kết Ủy ban nhân tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà Phịng dân phường, xã, thị trấn Tư pháp trả kết ngày làm việc ngày làm việc tiếp theo, tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ, thời hạn chứng thực kéo dài thêm khơng q 02 ngày làm việc dài theo thỏa thuận 2.000 đồng/trang Từ trang thứ trở lên 1.000 đồng/trang, mức thu tối đa khơng q 200.000 đồng/bản III TRÌNH TỰ XỬ LÝ CƠNG VIỆC Bước công việc Nội dung công việc B1 Nộp hồ sơ B2 Kiểm tra tiếp nhận hồ sơ Trách nhiệm Thời gian Hồ sơ/ Biểu mẫu Tổ chức, cá Giờ hành Theo mục I nhân Bộ phận tiếp 0,5 làm Theo mục I nhận trả kết việc BM 01, BM 02, BM 03 Diễn giải Thành phần hồ sơ theo mục I - Kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ, đối chiếu với - Trường hợp hồ sơ đầy đủ hợp lệ Bước cơng việc Nội dung công việc Trách nhiệm Thời gian Hồ sơ/ Biểu mẫu Diễn giải lập Giấy tiếp nhận hẹn trả kết theo mẫu BM01 (đối với trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 lúc yêu cầu chứng thực từ nhiều loại giấy tờ, văn bản; có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều sao; nội dung giấy tờ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu); thực tiếp bước B3 - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ chưa hợp lệ hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo mẫu BM02 hướng dẫn nộp hồ sơ đến quan có thẩm quyền chứng thực, nộp hồ sơ khơng quan có thẩm - Trường hợp người yêu cầu chứng thực xuất trình Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn tiến hành chụp để thực chứng thực (trừ trường hợp Uỷ ban nhân dân phường xã, thị trấn khơng có phương tiện để chụp) - Trường hợp hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện giải theo quy định lập Phiếu từ chối tiếp nhận, giải hồ sơ Bước công việc Nội dung công việc Trách nhiệm Thời gian Hồ sơ/ Biểu mẫu Diễn giải theo mẫu BM03, giải thích rõ lý từ chối làm việc B3 B4 B5 Xử lý hồ sơ Công chức Bộ phận tiếp nhận trả kết Xem xét, ký duyệt Lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn Trả kết quả, lưu hồ sơ, thống kê theo dõi Bộ phận tiếp nhận trả kết Không 02 ngày làm việc (trường hợp lúc yêu cầu chứng thực từ nhiều loại giấy tờ, văn bản; có nhiều trang; u cầu số lượng nhiều sao; nội dung giấy tờ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu) làm việc 0,5 làm việc Hồ sơ tiếp nhận - Ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu quy định, nhập máy lấy số chứng thực - Trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn ký Xem xét hồ sơ ký Hồ sơ trình duyệt cần ký chứng thực Kết giải quyết, - Đóng dấu - Thu phí theo quy định - Trả hồ sơ cho cá nhân, tổ chức có yêu cầu IV BIỂU MẪU Các biểu mẫu sử dụng bước công việc: STT Mã hiệu BM01 BM02 BM03 // Tên biểu mẫu Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải hồ sơ Sổ chứng thực từ V HỒ SƠ CẦN LƯU STT Mã hiệu Tên biểu mẫu 3 BM01 BM02 BM03 // // Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải hồ sơ Sổ chứng thực từ Các hồ sơ khác có theo văn pháp quy hành VI CƠ SỞ PHÁP LÝ - Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ cấp từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch - Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 23/2015/NĐCP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch - Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí chứng thực (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017) - Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thi hành số quy định Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng năm 2018 Chính phủ thực chế cửa, cửa liên thông giải thủ tục hành MẪU LỜI CHỨNG, MẪU SỔ CHỨNG THỰC (Ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ) Lời chứng chứng thực từ Chứng thực với Số chứng thực ……… số ……… (1)- SCT/BS Ngày …… tháng …… năm …… Người thực chứng thực ký, ghi rõ họ, tên đóng dấu (2) Chú thích: - (1) Ghi theo thơng tin ghi bìa sổ chứng thực (ví dụ: 01/2015) - (2) Thực Ủy ban nhân dân cấp xã Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã; Sổ Chứng thực từ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỔ CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH ……………………………………(A) Quyển số (B): …………….-SCT/BS Mở ngày … tháng … năm … (C) Khóa ngày … tháng … năm … (D) Chú thích: - (A) Ghi đầy đủ tên quan, kèm theo địa giới hành (Ví dụ: Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh C; Phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C), - (B) Ghi số quyển, năm thực chứng thực (ví dụ: 01/2015 Nếu 01 (một) năm dùng nhiều sổ ghi số thứ tự liên tiếp (ví dụ: 02/2015); trường hợp 01 (một) sổ sử dụng cho nhiều năm ghi số thứ tự theo năm (ví dụ: 01/2015 + 01/2016) - (C) Ghi ngày, tháng năm mở sổ - (D) Ghi ngày, tháng, năm khóa sổ Nội dung sổ chứng thực từ Số Họ tên, Lệ phí/ thứ Ngày, Họ tên Tên Số chức danh Phí tự/ số tháng, năm người yêu cầu giấy tờ, Ghi người ký chứng chứng chứng thực chứng thực văn chứng thực chứng thực thực thực (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Chú thích: - (4) Đối với giấy tờ, văn tiếng nước mà người thực chứng thực không xác định tên giấy tờ, văn cần ghi theo ngơn ngữ loại giấy tờ, văn (ví dụ: Bản tiếng Anh, tiếng Pháp…) - (7) Ghi theo lệ phí chứng thực thực Ủy ban nhân dân cấp xã ... số 23 /20 15/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 20 15 Chính phủ cấp từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch - Thông tư số 20 /20 15/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 20 15 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy. .. số 23 /20 15/NĐCP ngày 16 tháng 02 năm 20 15 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch - Thông tư số 22 6 /20 16/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 20 16... số quy định Nghị định số 61 /20 18/NĐ-CP ngày 23 tháng năm 20 18 Chính phủ thực chế cửa, cửa liên thông giải thủ tục hành MẪU LỜI CHỨNG, MẪU SỔ CHỨNG THỰC (Ban hành kèm theo Nghị định số 23 /20 15/NĐ-CP