LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt chương trình đào tạo trong nhà trường, mỗi sinh viên khi ra trường cần phải chuẩn bị cho mình những kiến thức cần thiết, chuyên môn vững vàng Thời gian kiến tập là một phần quan trọng không thể thiếu được trong chương trình đào tạo sinh viên nói chung và sinh viên trường Đại học Thủ Dầu Một nói riêng Đây là khoảng thời gian cần thiết để mỗi sinh viên củng cố lại kiến thức, lý thuyết đã được học một cách có hệ thống, đồng thời nâng cao khả năng vận dụng lý thuyết vào.
LỜI CẢM ƠN Để hồn thành tốt chương trình đào tạo nhà trường, sinh viên trường cần phải chuẩn bị cho kiến thức cần thiết, chuyên môn vững vàng Thời gian kiến tập phần quan trọng thiếu chương trình đào tạo sinh viên nói chung sinh viên trường Đại học Thủ Dầu Một nói riêng Đây khoảng thời gian cần thiết để sinh viên củng cố lại kiến thức, lý thuyết học cách có hệ thống, đồng thời nâng cao khả vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, xây dựng cách làm việc cán chuyên nghiệp Được đồng ý Viện quy hoạch phát triển đô thị tỉnh Bình Dương (sau tơi xin gọi tắt Viện), nhận vào kiến tập Văn phòng Viện Tuy thời gian thực tập vỏn vẹn tháng (3/6/2019 đến 30/6/2019), cũng phần giúp tiếp cận với thực tế, học hỏi nắm bắt kinh nghiệm quý báu bở sung thêm kiến thức mà q trình học tập lý thuyết chưa rõ qua hướng dẫn tận tình chú, anh chị Viện Đó sở giúp tơi hồn thành báo cáo Tôi xin gửi lời cảm ơn Ban Giám Hiệu nhà trường cũng Thầy Cô khoa Khoa học quản lý trường Đại học Thủ Dầu Một tận tình giảng dạy tơi suốt thời gian qua tạo điều kiện để tơi hồn thành tốt thời gian kiến tập Tiếp theo tơi xin cảm ơn thầy Nguyễn Trường Sơn (giảng viên ngành Quản lý nhà nước, khoa Khoa học quản lý Trường Đại học Thủ Dầu Một) người trực tiếp hướng dẫn, bảo góp ý về báo cáo tơi tận tình suốt thời gian kiến tập Viện để tơi hồn thành tốt báo cáo Cuối tơi xin chân thành cảm ơn tồn thể Ban lãnh đạo, cô chú, anh, chị Viện quy hoạch phát triển thị tỉnh Bình Dương nhiệt tình hướng dẫn cung cấp tài liệu cần thiết cho tơi suốt q trình kiến tập viết báo cáo Đặc biệt xin gửi lời cảm ơn tới chị làm việc Văn phịng Viện tạo điều kiện, khơng ngại khó khăn bỏ thời gian quý báu để hướng dẫn tơi giúp tơi tìm hiểu vấn đề thực tế, bảo tơi để hồn thiện báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! VIỆN QUY HOẠCH ĐƠ THỊ CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÁT TRIỂN BÌNH DƯƠNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc Thứ 2, ngày 03 tháng 06 năm 2019 GIẤY TIẾP NHẬN SINH VIÊN THỰC TẬP Đơn vị tiếp nhận thực tập: Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương Địa chỉ: Tháp B, Tầng 3, Trung tâm hành tỉnh Bình Dương, phường Hồ Phú, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Điện thoại: 0274.2220.202 Fax: 0274.2220.204 Đồng ý tiếp nhận anh/chị: Ngày sinh: Mã số sinh viên: Là sinh viên Trường Đại học Thủ Dầu Một thuộc Chương trình Quản lý Nhà nước, Khoa Khoa học Quản lý Ngành, chuyên ngành: Quản lý nhà nước Thực tập phận: Văn phịng Đơn vị chúng tơi thời gian tháng (3/6/2019 đến 30/6/2019) Với nhiệm vụ: Phục giúp Đơn vị công tác văn thư – lưu trữ Anh/chị sinh viên thực tập chấp hành đúng nội quy kỷ luật phân công Đơn vị Xác nhận Đơn vị (Ký & ghi rõ Họ - Tên, chức vụ, đóng dấu) CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHIẾU NHẬN XÉT SINH VIÊN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP, KIẾN TẬP Họ tên sinh viên: Lớp:……; Khóa: 2019-2022 Chương trình Quản lý Nhà nước, Khoa Khoa học Quản lý, Trường Đại học Thủ Dầu Một Trong thời gian từ ngày 03 tháng 06 năm 2019 đến ngày 30 tháng 06 năm 2019 Tại: Viện quy hoạch phát triển đô thị Bình Dương Địa chỉ: Tháp B, Tầng 3, Trung tâm hành tỉnh Bình Dương, phường Hồ Phú, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Sau trình thực tập/kiến tập đơn vị sinh viên, chúng tơi có số nhận xét đánh sau: Tri thức, lực, chuyên môn, nghề nghiệp: Kỹ thực hành nghề nghiệp: Thái độ: Các nhận xét khác: Đánh giá kết thực tập Điểm số: Điểm chữ: Ngày … tháng ……năm……… Cán hướng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) Xác nhận đơn vị thực tập, kiến tập (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Về hình thức kỹ trình bày báo cáo thực tập Nội dung báo cáo 2.1 Kết đợt thực tập: 2.2 Tính sáng tạo chuyên đề thực tập: 2.3 Tính thực tiễn chuyên đề thực tập: Điểm đạt: Điểm số Điểm chữ: …………… ngày … tháng ……năm………… Giảng viên hướng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) A.GIỚI THIỆU CƠ QUAN KIẾN TẬP VÀ NHẬT KÝ KIẾN TẬP Giới thiệu quan kiến tập -Theo Quyết định thành lập văn số 1292/QĐ-UBND ngày 15/5/2012 UBND tỉnh Bình Dương -Viện quy hoạch phát triển Đơ Thị tỉnh Bình Dương thành lập theo Quyết định số 1292/QĐ-UBND ngày 15/05/2012 Ủy Ban nhân dân tỉnh Bình Dương -Tên đầy đủ: VIỆN QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ TỈNH BÌNH DƯƠNG -Trụ sở đặt số: Tầng 3, tháp B, Trung tâm hành tập trung tỉnh Bình Dương -Thẩm quyền Viện: +Hoạt động phạm vi chức năng, nhiệm vụ quy định +Tiếp nhận vốn quy hoạch, vốn đề án, dự án từ ngân sách tỉnh theo kế hoạch hàng năm +Tiếp nhận, quản lý, sử dụng đứng mục đích, có hiệu tài sản nguồn vốn nhà nước cấp +Ký kết hợp đồng kinh tế, hợp đồng hợp tác dịch vụ - chuyên gia, hợp đồng kinh doanh Góp vốn vào đối tác kinh doanh, dịch vụ, đầu tư +Tiếp nhận trợ giúp hợp tác của tở chức, cá nhân ngồi nước để nâng cao hiệu chất lượng công việc +Tự chủ về máy, nhân sự, tài +Xây dựng quy chế, quy định nội Viện theo quy định pháp luật 2.Nhật ký kiến tập Tuần Thời gian Công việc Từ 3/6/2019 Đến 8/6/2019 - Tham khảo nội dung, quy chế làm việc Uỷ ban - Làm quen với nhân viên Văn phịng mơi trường làm việc mới - Gặp cán hướng dẫn kiến tập để xếp lịch làm việc thực tế -Đọc Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đởi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức Từ 10/6/2019 Đến 15/6/2019 - Tìm hiểu cơng việc có liên quan đến văn thư-lưu trữ - Làm quen với nghiệp vụ văn phòng bắt đầu học nghiệp vụ - Thực hành nghiệp vụ văn phòng đơn giản với giám sát cán đánh máy, nhân văn bản, đóng dấu quan,… Từ 17/6/2019 Đến 25/6/2019 - Tiếp tục công việc giao thực tập thêm nghiệp vụ khác soạn thảo văn hành thơng thường, lưu văn đi, kiểm tra thể thức,… - Gửi số công văn cho đợn vị khác Từ 26/6/2019 đến 29/6/2019 -Tiếp tục thực công việc giao, luyện tập kỹ học học thêm nghiệp vụ cần thiết khác - Tìm kím tài liệu, lấy thơng tin, số liệu phục vụ cho báo cáo thực tập 3.Đánh giá thuận lợi khó khăn q trình kiến tập 3.1 Thuận lợi: +Tích lũy kinh nghiệm qua vụ việc: Kinh nghiệm điều có nhiều ý nghĩa quan trọng đối với bạn sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp Với hệ thống đào tạo pháp lý nước ta, việc “học đôi với hành” vẫn hạn chế lớn so với hệ thống giáo dục đại khác Vì vậy, sinh viên ngành quản lý nhà nước “hành” công việc cụ thể quan, đơn vị giúp cho bạn tích lũy vốn sống, vốn nghề để tự tin tương lai nghề nghiệp +Rèn luyện kỹ mềm: Để cho sản phẩm pháp lý đáp ứng nhu cầu về chất lượng thời gian thực hiện, người học nghành quản lý nhà nước cần phải có tay nhiều kỹ mềm kỹ sử dụng phần mềm (ví dụ Microsoft office), ngoại ngữ, giao tiếp hiệu quả, thuyết trình truyền cảm, đặt câu hỏi tạo ảnh hưởng, làm việc nhóm,…vv Chỉ có cơng việc cụ thể thời gian phải hồn thành, bạn mới nhận cần thiết cách thức để bở sung hồn thiện kỹ mềm có bạn 3.2 Khó khăn Tơi cảm thấy lo lắng: Khi lý thuyết học trường chẳng vận dụng vào cơng việc làm? Cơng việc bạn đảm nhận thực lại yêu cầu nhiều kĩ mềm hẳn b̉i thực hành ngắn ngủi, làm cho có trường? Nhưng dừng lo lắng lại cân nhắc khía cạnh tích cực vấn đề Tơi mới kiến tập – hội để tiếp cận trực tiếp với mơi trường làm việc bên ngồi để tự rút ngắn khoảng cách lý thuyết thực tế Hơn nữa, tơi kiến tập, tức làm quen với công việc nên thông cảm mức độ định chẳng lỡ làm sai điều Nhưng điều khơng có nghĩa nên tiếp tục áp dụng cách máy móc lý thuyết hay tệ thụ động chờ anh chị hướng dẫn cầm tận tay việc cho tơi Thay vào đó, tơi sẽ: Vận dụng tối đa khả quan sát, để ý cách làm việc người có kinh nghiệm xung quanh B PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài Ngày , với lên đất nước , phát triển nhanh mạnh nền kinh tế thị trường đời quan , tổ chức với quy mô lớn nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan , đơn vị, tổ chức doanh nghiệp đều có cách tở chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp , tổ chức , Để đáp ứng nhu cầu toàn xã hội , để phù với thay đổi đất nước hoạt động Văn phòng quan ngày mở rộng nâng cao Chính công tác văn thư ngày trở nên quan trọng mắt xích khơng thể thiếu hoạt động quan quản lý Nhà nước cũng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Công văn giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động quản lý nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động quan, đơn vị cần phải giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Bên cạnh đó, cơng việc quan, đơn vị, tở chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn giấy tờ có làm tốt y khơng, việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay khơng, điều có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu công tác quản lý lãnh đạo Mặt khác, thông tin tài liệu chứa đựng thơng tin bí mật nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chú ý đến góc độ vật lý tài liệu mà phải sử dụng biện pháp ngăn chặn đánh cắp thông tin tài liệu phá hoại tài liệu lưu trữ Đây nhiệm vụ quan trọng quan, đơn vị, tổ chức Đó cũng lý để em chọn đề tài báo cáo kiến tập “Công tác văn thư Viện quy hoạch phát triển đô thị Bình Dương” Mặc dù cố gắng hướng dẫn tận tình thầy trường anh chị nơi kiến tập song điều kiện về thời gian, trình độ người viết cịn hạn chế nên báo cáo tơi khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận đóng góp ý kiến thầy anh chị để báo cáo hồn thiện 2.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề sau: -Làm rõ về sở lý luận cơng tác văn thư -Phân tích đúng về thực trạng thực công tác văn thư từ thực tiễn Viện quy hoạch phát triển đô thị Bình Dương -Đưa giải pháp nâng cao hiệu thực công tác văn thư Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu: Nhân viên phụ trách văn thư Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương 3.2 Phạm vi nghiên cứu: 3.2.1 Phạm vi không gian: Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương, tháp B, tầng 3, Trung tâm hành tỉnh Bình Dương, phường Hịa Phú, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương 3.2.2 Phạm vi thời gian: Tổng hợp tấy thông tin tài liêu về hoạt động công tác văn thư Viện từ ngày 1/1/2018 đến ngày 31/5/2019 Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu 5.1 Cơ sở lý luận: Hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tác động trực tiếp văn quy phạm pháp luật sau : Pháp lệnh số 34 / 2001 / PL - UBTVQH10 ngày 04 tháng năm 2001 Uỷ ban thường vụ Quốc hội về Lưu trữ quốc gia Nghị định số 110 / 2004 / NĐ - CP ngày 08 / / 2004 Chính phủ về cơng tác văn thư Nghị định số 111 / 2004 / NĐ - CP ngày 08 / / 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều pháp lệnh lupu trữ quốc gia Thông tư liên tịch số 55 / 2005 / TTLT - BNV - VPCP ngày 06 / / 2005 Liên tịch Bộ Nội vụ - Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức kỹ thuật trình bày văn bán Nghị định số 09 / 2010 / NĐ - CP ngày 08 / 02 / 2010 Chính phủ sửa đổi , bổ sung số điều Nghị định số 110 / 2004 / NĐ - CP ngày 08 / / 2004 Chính phủ về cơng tác văn thư Nghị định số 13 / 2008 / NĐ - CP ngày 04 / 02 / 2008 Chính phủ quy định tở chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh , thành phố trực thuộc Trung Ương Ngồi cịn hệ thống văn liên quan đến quản lý sử dụng dấu , bảo vệ bí mật Nhà nước 5.2 Phương pháp nghiên cứu: Các phương pháp nghiêm cứu tiểu luận gồm: phương pháp phân tích tổng hợp, diễn dịch, quy nạp, phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, phương pháp so sánh, kết hợp phương pháp tra cứu tài liệu từ viết thống có chọn lọc phương tiện thơng tin đại chúng Ý nghĩa lý luận thực tiễn 6.1 Ý nghĩa lý luận: Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đủ thơng tin cần thiết Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung cơng việc xếp cơng tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý 6.2 Ý nghĩa thực tiễn: – Đăng ký văn đi; – Làm thủ tục phát hành theo dõi việc phát hành văn đi; – Lưu văn 1.3.3.Quy định lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành 1.3.3.1 Lập hồ sơ hành – Xác định trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức quan, đơn vị, tổ chức đối với việc lập hồ sơ hành – Nội dung việc lập hồ sơ hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 1.3.3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành – Xác định trách nhiệm đơn vị, cá nhân quan, đơn vị, tổ chức việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành – Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, đơn vị, tổ chức – Thực giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, đơn vị, tở chức 1.4 Vị trí cơng việc công tác văn thư Công tác văn thư thiếu hoạt động tất quan, đơn vị, tổ chức dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày 1.5.Ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì làm tốt công tác văn thư sẽ: – Giúp lãnh đạo quan, đơn vị, tổ chức đạo công việc xác, hiệu quả, khơng để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành – Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật đều phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đúng đối tượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước quan – Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động quan, đơn vị, tổ chức Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động quan, đơn vị, tổ chức cũng cán lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động quan, đơn vị, tở chức cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan – Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, đơn vị, tổ nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tở chức trị-xã hội Vì vậy, làm tốt cơng tác văn thư, công việc quan, đơn vị, tổ chức đều văn hố; giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan đúng quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài về sau Tiểu kết chương1 Ớ chương báo cáo tơi trình bày sở lý luận chung nhất, quy định pháp luật hành về công tác văn thư Tôi có nững khái qt tồn diện về hoạt động cơng tác văn thư Do đó, nội dung tơi trình bày phần tiền đề lý luận cho việc nghiên cứu chương Chương THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TỪ THỰC TIỄN Ở VIỆN QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐƠ THỊ BÌNH DƯƠNG 2.1.Tổng quan Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương 2.1.1.Qúa trình hình thành phát triển Viện quy hoạch phát triển Đơ Thị tỉnh Bình Dương thành lập theo Quyết định số 1292/QĐ-UBND ngày 15/05/2012 Ủy Ban nhân dân tỉnh Bình Dương Tên đầy đủ: VIỆN QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐƠ THỊ TỈNH BÌNH DƯƠNG Trụ sở đặt số: Tầng 3, tháp B, Trung tâm hành tập trung tỉnh Bình Dương Điện thoại số: (0274) 2220202 Fax: (0274) 2220204 Email: vienquyhoach@binhduong.gov.vn VIỆN QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐƠ THỊ BÌNH DƯƠNG HỘI ĐỒNG KHOA HỌC PHỊNG CHUN MƠN ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP HOẠCH TỐN PHỤ THUỘC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP HOẠCH TỐN ĐỘC LẬP XÍ NGHIỆP QUẢN LÝ PHỊNG HÀNH CHÍNH KẾ TỐN HỘI ĐỒNG KHOA HỌC TRUNG TÂM QUY HOẠCH TRUNG TÂM QUY HOẠCH BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN Hình 2.1: Cơ cấu hoạt động Viện quy hoạch phát triển đô thị Bình Dương 2.1.2.Chức Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương - Nghiên cứu, tư vấn giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng, rà soát, triển khai đồng loại quy hoạch xây dựng đô thị, nông thôn - Thực chức Ban Quản lý khu vực phát triển đô thị quy định Điều 13, Nghị định số 11/2013/NĐ-CP ngày 14/01/2014của Chính phủ đối với khu vực phát triển đô thị Uỷ ban nhân dân tỉnh giao - Nghiên cứu, phản biện khoa học về quy hoạch, kiến trúc, xây dựng - Thực dịch vụ tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật chuyên ngành quy hoạch, kiến trúc, xây dựng 2.1.3.Nhiệm vụ Viện quy hoạch phát triển đô thị Bình Dương - Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động Viện dài hạn, 05 năm hàng năm - Nghiên cứu định hướng, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, nguồn nhân lực môi trường; dự báo xu hướng phát triển để tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển tỉnh Bình Dương Phân tích tởng hợp thơng tin về hoạt động kinh tế -xã hội về quy hoạch, kế hoạch phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh - Nghiên cứu đề án, quy hoạch, kế hoạch, văn bản,quy phạm pháp luật tỉnh, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh về lĩnh vực quy hoạch phát triển đô thị nơng thơn để góp ý, đề xuất quan có thẩm qùn điều chỉnh, bở sung phù hợp với thực tiễn Kết nối đảm bảo đồng loại quy hoạch, quy định, quy chế quản lý quy hoạch – kiến trúc, thiết kế đô thị - nông thôn; Triển khai loại quy hoạch xây dựng, thị, nơng thơn theo tiêu chí thị xanh - Nghiên cứu khả thi trình Uỷ ban nhân dân tỉnh giao làm Ban Quản lý khu vực phát triển đô thị đối với số khu vực theo quy định Chính phủ - Nghiên cứu, phản biện khoa học về quy hoạch đô thị, nông thôn, kiến trúc, xây dựng -Quản lý vốn quy hoạch, vốn doanh nghiệp, vốn xây dựng cơng trình hạ tầng kỹ thuật đô thị Uỷ ban nhân dân tỉnh giao - Thu thập, tập hợp loại quy hoạch Sở, ngành địa phương để xây dựng hệ thống thông tin địa lý (GIS) Cung cấp thông tin quy hoạch theo yêu cầu tổ chức cá nhân - Dịch vụ tư vấn tổng hợp lĩnh vực xây dựng, kiến trức hạ tầng kỹ thuật đô thị Thẩm tra thiết kế xây dựng cơng trình dự tốn xây dựng cơng trình theo u cầu quan Quản lý Nhà nước chủ đầu tư - Thí nghiệm, kiểm định, cấp giấy chứng nhận lĩnh vực tưu vấn kiểm định xây dựng (LAS – XD) - Quản lý kinh doanh Nhà thuộc sở hữu Nhà nước - Hợp tác, triển khai ứng dụng cơng trình kiến trúc xanh, sử dụng cơng nghệ vfa vật liệu xây dựng mới – vật liệu xây khơng nung - Hợp tác bảo trì, quản lý tồ nhà - Ấn hành tạp chí, tin, trang tin điện tử (website) theo quy định - Quản lý về tở chức, cán bộ, tài chính, tài sản nhà nước giao, quản lý hoạt động có thu, thực chế độ, hợp đồng lao động, tiền lương đãi ngộ, khen thưởng, kỹ luật chế độ sách khác - Thực nhiệm vụ khác Uỷ ban nhân dân tinht giao 2.1.4.Quyền hạn Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương - Hoạt động phạm vi chức năng, nhiệm vụ giao; - Tiếp nhận vốn quy hoạch, vốn đề án, dự án từ ngân sách tỉnh theo kế hoạch hàng năm; - Tiếp nhận, quản lý, sử dụng đúng mục đích, có hiệu tài sản nguồn vốn nhà nước cấp; - Ký kết hợp đồng kinh tế, hợp đồng hợp tác dịch vụ - chuyên gia, hợp đồng kinh doanh; - Tiếp nhận trợ giúp hợp tác tổ chức, cá nhân nước để nâng cao hiệu chất lượng công việc; - Tự làm chủ về máy, nhân sự, tài chính; - Xây dựng quy chế, quy định nội Viện theo quy định pháp luật 2.2.Thực tiễn thực công tác văn thư Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương 2.2.1 Về soạn thảo ban hành văn Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương 2.2.1.1 Thể thức văn áp dụng Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương Việc chấp hành quy định về thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính: Sở triển khai áp dụng Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 liên Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành vào việc soạn thảo văn Viện chấp hành làm theo đúng quy định 2.3.1.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương – Soạn thảo văn + Xác định mục đích, giới hạn văn bản, + Xác định đối tượng giải thực văn bản; + Chọn thể loại văn bản; + Thu thập xử lý thơng tin có liên quan; + Xây dựng đề cương văn viết thảo; – Duyệt thảo, chỉnh sửa thảo; – Đánh máy, nhân văn bản; – Kiểm tra văn trước ký ban hành; – Ký văn – Ban hành văn 2.3.2.Về quản lý văn Viện quy hoạch phát triển đô thị Bình Dương 2.3.2.1 Quản lý văn đến Tính từ đầu năm 2018 đến hết năm 2018 số văn đến Viện nhiều tởng cộng Viện có 519 văn đến Tiếp tục tự đầu năm 2019 đến ngày 31/5/2019 số văn đến Viện 173 Quy trình quản lý văn đến Viện cũng nhân viên chuyên trách làm đúng theo quy định Nhà nước: – Tiếp nhận, đăng ký văn đến; – Trình, chuyển giao văn đến; – Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2.3.2.2 Quản lý văn Đối với văn tổng số văn Viện từ đầu năm 2018 đến cuối năm 2018 có tởng cộng 357 văn Tính từ đầu năm 2019 đến hết ngày 31/5/2019 tởng cộng có 120 văn Số văn so với số văn đến Quy trình quản lý văn Viện cũng nhân viên chuyên trách làm đúng theo quy định: – Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn – Đóng dấu quan; dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); – Đăng ký văn đi; – Làm thủ tục phát hành theo dõi việc phát hành văn đi; – Lưu văn 2.3.3.Về lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương 2.3.3.1 Lập hồ sơ hành – Xác định trách nhiệm lãnh đạo, nhân viên Viện đối với việc lập hồ sơ hành – Nội dung việc lập hồ sơ hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 2.3.3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành – Xác định trách nhiệm đơn vị, cá nhân làm việc Viện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành – Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Viện – Thực giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Viện 2.2.4.Nhiệm vụ nhân viên văn thư Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương - Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn đến - Giúp Chánh văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền duyệt, ký ban hành - Kiểm tra thể thức văn lần cuối trước ban hành; ghi số, ngày tháng đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn lưu - Quản lý sổ sách, sở liệu đăng ký, quản lý văn đi, văn đến, văn nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho nhân viên làm việc Viện - Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo định kỳ hàng năm 2.3.Đánh giá công tác văn thư Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương 2.3.1.Ưu điểm - Cơng tác Văn thư - lưu trữ Viện thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Mối quan hệ Lãnh đạo Viện với phịng chun mơm thiết lập tốt Việc thực đúng thẩm quyền, uỷ quyền quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữ có xu hướng vào nề nếp Có định biên cán văn thư - lưu trữ có trình độ chun mơn, nhiệt tình cơng tác, thuận tiện cho việc cụ thể hố cơng việc tở chức thực nhiệm vụ - Công tác văn thư tiến hành bước nhịp nhàng đồng Việc chuyển giao loại văn đi, đến thực nhanh chóng, phân loại độ “mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời Cán nhân viên văn phòng hoàn thành tương đối tốt nhiệm vụ giao bước đầu đảm bảo đúng quy định về công tác văn bản, giấy tờ Việc quản lý dấu đảm bảo đúng nguyên tắc quy định 2.3.2.Nhược điểm Tuy đạt số kết quan trọng việc thực công tác văn thư lưu trữ đến vẫn cịn tồn nhược điểm sau: Nhân viên văn thư Viện thực chất nhân viên hành chính, tở chức kiêm nhiệm thêm công tác văn thư Như vậy, công tác văn thư công việc phụ nên thời gian trau dồi nghiệp vụ cịn hạn chế Lãnh đạo khơng thường xuyên tổ chức lớp học nghiệp vụ chuyên về công tác văn thư Cá nhân nhân viên cũng tự trau dồi thêm số kiến thức mới về công nghệ văn thư đại Các điều kiện về sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư - lưu trữ chưa đáp ứng so với yêu cầu 2.3.3.Nguyên nhân Chưa có kinh phí dành cho hoạt động văn thư, chưa có chế độ sách đối với nhân viên văn thư Các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ chưa tổ chức thường xun Nếu tở chức số lượng lại q đơng, thời gian ngắn nên không truyền tải hết kiến thức, kỹ yêu cầu Việc tự học tập bồi dưỡng nghiệp vụ hạn chế Tiểu kết chương Ở chương báo tơi trình bày thực trạng thực chung về công tác văn thư Viện, quy trình soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn đến, quản lý văn đi, ưu nhược điểm công tác văn thư Công tác văn thư có vai trị quan trọng đối với tổ chức Việc tuyển chọn nhân viên đảm nhiệm công tác văn thư cách trung thành khơng tiếc lộ bí mật bên ngồi quan trọng Chính vậy, nhà lãnh đạo phải cân nhắc đưa định sáng suốt tuyển dụng nhân viên đảm nhiệm công tác Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VIỆN QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ BÌNH DƯƠNG 3.1 Nâng cao nhận thức nhân viên phụ trách văn thư Viện vai trị, vị trí, tầm quan trọng công tác Văn thư - Nhận thức chiếm vai trò quan trọng người, nhận thức đúng hành động đúng, ngược lại nhận thức sai hành động sai Do đó, điều phải làm để người, Văn thư quan phải nhận thức đúng về tầm quan trọng công tác Văn thư, hiểu rõ về vị trí, vai trị cơng tác Văn thư hoạt động quan - Muốn nhân viên có nhận thức đúng phải tun trùn, thể tin viết về ý nghĩa, vai trị, tầm quan trọng cơng tác Văn thư đăng Trang thông tin điện tử Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương; thể niềm tin Lãnh đạo Viện đối với công tác Văn thư; quán triệt thực nghiêm túc công tác Văn thư để nâng cao chất lượng công tác Văn thư - Công chức Văn thư phải tự đánh giá về hoạt động công tác Văn thư, yên tâm cơng tác, xem cơng tác đảm nhiệm sợi đỏ xuyên suốt trình hoạt động quan, mà thiếu hoạt động quan bị đình trệ Văn thư nơi quản lý đầu vào, đầu sản phẩm làm việc quan, tở chức Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt u cầu Văn thư phải góp phần nhiều Mỗi người có phân cơng lao động riêng, nhiệm vụ đều có vị trí khác Những vị trí liên kết với thành tở chức có sức mạnh Khi nhận thức đầy đủ về cơng tác Văn thư Văn thư quan tồn thể cán bộ, nhân viên, cơng chức nở lực phấn đấu để hồn thành nhiệm vụ 3.2 Tiếp tục phổ biến đầy đủ văn liên quan đến công tác Văn thư Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương để tồn thể nhân viên quan nắm cách hệ thống công tác Văn thư, việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác Văn thư vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao - Rà soát lại hệ thống văn quy định về cơng tác Văn thư cịn có hiệu lực quan có thẩm quyền; đồng thời lựa chọn phương pháp phù hợp để phở biến văn Ngồi văn Viện quán triệt, yêu cầu đơn vị thực như: Quy chế Văn thư, Quy chế Lưu trữ, Hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn áp dụng thống Viện cần phổ biến thêm số văn liên quan đến danh mục bí mật nhà nước ngành quy hoạch đô thị, văn về ban hành Bảng kê hồ sơ tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền nộp lưu vào Lưu trữ quan Viện quy hoạch phát triển đô thị Bình Dương 3.3 Nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ cho công chức Văn thư quan; rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có cơng chức Văn thư - Nhân viên Văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật mới về công tác Văn thư; rèn luyện cho kỹ cần thiết để đảm bảo thực tốt yêu cầu công tác Văn thư, kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại; kỹ giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, phẩm chất đạo đức trị, tinh thần trách nhiệm đối với công việc Một yêu cầu công tác Văn thư phải bảo đảm bí mật văn Do ngồi việc nắm vững danh mục tuyệt mật, tối mật, mật ngành quy hoạch đô thị để xử lý đúng quy trình, Văn thư quan cịn phải cẩn thận phát ngôn 3.4 Nghiên cứu, tham mưu cho Lãnh đạo Viện tiếp tục tổ chức tập huấn công tác Văn thư – Lưu trữ cho toàn Ngành Trong năm 2017, Viện phối hợp với Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Dương tập huấn về cơng tác Văn thư – Lưu trữ Tuy đạt kết định cơng chức Văn thư Viện chưa đáp ứng về trình độ chun mơn, nghiệp vụ Văn thư nên việc áp dụng vào thực tiễn vẫn gặp nhiều khó khăn, chưa đạt kết mong muốn Do đó, qua đánh giá thực trạng, mặt hạn chế, Viện vẫn tiếp tục phối hợp với Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh tổ chức tập huấn, chủ yếu đề cập sâu vào cơng việc làm chưa tốt, cịn vướng mắc, khó khăn Tập huấn thực hàng năm công tác đạt yêu cầu Đồng thời, Viện cần quan tâm công tác này, thường xuyên tổ chức tập huấn cho Viện để có thống thực ngành quy hoạch 3.5 Nâng cao chất lượng quản lý Phó Chánh văn phịng cơng tác Văn thư Muốn cơng tác Văn thư đạt chất lượng vai trò quản lý quan trọng, việc định hướng, đạo đúng, sát thực tế mang lại hiệu cao Phó Chánh văn phịng cần nghiên cứu sâu văn về công tác Văn thư, học tập rút kinh nghiệm phương pháp, cách làm hay quan, ban, ngành để tham mưu cho Lãnh đạo Viện vận dụng đơn vị Phó Chánh văn phịng sâu sắc việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng nhân viên Văn thư, khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để Văn thư hiểu rõ vai trị, vị trí cơng tác đảm nhiệm Theo dõi chặt chẽ công tác Văn thư, quan tâm khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh nghiệm 3.6 Văn thư quan kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn chặt chẽ hơn, cương khơng đóng dấu văn thức, kỹ thuật trình bày văn Muốn thực tốt nhiệm vụ, Văn thư đơn vị việc phải nắm vững thể thức kỹ thuật trình bày văn Viện hướng dẫn áp dụng thống Ngành phải có lĩnh, phải đặt mục đích chất lượng văn lên hàng đầu, kịp thời trao đổi với Phó Chánh văn phịng để xử lý vướng mắc, khó khăn 3.7 Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn TCVN 9001:2000 công tác Văn thư Hệ thống quản lý chất lượng 9001:2000 áp dụng rộng rãi hiệu nhiều lĩnh vực, có lĩnh vực hành Ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan nhà nước Công tác Văn thư hoạt động khơng thể thiếu có vai trị quan trọng nền hành nhà nước Vì vậy, việc triển khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng công tác Văn thư tất yếu khách quan, tương lai không xa bắt buộc áp dụng đồng loạt quan Nhà nước Đây vấn đề không mới mới Viện quy hoạch phát triển đô thị Bình Dương nên chắn gặp khó khăn việc nghiên cứu, áp dụng Văn phịng tởng hợp phối hợp với phòng Thống kê sở nghiên cứu quy định Tiêu chuẩn, thực tiễn áp dụng số quan, ban ngành, thực tiễn đơn vị để tham mưu xây dựng hệ thống quản lý chất lượng công tác Văn thư quan gồm quy trình cụ thể như: Quy trình soạn thảo, ban hành giải văn bản; quy trình quản lý văn đi, đến; quy trình lập quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ quan, có việc xác định giá trị thời hạn bảo quản tài liệu 3.8 Tiếp tục đầu tư sở vật chất cho công tác Văn thư Kịp thời sửa chữa máy móc hư hỏng, máy photo; cần thiết nên mua sắm máy photo đại, có chất lượng cao Đồng thời yêu cầu bên cung cấp phải hướng dẫn cụ thể cách sử dụng cho nhân viên Quy định cụ thể nơi đảm bảo cho việc in tài liệu Mật, Tối mật, Tuyệt mật, tránh xảy trường hợp lọt, lộ bí mật nhà nước thiếu sót, thiếu hiểu biết nhân viên Có thể khẳng định cơng tác Văn thư có vai trị quan trọng, khơng thể thiếu hoạt động quan, tổ chức Do việc nâng cao chất lượng cơng tác Văn thư điều cần thiết, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quan Nâng cao chất lượng hoạt động lĩnh vực đơn giản, muốn tốt tốt mà địi hỏi phải có phấn đấu, đồng tâm tập thể từ Lãnh đạo Viện đến cán công chức quan, phấn đấu trình dài, cơng chức Văn thư quan giữ vai trò chủ đạo Tiểu luận chương 3: Như chương đề số giải pháp cụ thể để khắc phục tình trạng nhân viên Văn thư làm việc hiệu Nâng cao nhận thức nhân viên phụ trách văn thư Viện về vai trị, vị trí, tầm quan trọng công tác Văn thư, Tiếp tục phổ biến đầy đủ văn liên quan đến công tác Văn thư Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương để toàn thể nhân viên quan nắm cách hệ thống về công tác Văn thư, việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác Văn thư vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao, Nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ cho công chức Văn thư quan; rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có cơng chức Văn thư, Căn vào giải pháp mà đề Lãnh đạo Viện xem xét tham mưu giúp hoạt động công tác Văn thư ngày cải thiện tốt KẾT LUẬN Nhìn chung, năm qua, quy định về hoạt động công tác văn thư Viện quy hoạch phát triển thị Bình Dương thực nghiêm túc, đạt nhiều kết bước đầu khả quan Mặc dù bên cạnh thành công vẫn mặt hạn chế Cụ thể vào thực tế quy định về vấn đề vẫn nhiều bất cập nguyên nhân khách quan Vai trị vị trí hoạt động công tác văn thư quan trọng vẫn hạn chế Việt Nam cần tiếp tục tăng cường nhận thức về công tác văn thư, thay đổi thái độ tư tưởng nhân viên định hướng xã hội Thúc đẩy hợp tác quốc tế cơng tác văn thư, đặc biệt nhóm yếu lĩnh vực khác Với nội dung tơi trình bày đề tài góp phần giúp cho người hiểu về hoạt động công tác văn thư Là nhân viên văn thư giỏi khơng có trình độ chun mơn cao mà cịn phải có óc quan sát nhạy bén, tinh thần thép, lắng nghe người xung quanh nhận xét về đảm nhiệm chức vụ Từ đó, cố gắng trau dồi, học hỏi thêm kiến thức mới, khắc phục lỗi mắc phải để hồn thành tốt cơng việc giao cách đầy trách nhiệm TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Rabinka2611 (2011), Những vấn đề chung về công tác văn thư quan, tở chức Đảng, tở chức trị – xã hội, < http://vanthuluutru.com/?p=55 >, Ngày 3/1/2011 2.Uỷ Ban Thường Vụ Quốc Hội (2001), Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 Lưu trữ quốc gia, Ban hành ngày 4/4/2001 3.Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư, Ban hành ngày 8/4/2004 4.Bộ Nội Vụ (2005), Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BN -VPCP hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, Ban hành ngày 6/5/2005 5.Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP việc sửa đổi , bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 /4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư , Ban hành ngày 8/2/2010 6.Bộ Nội Vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, Ban hành ngày 19/1/2011, Hà Nội 7.Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Bình Dương (2012,) Quyết định số 1292/QĐ-UBND việc Thành lập Viện quy hoạch phát triển đô thị Bình Dương, Ban hành ngày 15/5/2012, Bình Dương 8.Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Bình Dương (2014), Quyết định số 1666/QĐ-UBND việc Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Viện Quy hoạch phát triển thị Bình Dương, Ban hành ngày 15/7/2014, Bình Dương